Partsbrev vedr. framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016

Transkript

1 Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Til Kommunestyret Vår sakshandsamar: Kari Marie Nygard Dykkar ref.: Vår ref: 2014/23 Vår dato: Partsbrev vedr. framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 Vedlagt følgjer partsbrev med framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Kontrollutvalet legg med dette fram sitt framlegg til budsjett for 2016, og ber om at dette følgjer sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Ordførar Rådmann Utvalsleiar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Side 2/4 Arkivsak: 151 Arkivnr: 2014/23-29 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 30/ Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016 Samandrag Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 formuleringa om at kontrollutvalet skal utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. I tråd med dette fremjar kontrollutvalet sitt forslag til budsjett for I budsjettframlegget bereknar kontrollutvalet kostnad med dei oppgåver budsjettet skal dekka. «Veileder til KOSTRA» skildrar og kva funksjon 110 kontroll og revisjon, skal dekka: «Utgifter og inntekter knyttet til kommunenes kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Funksjonen omfatter ikke administrative internkontrollsystemer som er underlagt administrasjonssjefen.» Drøfting: For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i gjeldande revisjonsavtale. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I budsjettframlegget er revisjonskostnader delt på tre postar. Ein post for kostnader med rekneskapsrevisjon og ein post for oppdrag bestilt av kontrollutvalet ut frå godkjende planar, og ein post for planarbeid Det siste vil vera ein ekstra kostnad for 2016, då det er pålagt at kommunane skal utarbeide slike planar det første året i ny valperiode. Vedr. kostnader med revisjonstenester er det lagt til konsumprisauke. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 5 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Det er vidare lagt inn kostnader med kurs / opplæring for medlemmane i kontrollutvalet og servering på utvalsmøta. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste i tråd med godtgjerslereglementet til kommunen. Om oppgåvene til kontrollutvalet: I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10:

3 Side 3/4 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Formuleringane i desse paragrafane viser at hovudoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. I starten av ny valperiode skal det, i tråd med regelverket, utarbeidast nye planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det er lagt inn eigen post for dette i budsjettframlegget. Det bør og vera rom for å starte opp prosjekt innan forvaltningsrevisjon og / eller selskapskontroll i løpet av Ut frå gjeldande planar vil prosjektarbeid krevje ei ramme på omlag 300 timar for kommunar med Fitjar kommune sin storleik. Det er og lagt inn i budsjettet ein post for ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. ad-hoc oppgåver, til dømes tiltak som måtte koma til utanom prosjekt frå planane og til utgreiingar som kontrollutvalet finn naudsynt å gjennomføra undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan, eller henvendingar frå innbyggarar. Ettersom det vert valt nytt kontrollutval hausten 2015, er det lagt inn midlar til folkevaldopplæring i Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Jmf. avtale mellom Fitjar kommune og Hordaland fylkeskommune datert I 2014 hadde Hordaland fylkeskommune ein gjennomgang av grunnlaget for dagens timepris, for å sikre at fylkeskommunen ikkje kryss-subsidierar kommunane dei er sekretariat for. I budsjettforslaget for Fitjar kommune er det lagt opp til at denne prisjusteringa først kjem frå Konklusjon: På slik bakgrunn tilrår sekretariatet at kontrollutvalet godkjenner framlegget til budsjett. Budsjettframlegget skal så følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera endeleg vedtak når det gjeld budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i Fitjar kommune. Forslag til vedtak Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Saksprotokoll i kontrollutvalet Handsaming i møtet: Budsjettpostar i forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet ønskte ikkje å endra på nokon av budsjettpostane. Det vart peika på at det er viktig å styrkja budsjettet for kontrollutvalet for 2016 for å få sikra godt arbeid med planar som er pålagt, og sameleis når det gjeld folkevaldopplæring første året i ny valgperiode. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke.

4 Side 4/4 Vedtak: Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Budsjettforslag for kontrollutvalet i Fitjar kommune for 2016

5 Budsjettforslag for kontrollutvalet i Fitjar kommune for 2016 Konto Tekst Budsjett 2014 Rekneskap 2014 Budsjett 2015 Budsjett 2016 Merknad Godtgjersle folkevalde kr kr kr kr Leiar kr ,- og medl. kr. 797,- pr.møte Tapt arbeidsforteneste kr kr - kr kr Feriepenger tapt arbeidsforteneste kr - kr - kr - kr Delsum kr kr kr kr Arbeidgiveravgift (AGA) kr kr kr kr Delsum kr kr kr kr Faglitteratur / abonnement kr kr kr kr Servering møter / kurs kr kr kr kr Kurs og etterutdanning kr kr kr kr Folkevaldopplæring for kontrollutvalet kr - kr - kr Skys/kostgodtgjersle kr kr 340 kr kr Andre reiseutgifter / utlegg kr - kr 226 kr - kr Kontingent kr kr kr kr Andre konsulentten./ ekstra tilt.midlar kr kr - kr kr Kjøp fylkeskom. sekretariatstenester kr kr kr kr Revisjonstenester reknesk.revisjon kr kr kr kr Revisj.tenester forvaltn.rev./selsk.kon kr kr kr kr Planarbeid 2016 kr - kr - kr - kr Fagkonferansar Folkevaldopplæring Reise ifm. Konferansar / folkevaldopplær. Andre reiseutgifter / utlegg Forum for Kontroll og Tilsyn Uforutsette prosjekt utanom vedtekne planar Inkludert konsumprisauke m/ tillegg konsumprisauke Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Utarbeiding av planar første år etter valg Delsum kr kr kr kr Meirverdiavgift kr kr kr kr Moms-kompensasjon kr kr kr kr Total budsjettramme kr kr kr kr