1 OptioFM AS Rådgivere med kompetanse med fokus på FDVU, tilhørende virksomhetsprosesser og effektiv anvendelse av støtteverktøy FDVU faglig bistand Strukturering og standardisering, utarbeidelse av retningslinjer/spesifikasjoner, maler, etc. Opplæring i best practices, definisjon av måleparametere, datafangst, statuskartlegging, nøkkeltall/benchmarking, med mer Organisasjons- og virksomhetsutvikling Utvikling og optimalisering av eiendomsforvaltningens arbeidsprosesser, organisering og driftsformer Resultatpåvirkende analyser, forslag til tiltak og implementering av endringer Utarbeide og forankre nye mål og strategier, balansere virksomhetsmål, produktivitet og organisasjon og skape insitamenter og styringsverktøy Informasjonsteknologi Kartlegge behov, foreta strategiutvikling for anvendelse av IT-baserte støtteverktøy Bistand ved utforming av krav, anskaffelse og implementering Definer integrasjonsbehov og revitalisering av eksisterende systemer 2
IT og eiendomsforvaltning håndh nd-i-hånd? nd? I går, i dag, i morgen Jon Erik Arnesen Partner - OptioFM AS 3 Fortid/nåtid/fremtid tid/fremtid Rivende teknologisk utvikling Tilgjenglighet Tilgang Sammenkobling Næringslivetstårikø 4
Fortid/nåtid/fremtid tid/fremtid Brukerne i sentrum duppedittene begynner å snakke med hverandre Trådløst Vi tenker og arbeider annerledes 5 Fortid/nåtid/fremtid tid/fremtid Husker du hvordan det var? Paradigmeskifte fortsetter.. Byggenes hensikt endres Mer outsourcing Trådløst, endring i demografi Robotteknologi og miniatyrisering duppedittene snakker sammen Integrasjon, standarder, åpne løsninger 6
Fortid/nåtid/fremtid tid/fremtid Positive Real-time bygning gir muligheter Bedre styring og oppfølging Behovsdrevet, fleksibilitet og tilpasningsdyktighet Utfordringer Big-brother Hvem eier? Eiendomsforvaltere vil måtte tilpasse seg 7 Fortid/nåtid/fremtid tid/fremtid 2007 hvor står vi? Hva opptar eiendomsforvaltere i dag? Rollen til dagens IT baserte FDVU system Funksjoner vs. behov Velge system Implementere system 8
Utfordringer De seks største utfordringene i dagens eiendomsorganisasjoner Manglende forståelse fra ledelsen Underbemannet Liten tid til å fullføre oppgaver Møte kunde/leietaker forventninger Manglede midler / vedlikeholdsetterslep Balansere budsjettet 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % Tall fra undersøkelse foretatt av IFMA, FM Link, AFE, APPA, BOMA 9 Velge system Ulike typer FDVU løsninger TEKNISK VEDLIKEHOLD CMMS FORVALTNING DRIFT VEDLIKEHOLD Areal Leieadministrasjon.. ØKONOMISK FORVALTNING ENØK Bygningsteknisk Renhold Vedlikehold NISJELØSNINGER TOTALLØSNINGER.... Enterprise CAFM Internkontroll ERP Tegning / dokumenter Økonomi Andre virksomhetssystemer Vedlikehold av tekniske anlegg 10
Støtteverkt tteverktøy Manglende forståelse i ledelsen Tilgjengeliggjøre ledelsesinformasjon Aggregering og sammenstillinger som taktisk og strategisk beslutningsstøtte Synliggjøring gjennom rapportering Oppfølging/benchmarking gjennom KPI/nøkkeltall 11 Støtteverkt tteverktøy Underbemannet / liten tid til å fullføre Effektiviseringsgevinster Bedre oversikt over oppgaver Prioriteringsverktøy Rutiner som fremtvinger god arbeidsvaner Nytteverdi LITEN MIDDELS kompleksitet og datamengder STOR 12
Støtteverkt tteverktøy Møte kunde- / leietaker forventninger God oversikt = god service Gi tilgang til feilmelding, leieinformasjon, etc. Gi eksterne leverandører mulighet til å hente oppdrag/avkvittere for utførelse, etc. 13 Støtteverkt tteverktøy Manglede midler / vedlikeholdsetterslep Dokumenter forventede kostnader Tilstandsregistreringer Forebyggende vedlikehold Synliggjøre konsekvenser av utsettelser Prioritering og planleggingsverktøy Bedre utnytte effektivisering og innsparingspotensial 14
Støtteverkt tteverktøy Balansere budsjettet Redusere behov for skyggeregnskap for disponeringer Forsystem for økonomi ved bestillinger Økonomisk oppfølging på eiendomsforvalters premisser Fordeling på bygg, fagområder, leietakere NS 3454 Mange god grunner for å ta i bruk et FDVU system 15 Velge system Eksempler på FDVU systemleverandører 16
Velge system Hvilke arbeidsprosesser skal dekkes? Kartlegg de FDVU operative behov Kartlegg de taktiske og strategiske behov for rapportering og måleparametere Utarbeid kravspesifikasjon på basis av behovet for prosesstøtte Omform kartlagte behov til IT funksjonskrav Vektlegg krav I forhold til mål, ressurser, ambisjonsnivå.. Sikre et felles sammenligningsgrunnlag Vurdere flere, styr leverandørpresentasjoner... Sørg for fundamentering Involver sluttbrukere og ledelse Innkjøpsprosess som tillater dialog Kvalitetssikre 17 Implementering God implementering av prosesser og støtteverktøy handler mye om å drive god endringsledelse 18
Implementering Start planleggingen tidlig hvordan kan systemene bli en naturlig del av og et verktøy i arbeidsprosessene? og vil valgt teknologi påvirke eksisterende prosesser? oppstår nye ressurs- og kompetansebehov? hvordan skal datagrunnlaget fremskaffes og hvilke rutiner skal gjelde for ajourhold? pilot eller full utrulling? Styr forventningene, undervurder ikke omfanget, og.. ikke prøv å gjøre alt påp en gang.. 19 Takk for oppmerksomheten! 20
Applikasjon A Applikasjon B Applikasjon C En virksomhet har normalt ulike datasystemer fra ulike leverandører Applikasjon D Applikasjon E 21 Applikasjon A Applikasjon B Applikasjon C Systemene har behov for å kommunisere Applikasjon D Applikasjon E 22
Applikasjon A Applikasjon B Forretningslogikk Database lag Kommunikasjon Applikasjon C Systemene har behov for å kommunisere Koblingene blir raskt komplekse Ønske om å fjerne kompleksitet Applikasjon D Applikasjon E 23 Applikasjon A Applikasjon B Applikasjon C Integrasjons BUS nav/eike Skjuler kompleksiteten Applikasjon D Applikasjon E 24
Applikasjon A Applikasjon B Applikasjon C Semantikk Megler/agent Data og prosesser beskrives i felles modell Applikasjon D Applikasjon E 25