Vedlegg 3 KRAVSPESIFIKASJON

Vedlegg 3 KRAVSPESIFIKASJON Rammeavtale på levering av multifunksjonsmaskiner til kommunene på Øvre Romerike

INNLEDNING Kravene i denne kravspesifikasjonen skal være bekreftet oppfylt. Eventuelle forbehold mot kravspesifikasjonen skal spesifiseres og begrunnes. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Disse krav skal gjelde i hele avtaleperioden, inkludert opsjoner. Det gjøres oppmerksom på at konkurransen utlyses i påvente av ny konkurranse høsten 2017. Oppdragsgiver ønsker å dra nytte av relativt ny teknologi og forretningsstrategi som nå kommer i markedet, men ser at man vil ha behov for en rammeavtale mens man arbeider med nytt konkurransegrunnlag. Eksisterende maskinpark driftes av Ricoh og man vil i avtaleperioden prøve å begrense antall nye maskiner slik at man stiller med en mest mulig enhetlig maskinpark ved utlysning av ny konkurranse. Valgte leverandør i denne konkurransen vil få ansvaret for å levere maskiner der eksisterende maskiner må byttes ut og å levere serviceavtale på disse maskinene for den komplette leieperioden. Informasjon om kommunenes driftspartner. Digitale Gardermoen IKS (DGI) er et interkommunalt selskap (derav forkortelsen IKS). DGI forestår leveranser av felles drifts- og vedlikeholdstjenester av IKT-løsninger til samtlige kommuner på Øvre Romerike. DGIs eiere er kommunene; Ullensaker, Nes, Eidsvoll, Gjerdrum, Nannestad og Hurdal. Deres eierrolle forvaltes gjennom representantskapet (tilsvarende generalforsamling) som består av kommunenes ordførere. DGI leverer tjenestene over et høyhastighets fibernett som knytter alle kommuner med deres virksomheter sammen i ett og samme digitale miljø. VOLUMGRUPPER Gruppe Sider per minutt Svart/hvitt eller farge 1 15-25 Fargemaskin 2 25-40 Fargemaskin 3 40-50 Fargemaskin 4 50-70 Fargemaskin 5 90-105 Kun svart/hvitt PRISINSTRUKS Maskinstandard og prisangivelser Digitale multifunksjonsmaskiner, heretter kalt MF maskiner skal leveres i full driftsklar stand og inkludere alle forbruksdeler av ikke teknisk art slik som toner, stifter, developer, inklusiv opplæring av 2 to personer i bruk og daglig/enkelt vedlikehold. For at MF maskiner skal være driftsklar, skal de også være tilkoblet til et -1- punkt i nettverket hos sluttbruker. Klikkprisen skal ikke inngå i maskinprisen. Alle konfigurerte maskiner skal prises med toppmater, sidemater, stifting, hulltaking, heftefalsing, sideforskyver/stacker, print, duplex og skannerenhet, RIP (Raster Image Processor enhet) og nett-tilkobling (for MF maskiner). For volumgruppe 1 er det ikke krav om stifting, heftefalsing eller hulltaking. Volumgruppe 1: Skal i tillegg inneholde magasin på minst 200 ark

Volumgruppe 2-3: Skal minimum inneholde 1 x 500 + 1 x 2500 ark. Hvorav ett er A3 magasin. Med muligheter for ytterligere magasinkonfigurasjon. Volumgruppe 4 og 5: Skal i minimum inneholde 1 stort magasin 2500 ark, 1 magasin 500 ark. Hvorav ett er A3 magasin. Med muligheter for ytterligere magasinkonfigurasjon. For volumgruppe 2,3 og 4 skal det være mulighet for magasin for spesialpapir, kvaliteter over 250 gr. Volumgrupper 1,2,3 og 4 skal prises som fargemaskiner. Volumgruppe 5 skal være sort/hvitt maskin. Klikkpriser skal prises som farge og sort/hvitt. Det er et krav at alle fargemaskiner har to telleverk, ett for farge og ett for sort/hvitt. Annet integrasjonsarbeid, utover i nettverket, skal oppgis som timesats i vedlegg 4, punkt D, timepris annet integrasjonsarbeid. Tilleggsutstyr skal prises for kjøp, og ikke utlignes på driftskostnader ved serviceavtalen. For tilleggsutstyr skal prisen være å forstå som komplette enheter ferdig montert på MF maskinen hos sluttbruker. Med tilleggsutstyr menes her komponenter/moduler som ikke inngår i den konfigurerte maskin i driftsklar tilstand. Både ved kjøp og leie skal maskinen være fritt levert, ferdig montert og konfigurert med IP adresse hos sluttbruker. Tilbyder skal for hver maskin oppgi både en kjøpspris, en leiepris og en klikkpris som inkluderer serviceavtale. Serviceavtalen skal angis som en fast servicepris per kopi/print (klikkpris pr. kopi/print). Serviceavtale kan tegnes for hver enkelt maskin både ved kjøp og leie. Serviceavtalen skal dekke alle forbruksdeler av ikke teknisk art som for eksempel toner og stifter, samt teknisk vedlikehold og reparasjoner iht. standard service på alle deler i den konfigurerte maskinen, såfremt ikke oppdragsgiver har handlet grovt uaktsomt. Leieprisen skal angis med en varighet på 3 som angitt etter malen i vedlagte prisskjema. Leieprisen skal baseres på og beregnes etter 3 mnd NIBOR pr 1.10.2016 pluss tilbyders påslag, dette påslaget skal oppgis i vedlegg 4. Alle tilbudte produkter skal inngå i leverandørens standard sortiment og prislister. Leieavtaler Når leieavtalen på en enkelt maskin er utløpt avsluttes leieforholdet automatisk, tilbyder plikter å varsle oppdragsgiver om kontraktens utløp senest 6 mnd før utløp av leieavtalen. Dersom oppdragsgiver midlertidig MÅ forlenge en leieavtale, i påvente av NY rammeavtale eller pga uforutsette hendelser som ligger utenfor oppdragsgiver eller tilbyders påvirkning, skal det kun påløpe pris for klikk for utgifter til service, vedlikehold, reparasjoner, og driftsutstyr i denne perioden. Klikkprisen skal samsvare med den som er tilbudt i denne anbudskonkurransen. Forlenging kan kun iverksettes etter avtale med oppdragsgiver.

TEKNISKE KRAV DGI drifter et stort IKT miljø for 6 kommuner. For å minimere vedlikehold av printer drivere, sørge for standardisering, samt sørge for størst mulig stabilitet og oppe tid, må leverandøren støtte følgende krav: System støtte for driveren. Universaldriver som støttes i Windows Print Management 2008, og nyere. Universal driver må støtte Windows Server 2003, Windows Server 2008 og Windows Server 2008 R2, og nyere. Både 32-bit og 64-bit versjoner. Universaldriver må være signert av Microsoft, dette gjelder alle versjoner av driveren. Dette må kunne dokumenteres. Windows og Citrix støtte skal dokumenteres, med detaljer om versjonsnummer etc. Universaldriver må støtte Citrix Xen App versjon 6.5 og nyere. Autentisert utskrift med kode bør støttes i driveren. Funksjonsbeskrivelse av driveren Hvert enkelt printobjekt må kunne opprettes, administreres og konfigureres separat i Windows Print Management standard grensesnitt i Windows Server 2008, og nyere. Med dette mener vi at all konfigurering og administrasjon av printobjektene kun skal gjøres der. Det er ikke anledning til utføre konfigurering, administrering eller noen annen form for tilpasning av innstillinger i driveren utenfor standard Windows server 2008 Print Management grensesnitt. Egne leverandørspesifikke grensesnitt eller programvareløsninger godtas ikke. Dette innebefatter alle grensesnitt som ikke er en del av standard Windows server 2008 Print Management grensesnitt, uten unntak. Dette av hensynet til standardisering. Driveren bør være utformet på en slik måte at alle modeller som er støttet i driveren skal kunne velges via en felles nedtrekksmeny som tilbys via hvert enkelt printobjekt i Print Management, etter at printobjektet er opprettet der. Forskjellige konfigurasjonsvalg som for eksempel finisher, papirskuffer etc. bør tilpasses automatisk ut i fra den modellen som velges i nedtrekksmenyen. Hvis valg av modell ikke kan gjøres via en nedtrekksmeny i driveren, så må funksjoner kunne konfigureres separat i driveren på en annen tilfredsstillende måte. Sammenheng mellom modell og mulige konfigurasjonsvalg i driveren må kunne dokumenteres på forespørsel. Det skal ikke være nødvendig å opprette et nytt printobjekt for å kunne endre modellserie, etc. for et printobjekt som allerede eksisterer i standard Print Management grensesnitt. Driveren bør bruke WinPrint utskriftsprosessor som standard. Andre utskriftsprosessorer godtas primært ikke. Driveren bør ha WinPrint utskriftsprosessor som forvalgt i driveren og standard datatype skal være forvalgt i driveren som RAW. Disse valgene skal settes automatisk når man velger driveren i Print Management, og man bør ikke trenge å velge dette manuelt. WinPrint er operativsystemets innebygde utskriftsprosessor fra Microsoft. Funksjon som skriver ut forsideark før hver utskriftsjobb skal være deaktivert som standard i driveren. Der hvor ikke dette er mulig må dette håndteres av leverandøren via innstillinger på hver enkelt maskin ved levering, for å sørge for at dette er ivaretatt. Det skal være mulig å overstyre fargemaskiner i driveren til kun å skrive ut i sort/hvit. Installasjon av driveren Installasjon av driveren skal kunne gjøres via standard grensesnitt i Print Management i Windows 2008, og nyere. Driveren skal installeres kun en gang på print server.

Under installasjonsprosessen av driveren, skal det ikke være nødvendig å velge blant et utvalg av forskjellig maskinmodeller, typer etc. Driveren skal ha et universalt navn og oppføringen av drivernavnet i Print Management i Server 2008 - Drivers, skal således ikke inneholde elementer av maskinmodeller, typer etc. i drivernavnet. Vurdering av driveren Hver tilbyder kan kun levere en felles universaldriver for alle modeller angitt i anbudet, dette for å begrense vedlikehold av drivere i serverparken. Alle modeller tilbudt i anbudet skal støttes offisielt i siste nedlastbare versjon av universaldriveren via leverandørens eller produsentens offisielle nettsider ved anbudsfristens utløp. Der hvor ikke dette er mulig må det skriftlig bekreftes spesielt i anbudet at angitte spesifikke modeller som ikke oppfyller dette kravet likevel støttes i universaldriveren, og at denne kan benyttes. Hvis dette fører til begrenset funksjonalitet, må det oppgis detaljer rundt dette. Tilbyder skal angi klart og entydig hvilken driver som skal benyttes i forhold til anbudet. URL til nedlastning av driveren skal dokumenteres i anbudet. Denne driveren vil bli testet og vurdert ut i fra kravene i kravspesifikasjonen. Drivere som ikke oppfyller kravene i kravspesifikasjonen vil ikke godkjennes, med den følge at anbudet avises på dette grunnlag som et vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen. Ref. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 20-13 bokstav e. Standardisering: DGI ønsker å utarbeide en godkjent produkt liste (GPL) på multifunksjonsmaskiner for den leverandøren som velges. Med det mener vi at man standardiserer på maks 5 modeller. Andre modeller som må inn ved helt spesielle tilfeller må avklares med DGI drift i forkant i hvert enkelt tilfelle, og støttes i universaldriver. Ved å standardisere blir det enklere for alle: brukerne av maskinene, DGI og leverandør. Modeller som står på GPL må kunne testes i vårt driftsmiljø før de tilbys til kunder. Ved endring av modeller på GPL må også disse kunne testes i vårt driftsmiljø, hvis modellbytte krever driveroppdatering. Ved endring av modeller skal erstattende modell videreføres som alternativ på listen. Ved endring av modeller så skal dette varsles så tidlig som mulig, og i god tid i forhold til testing, behov for ny driver etc. Drivere og installasjon Før installasjon av MF maskiner skal oppdragsgivers nettverksansvarlig alltid kontaktes. Oppdragsgivere skal i samarbeid med tilbyder utarbeide skjema for installasjon av MF maskiner i nettverk. All firmware-patch som fører til ny driver på server eller nytt passord for maskin skal tilbyder ta kontakt med oppdragsgiver om. Ved vedlikehold skal innstillingene som var før vedlikeholdet tilbakestilles, så langt det lar seg gjøre av tilbyder. Dette skal være klarert med DGI drift på forhånd. Katalogtjenester Tilbudte produkter skal støtte Microsoft Active Directory (AD), alternativt LDAP eller tilsvarende, for å søke opp brukernavn og e-postadresser. I tillegg bør tilbudte produkter kunne autentisere seg mot AD for direkte tilgang til lagring på UNC-stier på tjenere.

Tilbyder skal spesifisere hvilke andre directory-tjenester som støttes, samt hvilken type integrasjon som tilbys. Hvis produktene har egen mulighet for pin-koder/passord skal det beskrives hvordan disse administreres. Ved bruk av egne pin-koder/passord eller andre autentiseringssystemer for enhetene skal det beskrives hvordan disse administreres i store installasjoner der en bruker har tilgang til flere enheter, og skal benytte samme autentisering ved alle. Tilgang til enhetene Det skal være mulig å sperre tilgang til bruk av enhetene med passord eller lignende. Skanning og lagring Det skal spesifiseres hvilke standarder som støttes for innskanning (JPG, TIFF, PDF osv), hvorav TIFF og PDF er et krav. Skannede filer skal kunne leveres som e-post. Skannede filer skal kunne leveres direkte til UNC-sti. Tekniske løsninger for avlevering av innskannede dokumenter skal beskrives (f.eks. er det innebygde SMTP-servere eller eksterne bokser, typer/metoder for SMB/NFS-støtte.) - Det bør være mulig for brukere på en enkel måte å spesifisere hvor filene lagres, slik at det er mulig å variere lagring etter bruker. - Det skal være mulighet for å spesifisere filnavn og emne på skannede filer som skal sendes via e-post. Administrasjon Det skal være mulig å administrere de tilbudte enheter via nettverket. Overvåking/statusinformasjon Tilbyderen skal tilby muligheten for et overvåkingssystem (eks. SNMP traps) som gir automatisk beskjed via e-post, eller virksomhetene/sluttbrukerne sender direkte melding - til tilbyder om behov for bestilling av rekvisita - til tilbyder om behov for teknisk assistanse - til tilbyder om telleverksinformasjon - til lokal ansvarshavende/tilbyder om behov for fylling av rekvisita (toner, stifter etc.) Sikker utskrift Oppdragsgiver benytter per i dag SafeCom løsning for sikker print. Denne løsningen forutsettes forlenget under denne avtalen. Dersom tilbyder ønsker å tilby en alternativ løsning må denne beskrives og prises inn i tilbudet. Dersom tilbudte løsning skal baseres på noe annet enn SafeCom må tilbyder sørge for portering av eksisterende maskiner til ny løsning. Dette må inngå i prisbildet på tilbudte maskiner slik at tilbudene kan sammenlignes. Det er ikke ønskelig med en situasjon hvor man må drifte to ulike løsninger for sikker print. Det er et krav med opsjon på støtte for sikker utskrift. Dette kan for eksempel være followme løsninger, eller andre løsninger der brukeren autentiserer seg og får tilgang til å velge utskrift fra en kø. Oppdragsgiver antar at dette i utgangspunktet kan være en separat tjeneste uavhengig av produktene. I de tilfelle der produktene kan leveres med standard kortlesere eller andre løsninger ber oppdragsgiver om at det spesifiseres hvilke standarder disse støtter. Dersom løsning for sikker print skal baseres på et annet system enn SafeCom må portering av eksisterende maskiner til ny løsning inngå som en del av leveransen. Sletting av HD på MF maskiner

Tilbyder skal ved all retur av MF maskiner og eventuelt bytte av HD slette alle filer i HD, dette skal gjøres i henhold til personvernloven/norm for informasjonssikkerhet i helse, omsorgs- og sosialsektoren. Dette skal dokumenteres/bekreftes til oppdragsgiver. SERVICE OG KVALITET Serviceorganisasjon Det er krav om at tilbyder har tilstrekkelig ressurser og kompetanse, herunder datanettverkskompetanse, til å gjennomføre avtalen. Vi ber tilbyder beskrive oppbyggingen av servicenettet og dets ressurser og kompetanse. Dersom tilbyderens organisasjon også består av frittstående forhandlere skal forhandlerstrukturen oppgis. Vi gjør oppmerksom på at tilbyderen må være i stand til å gi samlet statistikk, også på vegne av forhandlerne. Oppdragsgiver ønsker informasjon om beliggenhet og organisering av distribusjonsnettet. Service- og driftsavtaler - Krav til utførelse Ved bruk av underleverandører (og forhandlere) av service, deler eller hele maskiner er det tilbyder som bærer ansvaret for feil, eller annen mislighold som oppstår i forbindelse med underleverandørs arbeid med oppdragsgivers maskinpark. Tilbyder skal benytte faste teknikere på det enkelte tjenestested, dette for å opprettholde best mulig kjennskap til oppdragsgivers maskinpark. Tilbyder skal beskrive hvilke backup-løsninger som tilbys ved lengre maskinstans. Tilbyder skal i samarbeid med oppdragsgivers virksomheter legge opp servicerutiner slik at vi i god tid vet når tekniker vil komme, hva som er feil med maskinen og forventet servicelengde. Krav til responstid Det kreves at tilbyder kan garantere responstid på 4 arbeidstimer innenfor tidsrommet 08.00 til 16.00 for dekning av hele avtaleområdet. For feil meldt etter 14.00 skal feilrettingen skal være påbegynt innen kl 12.00 påfølgende virkedag. Med responstid mener vi den tid som medgår fra servicemelding er gitt, til tilbyder er fysisk til stede og påbegynner service på den gjeldende maskin. Oppdragsgiver har krav til kompensasjon for brudd på responsgarantien. Dagbøter beregnes med kr. 1 000,- per time utover ett virkedøgn nedetid utover avtalt responstid. Med nedetid mener vi den tid som medgår fra servicemelding ble gitt til maskinen er i operativ stand eller erstatningsløsning er levert. Krav til leveringstid Det er krav om at tilbyder selv opprettholder det nærlager av toner, reservedeler, stifter ol som anses som nødvendig for å imøtekomme kravene til responstid. Leveringstid for slikt materiell skal være maksimalt 2 virkedager. Leveringstid for maskiner skal være maksimalt 12 dager. Vi ber tilbyder redegjøre for vanlig leveringstid for maskiner i de oppgitte volumgruppene. Flytting av maskiner Ved endring av lokasjon for maskin skal oppdragsgiver bestille flytting hos leverandør, flytting av maskin skal gjennomføres innen 5 virkedager etter bestilling. Tilbyder bes oppgi timepris. Kjøregodtgjørelse innrømmes etter statens satser.

MILJØ Miljømessige kriterier Vi ønsker tilbud på produkter som er miljømerket av en anerkjent miljømerkeordning. Dokumentasjon må vedlegges. Det er også ønskelig med en beskrivelse av hvilke rutiner som nyttes ved avhending og kassering av maskiner og deler. Herunder systemer for resirkulering og gjenbruk av materialer og deler, samt destruksjonsmåter for miljøskadelig avfall. Tilbyder skal selv hente, og legge opp rutiner for henting, av brukte toner- og spillkassetter. Tilbyder bes beskrive sine rutiner for returordning. Ved levering av MF maskiner skal tilbyder ta all emballasje i retur. Støy Tilbyder bes oppgi støyverdier i db på hver MF maskin som skal etterleves og kunne etterprøves i leieperioden. UNIVERSELL UTFORMING Tilbudte MF maskiner skal tilfredsstille krav til universell utforming. Tilbyder bes beskrive og dokumentere dette. BEKREFTELSE Vi bekrefter herved at vi dekker og aksepterer alle beskrivelser og krav i denne kravspesifikasjon. Dato: Forpliktende signatur: