Kommunens strategi - Tilknytning til Midtre Namdal Samkommune (MNS)

Transkript

1 Flatanger kommune Rådmann i Flatanger Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Rune Strøm Saksframlegg Kommunens strategi - Tilknytning til Midtre Namdal Samkommune (MNS) Utvalg Utvalgssak Møtedato Flatanger Formannskap 44/ Flatanger Kommunestyre 51/ Rådmannens innstilling Flatanger kommune søker om fullt medlemskap i Midtre Namdal Samkommune med sikte på inntreden fra og med I tilfelle søknaden blir imøtekommet, legges fremforhandlet samarbeidsavtale fram for endelig godkjenning i kommunestyre i god tid før tidspunkt for inntreden.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Fornyet vurdering; Kommunens strategi m.h.t. interkommunalt samarbeid. I INTERKOMMUNALT Einar Johan Jakobsen SAMARBEIDE - RAPPORT. X Særutskrift - Fornyet vurdering, Kommunens strategi m.h.t. interkommunalt samarbeid. U Fornyet vurdering; Kommunens strategi m.h.t. interkommunalt samarbeid. S Mandat, organisering og framdriftsplan for utredningsarbeidet som skal danne grunnlag for beslutningen om evt. søknad om medlemsskap i Midtre Namdal Samkommune. I Evaluering av samkommuneforsøket. Prosess fram mot beslutning om organisering av interkommunale tjenester. U Mandat, organisering og framdriftsplan for utredningsarbeidet som skal danne grunnlag for beslutningen om evt. søknad om medlemsskap i Midtre Namdal Samkommune. U Oppstartsmøte, "Utredning som grunnlag for evt. samkommunemedlemskap" X Møtereferat fra møte i prosjektgruppa for utredning av samkommunedeltakelse, U Møtereferat fra prosjektgruppemøte 13. sept 2013 Fylkesmannen i Nord-Trøndelag m.fl. Midtre Namdal samkommune Olav Jørgen Bjørkås m.fl. Olav Jørgen Bjørkås m.fl. Olav Jørgen Bjørkås m.fl. U Forespørsel om oppdrag. 'torbjorn.wekre@kdu.no' U Innkalling til møte i prosjektgruppa for utredning av samkommunedeltakelse Per Bårdsen m.fl. X Prosjektplan I Flatanger kommune - Midtre Namdal Samkommune Rune Stølan U FW: Flatanger kommune - Midtre 'post' m.fl. Namdal Samkommune U Konkurransegrunnlag 'firmapost@agendakaupang.no' U Konkurransegrunnlag 'sanda@tmforsk.no' U Konkurransegrunnlag 'post@tfou.no' U Konkurransegrunnlag 'trondheim@asplanviak.no'

3 U Konkurransegrunnlag Liv Ingeborg Brønstad m.fl. S Endring i framdriftsplan; Utredning - samkommunedeltakelse I ALTERNATIVE Einar Johan Jakobsen FORVALTNINGSRETNINGER I NT I Tilbud 12/ kopi av tilbud med Postmottak Flatanger kommune vedlegg på "Utredning; Samkommunedeltakelse" X Særutskrift - Endring i framdriftsplan; Utredning - samkommunedeltakelse U Endring i framdriftsplan; Utredning Arbeidsgruppa v/ leder Olav J - samkommunedeltakelse I Tilbud utredning samkommunedeltagelse - Trøndelag Forskning og I Tilbud på utredning av samkommunedeltagelse - Telemarksforskning Bjørkås m.fl. Trøndelag Forskning og Utvikling Telemarksforskning U Innkalling til prosjektgruppemøte; 'post' m.fl. Utredning Samkommune X Sammenstilling av tilbud Rune Strøm S Utredning; Samkommunedeltakelse. Antakelse av tilbud om utredningsbistand U Vedr. Tilbud på utredning av samkommunedeltakelse (12/3071) U Utredning; Samkommunedeltakelse. Antakelse av tilbud om utredningsbistand U Innkalling til oppstartsmøte, samkommunutredning Flatanger. I Spørreskjema til kommunestyret i Flatanger U Innkalling til midtveismøte; "Samkommunevurdering" I Oppdrettsavtalen, avtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent 'lie@tmforsk.no' Trøndelag Forskning og Utvikling v/joar Nyborg m.fl. 'Inger Marie Bakken' m.fl. Jon Marius Vaag Iversen Per Bårdsen m.fl. Trøndelag forskning og utvikling U Innkalling til møte i prosjektgruppa; Olav Jørgen Bjørkås m.fl. Samkommuneutredning I SV: Møte samkommuneutredning Per Bårdsen I VS: Organisering av interkommunale tjenester i Midtre Namdal - Høring Postmottak Flatanger kommune U Vedr. møte i samkommuneutrening Olav Jørgen Bjørkås m.fl. I foreløpig versjon flatanger Jon Marius Vaag Iversen I Per Bårdsen Per Bårdsen X Referat fra møte i prosjektgruppe; samkommuneutredning. Fredag Olav Jørgen Bjørkås

4 I Oversendelse av ferdig rapport Inger Marie Bakken I Innkalling til møte med politisk og Olav Jørgen Bjørkås administrativ ledelse MNS X Referat fra møte mellom Rune Strøm prosjektgruppe og ledelse i MNS U Innkalling til møte i prosjektgruppa; Per Bårdsen m.fl. Samkommuneutredning X Referat, prosjektgruppemøte ; Rune Strøm Samkommuneutredning X Vedr. muligheter for skjønnsmidler Rune Strøm forutsatt kommunelt medlemsskap i MNS. X Invitasjon til åpent informasjonsmøte I Notat om MNS og Flatanger. Tor Brenne U Innkalling til møte prosjektgruppa; Per Bårdsen m.fl. Samkommuneutredning U Hjemmeoppgave prosjektgruppe 'post' (post@hasvaag.no) m.fl. samkommuneutredning, innkalling til neste møte X Prosjektplan, ny U Oversendelse av forslag til 'post' (post@hasvaag.no) m.fl. overleveringsbrev m vedlegg, samkommuneutredning U Invitasjon til dialogmøte vedr. Utvalgte ansatte med tillitsvalgte forberedelse og behandling av sak; Samkommunetilknytning. U Utredning, samkommunedeltakelse. Kommunestyre/Formannskap Overlevering av prosjektgruppens samlede utredning. S Kommunens strategi - Tilknytning til Midtre Namdal Samkommune (MNS) U Referat fra dialogmøte vedr. Gunnar Einvik m.fl. forberedelse og behandling av sak - Samkommunetilknytning U Svar på spørsmål stilt i dialogmøte 3. oktober; Samkommunespørsmålet Greta Hanssen m.fl. Vedlegg 1 Utredning, samkommunedeltakelse. Overlevering av prosjektgruppens samlede utredning. 2 Prosjektgruppens samlede totalvurdering, matrise 3 Kort sammendrag Tfou rapport 4 Notat om MNS og Flatanger av Oversikt over funksjoner som blir berørt i tilfelle kommunalt medlemskap MNS 6 Økonomiske konsekvenser 7 Referat fra dialogmøte vedr samkommunesaken 8 Innspill til kommunens behandling av medlemsskap i Midtre-Namdal Samkommune

5 Saksopplysninger Uttrykte vedlegg: Det vises også til tidligere oversendt bakgrunnsmateriale pr. mail fra prosjektgruppen, jfr. det som fremgår i vedlagte overleveringsbrev. Er finnes også nettadresse til utredning gjort fra Trøndelag forskning og utvikling, samt samkommunens egenevaluering. Kommunestyret fattet den følgende vedtak i sak 44/12: Flatanger kommune igangsetter en utredning som skal danne grunnlag for om kommunen skal søke medlemskap i Midtre Namdal Samkommune. Utredningen legges fram for kommunestyret som egen sak, senest til første kommunestyremøte våren Formannskapet får i fullmakt å definere og organisere prosjektet. Underveis ble kommunestyret informert om at prosjektgruppen behøvde lenger tid for å legge fram en samlet utredning. I etterkant ble prosjektet organisert opp med en prosjektgruppe, samt fattet vedtak om at ekstern konsulent skulle engasjeres for å forestå deler av utredningsarbeidet etter en nærmere definert kravspesifikasjon. Etter anbudsrunde, ble Trøndelag forskning og utvikling (Tfou) antatt som ekstern konsulent. Nedsatt prosjektgruppe har hatt følgende sammensetning: Ordfører Olav Jørgen Bjørkås, prosjektleder Politiker, Birgit Fossvik HTV utdanningsforbundet, Per Bårdsen, arbeidstakerrepresentant Helse- og omsorgssjef, Liv Brønstad, administrativ representant Rådmann, Rune Strøm, sekretær prosjektgruppe I rapport fra Trøndelag forskning og utvikling på oppdrag fra Flatanger kommune; Utredning om samkommunedeltakelse i Flatanger kommune konkluderes det bl.a. med følgende: Flatanger har tre ulike valg: 1. Fortsette som i dag med administrativt vertskommunesamarbeid 2. Utvide det administrative vertskommunesamarbeid 3. Gå inn som fullverdig medlem i samkommunen Ut fra forhold knyttet til økonomi, kvalitet og kompetanse, anses alt 2 og 3 mest fremtidsrettet. Dagens kompetansemiljø og ressurser knyttet til en del av dagens kommunale tjenester er små og sårbare (eks: hvis noen slutter). Kvalitetskrav på tjenestene vil øke, samtidig med at flere oppgaver blir delegert til kommunene. Kvalitet, rekruttering og kompetanse forbedres signifikant i større fagmiljø Sterke anbefalinger fra regionalt hold. Forskjellen mellom økt administrativt vertskommunesamarbeid og samkommunesamarbeid ligger i innflytelse, risiko og fleksibilitet. (Begge løsninger vil sannsynligvis medføre tap av lokale arbeidsplasser.) For at Flatanger skal ha innflytelse på utviklingen i Midtre Namdal og utviklingen av kompetansemiljøet videre, er samkommunemodellen den beste for Flatanger, gitt at Midtre Namdal fortsetter samkommune.

6 Prosjektgruppens anbefaling: Prosjektgruppen har også som en del av oppdraget til slutt forsøkt å komme med en anbefaling i saken, men har samlet ikke vært i stand til å gi en klar og entydig anbefaling mellom følgende alternativ: 1. Kommunen bør søke om medlemskap i Midtre Namdal Samkommune (MNS). 2. Kommunen bør ikke søke om medlemskap i MNS, men fortsetter som i dag, samt evt. utvider interkommunalt samarbeid gjennom vertskommuneløsning og kjøp/salg. Veier en fordeler og ulemper ved de to ulike alternativ opp mot hverandre, viser prosjektgruppens samlede totalvurdering at alternativ 1 kan gi en marginal fordel. Prosjektgruppens totalvurdering fremgår av vedlagte dokument; Prosjektgruppens samlede totalvurdering, matrise. Vurdering I kommuneplanens samfunnsdel er det vedtatt følgende mål for interkommunalt samarbeid: Mål for kommunen som samarbeidspartner Utvikle et forpliktende samarbeid med nabokommuner og kompetansemiljøer for å sikre framtidig tjenestekvalitet, rekruttering og utvikling av attraktive arbeidsplasser. Flatanger kommune er pr. i dag den eneste kommunen i Nord-Trøndelag som ikke innehar et forpliktende overordnet kommunesamarbeid i form av enten regionråd eller samkommunestyre. Pr. dags dato er det kun etablert to samkommuneforsøk i Norge. Stortinget har imidlertid nå vedtatt samkommune som en lovfestet samarbeidskonstellasjon. I og med at våre nabokommuner, og naturlige samarbeidskommuner, valgte en samkommuneløsning, har dette medført at Flatanger kommune står på sidelinjen m.h.t. å kunne utvikle et overordnet interkommunalt samarbeide. Selv om vi har samarbeidsløsninger med MNS, er vi forhindret fra å sette politisk dagsorden på samarbeidstiltak, samt politisk styre samarbeidstiltakene inkl. organisering. Vi er kun i en kjøpsposisjon, og må enten takke ja eller nei til tjenestenes innhold og kostnad. Dette gir oss som kommune imidlertid en suveren frihet til å velge samarbeidstiltak på tjenestenivå etter dagens behov, men er helt prisgitt at noen vil selge oss disse tjenestene. Uavhengig av om kommunen er stor eller liten, er en av staten tildelt samme ansvar for tjenesteutøvelse og myndighet til alle landets kommuner, generalistkommuneprinsippet. Oppgaveporteføljen for kommunene er økende. Overfor våre innbyggere har vi altså et stort ansvar med hensyn til å kunne tilby lovmessige gode tjenester. Dette betinger bl.a. at vi besitter tilstrekkelig ressurser på følgende områder: - Arbeidskraft - Nødvendig kompetanse - Tilstrekkelig økonomiske ressurser Ut fra vår kommunestørrelse, geografi m.m., samt økende oppgavedelegering til kommunene, er rådmannen overbevist om at vi fram i tid ikke vil kunne rigge alle tjenestene på en rasjonell og god måte, med etterspurt kvalitet, uten et utstrakt interkommunalt samarbeid. Dette syn støttes også av Tfou-rapport og prosjektgruppen.

7 Ved forrige korsvei, i 2009, valgte kommunen å stå utenom samkommuneforsøket, men ønsket heller en løsning gjennom vertskommunesamarbeid med et regionråd som overbygning. I og med at de fire andre samarbeidende kommuner valgte samkommuneløsningen, ble resultatet at Flatanger mistet regionråds-funksjonen, og dermed et overordnet formalisert samarbeidsorgan. Som en bi-effekt mistet også rådmannen mulighet for formalisert og fast deltakelse i kommunenes rådmannsgruppe et organ som bl.a. bidrar til fellesskapsfølelse, samarbeid, inspirasjon og utviklingstenkning. I forbindelse med kommunal omstillingsarbeid, setter hovedavtalen for kommunene følgende overordnet mål ( 1-4): Målsettingen med omstillingsarbeid er å gi innbyggerne best mulig service ved å oppnå høyst mulig kvalitet og forbedret faglig standard på tjenestene ved riktig bruk av økonomiske, menneskelige og politiske ressurser. Rådmannen ser ikke at inntreden i samkommune imøtekommer dette overordnede mål fullt ut, iallfall ikke på kort sikt: Selv med en reduksjon/nedbemanning innenfor de funksjoner som blir berørt på vel 2 årsverk, vil samkommunemedlemskap på kort sikt medføre en betydelig merutgift i størrelsesorden kr. 1 mill. pr. år. I tillegg vil en organisatorisk få utfordringer mht hvem i gjenværende kommuneorganisasjon som har kapasitet og kunnskap til å løse en rekke større og mindre administrative som i dag er tillagt berørte funksjoner som tilleggsoppgaver. Det vises for øvrig til prosjektgruppens samlede vurderinger med hensyn til fordeler og ulemper knyttet til framtidig samkommunemedlemskap. Dette sett opp mot usikkerheter som allerede ligger i ny regjerings signaler mht kommunereform, som sans. vil medføre langt større dyptgående organisatoriske endringer, gjør at en kanskje bør vurdere om en skal avvente med å kjøre prosessen med samkommunemedlemsskap nå. Uansett, vil spørsmålet vedr. samkommunedeltakelse bare være et komma i den framtidige kommunale organisering? Etter en totalvurdering, der regionale innspill i prosessen, samt sterke føringer fra nasjonale myndigheter m.h.t. kommunereform og kommunestørrelse blir vektlagt, finner rådmannen at det imidlertid kan være uansvarlig av Flatanger kommune å ikke søke et tettere og mer forpliktende samarbeid med nabokommunene. Risiko-momentet vektlegges derfor også høyt. Dette på tross av at dette vil kunne gi flere negative konsekvenser- iallfall på kort sikt som for eksempel økonomiske utfordringer. En annen negativ konsekvens vil også være at en mister verdifulle ressurser (vel 2 årsverk) og kompetanse i en allerede smal og liten kommuneadministrasjon, ved at oppgaver overføres til samkommunen og dermed annet kontorsted. Det at avstandene innad i regionen Midtre-Namdal delvis er store, og Flatangers geografiske plassering og avstand inn mot tyngdepunktet Namsos, gjør at dagpendling oppfattes av mange for krevende over tid. Dette gjør at vi vanskelig kan kalle oss for en naturlig bo- og arbeidsregion. Dette forsterker muligheten for at utflagging av arbeidsplasser til Namsosområdet, og på sikt vil virke negativt inn på bosettingen i Flatanger. Tfou-rapporten poengterer at på sikt vil dette uansett i liten grad bli påvirket av om vi går inn i samkommunen, eller velger å utvide vertskommunesamarbeidet (noe som anses som en nødvendighet). Deltakelse i samkommunen, og da i et forpliktende overordnet formalisert samarbeid, gjør at kommunen i større grad kan lykkes i arbeidet med å oppnå ønsket samfunnsutvikling på flere områder. Ved at flere kommuner for eksempel går sammen om å kjempe om næringsetableringer i vår region, bør medføre at en har større sjanse for å lykkes i dette arbeidet.

8 Ved å stå utenfor dette samarbeidet og fellesskapet, mister en også den regionale ansvars- og fellesskapstenkning mellom kommunene som vil være svært viktig m.h.t for eksempel å avhjelpe situasjoner der en av kommunene i en overgangsperiode mister nøkkelkompetanse for å utføre enkelte lovpålagte tjenester. Dette kan være tjenester en til daglig ikke samarbeider om inn i samkommunen. Jo tettere kontakt jo større ansvarsfølelse har en for hverandre. Rådmannen tar det også for gitt at en kommende kommunereformprosess betinger at en i regioner må ta diskusjonen m.h.t. framtidig organisering av kommunal tjenesteproduksjon innenfor andre geografiske grenser enn i dag. Sett ut fra dette perspektiv er det viktig å være en del av en interkommunal overbygning/politisk organ, også ut fra den hensikt å kunne påvirke utviklingen. I vårt møte med fylkesmannens ledelse, blir dette fremhevet som viktig kommunen bør ikke sette seg på gangen slik situasjonen er nå. Samkommunestyret kan være dette organ. Rådmannen vil også minne om at Flatanger kommune er den eneste kommunen i Nord-Trøndelag som pr. i dag ikke har et formelt interkommunalt samarbeidsorgan, hvis en holder Namdalsrådet utenfor. Prosjektgruppens arbeid og avlevering viser, etter rådmannens mening, en skepsis til om samkommunen er den riktige og ressursmessige mest optimale måte å organisere interkommunalt samarbeid på. Særlig ressursbruk trekkes fram som en negativ effekt. Sett opp mot dagens kommunens økonomiske utfordringer er dette alvorlig. I tillegg til å bringe dagens kommunale drift ned på et økonomisk bærekraftig nivå, vil en samkommunedeltakelse ytterligere øke denne utfordring iallfall på kort sikt. Ut fra signaler så langt fra Fylkesmannen, kan det etter søknad, åpnes for at statlige skjønnsmidler kan tilkjennes som en delfinansiering av påkrevd omorganiseringsarbeid i forbindelse med utvidelse av interkommunalt samarbeid. Likevel må det etter rådmannens mening, med støtte i utredningen til prosjektgruppen, poengtere kommunens avhengighet av framtidig utstrakt interkommunalt samarbeide for å kunne løse alle krav til en generalistkommune på en kvalitetsmessig god måte. Risikofaktoren m.h.t. å kunne levere lovpålagte tjenester på alle områder anses å bli redusert gjennom av at vi deltar i et forpliktende interkommunalt samarbeid, og er samtidig med og styrer utviklingen på dette området. Da er det til syvende og sist slik at våre naturlige samarbeidsparter allerede har valgt samarbeidsform, nemlig samkommune. Dette begrenser således vårt valg, dvs. regionrådssamarbeid etter gammel lest er ikke mulig. Dette betyr at rådmannen, ut fra en totalvurdering, samt med utgangspunkt i kommuneplanens samfunnsdel, vil komme med en innstilling som er i tråd med marginal anbefaling fra prosjektgruppe, samt fra utredning fra Tfou. En samkommunedeltakelse vil kreve en rekke interne prosesser m.h.t. organisering, ny fordeling av gjenværende oppgaver, samt ansvarlig og betryggende behandling av berørte ansatte. Ut fra dette, samt at kommunen er midt i krevende økonomisk omstilling, anbefaler rådmannen at evt. inntreden i samkommunen ikke bør skje før , evt ikke før En inntreden fra og med , kan gjøre den politiske organiseringen noe lettere i og med at det ordinært velges nye kommunestyrer og samkommunestyre høsten 2015, samt at det øker fleksibiliteten også for gode prosesser for berørte arbeidstakere og arbeidsgiver m.h.t. å finne gode løsninger for alle parter. Hensynet til ansatte, prosess m.v. Forut for denne politiske behandling har kommunen som arbeidsgiver oppfylt prosesskrav satt i arbeidsmiljølov kap. 8 og hovedavtalens del B 3-1 på bl.a. følgende måte: - Valgt ansattrepresentant inn i prosjektgruppe.

9 - Informasjonsmøte med ansatte den Dialogmøte med ansatte og tillitsvalgte Orienteringssak i AMU Åpne for at skriftlige innspill fra tillitsvalgte/ansatte vil vedlegges og følge politisk behandling. I tilfelle kommunestyret vil søke MNS-medlemskap, og MNS sier ja, vil det før inntreden bli kjørt videre prosess med hjemmel i arbeidsmiljølov, hovedavtale og intern prosedyre. Først da kan detaljer vedr. organisatoriske konsekvenser besluttes. Rune Strøm Rådmann