Tokke kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Tokke kommune - kontrollutvalet Møtedato: 13.09.2011 Møtestad: Møteleiar: Møterom sentral Haldor Kaasin Fråfall: Til stades: Leiar Haldor Kaasin Nestleiar Turid Varsi Medlem Sigvart Asle Lie Sekretær Marianne Lundeberg Oppdragsrevisor Hildegunn Rui Næringssjef Nils Gjerde sak: 16/11 Rådmann Therese Hauger sak:17/11 Personalsjef Brit Houge sak:17/11 Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte 12.05.2011. Sakene blei behandla slik: 15-16-20-17-19-18-21/11 Leiar Haldor Kaasin Sekretær Marianne Lundeberg Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 15/11 11/390 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 12.05.2011 16/11 11/437 NÆRINGSSTØTTE/FOND I TOKKE KOMMUNE 17/11 11/447 ORIENTERING OM ORGANISASJONSPROSESSEN I TOKKE KOMMUNE 18/11 11/270 PRAKSIS FOR ARBEIDSAVTALE MED STØTTEKONTAKTAR VED NAV OG TOKKE KOMMUNE 19/11 11/38 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 20/11 11/393 BUDSJETT FOR 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I TOKKE KOMMUNE 21/11 11/392 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 13.09.2011 Side 2 av 9
Sak nr. 15/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 12.05.2011 Møteprotokollen frå 12.05.2011 godkjennast. Møteprotokollen frå 12.05.2011 blei lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen frå 12.05.2011 godkjennast. Sak nr. 16/11 NÆRINGSSTØTTE/FOND I TOKKE KOMMUNE Næringssjef Nils Gjerde orientera om næringsfond og næringsstøtte i Tokke kommune. Kortfatta referat frå utgreiinga frå Næringssjefen. Saksbehandling i store næringssaker skjer i møte med ordførar. Politikerstyrt næringsfond i Tokke kommune. Ofte avgjort når det kommer på næringssjefens bord. Næringssjefen har nokre gonger møte med de bedrifter som skal ha midlane. Det er laga nytt reglement i 2010 for næringsstøtte i Tokke kommune. Det er sagt at det skal være meir politisk styring i næringssaker. Næringssjef kan ikkje gi økonomisk støtte utan at det er politisk vedtak. Brukar økonomirådgjeving til store summar som delast ut. Næringsfondet har aldri hatt absolutte tall. Strammare regler i nytt reglement. Samarbeider med innovasjon Norge og banker ved lån. Ved Sakshandsaming er det konkrete regler for etablerarar. Ved meir enn 8% skal det opp i kommunestyret for avgjersle. Kommunen bruker ikkje næringsfond til å oppretthalde bedrifter. Saksbehandlinga legg kriterie før vedtak. Tilskott i fyrste omgang, lån i nokre tilfelle. Større saker kommer ofte til politikerane fyrst. Dei småtilskott søknadane kommer ofte fyrst til kommunens administrasjon. Lån til eigen kapital kan være nødvendig å bli gitt frå kommunen i tillegg til tilskott. Sak nr. 17/11 ORIENTERING OM ORGANISASJONSPROSESSEN I TOKKE KOMMUNE Side 3 av 9
Rådmann Therese Hauger og personalsjef Brit Houge orientera i møtet om organisasjonsprosessen i Tokke kommune. Brev frå organsasjonane som kopi til kontrollutvalet: Brev til gruppeleiar i kommunestyret arkiverast i saka. Orienterer om disse hovedpunktene: Administrativ organisering Medvirkningsperspektivet - Status på tilsetjings prosessen Skriftlig vedlegg: Medrådeprosess ORGOS Tokke kommune arkiverast i saka Det jobbast ut frå eit 4 etatnivå som er vedtatt av kommunestyret. Vedtak 30 november 2010 seier noko om organiseringa. 7.12.10 budsjettvedtak seier noko om premissa for organiseringa. Skriftlig dokument medrådeprosess blei gjennomgått i møtet av personalsjef Brit Houge. Viser til brev frå foreningane: ikkje gjennomført drøfting med foreningane og Amu: Oppfatning i tilltitsmanns apparatet at det skal gjennomførast ei kartlegging av kompetanse og erfaringar av tilsette. Grunn til å være organisert er for å nå mål, god styring. Det er kun etatsstruktur som skal gjennom denne prosessen, samtale med personer i organisasjonen kommer i neste fase, der kommer personalsjefen inn. Det er gjort eit grundig forarbeid som kan dokumenterast tilsettingsgruppa for dei 4 stillingane, det er gjennomført etter reglene. Tatt utgangspunkt i vedtaka 30 11-7.12 disse er fylgt. Mange i foreningane/tillitsmannsapparatet har forfall i viktige møter. Ser ingen grunn i innkallingsprosessen som gjør til at forfallet er stort. Rolleforståinga i Tokke kommune må jobbast med. Det er innkalla til Samhandlingskonferanse lokalt, kommunestyret, administrasjon, politikare tillitsvalde for å gå gjennom prosessen. 4 etatsjef stillingar skulle lyses ut, Rådmann så for seg detta utan rekrutteringsbyrå, en etter en stilling skulle lyses ut, utviklingssjef først. Teksten til dei 4 stillingane skulle utformast i eit møte. Motstand i møtet var sterk, fant det klokt og ta en timeout, da enkelte følte seg overkjørd. Ønske om at dei 4 etat sjefane er på plass før ein omorganiserer nedover. Bygge ein leings plattform før en går vidare i prosessen og nedover i organisasjonen. KU Skjer prosessen i henhold til det kommunestyret har vedtatt, etter orienteringa ser det slik ut? Er det andre prosesser som bør settast i gang?. Prosessen har gått lenge, skapast det ein organisasjon som er samlande og som produsere, viktig for KU kva skjer slik at prosessen kan landas Side 4 av 9
Sak nr. 18/11 PRAKSIS FOR ARBEIDSAVTALE MED STØTTEKONTAKTAR VED NAV OG TOKKE KOMMUNE Skriftlig brev ble lagt fram i møtet. Tilsetjingsavtale og oppdragsavtale er forskjell på om en skal ha arbeidsavtale. Utvalet ser brevet som et ønske om at Nav skal bruke arbeidsavtaler i større grad en oppdragsavtale for støttekontaktar. Kontrollutvalet kan ikkje endre på dette, da dette blir ei politisk sak. Tidlegare i KU: Kontrollutvalet ynskjer å ta opp saka basera på eit lesarinnlegg i Vest Telemark Blad 24.02.2011. sosialtenesta i min kommune bryt arbeidsmiljølova. Rådmann innkalla leiar i Nav som har ferie møtedagen og sender ein skriftlig utgreiing. Ved behov for meir informasjon kan dette gis i neste møte i kontrollutvalet. Arkivsak: 11/270 Tittel: SAKSPROTOKOLL: PRAKSIS FOR ARBEIDSAVTALE MED STØTTEKONTAKTAR VED NAV OG TOKKE KOMMUNE Kontrollutvalet ber NAV orientere skriftleg om grunnlaget for bruk av avtalane for støttekontaktar i Tokke kommune. Rådmann Therese Hauger orientera i saka. Kontrollutvalet ber NAV sende skriftleg redgjøring for bruk av avtalane for støttekontaktar i Tokke kommune Sak nr. 19/11 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Forslag 2: Kontrollutvalet i Tokke kommune har fylgjande innspel til plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 blir endra. Prosjekt for 2010-2011 blir: 1) Kvalitet på grunnskuleopplæring i Tokke kommune 2) Evaluering av Næringsplanen 2005-2008 3) Bruk av Ephorte og handtering av dokument Side 5 av 9
Evaluering av omorganiseringa i kommunen. Viser til sist vedtatte plan. Kontrollutvalet mottok eit tilbod frå Telemark kommunerevisjon IKS om overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Kontrollutvalet fatta vedtak om bestilling av ein slik overordna analyse i møte 22.02.2011 sak 4/11. Vedlagt følgjer brev frå kommunerevisjonen med ønske om innspel til planen frå sittande kontrollutval. Forskrift for kontrollutval 10 krev at kontrollutvalet skal lage ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Ein slik plan skal utarbeidast minst ein gong i valperioden. Planen skal byggje på ein overordna analyse av kommunen si verksemd. Med utgangspunkt i vurderingar av risiko- og vesentlegheit, skal analysen sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Det er kommunestyret som vedtek planen etter innstilling frå kontrollutvalet, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å endre planen i planperioden Forslag 1: Ingen merknad. Forslag 2: Kontrollutvalet i Tokke kommune har fylgjande innspel til plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Sak nr. 20/11 BUDSJETT FOR 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I TOKKE KOMMUNE Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsverksemda i Tokke Kommune med ei ramme på kr. 647 000. Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet. Kontrollutvalet endra forslag til vedtak i møtet da det vart foreslått forlite til revisjon a. Revisjon (TKR) kr kr 430 000 Denna posten vart endra til 450 000,- Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2012 i Tokke kommune. Side 6 av 9
Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Tokke Kommune for 2012. Kontrollutvalet sitt budsjett inneheld utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er viktig å ha eksakte rekneskapstall når ein skal budsjettere. For å kunne få ei nøyaktig framstilling av rekneskapstala for kontrollutvalet, må alle utgifter førast på ansvar 140 Politiske organer og tjeneste 1100 Kontroll og revisjon. Det vil då bli vere enklare å synleggjere kva som vert sett av til kontroll- og tilsynsverksemd i kommunen, enklare å ha jamn kontroll med kontrollutvalet sine utgifter (budsjettkontroll) og enklare å budsjettere enn det er per i dag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Spesielt neste år da det kan vere nye utvalsmedlem. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er viktig i denne samanhengen. Ein post som godtgjersle/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Tokke kommune sitt reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Tokke kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Tokke kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Tokke kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Dette er tenester som fort kan bli dyre om ein skulle få bruk for dei. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Ansvar: 140 POLITISKE ORGANER Teneste: 1100 KONTROLL OG REVISJON Beskrivelse rekneskap 2010 Budsj.2012 Side 7 av 9
Godtgjersle til folkevalde, tapt arbeidsfort. kr 21 745 kr 40 000 Arbeidsgjevaravgift kr 2 305 kr 4 500 Møteutgifter, bevertning, reise kr 6 327 kr 10 000 Opplæring/kurs/andre møter kr 850 kr 15 000 Kontingentar og abonnement kr 1 000 kr 2 500 Kjøp av tenester kr 553 700 kr 555 000 a. Revisjon (TKR) kr kr 430 000 b. Sekretariat (Temark) kr kr 80 000 c. Selskapskontroll og andre tenester kr kr 45 000 Totalutgifter kr 585 927 kr 627 000 Sekretariatet har samanholdt tala med rekneskap frå tidlegare år, se vedlegg,og ser at budsjett framlegget er tilstrekkeleg. Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr 627 000. for kontrollutvalet for 2012, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det vert behov for ekstraordinære granskingar/rapportar, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsverksemda i Tokke Kommune med ei ramme på kr. 627 000. Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet. Sak nr. 21/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 13.09.2011 Sakene vert tekne til vitande Tilsynsrapporter frå Fylkesman skal komme som kopi til kontrollutvalet og tas opp som referatsaker. Denne gang var det ikkje kopi av tilsynsrapportar til kontrollutvalet. Vest-Telemark Kraftlag AS protokoll Generalforsamling 24.06.2011 Vest-Telemark Kraftlag AS møteprotokoll styret 26.05.2011 Eventuelt Side 8 av 9
-Adm utval hvorfor er så mange saker lukket? Spm til rådmann saksbehandling feil kan skyldes at noen saker er lukket- -er de lukket etter hjemmel. Personal sjef tar dette spørsmålet med seg. -Kommunebarometer viser at Tokke kommune kommer dårlig ut tilstadighet skyldes det skjemautfylling? eller er det så dårlig ja noe skjemafylling i kostra. Feil ble innrapportert. Dette oppfordres frå utvalget om å bli betre på dette. Sakene vert tekne til vitande Side 9 av 9