ÅRSRAPPORT 2013 Jan Erik Innvær 20.03.14 for KONGSBERGREGIONEN
Side 2 av 18 Nok et år med stor regional aktivitet! Regional koordinator presenterer med dette noen glimt fra virksomheten i 2013. Årsrapporten tar i hovedsak utg pkt i handlingsplanen for 2013 og rapporterer da pr tiltak på de neste sidene. Nå viser ikke denne form for rapportering hele bildet av den regionale aktiviteten, men gir forhåpentligvis de regionale organ og andre leser et inntrykk av om retningen på arbeidet er i tråd med de styrende dokumenter. Til alle enkeltprosjekt avgis egne status- og sluttrapporter gjennom året, som er mer presise i beskrivelse av aktivitet og resultat. Generelt vil det kunne hevdes at rapporten viser framdrift og at dnne stort sett er i tråd med planen for året. Til slutt i rapporten presenteres en enkel oversikt over regnskapsresultat. Det er ingen vesentlige avvik mht økonomiske forhold. De økonomiske forhold beskrives mer inngående i egen regnskapsoversikt som presenteres samtidig med årsrapport. Litt personlig tillater regional koordinator seg denne gangen å være i neste avsnitt: Dette blir den 8. årsrapport som nåværende regional koordinator leverer. Og den siste. Undertegnede har bestemt seg for å ta fatt på andre oppgaver hos ny oppdragsgiver og som konsekvens av dette er stillingen som sekretariatsleder/regional koordinator pt er lyst ut som «daglig leder». Som den første - og siste - «regional koordinator» er det ikke uten delte følelser siste rapport avleveres. Fra den spede start av i en mer «ensom rolle» - til å ha et stort nettverk og ansvar for relativt omfattende aktivitet - og flere medarbeidere har det vært en spennende reise. Og det er regional koordinators håp og ønske at kommunene nå har etablert robuste relasjoner og tillitsforhold, som kan representere et godt utgangspunkt for å hente ytterligere gevinster av fortsatt godt samarbeid i. Det er åpenbart mer å hente! Regionrådet har i 2013 hatt 6 ordinære møter og i disse behandlet 66 saker. I tillegg er det gjennomført seminarer i tilknytning til blues- og jazzfestival sommeren 2013. Temaene har bla vært E134, 110sentralen i Telemark, behandling av søknader om støtte fra næringsfond, sykehus i Buskerud, Kongsbergbanen, lyntog, luftambulanseberedskap, tannhelsetjeneste, KKP, IKT-driftsamarbeid, regionale utviklingsmidler, partnerskapsavtale i Buskerud, årsrapport og halvårsrapport for, Timekspressen, etablererveiledning, lokalisering av fellesfunksjoner, profileringsprosjekt i Osloregionen, forstudie attraktivitetsutvikling, digital infrastruktur, valg av regionrådsleder og nestleder, handlingsplan og budsjett 2014, karrieresenter i Buskerud, regional plan for verdiskaping og næringsutvikling i Buskerud, areal og transportplan (ATP) Telemark, møteplan 2014, prehospitale tjenester, utviklingsplan for små og mellomstore byer, avfallssamarbeid mm. I tillegg ble det gjennomført et felles møte med fylkesutvalget i Telemark i mars. Thomas Fosen (Flesberg) overlot rollen som rådsleder til Sven Tore Løkslid (Hjartdal) høsten 2013. Vervet går på rundgang mellom rådsmedlemmene med perioder på 2 år. Løkslid var i forrige periode nestleder i rådet. Fra høsten 2013 har Eli Hovd Prestegården (Nore og Uvdal) hatt dette vervet. Valgkomiteen har hatt 1 møte i 2013 der forberedelse til valg av ny politisk ledelse i regionrådet ble forberedt.
Side 3 av 18 Rådmannsutvalget har hatt 9 møter i 2013 og behandlet 91 saker. I tillegg til sakene/tema som også er behandlet i rådet, har utvalget hatt mange saker knyttet samarbeid og samarbeidsprosjekter av administrativ karakter i regionen. Eksempel er: informasjonssikkerhet, innkjøp, kvalitetssystem, omsorgsteknologi, IKTløsning for sosialtjenesten, prosjekt kompetanseheving IKT, telefoniprosjekt, prosjekt kompetanseregionen, evaluering av system for virituelle møter, ERP-prosjektet, forprosjekt regional sak-arkiv samarbeid, system for sms-varsling, prosjekt læringsløpet, databehandleravtale for regionale IKTløsninger mm. Hans Henrik Thune fra Rollag ble valgt som leder av utvalget i januar 2013. Han overtok da etter Rune Engehult (Hjartdal). De regionale organ har i tillegg blitt utfordret på temaer/prosesser knyttet til retningslinjer for representativ deltagelse mv, og veileder for lokalisering av fellestjenester. Og deltatt i aktiviteter mht forstudien knyttet til regionens rolle/oppgaver i kommunenes arbeid med attraktivitet. Dette siste ble også hovedtema når representantskapet møttes 16 april i år. I tillegg har det vært videreført en praksis med et uformelt møtested kalt «arbeidsutvalg» - i regionen. Der leder og nestleder av rådet møter rådmannsutvalgets leder og sekretariatsleder. Men det har kun vært 1 slikt møte i 2013. Sekretariatet fasiliterer en rekke nettverk i regionen som alle arbeider med saker av felles interesse, og felles tiltak. Eksempel er oppvekstnettverk, nettverk for IKT-veiledere og fronteradministratorer/ikt-veiledere (skole) i kommunene, nettverk knyttet til skole- og barnehageadministrativesystem og felles løsninger mht samarbeid om tilsyn i barnehagene. Videre feks helse- og omsorgsnettverket, og nettverksgrupper som arbeider med ulike felles ikt-system. Barnevern tilsvarende. Et annet eksempel er næringsnettverket som blir kalt «Samordnet næringsapparat» i. Det finnes enda flere nettverk. Mange av disse arrangerer i samarbeid med sekretariatet andre møter, kurs og opplæringstiltak sammen. Totalt blir det svært mange møtepunkt og samarbeidstiltak. De langt fleste tilbakemeldingene sekretariatet får er at dette arbeidet er nyttig for deltagerne, og skaper utvikling i kommunene. Kommunene i er deltager i samarbeidstiltak /-organ der representasjon i politiske og administrative organ er regional. Disse er Osloregionens Europakontor, samarbeidsalliansen Osloregionen og Fjellregionsamarbeidet. Det er rådet som velger representanter til styrene i disse samarbeidende, og rådmannsutvalget som utpeker personer til representasjon i ulike prosjekter / tiltak i disses regi. Sekretariatet har en koordinerende funksjon ved at regional koordinator deltar i administrative koordineringsgrupper i alle disse fora, og i tillegg forsøker følge opp styremøter og -representanter. Regional koordinator deltar også på årskonferanser, årsmøter el. i disse samarbeidsorgan så sant det er mulig. Sekretariatet deltar ellers også på samarbeidsmøter om ulike tema der fylkeskommunene har ansvar og oppgaver. Feks knyttet til areal og transportstrategier, og andre regionale strategier og planer. Sekretariatet følger videre opp partnerskapsavtaler mv. Eksempel er at regional koordinator i 2013 også har deltatt i styringsgruppen for LUK Telemark og er saksbehandler i fht næringsfond i Buskerud. Knyttet til omstilling og fornying i kommunesektoren har fylkesmennene initiativ og midler. Sekretariatet følger opp slik prosjekter og samarbeidsmøter. Det kan feks nevnes at regional koordinator i 2013 har vært prosjektansvarlig for interregionalt prosjekt som har navnet «læringsløpet». Et samarbeid mellom de fire regionen i Telemark, fylkesmannen og fylkeskommunen. Senere har også Vesterålen regionrådet og KS KommIT kommet med i dette prosjektet. MidtTelemark har hatt og har fortsatt - prosjektledelsen i dette arbeidet.
Side 4 av 18 Sekretariatet bidrar ellers med informasjon og kommunikasjon etter beste evne. Ofte gjennom å representere regionen på andres arenaer, ulike møter med samarbeidspartnere, påvirkning mot sentralt politisk nivå som oppfølging av aktuelle vedtak mv samt vedlikeholde nettsider, facebooksider og twitterkonto. I tillegg kommer nyhetsbrev. I 2013 er det sendt ut 8 slike nyhetsbrev. Sekretariatet har i 2013 hatt 8 medarbeidere i tillegg til regional koordinator. Dette er koordinator SuksIT 100%, regional fronteradministrator 60%, innkjøpskoordinator 70% som faste funksjoner mens resten er engasjerte prosjektledere. I tillegg har 4 prosjektmedarbeider/fagansvarlige hatt delvis frikjøp fra kommunene for å bidra i prosjekter. I 2013 har dessuten Rambøll + Rambøll Management, Agenda Kaupang, Invida og Kongstanken AS hatt oppdrag for regionsamarbeidet. Det er ikke alltid lett å jobbe med samarbeidsprosjekter. Ting tar tid og «alle skal med». Når halvårsrapport 2013 ble levert beskrev regional koordinator spenning knyttet til avklaring og videre arbeid med større forestående tiltak, som feks samarbeid om avfallshåndtering og organisering av varig IKT-driftsamarbeid. Det skulle vise seg at ikke 2013 kunne gi oss avklaring i disse spørsmålene og spenningen syns være minst like stor ved inngangen til 2014. Men 2013 har inneholdt en rekke felles tiltak der kommunene knyttet til fag og administrasjon sammen har fått på plass nye verktøy, nye rutiner og ny kunnskap. På en mer effektiv måte enn kommunene hadde kunnet få det til hver for seg. Så målsettinger knyttet til effektivitet, kvalitet og kompetanse har samarbeidet bidratt til å nærme seg. I en tid der det kommunale oppdrag stadig blir mer utfordrende å løse. Regionen har også, etter regional koordinators syn, fått positiv oppmerksomhet/ tilbakemelding for strukturert arbeid mht modernisering og innovasjon. Bla fra fylkesmennene i de to fylkene. Høsten 2013 ble spennende prosesser i nettverket «Samordnet Næringsapparat» initiert mht oppfølging av forstudie knyttet til attraktivitet som ble levert tidligere på året. Vinteren har lagt for dagen stort engasjement og god deltagelse i dette arbeidet. Noe som gir regional koordinator tro på at regionen i 2014 kan komme videre med felles innsats og aktivitet for gjennom samarbeid å synligjøre regionen som det gode sted å bo, lære, oppleve og jobbe. I arbeidet knyttet til samfunnsutvikling, næringsutvikling og samferdsel har regionen god kontakt med mange partnere. Men samarbeid med fylkeskommunen må kunne trekkes spesielt fram som er viktig og nyttig å videreføre/videreutvikle. Sammen kan kommunen lykkes gi en enda bedre posisjon for vår region. Og samarbeidet kan bidra til å styrke kommunene i deres arbeid med å levere gode tjenester til sine innbyggere. Sammen kan kommunene bli et enda bedre vertskap til folk og næring. Dette er iallefall den ambisjon regional koordinator håper kommunene fortsatt holder høyt. Og håper at kommunen benytter mulighetene som skapes til å realisere slik ambisjon gjennom fortsatt å prioritere tid og ressurser i et samarbeid. Et samarbeid som har potensiale i seg til å bidra til at kommunene lykkes bedre med sitt oppdrag! Regionen er ikke noe annet enn kommunene men kommunene i fellesskap... Da kommer det mye an på kommunene! 18. mars 2014 Jan Erik Innvær daglig leder / regional koordinator
Side 5 av 18 SATSINGSOMRÅDE 1: Tilrettelegging for næringsutvikling og arbeidsplasser Tiltak Tiltaksområde i strategiplan Aktivitet / arbeidsform Samordnet næringsapparat (SNKR) Har interesse i alle satsingsområdene fra 1 til 4 Nettverk Arena Prosjekt/program Samordning, kompetanseutveksling Styringsgruppe: Eks: - Etablereveiledning Kongsberg/Numdal - Hytteutvikling - Attraktivitet Møteplass for kunnskap og nettverk i regionen Samordnet og koordinert innsats om felles interesser Reiselivs-konferanse 1.1 Utvikling innen reiseliv Arena årlig Det er ikke gjennomført reiselivskonferanse i 2013. Men planleggingen av Etablert møteplass for konferanse i 2014 ble startet høsten 2013. kunnskap og nettverk i regionen Bidratt til fokus på reiselivsnæring og -utvikling i regionen NCE SE 1.2 Utvikling innen teknologi og industri Statlige arbeidsplasser 1.4 Tiltrekke seg statlige virksomheter Etablereveiledning Har interesse i satsingsområdene fra 1 til 3 1 2 3 4 5 Gevinster og effektmål Status SNKR som nettverk og møteplass er videreført. Det har vært 10 møter i 2013, i tillegg til at deltagerne deltar på hverandres arenaer SNKR har vært styringsgruppe for prosjektene bygdeutvikling og hytteutvikling og etablererveiledning i Kongsberg/Numedal. Medlemmene i nettverket representerer også fellesskapet på ulike eksterne arenaer. Eksempel på saker/tema som i 2013 har vært på SNKR's agenda: Etablererveiledning, Notodden Flyplass, «Powered by Telemark», initiativ til kommuneavtaler i Telemark, næringsstrategi Kongsberg, KKP, attraktivitetsutvikling, regionalpark Numedal, næringsnm og attraktivitetsbarometer, Kongsbergbanen, Bolkesjø, profileringsprosjekt i Osloregionen, handlingsplan 2014, næringsstrategi Kongsberg, Datasenter, leverandørutviklingsprosjektet LUP mm Styrket offentlig og privat samarbeid Styrket regional posisjon Vekst i arbeidsplasser og bosetting er utviklingspartner i NCE. NCE s hovedprosjektleder deltar i SNKR. LUP videreført/videreutviklet. Regional koordinator representerer regionen i partnerskapsmøter mv. Sette på dagsorden Politisk påvirkning og støtte Økt antall statlige arbeidsplasser har i 2013 ikke hatt tiltak i egen regi på området Vurdere struktur, metoder mv i dag Evt etablere ny løsning Vekst i arbeidsplasser og bosetting har pt ansvar for denne tjenesten i Kongsberg/Numedal. SNKR har arbeidet med dette bla sammen med fylkeskommunene og forankret i regionale organ en retning mot felles tjeneste for alle 7 kommunene. På slutten av året ble det gjennomført en tilbudsrunde for kommunene Kongsberg og i Numedal som medførte at Øst Telemark Etablererkontor for 2014 leverer tjenester til alle kommunene i regionen Nettverk Partnerskap Felles prosjekt Politisk påvirkning mv
Side 6 av 18 SATSINGSOMRÅDE 2: Kommunikasjon / infrastruktur / samferdsel Tiltak Tiltaksområde i strategiplan E134 2.1 Utvikling innen veg og bane Delta aktivt i arbeid med utredninger, høringer mv Delta på aktuelle arenaer Politisk påvirkning Sette på dagsorden Etablert i NTP Finansiering i (stats)budsjett Århus-Gvammen og Damåsen-Sagrenda er nå etablert i NTP. E134 har i NTP blitt gitt en generelt høyere status. Rådet har tatt initiativ til et nå oppstartet prosjekt i regi av vegvesenet for å avklare videre planforutsetninger mv knyttet til strekningen Saggrenda Gvammen. Forventes ferdig våren 2014. Rådet har også gjort henvendelser til bla statsråd m fl om fokus på E134. Og E134 er generelt et gjennomgående tema når samferdsel gis oppmerksomhet fra regionens side FV 40 / FV 37 2.1 Utvikling innen veg og bane Representeres aktivt i arbeid med utredninger, høringer, handlingsplaner mv Delta på aktuelle arenaer Politisk påvirkning Sette på dagsorden Gjennomførte utbedringstiltak Plass i aktuelle handlingsplaner Finansiering i aktuelle budsjett Viktigste resultat i 2013 må anses være anleggstart på Bogstrandhøgda på fv 40. Vegen er ellers et tema som aktualiseres / gis fokus når samferdsel gis oppmerksomhet fra regionens side Jernbane - Oslo Kgb - Sørlandsbanen - Bratsbergbanen 2.1 Utvikling innen veg og bane Representeres aktivt i arbeid med utredninger, høringer, handlingsplaner mv Delta på aktuelle arenaer / arbeidsgrupper Politisk påvirkning Sette på dagsorden Plass i aktuelle nasjonale planer Finansiering i aktuelle budsjett søker delta på de fleste arenaer og anledninger der disse banestrekningene fokuseres. Man oppnådde ikke den status i fht Kongsbergbanen som ønsket i NTP og arbeidet med dette, og å sikre fortsatt drift/utvikling på Bratsbergbanen, må fortsette. Regionen søker også ha fokus på utviklingen på dagens sørlandsbanetrase etterhvert som sør-vestbanen realiseres Høghastighetstog 2.1 Utvikling innen veg og bane 2.3 Utvikling av kollektivtilbudet Representeres aktivt i arbeid med utredninger, høringer, handlingsplaner mv Delta på aktuelle arenaer Politisk påvirkning Sette på dagsorden Plass i aktuelle nasjonale planer med regionen tilknyttet aktuelle linjer Finansiering i aktuelle budsjett Høyhastighetsjernbane i Norge fikk ikke den status i NTP som hadde uttalt ønske om. Regionen har gjennom vinteren 2012/2013 deltatt i interimstyre for «lyntogforum Vestlandsbanen over Haukeli». Og det ble planlagt en lokal konferanse for vår region som ble avlyst pga av at hovedinnleder fikk forfall. Delta i regionale KID prosjekt / grupper Mulighetsstudie jernbane Telemark Representasjon i Buskerudbyen Politisk påvirkning Sette på dagsorden Økt antall kollektiv-reisende 1 2 3 4 Kollektivtransport 5 2.3 Utvikling av kollektivtilbudet Aktivitet / arbeidsform Gevinster og effektmål Status Rådet har besluttet å ikke videreføre større aktivitet for overgang fra interimfase til driftsfase i nevnte lyntogforum. Og ikke hatt vesentlig egenaktivitet i denne saken senere i året deltar aktivt i KID Telemark. Kongsberg kommune har med seg regionen i sin deltagelse i Buskerudbysamarbeidet. Regionen agerer i fht de initiativ fylkeskommunen har og bør ha. Rådet tok i vår spesielt opp bekymring knyttet til redusert tilbud på ekspressbussene «Timekspressen» med Nettbuss.
Digital infrastruktur 6 2.2 Bredbåndsinfrastruktur og tilbud av tjenester Partnerskap/påvirkning/sette på dagsorden mfl: Støtte etablering av fysisk redundans og økt kapasitet i HØYKONnettet Bidra til kartlegging av digital infrastruktur og behov for støtte til nye utbyggingstiltak Bidra til løsninger for økt dekning og kvalitet i mobilnett Sikker nettilgang for virksomhets-kritiske tjenester Reduserte utfordringer for innbyggere, besøkende og virksomheter knyttet til dekning og kvalitet i mobilnett Få nødvendig underlag for søknader om statlig støtte til videre utbygging av digital infrastruktur Side 7 av 18 Deltatt ved Nasjonalt bredbåndsråds konferanse i februar 2013. Oppfølging av regionens uttalelse ved dekning og kvalitet i mobilnettene Dialog med fylkeskommunene (Buskerud og Telemark) om kartlegging av digitalt infrastruktur. Kartlegging iverksatt i regi av fylkeskommunene rapporter mottatt november 2013. Det er foreslått ovenfor rådet å vurdere iverksetteing av arbeid med en regional bredbåndsplan i 2014 Avgitt høringsuttalelser til Buskerud og Telemark flkeskommuner vedr ny statlig finansieringsordning for bredbånd
Side 8 av 18 SATSINGSOMRÅDE 3: Steds- og områdeutvikling Tiltak Tiltaksområde i strategiplan Ildsjemarken 3.1 Bolyst og befolkningsvekst 3.2 Utvikling av omdømme og identitet 1 Aktivitet / arbeidsform Gevinster og effektmål Videreføre og videreutvikle «Ildsjelmarken» Vurdere regional ildsjelspris Samordnings- gevinster og nettverkseffekter Økt kompetanse og kvalitet i prosessene Arena for lokale ildsjeler, «ildsjelmarken», fulgt opp med nytt inspirasjonsseminat januar 2013. Arrangert i samarbeid med Jondalen Bygdelag Prosjektet er avsluttet og sluttraport utarbeidet. Tiltak/aktivitet er anbefalt fulgt opp i tilknytning til to prioriterte tiltak i handlingsplanen 2014: attraktivitet og digital infrastruktur Kartlegging og systematisere aktuelle, relevante kilder og eksempler Prioritere tema Befaringer, evt arrangere fellesbefaringer. Tematiserte seminarer/konferanser i regionen Utarbeide enkel dokumentasjon/henvisnin ger for formidling av gode eksempler, aktuelle miljø/ressurspersoner i og utenfor regionen Veilede lokalt Stimulere til lokale prosesser Bidra til nye nettverk lokalt og i regionen Kartlegge og systematisere nyttige kilder og gode eksempler knyttet til prinsippene om verdiskaping og bærekraftig hyttebygging Formidle kunnskap, prinsipper og gode eksempler for verdiskaping og bærekraftig hyttebygging overfor målgruppene Stimulere til lokale prosesser som bidrar til lokal verdiskaping og bærekraftig hyttebygging Prosjektet er avsluttet. Sluttrapport utarbeidet. Aktiviteter gjennomført i tråd med plan dog forsinket og avkortet Delvis måloppnåelse Gjennomføre et forstudie for nærmere å definere/avgrense detregionale samarbeidets rolle og mulighet i arbeide med attraksjonskraft generelt bosetting spesielt Evt gjennomføre forprosjekt Vekst i arbeidsplasser og bosetting også relevant for 4.4 Kunnskapsutvikling Bærekraftig hytteutvikling 3.1 Bolyst og befolkningsvekst 3.2 Utvikling av omdømme og identitet også relevant for: 1.1 Reiseliv 1.3 Primærnæring 4.4 Kunnskapsutvikling 2 Attraktivitet 3 3.1 Bolyst og befolkningsvekst 3.2 Utvikling av omdømme og identitet Status pr 1. juli 2013 Forstudie er gjennomført første halvår. Sluttrapport presentert september 2013 Oppfølging initiert i regi av regionens nettverk for «samordnet næringsapparat» Var hovedtema på representantskapets konferanse i april (og regionrådets jazzseminar i begynnelsen av juli) Prioritert til oppfølging i handlingsplan 2014
Side 9 av 18 SATSINGSOMRÅDE 4: Kunnskapsutvikling 1 Tiltak Tiltaksområde i strategiplan Aktivitet / arbeidsform Kunnskaps-utvikling gjennom eget utviklingsarbeid 4.1 Forskning og utvikling Kunnskapsutvikling skal være gjennomgående tema i alle aktiviteter i regional regi der aktuelt/hensiktsmessig Etablere kunnskap for videre utviklingsarbeid Innovative element finnes i alle regionens prosjekter. Det vektlegges i arbeidet å tilrettelegge/skape arenaer for kompetansedeling/- og heving. Noe som også gir effektivisering mht interne læreprosesser Telemarksforskning 4.1 Forskning og utvikling Relevant for satsingsområdene 1 2 3 Deltar i som pilot i forskningsprosjekt om «attraktivitet»: Bosted Arbeid Besøk Fra 2011 utvidet med nye drivkrefter/faktorer knyttet til innovasjon/kompetanse, innvandring, statlige arbeidsplasser og senterfunksjon/«storbytille gg» Økt FOU-arbeid Etablere kunnskap knyttet til videre utviklingsarbeid i fht øvrige satsingsområder Attraktivitets-/næringsanalyse presenteres når de foreligger for kommunene og regionale organ. Regionen deltar i bench-markingsmøter, andre fora tilknyttet dette arbeidet og kunnskap gjenbrukes i andre prosjekter mv. Jfr forstudie knyttet til attraktivitet som er gjennomført vår 2013 og representantskapets konferanse (hvor Telemarksforkning deltok. Regionen har også vært informert (og deltatt noe) i arbeidet med ny programteori som Telemarksforskning har hatt arbeid med på oppdrag av KRD. LUK Telemark 4.4 Kompetanseutvikling Kompetanseutviklingsprogra m knyttet til prosjekt kompetanse og prosessledelse mv Et samarbeid mellom TFK og regionene i Telemark Økt kompetanse i kommunene om prosjektarbeid og utviklingsprosesser /-planlegging Mange har hatt nytte av samarbeidet mellom de fire regionene i Telemark og Telemark fylkeskommune i form av kurstilbud mht prosessledelse. LUK satsingen har vært ansett ha kobling til regionens prosjekt «Kompetanseregionen» og det interregionale prosjektet «Læringsløp» som er prosjektansvarlig for. LUK satsingen avsluttes i 2013. 2 3 Gevinster og effektmål Status pr 1. juli 2013
Side 10 av 18 SATSINGSOMRÅDE 5: Tjenesteutvikling Tiltak Tiltaksområde i strategiplan Nettverk som arbeidsform 5.1 Kompetanse Relevant for alle øvrige satsingsområder der nettverk er aktuell arbeidsform! 1 Innkjøp 5.1 Kompetanse Oppvekst 5.1 Kompetanse 2 3 Aktivitet / arbeidsform Gevinster og effektmål Status pr 1. juli 2013 Videreføre og videreutvikle arena for nettverkskompetanse og -verktøy Forprosjektet avsluttes. Foreslås videreført knyttet til en mulig fokus på Samarbeid om innovasjon i kommunal virksomhet. Deler av satsingen vil også naturlig kunne oppgaveløsing med høy følges opp i prosjektet «Kompetanseregion» se tiltak 6 nedenfor effektivitet og kvalitet Større fagmiljøer med økt attraktivitet Økt "prosessinnovasjon" i kommunale arbeidsprosesser Gjennomføring av fellesanskaffelser Råd/veiledning og praktisk/faglig bistand til samarbeidskommunene Best mulig tjenester og verktøy for lavest mulig kostnad gjennom felles ansaffelsesprosesser Kvalitetssikring av anskaffelsesprosesser Kompetanseutvikling I 2013 har innkjøpsfunksjonen deltatt i regionale IKT anskaffelser og noen aktuelle tiløbudsrunder i regional regi. Innkjøpskoordinator har deltatt/arrangert flere enkeltkonkurranser for kommuner i regionen og bistått kommuner i forbindelse med anbudskonkurranser og deltatt i brukergrupper på vegne av regionen ved BTV-innkjøps anbudskonkurranser. Tilsyn: fortsette utprøving av samarbeid om tilsyn i barnehager Økt kompetanse om tilsyn Styrket habilitet Økt utnyttelse av felles kompetanse Kvalitetssikring av tjenestetilbud Samarbeidstiltaket er videreført i 2013. FEIDE: utnytte gevinster av oppnådd godkjenning Flere feide-tjenester i bruk Dele informasjon Påvirke; med mål om flere læringsressurser som feidegodkjente Feide- stadig flere skolerelaterte tjenester blir Feidegodkjente, Fronter i har laget en portal der hver kommune får lagt til Feidetjenester de abonnerer på/har tilgang til. Felles Fronter: videreføre samarbeid om felles administrasjon og utvikling av læringsplattform Økt bruk av LMS Effektiv administrasjon Kompetanseutvikling LMS gruppa har fått utvidet sitt mandat og fått endret navn til, Regional LMS og IKT-veiledergruppe, gruppa vil samarbeide enda mer om felles oppgaver knyttet til IKT i grunnskolen. Skoleledelse: vurdere/gjennomføring av regionalt tilbud Styrke skoleledelsen i arbeid med skoleutvikling Skape interesse for og kunnskap om skoleledelse Resultat anses være i tråd med de gevinst-/effektmål som er satt for tiltaket så langt. Feide basen til regionen ligger nå hos Fronter, på sikt vil det være ønskelig å få den inn i vår sky. Nettverket har også innledet samarbeideom bruken av Grunnskolens opplæringsplan for digital kompetanse, en portal utviklet i samarbeid mellom iktplan.no ved Erik Westrum og Moava. Tiltak gjennomføres uten oppfølging i sekretariatets budsjett 2013 evt deltagelse er finansiert direkte etter egen avtale kommunene imellom eller stkpris/deltageravg
Side 11 av 18 SAS/SAB (tidligere Oppadnettverk): videreføre arbeid i nettverk, regionale samlinger mv Kompetanseutvikling Effektivitet i skole og barnehageadm Kvalitetssikring Nettverk og regionale samlinger er videreført. Det er gjennomført et forstudie for å vurdere videre valg mht system mv: dvs å bytte ut "gamle" Oppad, enten med nye Oppad O2 eller et annet skoleadministrativt system. Nettverksarbeid Effektiv forvaltning Økt kompetanse Videreført med nettverk av oppvekstsjefene som aktiv pådriver Barnevern 5.1 Kompetanse Økt samarbeid om barneverntjenester i regionen bidra til evt etablering av formelle samarbeidsorgan/ordninger, og videreføre nettverkssamarbeid Mer robuste barneverntjenester Kompetanseutvikling Barnevernforum møtes jevnlig og er en aktiv delingsarena. Nettverket arrangerer felles opplæringstiltak og workshops. Nettverket har samarbeidet mye om overgangen til en felles installasjon av ikt system dertil tilhørende rutiner, maler, kurs osv. Helse og omsorg 5.1 Kompetanse Kompetanseutvikling; bla knyttet til felles kurs og nettverk knyttet til verktøy som profil/gat oa Effektiv forvaltning Økt kompetanse Kvalitetssikring Faglige nettverk samarbeider i regionen mht utvikling/kompetanse mht aktuelle verktøy. Det gjennomføres også feks årlige felles turnuskurs også gjennomført i 2013. De initierte feks pågående prosjekt mht omsorgsteknologi og er styringsgruppe for både dette prosjektet og prosjekt Meldingsløftet Samhandlingsreform gjennom deltagelse og representasjon på arenaer, felles nettverk, påvirkning mv. Arbeid i samhandlings-regionene Øst Telemark og VestreViken kommunehelsesamarbeid Styrket samhandling mellom kommunale primær og spesialisthelsetjenester Kommunene har mange aktiviteter igang i fht samhandlingsarbeidet. Dog ikke direkte i regionens regi men som et stadig aktuelt tema på regionale arenaer og i regionale nettverk Definere og gjennomføre forstudie som belyser muligheter i et evt regionalt tiltak for å fasilitere/koordinere/ styrke og effektivisere kommunenes og regionens arbeid med kompetanseutvikling/ opplæringstiltak Økt effektivitet i forvaltning Bedre utnyttelse av felles ressurser Økt innovasjonskraft Bedre omdømme mht rekruttering av personell til fag/arbeid i kommunesektor Enkel forstudie gjennomført med forslag til mandat for forprosjektfase. Fokus på systemer og strukturer (organisering og drift) for kompetanseutviklingtiltak der regional samordning/koordinering kan gi merverdi. Prosjektet har fått navnet «Kompetanseregionen». Forprosjekt startet mai 2013 og fullføres januar 2014. Kontaktpersoner oppnevnt i alle kommuner og kommunevise dialogmøter gjennomført Sluttrapport fra forprosjektet utarbeidet og legges fram sammen med forslag til mandat for hovedprosjekt for rådmannsutvalget januar 2014. Tett samordning med, og deltagelse i, «Læringsløpet i Telemark og» som arbeider med metodikk, verktøy og innhold. 4 5 Jfr feks pkt 10 6 Opplæring 5.1 Kompetanse
Samarbeid også etablert med regionen Vesterålen og KS KommIT Evt igangsette forprosjekt Ses også i sammenheng med «attraktivitet», Ses også i sammenheng med interregionalt samarbeid for å utvikle «LMS» mht bruk av elæring mv for kommuner Renovasjon 5.1 Kompetanse Følge opp vedtak/anbefalinger som etableres gjennom forprosjekt høsten 2012 Evt etablere hovedprosj. Bedre ressursutnyttelse Bedre tjenester Forstudie gjennomført i 2011 ble i 2012 fulgt opp med et forprosjekt. Dette ble avlevert i starten av 2013, og har vært til behandling i regionale organ mht iverksettelse av hovedprosjekt. Saken er pt til behandling i kommunene mht avklaring av videre oppfølging med anbefaling om felles avfallsselskapsetablering Den Blå Timen Videreføre satsing på gode kulturopplevelser i omsorgsinstitusjoner Trivsel/opplevelser av god kvalitet Er videreført i 2013 gjennomføres etter planen. Regionalt styre kulturtjenesten i Kongsberg utøver koordinering og lederskap. De regionale organ har behandlet egen årsrapport fra dette tiltaket. Øke antall digitale tjenester rettet mot innbyggere, næringsliv og folkevalgte Etablere og gjennomføre forstudie for å kartlegge/planlegge hvordan øke antall digitale kommunale tjenester Legge tilrette for døgnåpen forvaltning bedre tilgjengelighet for innbyggere, næringsliv og folkevalgte Man gjennomførte i 2013 en forstudie for å se nærmere på regionalt sak-/arkivsamarbeid. Forstudien identifiserte at sak/arkivsystemene er sentrale for å kunne etablere digitale tjenester til innbyggere og virksomheter. Sluttrapport ble behandlet i rådmannsutvalget i september med beslutning om å iverksette et forprosjekt for å se nærmere på mulige gevinster ved felles sak/arkivløsning for kommunene i tråd med sluttrapportens anbefalinger. Forprosjektet gjennomføres i 2014 og skal i tillegg til gevinstvurderinger etablere løsning for digital utsendelse av post fra kommunene, da dette vil innebære å øke digitale tjenester fra kommunene. Man har som mål at alle 7 kommuner har etablert Svar UT-løsningen i løpet av 3. kvartal 2014. 7 8 (estrategi 3.1.2 a) 9 Forprosjektet ble startet våren 2013 iht vedtak i rådmannsutvalget og man etablerte pilotene beskrevet i forstudien fra 2012. Pilotene innebærer at man i 2013 etablerte konseptet «Digitalt Nattilsyn» på sykehjem i Nore og Uvdal og Kongsberg kommuner og felles alarmsentral. Hensikten med pilotene er at ansatte i disse sykehjemmene kan gjøre seg erfaringer med hvilke muligheter som ligger i denne type velferdsteknologi, og vurdere mulige samarbeidsgevinster knyttet til felles alarmsentral. I tillegg til å ta løsningen i bruk har enkelte ansatte ved de 2 nevnte sykehjemmene deltatt i nettverksmøter med andre pilotkommuner utenfor regionen. Etablere og gjennomføre forprosjekt vedr. Innføring av Omsorgsteknologi 10 Side 12 av 18 Tilrettelegge for og ta i bruk elektronisk meldingsutveksling i (estrategi 3.1.2 f) de kommunale pleie/omsorgs- og helstjenestene gjennom tilkobling til Norsk Helsenett Ferdigstille hovedprosjekt «Meldingsløftet» Effektivisere informasjonsflyt mellom kommunale etater og eksterne aktører for raskere saksbehandling og bedre kvalitet på persondata - Felles rutiner, veiledere, informasjonsplaner og opplæringsplaner er tatt i bruk i hovedprosjektet - Det er utarbeidet en gevinstrealiseringsplan som skal følges opp i etterkant - Notodden, Tinn, Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg utveksler elektroniske meldinger med fastlegene - Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg og Kongsberg utveksler meldinger og epikriser/labsvar med helseforetaket
Side 13 av 18 - Tinn og Notodden utveksler meldinger med helseforetaket. Epikriser/labsvar er planlagt tatt i bruk innen sommeren-14 (styres fra STHF) - Alle kommunene kan (om ønskelig) utveksle elektronisk informasjon med NAV (vederlag) Etablere samarbeid om overvåking av felles «Meldingstjener» - Det er etablert felles support og overvåking av meldingstjener, og rutiner for dette er godkjent i SuksIT og Helse og omsorgsnettverket - Hjartdal kommune har tatt i bruk Profil med felles regional tilknytning til NHN - Det er avtalt testing av meldinger mot legekontor og helseforetak. Planlagt opplæring og oppstart elektronisk meldingsutveksling i april 2014. Helsestasjonen etablerte i 2012/2013 felles fagsystem og felles linje til Norsk Helsenett. Gjennom dette startet helsestasjonene å sende elektroniske rapporter (SYSVAK) til Folkehelseinstituttet, og økonomisk oppgjør (HELFO) elektronisk Realisere miljø- og samarbeidsgevinster gjennom (estrategi 3.1.2 c) utstrakt bruk av moderne IKTsamarbeidsløsninger som muliggjør gjennomføring av videomøter m m Videreføre telefonisamarbeidet via felles ressurser i 2013 12 Fortsette samarbeidet om å etablere (estrategi 3.1.2 d) tilfredsstillende informasjonssikkerhe t i kommunen Videreføre samarbeidet om Informasjonssikkeret via felles ressurs Forvalte personopplysninger De regionale maldokumentene er etablert og distribuert, og også lagt inn i på en god og sikker måte og i regionalt Kvalitetssystemet Prosjektet blir i 2014 videreført som et formelt nettverk med rapporteringsplikt til rådmannsutvalget. henhold til gjeldende krav Gjennomføre ide-dugnad i SuksIT 13 Kartlegge muligheten for og konsekvensen av å tilgjengeliggjøre kommunenes offentlige data Bidra til å skape innovasjon og nye gode digitale løsninger for innbyggere, næringsliv og folkevalgte Samordne / harmonisere kommunenes IKTinfrastruktur for å muliggjøre felles tjenesteproduksjon 11 14 3 Etablere og gjennomføre. forstudie vedr. «Omsorgsteknologi» Akseptansetest Trio er gjennomført. Sluttforhandlinger og endelig oppgjør med Atea er gjennomført. Oppgraderingsprosess planlegges. Kommunene anskaffet og tok i bruk løsning for gjennomføring av virtuelle møter i desember 2012. Det er gjennomført en rekke web-møter siden oppstart og erfaringene med dette har vært meget gode. Foreløpig kost/nytte vurderinger viser at man på ett år har oppnådd besparelser som er større enn årlige kostnader. Det bemerkes at man fortsatt har et potensiale i å oppnå enda større besparelser ved at flere tar løsningen i bruk. Gjennomføre virtuelle møter i kommunene (via Webex) og gjennomføre en evaluering av kost/nytte knyttet til dette (estrategi 3.1.2 g) (estrategi 3.1.2 i) Mer omfattende og effektivt samarbeid på tvers av kommunenen i regionen - Effektivisere IKT-drift og legge tilrette for samarbeid om tjenesteproduksjon Det har ikke vært ressurser i 2013 til å prioritere denne aktiviteten, og SuksIT har besluttet at tiltaket/satsningsområdet vurderes på nytt i 2014. Alle kommuner har nå fullført migrering til felles regional katalogtjeneste (AD). Innebærer bl.a. at brukerne kan nå aktuelle systemer fra hvilken som helst kommune i regionen og jobbe på tvers. Regionalt datasenter, lokasjon 2 på Kongsberg er etablert med servere, lagringsløsninger og backup. Datasenteret har da to lokasjoner som kan overta for hverandre i feilsituasjoner eller ved katastrofer.
Side 14 av 18 Det er gjennomført oppgradering av kapasiteten i kommunikasjonsnettet (HØYKON) mellom Kongsberg og Notodden, samt Tinn og Hjartdal. Løsning for regionalt skrivebord (virtuelt) med fleksible, brukervennlige og driftseffektive løsninger for tilgang til regionale er klargjort og godkjent. Tas også i bruk internt i Kongsberg og Notodden. Fokus vris nå i større grad fra utvikling over til dokumentasjon, ytelsesforbedringer samt oppfølging av opplegg for brukerstøtte og drift. Mangelen på en felles driftsorganisasjon skaper økende utfordringer med tanke på å opprettholde en tilfredsstillende drifttssituasjon for fellesløsningene. Flytte resterende fagsystemer i kommunenes lokale sikre soner inn i regional IKT-plattform Man har i 2013 flyttet lokale pleie- og omsorgsløsninger og helsestasjonsløsninger inn i regional IKT-plattform. Det ble også gjennomført en felles anskaffelse av nytt sosialsystem for Nav-kontorene i kommunene. Det nye felles systemet blir implementert på regional IKT-plattform i løpet av 1. halvår 2014 for alle kommunene. Man vil ta i bruk felles kommunikasjonslinje fra NAV til den nye løsningen, og kommunene samarbeider om gjennomføring av en rekke kurs ifb med implementeringen. Når felles sosialløsning er implementert og et par fagsystemer som 1 eller 2 av kommunene har installert i sin sikre soner er flyttet over er har man lagt til rette for at kommunene kan avvikle drift og vedlikehold av sine lokale sikre. Etablere permanent IKTdriftssamarbeid Samarbeid om IKTanskaffelser med målsetting om flest mulige felles og like systemer (estrategi 3.1.2 j) Samarbeid om implementering av nytt kvalitetssystem anskaffet høsten 2012 15 Ferdigstille implementering av ERP-løsning for 4 kommuner Ny rapport med anbefaling vedr. organisering av videre IKT driftssamarbeid avgitt til Rådmannsutvalget i januar 2013. Tilrettelagt for administrativ høring og forberedt saksframlegg for kommunestyrebehandling. Forberedt underlag for utredning av lokaliseringsspørsmål og valg av hovedkontorkommune. Forberedt underlag for saksframlegg til behandling i kommunestyrene. Midlertidige arbeidsgrupper for drift av regionale fellesløsninger, samt avtale om 2. linje teknisk brukerstøtte hos ekstern leverandør, etablert i påvente av beslutninger rundt driftsorganiseringen. Mangelen på en felles driftsorganisasjon medfører relativt høye kostnader til ekstern bistand. Sikre god innføring av ny løsning Prosjektet knyttet til implementering av nytt kvalitetssystem er gjennomført i tråd for kommunene slik at ønskede med prosjektplanen og øvrige forutsetninger som lå til grunn. Kongsberg resultater oppnås kommune har valgt å avvente implementering. Prosjektet har avlevert sluttrapport (januar 2014) og det er iverksatt tiltak for oppfølging. Bla etablering/videreføring av kvalitetsnettverk og felles opplæringstiltak mv. Mens målsetting for første halvår var å få fokus på viktigheten av kvalitetsarbeidet ute i kommunene og sikre grunnopplæring av verktøyet. Hadde andre halvår fokus implementering og driftsstart Kommunene Tinn, Hjartdal, Notodden og Kongsberg har siden 2011 samarbeidet om anskaffelse og innføring av ny felles ERP løsning. Aktiviteten knyttet til å ferdigstille implementering er i hovedsak gjennomført i tråd med plan for prosjektet / plan knyttet til installasjon og opplæring innenfor innenfor HRM og Økonomi. Prosjektets aktiviteter avsluttes endelig pr mai 2014 mens sluttrapport og anbefalinger til oppfølging legges fram for rådmannsutvalget i mars 2014
16 17 Etablere mal for planlegging av integrasjon mellom relevante IKTløsninger som f.eks. Integrasjon mellom sak/arkiv og fagsystemer (estrategi 3.1.2 l) Ta i bruk og 5.1 Kompetanse eventuelt utvikle elæringsprogrammer (estrategi 3.2.2 b) der dette er hensiktsmessig Side 15 av 18 Vurdere relevansen av dette Forenkle integrasjonsarbeid og og vurdere behov for f..eks. tilrettelegge for mer «sømløs» mellomvareløsning overføring av data mellom ulike løsninger SuksIT har besluttet å ikke prioritere dette tiltaket/satsningsområdet i 2013. Dette fordi det vil være naturlig at ansvaret for å vurdere tiltaket på nytt overlates til nye regionale driftsenheten som anbefales etablert fra 2014. Benytte elæring ifb med implementeringen av Informasjonssikkerhet Kommunene har i løpet av 2013 tatt i bruk felles e-læringsløsning for informasjonssikkerhet. Løsningen er utviklet og hostes av ekstern leverandør. Man har også etablert samarbeid med kommuner i Telemark gjennom prosjektet «Læringsløpet». Prosjektet har til hensikt å etablere felles læringsportal samt utvikle e-læringsløsninger innen noen utvalgte områder slik at disse fritt kan deles/gjenbrukes på tvers av kommuner. KS/KommIT har tatt et ansvar for videre oppfølging av portalen. Det regionale informasjonssikkerhets-nettverket deltar i dette samarbeidet. Heve kompetansen blant ansatte slik at rutiner for Informasjonssikkerhet blir fulgt og at det etableres en god informasjonssikkerhetskultur i kommunene Internt i regionen følges nå dette opp videre i et eget prosjekt, se tiltak 6 Kompetanseregionen. 18 Øke digital 5.1 Kompetanse kompetanse hos ledere, ansatte og (estrategi 3.2.2 c) folkevalgte gjennom konkrete regionale opplæringsaktiviteter Etablere prosjekt for å kartlegge kompetansebehov, planlegge og gjennomføre komptansetiltak Bedre utnyttelse av kommunale IKT-systemer, økt mestring og tilfredshet blant ansatte, mer effektive arbeidsprosesser og bedre ressursutnyttelse, økt bestillerkompetanse Det er ikke iverksatt spesifikke aktiviteter knyttet til til dette tiltaket da det er igangsatt andre regionale/interregionale aktiviteter/prosjekter som omhandler dette satsningsområdet. Her kan nevnes prosjekt «Læringsløpet» i Telemark og (se tiltak 17 over) og prosjekt «Kompetanseregionen» i. (se tiltak 6 lenger opp)
Side 16 av 18 Regnskap pr 31.12.2013 Det leveres en egen økonomisk oversikt til de regionale organ i denne rapporten derfor bare hovedorversikt Av nedenforstående oversikt følger hovedposter som status for sekretariatet i (avd 10400): KONGSBERGREGIONEN DRIFTSREGNSKAP 2013 Årsbudsjett 2013 Regnskap 2013 Avvik Innte kter 117 Refusjoner 118 Overf øringer Sum innte kter -29 938 000-28 003 682-1 934 318-2 120 000-2 119 000-1 000-32 058 000-30 122 682-1 935 318 Kos tnade r 110 Lønn 3 070 000 3 065 584-4 416 111 Varer / tjenester, egneprodusert 20 873 000 20 071 248-801 752 113 Varer / tjenester, erstatningskjøp 435 000 436 707 1 707 114 Overf øringsutgifter Sum kos tnade r 7 680 000 7 453 108-226 892 32 058 000 31 026 648-1 031 352 903 965 903 965 Drifts res ultat Overf ørte midler fra 2012-7 849 929 Res ultat, inkl. bruk av ove rført fra 2012-6 945 964 Oversikt balanseposter Korts i kti g gjel d ti l s a marbei dende parter, overs kudd 1.1.2013. -7 849 929,14 Bevegelse 903 965,43 31.12.2013. -6 945 963,71
Side 17 av 18
Side 18 av 18