1 Rutine for Altinn innsending og Altinn retur 1.1 Sette opp systemet Du må sette opp systemet som beskrevet nedenfor når du skal levere oppgaver via Altinn. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett integrasjon. 2. Når du genererer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse direkte eller via skjermbildet Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Sende skjema automatisk ved generering. Vi anbefaler at du velger Nei i dette feltet. 3. Velg menyen Fil Bruker. 4. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: Merk feltet Tilgang Altinn portal. Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn Portal oppgir du fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal oppgir du datasystem ID og passord som systemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten.
5. Hvis du har flere klienter og skal benytte samme datasystem ID og passord på alle klientene, registrerer du datasystem ID og passord og klikker Oppdater alle klienter. 6. Hvis datasystem ID og passord er forskjellig på klientene, merker du aktuell klient i listen, registrerer datasystem ID og passord og klikker Bekreft. 1.2 Overføre oppgaver til Altinn 1.2.1 Skattekortoverføring 1. Velg oppgavevalget Periodens lønn Oppdatere skattekort Forespør skattekortopplysninger.
2. Velg Varseltype. Her har du to valg: Varsel ved første endring Ingen varsling Hvis du sender inn forespørsel med Varsel ved første endring, vil du få beskjed hvis noen av dine ansatte har endret skattekort. 3. Velg hvilket år du ønsker å forespørre skattekortopplysninger for. 4. Fyll ut kontaktinformasjon med navn, mobilnummer og e-postadresse. Feltene er obligatoriske. Hvis du har bedt om Varsel ved første endring, så er det denne informasjonen som blir brukt til varsling. 5. Klientutvalg, her har du to valg: Kun pålogget klient Velg blant tilgjengelige klienter Hvis du velger Kun pålogget klient, vil du sende forespørsel kun for ansatte i den klienten du er pålogget. Hvis du velger Velg blant tilgjengelige klienter får du opp et valg på høyre side der du velger hvilke klienter du ønsker å sende forespørsel for.
6. Hvis du under Klientutvalg har valgt Velg blant tilgjengelige klienter, vil Innsendingsfordeling bli aktivt. Her vil du da ha to valg: Alle valgte i samme innsending En innsending pr klient Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil det sendes inn èn fil med ansattinformasjon for alle valgte klienter. Det vil da også bare komme èn returfil tilbake. Hvis du velger En innsending pr klient, vil det lages èn fil pr klient med klientens organisasjonsnummer som innsender. 7. Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil du under Innsender kunne velge om innsender skal være Pålogget klient eller Felles overordnet innsender. Felles overordnet innsender kan brukes av regnskapsbyråer og lønnssentraler, der det er regnskapsbyrået eller lønnssentralen som har fått delegert altinn-rettighetene fra sine klienter. Informasjonen her angir firma i Altinn hvor skattekortinformasjonen ønskes returnert. Dette firmaet behøver ikke være en klient i Lønn 5.0, men må være registrert med samme datasystemid i Altinn som pålogget klient. 8. Velg Personutvalg. Her har du tre valg: Spør på alle. Dette MÅ du velge ved første forespørsel i året, men valget kan også brukes ved forespørsel ellers i året. Når du velger dette, vil det dannes en fil med alle dine aktive ansatte (ansatte med status Sluttet under Kartotek Personer, vil ikke bli tatt med i
forespørselsfilen), og du får tilbake en fil med skattekortopplysninger på alle. Spør på endringer og de som mangler skattekortinfo. Her vil du få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger, pluss at du sender med en fil med de av dine ansatte som ikke har skattekortinformasjon registrert (for eksempel nyansatte). Spør på kun endringer. Her vil du kun få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger. På høyre side under Personer funnet vil man se hvor mange og hvilke ansatte det blir sendt forespørsel på. Dersom du har registrert en ansatt uten gyldig fødselsnummer, vil den ansatte ikke komme med i filen, og du vil få beskjed om det nederst på siden. 9. Klikk (Eksport) Hvis du under Kartotek Firmaoppsett har sagt at skjemaer til Altinn skal sendes automatisk, vil skattekortforespørselen nå være sendt. 10. Hvis du ikke har automatisk innsending, vil du etter å ha klikket komme inn i bildet Altinn innsending. Merk linjen for ESkattekortforespørsel og klikk Send. Når meldingen har fått status Ferdigbehandlet i Altinn, så er overføringen ferdig. For mer informasjon om funksjoner i oppgaven Altinn innsending, klikk skjermbildet. i dette
1.2.2 Terminoppgaver 1. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave. 2. Merk av aktuelle rapporter. 3. Klikk, nå vil fil og rapporter genereres. 4. Kontroller rapportene. Klikk deretter og systemet klargjør fil til Altinn. Hvis du har valgt Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett, mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending, se neste punkt. Hvis du har valgt Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet menyen Verktøy Altinn innsending hvor du kan sende filer til Altinn. 1. I menyvalget Verktøy Altinn Altinn innsending vises alle genererte oppgaver og status på innsendelser. 2. Merk oppgaven(e) du skal sende inn og klikk Send (eller Feilsøking). Vi anbefaler at du kontrollerer status på innsendte oppgaver her ved å merke aktuell oppgave og klikke Hente status. Du kan også kontrollere status på bedriftens side på www.altinn.no. For mer informasjon om funksjoner i oppgaven Altinn innsending, klikk skjermbildet. i dette 1.2.3 Lønns- og trekkoppgaver 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn. 2. Klikk, nå vil fil genereres. 3. Klikk deretter og systemet klargjør fil til Altinn. 4. Hvis du har valgt Ja til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett, mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte
til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending, se neste punkt. Hvis du har valgt Nei til å sende skjema direkte til Altinn i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet menyen Verktøy Altinn innsending hvor du kan sende filer til Altinn. 5. I menyvalget Verktøy Altinn Altinn innsending vises alle genererte oppgaver og status på innsendelser. 6. Merk oppgaven(e) du skal sende inn og klikk Send (eller Feilsøking). Vi anbefaler at du kontrollerer status på innsendte oppgaver her ved å merke aktuell oppgave og klikke Hente status. Du kan også kontrollere status på bedriftens side på www.altinn.no. For mer informasjon om funksjoner i oppgaven Altinn innsending, klikk skjermbildet. i dette 1.3 Hente inn returmeldinger i menyvalget Altinn retur I menyvalget Verktøy Altinn Altinn retur kan du hente inn igjen kvitteringer/returfiler på skjemaer/filer du har sendt inn via Altinn innsending. Du kan ikke benytte MinID, BuyPass eller andre kodebrikker for innhenting via AltInn til sluttbrukersystemer. Vi anbefaler at du angir mobiltelefonnummerr knyttet til ditt personnummerr inne i AltInn portalen, så får du tilsendt pin via SMS. Alternativt kan du bruke engangskode fra Altinn-brev. Pr i dag kan du hente inn igjen Betalingsopplysninger terminoppgaver Skattekortoverføring Kvittering lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave for arbeidsgiveravgift I fanen Hent returmeldinger fra Altinn vil du finne opplysninger om din påloggingsinformasjon mot Altinn. Du vil få fram opplysninger for det
organisasjonsnummeret som du er innlogget på i Lønn 5.0. Hvis du skal hente opplysninger for klienter med andre organisasjonsnummer, må du logge inn på den klienten. Hvis du ikke ønsker å bruke denne funksjonaliteten, har du fortsatt mulighet til å hente disse opplysningene på www.altinn.no som før. 1.3.1 Skattekortoverføring Hvis du har sendt inn skattekortoverføring via Altinn innsending, vil du tidligst dagen etter kunne hente oppdaterte skattekortopplysninger i Altinn retur under fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 1. Velg Oppdaterte skattekortopplysninger i filter og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 2. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinn-brev.
3. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg inn på Altinn. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige vil legge seg som linjer i bildet. 4. Merk linjen og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger. 5. Velg oppgavevalget Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdater skattekortopplysninger. 6. Hent inn filen slik: a) Hvis du har hentet inn filen via Altinn retur, vil du finne den igjen øverst i bildet. Dobbeltklikk på filen.
b) Hvis du har hentet filen inne på www.altinn.no og lagret filen på harddisk, klikk og hent opp filen. 7. Klikk. Systemet oppdaterer personenes skattekortopplysninger. 1.3.2 Betalingsopplysninger terminoppgave Hvis du har sendt inn terminoppgaven via Altinn innsending, kan du etter kort tid hente inn betalingsopplysninger terminoppgave i Altinn retur under fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 1. Velg Betalingsopplysninger terminoppgaver i filteret og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 2. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinn-brev.
3. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg inn på Altinn. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige, vil legge seg som linjer i skjermbildet. 4. Merk linjen og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger.
5. Merk linjen og høyreklikk. Velg Vis betalingsinformasjon og betalingsinformasjonen vil vise seg på høyre side i bildet. 6. Hvis du høyreklikker inne i betalingsinformasjonen, kan du velge å skrive ut. 7. Betalingsinformasjonen inneholder beløp, KID-nummer og bankkontonummer som du bruker når du skal betale arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. 1.3.3 Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave Hvis du har sendt inn lønns- og trekkoppgavene via Altinn innsending, kan du hente inn kvittering og årsoppgave i Altinn retur. Skatteetaten oppgir at de vil sende ut årsoppgaven fra midten av januar. Hvis du sender inn lønns- og trekkoppgavene etter det (og før fristen går ut 31. januar), skal årsoppgaven komme i retur innen 72 timer. 1. Velg Årsoppgaver og Andre meldinger i filteret og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn.
2. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinn-brev. 3. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg på Altinn. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige, vil legge seg som linjer i bildet.
4. Merk linjen(e) og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen(e) vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger. 5. Dersom du har mottatt en Kvittering- og feilliste, merker du linjen og høyreklikker. 6. Klikk på Kvittering/feilliste, lønns- og trekkoppgaver.pdf, og du vil få opp kvitteringen på høyre side. 7. Høyreklikk når du står i kvitteringslisten og velg Skriv ut. 8. Dersom du har mottatt Årsoppgaven, merker du linjen og høyreklikker. 9. Du får nå valget om du ønsker å se Årsoppgaven i pdf-format eller xml-format. Du skal vanligvis velge pdf-format. Du vil nå få opp Årsoppgaven på høyre side i skjermbildet. 10. Høyreklikk når du står i årsoppgaven og velg Skriv ut.