Innkalles: Direktørene Ansatterepr Studentrepr Alliansekoordinator Kopi av innkalling: Vara ansatterepr Vara studentrepr Prosjektleder pilot Webansvarlig Administrasjonsgruppen Carl Morten Gjeldnes HiØ, Nils Dugstad UMB, Olav Refsdal HVE, Kai Mjøsund HiBu (leder) Kari Buer YS (HiØ), Aud Jorunn Førsund UNIO (HVE) Trond Løfgren HVE, Elin Marie Johannesen HiØ Fred E. Nilsson Bonnie Uchermann AK (HiBu), Signe Kroken LO (UMB) Maja Stade Aarønæs (UMB), Kristina Moløkken (HiBu) Anne Kari Botnmark Kai Tilley Eivind Norum, Jan O Aarflot, Jan Petter Thorstensen, Kari Fagerjord, Ole Jørgen Torp, Terje Thomassen Dato: 18.03.09 Saksnr: 2008/876 (HiBu) (Innkallinger og referater arkiveres i E-phorte HiBu, sendes webansvarlig UMB Kai Tilley og postmottak) Møte direktørgruppe Oslofjordalliansen 25. mars 2009 på Ås (UMB) kl 0900-1200 Møtested: UMB, Det gule rommet, 2. etg. i økonomibygningen Sak 1. Godkjenning av referat og oppfølging av eventuelle saker forrige møte Vedlagt bemerkninger til referatet fra de tillitsvalgte. Diskusjon vedrørende godkjenning av referatene. Sak 2. Medbestemmelse og samarbeidsavtalen Vedlagt er brev fra tillitsvalgte vedrørende sentral avtale om medbestemmelse. Vedlagt er også institusjonenes svar på henvendelsen fra departementet. Sak 3. Mandat og oppgaver for arbeidsgruppe personal Forslag til mandat er vedlagt. Sak 4. Gjennomgang av rapportene fra de administrative arbeidsgruppene Rapportene skal ferdigstilles til 20. mars. Rapportene ettersendes. Vedlagt er mal for rapporteringsskjema. Sak 5. Eventuelt Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Østfold Høgskolen i Vestfold Universitetet for miljø- Postboks 235 1757 Halden Postboks 2243 biovitenskap 3601 Kongsberg 3103 Tønsberg Postboks 5003, 1432 Ås 1
Bemerkning til referat fra møte i direktørgruppe, Oslofjoralliansen v/ Kari Buer, YS og Aud J. Førsund, UNIO Møtedato: 6.februar 2009 Referat fra møtet ble etterlyst pr mail 3.3.09 To dager senere mottok vi referat og utkast til samarbeidsavtale pr mail fra Fred Nilsson. Fordi vi hadde behov for å samsnakkes kommer bemerkningen først i dag, 16.3.09 Bemerkninger til referatet utkast til samarbeidsavtale. 1. Dersom tjenestemannsorganisasjonene skal ha funksjon i direktørgruppa er det nødvendig at referater og andre viktige dokumenter sendes ut til gjennomlesning (jf. hovedavtalen 16.2). Særdeles uheldig har det vært i denne situasjonen der saker har blitt behandlet i styringsgruppa før vi har kunnet respondere på referat. 2. Til referat sak 1. Det bør i referatet fremkomme hva som ble snakket om ad formål og hensikt samt beslutningsregler. Slik det står her tilhører det presentasjonsrunden og den enkelte virksomhet. Når jeg leser utkast til samarbeidsavtale kan det virke som om vi har diskutert beslutningsreglene i alliansen. Vi oppfattet diskusjonen slik at om noe skal besluttes, så må det gjøres i den enkelte virksomhet. Der følges vanlige regler etter hovedavtalen. Alliansen er ikke beslutningsdyktig virksomhet. Man kan diskutere problemstillinger som direktøren tar med tilbake til sin institusjon for vanlig saksbehandling. 3. Til sak 1 og 2. I forbindelse med presentasjonsrunden presiserte vi fra tjenestemannsorganisasjonene hensikten med at vi var representert. Vi var spesielt opptatt av informasjonsflyt. All informasjon må være lett tilgjengelig på alle institusjonenes hjemmeside, uten spesiell innloggingsprosedyre. Bl.a. referater skulle legges inn der, slik at prosessen er åpen for alle ansatte og studenter. Dette er ikke omtalt i referatet andre steder enn s.2: Styringsgruppen for alliansen, direktørgruppen og piloten skal inn i e- phorte, dokumenter sendes.. osv. 4. Til sak 4. Det var svært mye som måtte rettes opp i utkast til samarbeidsavtale, og det er rett at revidert utkast skulle utarbeides av Kai Mjøsund og koordinator. Men avtalen skulle gjennomleses av direktørgruppas medlemmer før videresending. Avtalen slik den ligger, samsvarer ikke med diskusjonen i møtet. Se neste bemerkning. 5. Til utkast til samarbeidsavtale. Vi oppfattet møtet slik at direktørgruppa kun var en samarbeidsgruppe som ikke kunne fatte vedtak. Beslutninger fattes av den enkelte virksomhet. I avtalens punkt 2, 3 og 4 fremkommer en annen tolkning: a. Beslutninger fattes av rektorene etter rådføring med deltagerne i styringsgruppen. b. Beslutninger fattes av direktørene etter rådføring med deltagerne i gruppen. c. Beslutninger fattes av de faglige lederne etter rådføring med deltagerne i gruppen. Disse konklusjonene er ikke i samsvar med diskusjonen. Og de samsvarer heller ikke med samarbeidsavtalens pkt 5 der medbestemmelse er tema. 16.3.09 Kari Buer og Aud J. Førsund
Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep 0032 OSLO Attn: Immanuel Olaussen Vår dato: Vår referanse: Deres/Dykkar dato: Deres/Dykkar ref: Saksbehandler: Telefon: 19.01.2009 2008/876 12.12.2008 200806150-/IMO OSLOFJORDALLIANSENS SYNSPUNKTER PÅ KRAVET OM EN MEDBESTEMMELSESAVTALE Det vises til brev av 19.12.08 til institusjonene i Oslofjordalliansen angående våre synspunkter på kravet fra Forskerforbundet ovenfor Kunnskapsdepartementet om etablering av en medbestemmelsesavtale. Oslofjordalliansens styringsgruppe behandlet saken på møtet 16. januar. Styringsgruppen ser ikke behov for at det etableres en medbestemmelsesavtale på nåværende tidspunkt. Styringsgruppen for Oslofjordalliansen vil gi arbeidsgruppen for personalområdet i alliansen (som nå etableres) i oppgave å følge opp saken og komme med anbefaling innen 15. mai 2009. Målsettingen med dette er å vurdere hvordan alliansen på en best mulig måte kan avtalefeste felles rutiner og bestemmelser for å i vareta en eventuell vesentlig endring av arbeidssituasjonen for ansatte i alliansen. Slike avtaler vil være gjenstand for behandling i institusjonenes formelle organer iht HA. Oslofjordalliansen har ila høsten 2008 utviklet seg mot å bli en forpliktende samarbeidsallianse basert på felles styrevedtak. I tillegg til at det har vært jobbet gjennom mange arbeidsgrupper med forankring og operasjonalisering av styrevedtak, har informasjon om arbeidet vært sentrale arbeidsoppgaver hvor bla følgende arenaer er benyttet Informasjonsmøter i alle institusjonene ved rektorene. Felles styreseminar ved HiBu og HVE med representanter for tjenestemannsorganisasjonene (september), hvor Oslofjordalliansen var sentralt tema. Direktørenes egne informasjonsmøter med tjenestemannsorganisasjonene ved alle institusjonene (2 møter høsten 08). Dekans/instituttlederes jevnlige møter med egne fagmiljøene. Spesielle informasjons- og diskusjonsarenaer innen teknologimiljøene. Informasjonskanalene er egen nettside for teknologi (www.teknologi.no) og nettside for informasjon om arbeidet i Oslofjordalliansen (www.umb.no/oslofjordalliansen/). Det arbeides nå med en forpliktende samarbeidsavtale mellom institusjonene som bla har til hensikt å fastsette organiseringen av alliansearbeidet, det faglige samarbeidet i pilotprosjektet for teknologiutdanning (arbeidstittel Oslofjord School of Engineering) og øvrige faglige- og administrative samarbeidsoppgaver. Administrasjonsavdelingen Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg Telefon: 32 86 95 00 Telefaks: 32 86 98 83 Kongsberg Besøksadresse: Frogsvei 41 3611 Kongsberg Telefon: 32 86 95 10 Telefaks: 32 86 98 16 Drammen Besøksadresse: Papirbredden Grønland 58, 3045 Drammen Telefon: 32 20 64 00 Telefaks: 32 20 64 10 Hønefoss Besøksadresse: Bredalsvegen 14 3511 Hønefoss Telefon: 32 11 71 00 Telefaks: 32 11 71 10 www.hibu.no Postmottak@hibu.no Org.nr:971572795
Grunnlaget for arbeidet i alliansen er styrevedtak i institusjonenes styrer. Styrene gir ved styrevedtak føringer til hvordan samarbeidet organiseres og utføres. Alle prinsipielle vedtak og alle avtaledokumenter behandles av de fire styrene. Hovedavtalens forpliktelser og intensjoner forvaltes av den enkelte institusjon gjennom sine organer for medbestemmelse, drøftinger og forhandlinger. Samarbeidsavtalen som er under utarbeidelse formaliserer organiseringen av arbeidet i alliansen, og myndigheten som delegeres til styringsgruppen for alliansen. Kort beskrevet er ambisjonen å opprette grupper på to formelle nivå: Styringsgruppe for alliansen hvor deltagere er de fire rektorene, 2 felles oppnevnte studentledere, 2 felles oppnevnte arbeidstakerrepresentanter og alliansekoordinator Direktørgruppe for alliansen hvor deltagere er de fire direktørene, 2 felles oppnevnte studentledere, 2 felles oppnevnte arbeidstakerrepresentanter og alliansekoordinator Styringsgruppe for pilot hvor deltagere er de fire dekanene/instituttlederne, 2 felles oppnevnte studentledere, 2 felles oppnevnte arbeidstakerrepresentanter og prosjektleder for piloten. Denne organisering er gjeldene fra 1. februar 2009, og blir formalisert i samarbeidsavtalen. Egen alliansekoordinator tilsettes fra samme dato. Med vennlig hilsen Oslofjord alliansen ved Høgskolen i Buskerud Kai Mjøsund administrasjonsdirektør Fungerende alliansekoordinator Kopi: Universitetet for miljø- og biovitenskap Høgskolen i Vestfold Høgskolen i Østfold Administrasjonsavdelingen Postboks 235, Frogsvei 41 3603 Kongsberg Telefon: 32 86 95 00 Telefaks: 32 86 98 83 Kongsberg Besøksadresse: Frogsvei 41 3611 Kongsberg Telefon: 32 86 95 10 Telefaks: 32 86 98 16 Drammen Besøksadresse: Papirbredden Grønland 58, 3045 Drammen Telefon: 32 20 64 00 Telefaks: 32 20 64 10 Hønefoss Besøksadresse: Bredalsvegen 14 3511 Hønefoss Telefon: 32 11 71 00 Telefaks: 32 11 71 10 www.hibu.no Postmottak@hibu.no Org.nr:971572795
p Til Styringsgruppa i Oslofjordalliansen Høgskolestyret ved Høgskolen i Buskerud v /Rektor Høgskolestyret ved Høgskolen i Vestfold v/ Rektor Høgskolestyret ved Høgskolen i Østfold v/ Rektor Styret ved Universitet for Miljø - og Biovitenskap v/ Rektor Medbestemmelse i arbeidet med Oslofjordalliansen Hovedsammenslutningene (LO, YS, UNIO og Akademikerne) ved institusjonene i Oslofjordalliansen ønsker en sentralt inngått avtale om medbestemmelse i henhold til Hovedavtalen i staten (HA) i prosjektet "Oslofjordalliansen". Med de politiske signalene (bl.a. Stjernø-utvalg og ny lærerutdanning) og den økonomiske situasjonen sektoren er i, så hersker det mye usikkerhet i personalet. Institusjonene responderer på signaler fra departementet ved å starte prosjektet Oslofjordalliansen som utvilsomt har som målsetning å føre til omstilling, og omstillingen må preges av trygghet og åpenhet. De ansatte må sees og bli verdsatt for å kunne bidra med kreativitet og nytenking inn mot nødvendige prosesser. I møte i Styringsgruppa for Oslofjordalliansen i Fredrikstad 6.3.09 ble det informert om forslag til ny samarbeidsavtale mellom institusjonene i alliansen. I sakspapir v/ Fred E Nilsson som ble sendt ut før møtet, heter det at avtalen skal regulere medbestemmelse andre forhold: utfyllende bestemmelser og forholdet til Hovedavtalen. I avtaleforslaget beskrives hvordan de ulike styringsgruppene skal være sammensatt, og hvordan beslutninger skal fattes i gruppene. Den foreslåtte ordningen innebærer at beslutninger fattes av henholdsvis rektorer, direktører eller faglige ledere etter rådføring med deltagere i gruppen. Dette kan ikke beskrives som reell medbestemmelse. I utkast til avtale, punkt 5, heter det om medbestemmelse: Medbestemmelse i henhold til "Hovedavtalen i staten" praktiseres ved at ordningen for informasjon, drøfting og forhandling som er fastsatt i hovedavtalen, følges opp av institusjonene og av tjenestemannsorganisasjonene ved hver enkelt medlemsinstitusjon i saker som vedrører Oslofjordalliansen. I tillegg oppnevner tjenestemannsorganisasjonene ved de fire institusjonene to ansatterepresentanter som medlemmer i styringsgruppen for Oslofjordalliansen, to i direktørgruppen og to i styringsgruppe for den enkelte pilot. Hensikten med denne organiseringen er å sikre medbestemmelse, gi muligheter for medvirkning og å skape best mulige beslutninger i alliansens arbeid med operasjonalisering av styrenes vedtak.
Det anføres at styringsgrupper og direktørgruppe er ledelsesgrupper som har som formål å lede alliansearbeidet, og utvikle dette i tråd med styringssignalene fra institusjonenes styrer. Hensikten med bred deltagelse i gruppene er å bidra til best mulig beslutningsgrunnlag for beslutningstakerne. Formelle drøftinger og forhandlinger ihht HA skjer ved hver enkelt institusjon som beskrevet over. I HA 2 nr 5 står det at medbestemmelsesordninger skal gi reell medbestemmelse der hvor det etableres prosjekter i saker som kan ha vesentlig betydning -for de tilsattes arbeidssituasjon. Dette prosjektet vil ha vesentlig betydning for de tilsattes arbeidssituasjon. Det gir ikke grunnlag for kollektiv reell innflytelse når sakene i et fellesprosjekt mellom 3-4 institusjoner skal tas opp i tilknytning til hver enkelt institusjons styrebehandling (og gjerne da med meget korte frister og etter at dokumentene er utformet). Den viktigste arenaen for reell innflytelse er i arbeids- og prosjektgrupper, og det er nødvendig å komme inn i sakene før beslutninger i realiteten alt er låst fast. Vi har støtte for dette i FADs retningslinjer for personalpolitikk ved omstillinger hvor det bl.a. heter at "Det kan være hensiktsmessig å etablere medbestemmelsesforum allerede i utredningsfasen" - det ønsker vi. Det vises også til at det er opprettet en arbeidsgruppe for personalområdet. De tillitsvalgte har fått lite informasjon om dette, og de er ikke involvert. Det er klart i strid med Hovedavtalen. Det sies da også at det kan oppstå vesentlige endringer av arbeidssituasjonen for ansatte. Hovedsammenslutningene ber om at ledelsen for prosjektet "Oslofjordalliansen", i tråd med Hovedavtalen, støtter arbeidet med å forhandle fram en avtale om hvordan medbestemmelse skal utøves i "Oslofjordalliansen". Vi har tatt initiativ overfor departementet for å få i stand slike forhandlinger. På vegne av hovedsammenslutningene, Marit Erl t5 vc Ansatt-representant i Styringsgruppa for Oslofjordalliansen
Rapporteringsskjema administrative arbeidsgrupper Oslofjordalliansen Kort, stikkordsmessige over de viktigste sakene Adm.gruppe navn: Leder: Dato: Aktiviteter/oppgaver Status Merknader 1. 2. 3. 4. Behov for avklaringer/beslutninger for å komme videre: Hva Hvem avklare Innen når 1. 2. 3.