Selskap og Eiendommer

Arbeide med : Selskap og Eiendommer i Fenistra Eiendom Dokument kontroll Versjon 1.0 Release dato 28.10.2003 Sist Endret dato 28.10.2003

Innhold 1. Forutsetninger... 3 2. Hensikt... 3 3. Selskap... 3 4. Eiendom... 6 4.1 Dialog og struktur... 6 4.2 Eiendom registrering... 8 4.3 Registrering i eiendom registreringsdialogen... 11 4.3.1 Eiendom registrerings dialogen Høyre museknapp... 13 4.3.2 Eiendom dialogen Høyre museknapp... 14 4.4 Eiendomobjekt registrering... 16 4.4.1 Registrering av felter i eiendomsobjektregistreringsdialogen... 16 4.4.2 Eiendomsobjekt registrering dialogen Høyre museknapp... 18 4.4.3 Eiendomsobjekt dialogen Høyre museknapp... 19 4.5 Areal registrering... 20 4.5.1 Arealbegreper i Fenistra Eiendom... 20 4.5.2 Arealregistrering... 21 4.6 Arealtall taben... 27 5. Transaksjonstyper... 29 5.1 Registrering av transaksjonstyper... 30 5.1.1 Behandlingsmetode... 31 5.1.2 Transaksjonstyper på selskap... 32 5.1.3 Transaksjonstyper på eiendomsobjekt... 34 Side 2 av 35

1. Forutsetninger Fenistra Eiendom må være installert. Transaksjonstyper må være registrert på selskapsnivå. 2. Hensikt Registrere alle faste opplysninger på Selskap, Eiendom, Eiendomsobjekt (eksempel er bl.a. bygg, parkeringsområde, og parkeringshus) og arealer slik at det legges et grunnlag for aktiv forvaltning av den totale eiendomsmassen. 3. Selskap For å kunne registrere eiendommer og eiendomobjekter i Fenistra Eiendom må Selskapet som eier eiendommen være registrert. Systemet har en egen dialog for selskap som man kommer inn i ved å velge menyen kontor, selskap. Dialogen ser ut som vist under: Side 3 av 35

Den er bygget opp etter standard for Fenistra Eiendom med en venstre del og en høyre del, og kan endres i oppsett etter retningslinjer som gjelder generelt for Dialoger i Systemet. Se Arbeide med Dialoger og generell funksjonalitet i Fenistra Eiendom. For å registrere et nytt selskap klikkes høyre museknapp og Ny eller hurtigtast (CTRL+N). Da kommer følgende registrerings dialog opp: I denne dialogen registreres informasjon om selskapet. OBS! Når postnummer registreres, vil poststed automatisk komme opp ved siden av postnummer feltet. Kommer ikke poststed navnet opp, finnes ikke postnr og sted registrert. Brukeren kan registrere postnummeret ved å klikke på konvoluttknappen til høyre for feltet postnr. Brukeren kommer da inn i en ny dialog som vist under I denne dialogen registrerer brukeren ny ved å klikke på knappen Ny/Endre. Følgende dialog kommer da opp: Side 4 av 35

Klikk på kikkert og søk frem rett landnr, fylkenr og kommunenr. Det nye postnr og poststedet skrives inn. Klikk tilslutt på OK og postnr og poststed er registrert. De enkelte felt i selskapdialogen er forklart nedenfor. De felter som er obligatoriske er merket med en O. Dersom et felt kun er gyldig i et land er det merket som følger: N= Norge, S= Sverige, DK= Danmark. Feltnavn O Land Beskrivelse S.nr O Selskapsnr. Systemet tildeler automatisk neste ledig (autonummer) nummer. Kan overskrives av superbruker eller kontakt Fenistra konsulenter. Neste O Informasjon om hvilket fakturanummer som produseres på neste (autonummer) faktura. Kan overskrives av superbruker eller kontakt Fenistra konsulenter. Navn O Navnet på selskapet. c/o adresse Selskapets c/o adresse. Postadresse O Selskapets postadresse. Postnr. O Postadressens postnr. Kommune O Kommune kommer automatisk opp etter at postadressens postnr er lagt inn. Bes. adr. Selskapets besøksadresse. Post nr. Besøksadressens postnr. Org. nr Selskapets organisasjonsnummer. Giro 1 O Selskapets kontonummer. Kontonummeret kommer opp på faktura som sendes leietager. Giro 2 Informasjonsfelt for evnt annet bankkonto nummer. Kommer ikke med på faktura. Mva-grad Viser mva-grad på objektet. Mva nummer Dk Organisasjonsnummer. Telefon Selskapets telefon nummer. Fax Selskapets fax nummer. www Selskapets hjemmeside. Side 5 av 35

E-post Selskapets e-post adresse. Kategori Mulighet for å legge inn kategori, men det må registreres i relasjonsvinduet (legge opp tab). Frifelter Mulighet for å legge inn frifelt, men det må registreres i relasjonsvinduet (legge opp tab). Status O Systemet inneholder 5 definerte statuser. Se også dokumentasjonen Arbeide med dialoger og generell funksjonalitet i Fenistra Eiendom Prospekt Ikke trådt i kraft Aktiv Avsluttet og arkivert Systemarkivert - Systemarkivert skal ALDRI settes av bruker. Dette er en status som systemet setter på ett objekt som blir arkivert som en følge av at et overordnet objekt blir arkivert. NB det er vesentlig å merke seg at status aldri endrer seg automatisk, men at den alltid må endres manuelt. Portefølje Valg av portefølje gjøres ved å klikke på knappen med tre prikker til høyre. Dersom portefølje ikke er registrert, gjøres dette i tabeller. 4. Eiendom 4.1 Dialog og struktur For å komme inn i hoveddialogen for Eiendom velges menyen Areal og Eiendom. Dialogen ser ut som følger: Side 6 av 35

I dialogen presenteres informasjon vedrørende den enkelte eiendom og de enkelte eiendomsobjekter (bygg). Strukturering og registrering av arealer er beskrevet i kapittel 4.4 Dialogen er på venstre side er delt i tre deler, med hver sin søkeliste, som viser valgt informasjon på 1. eiendom 2. eiendomsobjekt 3. areal (kapittel 4.4) Hver enkel Eiendom kan bestå av ett eller flere Eiendomsobjekter. Et eiendomsobjekt er som oftest bygning, men kan også være eksempelvis et parkeringshus, parkeringsplass eller ett annet objekt som man ønsker å rapportere på. Før ny eiendom kan registreres, må det vurderes hvordan eiendommen skal struktureres i Fenistra Eiendom. Den enkleste strukturen er en eiendom som består av ett bygg. Da registreres det en eiendom og ett eiendomsobjekt. Består eiendommen av eksempelvis ett eget parkeringsområde, lager eller lignende, kan dette registreres som ulike eiendomsobjekter. En slik oppdeling gjør at man kan rapportere på hvert enkelt objekt og fanger også opp tilfeller der en leietaker eksempelvis bare leier en parkeringsplass. Side 7 av 35

Strukturering av eiendomsobjektene er også viktig i forbindelse med avregning felleskostnader. Et avregningsobjekt består av ett eiendomsobjekt og en transaksjonstype. Dvs at felleskostnader kan avregnes, faktureres og avregnes for hvert eiendomsobjekt som opprettes. 4.2 Eiendom registrering For å registrere en eiendom velges menypunktet BRA Areal og eiendom.exe Dialogen for eiendommer kommer da opp som vist under. Side 8 av 35

Registrering av informasjon på eiendom og eiendomsobjekt består av noen få felter som må fylles ut, samt mange felter som kan fylles ut dersom denne informasjon er interessant. Må-feltene er de som må være fylt ut for at eiendom og eiendomsobjekt skal kunne kobles mot kontraktsmodulen. I prinsippet holder det å registrere eiendommens navn og adresse, samt eiendomsobjektets navn og type. Ved registrering av en ny eiendom, vil eiendomsobjektene knyttet til eiendommen arve transaksjonstyper fra det selskapet som er lagt opp som eier av eiendommen. Er eierselskapet et annet enn det som skal være fakturerende, må dette korrigeres i tabellen for transaksjonstyper ED (transaksjonstyper for eiendomsobjektet). Gå til tabeller under BRA utforsker og velg folderen konto og tabellen Transaksjonstype. (Korrigeringen må foretas fordi et eiendomsobjekt arver sine transaksjonstyper med konteringer fra eierselskapet og disse stemmer nødvendigvis ikke overens med transaksjonstypene/konteringene til det fakturerende selskap) For å registrere en ny eiendom, må eiendomsvinduet i øverste venstre del være markert. Ved å klikke høyre musetast og ny i minidialogen som dukker opp, ( se under) (hurtigtast Ctrl+N) kommer dialogen velg selskap til eiendommen opp. Se under. Side 9 av 35

I denne dialogen velges det selskapet som eier eiendommen. Marker selskapet og klikk ok. Selskapsnavnet blir da registrert i feltet for selskap i eiendomdialogen. Se dialog neste kapittel. Normalt vil Selskap være registrert i systemet. Dersom selskapet ikke er registrert må dette registreres før man kan gå videre i registrering av eiendommen. Dette kan gjøres ved å markere vinduet i dialogen over ( Velg selskap til eiendommen og klikke høyre museknapp for deretter å velge Ny i minidialogen som dukker opp. Data for selskapet kan da registreres inn i den dialogen som kommer frem. Side 10 av 35

4.3 Registrering i eiendom registreringsdialogen Etter at selskap er valgt vil følgende dialog komme opp: I denne dialogen registreres all overordnet informasjon om den enkelte eiendom. Husk at eiendommen kan bestå av ett eller flere eiendomsobjekt. Systemet tildeler automatisk et Eiendoms Nr. og en kobling til selskapsnavn (eierselskap). Eiendoms Nr kan endres. Ofte vil eiendomsnummeret tilsvare dimensjonen avdeling fra regnskapssystemet. Feltet Eiendom er det navn som man til daglig benevner eiendommen som. De enkelte felt i dialogen er forklart nedenfor. De felter som er obligatoriske er merket med en O. Dersom et felt kun er gyldig i et land er det merket som følger: N= Norge, S= Sverige, DK= Danmark. Side 11 av 35

Felt navn O Land Beskrivelse Eiendomsnr O Tildeles automatisk. Kan endres av bruker. Bruk Bruksnummer. Festetomt: Krysses av hvis festetomt. Festenr Nr på festetomt. Gnr Gårdsnummer. Leid Krysses av dersom eiendommen er leid Eiendom O Eiendommens populærnavn Regulert Krysses av hvis området er regulert. område Bebygd Krysses av hvis eiendommen er bebygd. Adresse O Eiendommens postadresse. Selskap O Eierselskap Postnummer O Postadressens postnummer, poststed hentes automatisk fra egen tabell. Forretningsansv Kobles fra ansatt registeret ved å klikke på ikon på høyre side av feltet og velge ansatt. Ansatt må registreres dersom denne ikke er registrert fra før. Bes. Adresse Eiendommens besøks adresse Salgsansvarlig Kobles fra ansatt registeret ved å klikke på ikon på høyre side av feltet. Bes. Postnummer Postnummer til besøks adressen, poststed hentes automatisk fra egen tabell. Driftsansvarlig Kobles fra ansatt registeret ved å klikke på ikon på høyre side av feltet. Eiendomtype Kundespesifikk tabell som kategoriserer på type eiendom. Tabellen kan nås direkte ved å klikke høyre museknapp. Område Kundespesifikk tabell som kategoriserer på geografisk område. Tabellen kan nås direkte ved å klikke høyre museknapp. Tomteareal Tomteareal oppgitt i kvm. Utnyttelsesgrad Informasjonsfelt Bebygd Areal Totalt bebygd areal, BYA ihh til NS 3940 BYA Faktisk utn. Informasjonsfelt grad Servitutt Informasjonsfelt for servitutter Nytterett Informasjonsfelt for nytterett Kjøpsdato/Pris Informasjonsfelt for kjøpsdato og pris Kontraktsdato Informasjonsfelt, dato for kjøpekontrakt. Tomteverdi Informasjonsfelt for tomteverdi. Salgsdato/pris Informasjonsfelt for salgdato og pris Overt. Dato Datofelt for overtagelse av eiendommen. Forsikr. verdi Informasjonsfelt for forsikringsverdi på eiendommen. Bokført dato Informasjonsfelt for den dato eiendommen er bokført i regnskapet. Tinglysingsdato Informasjonsfelt for tinglysingsdato. Panteheftelser Informasjonsfelt for panteheftelser i kr Startdato Informasjonsfelt for startdato på objektet. Side 12 av 35

Slutt dato Informasjonsfelt for sluttdato på objektet. Status O Systemet inneholder 5 definerte statuser. Disse er som følger og kan ikke endres av bruker. Se også dokumentasjonen Arbeide med dialoger og generell funksjonalitet i Fenistra Eiendom Prospekt Eiendom under oppføring, evt under overtagelse Ikke trådt i kraft Eiendom er oppført eller overtatt, men er ikke fylt opp med leietagere Aktiv Eiendommen er aktiv. Avsluttet og arkivert - eiendommen er solgt eller avskaffet på annen måte, men ønskes beholdt i systemet av hensyn til gjenfinning av informasjon. Systemarkivert - Systemarkivert skal ALDRI settes av bruker. Dette er en status som systemet setter på ett objekt som blir arkivert som en følge av at et overordnet objekt blir arkivert. Eks. Arkiverer du en eiendom vil alle kontraktene på denne bli systemarkivert. Velger du å aktivere eiendommen igjen, vil alle kontraktene og kontraktsobjektene osv. som er systemarkiverte bli aktive igjen, og ikke de kontraktene du måtte har arkivert tidligere. NB det er vesentlig å merke seg at status aldri endrer seg automatisk, men at den alltid må endres manuelt. Portefølje Dersom portefølje er benyttet er det viktig å knytte eiendommen til en definert portefølje. Dette gjøres ved å klikke på ikonet med tre prikker til høyre for etiketten og velge riktig portefølje i dialogen som kommer opp. Dersom portefølje ikke er definert kan dette registreres i tabeller. Når alle data er registrert for eiendommen, klikkes bruk for å lagre dataene. Man blir fortsatt stående i dialogen, men alle data er lagret. Klikkes OK lagres dataene samtidig som man går ut av dialogen. 4.3.1 Eiendom registrerings dialogen Høyre museknapp Ved å klikke høyre musetast i eiendom registrering dialogen kommer følgende minidialog opp: Side 13 av 35

De enkelte menypunktene har følgende forklaring: Menynavn Ny Finn Dupliser Tabeller Hjelp Lukk og avslutt Beskrivelse Registrer ny Eiendom Søke frem en eksisterende eiendom Lag x antall dubletter av valgte Eiendom Gir tilgang til å redigere tabeller tilhørende eiendom. Avslutter dialogen 4.3.2 Eiendom dialogen Høyre museknapp Ved å klikke høyre musetast i Søkelisten i eiendom dialogen, kommer følgende minidialog opp: De enkelte menyvalgene har følgende forklaring: Menynavn Filter Ny Endre Slett Kopier Dupliser Søk Beskrivelse Begrense utvalget av poster i Søkeliste. Kan filtrere på alle kolonner som er valgt. Se underkapittel 3.2.3.1 Registrere ny Eiendom Redigere eller se på en allerede registrert Eiendom Slett Eiendom. Eiendommer som har vært Aktive, og som det er blitt fakturert på skal ikke slettes. Når Eiendommer avhendes/utgår skal de kun endre status til Avsluttet og arkivert. Lag 1 ny Eiendom med de samme opplysninger som originalen. Kan også inkludere tilhørende Eiendomsobjekt Kan lage mange nye eksemplarer av en Eiendom, med samme opplysninger som originalen. Kan ikke inkludere underliggende relasjoner. Søker på eksisterende eiendomsobjekt Side 14 av 35

eiendomsobjekt Send til Overføre data som vises i Søkeliste til Excel. Egenskaper Oppbygging av skjermbildet, valg av Portefølje Hjelp Lukk og avslutt Avslutter Eiendom dialogen Rapport Tilgang til rapporter som er relevante. Oppsett av ønskede rapporter gjøres individuelt for hver bruker. Se underkapittel 3.2.2.2 4.3.2.1 Filter Ved å klikke på filter ikonet kommer følgende dialog opp: Ved å velge hvilken av kolonnene i Søkelisten som det ønskes å filtrere på vil man kun se de postene som har data av denne verdien. For eksempel vise bare Eiendommer som er registrert på ett selskap (eierselskap). Systemet foreslår å filtrere med verdien på den posten man har valgt når man velger å benytte filter. Hvis det er en annen verdi som skal benyttes kan denne defineres i Filter ved skjema. Tilbakestill filter : alle poster vil vises i Søkeliste. 4.3.2.2 Rapport Ved å klikke rapport i minidialogen kommer følgende minimeny opp: Menynavn Beskrivelse Setup Gir tilgang til å velge hvilke rapporter som skal være tilgjengelige. I eksempelet over er valgt: Eiendomlisten. Vis dialog PÅ : Åpne utskriftdialog for rapportene, gjøre utvalg i utskrift dialog AV : Viser rapporten umiddelbart med de data som gjelder for den markerte post. Klikk på menyen for å veksle mellom på og av. Utvalgsrapport Utskrift av rapport som viser hvilket utvalg som er gjort. Kommer som siste side på rapporten som kjøres ut Side 15 av 35

4.4 Eiendomobjekt registrering Når Eiendom informasjon er ferdig registrert og lagret, må Eiendomobjekt registreres. Eiendomsobjekt dialogen markeres ( det midterste feltet til venstre) og man klikker høyre musetast. En minidialog kommer opp og det velges ny (alternativt CTR+N). Da kommer dialogen for eiendomsobjekt registrering frem som er vist under: 4.4.1 Registrering av felter i eiendomsobjektregistreringsdialogen De enkelte felt i dialogen er forklart nedenfor. De felter som er obligatoriske er merket med en O. Dersom et felt kun er gyldig i et land er det merket som følger: N= Norge, S= Sverige, DK= Danmark. Etikett navn O Land Beskrivelse Eiend. obj. nr. O Eiendomobjekt nr forslås automatisk. Kan endres av bruker Seksjonsnr Informasjonsfelt for registrering av seksjonsnr Forvaltningsansvarlig Kobles fra ansatt registeret ved å klikke på ikon på høyre side av feltet Side 16 av 35

Eiendomsobjekt Navnet på Eiendomsobjektet registreres i dette felt. Til venstre for feltet er det et ikon. Dersom det er registrert flere eiendomsobjekter på denne eiendommen kan alle nåes ved å klikke på ikonet. Det kommer da frem en liste og ved å markere det ønskede objekt kommer registreringsbildet for dette objektet frem. Driftsansvarlig O Kobles fra ansatt registeret ved å klikke på ikon på høyre side av feltet Eiendomsobjekttype Kundespesifikk tabell som kategoriserer på type eiendomsobjekt. Tabellen kan nåes direkte fra høyre museknapp. OrgEnhet Kundespesifikk tabell som kobler valgte avdeling til eiendomsobjektet. Bes.adresse Eiendomsobjektets besøks adresse ForvaltningsOmråde O Kundespesifikk tabell som kobler forvaltnings området til eiendomsobjektet. Bes. Postnr O Postnummer til besøks adressen, poststed hentes automatisk fra egen tabell. ForvaltningsEnhet O Kundespesifikk tabell som kobler forvaltning området til eiendomsobjektet. MVA Pliktig Avkrysningsrute som bestemmer at eiendomsobjektet er mva-pliktig. Ved avkrysning foreslår systemet å beregne mva-grad automatisk. Grad Viser mva-grad på objektet. Nr Info felt for Mva-nr på eiendomsobjektet. Område Kundespesifikk tabell som kobler geografisk område til eiendomsobjektet. Etasje Informasjonsfelt for antall etasjer i eiendomsobjektet. Heis Informasjonsfelt for antall heiser i eiendomsobjektet. BTA BTA for hele eiendomsobjektet ihh til NS.3940 BRA BRA for hele eiendomsobjektet ihh til NS.3940 BOA BOA for hele eiendomsobjektet ihh til NS.3940 Grunn Grunnareal for hele eiendomsobjektet ihh til NS.3940 Verditakst Informasjonsfelt for Verditakst i mill kr. Kjøpsdato Informasjonsfelt for kjøpsdato. Dato takst Informasjonsfelt for takstdato. Byggeår Informasjonsfelt for byggeår. Lånetakst Informasjonsfelt for lånetakst i mill kr. Rehabiliteringsår Informasjonsfelt for rehabiliterings år, feltet er dynamisk o viser flere rehabiliteringer. Kjøpesum Informasjonsfelt for kjøpesum i mill kr. Bokført Verdi Hensikten er å registrerer markedsverdien på eiendomsobjektet. For livselskap i Norge, vil bokført verdi og markedsverdi være det samme. Registreres i hele millioner kroner. Bokført verdi brukes som grunnlag for beregning av direkteavkastningen (Yielden) på eiendommen i eiendomsrapporten. Skattetakst Informasjonsfelt for skattetakst i mill kr. Rivningsår Informasjonsfelt for rivningsår Ligningsverdi Informasjonsfelt for ligningsverdi i mill kr. Side 17 av 35

Driftskostnader Tilleggsinvesteringer Felleskostnader Startdato Slutt dato Status Registrering av eiers driftskostnader Informasjonsfelt for tilleggs investering i mill kr. Registrering av eiendomsobjektets felleskostnader pr år. Anbefales å legge inn budsjettet for inneværende år. Rapporter blir da mest mulig korrekt for beregning av for eksempel felleskost/m 2 Informasjonsfelt for startdato på objektet. Start dato foreslås lik Eiendom. Kan endres. Informasjonsfelt for slutt dato på objektet. Slutt dato foreslås lik Eiendom kan endres. Systemet inneholder 5 definerte statuser. Disse er som følger og kan ikke endres av bruker: Prospekt Eiendomsobjekt under oppføring, evt under overtagelse Ikke trådt i kraft Eiendomsobjekt er oppført eller overtatt, men er ikke fylt opp med leietagere Aktiv Eiendomsobjektet er aktiv. Avsluttet og arkivert - eiendomsobjektet er solgt eller avskaffet på annen måte, men ønskes beholdt i systemet av hensyn til gjenfinning av informasjon. Systemarkivert - Systemarkivert skal ALDRI settes av bruker. Dette er en status som systemet setter på ett objekt som blir arkivert som en følge av at et overordnet objekt blir arkivert. NB det er vesentlig å merke seg at status aldri endrer seg automatisk, men at den alltid må endres manuelt. 4.4.2 Eiendomsobjekt registrering dialogen Høyre museknapp Ved å klikke høyre museknapp i eiendomsobjekt registrering dialogen, kommer følgende minidialog opp: De enkelte menypunktene har følgende forklaring: Side 18 av 35

Menynavn Beskrivelse Velg Eiendom Søk frem ønsket eiendom Velg Eiendomsobjekt Søk frem ønsket eiendomsobjekt Ny Lag nytt Eiendomsobjekt Finn Søk etter et annet Eiendomsobjekt Dupliser Dupliserer eksisterende Eiendomsobjekt Beregn MVA-Grad Valg for beregning av MVA-Grad. Dersom det ikke er krysset av feltet Mva pliktig i eiendomsobjekt registrering dialogen, vil dette feltet være grått og dermed ikke aktivt. Er det krysset av for MVA pliktig, kan det beregnes MVA grad ved å klikke denne menyen. Det vil da komme opp et spørsmål om du ønsker å benytte årsleie eller antall kvm som grunnlag for beregningen. Grunnlaget for beregningen er om det enkelte kontraktsobjekt som er knyttet til eiendomsobjektet er knyttet til en konto som er definert som avgiftspliktig eller ikke. Tabeller Gir tilgang til å endre i aktuell tabeller Hjelp Lukk og avslutt Lukker dialogen 4.4.3 Eiendomsobjekt dialogen Høyre museknapp Ved å klikke høyre museknapp i Søkelisten for eiendomobjektet kommer følgende minidialog opp: Side 19 av 35

Menynavn Filter Ny Endre Slett Klipp Kopier Dupliser Søk eiendomsobjekt Etasje Oppganger Beregn MVAgrad Send til Egenskaper Hjelp Lukk og avslutt Rapport Beskrivelse Begrense utvalget av poster i Søkeliste. Kan filtrere på alle kolonner som er valgt. Lag nytt Eiendomsobjekt Redigere eller se på et allerede registrert Eiendomsobjekt Slett Eiendomsobjekt. Må ikke slette Eiendomsobjekter som har vært aktive og som det er blitt fakturert på. Når Eiendomsobjektet utgår, skal det kun endre status til Avsluttet og arkivert. Utgår, skal ikke brukes. Lag ett nytt Eiendomsobjekt med de samme opplysninger som originalen. Kan duplisere nye eksemplarer av et Eiendomsobjekt, med samme opplysninger som originalen. Kan ikke inkludere underliggende relasjoner. Søker i eksisterende eiendomsobjekter Valg for registrering av etasjer Valg for registrering av oppganger Gir tilgang til funksjon for beregning av MVA-Grad Overføre data som vises i Søkeliste til Excel. Oppbygging av skjermbildet, valg av Portefølje Avslutter Eiendomsobjekt dialogen Tilgang til rapporter som er relevante. Oppsett av ønskede rapporter gjøres individuelt for hver bruker. 4.5 Areal registrering 4.5.1 Arealbegreper i Fenistra Eiendom Arealbegrep brukes ulikt i de enkelte land. Definisjoner som følger knyttet seg til arealbergning i Norge. Ved registrering av arealer i Fenistra Eiendom, benyttes enkelte begrep som ikke benyttes i NS3940. De enkelte begrep i Fenistra Eiendom, er beskrevet nedenfor samtidig som sammenhengen med NS 3940 er beskrevet. BTA(Bruttoareal) : Med dette begrepet skal forstås arealet tilsvarende Privat hoveddel slik det er definert i NS 3940. Totalareal: Med dette areal skal forstås det totale areal som leietaker benytter. Dvs ihht NS 3940: Privat hoveddel +felles hoveddel + tilleggsdel Andel fellesareal: Med denne betegnelsen skal forstås hvor stor andel fellesarealene utgjør av BTA(Bruttoareal), dvs Privat hoveddel. Side 20 av 35

Tabellen nedenfor illustrere de tre begrep og sammenhengen mellom dem: Areal Nr Arealnavn Privat Etasje Hoveddel Felles Bygning Tilleggsdel Kommu Teknisk nikasjon anlegg Total areal Andel Felles areal 1 Syd 1 etg 1000 100 10 150 50 1310 31% I tabellen er BTA(Bruttoareal) = 1000. Dvs den eksklusive andelen som leies og som i NS 3940 defineres som Privat Hoveddel. Alle de øvrige arealene er fellesareal, enten som felles Hoveddel eller som felles Tilleggsdel og som til sammen utgjør fellesarealet som for areal nr 1 i eksempelet utgjør det 310. ( 100+10+150+50) Totalarealet utgjør 1310 og er summen av BTA(Bruttoareal) dvs Privat hoveddel og alle fellesarealene. Andel Fellesareal utgjør 31% og er summen av fellesarealene i % av privat hoveddel. Dvs 310/1000= 0,31 4.5.2 Arealregistrering Før arealregistreringen påbegynnes i Fenistra Eiendom, må bygget være oppmålt slik at man kjenner målene på de arealene som skal registreres og den andelen av fellearealene som skal knyttes til hvert enkelt areal. Ved å registrere BTA(Bruttoareal) for alle arealene og multiplisere for andel felles slik at Totalareal fremkommer for hver enkelt areal vil bygningens fellesareal være representert som differansen mellom BTA(Bruttoareal) og Totalareal. Det er naturlig å registrere de enkelte areal i et næringsbygg slik som det enkelte leieforhold fremstår. Selve arealregistreringen gjøres ved å gå inn i Eiendomsdialogen som vist under: Side 21 av 35

Den eiendom og det eiendomsobjekt som arealer skal registreres på, velges. Over er valgt Eiendom Fjordveien og Eiendomsobjektet Fjordveien 30. For å registrere et nytt areal, aktiviseres nederste vindu til venstre og klikker høyre museknapp og ny: Side 22 av 35

Areal Input dialogen kommer da frem: I denne dialogen registreres det enkelte areal. Før registreringen starter kan det være en fordel å sette opp tabben Arealtall i relasjonsvindu til eiendomsobjektet og ta frem kolonnene Bta.areal og Totalareal. Se nærmere om denne tab i kapittel 4.6. Disse kolonnene vil til enhver tid vise summen av de areal som er registrert på det aktuelle eiendomsobjekt. Det er tre fliker øverst i dialogen: Skjema, koblinger og tabell. Disse vil forklares hver for seg nedenfor. For flere felt ligger det tabeller bak som må være utfylt for at det skal kunne registreres data i feltet. For eksempel for feltet tilknyttet etiketten Etg må det være definert en etasjetabell som man henter data fra. Alle tabeller i dialogen kan nås ved å klikke høyre museknapp. Følgende minidialog kommer da opp: Ved å klikke tabeller kommer alle tilgjengelige tabeller frem: Side 23 av 35

Ved å klikke for eksempel Etasjer kommer man inn i Etasjetabellen for det aktuelle eiendomsobjekt: I dette tilfelle Fjordveien 32. Her fremgår det at det er registrert 3 etasjer på dette eiendomsobjekt. De enkelte felt i Areal registrerings dialogen, er beskrevet i tabellen under. Det er i prinsippet ingen absolutte krav til utfylling av felt i dialogen. For at data skal bli meningsfylt å arbeide med og kunne rapporters ut på relevante lister, bør imidlertid følgende felt fylles ut: Nr., Navn, Etg, BTA( Bruttoareal), fellesareal, Totalareal, Arealklasse, Araltype, pris og status. Disse felt er boldet i oversikten under. Side 24 av 35

Felt navn Beskrivelse Nr Beskriver nr på arealet. Foreslås av systemet, men kan defineres av bruker. Arealnavn Brukerdefinert navn på arealet som skal registreres. Modul Kan definere egendefinerte moduler i egen tabell Kortidsleie Informasjonsfelt for å markere om leien er en korttidsleie. Etg Hvilken etasje arealet befinner seg i. Klikk på pil til høyre for feltet og den egendefinerte etasjetabellen fremkommer. Oppgang Hvilken oppgang arealet befinner seg i. Klikk på pil til høyre for feltet og den egendefinerte oppgangstabellen fremkommer. BTA ( Bruttoareal) Antall BTA m 2 for det eksklusive leieareal. Se avsnitt 4.5.1. Ved registrering av to av feltene BTA (Bruttoareal) Andel fellesareal og Totalareal vil det tredje feltet automatisk regnes ut. Angis for eksempel BTA og Totalareal vil Andel fellesareal som en % regnes automatisk ut. Innholdet i dette feltet vil bli rapportert ut på flere lister. Andel fellesareal Angir % for hvor mye dette areal skal ha påslag for fellesareal. Angis med desimaler. For eksempel 10% angis som 0,1. BRA (Bruksareal) Antall m 2 bruksareal etter NS 3940 Totalareal Angir arealets størrelse inklusive fellesarea. Se avsnitt 4.5.1. Innholdet i dette feltet vil bli rapportert ut på flere lister. Summen av totalarealet for et eiendomsobjekt, vil være summen av utleiebart areal for eiendomsobjektet. Dersom det er registrert BTA areal for eiendomsobjektet i input dialogen for eiendomsobjektet, skal summen av Totalareal være lik denne verdien forutsatt at hele objektet er utleiebart. NTA (nettoareal) Angir arealets nettostørrelse etter NS 3940 Arealklasse Angir om arealet er et eksklusivt leieareal eller et fellesareal. Basert på brukerdefinert tabell. For lister som skal vise eksklusive leiearealer, dvs ikke fellesarealer, må arealene være knyttet til arealklassen eksklusivt leieareal for å komme med på listen. LOA/BOA BOA er boareal etter NS3940 Arealtype Beskriver arealtypen. Velges fra brukerdefinert tabell. ØVA/IVA Svenske arealbetegnelser Temperering Angir om arealet er temperert eller ikke basert på brukerdefinert tabell. Romhøyde Angir høyden i rommet på arealet Anvendelse Angir anvendelsen av arealet basert på egendefinert tabell Bto veggareal Angir brutto veggareal for arealet Seksjonsnr Angir seksjonsnr der dette er relevant Nto. Veggareal Angir netto veggareal Pris Angir antatt markedspris for arealet. Oppgis i kr/m 2 Antall Kan benyttes til å registrere for eksempel antall parkeringsplasser på et eiendomsobjekt. Ledig fra Angir når arealet er ledig fra. Eksempel rom Kan benyttes til å markere om et areal skal være et demonstrasjonsrom. For eksempel en leilighet som skal benyttes til demonstrasjonsformål. Reservert Angir om arealet er reservert for ny utleier. Velges fra firmaregisteret ved å klikke på de tre prikkene til venstre for feltet. Side 25 av 35

MVA pliktig Start dato Slutt dato Status Informasjonsfelt som angir om arealet er mva pliktig. Dato for når arealet bli tatt i bruk Dato for når arealet bli avsluttet Status for arealet. Må angis. Så lenge arealet er i bruk skal status settes til aktiv. Den andre fliken i Areal Input dialogen er koblinger. Her kan settes opp relasjoner som er knyttet til det aktuelle arealet. Dette er de samme typer relasjoner som kan settes opp til arealet under arealdelen i eiendomsdialogen. Den siste fliken på Areal Input dialogen er tabell. Se nedenfor. For det enkelte eiendomsobjekt, vil det fremkomme en tabell pr etasje (dersom etasje er registrert på eiendomsobjektet). I denne tabellen kan alle felt i Areal registrerings dialogen settes opp som kolonner. Dersom det er definert på forhånd hvilke felt som skal fylles ut i Areal registrerings dialogen, kan tilsvarende kolonner settes opp under tabell visnings fliken og de enkelte arealene kan fortløpende registreres i tabellen. ( Benytt enter tast og ikke piltast når en verdi er fylt inn i en kolonne.) Når en linje er under redigering, vil det fremkomme et blyant ikon til venstre for linjen. Side 26 av 35

4.6 Arealtall taben Denne taben er spesielt interessant når det arbeides med Eiendomsdialogen. Taben har som formål å vise akkumulerte tall fra arealer på eiendomsobjektet og eiendom. Tallene vises i relasjonsvindu når taben arealtall er satt opp (legges opp i relasjonsvinduet til eiendomsobjektet). Taben kan vise flere former for akkumulerte verdier, standard, arealklasser og arealtyper. Bruker velger selv hvilke verdier som skal summeres opp ved å velge relevante kolonner i relasjonsvinduet. Følgende verdier er tilgjengelige: Brutto areal Totalareal BOA BIA Bruksareal Netto veggareal Brutto veggareal Rengjøringsareal Når taben er satt opp i relasjonsvinduet, kan de enkelt visningsmetodene velges ved å klikke høyre museknapp i relasjonsvindu. Følgende dialog kommer da opp: Side 27 av 35

For å velge et av de tre visningsalternativene klikkes på det ønskelig valg. Systemet husker hvilket valg som sist ble foretatt og viser samme neste gang dialogen tas frem. Areal standard: Arealtall summeres opp til det nivå som skal vises hhv på eiendom og eiendomsobjekt. Arealet må ha status Aktiv for å komme med i summeringen Vis pr arealklasse: Areal summers pr arealklasse opp til det nivå som skal vises hhv på eiendom og eiendomsobjekt. Arealet må ha status Aktiv for å komme med i summeringen og arealet må være knyttet til en arealklasse. Vis pr arealtype: Arealtall summeres pr arealtype opp til det nivå som skal vises hhv på eiendom og eiendomsobjekt. Arealet må ha status Aktiv og arealet må være knyttet til en arealtype. Eksempelet nedenfor er taben satt opp med visning pr arealtype og viser her sum Totalareal og BTA areal for de enkelte Arealtypene for det enkelte eiendomsobjekt. Side 28 av 35

5. Transaksjonstyper Transaksjonstyper er et sentralt begrep i Fenistra Eiendom. Når et system tas i bruk, må transaksjonstyper være registrert på alle nødvendige nivåer i systemet og de må være korrekt kontert slik at alle overføringer til regnskap blir korrekte. Ved å forstå transaksjonstyper er det også lettere å få en generelle forståelse av systemets virkemåte. En transaksjonstype representerer de enkelte tjenester som et eiendomsobjekt tilbyr. Dvs den kan forståes som en enkelt artikkel eller varelinje som fremkommer på fakturaen. Alle leieforhold som er av lik art, grupperes ved at de knyttes sammen til samme transaksjonstype. Typiske transaksjonstyper vil være : Leie bolig Fellesutgifter bolig Leie Næring Leie Næring avg. Pliktig Leie Parkering Omsetningsleie butikk Alle eiendomsobjekter må ha definert sine transaksjonstyper som de tilbyr til sine kunder (leietakere) Side 29 av 35

Dersom et eiendomsobjekt kun består av en parkeringsplass vil det naturlige være at dette objektet kun tilbyr transaksjonstypen parkering. Når en kontrakt skal registreres i systemet, knyttes denne alltid opp til et eiendomsobjekt. Dersom dette eiendomsobjektet ikke har noen transaksjonstyper registrert, kan ikke kontrakten registreres fordi objektet da ikke har noen tjenester å tilby. 5.1 Registrering av transaksjonstyper Hos alle kunder av Fenistra Eiendom bør det utnevnes en som er ansvarlig for registrering av transaksjonstyper. I organisasjoner av en viss størrelse, vil det normalt settes rettigheter på innleggelse av transaksjonstyper. Transaksjonstyper er noe av det første man registrerer etter at Fenistra Eiendom er satt opp. Det kan imidlertid forekomme at det er behov for nye/endrede transaksjonstyper senere, og da må disse registreres på alle nivåer i systemet. Transaksjonstypene registreres av den enkelte kunde av Fenistra Eiendom. Navn og antall transaksjonstyper, defineres av kunden selv. Transaksjonstypene registreres i en global tabell i systemet. Gå inn på hovedmenyen og velg oppsett for å komme inn i Explorer: I Explorer velges tabeller, konto og kontoinfo og følgende dialog kommer opp: Side 30 av 35

Klikk på Transaksjonstyper og følgende dialog kommer frem: I dialogen over fremkommer de transaksjonstyper som er registrert i dette systemoppsettet. Ved installasjon vil det default ligge en del transaksjonstyper i systemet, men som nevnt, er det opp til den enkelte kunde og slette/endre eller føye til nye typer. Som det fremkommer av dialogen over, er det en del kolonner som må fylles inn i sammenheng med registrering av transaksjonstypene. 5.1.1 Behandlingsmetode Den først kolonnen er BhmType som står for Behandlingsmetode type. En Behandlingsmetode er en egenskap som knyttes til en transaksjonstype og som gir ulik behandling av kontraktsobjektet etter at det er fakturert. Alle transaksjonstyper må ha en, og bare en, behandlingsmetode knyttet til seg. En behandlingsmetode kan imidlertid knyttes til mange transaksjonstyper. Behandlingsmetodene er systemdefinert og kan ikke endres av bruker. Side 31 av 35

Følgende behandlingsmetoder benyttes i systemet: Behandlingsmetode Beskrivelse Fast beløp Fast leie som ikke skal behandles på et senere tidspunkt Fast kvm beløp Fast leie pr kvm som ikke skal behandles på et senere tidspunkt Fordelbart A konto innbetalt leie som skal avregnes/fordeles på et senere tidspunkt Omsetning Lei som beregnes ihht budsjettert omsetning og som skal endelig avregnes senere Fast beløp bolig Benyttes ved ligningsoppgaver sameie Fast beløp bolig Benyttes ved ligningsoppgaver selskap Del av annet Knyttet til et annet objekt kontraktsobjekt Korttidsleie Utleie på timebasis En behandlingsmetode knyttes til hver transaksjonstype i tabellen ved hjelp av nedtrekksmenyen til venstre for behandlingsmetode feltet. Dersom det velges fordelbar, vil det komme et kryss i kolonnen skal fordeles. 5.1.2 Transaksjonstyper på selskap Når transaksjonstypene er definert i den globale tabellen, må det enkelte selskap som det forvaltes for, velge de transaksjonstyper som skal benyttes for å kunne fakturere ihht inngåtte leiekontrakter. Hvert selskap kan i Fenistra Eiendom ha sin kontoplan. Dog er det vanlig at den enkelte forvalter bruker en eller noen få kontoplaner. Hver transaksjonstype må knyttes til en konto i henhold til den kontoplanen som det enkelte selskap benytter. Dette må gjøres for hvert selskap man forvalter for. Gå inn i Explorer, tabeller, konto, kontoinfo, transaksjonstype og bla ut transaksjonstypene og velg transaksjonstypersel og dialogen som vist under kommer frem: Side 32 av 35

Ved å bla ut TransaksjonTyperSel, vil alle selskap som er registrert i systemet komme frem i venstre del av dialogen. Ved å markere det ønskede selskap, vil følgende dialog komme frem i høyre del av dialogen: Side 33 av 35

I tabellen settes inn de transaksjonstyper som skal benyttes for dette selskap. Dette gjøres ved å markere feltet transaksjonstypeid og klikke på nedtrekksmenyen som fremkommer på høyre side av feltet. I denne menyen fremkommer alle transaksjonstyper som er registrert i den globale tabellen. Hver transaksjonstype må så knyttes til den konto som man ønsker at tjenesten skal konteres på i regnskapet. Ved å markere feltet konto og klikke på nedtrekksmenyen som fremkommer vil alle konti som tilhører den kontoplan som er valgt for selskapet fremkomme. Velg ønsket konto. Selskapet vil arve behandlingsmetoden som er knyttet til transaksjonstypen fra den globale tabellen. 5.1.3 Transaksjonstyper på eiendomsobjekt Når de aktuelle transaksjonstyper er registrert på selskapene, skal de registreres på eiendomsobjektet. Alle eiendomsobjekter som er knyttet til et selskap via en eiendom, arver selskapets transaksjonstyper med behandlingsmetode og konteringer. Eiendomsobjektet Kontorhuset Gimle som vist under, har arvet transaksjonstypene til Selskapet Kontorbygning As. Dersom selskapet som er knyttet til eiendomsobjektet har mange transaksjonstyper som ikke skal benyttes på eiendomsobjektet, bør disse slettes. Det gjøres ved å klikke på feltet til venstre for selskap. Hele linjen blir da markert og man kan klikke delete knappen og hele linjen vil settes. Side 34 av 35

Når eiendomsobjektet har fått sine transaksjonstyper har man samtidig definert hvilke transaksjonstyper et kontraktsobjekt kan få som knyttes til dette eiendomsobjektet. Samtidig er det valgt hvilket hvilke selskap som skal fakturere. Dersom et annet selskap enn det som eier eiendommen skal fakturere tjenestene på eiendommen, må dette velges i dialogen over. Transaksjonstyper som er knyttet til dette selskapet må så velges. Side 35 av 35