1 av 10 Vitenskapsmuseet Notat Til: LOSAM Kopi til: Fra: Vitenskapsmuseet Drøftingsnotat - Administrativ organisering Bakgrunn Det vises til notat datert 04.05.2016 fra rektor ved organisasjonsdirektøren, vedrørende administrativ organisering: Intern organisering av enhetene. I dette notatet fremgår det at det i perioden 5.juni til 15.august skal gjennomføres drøfting og forhandling i LOSAM/SESAM om intern administrativ organisering. Det anbefales at arbeidet legges opp i tre faser, der man i fase 1 skal utrede drøftings- og forhandlingsgrunnlaget. I perioden 4.-20.juni, fase 2, skal man gjennomføre innledende drøftinger av intern organisering. I fase 3, som skal være avsluttet senest 15.august, skal det gjennomføres drøftinger og forhandlinger. Drøftings- og forhandlingsgrunnlag kan i første omgang bygge på Børresen-utvalgets rapport, og etter 16.juni på styrets behandling av administrativ organisering. Museumsstyrets vedtak i sak MS 9-15 fra 09.12.2015 vedrørende justeringer av organisasjonsstruktur må også tas hensyn til i drøftingsog forhandlingsgrunnlaget. Forhandlingstema er den administrative organiseringen i enheten beskrevet gjennom et organisasjonskart som viser organisatorisk inndeling av den administrative aktiviteten ved enheten, med beskrivelse av delenes funksjoner/hovedoppgaver, samt lederposisjoner og lederlinje («i stab / i linjen»). Det vises i denne forbindelse til notatet «Veileder - drøftings- og forhandlingsgrunnlag intern organisering ved fakultetene» (ephorte: 2016/12785). Jf. Hovedavtalens 12 og 13, og tilpasningsavtalens 7.6.1, skal det i LOSAM forhandles om interne organisasjonsendringer der følgende tre vilkår er oppfylt samtidig: Organisasjonskartet endres Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Erling Skakkes gt. 47 +47 73 59 21 45 Christen Torvik 7491 Trondheim post@vm.ntnu.no Telefaks http://www.ntnu.no +47 73 59 22 23 Tlf: +47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 10 Endringen er ment å vare over seks måneder Endringen medfører omdisponering av personale og/eller utstyr Vitenskapsmuseets struktur og organisering Pr 31.12.2015 var Vitenskapsmuseet organisert med fire fagseksjoner og en administrasjon. Revitaprosjektet ble avsluttet 31.12.2015. Museumsdirektør Revita-prosjektet Museumsadministrasjonen Seksjon for naturhistorie Seksjon for arkeologi og kulturhistorie Nasjonallaboratoriene for datering Seksjon for formidling Figur 1: NTNU Vitenskapsmuseets overordnede organisering 31.12.2015 Målbilde for administrasjonen Det er Vitenskapsmuseets mål at museumsadministrasjonen skal øke kvaliteten på sine støttefunksjoner opp mot fagenhetene; legge til rette for å koble HR-arbeidet tettere opp mot museets kjernevirksomhet, og gi museets sentrale ledelse bedre lederstøtte. En samkjørt og kvalitativt god administrasjon vil frigjøre tid til faglig aktivitet innenfor forskning, utdanning, samlingskuratering, forvaltning og formidlingsvirksomhet. Organisering av fakultetets administrasjon I forbindelse med utarbeidelsen av en Strategisk personplan i 2015, ble det utarbeidet et forslag til organisasjonsendring hvor Seksjon for formidling og Nasjonallaboratoriene for datering går inn som fagenheter i Museumsadministrasjonen. Hensikten med dette forslaget var å få en mer helhetlig utnyttelse av de administrative ressursene på dagens seksjoner, og samtidig legge museets organisering nærmere opp til de øvrige «nivå 2» enheter ved NTNU. Forslaget ble behandlet i LOSAM 30.11.2015 og Museumsstyret 09.12.2015. Forslag om å endre de to seksjonene til fagenheter er meldt inn som sak til Styret ved NTNU, og er planlagt behandlet
3 av 10 25.08.2016. Seksjon for formidling vil endre navn til Utstillings- og publikumsseksjonen. I tillegg til denne endringen, er Seksjon for naturhistorie og Seksjon for arkeologi og kulturhistorie foreslått endret til Institutt for naturhistorie og Institutt for arkeologi og kulturhistorie. Følgende konsekvenser ble skissert: 1. Forsknings- og samlingssjef blir administrativ leder av Nasjonallaboratoriene for datering. 2. Seksjonsleder ved Nasjonallaboratoriene for datering blir faglig leder og gis tittel gruppeleder (eng.; Research director), og går ut av ledergruppen ved museet. 3. Dagens Seksjon for formidling (SF) inngår som en faggruppe i Museumsadministrasjonen. 4. Formidlingssjef gis ansvar for markedsføringsaktiviteter. 5. Kommunikasjonsleder gis større mulighet for lederstøtte. 6. Kontorsjeffunksjonen ved dagens SF evalueres. 7. Museets ledergruppe endrer sammensetning ved at dagens leder av Nasjonallaboratoriene for datering går ut. Gruppeleder HR går inn i ledergruppen. Figur 2 og 3 viser Vitenskapsmuseets nye organisering høsten 2016. Museumsdirektør Museumsadministrasjonen Institutt for arkeologi og kulturhistorie Institutt for naturhistorie Figur 2: NTNU Vitenskapsmuseets overordnede organisering høsten 2016
4 av 10 Museumsdirektør Nasjonallaboratoriene for datering Økonomi HR- og arkiv IKT Utstillings- og publikumsseksjonen Kommunikasjon HMS Sikring Figur 3: Organisering av Museumsadministrasjonen høsten 2016 Med dette som grunnlag, anses det som ikke relevant å utrede alternative organisasjonsmodeller for Vitenskapsmuseet på nåværende tidspunkt. Administrativ ledelse under museumsdirektør Museumsdirektøren er museets faglige og administrative leder, tilsvarende dekanus ved fakultetene. Hans hovedfunksjon er å lede og utvikle virksomheten ved museet med fokus på kjerneoppgavene. Han skal delta i instutisjonens strategiske arbeid og sørge for at museet har oppdaterte strategier. Videre representere og posisjonere museet og fremme internt og eksternt samarbeid. Museumsdirektøren rapporterer til sitt styre i saker som inngår i styrets fullmakter og for øverig til rektor. Museumsdirektøren inngår i rektors ledergruppe. Museumsdirektøren har på samme måte som dekanus et lederteam som ivaretar overordnede lederfunksjoner og overordnet saksbehandling på museumsnivå. Ansvarsområdene og oppgavene fordeles mellom administrasjonssjef (opprinnelig tilsvarende fakultetsdirektør), formidlingssjef (prodekan-funksjon), forsknings- og samlingssjef (prodekan-funksjon), kommunikasjonsleder og HR-leder. Administrasjonssjefen har et koordinerende ansvar for drift og utvikling av museets administrative tjenester. Administrasjonssjefen rapporterer til museumsdirektøren. Sentrale ansvarsområder er blant annet økonomi, plan- og budsjettprosessen, virksomhetsstyring, areal og sikring samt lederstøtte innenfor disse ansvarsområdene. Administrasjonssjefen er museumsdirektørens stedfortreder i administrative saker og møter på vegne av direktøren ved behov i ulike NTNU-organer (for eksempel administrativ referansegruppe/administrativ lederkoordineringsgruppe). Formidlingssjefen har et overordnet ansvar for å: utvikle et formidlingsfaglig nettverk innad i NTNU, samt nasjonalt og internasjonalt; utvikle og følge opp utstillingsvirksomheten og andre formidlingsprosjekter; og å utvikle og implementere en markedspoltikk. Som en parallell til
5 av 10 prodekanene ved fakultetene utgjør denne nivå 2-delen av formidlingssjefens stilling ca 50 %. Den øvrige 50 % utgjøres av hennes seksjonslederfunksjon ved Utstillings- og publikumsseksjonen. Forsknings- og samlingssjefen skal samordne, motivere og legge til rette for museets forsknings- og samlingsvirksomhet. Hun skal videre bistå styrene, direktør, instituttledere, seksjonsleder, faggruppeledere, prosjektledere, controller, prosjektøkonomer og administrasjonssjef i fagadministrative saker innen sitt ansvarsområde med vekt på forskning og vitenskapelige samlinger. Forsknings- og samlingssjefen er administrativ leder for Nasjonallaboriatoriene for datering. Viktige oppgaver for forsknings- og samlingssjefen er administrativ oppfølging av større satsninger, utredningsarbeid, dokumentasjon og rapportering av virksomheten, bistand i søknadsprosesser og kvalitetssikring av rekrutteringsprosesser. Forsknings- og samlingssjefen er museumsdirektørens stedfortreder i vitenskapelige saker og møter på vegne av direktøren i NTNU-organer og nasjonale utvalg (for eksempel NTNUs forskningsutvalg). Kommunikasjonsleder skal lede og utvikle Vitenskapsmuseet kommunikasjonsarbeid. Viktige oppgaver er rådgiving og lederstøtte innenfor intern- og eksternkommunikasjon samt strategisk lederstøtte. Hun er pressekontakt og nettredaktør for Vitenskapsmuseet. Kommunikasjonsleder leder eller bistår i FoU-prosjekter. HR-leder skal lede og utvikle Vitenskapmuseets kompetanse, prosesser og prosedyrer innenfor HRfeltet og drive rådgivning og lederstøtte innenfor HR-feltet. I tillegg skal HR-leder bidra i organisasjonsutvikling og å fremme samhandling mellom enheter og nivåer i organisasjonen. Rollebeskrivelse for administrativ organisering ved Museumsadministrasjonen En gruppeinndeling av Vitenskapsmuseets administrasjon pr 31.12.2015 gir følgende grupper: ledelse, økonomi og regnskap, sikring, IT, kommunikasjon, og HR og arkiv. Disse seks gruppene kan beskrives med følgende oppaver:
6 av 10 Gruppe Oppgaver Økonomi Sikring IKT Kommunikasjon HR og arkiv Figur 5: Faggruppenes oppgaver høsten 2016 Lederstøtte, budsjettering, rapportering, prognoser Prosjektøkonom, variabel lønn, reiseregninger Bestille varer og tjenester, innkjøpsprosesser Planer og øvelser, løpende oppfølging Brukerstøtte, lisensforvaltning, utstillingsstøtte, IT-drift og sikkerhet, støtte til IT i felt, nettpubliseringsstøtte Kommunikasjonsstrategi, lederstøtte, medierådgiving Lederstøtte, bemanningsplaner, rekruttering, tilsetting, onboarding, leder- og medarbeiderutvikling, IAarbeid, sykefraværsoppfølging, personalsaker, veiledning HMS-arbeid Ledersøk, dokumenthåndtering, veiledning I tillegg til disse funksjonene, har Vitenskapsmuseet følgende administrative tilsettinger: - Kontorsjef ved Institutt for naturhistorie, ved Institutt for arkeologi og kulturhistorie og ved Utstillings- og publikumsseksjonen - Kontor- og lederstøtte ved Artsdatabanken (er en del av økonomigruppen) Ledelseslinjer i museumsadministrasjonen Museumsdirektøren er nærmeste leder, og innehar personalansvaret, for faglig leder ved Nasjonallaboratoriene for datering, administrasjonssjef, formidlingssjef, forsknings- og samlingssjef, kommunikasjonsleder og HR-leder. I tillegg er museumsdirektør nærmeste leder for instituttledere.
7 av 10 Museumsdirektør Instituttledere for SAK og SN Forsknings- og samlingssjef Formidlingssjef Administrasjonssjef Kommunikasjonsleder Gruppeleder HR Figur 6: Museumsdirektør Forsknings- og samlingssjefen er nærmeste leder, og innehar personalansvar, for IKT-gruppen. Forsknings- og samlingssjef IKT Figur 7: Forsknings- og samlingssjef Administrasjonssjefen er nærmeste leder, og innehar personalansvar, for økonomi- og regnskapsgruppen og sikringskoordinator samt kontor- og lederstøtte ved Artsdatabanken (er en del av økonomigruppen). Administrasjonssjef Økonomi Sikringskoordinator Figur 8: Administrasjonssjef Formidlingssjefen er nærmeste leder, og innehar personalansvaret, for ansatte ved Utstillings- og publikumsseksjonen.
8 av 10 Formidlingssjef Seksjon for utstillings- og publikum Figur 9: Formidlingssjef HR-leder er nærmeste leder, og innehar personalansvar, for gruppen HR og arkiv. Gruppelder HR HR- og arkiv HMS- koordinator Figur 10: Gruppeleder HR/HR-leder Deling av administrative funksjoner mellom fakultet og institutt Vitenskapsmuseet har siden 2010 gjennomført en prosess hvor administrative oppgaver er blitt flyttet fra seksjonene til museumsadministrasjonen. I praksis har dette i stor grad blitt gjort gjennom at re-tilsettinger ikke er blitt foretatt, eller at re-tilsettinger er blitt gjort ved Museumsadministrasjonen i stedet for ved seksjonene/instituttene. Denne prosessen har vært forankret i behovet for å styrke fagmiljøene innen de administrative tjenestene samt ønske om en effektivisering. Av de administrative oppgavene er det kun følgende roller som utføres av ansatte ved seksjonene/instituttene: - Institutt for arkeologi og kulturhistorie og Institutt for naturhistorie har i tillegg til kontorsjef superbrukere på arkiv-/kontorstøtte. Funksjonene som superbruker arkiv-/kontorstøtte på de to instituttene videreføres inntil videre, og de rapporterer til instituttleder-/kontorsjef.
9 av 10 Arbeidsoppgavene til superbrukere arkiv-/kontorstøtte er blant annet ledersøk, dokumenthåndtering og veiledning samt kontorstøtte. De ansatte har status som superbrukere innen arbeidsfeltet, og betjener sine respektive institutts ansatte og leder innen arbeidsfeltet samt generell kontorstøtte. Vitenskapsmuseet har en liten administrasjon, og det er derfor av stor betydning å samle ressursene for å kunne dra nytte av fellesskapsfordeler som fleksibilitet med henhold til oppgavefordeling, og ved et styrket fagmiljø. Av denne grunn ansees det som ikke aktuelt å vurdere en forflytning av ressurser og oppgaver fra Museumsadministrasjonen til instituttene pr dags dato. Børresenutvalget peker på en rekke gjennomgående prosesser innenfor flere funksjonsfelt som kan standardiseres. Enkelte prosesser kan sannsynligvis også sentraliseres, her i betydningen flyttes fra nivå 2 eller 3, Museumsadministrasjonen eller instituttene, til nivå 1, Fellesadministrasjonen eller felles servicesentra. I stor grad dreier dette seg om «transaksjonelle tjenester» som i dag er å finne på nivå 2 ved museet. Eventuelle sentraliseringer vil derfor ikke endre på organisasjonskartet ved Vitenskapsmuseet utover endringer av roller/oppgaver og dermed personalressurser ved Museumsadministrasjonen. Likedan omhandler Børresenutvalget tjenester som kan være aktuelt å desentralisere, flytte fra nivå 1 til nivå 2 eller 3. Dette kan være oppgaver som leder- og personalutvikling og konflikthåndtering innenfor HR, forskningsformidling og lederstøtte innenfor kommunikasjon og EU-rådgiver. Dette er imidlertid arbeidsoppgaver som vil utgjøre en så lite arbeidsmengde at det ikke vil være snakk om hele stillinger ved museet. Derfor vil dette sannsynligvis løses gjennom fordeling av oppgaver til allerede ansatt personale eller ved å inngå avtaler med andre fakultet for delt ressursbruk. To tjenesteområder som nevnes av Børresenutvalget og som kan forårsake endringer av organisasjonskartet ved Vitenskapsmuseet, er imidlertid arkiv- og IT-tjenester. Arkivtjeneste: Et alternativ til dagens løsning med fragmenterte tjenester ved de to instituttene samt ved administrasjonen kan eventuelt være å samle oppgavene til en ressurs på nivå 2. Dette vil imidlertid medføre en større sårbarhet ved fravær og forringe enda mer et allerede redusert fagmiljø. I tillegg er deler av arbeidsoppgavene avhengig av en stor grad av lokalkunnskap, fagkunnskap og personalkunnskap, noe som fordrer at oppgavene er best løst med dagens ordning. En flytting av disse oppgavene til nivå 1 vil være svært uheldig. Vitenskapsmuseet har allerede i dag gått til innkjøp av tjenesten som arkivar hos Hovedarkivet ved NTNU. Børresensutvalgets forslag om sentralisering av arkivtjenester vil i stor grad være sammenfallende med den løsning som i dag allerede eksisterer ved museet. IT-tjenester: Det er viktig for Vitenskapsmuseet å beholde lokale IT-ressurser. Dette er begrunnet i den særegenhet som ligger ved museets daglige drift, og dermed spesialkunnskap som lokal IT besitter. Spesielt viktig er det å beholde kunnskap knyttet opp til forskning, vitenskapelige samlinger, formidling og publikumsutstillinger og IT-tjenester ved feltarbeid. I Børresensutvalgets utredning er et av forslagene å flytte lokal IT-tjeneste til en sentral enhet. Ved en slik løsning vil ressurser sannsynligvis være tilknyttet de ulike campus, men vil forringe museets
10 av 10 mulighet til å kunne prioritere arbeidsoppgaver for IT-ressursene. I tillegg vil dette frata museet muligheten til å påvirke eventuelle nyrekrutteringer og dermed muligheten til å definere kompetansekravet til de lokalt plasserte IT-resursene. Eventuell administrativ ledelse under instituttleder Institutt for naturhistorie og Institutt for arkeologi og kulturhistorie har kontorsjefer. I tillegg har Utstillings- og publikumsseksjonen en kontorsjef. Det er ønskelig å opprettholde sistnevnte stilling som kontorsjef, til tross for at seksjonen underlegges Museumsadministrasjonen. Drøftinger Vitenskapsmuseet har allerede behandlet i LOSAM og Museumsstyret en organisasjonsendring som omtalt over. De endringer som kan ses som mulig som resultat av vedtak i NTNU-styret 25.08.2016 vil ikke forårsake behov for endringer av organisasjonskartet ved Vitenskapsmuseet.