ÅRSRAPPORT BOLIGFORVALTNING 2013
Innholdsfortegnelse A. Innledning:... 3 B. Oversikt:... 3 Antall leiligheter fordelt på størrelse... 4 Oversikt kommunal boliger fordelt etter eierform... 6 Antall kommunale boliger og kvadratmeter pr. innbygger... 6 C. Status på eiendommer... 6 Kjøp og oppføring av boliger... 7 Hus/leiligheter som er solgt i 2013... 7 D. Drift bygninger:... 7 Facilit, drifts- og vedlikeholdsprogram... 8 Ekstrem været Frida... 9 Brann... 9 Radonmålinger... 9 E. Drift utleie:... 9 Antall leieboerskift... 9 Anmeldelser/klage... 9 Namsmannssaker... 10 Dekningsgrad... 10 F. Økonomi:... 10 G. Hovedutfordringer for 2014... 14 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 2 av 14
A. Innledning: Boligforvaltningen har i 2013 vært operativ i 4,5 år, ref. K-sak 33/08. Boligforvaltningen har som oppgave å forvalte, drifte og vedlikeholde Modum kommune sine kommunale boliger. De kommunale boligene utgjør bo- og dagsentrene, bofelleskapene i PU og aldersdemente, psykiatriboligen, trygde- og omsorgsboligene, flyktningboligene, sosialboligene og presteboligene. I tillegg kommer kjøp/salg og utvikling av boligeiendommer. Boligforvaltningen inngår tidsbestemt husleiekontrakt på 3-5 år med brukerne. 2013 har vært et aktivt år på boligsiden. I denne rapporten angis en del nøkkeltall og det fremgår hva boligforvaltningen har hatt mest fokus på i 2013. I K-sak 19/13 ba kommunestyret om forvaltningsrevisjon av boligforvaltningen. Boligforvalter har deltatt i møter med Buskerud kommunerevisjon IKS for å gi informasjon og opplysninger til Forvaltningsrevisjonens rapport. I K-sak 115/13 ble Boligsosial handlingsplan vedtatt. Boligforvalter er representert i prosjektgruppa. I K-sak 19/12 ble det vedtatt å innføre krav om botid til søker av kommunal bolig. Boligforvalterstillingen er ett årsverk. Boligforvaltningen kjøper driftstjenester til ordinære driftsoppgaver fra vedlikeholdsavdeling, parkvesenet og renholdsavdelingen på teknisk etat. Ved større anskaffelser benyttes enten rammeavtale eller anbudskonkurranse. Boligforvalter har vært gradert sykemeldt siden 7. mars 2013. Avslutningsvis i denne rapporten sies det litt om hvilke hovedoppgaver som skal prioriteres i 2014. B. Oversikt: Antall boenheter og leiligheter pr. 31.12.13 BOLIGER: Antall boliger KVM. Disponert av flyktningtjenesten 41 3.403 Disponert av pleie og omsorgstjenesten 196 9.007 Disponert av sosialtjenesten 39 2.830 Presteboliger 2 320 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 3 av 14
Annet: Andelsleilighet 1 95 Haug Gård 4 344 Skredsvik, enebolig 1 120 EID AV MODUM KOMMUNE 284 16.119* *16.119 kvm. er kun areal på de utleide leilighetene. I bofellesskap, trygde- og omsorgsboliger, og bo- og dagsentrene tilkommer det areal til fellesarealer, teknisk rom, boder, kontor, ganger, vaskerom, felles kjøkken, felles toaletter, bad, samt kjeller og loft. Det er antatt at disse arealene utgjør ca. 5.000 m2. Antall leiligheter fordelt på størrelse STØRRELSE FORDELT PÅ DISTRIKT Hybel 1 ROM 2 ROM 3 ROM 4 ROM 5 ROM 6 ROM Åmot 78 10 50 8 7 2 1 Geithus 45 25 14 5 0 1 0 Vikersund 161 4 58 67 17 11 2 2 Sum antall leiligheter: 284 4 93 131 30 18 5 2 Oversikt over totalt antall boliger fordelt på romstørrelse og område. Vikersund 161 Stolpediagrammet viser de samme boligene fordelt etter område og antall rom Geithus 45 Åmot 78 HYBEL 1 ROM 2 ROM 3 ROM 4 ROM 0 50 100 150 200 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 4 av 14
4 ROM; 25 HYBEL; 4 3 ROM; 30 1 ROM; 94 Kakediagrammet viser totalt antall boliger fordelt etter antall rom 2 ROM; 131 Oversikt kommunale boliger fordelt på type/formål Formål/Sted Åmot Geithus Vikersund Sosialbolig 13 7 19 Flyktningbolig 11 30 Bofellesskap PU 8 35 Treningsbolig PU 4 Bofellesskap/ psykiatri 12 Bofellesskap demente 16 Bofellesskap eldre 10 25 45 Trygde/pensjonist bolig 15 26 Prestebolig 1 1 Annet 4 1 1 Sum 78 45 161 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 5 av 14
Oversikt kommunal boliger fordelt etter eierform Sted Åmot Geithus Vikersund Sum Kommunale 70 41 126 237 Andelsleilighet 6 3 31 40 Selveierseksjon 2 1 4 7 Sum 78 45 161 284 Antall kommunale boliger og kvadratmeter pr. innbygger Antall innbyggere i Modum kommune pr. 01.01.2014 er 13.581. Antall kommunale boliger pr. innbygger: 0,021. Landsgjennomsnitt i henhold til SSB pr. innbygger er 0,020 (2012). C. Status på eiendommer Haug Gård er en firemannsbolig med eiet tomt på 19.465 kvm. som har kommunestyrevedtak om å selges med pålegg om riving eller restaurering. Eiendommen er pt. avstengt. Buskerud fylkeskommune har vært på befaring og anser at eiendommen og bygningen har høy verneverdi og at ved evt. salg selges eiendommen med pålegg om istandsetting etter antikvariske retningslinjer. Dersom eiendommen selges som del av et større område med formål bygeområde vil fylkeskommunen anbefale hele kulturmiljøet, våningshus, hage, og allé, avsatt til hensynssone med bestemmelser som ivaretar helheten i kulturmiljøet. Hovedutvalg for teknisk sektor har behandlet søknad om rivning og fattet vedtak om dette. Kulturminnemyndigheten i Buskerud fylkeskommune har ikke påklaget vedtaket, men anmodet om å utsette rivning til en har laget en kulturminneplan. Det er om søkt om brenning av huset. Søknaden er ikke behandlet. Modum kommune har mottatt tilbud om å selge huset til interessent, men tilbudet var for lavt. Det foreslås at kommunen skiller av våningshuset, med 2,5 måls hage og allé og profilerer Haug gård i et medlemsblad for bevaring av eldre hus, og hvor huset legges ut for salg. Vi ser for oss en rektangulær tomt med lengderetning nord syd som ikke skal forhindre videre utvikling av området. 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 6 av 14
Skredsvik, er en enebolig med eiet tomt på 251.453 kvm. Eneboligen er fraflyttet og avstengt. Det skal søkes om rivingstillatelse. Eiendommen er regulert som fremtidig næringsareal på kommuneplanen. Rønningveien, er en eiet tomt på 1.192 kvm. Har vedtak om salg. Det er mottatt forsikringspenger fra Klp forsikring etter brannen av tomannsboligen i 2009. Tomten vil legges ut for salg i 2014. Granstad, er en tremannsbolig med eiet tomt på 4.668 kvm. 1 leilighet er utleid. 2 leiligheter er tomme hvor en mangler kjøkken og en mangler bad. Begge leilighetene trenger total oppgradering og renovering. Eiendommen er godt utvendig vedlikeholdt. Modum kommune bør beholde eiendommen for fremtidig utvikling, da den har stor tomt. Det er gitt avslag i søknad om tilskudd til utbedring fra Husbanken. Solheim, er en tomannsbolig med garasje/uthus med eiet tomt på 2.625 kvm. Begge leilighetene er utleid. Tomannsboligen er i dårlig innvendig og utvendig forfatning. Modum kommune bør beholde eiendommen for fremtidig utvikling, da den har stor tomt og god beliggenhet med nærhet Rådhuset. Kjøp og oppføring av boliger Modum kommune har i 2013 kjøpt 1 enebolig med sokkelleilighet i nærhet til Rådhuset i Vikersund. Hus/leiligheter som er solgt i 2013 Det er ikke solgt noen boliger i 2013. Helse og sosialetaten har overtatt Lillebo, Tomtebo 2 fra 01.07.2013. Helse og sosialetaten skal bruke Lillebo til kontorer for Seksjon Funksjonshemmede. D. Drift bygninger: Modum kommune har de siste årene oppgradert flere av sine eiendommer. Løpende driftsog vedlikeholdsarbeider foretas kontinuerlig. Det kan være en del slitasje og etterslep av vedlikehold på flere av bofellesskapene, bo- og dagsentrene og øvrig eiendomsmasse. For å kunne lage en fullverdig vedlikeholdsplan bør det innhentes en takst med tilstandsrapport som dokumenterer konsekvensgraden, tilstandsgraden og verifiserer arealet på eiendommene. Større påkostninger og investeringer vil bli oppført i fremtidig vedlikeholdsplan. 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 7 av 14
Kommunikasjon med leietakere og hendelser på boligene generer mye saksbehandling og koordinering av oppgaver. I tillegg til akutte, fortløpende hendelser, er det utbedret og istandsatt oppussing/rehabiliteringsarbeider i 2 leiligheter i en tre- mannsbolig, samt vannskade i 1 bolig. Det er lukket avvik fra Mattilsynet på kjøkken i ett av bofellesskapene. I 2013 er utført utvendig malerarbeider av en 4- mannsbolig i Bergkrystallen, Ressursboligen på Tomtebo, Skolegata bofellesskap, omsorgsleiligheter i Hovdehagan, Solstad Borettslag. Det gjenstår å male rundt utvendig lister og vinduskarmer Det er gjennomført fortløpende vedlikehold innenfor boligmassen, herunder bytte av varmtvannsberedere, vannmålere, oppgradering på elektriske anlegg og sanitær. Det er lukket pålegg etter stedlig tilsyn fra Midt- Nett Buskerud på elektriske anlegg. Oppgaver som er under arbeid: Lukke avvik fra Mattilsynet på to kjøkken i ett av bofellesskapene. Oppfølging av for høye Radonmålinger i boligene. Energimerking av boliger og eiendommer. Nytt søknadsskjema. Hefte som viser fordeling av utgifter til eier av bygget, boligforvalter og tjenesten som bruker av bygget. Innføring av drifts og vedlikeholds modul i Facilit. Scanne tegninger av boligene. Tilknytte lage kobling fra Facilit til nye e-sak. Systematisere serviceavtaler på brannkontroll og brannvarslingsanlegg på boliger med bemanning. Systematisere heiskontroll. Facilit drifts- og vedlikeholdsmodul er under innføring for å kunne dokumentere og systematisere drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Antall driftsoppgaver og avvik vil lettere kunne følges opp når disse modulene er innarbeidet og innført. Facilit, drifts- og vedlikeholdsprogram Utleiemodulen i Facilit brukes daglig. Drifts-, vedlikeholds-modulen er under innføring. Når disse modulene er innført kan det registreres direkte rapporter og avvik av boligene fra stedlig kontroll. Dokumentasjon og historikk på de enkelte bygninger vil bli systematisert samt gi grunnlag for utarbeidelse av vedlikeholdsplan. Brannboksmodulen bør innføres for å tilfredsstille kravet til brannbok dokumentasjon. 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 8 av 14
Ekstrem været Frida Det er ferdigstilt utvendige arbeider på 2 4-mannsboliger i Bergkrystallen, Åmot som fikk store skader på hage og utomhus arealer etter ekstremuværet Frida 06.08.12. På byggene ble det mindre ut- og innvendig skader. Brann Det har ikke vært brann i 2013. Radonmålinger Det er utført Radon målinger i nesten alle leiligheter. Hittil viser måleresultatene at det er 38 leiligheter som har høyere grenseverdi enn tillatt etter ny strålevernforskrift. Dette medfører at det må gjennomføres ulike tiltak i 2014. Tiltaksrapporter vil bli utarbeidet. E. Drift utleie: Antall leieboerskift Antall leieboerskift 2013 2012 2011 Innflyttinger 78 77 64 Utflyttinger 76 71 69 Flytteårsaker 2013 2012 Internt 24 24 Privat bolig 24 12 Døde 12 24 Antall forlengelser 2013 2012 Forlengelser 16 11 Boligforvaltningen har inngått 78 tidsbestemte husleiekontrakter i 2013. Anmeldelser/klage 2013 2012 2011 Politianmeldelser 3 5 3 Klager 15 8 5 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 9 av 14
Namsmannssaker 2013 2012 2011 Antall begjæringer sendt namsmann 5 7 5 Antall gjennomførte fravikelser 2 2 3 Av 5 saker som er sendt til namsmann for gjennomføring av fravikelse pr. 31.12.2013 ble 3 saker trukket. I disse 3 sakene ble nøkler levert inn før fravikelsen ble gjennomført. Det er gjennomført 2 utkastelser. Dekningsgrad Dekningsgraden for 2013 er på 93,87%. 6,13 % tomme boliger/leiligheter skyldes oppussingsarbeid av boliger, samt noe lediggang i boliger som tildeles i helse og sosialetaten. Dekningsgraden for 2012 var på 93,86 %. 6,14 %. Eiendommene Haug Gård, Barkveien, (begge er avstengt) og tomten i Rønningveien er ikke medberegnet i dekningsgraden. F. Økonomi: Boligforvaltningen har budsjett og resultatansvar for funksjon 265000 boliger og funksjon 121000 forvaltningsutgifter eiendom. Regnskapsoppstilling for funksjon 265000 boliger Regnskap Budsjett Avvik Driftsutgifter 11 117 999 10 198 000-919 999 Driftsinntekter 19 090 074 18 020 000 1 070 074 Sum 7 972 075 7 822 000 150 075 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 10 av 14
20 000 000,00 18 000 000,00 16 000 000,00 14 000 000,00 12 000 000,00 10 000 000,00 8 000 000,00 6 000 000,00 4 000 000,00 2 000 000,00 0,00 Inntekter 2009 2010 2011 2012 2013 Inntekter Husleieinntektene pr. 31.12.2013 utgjorde kr. 17.719.391. Dette er ca. kr. 419.391 mer enn budsjettert. Husleiene indeksreguleres årlig iht. konsumprisindeksen til Statistisk Sentralbyrå. Ved utløp av tidsbestemt husleieleiekontrakt og ved oppussing av bolig blir husleien oppjustert. Grafen viser ikke refusjoner fra stat og forsikringsoppgjør. Det er viderefakturert til leietakerne for rydding av innbo, reparasjoner, renhold, hærverk og skader i boligene, samt viderefakturert for forbruk av vann i leiligheter som har egen vannmåler (for husleiekontrakter inngått etter 01.09.2009). Samlet viderefakturert gir inntekter på kr. 289.219 og merinntekt på kr. 219.219 i forhold til budsjett. 12 000 000,00 10 000 000,00 8 000 000,00 Drift / vedlikehold 6 000 000,00 Drift / vedlikehold 4 000 000,00 2 000 000,00 0,00 2009 2010 2011 2012 2013 Boligforvaltningens budsjett for drift og vedlikehold for 2013 utgjør kr. 9.548.000 hvorav kr. 6.785.000 til drift og kr. 2.763.000 og til vedlikehold. 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 11 av 14
4 000 000,00 3 500 000,00 3 000 000,00 2 500 000,00 2 000 000,00 1 500 000,00 1 000 000,00 500 000,00 0,00 2 010 2 011 2 012 2 013 I 2013 er det brukt kr. 1.184.510 mer til drift og vedlikehold i enn i 2012. Det er ett merforbruk til drift og vedlikehold for 2013 på totalt kr. 760.349 for elektroarbeider, vedlikehold og byggetjenester, serviceavtaler, renholds og vaskeritjenester, materialer til bygg, sanitær, elektro og tapte kundefordringer. Alarm / serviceavtaler 3 % Tapte kundefordr. 2 % Renhold 6 % Husleie / felleskostnader 21 % Drift 7 % Energi 13 % Fordeling drift/vedlikeholdsutgifter 2013 Kommunale avgifter 13 % Vedlikeholdsutgifter 32 % Alarm / serviceavtaler Kommunale avgifter Vedlikeholdsutgifter Brøyting / strøing Gartnerarbeider Energi Husleie / felleskostnader Renhold Tapte kundefordr. Drift Gartnerarbeider 2 % Brøyting / strøing 1 % Boligforvaltningen arbeider systematisk gjennom hele året med å få inn restanse knyttet til husleieinnbetaling. Husleieinnbetalingene sikres for brukere som har betalings problemer ved å inngå nedbetalingsavtaler, samt opprette trekk i trygd for innbetaling av månedlig husleie. 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 12 av 14
I 2013 ble kr. 252.000 dekket opp og avskrevet i regnskapet. Dette er delvis gamle tapte fordringer fra tidligere år før boligforvaltningen ble opprettet som eget budsjett og resultatområde. Nøkkeltall for drift- og vedlikeholdsutgifter pr. bolig og pr. kvadratmeter: Drifts- vedlikeholdsutgifter 36.297 pr. bolig (284 stk.) Drifts- vedlikeholdsutgifter pr. kvm(21 119 kvm.) 488 Driftsutgifter pr. bolig ( 284 stk.) 22.025 Driftsutgifter pr. kvm ( 21 119 kvm) 296 Vedlikeholdsutgifter pr. bolig (284 stk.) 11.578 Vedlikeholdsutgifter pr. kvm. (21 119 kvm.) 156 Modum kommune brukte i 2013 44 kroner mindre pr. kvm i vedlikeholdsutgifter enn det som anbefales å bruke pr. kvadratmeter med hensyn til verdibevarende vedlikehold. Multiconsult og PWC har i rapport til KS anslått at årlig vedlikeholdsbehov, oppjustert til 200 kroner i 2013 (170 kroner pr. kvm i 2012) ved 60 års levetid (inklusive nødvendige oppgraderinger). Et godt løpende vedlikehold er lønnsomt. Uten, eller ved lavt vedlikehold, vil bygget være nedslitt etter 15-20 år og man blir løpende mellom akutte situasjoner og offentlige pålegg som vil kreve ekstra ordinære bevilgninger. Det er utbetalt til sammen kr. 295.097 fra Klp for utgiftene etter vannlekkasjen på Lillebo, Tomtebo, samt etter stormen «Frida» i to tomannsboliger i Bergkrystallen. Egenandel utgjør samlet kr. 33.000. Regnskapsoppstilling for funksjon 121000 forvaltningsutgifter eiendom Regnskap Budsjett Avvik Driftsutgifter 1 089 286 1 116 000 26 714 Driftsinntekter 261 717 15 000 246 717 Sum 827 569 1 101 000 273 431 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 13 av 14
1200000 1000000 800000 600000 400000 Lønn og sosiale utgifter Driftskostnader Forsikringer mv Forvaltningsutgifter 200000 0 2 009 2 010 2 011 2 012 2 013 Årsak til endring med nedgang i lønnsutgifter skyldes sykelønnsrefusjon. Investeringstilskudd fra Husbanken vedrørende kjøp av enebolig med hybelleilighet er utbetalt med kr. 595.000. G. Hovedutfordringer for 2014 Innføre og implementere drifts-, vedlikeholds og brannboksmodul til Facilit. Systematisere stedlige kontroller, innmelding av avvik og oppfølging av ulike tiltak. Lukke avvik etter pålegg fra stedlige tilsyn over feil og mangler. Innhente uavhengig takst med tilstandsrapporter for boligene med tilstandsgrad og verifisering av areal. For senere å kunne lage en helhetlig vedlikeholdsplan. Utarbeide helhetlig og operativ vedlikeholdsplan. Fortsette arbeidet med sikre innbetaling av løpende husleie. Boligforvaltningen arbeider med å lage nytt felles søknadsskjema for leie av kommunal bolig som vil være i papirformat samt i pdf. Skjemaet vil legges ut på kommunen sin hjemmeside. Dette for å få en mer effektiv søknadsprosess fra søker av kommunal bolig og mot virksomhetene som tildeler bolig. Vikersund, 09.04.2014 Boligforvalter Ann-Kristin Salvesen 09.04.2014 Årsrapport boligforvaltning 2013 Side 14 av 14