Møte direktørgruppe Oslofjordalliansen 3. september 2009, kl Videokonferanse.

Transkript

1 Innkalles: Direktørene Ansatterepr Studentrepr Alliansekoordinator Kopi av innkalling: Vara ansatterepr Vara studentrepr Prosjektleder pilot Webansvarlig Seniorrådgiver Carl Morten Gjeldnes HiØ, Olav Refsdal HVE, Kai Mjøsund HiBu (leder) Kari Buer YS (HiØ), Aud Jorunn Førsund UNIO (HVE) Trond Løfgren HVE, Elin Marie Johannesen HiØ Fred E. Nilsson Bonnie Uchermann AK (HiBu), Signe Kroken LO (UMB) Maja Stade Aarønæs (UMB), Anne Marit Ringvold (HiBu) Anne Kari Botnmark Kai Tilley Bjørg Ekerholt Dysvik Dato: Saksnr: 2008/876 (HiBu) (Innkallinger og referater arkiveres i E-phorte HiBu, sendes webansvarlig UMB Kai Tilley og postmottak) Møte direktørgruppe Oslofjordalliansen 3. september 2009, kl Videokonferanse. Sak 1. Status medbestemmelsesavtale og samarbeidsavtale Orientering fra leder og koordinator Sak 2. Status pilotprosjekt teknologi Gjennomgang av rapport fra prosjektleder. Rapporten er vedlagt. Sak 3. Forberedelse for pilot lærerutdanning Gjennomgang av administrative behov knyttet til ny pilot. Vedlagt er arbeidsgruppas foreløpige rapport datert 4. mai hvor administrative forhold tas opp. Sak 4. Gjennomgang og revidering av mandater og oppdrag for det administrative støtteapparatet. Gjennomgang basert på erfaringer høstet så langt. Vedlagt er mandater til de administrative arbeidsgruppene. Sak 5. Budsjett- og økonomistatus Oversikter ettersendes fra leder. Sak 6. Møteplan for høst 2009 Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Østfold Høgskolen i Vestfold Universitetet for miljø- Postboks Halden Postboks 2243 biovitenskap 3601 Kongsberg 3103 Tønsberg Postboks 5003, 1432 Ås 1

2 Mandat til administrative arbeidsgrupper Oslofjordalliansen Gruppe: Bibliotektjenester Dato: 24. nov 2008 Leder: Koordineres av Kari Fagerjord HiBu Direktørgruppen er gitt i oppdrag å utforme mandater til administrative arbeidsgrupper for å understøtte pilotprosjekt Oslofjord School og Engineering. Adm. arbeidsgrupper rapporterer til direktørgruppen. Arbeidsgruppene bemannes med en fast representant fra hver av institusjonene, og kan utover dette trekke inn den spesialkompetanse fra egne organisasjoner som er nødvendig. Arb.gruppene skal støtte prosjektleder for pilotprosjektet i forhold til de bestillinger som prosjektleder fremmer gjennom direktørgruppen. Der det er nødvendig koordinerer leder for adm. arbeidsgrupper direkte med prosjektleder i pilotprosjektet. Prinsipielle spørsmål som arb.gruppene må ta stilling til, og som krever institusjonsforankring og formell saksbehandling, fremmes til direktørgruppen for beslutning. Det løpende arbeidet i gruppene forutsettes dekket av institusjonene og seksjonene (møter, forberedelse og etterarbeid, reiser til møter og lignende). Direktørene ved hver institusjon vil fremme behov for driftsmidler i budsjettarbeidet, slik at viktige og litt større oppgaver kan gjennomføres (kjøp/frikjøp av arbeidskraft, evt reiser og informasjonsinnhenting). Pilotprosjektet budsjetterer for kostnader til markedsføring og rekruttering. Konstituering av gruppene og utarbeidelse av enkel aktivitetsplan ((1) status i konstituering av gruppen, (2) hovedaktiviteter og arbeidsoppgaver det jobbes med frem til , (3) hovedaktiviteter og oppgaver det jobbes med frem til juni 2008 og (4) behov for ressurser for 2009 (økonomisk)) skal være gjennomført og fremsendt direktørgruppen innen 10. november Konkretisering av noen viktige oppgaver til gruppen: - Utarbeide oversikt over aktiviteter og mulige utfordringer som pilotens målsettinger kan møte ifht til bibliotektjenester og som skal bidra til at studenten opplever sømløse systemer i sin studiehverdag. - Utvikling av samarbeid mellom bibliotekene om medietilbud, publisering, forskningsdokumentasjon og abonnement. Samarbeid og arbeidsdeling Arbeidsgruppen fyller ut oppgaver den får oversikt over og oppdaterer dette i sin aktivitetsplan. Det blir viktig å prioritere oppgavene tidsmessig slik at målsettingene med Piloten kan innfris. Gruppene må ha god kjennskap til prosjektbeskrivelse for Piloten.

3 09/10 Sak 1. Status pilotprosjekt teknologi. Møtedato Bestilling Vi ønsker derfor at du lager et kortfattet notat ( 2-3 sider, + evt. vedlegg ) om hva som er gjort så langt faglig og med hensyn til admininstrativ tilrettelegging. Det er viktig å få fram hva som anses som vellykket så langt, hva som er mindre vellykket og som eventuelt kunne vært gjort annerledes. Til slutt noe om ambisjonene for utviklingsarbeidet videre og om utfordringene framover. 2. Om piloten Bakgrunn Pilotprosjekt teknologi er opprettet august/september 08 etter styresak i Oslofjordalliansens 4 styrer i juni Det er valgt prosjektorganisering i teknologipiloten. Det er opprettet administrative støttegrupper til prosjektet som ledes av direktørene. Organisasjonene deltar aktivt i styringsgruppen og har en positiv holdning til pilotprosjektet. Studentene deltar aktivt i styringsgruppen og arbeidsgruppen. Prosjektets mål Oslofjorden teknologiutdanning vil - Etablere en felles ingeniørutdanning fra Dette skjer gjennom en samordning av tilbudet fra studieåret 2009/2010 og integrering av studietilbudet fra 2010/ Øke samarbeidet mellom teknologiutdanningene og næringslivet om kompetanse og FoU-prosjekter - også på strategisk nivå - Bli attraktive teknologiutdanninger som tiltrekker de beste studentene, undervisere, forskere og annet personell, - benytte kunnskapsinfrastrukturen som et konkurransefortrinn for regionen Målsettingen med prosjektet: Oslofjorden teknologiutdanning vil bli Norges fremste industrinære kunnskapstilbyder innen teknologi. Dette vises ved kvalitet, fleksibilitet og industrinærhet i hele virksomhetsområdet. Det ble utarbeidet en prosjektbeskrivelse med framdriftsplan i samsvar med styrenes vedtak. Denne framdriften ble endret pga utilstrekkelig tildeling av økonomiske midler for å gjennomføre faglige og administrative tiltak. Prosjektbeskrivelse med budsjettforslag ble utarbeidet (datert fra styringsgruppen, vedlegg 1). Revidert budsjett er gitt i vedlegg 2.

4 3. Oppsummering av status pilotprosjekt teknologi 21. August 09. Prosjektbeskrivelsens faglige aktiviteter ble gjennomført som planlagt innen utdanningsområdet 2008/2009. Teknologiavdelingene var forberedt på prosjektet, og arbeidet er gjennomført i tur og orden (en ting av gangen). Styringsgruppen har arbeidet mer enn planlagt. De administrative støtteprosjektene er organisert av direktørene. Det har vært mange uventede spørsmål om prosjektet både i positiv og negativ retning til prosjektleder fra de administrativt ansatte. Markedsføringsgruppen arbeidet godt med rekrutteringsskampanjen mens de selv var presset på tid. Den største utfordringen i gjennomføringen av de administrative oppgavene var og er de ansattes andre oppgaver som i stor grad prioriteres foran arbeid i prosjektet. Det manglet proaktive holdninger innen administrasjonsoppgavene. Det er frustrerende for prosjektleder å måtte gi oversikter over utviklingsoppgaver som ligger innen deres eget spesialområde og oppgaver knyttet knyttet til innføring av nye driftsoppgaver. Nøkkelpersoner i faglige og administrative stillinger er overbelastet fra før. Møter Styringsgruppa har hatt 16 møter - 8 i 2008 og 8 hittil i 2009 (2-3 timer pr møte) Arbeidsgruppa har hatt 11 møter - 3 i 2008 og 8 hittil i 2009 (4-6 timer pr møte) Advisory Board har hatt 2 møter, i oppstartsmøtet deltok rektorene. Det er holdt en fellessamling for alle ansatte i Strømstad. Gjennomførte aktiviteter i 08/09 Overganger Bachelor Master gjennomgått høst 2008 for alle Bachelor i ingeniørfag (ing) og Master i teknologi (siv. ing) + noen utvalgte bachelor og mastergradsutdanninger der det er mulig med overganger til teknologimasterne. Informasjon om overgangsmuligheter lagt i brosjyre og på Våren 2009 ble det gjort justeringer ift hvilke bachelorutdanninger som er med i prosjektet. Det fokuseres på å finne gode sømløse overganger mellom alle studier innen Bachelor i ingeniørfag (ingeniør) og Master i teknologi (siv. ing). Dette er kjerneutdanningene. Advisory Board er opprettet med representanter fra bedriftene i regionen. Representantene er funnet frem av styringsgruppen. De støtter prosjektets målsettinger og ber oss ha høyere visjoner og ambisjoner. I 2009 er det fokusert på å finne en felles studiemodell i bachelorutdanningene for det enkelte studieprogram. Arbeidsgruppen har lagt ned mye arbeid i å forstå og beskrive dagens studiemodeller. NOKUT s evaluering av ingeniørutdanningene er viktig premiss for videre kvalitetsutvikling av studiene. Administrative resultater fra støtteprosjekter:

5 Overgangene Bachelor Master er markedsført med rekrutteringskampanje frem til april/mai 09. Brosjyre er utarbeidet for markedsføring våren er opprettet for studentrekruttering. Brosjyre med studieadministrativ informasjon er utarbeidet til studiestart h09. Felles Fronter - innstallasjon for alle 4 avdelinger/institutt operativ til studiestart h09. Videre arbeid 2009/2010 Felles studiemodeller innen alle studieprogram i Bachelor i ingeniørfag. Utvikling av ny felles studiemodell er i prosess og første forslag kommer fra arbeidsgruppen i september/oktober 09. Denne vil etterfølges av faglig utvikling av fag i 1. Studieår. Endringer i studiene skal beskrives slik at budsjett 2010 vil inneholde budsjett for nødvendige endringer i fagbeskrivelser og undervisningsopplegg for 2010, dvs for omstillingen som startes i alle avdelingene. De påfølgende budsjetter vil inneholde endringer i 2 og 3 studieår. Prosjektleder kan kontaktes for mer informasjon i saken. Samarbeid om felles mastergradsprogram innen maritim teknologi. UMB oppretter en studieretning på maskin- prosess og produktutvikling innen maritim teknologi og er ansvarlige for kvalitetssikringen. Alle får eierskap ved at emner ved institusjonen går inn i programmet (forutsatt at kvalitetskravet er oppfylt). Studieplan utvikles og godkjennes innen studiestart Alle avdelinger skal bidra med fag/emner. Det bes om tilbakemelding fra rektorene om prinsipp for oppbygging av satsninger /studier i søknaden om studieplasser til masterstudiet innen maritim teknologi (sendt før sommeren). Felles strategisk plan utvikles. Oppfølging av stipendiaten fra KD til UMB med tilsetting og veiledning. 7 Faggrupper opprettes innen utdanningsområdene til faglig utvikling - sammen om felles fagmiljø. Arbeidsgruppen styrkes ved at flere personer kommer inn. Valgfag med bruk av e-læring/nettstøtte utvikles og settes i gang (40 studiepoeng fordelt på 10 studiepoeng ved hver institusjon) Admin gruppe innen IT vil støtte dette arbeidet. Admin arbeidsgrupper fortsetter - egen bestilling kommer til dem for 09/10 Vurderinger og anbefalinger Prosjektet oppleves som vellykket pga

6 - God tilbakemelding fra KD - Mer synlighet og mer fokus på teknologiutdanningene i deler av samfunnet rundt Oslofjorden (oppslag i media blir lagt merke til). - Økt søkning til teknologiutdanningene - At studieplassene fylles - At prosjektets faglige leveranser er som forutsatt i prosjektbeskrivelsen (bortsett fra for forskning som er prioritert bort i 2009 pga for lav tildeling) - Budsjettet holdes - Når fagpersonalet er fornøyde med seminaret i Strømstad og vil møtes oftere Prosjektet oppleves som mindre vellykket når - En viktig leveranse (Fronter ) ikke er operativ i god tid før studiestart og det vil ta tid før alle er på samme plattform - Personalet inntar en vente og se hva som skjer - holdning - Når endringsviljen er laber i hele organisasjonen - Når solgte visjoner og budsjett-tildeling ikke samsvarer - Når det er lite forståelse i organisasjonen for teknologiavdelingenes utfordringer ang økt gjennomføringsgrad for studentene og for lav basisfinansiering av studiene. Ledelse Fra toppledelsen i Oslofjordalliansen (rektorenes styringsgruppe) savnes - Visjon for Oslofjordalliansen som helhet. - En leder i styingsgruppen og/eller en arbeidsfordeling av fagområder i Oslofjordalliansen rektorene imellom. - konkret og skriftlig tilbakemelding på innhold i prosjektbeskrivelsen og målsettingene med pilotprosjekt teknologi. - skriftlig tilbakemelding på prinsippene for arbeid med strategiske satsninger og oppbygging av mastergrader - ref søknad sendt før sommeren. - Budsjettmessig oppfølging ut fra vedtatt prosjektbeskrivelse (r). - at det settes av strategiske midler til Oslofjordalliansen (3-5%) til endringsmekanismer og at det utarbeides foreløpige budsjetter over en 4-5 årsperiode for å kunne planlegge utvikling i utdanninger og oppbygging av strategiske satsninger. - At arbeid med endring og omstilling i organisasjonene er en naturlig del av virksomheten og at det utarbeides omstillingsplaner med sikte på å nå strategiske mål (med budsjett) i alliansen. Samarbeidet mellom styringsgruppene Vi må arbeide for å bedre samarbeidet mellom styringsgruppene slik at forslag som fremmes i styringsgruppen i pilotprosjektet informeres bedre til rektorenes styringsgruppe. Dette betyr mer fokus på samarbeidet mellom rektorene og egne dekaner/instituttleder og samarbeidet mellom prosjektleder og leder for direktørgruppen.

7 Avdelingene/Instituttet I prosjektet arbeides det for at en felles studiemodell i bachelorutdanningene implementeres fra Det betyr at et felles opptak/felles teknologiutdanning er mulig hvis ønskelig. Det arbeides for å opprette en felles master i maritim teknologi der alle bidrar. Studielederne er hardt belastet med arbeidsoppgaver innen studieledelse og har lite kapasitet til å arbeide med endringer. Det er generelt for lite kapasitet på studieledelse i alle avdelingene. Prosjektets største utfordring i avdelingene er å legge til rette for at fagpersonalet kan endre sine arbeidsoppgaver og delta i utviklingsprosjektet. Alle avdelinger har stram økonomi og lite ledig tid i arbeidsplanene. Institusjonene bør legge til rette for å endre dette slik at det kan fokuseres mer på utviklingsoppgaver. Administrativ tilrettelegging De administrative arbeidsgruppene består av personer fra alle 4 institusjoner og har støttearbeidet for pilotprosjektet som del av sitt daglige arbeid. Dette er oppgaver i tillegg til andre oppgaver som prioriteres ulikt fra den enkelte. Oppgavene gjennomføres i grupper der gruppeleder rapporterer til direktørgruppen.. Bestillinger fra pilotprosjektet går via direktørgruppen og derfra til arbeidsgruppene. Denne arbeidsmåten gjør at utviklingsoppgavene tar tid og at gruppene ikke nødvendigvis tar ansvar for implementering av egne forslag driftsmessig. Dette krever god oppfølging av direktørgruppen. Det anbefales at en av direktørene får hovedansvar for driftmessig implementering eller at det opprettes egne prosjektgrupper som tas ut av sine daglige oppgaver og kun støtter pilotprosjektene også innen drift. Dagens organisering har sin styrke i at alle som arbeider innen samme fagfelt blir godt kjent, men forutsetter romslige tidsrammer og god oppfølging av driftsmessige endringer (ref Fronter- ikke klar til studiestart h09 ved HiØ). Det savnes mer konkret driftsstøtte til prosjektleder på daglig drift av prosjektweb, noe sekretærhjelp og oppfølging av regnskapsrapportering for prosjekter. Ambisjonene for utviklingsarbeidet og utfordringene framover Ambisjonene for utviklingsarbeidet er beskrevet i prosjektbeskrivelsen. Ambisjonene er i dag store og midlene små. Hvis prosjektet skal lykkes er det viktig at framdriften justeres etter felles visjon og ambisjon og realistisk planlegging og budsjettering, samt arbeid med omstilling/endring i alle avdelinger/institutt. Samarbeidsklimaet i teknologipiloten er godt, men det gjenstår mye internt arbeid i alle avdelinger/institutt samt at prosjektet må gjennomføres med gode resultater. Det må arbeides med ekstern finansiering og

8 felles søknader for Oslofjordalliansen slik at flere utviklingsprosjekter kan realiseres. I dag går for mye tid til å arbeide med budsjettfordelinger Anne Kari Botnmark (sign) Sekretær/Prosjektleder