Vedlegg 1 Tilbudsmappe Versjon 1 25. septeber 2014 Personal- og tingskadeforsikringer IN kommunene Ved elektronisk utfylling: Bruk TAB for å gå fra post til post, for avkryssing: venstreklikk Firma: Selskapsform: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Telefaks: E-post: Internettadresse: Kontaktperson: Innhold 1. Erklæring fra tilbyder 2. Kvalifikasjonskrav 3. Kontraktsgjennomføringskrav 4. Tildelingskriterier 5. Forbehold 6. Bedriftshemmeligheter 7. Vedlegg ved innlevering av tilbudet Side 1 av 11
1. ERKLÆRING FRA TILBYDER I overensstemmelse med konkurransedokumentene, tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransedokumentene gjelder for denne tilbudskonkurransen. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud og oppfølgingen av dette, er for egen regning og risiko. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende med en vedståelsesfrist på 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Vi er inneforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av begge parter. Tilbudet vil sammen med konkurransedokumentene utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 2 av 11
2. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Skatteattest Vedlegg 1 Merverdiavgiftsattest Vedlegg 2 Dokumentene er datert (ååååmmdd) Kvalifikasjonskrav 2: Lovlig etablert foretak Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyderen har et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Norske selskap: Firmaattest fra Foretaksregisteret Vedlegg 3 Utenlandske selskap: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. Kvalifikasjonskrav 3: HMS-egenerklæring Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbydere, og eventuelle underleverandører, følger lovbestemte krav i Norge om helse, miljø og sikkerhet i egen virksomhet. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg HMS-egenerklæring. Se vedlegg 4 til Konkurransegrunnlaget. Vedlegg 4 Kvalifikasjonskrav 4: Godkjenning fra Kredittilsynet Om kvalifikasjonskravet: Oppdragsgiver krever at tilbyder har godkjenning/konsesjon fra Kredittilsynet for å drive forsikringsvirksomhet i Norge samt for å tilby de forsikringsgrupper som tilbys. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Dokumentasjon på at tilbyder har nødvendig Vedlegg 5 konsesjon/godkjenning. På Finanstilsynets hjemmeside http://www.finanstilsynet.no ligger oversikt over alle forsikringsselskaper som har konsesjon til å drive virksomhet i Norge. For at oppdragsgiver skal kunne sjekke om tilbyder er godkjent som leverandør i Norge bes oppgitt: o Navn og organisasjonsnummer på firma slik det er registrert hos Finanstilsynet. I tilfeller hvor tilbyder og konsesjonshaver ikke er samme (juridiske) selskap, for eksempel hvis det er et 100 % eiet datterselskap eller en egen divisjon/lokalavdeling i et stort konsern som inngir tilbud, må forholdet mellom tilbyder og konsesjonshaver kort forklares. Side 3 av 11
Kvalifikasjonskrav 5: Erfaring og gjennomføringsevne Om kvalifikasjonskravet: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag og meget god gjennomføringsevne. Videre skal leverandøren ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Bevis for at de stilte krav er oppfylt Bekreftes dokumentert i vedlegg Personell tilbyder disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, Vedlegg 6 enten de tilhører foretaket eller ikke, og tilbudte personells tilgjengelige kapasitet. Liste over de viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Det oppgis kontaktpersoner (navn, tlf.nr, e-post) på minst 3 relevante referanser (dersom mulig) som kan kontaktes. Redegjør for firmaets kvalitetssikring-/styringssystem. Side 4 av 11
3 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV Det er satt en rekke kontraktsgjennomføringskrav, spesielle kontraktsvilkår og absolutte krav til det som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under punkt 3. Tilbyder bekrefter at kravene tilfredsstilles ved å krysse av for ja. Dersom tilbyder svarer Nei på ett eller flere av de følgende punktene, medfører det at tilbyder ikke kan velges som leverandør til oppdragsgiver. Det vil si at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Tilbyder skal også signere på at punktene som er ramset opp følges/aksepteres. 3.1 Gjennomføringskrav Ingen krav er satt under dette punktet fra oppdragsgiver. 3.2 Spesielle kontraktsvilkår Nr Krav 1 Priser Alle priser skal oppgis eks. mva. i NOK, på vedlagte prisskjema (vedlegg 2) i Konkurransegrunnlaget. Utfylt prisskjema vedlegges i vedlegg 7 - Prisskjema. 2 Prisregulering Prisene justeres iht. kravspesifikasjon for hhv. person- og tingskadeforsikringer (vedlegg 5 og 6). Det vises her også til premieregulering nevnt i kapittel 4 Tildelingskriterier og punkt 5 under 4.1 Pris. Bekreftes Ja: Nei: Ja: Nei: Premiesatsene skal være faste i 1 år. Endres bestemmelser vedrørende forsikringsytelser eller lovverket som forsikringene er basert på i avtaleperioden, gis forsikringsgiver anledning til tilsvarende premieendringer, men med virkning først fra 1.1.2016. Det gis anledning til én prisregulering pr. år hvor 1.1.2016 vil være første gang. En eventuell prisendring skal skriftlig begrunnes og dokumenteres senest 90 dager før iverksettelse. Forsikringsselskapet skal senest 3 måneder før hovedforfall varsle om kommende forsikringsårs premienivå og vilkår. En eventuell prisregulering skal godkjennes av Oppdragsgiver v/innkjøpstjenesten før den settes i kraft. Det presiseres at prisreguleringen må ha sin årsak i endringer i antallsoppgaver, folketrygdens grunnbeløp, forsikringsmessige bestemmelser eller lovverk etc. Alle premieendringer skal spesifiseres og begrunnes ved prosentvise endringer og beregnet beløp. Etter godkjenning av prisendringer, skal disse ha virkning fra en omforent dato. 3 Språk All kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandør skal foregå på norsk. Ja: Nei: Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle de angitte spesielle kontraktsvilkårene nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, vil dette føre til at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet. Oppdages avviket etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 5 av 11
3.3 Minimumskrav til produkt/tjeneste Nr Krav 1 Kravspesifikasjon - Personal forsikringer Tilbyder bekrefter at kravspesifikasjon Personalforsikringer (vedlegg 5) aksepteres, og at tilbudet er basert på denne. 2 Kravspesifikasjon Tingskade forsikringer Tilbyder bekrefter at kravspesifikasjon - Tingskade (vedlegg 6) aksepteres, og at tilbudet er basert på denne. 3 Kravspesifikasjon Diverse tjenester Tilbyder bekrefter at kravspesifikasjon Diverse tjenester (vedlegg 7) aksepteres, og at tilbudet er basert på denne. Bekreftes Ja: Ja: Ja: Nei: Nei: Nei: Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt er basert på tilfredsstillelse av alle de angitte minimumskravene nevnt over. Vi er inneforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte bestemmelser og minimumskrav gitt i dette dokument, vil dette føre til at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet. Oppdages avviket etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Underskrift: Dato Stempel og signatur 3.4 Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte punkter i tabellen ovenfor (se nr. referanse til tabellen ovenfor): Nr 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 Utdypende informasjon Side 6 av 11
4. TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge den(de) tilbyder(e) med den laveste prisen justert for eventuelle feil og kostnadsberegnede forbehold. Se 4.1 nedenfor. 4.1 Pris Om pris: Innenfor tildelingskriteriet pris vurderes tilbyders priser og evt. justeringer som følge av forbehold. Hvordan pris skal angis og evalueres er beskrevet i punktene under. Nr Angivelser og evaluering av pris 1 Prisangivelse Prisskjemaet i vedlegg 2 i konkurransegrunnlaget er fylt ut og vedlagt som vedlegg 7 i tilbudsmappen. Alle prislinjer skal fylles ut. 2 Evaluering av priser Det velges en -1- eller to -2- leverandør på avtalen, etter følgende oppsett: o o o 1 leverandør på tingskade 1 leverandør på personal 1 total leverandør på tingskade og personal Total Sum slik det fremkommer av prisskjemaet for hhv. personforsikring og tingskadeforsikring, vil legges til grunn når tilbudene sammenlignes. Samt tillegg for evt. prisforbehold og fratrekk for evt. rabatter dersom totalleverandør velges. Tilbydere som kun leverer forsikring på ett av produktområdene risikerer å ikke komme i betraktning dersom en tilbyder har det samlet sett beste tilbudet på personal- og tingskadeforsikringer. 3 Prisevaluering ved manglende prising av enkelte varelinjer Alle felter i prisskjema skal besvares. Tilbud med prisskjemaer som ikke er priset komplett vil bli avvist i sin helhet. 4 Kontraktsvilkår Ja: Nei: For denne avtalen gjelder følgende kontraktsvilkår: Alminnelige kontraktsvilkår (vedlegg 3 til Konkurransegrunnlaget) Forsikringsvilkår fra tilbyder o Oppdragsgiver har lagt til grunn at leverandører av kommuneforsikringer i det norske markedet benytter tilnærmet like forsikringsvilkår. Tilbyder skal oppgi vilkår som avviker fra gjengs bransjevilkår. Avviket skal oppgis under Forbehold og prises dersom kommunen ikke kan akseptere kravet. Ved avvik mellom krav satt i tilbudsmappen (dette dokument) og kontraktsvikårene har tilbudsmappen høyere rang og går foran kontraktsvilkårene. Ved avvik mellom alminnelige kontraktsvilkår (vedlegg 3) og tilbyders forsikringsvilkår går de alminnelige vilkår (vedlegg 3) foran. Nærmere om oppsigelse I kommunens alminnelige kontraktsvilkår (vedlegg 3 til Konkurransegrunnlaget) er det bl.a. satt en oppsigelsestid på 12 måneder. Denne utgår og erstattes av vilkårene i lov om forsikringsavtaler (forsikringsavtaleloven), som innebærer at kommunen har 1 månedsoppsigelsestid. Ref 3-6 (forsikringstakerens rett til å avbryte forsikringsforholdet). Side 7 av 11
5 Premieregulering (ut over det som er nevnt i kravspesifikasjonene) I vedlegg 5 og 6 til Konkurransegrunnlaget, hhv. kravspesifikasjon personalforsikringer og kravspesifikasjon tingskade, fremgår det bl.a. hvordan premien reguleres. Det åpnes også for at premien kan reguleres for følgende forhold: Ja: Nei: Tingskade forsikringer: Prisen reguleres etter skadeforløpet for siste 12 måneder pr. 1.7 slik: Det åpnes for regulering av tingskade forsikringer etter skadeforløp for siste 12 måneder pr. 1.7 (både opp og ned). Regulering for denne type skader skal varsles av leverandør i god tid og innenfor tidsrammen gitt i punkt 2 (prisregulering) i kapittel 3.2 Spesielle kontraktsvilkår i tilbudsmappen. Kommunen generelt Dersom det oppstår endringer i kommunens forsikringsportefølje, som endrer risikobildet, åpnes det for at premeien kan reguleres etter nærmere avtale med kommunen. Dersom tilbyder krysser av for NEI i pkt 4 og 5 er dette å tolke som et forbehold. Tilbyder utdyper dette under avsnittet om forbehold med en angivelse av prismessig konsekvens om kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Side 8 av 11
5. FORBEHOLD Om forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder skal oppgi hvilken prismessig konsekvens forbeholdet innebærer dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom linjen Konsekvens i pris ikke er fylt ut, vil oppdragsgiver legge til grunn at forbeholdet er av frivillig karakter og det derfor er fritt for oppdragsgiver å akseptere forbeholdet eller ikke. Oppdragsgiver gjør også oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil medføre avvisning av tilbudet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Inneholder tilbudet forbehold: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. Vedlegget må settes opp i henhold til malen under. Det bekreftes herved at forbeholdene nevnt ovenfor er en total opplisting av samtlige av våre forbehold til denne konkurransen. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 9 av 11
6. BEDRIFTSHEMMELIGHETER Om bedriftshemmeligheter: I forbindelse med ny Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16 og i henhold til Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (Forvaltningsloven) av 10. februar 1967, nr 00 med seinere endringer, kan ikke oppdragsgiver unnta tilbudene fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig. I denne forbindelse må tilbyder oppgi hvilken informasjon i tilbudet som er å anse som bedriftshemmeligheter i tabellen under, og som derfor ikke skal utleveres i forbindelse med en eller flere anmodninger om innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det skal grunngis godt hvorfor noe er å anse som bedriftshemmeligheter, og at oppdragsgiver har rett til å overprøve tilbyders opplisting av unntak. Dersom det kreves at noe av tilbudet skal unntas offentligheten, må tilbyder også legge ved et ferdig sladdet eksemplar av tilbudet. Angivelsene av eventuelle bedriftshemmeligheter skal være presise og entydige. Dersom det ikke er tilstrekkelig med plass i rubrikkene under, kan unntakene legges ved som eget vedlegg, men det kreves da at oppsettet er som angitt under. Opplisting av bedriftshemmeligheter Inneholder tilbudet informasjon som er å anse som bedriftshemmeligheter: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. Vedlegget må settes opp i henhold til malen under. Opplistingen av bedriftshemmeligheter er lagt ved som vedlegg nr: Opplistingen må være datert og signert. Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Referanse til punkt: Beskrivelse av hva som må unntas: Beskrivelse av hvorfor punktet må unntas: Henvisning til lovhjemmel for unntaket: Det bekreftes herved at unntakene nevnt ovenfor er identisk med hva vi ønsker unntatt fra offentligheten i henhold til Forvaltningsloven 13. Vi er klar over at oppdragsgiver kan komme til å ikke kontakte oss som tilbyder før utsendelse av vårt tilbud til andre tilbydere som spør om det så lenge ovennevnte punkter er unntatt offentligheten. Underskrift: Dato Stempel og signatur Side 10 av 11
7. VEDLEGG Vedlegg 1 Skatteattest Vedlegg 2 Merverdiavgiftattest Vedlegg 3 Firmaattest Vedlegg 4 HMS-Skjema Vedlegg 5 Konsesjon Vedlegg 6 Erfaring og gjennomføringsevne Vedlegg 7 Priser Andre vedlegg fra leverandøren: Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Side 11 av 11