KONKURRANSEGRUNNLAG FORESPØRSEL NR. BM 11/01 FRA Bispemøtet RAMMEAVTALE FOR KURS, KONFERANSE- OG OVERNATTINGSTJENESTER
Instruks til tilbyder Side 2 av 9 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELL INTRODUKSJON...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen...3 2....3 2.1 Kommunikasjon...3 2.2 Kunngjøring...4 2.3 Regler for konkurransen...4 2.4 Anskaffelsesprosedyre...4 2.5 Kontraktsverdi/evt volum...4 2.6 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget...4 2.7 Konfidensialitet...4 2.8 Tilbudsfrist...4 2.9 Tidsplan...4 2.10 Tilbudsbefaring...4 2.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud...4 2.12 Vedståelsesfrist...4 2.13 Tilbud på deler av leveransen...5 2.14 Tilbyders generelle plikter...5 2.15 Kontraktsbetingelser...5 2.16 Kvalifikasjonskrav...5 2.17 Tildelingskriterier...6 2.18 Forbehold og avvik...7 2.19 Alternative tilbud...8 2.20 Språk...8 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD...8 3.1 Format og antall kopier av tilbudet...8 3.2 Leveringsadresse og merking av tilbud...8 4. ÅPNING AV TILBUDENE...8 5. AVVISNING AV TILBUD...8 6. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE...9 VEDLEGG 1. HMS 2. PRISMATRISE
Instruks til tilbyder Side 3 av 9 1. GENERELL INTRODUKSJON 1.1 Oppdragsgiver Sentrale kirkelige funksjoner i Den norske kirke er Kirkemøtet, Kirkerådet, Mellomkirkelig råd, Samisk kirkeråd og Bispemøtet. Disse er samlokalisert i Kirkens hus, Rådhusgaten 1-3. Bispemøtet er et lovfestet sentralkirkelig organ som har til oppgave å samordne de gjøremål som tilleger de enkelte biskoper. Bispemøtet består av samtlige tjenestegjørende biskoper og samles normalt tre til fire ganger hvert år. Virksomheten er underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, og er videre regulert av Lov av 7.juni 1996 nr 31 om Den norske kirke 34. Bispemøtet er Miljøfyrtårn og er opptatt av at alle anskaffelser og leverandører skal være miljøvennlige. Bispemøtet følger de etiske retningslinjene i staten. For nærmere informasjon henvises til www.kirken.no/bm 1.2 Beskrivelse av anskaffelsen Bispemøtet skal inngå en treårig rammeavtale fra 1. januar 2012 med opsjon for ytterligere ett år til, på kjøp av kurs, konferanse- og overnattingstjenester for minimum to årlige møter i Bispemøtet. Stedet må ligge i Oslo. Stedet må ha komfortable, moderne og fleksible kurs/konferansefasiliteter tilpasset grupper på 13-20 personer med audiovisuelle hjelpemidler. Møterommet må være stort med god plass mellom møtedeltakerne rundt bordet. I tillegg bør det være en avskjermet sittegruppe i nærheten av møterommet. Videre må det være overnattingsmuligheter og servering av frokost, lunsj og middag. Bispemøtet har et årlig volum på ca. kr. 300.000 inkl. mva. på denne typen tjenester. 2. 2.1 Kommunikasjon All kommunikasjon mellom Tilbyder og Oppdragsgiver skal rettes til Oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser skal skje skriftlig. Alle spørsmål og svar vil bli gjort tilgjengelig for samtlige tilbydere, i anonymisert form. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Hege Flo Øfstaas Adresse : Rådhusgaten 1-3, 0151 Oslo Postadresse : Postboks 799 Sentrum, 0106 Oslo E-post : bispemotet@kirken.no Kun ovennevnte person er bemyndiget til å besvare henvendelser relatert til forespørselen. Henvendelser mottatt senere enn 5 arbeidsdager før innleveringsfristen for tilbudet vil ikke bli besvart.
Instruks til tilbyder Side 4 av 9 2.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin/TED databasen den 5.7.2011. 2.3 Regler for konkurransen Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, samt forskrift om offentlige anskaffelser 2006-04-07 nr. 402. Anskaffelsen er beregnet til over EØS-terskelverdi og skal følge forskriftens Del I og Del III. 2.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal foretas etter åpen anbudskonkurranse. 2.5 Kontraktsverdi/evt volum Anskaffelsens kontraktsverdi er estimert til 300 000 NOK pr. år inkl. mva. 2.6 Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. 2.7 Konfidensialitet Tilbyder skal behandle alle opplysninger han får kjennskap til gjennom forespørselen og under utarbeidelsen av tilbud som konfidensielle. Forespørselsdokumentene skal betraktes som fortrolige og skal oppbevares deretter. Tilbyder skal ikke offentlige kommentere denne forespørsel uten først å ha innhentet Oppdragsgivers skriftlige samtykke. 2.8 Tilbudsfrist Tilbudsfristen er: 01.09.2011 kl.12. Tilbyder har risiko for at Tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.9 Tidsplan Utsendelse av forespørsel 5.7.2011 Tilbudsfrist 1.9.2011 kl. 12 Tilbudsåpning 1.9.2011 kl. 14 Evaluering Uke 36 Evaluering ferdigstilt 14.9.2011 Interngodkjenning 14.9.2011 Estimert dato for tildeling 22.9.2011 2.10 Tilbudsbefaring Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avholde tilbudsbefaring. 2.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurransen. 2.12 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 120 dager etter tilbudsfrist.
Instruks til tilbyder Side 5 av 9 2.13 Tilbud på deler av leveransen Det er ikke anledning til å legge inn tilbud på deler av leveransen. 2.14 Tilbyders generelle plikter Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon forbundet med forespørselen. Der hvor Tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter Tilbyder straks å gjøre Oppdragsgiver oppmerksom på dette. 2.15 Kontraktsbetingelser Avtaleforholdet reguleres av følgende kontraktsbestemmelser: Statens generelle vilkår for kjøp av tjenester ved rammeavtale. Tilbudet skal baseres på betingelsene vedlagt denne forespørselen. 2.16 Kvalifikasjonskrav 2.16.1 Lovpålagte krav Gjelder kun norske Tilbydere. Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt skatt og arbeidsgiveravgift Tilbyder må ha levert sine oppgaver og betalt merverdiavgift Skatteattest. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest også leveres for disse Skatteattest for merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for innlevering av søknad. Eventuelle restanser eller andre misligheter må begrunnes. Dersom Tilbyder planlegger å benytte underleverandører må skatteattest for merverdiavgift også leveres for disse 2.16.2 Lovpålagte krav Gjelder for samtlige tilbydere, for alt arbeid som skal utføres i Norge. Tilbyder skal stå inne for at foretaket arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved at de tilfredsstiller internkontrollforskriften. Tilbyder skal videre bekrefte at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter, og skal akseptere at Oppdragsgiver blir gitt rett til å gjennomgå og verifisere Signert HMS egenerklæring
Instruks til tilbyder Side 6 av 9 foretakets system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. 2.16.3 Organisatorisk og juridisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Tilbydere skal være et lovlig etablert foretak Firmaattest eller tilsvarende fra søkers hjemstat 2.16.4 Finansiell og økonomisk stilling Gjelder for samtlige Tilbydere. Tilbyder må ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne gjennomføre oppdraget Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsfirma. Ikke eldre enn 6 måneder 2.16.5 Tekniske kvalifikasjoner Gjelder for samtlige Tilbydere. Konferansefasiliteter for en gruppe på mellom 13 og 20 personer, med konferanserom. Hotellets beliggenhet skal være i Oslo. Overnattingsmuligheter Servering av frokost, lunsj og middag Egenerklæring Egenerklæring Egenerklæring Egenerklæring 2.17 Tildelingskriterier Tildeling vil skje basert på det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. De innkomne tilbud vil bli evaluert, og tildeling vil skje, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriteriene er angitt i prioritert rekkefølge, og med følgende relative innbyrdes vekting: 1. Kvalitet og miljø 45% 2. Beliggenhet 35% 3. Pris 20%
Instruks til tilbyder Side 7 av 9 Tildelingskriterier: 1. Kvalitet og miljø Tilbyders beskrivelse For å sikre lav miljøbelastning og god kvalitet på tjenesten i en eventuell kontraktsperiode vil det bli lagt vekt på om Tilbyder har en tydelig miljøprofil. Det vil videre legges vekt på at stedets standard er representativ, med stort og luftig møterom med god plass mellom deltakerne, samt med en avskjermet sittegruppe i nærheten av møterommet. Det legges også vekt på at det er et avskjermet sted hvor man kan innta lunsj og middag. I tillegg legges det vekt på at det er et egnet lokale i nærheten av møterommet som kan brukes til pressekonferanse for ca totalt 20 personer, ca 3 timer. Det legges også vekt på at det er trådløs nett og internett-tilgang på møterommet samt på rommet for pressekonferansen. Det vektlegges og at det enkelt kan tas utskrifter samt kopier kontinuerlig gjennom hele møtet. Stedet bør ha universell utforming. 2. Rekreasjonsmuligheter Det vektlegges at det er rekreasjonsmuligheter både inne og ute. Tilbyders beskrivelse av stedets beliggenhet. 3. Pris Utfylt prismatrise 2.18 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta forbehold.
Instruks til tilbyder Side 8 av 9 Tilbud som inneholder forbehold vil bli avvist. 2.19 Alternative tilbud Oppdragsgiver godtar ikke alternative tilbud. 2.20 Språk Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til Tilbudet skal være på norsk. Det er adgang til levere vedlegg/dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til ett av de tillatte språk, primært norsk. 3. TILBUDETS FORMAT OG INNHOLD 3.1 Format og antall kopier av tilbudet Tilbudet skal leveres i 1 original innsatt i perm, samt en kopi. I tillegg skal det leveres 1 komplett elektronisk versjon på CD eller minnebrikke. Tilbyder skal garantere at elektronisk versjon er sjekket for virus før oversendelse. Ved avvik mellom eksemplarene vil original i papirversjon gjelde. Tilbyder skal, i tillegg til tilbudet, levere en versjon av tilbudet som kan deles ut ved eventuelle forespørsler om innsyn. Det vil si en versjon hvor tilbyder har sladdet opplysninger man mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. 3.2 Leveringsadresse og merking av tilbud Tilbudet skal avgis lukket og i merket forsendelse, men slik at Tilbyders identitet ikke fremgår av emballasjen. Tilbudet skal merkes med: Forespørsel nr: BM 11/01 Konfidensielt «Åpnes kun av adressaten» Tilbudsbrevet skal undertegnes av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. Tilbudet sendes til: Bispemøtet v/ Hege Flo Øfstaas Postboks 799 Sentrum 0106 Oslo Eller leveres til: Bispemøtet v/hege Flo Øfstaas Rådhusgata 1-3 0151 Oslo 4. ÅPNING AV TILBUDENE Åpning av tilbudene finner sted den 1.9.2011 kl. 14. Åpningen er ikke offentlig. 5. AVVISNING AV TILBUD Tilbud som er ufullstendige, uklare, ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkår, vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen, eller som er levert for sent vil bli avvist.
Instruks til tilbyder Side 9 av 9 Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. 6. AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige Tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det.