Verdi som dokumentasjon

Transkript

1 Verdi som dokumentasjon En ISO basert tilnærming til dokumentasjonsforvaltning 7. Norske Arkivmøte Fornebu,

2 Han som snakker Jon Bjerkelien Siviløkonom NHH Strategi, organisasjon og ledelse Seniorrådgiver Statnett Informasjonsforvaltning (arkivet)

3 Vi vil, vi vil, men vi får det ikke til Utvalget for Retningslinjer for utforming, ajourføring og oppbevaring av tegninger etc. Rapport med vurderinger av arkivfunksjonen ved omorganisering, og omorganisering av arkivene - Notat: "kontrakter. Hva? Hvor?" - Forslag til målstruktur for arkivet - "Fellesverktøy: Dokument- og datastyring" - "Rapport fra arbeidsgruppe vedrørende organisering av arkiv/ dokumentasjon" Sluttrapport for prosjektet "Strategi og IKT-verktøy for dokumenthåndtering" Historisk arkiv, Kartleggingsprosjekt, Driftsprosjektet, KGV-KAS > "Det er på det rene at det på en rekke kontorer i dag er opprettet saksbehandlerarkiver i en utstrekning som ikke ville skjedd dersom vi hadde hatt et fullgodt arkivopplegg." Konsulentrapport: "Forundersøkelse av arkivordningen" - Notat om arkivering av originaltegninger. - "Avlønning og kompetansenivå i arkivet" - "Foreløpig rapport fra arkivet": Omtaler bl.a. inkonsistens, "utekontorene seiler sin egen sjø" - Rutineevaluering. Arkivet - Konsulentrapport: "Dokumentanalyse i Statkraft" - Retningslinjer for behandling av gamle anleggsarkiver "Systemer for arkiv og dokumentasjon Forprosjektrapport 20. november Forslag til hovedprosjekt" Sluttrapport innføring av nytt dokumenthåndteringssystem

4 Vi prøver hardere Informasjon og dokumentasjon ISO serien Information Security Management Kvalitet ISO 9000serien Quality Management Systems Arkitektur TOGAF9.1 Enterprise architecture methodology and framework

5 Forankre i forretning STRATEGI Fremtiden er elektrisk

6 Eksterne krav Forskrift om forebyggende sikkerhet og beredskap i energiforsyningen (beredskapsforskriften) Plan- og bygningsloven Energiloven Forskrift om elektroforetak og kvalifikasjonskrav for arbeid knyttet til elektriske anlegg og elektrisk utstyr Forskrift om rapportering, registrering og merking av luftfartshinder Forskrift om systemansvaret (FOS) Forskrift om elektriske forsyningsanlegg (FEF) Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn Lov om allmenngjøring av tariffavtaler m.v. (allmenngjøringsloven) Forskrift om leveringskvalitet i kraftsystemet Forskrift om tekniske krav til byggverk (Byggteknisk forskrift) Lov om planlegging og byggesaksbehandling Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav Lov om vegtrafikk (vegtrafikkloven) Forvaltningsloven Forskrift om konsekvensutredninger Forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på byggeeller anleggsplasser (Byggherreforskriften) Forskrift om systemansvaret i kraftsystemet Forskrift om strålevern og bruk av stråling (strålevernforskriften) Havne- og farvannsloven Luftfartsloven Kulturminneloven Naturmangfoldloven Matrikkelloven Oreiningslova Offentleglova Fremtiden er elektrisk

7 Verdiskaping Ressurs Prosess Produkt Fremtiden er elektrisk

8

9 Prosess

10 Produkt

11 Dokumentasjonsfabrikken Prosess Arbeidsflyt Rolle Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Informasjonsflyt Applikasjon Dokument Dokument Dokument Dokument Fremtiden er elektrisk

12 Samle venner ORGANISASJON Fremtiden er elektrisk

13 Alle som jobber med det samme må håndtere dokumentasjonen Standardisering på samme måte over tid

14 Kvalitet standardisering av arbeidspraksis

15 Virsomhetsarkitektur standardisering av IT(informasjon og teknologi)

16 Informasjonssikkerhet og dokumentasjonsforvaltning - Sikre informasjonslagre

17

18 Rolle Beskrivelse Information manager Kvalitetsledelse innen informasjonsforvaltningen, Policy eier. Tett dialog med forretning, prosessforbedringer Virksomhet(informasjons) arkitekt Metadata, masterdata, klassifikasjon, gjenfinning og forvalting implementert i IT Informasjonsikkerhetsrådgiver Verdivurdering av informasjon, tiltak for sikring Dokumentkontroller Operativ bistand (digitalisering, strukturering, søk og gjenfinning, publisering osv) Dokumentasjonsforvalter (Arkivar) Ivaretakelse av brukbarhet og tilgjengelighet for dokumentasjon med lang bevaringstid

19 Fremtiden er elektrisk Det mørke rommet

20 Den store utfordringen Målbildet Arkivet "AS IS" Strategisk Strategisk x x x Distribuert Sentralisert Distribuert Sentralisert x x Operativ Operativ

21 Skape endring LEDELSE Fremtiden er elektrisk

22 Retning gjennom policy Rolle Prosesseier Virksomhetsarkitekt Dokumentkontroller Dokumentasjonsforvalter Ansvar Ansvarlig for å sikre at det etableres styringsdokumentasjon for hvordan dokumentasjonspraksis skal foregå i fagprosesser. Dokumentasjonspraksis skal beskrives i styringssystemet og skal være i henhold til denne policyen. Ansvarlig for at det stilles riktige krav til IKT-systemer som håndterer dokumenter og underliggende lagring av dokumentasjon med tilhørende metadata. Det inkluderer også masterdata knyttet til dokumentasjon, klassifikasjon, gjenfinning og forvaltning. Operativ bistand til virksomheten knyttet til dokumenthåndtering og arkivering (digitalisering, strukturering, søk, gjenfinning, publisering osv.). Ansvarlig for forvaltning av arkivert dokumentasjon iht. krav fra prosesseier.

23 Dokumenter prosesser og definer eierskap Standardisering Rådgivere Qualiware Prosesser Forbedringsorgani sasjon Fremtiden er elektrisk

24 Husk på prosessens to bestanddeler Prosess Arbeidsflyt Rolle Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet Informasjonsflyt Applikasjon Dokument Dokument Dokument Dokument Fremtiden er elektrisk

25 Arbeidsflyt Den som utfører Det som starter Flyten Hva som skjer Eller stopper Fremtiden er elektrisk Prosess: Utarbeide konsesjonssøknad for lite prosjekt

26 Informasjonsflyt Prosess: Fremskaffe konsesjon etter energiloven/ Utarbeide melding Fremtiden er elektrisk

27 Kompetanse Prosesser Forbedringsorgani sasjon Vil ikke Holdning Kan ikke Ferdighet Vet ikke Kunnskap Fremtiden er elektrisk

28 HVOR KOMMER DEN FRA? Dette har æ ikke sett før, skriver Monika Stokke fra Snåsa og forteller at det ikke var et eneste fotspor i snøen. Fremtiden er elektrisk

29 R

30 Takk for meg Lese mer: /author/jonbjerkelien/ Fremtiden er elektrisk