VALG /14 Valgstyret Organisering av valgarbeidet - kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 ELSO ESARK-0212-201412314-22 Hva saken gjelder: Valgoppgavene inngår som en del av Bystyrets kontors ansvarsområder og kontoret skal ha kompetanse og kapasitet til å ivareta valgoppgavene. Bystyredirektøren samordner valgoppgavene med den øvrige driften av kontoret, og har et overordnet ansvar på valg. Evalueringen av valggjennomføringen fra stortingsvalget i 2013 viste at det er behov for å foreta noen justeringer i organiseringen av valgarbeidet, og oppfølgingspunktene fra evalueringssaken som omfatter den administrative organisering omtales i denne saken. På noen områder er det foretatt endringer som er fremlagt for valgstyret, andre områder er fortsatt til vurdering, og vil bli fremlagt for valgstyret i egne saker. Valgoppgavene fordeles som ved tidligere valg på enheter hvor beslektede oppgaver samles. Enhetene ledes av gruppeansvarlige, og samordningen ivaretas av bystyredirektøren og valgansvarlig. De gruppeansvarlige tillegges et tydeligere ansvar for oppfølging internt i gruppen og for samarbeid med øvrige utførerenheter. Bystyredirektøren, valgansvarlig og de gruppeansvarlige har et felles ansvar for å sikre en helhetlig gjennomføring av valget. Valgansvarlig følger opp de gruppeansvarlige og gruppene mht. valgfaglig kompetanse og oppfølging av regelverket for valggjennomføring. Som ved tidligere valg rekrutteres medarbeidere fra andre deler av Bergen kommune for å styrke kompetansen og kapasiteten i valggjennomføringen. Valgmedarbeidere vil også bli rekruttert eksternt som stemmemottakere, men også for å ivareta praktiske oppgaver sentralt. Oppgaver vil også bli løst ved kjøp av tjenester internt i Bergen kommune fra IKT Drift og Etat for bygg og eiendom. Som følge av at valgoppgavene er integrert i kontorets ordinære virksomhet arbeides det nå i større grad med utredning, planlegging og oppdatering av valgrutiner i mellomvalgåret. Det er ikke foreslått større endringer i valgloven eller valgforskriften for kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 som er av betydning for kommunenes ansvar i valggjennomføringen. Valgoppgavene er de samme og organiseringen og fordelingen av oppgaver kan i hovedsak følge den ansvars og arbeidsdelingen som er etablert ved de senere valgene. Ved kommunestyrevalget er valgstyret også ansvarlig for godkjenning av listeforslagene og stemmesedlene til kommunestyrevalget. 1
Forslag til vedtak: Valgstyret tar organiseringen av valgarbeidet for kommunestyre og fylkestingsvalget 2015til orientering. Dato: 15. januar 2015 Elin Solberg - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 2
Saksutredning: 1. Organisering av valgarbeidet Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Det er ikke foreslått større endringer i valgloven eller valgforskriften for kommunestyre- og fylkestingsvalget i 2015 som er av betydning for kommunenes ansvar i valggjennomføringen. Valgoppgavene er de samme og organiseringen og fordelingen av oppgaver følger i hovedsak den ansvars- og arbeidsdelingen som er etablert ved de senere valgene. Bystyret og valgstyret har det overordnede politiske ansvaret for valget. Ved kommunestyrevalget er valgstyret også ansvarlig for godkjenning av listeforslagene og stemmesedlene til kommunestyrevalget. Bystyredirektøren har det øverste administrative ansvaret og samordner valgoppgavene med den øvrige driften ved kontoret. Valgansvarlig har det løpende ledelsesansvar i forberedelse og gjennomføring av valget. Personalrådgiver og økonomirådgiver har, på samme måte som andre områder, ansvar for rådgivning og oppfølging av valget. Evalueringen av valggjennomføringen fra stortingsvalget i 2013 viser at det er noe behov for justeringer i organiseringen av valgarbeidet. Valgoppgavene inngår i Bystyrets kontors ansvarsområder og kontoret skal ha kompetanse og kapasitet til å ivareta så mye som mulig av valgoppgavene. Valgoppgavene fordeles som ved tidligere valg på enheter hvor beslektede oppgaver samles. Enhetene ledes av gruppeansvarlige, og samordningen ivaretas av bystyredirektøren og valgansvarlig. Fig. 1 Organisering av valgarbeidet Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Organiseringen av valgarbeidet har siden 2009 vært organisert ved å samle beslektede oppgaver i enheter ledet av en gruppeansvarlig. Inndelingen har variert noe fra gang til gang. Med bakgrunn i evalueringen av valget i 2013, ble det påpekt at det var behov for å styrke ledelse, oppfølging og samordning av valgoppgavene. Selv om alle ansatte ved Bystyrets kontor er tildelt valgoppgaver, er det i tillegg behov for å rekruttere noen valgmedarbeidere fra andre enheter i kommunen 3
og kjøp av tjenester i Bergen kommune. 7 av de 8 utførerenhetene er nå ledet av og i hovedsak bemannet med ansatte ved Bystyrets kontor. Oppgaveområdet IKT ledes fortsatt av og består av medarbeidere utenfor Bystyrets kontor. Totalt kommer 10 sentrale valgmedarbeidere fra andre enheter i kommunen, og av disse er 1 person frikjøpt i 100 % i valgåret. Videre i denne saken gis det beskrivelse av hvordan det administrative arbeidet er lagt opp og organisert med utgangspunkt i punktene til oppfølging som ligger inne i evalueringsrapporten av stortingsvalget 2013. Det vil bli lagt frem egne saker for gjennomgang av valgstyrets reglement og delegering av oppgaver til arbeidsutvalget og administrasjonen. Opplæring av valgstyret og arbeidsutvalget kommer også som egen sak. 2. Administrativ organisering «Klargjøre ansvar og oppgaver for bystyredirektøren, valgansvarlig og ansvarlige for de ulike oppgaveområdene» (fra evalueringsrapporten) Bystyredirektøren har et overordnet ansvar for valg og samordning av valgoppgaver med øvrige oppgaver ved kontoret. Bystyredirektøren vil ved gjennomføringen av kommunevalget i 2015 ha en mer aktiv rolle og være direkte inne i samordningen, bla ved å lede gruppen med de ansvarlige for valgoppgavene og ved å ha faste oppfølgingsmøter med valgansvarlig. Bystyredirektørens samordningsgruppe har valgoppgaver som fast post på sine møter hver 14. dag i valgåret, for å sikre en samordnet ressursstyring og personaldisponering. Valgansvarlig har det løpende ledelsesansvar i forberedelse og gjennomføring av valget. Dette ivaretas bla ved at det er utarbeidet en overordnet handlingsplan med milepæler for gjennomføringen av valget, og en tilhørende beredskapsplan for alle oppgaveområder. Valgansvarlig følger opp de løpende aktivitetene i gruppene og det konkrete samarbeidet mellom gruppene. Oppfølging av handlingsplan og gruppene rapporteres til bystyredirektøren. Ressursbehovet og ressursbruken i gruppene følges og legges frem for bystyredirektørens samordningsgruppe som skal avstemme valgoppgavene med kontorets øvrige virksomhet. De ansvarlige innenfor oppgaveområdene leder og gjennomfører arbeidet innenfor egen utførerenhet, og ivaretar faglig og praktisk samordning innen eget oppgaveområde. Gruppeansvarlige skal samordne egne aktiviteter med øvrige enheter for å bidra til en helhetlig valggjennomføring. Gruppene er pålagt å ha et gjennomgående samarbeid og rapportering på oppgaveløsningen i gruppeledermøtene. De gruppeansvarlige utarbeider egne handlingsplaner og beredskapsplaner innenfor eget oppgaveområde. «Vurdere behov for en nestleder for valgansvarlig» (fra evalueringsrapporten) Bystyredirektøren tar en større del av samordning og styring av valget i samarbeid med bystyredirektørens samordningsgruppe og valgansvarlig, og opplæringsansvarlig er frikjøpt i 100 % stilling for å kunne bidra valgfaglig og med støtte i gruppene for valgansvarlig. Det vurderes derfor ikke som nødvendig å ha en nestleder for valgarbeidet. Løsningen med at store deler av valgarbeidet integreres i de øvrige oppgavene for de ansatte, knytter også oppfølging av valgoppgavene tettere til de ordinære løpende oppgavene og oppfølging av dem. «Vurdere om oppgavefordelingen ved Bystyrets kontor mht. valgoppgaver og øvrige oppgaver er hensiktsmessig.» (fra evalueringsrapporten) Som det fremgår av punktene foran er det laget et system hvor valgoppgaver og øvrige oppgaver ses i sammenheng og avstemmes. Bystyredirektøren har sammen med valgansvarlig og samordningsgruppen 4
foretatt en vurdering av behov for kapasitet og kompetanse på valg og øvrige områder. Med en styrking på IKT-feltet, rekrutteringen fra andre avdelinger og bruk av eksterne og vikarer ved behov, skal det i utgangspunktet være både tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å ivareta både valgoppgaver og øvrige oppgaver. 3. Kjøp av tjenester «Få utført mer av valgarbeidet ved kjøp av tjenester og samtidig sikre at vi til enhver tid har tilstrekkelig erfaringskompetanse» (fra evalueringsrapporten) Bystyrets kontor har siden kommunevalget i 2007 benyttet kjøp av tjenester internt i Bergen kommune for utføring av valgoppgaver. Det benyttes i hovedsak tjenester fra IKT Drift og Etat for bygg og eiendom (EBE), og omfanget av tjenester har økt for hvert valg. Omfanget på kjøp av tjenester fra disse enhetene vil også øke ved gjennomføringen av kommunevalget i 2015. Elektronisk avkryssing i manntallet medfører at alle stemmesteder skal ha installert PC er og annet IKT utstyr, og det må sikres stabil nettilgang på stemmestedene. IKT Drift har testet valgtingslokalene og rapportert på behov for utbedring av nettilgangen i enkelte lokaler, testing av forhåndsstemmelokaler og institusjonene er under arbeid. Ny reserveløsning for stemmestedene er under vurdering i samarbeid med IKT Drift. Bystyrets kontor har også fått tilsatt en IKT- rådgiver som gir kontoret kompetanse som bestiller og til oppfølging av IKT arbeidet på valg. Omfanget av utstyr som skal fraktes til stemmestedene og variasjonen i type lokaler som skal rigges øker, og det er tilsvarende mye utstyr som skal vedlikeholdes og lagres. Bruken av EBE til pakking, transport, rigging og vedlikehold/lagring sikrer at en får tilgang til medarbeidere som kjenner lokalene, utstyret og har nødvendig utstyr, og forenkler logistikken for ansvarlige for lokaler og utstyr. Samarbeidet med EBE bidrar også til å øke kompetansen både hos EBE og ved Bystyrets kontor. Det er fortsatt behov for å styrke kompetansen på dette området, hvor oppgavene øker både i omfang og variasjon. For å sikre tilstrekkelig oversikt, kompetanse og kapasitet på oppgaveområdet materiell og stemmelokaler, er oppgavene knyttet til tilrettelegging av valglokalene på valgdagen skilt ut fra oppgavene knyttet til materiell og utstyr. De gruppeansvarlige er begge ansatte ved Bystyrets kontor med erfaring på feltet. 4. Rekruttering og bemanning Oppgavene som ligger til bemanningsgruppen er i hovedsak rekruttering av valgmedarbeidere som skal arbeide med forhåndsstemmegivning og valgarbeid i valglokalene valgdagen. Dette omfatter ca. 1000 personer, og er et omfattende administrativt arbeid. I tillegg kommer valgmedarbeidere som skal ivareta diverse oppgaver sentralt. Medarbeidere rekrutteres fra Bergen kommune og eksternt. All rekruttering vil bli ivaretatt av bemanningsgruppen i samarbeid med gruppene som skal benytte medarbeiderne. Bemanningsgruppen ledes av personalrådgiver ved Bystyrets kontor, og oppgavene ivaretas av ytterligere to medarbeidere fra kontoret. Opplegget for rekruttering og bemanning ble fremlagt og behandlet i valgstyrets møte 18.11.14 (VALGsak 54-14). 5. Opplæring Alle som arbeider som stemmemottakere og med øvrige valgoppgaver skal ta del i obligatorisk opplæring. I tillegg til selve kursingen for ca. 1000 personer kommer utarbeiding av opplæringsmateriell og brukerhåndbøker. 5
Opplæringen går i hovedsak over 3 uker i august måned. Kursene er en kombinasjon av teori og praktisk øving. Opplæringsansvarlig kommer fra fagavdeling barnehage og skole, men er frikjøpt i 100 % stilling i valgåret. Ytterligere 4 medarbeidere deltar i opplæringen hvorav 2 er fra Bystyrets kontor, 1 fra fagavdeling barnehage og skole og 1 fra HR- seksjonen. 6. Informasjon Kommunal -og moderniseringsdepartementet iverksetter informasjonstiltak som er rettet mot alle velgere og mot enkeltgrupper. Bystyrets kontor ivaretar informasjonstiltak som er rettet mot bergensvelgerne. Valgstyret behandlet i møte 18.11 2014, sak 55-14 «Informasjonsplan valg 2015». Målet for informasjonsarbeidet er å informere om hvordan, hvor og når en kan stemme, og informasjonsplanen beskriver hvilke kanaler som vil bli benyttet og tiltak som er rettet mot enkelt grupper. Ansvarlig for informasjon om valg er ansatt ved Bystyrets kontor. I tillegg har 3 medarbeidere ved kontoret oppgaver knyttet til informasjonsfeltet. Det er også etablert et tett samarbeid med Bergen kommunes Informasjonsavdeling, seksjon informasjon. 7. Forhåndsstemmegivning Forhåndsstemmegivningen omfatter all planlegging og gjennomføring av forhåndsstemmegivning ved faste stemmemottak, institusjoner og hjemme-stemmegivning. Oppgavene omfatter alt fra å avklare bruk av lokaler, plan for tilrettelegging av lokaler og utstyr, oppfølging av stemmemottakerne, kontroll av mottatte stemmegivninger mv. Forhåndsstemmegivningen er omfattende og pågår fra 1. juli frem til og med fredag før valgdagen. Forhåndsstemmegivningen vil omfatte ca. 18 faste stemmemottak, ca. 80 institusjoner og ca. 200 personer som vil avgi stemme i eget hjem. Ansvarlig for forhåndsstemmegivningen er ansatt ved Bystyrets kontor og ytterlige 3 medarbeidere fra kontoret har oppgaver på feltet. I tillegg kommer 1 medarbeider fra Kemneren, og det vil bli benyttet vikarer til sentrale oppgaver i tillegg til stemmemottakerne. 8. Valgoppgjør Valgoppgjøret omfatter mottak av stemmesedler og møtebøker fra stemmestyrene i valglokalene, skanning og telling av stemmesedler fra forhåndsstemmegivningen og valgdagsstemmingen, forberedelse til prøving av stemmegivninger, valgoppgjør/møtebok, rapportering til valgnatt og statistikk/rapporter. Arbeidet er intensivt i ukene før og etter valgdagen og omfatter mange prosesser som går parallelt. Arbeidet knyttet til sikkerhet og gode rutiner utgjør en stor del av arbeidet, og samarbeid med IKT Konsern og IKT Drift er sentralt i oppgaveløsningen. Ansvarlig for valgoppgjøret er ansatt ved Bystyrets kontor, og ytterligere 3 medarbeidere fra kontoret har oppgaver på feltet. I tillegg kommer to medarbeidere fra Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Det rekrutteres medarbeidere fra Bergen kommune og eksternt til utføring av diverse praktiske oppgaver. I tillegg kommer tjenester som kjøpes fra ekstern leverandør for skanningsprosessen. Det helhetlige ansvaret for EVA (Elektronisk Valg Administrasjonssystem) er lagt til denne gruppen, og to medarbeidere er superbrukere på systemet. 9. Valgdagslokaler Arbeidet med etablering og tilrettelegging av valglokaler til valgdagen er skilt ut i en egen enhet for å sikre at innredningen, bemanningen og at alt utstyr og materiell er på plass i lokalene og kvalitetssikret når valglokalene åpner valgdagen. Elektronisk avkryssing i manntallet på valgdagen har forsterket kravet til at lokalene er riktig innredet og har nødvendig utstyr. 6
Ansvarlig for oppfølging av valgtingslokalene er ansatt ved Bystyrets kontor, og ytterlige 4 medarbeidere fra kontoret har oppgaver på feltet. Innredning av valglokalene ivaretas gjennom oppdragsavtaler med IKT Konsern og Etat for bygg og eiendom. 10. Materiell og utstyr Både antall og type forhåndsstemme lokaler øker og flere lokaler skal nå innredes og utstyres fult ut av Bystyrets kontor. Kravene til utstyr i lokalene øker også som følge av at stadig flere av valgoppgavene forutsetter IKT- utstyr. Bruk av manuelle rutiner og manuelt utstyr må også videreføres for å ivareta reserveløsninger, og ikke alt kan løses ved hjelp av IKT utstyr. Omfanget av utstyr som skal fremskaffes er stort, og distribusjonen er omfattende og sammensatt. En del av valgutstyret gjenbrukes fra forhåndsstemmingen til valgdagen. Logistikken på tilkjøring og rigging av utstyr er krevende. Ansvarlig for materiell og utstyr er ansatt ved Bystyrets kontor, og ytterlige 1 medarbeider vil ha oppgaver på feltet. I tillegg kommer 1 medarbeider fra Kemneren, og eksternt rekrutterte medarbeidere. Pakking, distribusjon, kjøreoppdrag og rigging utføres av Etat for bygg og eiendom, og oppfølging av oppdrags avtale og gjennomføringen av oppgavene ivaretas av gruppeansvarlig for materiell og utstyr. 11. IKT Bruk av IKT- utstyr i valggjennomføringen omfatter nå forhåndsstemmemottakene, valglokalene på valgdagen og valgoppgjøret. Kravet til stabil nettilgang i lokalene krever oppdatering og overvåking av nettet i lokalene. Innkjøp av utstyr og gjennomføring av konkurranser er relativt omfattende og tidkrevende. Med elektronisk avkryssing i manntallet er tilrettelegging og rigging av alle stemmemottak en stor oppgave som må gjennomføres på kort tid Kommunen er selv ansvarlig for å teste at valgsystemet EVA fungerer med skanneroppsettet, og det gjennomføres volumtester for å sikre at valgoppgjøret blir korrekt og effektivt gjennomført. I mellomåret er nettilgangen i valglokalene testet, og det iverksettes tiltak i de lokaler hvor nettilgangen ikke er tilfredsstillende. Det legges til rette for reserveløsninger i alle lokaler inklusive forhåndsstemmemottakene og institusjonene. Ansvarlig for IKT- arbeidet er ansatt ved IKT Konsern. I tillegg kommer 1 medarbeider fra Trafikketaten, og 1 medarbeider fra Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Nytilsatt IKT rådgiver ved Bystyrets kontor vil samarbeide med ansvarlig for IKT- feltet i planlegging og gjennomføring av oppgavene på feltet. Det inngås som ved foregående valg en oppdragsavtale med IKT Drift for levering av tjenester, og kjøp av skannerløsning fra ekstern leverandør. 7