Flatanger kommune Rådmann i Flatanger Saksmappe: 2012/3071-30 Saksbehandler: Rune Strøm Saksframlegg Utredning; Samkommunedeltakelse. Antakelse av tilbud om utredningsbistand Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Formannskap Rådmannens innstilling Flatanger kommune antar tilbud fra Trøndelag Forskning og Utvikling av 14.12.2012 for å gjennomføre utredning om evt. samkommunedeltakelse. Myndighet til å fatte vedtak i saken er hjemlet i kommunestyrets vedtak i sak 83/12.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S 03.04.2012 Fornyet vurdering; Kommunens strategi m.h.t. interkommunalt samarbeid. I 15.05.2012 INTERKOMMUNALT Einar Johan Jakobsen SAMARBEIDE - RAPPORT. X 25.06.2012 Særutskrift - Fornyet vurdering, Kommunens strategi m.h.t. interkommunalt samarbeid. U 25.06.2012 Fornyet vurdering; Kommunens strategi m.h.t. interkommunalt samarbeid. S 10.08.2012 Mandat, organisering og framdriftsplan for utredningsarbeidet som skal danne grunnlag for beslutningen om evt. søknad om medlemsskap i Midtre Namdal Samkommune. I 15.06.2012 Evaluering av samkommuneforsøket. Prosess fram mot beslutning om organisering av interkommunale tjenester. U 23.08.2012 Mandat, organisering og framdriftsplan for utredningsarbeidet som skal danne grunnlag for beslutningen om evt. søknad om medlemsskap i Midtre Namdal Samkommune. U 07.09.2012 Oppstartsmøte, "Utredning som grunnlag for evt. samkommunemedlemskap" X 14.09.2012 Møtereferat fra møte i prosjektgruppa for utredning av samkommunedeltakelse, 13.9.12 U 14.09.2012 Møtereferat fra prosjektgrippemøte 13. sept 2013 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag m.fl. Midtre Namdal samkommune Olav Jørgen Bjørkås m.fl. Olav Jørgen Bjørkås m.fl. Olav Jørgen Bjørkås m.fl. U 17.09.2012 Forespørsel om oppdrag. 'torbjorn.wekre@kdu.no' U 21.09.2012 Innkalling til møte i prosjektgruppa for utredning av samkommunedeltakelse Per Bårdsen m.fl. X 05.10.2012 Prosjektplan I 08.10.2012 Flatanger kommune - Midtre Namdal Samkommune Rune Stølan U 10.10.2012 FW: Flatanger kommune - Midtre 'post' m.fl. Namdal Samkommune U 09.11.2012 Konkurransegrunnlag 'firmapost@agendakaupang.no' U 09.11.2012 Konkurransegrunnlag 'sanda@tmforsk.no' U 09.11.2012 Konkurransegrunnlag 'post@tfou.no' U 09.11.2012 Konkurransegrunnlag 'trondheim@asplanviak.no'
U 09.11.2012 FW: Konkurransegrunnlag Liv Ingeborg Brønstad m.fl. S 19.11.2012 Endring i framdriftsplan; Utredning - samkommunedeltakelse I 06.12.2012 ALTERNATIVE Einar Johan Jakobsen FORVALTNINGSRETNINGER I NT I 13.12.2012 FW: Tilbud 12/3071 - kopi av tilbud Postmottak Flatanger kommune med vedlegg på "Utredning; Samkommunedeltakelse" X 17.12.2012 Særutskrift - Endring i framdriftsplan; Utredning - samkommunedeltakelse U 17.12.2012 Endring i framdriftsplan; Utredning Arbeidsgruppa v/ leder Olav J - samkommunedeltakelse I 17.12.2012 Tilbud utredning samkommunedeltagelse - Trøndelag Forskning og I 13.12.2012 Tilbud på utredning av samkommunedeltagelse - Telemarksforskning Bjørkås m.fl. Trøndelag Forskning og Utvikling Telemarksforskning U 18.12.2012 Innkalling til prosjektgruppemøte; 'post' m.fl. Utredning Samkommune X 24.12.2012 Sammenstilling av tilbud Rune Strøm S 08.01.2013 Utredning; Samkommunedeltakelse. Antakelse av tilbud om utredningsbistand Saksopplysninger Først litt om bakgrunn: Kommunestyret har i møte den 20.6.12 gitt følgende mandat til formannskapet: Flatanger kommune igangsetter en utredning som skal danne grunnlag for om kommunen skal søke medlemskap i Midtre Namdal Samkommune. Utredningen legges frem for kommunestyret som egen sak, senest til førte kommunestyre våren 2013. Formannskapet får i fullmakt å definere og organisere prosjektet. I påfølgende formannskapsmøte ble det nedsatt en egen prosjektgruppe som fikk følgende delmandat: Innen 13. November 2012 legger prosjektgruppen fram for formannskapet et forslag på organisering, tiltaksplan, finansieringsplan for en utredning som skal danne grunnlag for om kommunen skal søke medlemskap i Midtre Namdal Samkommune. Prosjektgruppen rapporterer direkte til formannskapet. Prosjektgruppen er sammensatt på følgende måte: Olav Jørgen Bjørkås (ordfører), leder Birgit Fossvik (Medlem i formannskapet) Per Bårdsen (Utdanningsforbundet), representant for arbeidstakerne Liv Ingeborg Brønstad (Helse- og omsorgssjef)
Rune Strøm (rådmann), sekretær Prosjektgruppen har til nå hatt 4 møter, samt organisert et temamøte for kommunestyrerepresentantene. Prosjektgruppen besluttet at utredningsarbeidet skal søkes settes bort til eksternt konsulentmiljø. Dette betyr imidlertid ikke at prosjektgruppe og kommunens administrasjon ikke kan være bidragsytere i utredningsarbeidet. En ser for seg at ekstern oppdragsgiver kan dra veksler på både kunnskap i prosjektgruppe, politisk og administrativt miljø i Flatanger kommune, samt samkommunens egenevaluering/følgeforskning. Prosjektgruppen har, i samarbeid med Distriktssenteret, definert opp krav til innhold i utredning, jfr. kravspesifikasjon. Prosjektgruppen har rapportert tilbake, samt orientert, både formannskap og kommunestyre underveis i prosessen. Videre er det meldt tilbake om at satte tidsfrister i mandat ikke kan overholdes. I Kommunestyrets sak 83/12 den 12.12.2012 ble følgende vedtak fattet: Fristen for å fremme egen sak vedr. kommunens framtidige tilknytning til Midtre Namdal Samkommune, med tilhørende utredning som grunnlag, settes til kommunestyrets junimøte 2013. Forutsatt at utredningsarbeidet kan utføres innenfor økonomiske ramme fastsatt i budsjett for 2013, får formannskapet i fullmakt å anta tilbud på ekstern utredning. I kommunestyrets budsjettvedtak ble det avsatt en økonomisk ramme på kr. 300.000,- eks mva for å gjennomføre eksternt utredningsarbeid. Prosjektgruppen utarbeidet høst 2012 et konkurransegrunnlag, med kravspesifikasjon på hva en utredning skal inneholde, som ble tilsendt 4 ulike konsulentmiljø. Tilbudsfristen ble satt til 17. desember 2012. Kommunen har fått inn to tilbud, med bakgrunn i utsendt konkurransetilbud, begge levert før tilbudsfrist den 17.12.12 kl. 12.00. Følgende har levert: - Telemarksforskning - Trøndelag Forskning og Utvikling (Tfou) Det ble også sendt ut konkurransegrunnlag til Asplan Viak og Agenda Kaupang. Disse har ikke levert tilbud. Begge tilbud anses som fullstendige i h.h.t krav satt i konkurransegrunnlag utsendt 9.11.2012, og en finner ikke forhold verken ved leverandør eller tilbud som skulle tilsi avvisning. I kommunens konkurransegrunnlag er følgende kriterier for tildeling satt: Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling skjer på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, sammenholdt med en totalvurdering iht. følgende tildelingskriterier, med vekting: 1. Relevans og kvalitet i tilbudt kompetanse, vekting 60 % 2. Pris, vekting 40 %
Det vil bli lagt vekt på at tilbyder har god innsikt i temaet for dette oppdraget. Vi ber om at prosjektbeskrivelsen beskriver leverandørens kompetanse, gjennomføringsopplegg, framdriftsplan og angivelse av leveringstidspunkt. Den må også beskrive organisering av arbeidet, herunder hvem som skal ha ansvar for og gjennomføre arbeidet, samt beskrivelse av eventuelt samarbeid med andre. Nærmere om tildelingskriteriene Relevans og kvalitet i tilbudt kompetanse: o Relevant kompetanse for dette oppdraget hos de som skal gjennomføre oppdraget o Redegjørelse og begrunnelse for hvordan oppdraget vil løses Pris: o Vil bli vurdert ut fra total ramme for arbeidet sammenholdt med hva som iht. prosjektbeskrivelsen vil bli levert. Pris skal oppgis som totalpris for hele oppdraget, inkludert merverdiavgift. Sammenstilling av tilbud sett opp mot kommunens kravspesifikasjon: Begge tilbud går igjennom hvorledes oppdraget tenkes løst med utgangspunkt i kommunens kravspesifikasjon. For nærmere beskrivelser henvises til framlagte tilbud, som ved behov vil bli nærmere presentert i møte, sammen med kommunens konkurransegrunnlag. Vurdering av relevans og kvalitet i tilbudt kompetanse (60% vekting). 1. Økonomi effektiv ressursbruk organisatoriske konsekvenser: Prosjektsgruppens bestilling/kravspesifikasjon: Hvilke økonomiske konsekvenser vil det gi for Flatanger kommune ved følgende alternativ: o Flatanger inngår som likeverdig part/fullt medlemskap i samkommunen? o Flatanger velger å stå utenfor samkommunen (som nå), og kjøper enkelte tjenester fra samkommunen gjennom ordinært kjøp og vertskommunesamarbeid? Hvilke organisatoriske konsekvenser vil en eventuell overgang til medlemskap i samkommunen medføre for egen kommunal organisasjon? Telemarksforskning s løsningsforslag: - Vil presentere to ulike scenarioer m.h.t. økonomi, om en er medlem eller ikke, i samkommune. Tar utgangspunkt i kostratall. - Vurdering på om kommunen organisatorisk er rustet til å fortsette utenfor samkommune, samt komme, med forslag på mulige omorganiseringer hvis en blir medlem av samkommunen.
Trøndelag Forskning og utvikling sitt løsningsforslag: - Vil sammenligne Flatanger og de minste kommunene i samkommunen (Namdalseid og Fosnes) sine kostnader. - Vil også avklare med MNS på føringer og vilkår for kjøp av tjenester kontra samarbeid. - Ut fra erfaringer fra de to etablerte samkommuner (bl.a. intervjuer) gi en indikasjon på hvordan et medlemskap vil influere på kommunens organisasjon. 2. Kvalitet på tjenester - kompetansemiljø: Prosjektsgruppens bestilling/kravspesifikasjon: Hvordan er utsiktene for kvaliteten på tjenestene? Hva er sannsynligheten for økt kvalitet på tjenestene ved medlemskap i MNS? Prosjektgruppen mener området rekruttering/kompetanse kan sees i sammenheng med kvalitet på tjenester. Prosjektgruppen er av den oppfatning at gode kompetansemiljø tiltrekker seg kompetent arbeidskraft. Ved å samarbeide vil man kunne skape enda større og mer kompetente miljø, som vil gi bedre tjenester, men også tiltrekke seg flere søkere. Prosjektgruppen ber om at mulighetsrommet for Flatanger kommune blir belyst. Telemarksforskning s løsningsforslag: - Benytte evt. gjennomførte medarbeider- og /eller brukerundersøkelser - Vurdere tilgangen på kompetent arbeidskraft og økonomiske rammebetingelser. Vil se på bemanningsfaktorer og utdanningsnivå. - Vil også gjennomføre intervjuer med representanter i MNS. Trøndelag Forskning og utvikling sitt løsningsforslag: - Benytte dokumentstudier som viser generelle trender i kompetansebehov i kommunesektoren. - Vil hente erfaringer fra samkommuneforsøkene mv om hvordan tjenestekvaliteten påvirkes av kompetansemiljøets størrelse/omfang og om erfaringene så langt viser at samarbeid gir bedre kvalitet. Baseres på intervjuundersøkelser både i Flatanger og i MNS og ISK (Inherred samkommune). - Basert på undersøkelser også drøfte om Flatanger kan være vertskap for regionale tjenesteleveranser. 3. Generalistkommunen og nye velferdsoppgaver: Prosjektsgruppens bestilling/kravspesifikasjon: Hvilke tjenesteområder, både eksisterende og evt. nye, kan være naturlig å samarbeide i samkommune om?
Hva er Flatanger kommunes muligheter til å løse store velferdsoppgaver på en lovmessig måte? Hva er konsekvensene ved å stå utenom et formalisert interkommunalt samarbeid der en baserer seg på kjøp av tjenester, evt. vertskommunesamarbeid, ved behov? Telemarksforskning s løsningsforslag: - Basert på intervjuer, evaluere i hvilken grad de eksisterende samarbeidsoppgaver har fungert til det beste for Flatanger, samt hvilke gevinster Flatanger kan hente på å delta i samarbeidet også på de områder en i dag ikke har samarbeid om. - Vil også vurdere kommunens tilgang på kompetent arbeidskraft og økonomiske ressurser til og på egen hånd opprettholde et minimum tjenestenivå. Trøndelag Forskning og utvikling sitt løsningsforslag: - Gjennom dokumentstudier vil en lage en kortfattet beskrivelse av framtidige krav til tjenesteyter og innholdet i generalistkommunen. Ut fra dette vil en drøfte forutsetningene Flatanger har til å løse nye aktuelle oppgaver, og beskrive vilkårene for tjenesteproduksjon og kommunal organisering ved kjøp av tjenester etter vertskommunesamarbeid. 4. Demokrati: Prosjektsgruppens bestilling/kravspesifikasjon: Lokalt engasjement Lokal medvirkning/påvirkning Lokal deltakelse Lokal legitimitet Konsekvenser mht politisk styring av tjenestene Her er det flere faktorer som kan bli påvirket av medlemskap i samkommunen. Prosjektgruppen mener det vil være naturlig å se på erfaringene gjort i MNS og Innherred Samkommune. Telemarksforskning s løsningsforslag: - Vil kartlegge de politiske styringsmekanismene i dagens MNS-samarbeid og samtidig komme med innspill til fremtidige politiske styringsmekanismer i et videreutviklet samkommune-samarbeid. - Innspill på hvordan Flatanger kommune kan innrette sitt politiske styringssystem forutsatt fremtidig deltakelse i samkommunen. Trøndelag Forskning og utvikling sitt løsningsforslag: - Gjennom dokumentsøk og intervjuer med et utvalg av politikere vil en beskrive erfaringene fra MNS, ISK og evt. andre samarbeid. Kunnskapen fra følgeevaluering av MNS vil gi nyttig informasjon omkring utfordringene for demokratiutfoldelsen i en samkommune.
- Vil også drøfte om deltakelse i samkommune bidrar til å endre lokalt engasjement og deltakelse i politiske prosesser. Spørsmålet om hvordan man kan sikre lokal legitimitet i forhold til regionale problemstillinger vil også bli drøftet. 5. Lokal og regional samfunnsutvikling: Prosjektsgruppens bestilling/kravspesifikasjon: På hvilke måter kan et evt. medlemskap i samkommunen påvirke Flatanger, og regionen som helhet? Hva kan Flatanger bidra positivt med inn i en evt. framtidig utvidet samkommune? Hvordan samsvarer en utvidet samkommune med en funksjonell bo-, arbeid- og serviceregion, og hva kan dette ha å si for Flatanger? Hvordan vil den geografiske avstanden påvirke tilhørigheten til en evt. utvidet samkommune? Telemarksforskning s løsningsforslag: - Dette punktet vil delvis bli oppsummeringen av de øvrige foregående avsnitt. - Vil vurder om Flatanger vil inneha styrkede forhandlingskort dersom en skulle avdekke av regionen som helhet vil ha merverdier som kan realiseres som følge av at Flatanger eventuelt skulle velge å bli med i samarbeidet. - Vil se på regionens reisemønster for å vurdere i hvilken grad regionen er godt integrert. - Hvordan vil kommunens evt. medlemsskap i MNS påvirke reisekostnader, hvordan kan evt. bruk av ny teknologi (eks. videokonferanser) kompensere for avstandsulemper. Trøndelag Forskning og utvikling sitt løsningsforslag: - Vil kartlegge hvilke positive ressurser Flatanger kan bidra med gjennom samtaler med prosjektgruppen og sentrale politikere/administrativt personell for øvrig. - Intervju med sentrale politikere/nøkkelpersoner i MNS for å kartlegge erfaringer. - Vurdere hvordan medlemsskap i samkommunen kan påvirke kommunen og regionen. Med bl.a. utgangspunkt i analysen om Tilhørighet, pendling og kommunestruktur NTF-notat 2004:10, analysere Flatanger sine utviklingsmuligheter i forhold til eksisterende kunnskap om bo, arbeids- og serviceregioner. Dette vil gi Flatanger viktig datagrunnlag for å vurdere hva som eventuelt vil skje i Flatanger om det skulle bli slik at man gjennom deltakelsen i MNS mister arbeidsplasser til Namsos eller andre steder i regionen. - Gjennomføre intervjuer med fylkesmann og fylkeskommune for å søke mer informasjon om hvordan utviklingskraften kan tenkes å endre seg når en liten kommune går sammen med nabokommunene i spørsmål om regional utvikling.
Vurdering m.h.t pris (40% vekting): Telemarksforskning har lagt til grunn et budsjett for gjennomføring av prosjektet på totalt kr. 336.000,- ekskl mva. Dette finansierer 7,7 ukeverk inkludert alle kostnader med en gjennomsnittlig timepris på kr. 1.080,- ekskl mva. Trøndelag forskning og utvikling har lagt til grunn et kostnadsoverslag for gjennomføring av prosjektet på totalt kr. 335.400,- ekskl. mva. Dette finansierer 338 timer inkludert alle kostnader med en gjennomsnittlig timepris på kr. 975,- ekskl. mva. Pris/kostnad på prosjektgjennomføringen er tilnærmet lik for begge tilbydere. T-fou har imidlertid en noe lavere gjennomsnittlig timepris. Vurdering Nedsatt prosjektgruppe hadde møte dem 7.1.2013, hvor en gikk igjennom innkomne tilbud, samt foretok vurdering. Konklusjoner fra dette gjengis nedenfor. Overordnet vurdering: Telemarksforskning vil i stor grad løse oppdraget gjennom å gå inn i kommunale planer/regnskap, årsmeldinger, tidligere utredninger, kostra-analyser, delvis intervjuer, benytte evt. gjennomførte bruker og medarbeiderundersøkelser, samt dra nytte av kunnskap fra relevante utredninger- og forskningsrapporter. Vil i en startfase bruke noe tid på å gjøre seg kjent med kommunen/regionen. Har bred erfaring fra evaluering av ulike kommunesamarbeids-prosjekt. Kanskje noe mindre m.h.t. samkommuneprosjekt? Trøndelag Forskning og Utvikling (Tfou)vil utnytte kunnskap ervervet gjennom pågående evaluering og gjennomførte prosjekt opp mot bl.a. Midtre Namdal Samkommune (MNS) og Innherred samkommune. Setter også betydelig fokus på å gjennomføre en mengde intervjuer rettet mot politiske og administrative ledd i både Flatanger og i medlemskommuner i MNS. Vil spesielt se på utviklingen i kommunene Namdalseid og Fosnes som medlemskommuner i MNS kontra Flatanger kommune. Vil også benytte kunnskap fra analysen om Tilhørighet, pendling og kommunestruktur NTF-notat 2004:10 noe som antas å berøre et sentralt tema m.h.t. Flatanger kommunes utvikling og valg. T-fou synes å kunne ha et fortrinn m.h.t. at de kjenner kommunens og regionens struktur og utfordringer bedre enn Telemarksforskning pga geografisk nærhet og allerede gjennomførte relevante prosjekt. Telemarksforskning vil i en startfase benytte evt. kommunale medarbeider- og brukerundersøkelser for å gjøre seg kjent med og danne seg et bilde av Flatanger kommune. Prosjektgruppen konstaterer at Flatanger kommune innehar slike undersøkelser i liten grad. Prosjektgruppen brukte mye tid på å diskutere følgende dilemma: Er det en fordel at Tfou kjenner kommune og region godt fra før, og en fordel at de har ervervet en betydelig innsikt gjennom følgeevaluering av Midtre Namdal Samkommune og Innherred Samkommune? Kan Tfou s legitimitet og objektivitet dras i tvil gjennom deres geografiske nærhet, og gjennom deres nære forhold til landets to samkommuneforsøk gjennom at selskapet innehar følgeforskning knyttet til disse?
Prosjektgruppen konkluderte imidlertid med at, ut fra en totalvudering, må anses som en fordel også opp mot vår utredning at en av tilbyderne (Tfou) innehar meget god bakgrunnskunnskap gjennom at de kjenner vår kommune og region godt fra før, samt har gjennomført følgeevaluering i eksisterende samkommuneforsøk. Videre ble følgende påpekt fra enkelte i prosjektgruppen: - Telemarksforskning sin tilnærming til prosjektet anses som noe mer generell enn Tfou s tilnærming. - Det at T-fou også vil innhente synspunkter fra Fylkesmann og Fylkeskommune i utredningen (ang. pkt. 5 i kravspesifikasjonen) anses som en styrke. Prosjektgruppen ser at de ulike tilbyderne har delvis litt ulik tilnærming til hvordan oppdraget skal løses, jfr. det som er beskrevet ovenfor. T-fou innehar imidlertid en pågående følgeevaluering av MNS, samt kjenner også vår kommune relativt godt bl.a. ut fra tidligere gjennomførte oppdrag som berører vår kommune, bla Notat; Kyststamveg på Fosen. Prosjektgruppen vil, ut fra en totalvurdering, anse dette som en fordel, også sett opp mot gjennomføring denne utredning, og setter T-fou foran Telemarksforskning m.h.t. relevans og kvalitet på tilbudt kompetanse. Med hensyn til pris setter prosjektgruppen de to innkomne tilbud likt. Samtlige medlemmer i prosjektgruppen (leder/ordfører hadde forfall), ville ut fra en totalvurdering, anbefale at tilbud fra T-fou ble antatt. Formannskapet må også vurdere om en innehar fullmakt til å fatte beslutning i denne sak, sett opp mot kommunestyrets vedtak i sak 83/12. (Gjengitt ovenfor). I kommunestyrets budsjettvedtak, samt vedtak i sak 83/12, gis det helt klart støtte til å gjennomføre en ekstern utredning. Avsatt ramme i budsjett på kr. 300.000 (eks mva) blir litt overskredet ved antakelse av dette anbud, men ikke vesentlig. For å kunne opprettholde framdrift i prosessen, der ekstern utredning skal foreligge 30.april, er det svært viktig med snarlig avgjørelse i saken. Rune Strøm Rådmann