Konkurransegrunnlag for kjøp av Ekstern bistand til bankavtale for vergemålsmidler For levering til Justis- og beredskapsdepartementet, Vergemålsprosjektet 6. januar 2012 1
Innhold 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER... 3 1.1 Om Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsen gjelder... 3 1.4 Tidsplan for konkurransen... 4 2 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 3 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER... 5 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse... 5 3.1.1 Generelt om leveransen... 5 3.1.2 Opsjon... 6 3.2 Forutsetninger... 6 3.3 Gjennomførings- og leveringstidspunkt... 6 3.4 Kontrakt... 6 3.5 Tildelingskriterier... 6 4 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 4.1 Anskaffelsesprosedyre... 7 4.2 Forenklet kunngjøring... 7 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted... 7 4.4 Tilbudsfrist... 8 4.5 Vedståelsesfrist... 8 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse... 8 2
1 Oppdraget og administrative bestemmelser Justis- og beredskapsdepartementet v/vergemålsprosjektet inviterer kompetansemiljøer til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Ekstern bistand til bankavtale for vergemålsmidler. Invitasjonen skjer med forbehold om at det i anskaffelsesperioden ikke skjer endringer i forutsetningene for invitasjonen. I så fall kan konkurransen avlyses uten nærmere begrunnelse. 1.1 Om Oppdragsgiver Vergemålsprosjektet i Justis- og beredskapsdepartementet forbereder gjennomføring av Vergemålsreformen som tar sikte på ikrafttredelse av ny vergemålslov fra 1.7.2013. Vergemålsreformen omfatter bla.: Ny vergemålslov Endring i Utlendingsloven representantordning for enslige mindreårige asylsøkere Avvikling av overformynderiene i kommunene Lokal vergemålsmyndighet legges til Fylkesmennene Etablering av sentral vergemålsmyndighet Nasjonale ordning og vilkår for forvaltning av finansielle midler som er underlagt vergemålsmyndighetens forvaltning 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Prosjektleder Oddbjørn Vassli E-postadresse : oddbjorn.vassli@jd.dep.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsen gjelder Vergemålsreformen er nå inne i gjennomføringsfasen etter at Stortinget bevilget midler til reformen i statsbudsjettet for 2012 med sikte på at den nye loven kan tre i kraft fra 1.7.2013. I 2011 har reformen vært gjennom en forprosjektfase. Sluttrapporten fra forprosjektfasen er godkjent av departementet med tilhørende gjennomføringsplan. Alle vesentlige dokumenter og informasjon om loven og reformen er lagt ut på www.regjeringen.no/jd/vergemaal En vesentlig arbeidsoppgave hos den nye lokale vergemålsforvaltningen (fylkesmennene) er forvaltning av økonomiske midler som tilhører de vergetrengende. Anslagsvis er det 20-25 tusen personer som har midler til forvaltning hos vergemålsmyndighetene og samlet sum utgjør rundt 13 milliarder kroner. Hvordan disse midlene skal forvaltes er regulert i den nye vergemålslovens 51: 3
Vergemålslovens 51, 1 ledd sier at finansielle eiendeler som fylkesmannen har til forvaltning for personer under vergemål, skal plasseres som bankinnskudd på individuelle konti i bank. Vergemålslovens 51, 2. ledd sier deretter at den sentrale vergemålsmyndigheten skal forhandle om innskuddsvilkårene på vegne av fylkesmannen og fastsetter hvilke finansinstitusjoner som skal benyttes for innskuddsformål. I forprosjektfasen er det gjort en overordnet utredning om de ulike aspekter som finansforvaltningen i den nye vergemålsordningen krever. Her er også problemstillingen om etablering av bank/fondsløsning for vergemålsmidlene berørt. Det er senere avklart at fondsløsningen ikke skal utredes nærmere, men at lovens opprinnelig løsning om plassering i bank skal realiseres. Rapporten som ble utført av KPMG kan leses her: http://www.regjeringen.no/upload/jd/vergemal/kpmg.pdf Med denne invitasjonen søker Justisdepartementet ekstern bistand til utredning av relevante vilkår knyttet til nasjonale avtaler med bank om plassering av vergemålsmidler på individuelle konti og hvordan prosessen for valg av finansinstitusjoner kan settes opp. 1.4 Tidsplan for konkurransen Planlagt Aktivitet 6. januar Konkurranse kunngjort på Doffin 26. januar Tilbudsfrist 3. februar Tilbudsevaluering og valg av tilbyder gjennomført 13. februar Kontraktsinngåelse 20. februar Oppstart av kontrakt 2 Krav til leverandørene Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen 2. Tilfredsstillende HMS-system Undertegnet HMS-egenerklæring 3. Leveringsdyktighet dvs evne til å tilby etterspurt kompetanse og kapasitet i perioden fra 20. februar til 27. april inkludert håndtering av sårbarhet Bekreftelse på leveringsdyktighet i tilbudsbrevet undertegnet av ansvarlig leder hos tilbyder 4
3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 3.1.1 Generelt om leveransen Innleid rådgiver(e) skal lede og gjennomføre arbeidet med utredningen. Rådgiver(ne) kan søke informasjon fra ulike kilder, kompetansemiljøer og myndigheter underveis. Rådgiver(ne) rapporter til prosjektleder for Vergemålsprosjektet som også kan bidra som sparringspartner underveis. Utredningen skal foretas innenfor rammene av vedtatt vergemålslov og foreliggende forslag til vergemålsforskrift samt annen relevant lovgivning. Utredningen skal eksplisitt utrede følgende temaer: a. Avklare hvordan staten på en ryddig og legal måte kan gå fram for å etablere nasjonale avtaler for plassering av vergemålsmidler bla. i forhold til anskaffelsesregelverket, konkurranseregelverket og relevant EU/EØSregelverk på området. b. Foreslå en konkret plan for etablering av avtalene med siktemål at avtalene skal være på plass senest ved utgangen av 2012 c. Vurdere hvilke vilkår som er mest relevante å legge til grunn ved inngåelse av slike bank/forvaltningsavtaler. I tillegg til tradisjonelle innskuddsvilkår som renteavkastning og gebyrer, bes det videre utredet temaer som sikkerhet for innskutte midler og effektive administrative prosesser mellom aktuelle finansinstitusjoner og fylkesmennene som lokale forvaltere av midlene d. Vurdere hva som er legal og god tidsperiode for avtalenes lengde, og hvordan det kan sikres at avtalene blir tilstrekkelig dynamiske for både å følge utviklingen i finansmarkedene, utviklingen innenfor vergemålområdet og den generelle samfunnsutviklingen e. Fylkesmannen som lokal vergemålsmyndighet har behov for å opprette og avvikle et betydelig antall forvaltingskonti hvert år. Utredningen bes vurdere hvordan dette kan løses på en effektiv måte innenfor rammene for hvitvaskingsloven og de formelle krav som der settes for opprettelse av bla. bankkonti f. Det vil være en betydelig samhandling mellom valgte banker og fylkesmennene. Utredningen bes vurdere hvordan disse prosessene kan skje mest mulig digitalt og effektivt og gi innspill på hvilke krav dette setter til vergemålsapplikasjonen som er under utvikling g. En sentral målsetting med ny vergemålsordning også på det finansielle området er å oppnå en større grad av likebehandling for personer med vergemål. Et sentralt element i forarbeidene har vært like innskuddsvilkår uavhengig av hvor du bor. Utredningen bes vurdere hvordan likebehandling kan gjennomføres i en ordning med svært varierende størrelser på innskuddene og innskuddshorisont h. Utarbeide til slutt forslag til avtale for vergemålsmyndighetens etablering av innskuddsavtaler med bankene om plassering av vergemålsmidlene i. Andre relevante problemstillinger som utreder finner relevant for å sikre en god forvaltning av de økonomiske midler som vergemålsmyndighetene har til forvalting tilhørende personer med vergemål 5
3.1.2 Opsjon Det inngår i konkurransen behov for mulig oppfølgende bistand i 2012 i prosessen med etablering av bankavtalene. 3.2 Forutsetninger 1. I samarbeid med Vergemålsprosjektet vil rådgiver få stilt til disposisjon et mindre antall ressurspersoner fra dagens overformynderier, vergemålsprosjektet, fylkesmennene og Statens sivilrettsforvaltning som kan benyttes som informanter og sparringspartnere i løsningen av mandatet 2. Utredningen skal være så konkret og operativ at den kan legges direkte til grunn for en prosess med å komme fram til omtalte nasjonale avtaler med bank for plassering av vergemålsmidler 3. Utreder må legge til grunn at utredningen vil være offentlig. Justisdepartementet vil vurdere å gjennomføre en begrenset høring av utredningen/anbefalingene mot relevante myndigheter, kompetansemiljøer og interesseorganisasjoner. 4. Utredningen skal leveres som 2 innbundne rapporter samt word- og pdf-fil. 3.3 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Arbeidet med forprosjektet starter straks kontrakt er inngått (antatt 20. februar) og sluttrapport skal leveres prosjektleder for Vergemålsprosjektet senest fredag 27. april.. 3.4 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for kjøp av konsulenttjenester Bistandsavtalen jfr. http://www.difi.no/artikkel/2009/11/avtale-om-konsulentbistand-ssa-b 3.5 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier: Tildelingskriterier Dokumentasjon Vekting Pris Timepris for tilbudte rådgivere sammen med estimat over medgått timeforbruk Prismatrise som viser antatt totalkostnad for bistanden basert på timepris og timeforbruk 30 % Oppdragsforståelse dvs. konkretisering av hva som etter tilbyderes mening inngår i oppdraget med anvisning av relevant arbeidsmetodikk Relevant kompetanse for tilbudt rådgiver(e). Det vil spesielt vektlegges kjennskap til og erfaring fra både den lovmessige og finansielle siden Personlig egnethet for tilbudt rådgiver(e) Milepæl-/ aktivitetsplan for gjennomføringen Arbeidsmetodikk Beskrivelse av sluttleveranser CV for tilbudte rådgivere med relevant referanser Intervju vil bli gjennomført for de mest aktuelle tilbyderne etter at pris, oppdragsforståelse og relevant kompetanse er vurdert. Mest aktuelle møtedato er torsdag 2. februar 30 % 30 % 10 % 6
Justisdepartementet tar forbehold om å forkaste alle innkomne tilbud hvis overstående tildelingskriterier ikke tilfredsstilles i tilstrekkelig grad. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. Denne anskaffelsens anslåtte verdi antas å ligge under den nasjonale terskelverdi på kr 500 000 ekskl. mva. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. Konkurransen vil bli gjennomført som en anbudskonkurranse. Forhandlinger er ikke tillatt. Leverandøren oppfordres til å gi sitt beste tilbud. 4.2 Forenklet kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring. 4.3 Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudet skal leveres i ett fysisk eksemplar på norsk i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes Bankavtale vergemål. I tillegg leveres tilbudet elektronisk på minnepenn eller lignende. Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet tas Bekreftelse på leveringsdyktighet jfr. kvalifikasjonskrav 3 Tilbudet skal sendes til Prosjektleder Oddbjørn Vassli Justis- og beredskapsdepartementet Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo eller leveres til: Justis- og beredskapsdepartementet Gullhaug Torg 4A Nydalen, Oslo Det er ikke anledning til å ta imot tilbud pr e-post. 7
4.4 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til torsdag 26. januar kl. 15.00 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 4.5 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 28.02.2012 4.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 8