Opplæring i ESA Saksbehandlere

1 Opplæring i ESA Saksbehandlere Hvilke dokumenter skal journalføres i ESA og leveres arkivet Alt som oppstår som ledd i saksbehandlingen og har verdi som dokumentasjon: Inngående dokumenter som blir gjenstand for saksbehandling og egenproduserte dokumenter (utgående og interne) Mailer som er arkivverdig, skal sendes til post@lunner.kommune.no for journalføring inn i ESA Dokumenter som er relatert til ansettelsesforholdet: Søknader på stillinger Vitnemål, attester, kursbevis etc.. også etterutdannelser Ansiennitetsberegning Arbeidsavtaler Avtaler for tilkallingsvikarer Erklæring om taushetsplikt Redusering/øking av stillinger Kompetanseattest Arbeids- og stillingsbeskrivelse Permisjoner Alle permisjoner som har lønnskonsekvenser sendes til arkivet for journalføring - skal behandles av tjenesteleder først. Det gjelder også permisjoner med lønn som strekkes utover 14 dager Søknad om foreldrepermisjon/fedrekvote Søknad/Avtale om tjenestetelefon Oppsigelser og bekreftelse på mottatt oppsigelser Tjenestebevis Søknad/avtalen om seniorpolitisk tiltak Dialoger, notater fra samtaler og mailer ang. ansettelsesforholdet Oppfølging av sykmeldte fra Nav Rapportering til Nav om sydmeldte Søknad om tilretteleggingstilskudd Tilsagnet Refusjonskravet Unntak fra arbeidsgiverperioden - Kronisk sykdom og søknad om melding om vedtak Søknad om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger Søknad om attførings-/uførepensjon og AFP til KLP Den som skal skal søke på henvende seg om det direkte til lønn og få hjelp til søknaden Pensjonsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse

2 Produseres i ESA av saksbehandlere/tjenesteledere Arbeidsavtaler Avtale for tilkallingsvikarer Oppfølgingsplan for sykmeldt ansatt Innvilgelse/avtale om seniorpolitisk tiltak Avtale om tjenestetelefonordning Avslag på søknad om stilling i Lunner kommune Bekreftelse på mottatt oppsigelse av stilling Ansiennitetsberegning Kompetansekartlegging Arbeids- og stillingsbeskrivelse Kompetanseattest Svarbrev på åpen søknad til Lunner kommune Skjema som ikke ligger i ESA som må fylles ut og leveres arkivet: Søknad om tilretteleggingstilskudd Refusjonskrav for tilrettelegging Rapportering til Nav Erklæring om taushetsplikt Permisjonssøknader Søknad om unntak fra arbeidsgiveransvar for sykepenger Disse skal levers arkivet når det er produsert i ESA og fått underskrift: Arbeidsavtaler Avtale for tilkallingsvikar Oppfølgingsplan for sykmeldt ansatt (IOP Plan) Avtale for seniorpolitisk tiltak Avtale for tjenestetelefon Arbeids- og stillingsbeskrivelse Kompetanseattest

3 Lønn/personal produserer i ESA: Tjenestebevis Kvittering for mottatt politiattest Innvilgelse om attførings-/uførepensjon Pensjonsmeldingsskjema til Statens Pensjonskasse Søknad om avtalefestet pensjon til KLP Refusjonskrav Tilrettelegging Søknad Melding om vedtak (Kronisk sykdom) Arkivet: Foreløpig svarbrev Søknad på stilling i Lunner kommune Offentlig søkeliste

4 HVORDAN BRUKE FORSIDEN DIN: Mottatt post: Der er din innkomne post som du må se på, der kan du være saksbehandler, kopimottaker, mottaker. Er du saksbehandler Lage svarbrev eller Ta brevet til etterretning dvs. et brev du ikke skal gjøre noe med, og vil ha den bort ifra listen din. Velge Avskriv med kode, klikk på den velg arkivskrivningsmåte TE blir da borte ifra din liste Er du kopimottaker: Klikk på overskriften se på dokumentet blir da borte ifra din liste Blir dem ikke borte velg da utfør Lagre Er du mottaker: Velg avskriv med kode Velg avskrivningsmåte TE Lagre Under arbeid: Der ligger det dokumentene som du ikke har blitt ferdig med står i status R. Klikk på overskriften Velg endre dokument Gå ut med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Det kan også ligge utgående dokumenter der som arkivet har skannet inn dem tar dere utfør på etter at dere har sett på det Gjennomgå dokumenter som ligger under arbeid (Dokumenter som du ikke er ferdig med og dokumenter som arkivet har skannet inn som utgående) Klikk på forsiden Se på venstre siden Klikk på Under arbeid Får opp dem du ikke har blitt ferdig med dem står i status R (reservert av saksbehandler) Klikk på linken (blå strek under overskriften) Velg endre dokument Kommer da inn i dokumentet gjør endringene Gå ut med den blå vingen Velg ferdig og ekspedert De som er skannet av arkivet, se på dem og velg utfør

5 Mine saker: Alle dine saker skal ligger der helt til saken er ferdig - dine ansatte (personalsaker) skal ligge der helt til dem slutter. Da skal du gjøre: Finn den saken som skal avsluttes Velg Utfør Saken er ferdigbehandlet og kan avsluttes Lagre Er du på saken gå på endre Status F Lagre Søk: Velg Saker eller Journalpost Søk på fødselsdato (uten punktum) Søk på navn (fornavn og etternavn) Søk på ord Bruk av % og & Deler av ord bruk % f.eks ragn% (ragnhild) Flere ord bruk & f.eks ragnhild&normann Søk på deler av ord og flere ord f.eks ragn%&norman% (ragnhild normann)

6 Rød oppgavelinje: Lage svar: Klikk på lag svar under journalposten Velg mal Neste Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Velg aktivitet Lag svar Lag foreløpig svar: Klikk på foreløpig svar Velg mal Neste Fyll inn innhold Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Velg aktivitet Lag foreløpig svar Sett Utført eller Utført: Kun brukes på de som ligger under arbeid og at du vet at dokumentet er ferdig Fordele post til en annen saksbehandler: Under mottatt post Fordel Velg Saksbeh. - Lagre Under mine saker Fordel Velg Saksbeh. Lagre Endre oppgave: Her kan du endre ansvarlig, sette på ny frist og utsette oppgaven. Utsatt oppgave: Velg feltet utsatt til og sett inn den datoen du vil at dokumentet skal komme opp igjen på din mottatt post. Kalenderen vil også bli merket med gul på den datoen du har utsatt den til. Kan klikke på datoen. Det ligger også på venstre side under Mine oppgaver Klikk på: Utsatte oppgaver ligger da under der. Dette gjelder også dine saker

7 Lage Ny sak: Sjekke først på Søkeverdi om det finnes noe på det fra før Velg Ny sak Tittel: Tittelen på saken Tilgangsgruppe: Alle har en standard gruppe, men må endres ved personalsak, elevsak eller barnehagevedtak. F.eks.PERS, BARNEVB, ELEVHAS osv.. Arkivdel: Alle har en standard arkivdel, men må også endres som overnevnte, PERS06 (personalsak), HA06 (vanlige dokumenter), GNR06 (eiendomsarkiv) ELEV06 (elevarkiv), BARN10 (barnehagevedtak)osv Rull nedover til arkivkode Verdi, helt til venstre arkivkode Lagre sak Legg inn Parter: Lag ny sak Lagre Klikk på parter fra venstre side Klikk på ny part Fyll inn Her kan du legge inn så mange parter du ønsker med og velge ny part Klikk på Ok når du er ferdig Ny journalpost (Nytt dokument) Finn saken Velg nytt dokument (eller ny journalpost) Velg mal med pilen Neste Tittel: Tittelen på brevet

8 Unntatt offentlighet: Velg endre gradering Velge paragraf: Endre gradering Eksterne adressater velge alle (skjermer da avs/mottaker feltet) Innhold, linje 2 hakes av (linje to på journalposten blir skjermet) Legge inn kopimottaker intern/ekstern Velg ny/endre intern avs. mottaker Hak av på kopimottaker eller mottaker og fyll inn saksbehandler - Lagre Velg ny/endre ekstern avs.mottaker Hak av på kopimottaker og fyll inn navn og adresse - lagre Legge inn hovedmottaker: Rull ned til Etternavn/firma feltet Det er hovedmottakeren Fyll inn full adresse

9 Legge inn mailadress: Ønsker du å legge inn mailadressen klikk på pilen som er under poststed Produsere dokument: Lagre uten dokument Produser dokument Kommer inn i windows Fyll inn Bruk den blå vingen får å lagre dokumentet Får flere valg Er du ferdig med dokumentet velger du dokumentet er ferdig og ekspedert Er du ikke ferdig og vil inn igjen senere velger kun arkiver NB! Hvis du blir kastet ut eller går ut med rødt kryss, så gjør følgene: Dokumentet havner under arbeid Klikk på under arbeid ligger øverst der Klikk på detaljer to ganger Klikk på arkiver dokument da blir brevet ditt arkivert Velg da blyant for å endre dokument kommer da inn igjen i windows

10 Send som E-post: Journalposten på stå i status E (ferdig ekspedert) Velge aktivitet når du står i journalposten Send elektronisk Ekspeder journalpost Hvis ikke: Fyll inn mail adressen Legg til: Brukes når du skal sende til flere NB! Skal du sende kopi til noen anbefaler jeg at du legger inn kopimottakeren i journalposten under ny/endre eksterne avs. Fyll inn mail adressen For å sjekke om E-posten har blitt sendt: Klikk på: Oppfrisk Klikk på: Til i journalposten:

11 Lage svarbrev: Klikk på Lag svar Velg dokumentmal Nest Fyll inn innhold Lagre uten dokument Produser dokument Eller: Oppsøkt sak Klikk på detaljer på den journalposten du skal svare Valg aktivitet Lag svar Eller: Klikk på lag svar under journalposten Lag kopi av journalpost: Hent saken fyll inn saksnr. Finn den journalposten du ønsker og kopiere Klikk på detaljer på den journalposten Klikk på Velg Aktivitet Velg Lag kopi Lag kopi av sak: Søk opp saken Klikk på Velg Aktivitet Velg Lag kopi av sak

12 Legg inn vedlegg på journalpost Produser dokument Gå ut med blå vinge Velg Dette dokumentet er ferdig, men ikke de øvrige Klikk på oppfrisk Velg nytt vedlegg Dokumenttittel - endres Malnavn - Pdf v/tilknytting og andre maler hvis det skal produseres Lagre Her må det velges produser eller tilknytt på høyre side Til slutt velg dokumentet er ferdig og ekspedert

13 Kopier som vedlegg: Stå i den journalposten du ville kopiere Velg kopier som vedlegg Hent opp den journalposten du vil kopier det inn i Velg lim inn vedlegg

14 Tilknytt inn dokumenter fra ditt område (pc) Finn saken Lag nytt dokument Dokumentmal: PDF Type: U Neste Innhold: Fyll inn Fyll inn etternavn, fornavn og adresse Lagre uten dokument Tilknytt dokument Fil bla gjennom Velg den du vil tilknytte Hak av på ferdig og ekspedert Ok Lage flettebrev Finne saken Velg nytt dokument Velg mal Velg neste Hak av på dem som skal ha brevet eller legg dem inn på ekstern avs./mottaker Innhold. Feltet etternavn: OBS må skrive noe der for eksempel. Søkere/adressater Hak av på flettebrev Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet

15 Lag flettebrev - svarbrev: henting av parter Finne saken Velg nytt dokument Velg riktig mal Hak av på dem som skal ha svar eller hente parter se på NB Velg neste Innhold.. NB! Hvis du må hente opp partene gjør du slik Klikk på ny/endre ekstern avs./mott Hent adr.reg Klikk på alle parter i saken Hak av på dem som skal ha svar OK Hak av på flettebrev Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet Ferdig med brevet

16 SAKSFRAMLEGG Finnes det ikke sak på det fra før så lag Ny sak Fylle ut Lagre Klikk på Utvalgsbehandling (Er det sak fra før, finn saken og så klikk herfra) Ny/endre bandling Behandlingstype PS.. Sette inn utvalg.. i f.eks formannskapet Utvalgstype PS og RE Fyll inn de andre feltene etter behov Ok Lagre Nytt Saksframlegg

17 Lagre Nytt Saksframlegg Neste Fyll inn på Innhold osv.. Lagre uten dokument Produser dokument Lagre med blå vinge Velg Saksframlegg er ferdig. Sendes ledergruppe for godkjenning hvis du ikke skal legge inn vedlegg Legge inn vedlegg: Velg OK (bare arkivering av dokument) Velg oppfrisk Klikk på Nytt vedlegg Dokumenttittel Malnavn - Pdf v/tilknytting og andre maler hvis det skal produseres Lagre Her må det velges produser eller tilknytt på høyre side Til slutt velg dokumentet er ferdig og ekspedert Klikk på endre i journalposten Pil på status Velg til godkjenning i ledergruppa (L) Ok Lagre Skal saken videre til f.eks Kommunestyret i samme oppmelding Ny behandling 2 utvalg - Kommunestyret RE PS OK Lagre

18 JOURNALFØRING AV PERSONALSAKER SØK: Velg Saker eller Journalpost Søk på fødselsdato (uten punktum) Søk på navn (fornavn og etternavn) Bruk av % og & Deler av ord bruk % f.eks ragn% (ragnhild) Flere ord bruk & f.eks ragnhild&normann Søk på deler av ord og flere ord f.eks ragn%&norman% (ragnhild normann) NY SAK Sjekke først på Søkeverdi: Fyll inn Fødselsdato eller navn Velg Ny sak Tittel: Første linje Personalsak. Andre linje Fødselsdato og navn (uten pkt) Saksansvarlig: Endre til den tjenestelederen du har - Søk i forstørrelsesglasset eller føre inn initialene Tilgangsgruppe: PERS (Dette må endres hvis det står noe annet) Arkivdel: PERS06 (Dette må endres hvis det står noe annet) Rull nedover til arkivkode Verdi, helt til venstre fødselsdatoen (uten pkt) Lagre sak NY JOURNALPOST - NYTT DOKUMENT - (Arbeidsavtale og tilkallingsvikar) Finne saken ved å søke i søkeverdi feltet: fødselsdato eller navn Klikk på den du skal ha Personalsaken kommer opp Velg nytt dokument (eller ny journalpost) Velg mal med pilen (ANS/ANT) Neste Klikk på øvrige felt Endre på tilgangsgruppe til Pers Ok Tittel: Første linje - Arbeidsavtale 010110-010310 Vikariat 50% Assistent Tittel: Andre linje Roa barnehage (tjenestestedet) Rull nedover til Etternavn/firma feltet Fyll inn full adresse Lagre uten dokument Produser dokument Kommer inn i windows f.eks arbeidsavtalen Fyll inn Skriv ut Bruk den blå vingen får og lagre dokumentet Får flere valg Dokument er ferdig, sendes til oppgitt person til godkjenning Er du ferdig med dokumentet velger du dokumentet er ferdig og ekspedert Er du ikke ferdig og vil inn igjen senere velg kun arkiver Sendes elektronisk (e-post) Velg aktivitet sendes elektronisk fyll inn mail adressen og send

19 KVITTERING FOR MOTTATT OPPSIGELSE Forsiden Mottatt post Innkommet brev Oppsigelsen Bruk Lag svar (linjen under overskriften) Lager da svarbrev tilbake til den som har sagt opp sin stilling Velg mal (OPS) Neste Tittel: Kvittering for mottatt oppsigelse Avsender/mottaker er ferdig utfylt Velg Ny endre intern avs./mottaker (helt til høyre midten på bildet) Mottaker: Finn saksbehandler feltet fyll inn HHA (lønn) Velg ny avs./mottak knappen nederst Klikk to ganger Kopimottaker: VOR(IKT), RDS (Arkiv), SSW (Økonomi) Trykk Ok Produser dokument Husk blå vingen når du er ferdig med dokumentet Velg ferdig og ekspeder LAGE AVSLAG - SØKNADER PÅ STILLING Finne saken Velg nytt dokument Velg mal AVS Hak av på dem som skal ha avslagsbrev Velg neste Innhold Avslag på søknad. Velg produser Får da flettebrev Fyll inn det du skal Lagre med blå vinge Velg ferdig og ekspeder Kommer da tilbake til ESA der du skal velge Flett adresse Brevene flettes og da skal du skrive dem ut Gå ut med den røde vingen og Rødt kryss Ferdig med brevet