Nyhetsbrevet, OI-nyhetene og doffin.no er tjenester fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Nyhetsbrev nr. 42/2013 Fredag 6. desember 1. Vil rydde opp i formalisme og byråkratisering 2. Skal bli ledende på offentlige anskaffelser 3. Leverandøroppfølging et svakt punkt 4. Norsk bidrag i FN-forum for sosialt ansvar 5. Sjukehus-vikarar med 71 pst. regelbrot 6. KOFA, innovasjon og etikkpris 7. E-faktura opp 200 pst i kommune-sverige 8. Setter frist for innføring av e-bestillinger Anskaffelseskonferansen Vil rydde opp i formalisme og byråkratisering Et politisk frontalangrep på overdreven formalisme og byråkratisering i praktiseringen av de offentlige anskaffelsesreglene satte sitt preg på næringsminister Monica Mælands bidrag på årets Anskaffelseskonferanse i Oslo. Slikt ønsker den nye regjeringen å gjøre noe med, konstaterte hun, og la stor vekt på forenklinger både med nye EU-direktiv og kommende anbefalinger fra det nasjonale forenklingsutvalget. Næringsminister Monica Mæland (foto: Hans Jørgen Brun) Om lag 600 var denne gang påmeldt til Anskaffelseskonferansen i regi av Difi. Her fikk den nye regjeringen presentere sin anskaffelsespolitikk overfor ledere i det offentlige, innkjøpere, leverandører, konsulenter og andre som hadde funnet veien til konferansen. Næringsminister Monica Mæland slo fast at regjeringen ville løfte offentlige anskaffelser høyere på den politiske dagsordenen enn den forrige regjeringen. Etter hennes vurdering ligger det her et viktig virkemiddel for en mer effektiv offentlig forvaltning så profesjonelt, sikker og lite byråkratisk som mulig. I tillegg til nye EU-direktiv som besluttes i EU-systemet i disse dager, er det nasjonale forenklingsutvalget i gang. Blant det positive i de nye direktivene pekte statsråden på bruk av elektroniske verktøy og forenklinger for de mindre leverandørene som ønsker å delta i offentlige anskaffelser. 1
Viktige nasjonale regler Når det gjelder forenklingsutvalget her hjemme, understreket hun at det for mange norske leverandører nettopp er oppdrag til en verdi under EU/EØS-terskelverdiene som betyr mest. Av den grunn så hun forhåpningsfullt fram mot anbefalingene fra utvalget som er ventet utpå vårparten neste år. Statsråd Mæland fremhevet betydningen av å skape og utnytte fleksibilitet i regelverket. Det er, fremholdt hun, f.eks. tankevekkende at det er de samme prosedyrekrav til anskaffelser innenfor bygg og anlegg som det er innenfor barnevern. Forslaget om å samordne anskaffelser på statlig nivå er for tiden på høring, og næringsministeren var ikke i tvil om at en slik samordning kan innebære betydelige økonomiske gevinster. Innovasjon I sitt foredrag på Anskaffelseskonferansen var statsråd Mæland også innom innovative anskaffelser og innovasjon. Innovasjon er ikke noe mål i seg selv, konstaterte hun, men viktig for en effektiv offentlig sektor og et omstillingsdyktig næringsliv. Regjeringen vil gjøre det lettere for små og innovative småbedrifter å komme med i offentlige anskaffelser, og hun fremhevet NHO/KS Nasjonalt program for leverandørutvikling som virkemiddel til å fremme innovasjon. Likeledes verdsatte hun at helseforetakene i økende grad benytter dialog med leverandørmarkedet før de sjøsetter større anskaffelser. Offentlig-privat samarbeid (OPS) har den nye regjeringen stor tro på, og næringsministeren kunne opplyse at regjeringen tar sikte på å utvikle en veiledning og retningslinjer for bruk av innovasjonsutgaven av OPS, nemlig OPI (offentlig-privat innovasjonssamarbeid). Anskaffelseskonferansen Skal bli ledende på offentlige anskaffelser Norge skal bli ledende på offentlige anskaffelser. Med denne målsettingen avsluttet avdelingsdirektør Dag Strømsnes i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sitt foredrag på årets Anskaffelseskonferanse. Sentralt i arbeidet står nasjonale rammeavtaler på statlig nivå, effektivisering av leverandørporteføljen i den enkelte virksomhet, kategoristyring, økt kompetanse og lederforankring. Det offentlige kjøper årlig for nær 80 000 kroner pr. innbygger, og innsparingspotensialet er betydelig, fastslo han. Avdelingsdirektør Strømsnes i Difi hadde klippetro på at det var effektiviseringspotensial i praktiseringen av offentlige anskaffelser. Eksempler fra London viser at konsulentselskaper som skal hjelpe til med å skaffe kommunale enheter innsparinger ved anskaffelser, ikke tar seg betalt med mindre innsparingene kommer. Og 5 prosent spart i dagens norske offentlige anskaffelser betyr om lag 20 milliarder til bruk f.eks. i det offentliges tjenesteproduksjon. Det var hans håp at regjeringen ville sette krav til effektivisering, og, sa Strømsnes, da står Difi klar til å lage de nødvendige verktøyene. Imidlertid trengs det bl.a. et bedre kunnskapsgrunnlag. Gjennom arbeidet med å etablere en digital anskaffelsesprosess fra 2
kunngjøring til betaling av faktura kan det genereres mye kunnskap, f.eks. når det gjelder oversikt over og analyse av leverandørreskontroen. Strømsnes stilte bl.a. spørsmål om det var nødvendig for en virksomhet å ha en rekke forskjellige leverandører til ulike driftsmidler. Mer kunnskap Mer kunnskap om ulike forhold knyttet til den enkeltes anskaffelser er et viktig bidrag til effektivisering, samtidig som strategivalg og tiltak må forankres i lederskapet, slik Strømsnes så det. Han var dessuten overbevist om nytten av nasjonale rammeavtaler på statlig nivå. Det er det viktigste av effektiviseringstiltakene, mente han, og minnet om at det for leverandørene er lettere å gi de gode prisene dersom det er snakk om store volumer. De er alltid på jakt etter å vite hvor mye de kan regne med å få solgt før de kommer med priser. I tillegg er det lettere for de nærmere 1000 virksomhetene i staten som kjøper inn, å gjøre avrop på rammeavtaler enn å stå for gjennomføring av anskaffelsesprosesser selv. Strømsnes la imidlertid til at slike landsdekkende rammeavtaler ikke måtte svekke konkurransen ved at de gjorde det vanskelig for alle de små og mellomstore leverandørene å komme med på slike avtaler. Kategoristyring Således blir kategoristyring et mantra for Difi i tiden fremover, fremholdt avdelingsdirektør Strømsnes. Selv har Difi bistått 50 60 virksomheter i å gjennomføre innkjøpsanalyse, og alle bør gjøre slike, virksomhetsspesifikke analyser. Etter en slik øvelse kan man diskutere om det f.eks. er nødvendig og ønskelig med flere leverandører til de samme tjenestene og varene i virksomheten. Til hjelp for virksomhetene tar Difi mål av seg til å etablere et benchmarking-tilbud i forbindelse med slike analyser der den enkelte virksomhet kan sammenlikne egne tall med andre, gjennomsnitt etc. Ved blant annet full oppmerksomhet mot forhold som kategoristyring, leverandørutvikling, måling og behovsstyring greide Posten å få til en innsparing på 12 prosent i forbindelse med sine anskaffelser i en prosjektperiode fra 2008 til 2012. Målet var en innsparing på fem prosent, opplyste Strømsnes, som la til at gode rammeavtaler i seg selv innebærer god leverandørutvikling. Leverandøroppfølging et svakt punkt Oppfølging av leverandørene er noe av det offentlige innkjøpere er svakest på. En av forklaringene er mangel på kompetanse på fagområdet. Av de som har etablert en innkjøpsstrategi er det for øvrig bare om lag en tredjedel som har fokus på leverandøroppfølging i strategien. Man erkjenner verdien av leverandørsamarbeid, men samarbeider likevel ikke i den grad det er potensial for. Dette fremgår av årets utgave av «Sourcing Survey» fra PwC. PwC har gjennomført en modenhetsanalyse på innkjøpsområdet for private og offentlige virksomheter i Norge (Sourcing Survey). Samarbeidspartnerne har vært Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), Virke og NHO. Hvert år velges et tema med spesielt fokus og i år er det leverandøroppfølging og samarbeid. Årets modenhetsanalyse er den tredje innenfor offentlig sektor og den fjerde innenfor privat 3
sektor. Undersøkelsen ble sendt ut til potensielle respondenter i august 2013, hvor det ble oppnådd en svarrate på i underkant av 20 % og hvorav 6 % av respondentene er de samme som i fjor. Undersøkelsen indikerer at 60 % av respondentene har etablert en innkjøpsstrategi. 72 % av respondentene, som har etablert en innkjøpsstrategi, mener at det er viktig at innkjøpsstrategien støtter opp under virksomhetens overordnede strategi og at innholdet i innkjøpsstrategien er svært viktig. Undersøkelsen indikerer for øvrig at 59 % har forankret innkjøpsstrategien i virksomheten, samtidig som respondentene mener det er svært viktig å gjøre nettopp dette. Handlingsplan Undersøkelsen viser ellers at 39 % av de som har etablert en innkjøpsstrategi, har etablert en handlingsplan for å følge opp strategien. Bare 32 % av disse rapporterer på status for aktivitetene i handlingsplanen. Undersøkelsen viser en økende erkjennelse av den rollen innkjøp har i å støtte virksomhetens bærekraftige verdiskaping og realisering av deres strategiske mål, konstaterer PwC. Dette innebærer et økende behov for at innkjøpsfunksjonen må utnyttes som et virkemiddel for å oppnå virksomhetens strategiske mål. Av rapporten fremgår det også i år at norske virksomheter har noe å strekke seg etter når det gjelder å realisere potensialet som ligger i ledende innkjøpspraksis. Undersøkelsen indikerer at de statlige virksomhetene er mest modne. Leverandøroppfølging Virksomhetene anser leverandøroppfølging som svært viktig, men på tross av dette har få etablert en systematisk tilnærming for prosessen: Bare 34% av de som har utarbeidet en innkjøpsstrategi, har fokus på leverandøroppfølging i strategien. Virksomhetene har identifisert økonomiske gevinster gjennom leverandørsamarbeid, samtidig som det inngås færre samarbeid enn hva gevinstpotensialet tilsier. Manglende kompetanse på området er antageligvis, mener PwC, en av årsakene til at virksomhetene totalt sett angir lav modenhet på denne dimensjonen. Nettopp kompetanse på leverandøroppfølging innen anskaffelsesprosessen er blant fagområdene som respondentene scorer dårligst på. Bare 42 % mener de har god kompetanse innen denne prosessen. PwC konkluderer i sin rapport med at veien videre for norske innkjøpsavdelinger er å styrke det helhetlige fokuset innenfor innkjøpsområdet. Dette inkluderer: Tilrettelegge for måling og oppfølging, rette et større fokus på leverandøroppfølging, og gjøre en grundigere behovsplanlegging. Sourcing Survey kan lastes ned her Norsk bidrag i FN-forum for sosialt ansvar Deltakere på den andre konferansen i historien som FNs høykommissær for menneskerettigheter (OHCHR) arrangerer, skal på et seminar få høre om det norske arbeidet med sosialt ansvarlige offentlige innkjøp. Konferansen samlet flere tusen delegater fra næringsliv, offentlige myndigheter og interesseorganisasjoner fra alle verdenshjørner. Formålet med forumet og 4
konferansene er å se til at menneskerettighetene ivaretas i forbindelse med kommersiell virksomhet verden rundt. Den årlige konferansen «Forum for Business and Human Rights» arrangeres av FNs høykommissær for menneskerettigheter (OHCHR) i Genève 2-5 desember. Difi var blitt invitert av det det danske Institute for Human Rights (DIHR) til å medvirke på et seminar om offentlige anskaffelser og menneskerettigheter under konferansen. Også International Corporate Accountability Roundtable (ICAR) og Northern Ireland Human Rights Commission (NIHRC) er invitert til å bidra på seminaret. I år forventes over 2000 delegater fra hele verden delta i konferansen. Temaet for konferansen er hvordan FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter bør implementeres på nasjonal nivå. Tusenvis av deltakere Det første møtet i dette forumet fant sted i fjor, da rundt 1000 delegater deltok. Det ble etablert av FNs arbeidsgruppe for næringsliv og menneskerettigheter, og en rekke fremtredende representanter for næringsliv og offentlige myndigheter verden over medvirket. Forumets funksjon er å utgjøre en plattform for å fremme og ta i bruk FNs «Guiding Principles on Business and Human Rights», som er den første aksepterte globale veiledningen på FN-nivå for sosial ansvarlighet som skal bidra til å hindre brudd på menneskerettighetene fra så vel nasjoner som næringsliv. Prinsippene ble enstemmig vedtatt av FNs menneskerettighetsforsamling i 2011, og er forankret helt til topps i FNsystemet. Offentlige anskaffelser Forholdet mellom offentlige anskaffelser og menneskerettigheter dekkes i artikkel 6 i de veiledende prinsippene der det står at staten bør promotere respekt for menneskerettigheter hos de bedriftene som de bedriver kommersielle transaksjoner med. Det heter i den nevnte artikkelen at myndighetene i de ulike land gjør en rekke kommersielle transaksjoner med bedrifter, ikke minst gjennom deres anskaffelsesvirksomhet. Dette gir en unik mulighet til å fremme oppmerksomhet på og respekt for menneskerettighetene hos disse selskapene, bl.a. gjennom kontraktsvilkår i henhold til de forpliktelsene det offentlige myndighetene har under nasjonal og internasjonal rett. I Norge er det Difi som er ansvarlig for veiledning og informasjonstiltak for å gjøre sosialt ansvar, bl.a. ansvar for å promotere respekt for menneskerettigheter, til en naturlig og integrert del av norske offentlige anskaffelser. Sjukehus-vikarar med 71 pst. regelbrot Ein revisjon av ein leverandør av helsepersonell-vikarar til sjukehusa i Norge synte at det var 71 prosent brot på arbeidsmiljø-/vernereglar og andre kontraktsvilkår. 38 overlegar vart kontrollerte, og det knytte seg eit eller anna regelbrot til 27 av dei. Dette går fram av ein ny revisjonsrapport, der etterlevinga av nasjonale rammeavtalar for innleige av helsepersonell har vorte undersøkt. Helseforetakenes Innkjøpsservice (HINAS) og dei regionale helseføretaka har gjort slike rammeavtalar med fleire vikarbyrå. For å sikre kvaliteten er det no gjennomførd ein 5
revisjon av fleire av vikarbyråa. Alle vikarbyråa skal ha høg fagleg standard på tenestene sine og ha gode rutinar for kvalitetssikring og internkontroll. Allereie når kontrakt vert gjort, fekk vikarbyrå informasjon om at det ville bli gjennomført revisjon av dei i avtaleperioden. Dei varsla revisjonane starta i juni 2013 og det ligg no føre ein rapport for Helsebemanning AS, som er ein av leverandørane av vikarar til legespesialisttenester. Revisjonen av vikarbyråa er gjennomførte av Deloitte, som ein ubunden tredjepart, på oppdrag frå dei regionale helseføretaka. Tiltak og reaksjonar som blir sette i verk, skjer òg i tett samråd med advokatfirma Wikborg Rein. 71 prosent brot Det går fram av rapporten at leverandøren har gjort seg skuldig i brot på arbeidsmiljølova og verneføresegnene som gjeld arbeids- og kviletid. Det gjeld spesielt talet på arbeidstimar i veka, talet på timar med kvile mellom arbeidsperiode i døgnet, talet på samanhengande timar i veka, og manglande søndagsfri. Det er 38 overlegar som er kontrollerte, og av desse synte det seg at det var eitt eller fleire brot på arbeidsmiljølov/verneføresegner knytte til 11 av dei innleigde vikarane, det vil seie 29 prosent brot. Revisjonen har òg registrert andre brot på kontraktsvilkåra, og når alle brot vert telte saman, finn revisjonen at det er knytt ulike brot til 27 av dei innleigde vikarane, det vil seie om lag 71 prosent. Kvalitetssystemet hos leverandøren inneheld retningsliner for registrering og oppfølging av avvik, skrive Deloitte i rapporten sin. Revisjonen har notert seg at systemet ikkje gjev visse for at arbeids- og kviletidsreglane i arbeidsmiljølova vert haldne. Frist på fire veker HINAS og dei regionale helseføretaka ser svært alvorleg på at Helsebemanning AS har brote krava som ligg til grunn for rammeavtalane, går det fram av ei melding på nettstadene deira. Det blir varsla at tillitsbrot kan få følgjer for Helsebemanning AS, som har fått ein frist på fire veker til å rette opp tilhøva som er avdekte i revisjonen. Etter fire veker vil det bli gjort ei kvalitetssikring av systema til Helsebemanning AS for å sikre at rutinar for kvalitetssikring og internkontroll er i samsvar med rammeavtalane. I ein kommentar peikar personal- og organisasjonsdirektør i Helse Vest RHF og leiar av styringsgruppa for "Vikartjenester helsepersonell", Hilde Christiansen, på at det er viktig å gjere ein revisjon tidleg i avtaleperioden. Da kan oppdragsgjevarane sikre seg at alle tilhøve som ligg til grunn i avtalane vert etterlevde. Det er sett tydelege krav til leverandørene på mange område, seier ho, og det er viktig for å sikre kvaliteten på prosessane internt hos vikarbyråa, ikkje minst skal krava til lønns- og arbeidsforhold etterlevast. Krava til kvalitet på tenestene skal gi sjukehusa tryggleik for at dei kjøper kvalitetssikra tenester frå kompetente og seriøse vikarbyrå, når dei har behov for ekstra personell. Her kan du lese rapporten frå Deloitte Aktuelt i kortform om offentlige innkjøp KOFA, innovasjon og etikkpris Regjeringen lover et mer slagkraftig KOFA, og den ønsker mer konkurranse på jernbanesporet. Sykehuspartner er tildelt «Ikke for enhver pris 2013», 6
høgskolene på Lillehammer og Gjøvik har etablert et nasjonalt innovasjonsstudium som er tilpasset kommunesektoren og anbefalt av KS. Ukens miljøeksempel gjelder fornybar energi og er fra Finland. Virke ber den nye regjeringen utvikle videre samarbeidsavtalen mellom staten og ideell sektor om leveranser av helse- og sosialtjenester. Fem er prekvalifisert til å bygge ny politistasjon i Arendal, i Sverige har regjeringen lansert en nasjonal CSRstrategi, og danskene har fått et webverktøy til hjelp for offentlige innkjøpere som vil ta samfunnsansvar. BRØDTEKST Etikk-pris til Sykehuspartner Sykehuspartner ble tildelt «Ikke for enhver pris 2013» på Anskaffelseskonferansen 2013. Prisen som deles ut av KLP, har som formål å fremme etikk i offentlige innkjøp. Sykehuspartner er tjenesteleverandør til helseforetakene i Helse Sør-Øst og har jobbet målrettet med etiske og sosiale krav i anskaffelser siden 2010. De kan vise til faktiske forbedringer helt ned til produksjonsleddet, og benytter sin innkjøpsmakt til å få andre til å ta samfunnsansvar. Sykehuspartner har gjort etisk handel til en del av leverandørutviklingen, og gjør hvert år 10-20 oppfølginger direkte knyttet til de etiske kravene. Prisjuryen har bestått av: Eli Bleie Munkelien, direktør for samfunnsansvar i KLP, Jenny Ählström, seniorrådgiver, Avd. for offentlige anskaffelser i Difi, Magne Paulsrud, seniorrådgiver, offentlig innkjøp i IEH, og Grete Solli, spesialrådgiver for samfunnsansvar i Helse Sør Øst. KOFA skal bli mer slagkraftig Regjeringen arbeider med å gjøre KOFA til et mer slagkraftig klageorgan, skriver Kommunal Rapport. NHO kaller det en seier for næringslivet. Arnhild Dordi Gjønnes, advokat og spesialist på offentlige anskaffelser i NHO, har tidligere hevdet at klagenemnda er blitt en tannløs vaktbikkje. Denne utviklingen har også bekymret oss. Vi skal derfor gjøre alt vi kan for at KOFA igjen skal få spissere tenner, sier statssekretær Eirik Lae Solberg (H) i Nærings- og handelsdepartementet. Ukens miljøeksempel: Fornybar energi: Erfaringer fra Finland Den finske byen Turku ønsket å gå over til energi fra fornybare kilder for å nå sine klimamål. Tross innledende skepsis hos publikum og media, fikk kommunen en kostnadseffektiv utslippsreduksjon på 31 000 tonn i året, eller 2 % av de totale utslippene. En nyttig lærdom var at god informasjon til befolkningen er viktig i overgangen til fornybar energi. Les hele eksemplet her For mer informasjon om miljøvennlige innkjøp Vil ha konkurranse på jernbanesporet Regjeringen ønsker å øke konkurransen på eller om jernbanesporet. Vi vil komme tilbake til Stortinget om hvordan dette kan innføres, svarte samferdselsminister Ketil Solvik- Olsen på et skriftlig spørsmål fra stortingsrepresentant Heikki Holmås (SV). Han spurte om Norge ville fortsette å være imot EUs jernbanepakke. Statsråden fremholdt at regjeringen vil arbeide for at det blir størst mulig nasjonalt handlingsrom innenfor de 7
overordnede krav til liberalisering og konkurranseutsetting av offentlige tjenesteforpliktelser. Det er viktig, sa han, at konkurranse innføres i et tempo og på en slik måte at effektene av konkurranse kan tas ut på en best mulig måte, og for å få dette til må konkurransen skje på like vilkår og sektoren må være tilrettelagt for dette. Innovasjonsstudium for kommunesektoren? Høgskolene på Lillehammer og Gjøvik har fått i oppgave å etablere det nasjonale innovasjonsstudiet som er tilpasset kommunesektoren. Det skal gis kunnskap om hvordan innovasjon foregår, begrunnes og gjennomføres. Studentene skal dessuten trenes i å formidle innovasjonsprosjektet i kommunen og til offentligheten. KS anbefaler personer med nøkkelfunksjoner i kommunene å søke; folkevalgte og ledere på områder der det er behov for systematisk endring og innovasjon. Det er også anbefalt at 3-4 personer fra samme kommune søker sammen. Samlingene vil foregå i tidsrommet februar desember 2014. Studiet gir 30 studiepoeng. På Stortinget for ideelle aktører I et møte med Stortinget fremhevet Hovedorganisasjonen Virke bl.a. samarbeidsavtalen mellom staten og ideell sektor om leveranser av helse- og sosialtjenester. En viktig målsetting med denne avtalen er å utnytte mulighetsrommet til å inngå fleksible og langsiktige avtaler med ideelle aktører. Den rødgrønne regjeringen har her foreslått positive tiltak, ifølge Virke. Dette gjelder særlig gode avtaler for ideelle aktører, arbeid for å løse pensjonsproblemet, samt å involvere ideelle aktører mer i forsking og utvikling. Organisasjonen understreket at det er viktig at den nye regjeringen og KrF og Venstre slutter seg til avtalen og utvikler den videre - spesielt viktig er det å konkretisere målsettingene. Fem prekvalifiserte med politistasjonsløsning Statsbygg har mottatt løsningsforslagene fra de fem prekvalifiserte entreprenørene i konkurransen om ny politistasjon i Arendal med nettoareal på 2960 kvadratmeter. Statsbygg inviterte i vår til en begrenset totalentreprise med løsningsforslag, og fem grupper ble prekvalifisert til å delta i konkurransen: AF gruppen Norge AS, BRG Entreprenør AS, Hent AS, Skanska Norge AS og Veidekke Agder AS. Etter valg av prosjekt har oppdragsgiver (Agder politidistrikt) ansvar for å få prosjektet godkjent av Finansdepartementet og Regjeringen. Det er uvisst hvor lang tid denne prosessen vil ta. Entreprenør kan ikke kontraheres før denne godkjennelsen er på plass. Byggefasen er beregnet til 18 måneder. Sverige har fått nasjonal CSR-strategi I Sverige har landets regjering lagt fram en nasjonal CSR-strategi, «Hållbart företagande plattform fôr svenskt agerande». I strategien stiller regjeringen seg preliminært positiv til EU-kommisjonens forslag til nye innkjøpsdirektiv. Her er oppmerksomheten mot spørsmål som miljø, sosialt ansvar, livsløpsperspektiv og innovasjon ved offentlige anskaffelser større enn den eksisterende svenske lovgivningen. Også anskaffelser ved hjelp av elektroniske verktøy får regjeringens støtte i CSR-strategien. Den svenske, nasjonale CSR-strategien kan du lese her. 8
Dansk webverktøy for samfunnsansvar «Den ansvarlige indkøber» er et nytt, dansk webverktøy som skal gjøre det lettere for offentlige innkjøpere å tenke samfunnsansvarlig. I webverktøyet skal det samles gode og konkrete eksempler på hvordan innkjøpere kan formulere miljøkrav, etiske krav, arbeidsklausuler og sosiale krav i forbindelse med offentlige innkjøp. Et bredt samarbeid mellom flere departement, Kommunernes Landsforening, Danske Regioner mfl. står bak utviklingen av webverktøyet. Du finner webverktøyet her. E-faktura opp 200 pst i kommune-sverige På seks år har bruken av e-faktura i svenske kommunar og landsting/regionar auka med om lag 200 prosent, medan e-handel berre har auka med 57 prosent på den same tida. Det syner resultata av ei undersøking som Sveriges Kommunar och Landsting (SKL) har gjort i år. 9 av ti landsting/regionar og seks av ti kommunar har no teke i bruk e-faktura. Framleis finst det ein og annan i kommune-sverige som meiner at e-handel ikkje er noko for dei. I undersøkinga vart alle dei 290 kommunane og 21 landstinga (fylkeskommunane)/regionane spurde. 86 prosent av kommunane kom med svar, medan 90 prosent av landstinga/regionane svarte. Ikkje alle som svarte, svarte på alt. Tidlegare har SKL, som er systerorganisasjon til KS her heime, gjort liknande undersøkingar i 2003 og 2007. Resultata av undersøkinga frå i år syner at 197 eller 61 prosent av kommunane har innført e-faktura. I 2007 viste undersøkinga at 29 prosent av kommunane då hadde teke i bruk e-fakturering. 95 prosent av landstinga/regionane har no innført e-faktura, det vil seie 19 av dei. E-handel Når det gjeld e-handel svarer 85 kommunar og 17 landsting/regionar at dei har teke i bruk slikt verktøy. Med e-handel meiner SKL i denne undersøkinga elektronisk tingingsprosess med fakturahandtering, men ikkje gjennomføring av tevlingar. Dersom det vert samanlikna med tala frå 2007, syner undersøkinga i år ein auka i bruk av e- handel med 57 prosent. Det vart òg spurd kvifor e-handel ikkje er på plass enno. Av dei 66 kommunar, landsting og regionar som gav svar på dette, sa halvparten at dei ikkje hadde ressursar til å ta til med innføringa, fire at dei ikkje har kompetanse på området, og tre var ikkje viss på om dei ville ha nytte av e-handel. Tre trudde ikkje at leverandørane var mogne for e-handel, to seier at sjølve innkjøpet av naudsynt systemløysning er komplisert, og endeleg er to visse på at e-handel ikkje svarer til dei forventingane dei har. Leverandørar Ofte er det få leverandørar som er knytte til integrert e-handel. Halvparten av alle kommunar og landsting har mellom ein og ti leverandører, medan berre sju prosent seier dei har med seg meir enn 50. I 2003 var det berre fem kommunar av dei 37 som då 9
dreiv med e-handel, som hadde meir enn 10 leverandørar med. I 2007 hadde 14 av 52 kommunar meir enn ti med seg på e-handel. Nærare annankvar kommune og landsting har meir enn 100 leverandørar knytte til e- fakturaløysinga si i år. Så å seie havar fjerde tek imot e-faktura frå meir enn 200 leverandørar, går det fram av undersøkingsresultata. 24 prosent av kommunane og landstinga tek imot mellom 11 og 25 prosent av fakturaene sine elektronisk, og 20 prosent tek imot mellom 51 og 75 fakturaer elektronisk i dag. Det er kjøp av varer som dominerer i e-handelen, skal ein tru undersøkingsresultata. Vanlegast er matvarer, kontorutstyr, kjemiskteknisk materiale, leiker, datautstyr og bøker. Framleis er det lite tenestekjøp i e-handelen i det offentlege i Sverige. Her kan du sjå rapporten frå SKL-undersøkinga. Setter frist for innføring av e-bestillinger Etter fire års arbeid med å innføre elektronisk bestilling hos ca. 150 statlige oppdragsgivere i Sverige, setter nå regjeringen en absolutt deadline for å «komme på lufta». Innen 1. juli 2014 skal alle disse praktisere e-bestillinger, og forventingene er å spare 3,2 milliarder innen ni år. Dette fremgår av en forordning som den svenske regjeringen nylig er kommet med. Men: 18 av de 50 oppdragsgiverne som skulle vært klare allerede innen 31. mai i år, er imidlertid fremdeles ikke i gang. Nå har altså regjeringen i vårt naboland satt kniven på strupen. Statlige oppdragsgivere har arbeidet med å innføre elektronisk handel siden 2009, og det er Ekonomistyrningsverket som har hatt ansvaret for å følge opp og være tilrettelegger. Arbeidet har vært lagt opp puljevis, og drøyt femti statlige virksomheter i første pulje skulle vært i gang med elektroniske bestillinger senest 31. mai i år. Bare om lag halvparten greide det. Av de 100 statlige virksomhetene som hører med i etappe 2 i dette innføringsprosjektet ser det ut for at bare 12 kommer i mål i rett tid. Status pr. utgangen av september, som Ekonomistyrningsverket nettopp har publisert, viser at 31 av de ca. 150 oppdragsgiverne har fått såkalt advarsel. Det vil si at de ligger etter skjema for å komme i mål som forutsatt. Av disse 31 er det 18 som skulle ha vært i gang med elektroniske bestillinger 31. mai i år. «Skarpt krav» Forordningen fra regjeringen om at alle de ca. 150 skal være i gang med elektroniske bestillinger innen 1. juli neste år, tolkes av Ekonomistyrningsverket som et «skarpt krav». Det er ikke nok at oppdragsgivere, når fristen løper ut, f.eks. har satt sitt system i drift, påbegynt pilotdrift eller liknende. Imidlertid er det ikke noe krav at leverandørene skal være tilsluttet systemet innen 1. juli 2014. Rett nok følger en anbefaling fra Ekonomistyrningsverket med forordningen, der det heter at oppdragsgiverne bør etterstrebe å ha leverandørene med på dette tidspunktet. Forordningen trer i kraft 1. januar 2014. Etter den tid kan Ekonomistyrningsverket på grunnlag av nærmere definerte årsaker, behandle og eventuelt innvilge søknader om 10
dispensasjon fra fristen. Det er bare statlige oppdragsgivere med opptil 50 ansatte som omfattes av forordningen og innføringen av e-bestillinger. Innsparing på 3,2 mrd Den svenske regjeringen har i en pressemelding beregnet innsparinger på 3,2 milliarder kroner over en niårs-periode dersom alle de ca. 150 oppdragsgiverne tar e-bestilling i bruk innen 1. juli 2014. Billigere innkjøp gjennom bedre priser, øket rammeavtalelojalitet og styrket prisbevissthet er blant de viktigste bidragsyterne til den beregnede innsparingen. Med digitale bestillinger, heter det ellers, får man også en mer rasjonell håndtering av bestillinger og fakturaer, og en bedre intern styring av innkjøpsprosessen. Håndteringen av de som leverer til den offentlige sektoren blir for øvrig mye enklere enn den er i dag, poengterer regjeringen. Også i Sverige er innføring av elektronisk støtte til innkjøpsprosessen et ledd i digitaliseringen av offentlig sektor. Når ca. 150 statlige oppdragsgivere går over til e- bestillinger, innebærer det at vi, skriver regjeringen i sin pressemelding, tar enda et stort steg mot å virkeliggjøre målsettingen om å skape en enklere, åpnere og mer effektiv offentlig forvaltning. 11