Helse- og omsorgsetaten

Helse- og omsorgsetaten - Nome kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 719 011 2009

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1 Innledning...1 1.1 Bakgrunn og bestilling...1 1.2 Problemstillinger...2 1.3 Avgrensing...2 2 Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Metode...2 2.2 Kvalitetssikring og høring...3 3 Revisjonskriterier...3 4 Fakta og funn...4 4.1 Organisering m.m...4 4.1.1 Delegering av budsjettmyndighet 4 4.1.2 Datasystemene 5 4.1.3 Ansvar/arbeidsdeling på lønnsområdet 5 4.1.4 Intern kontroll 5 4.2 Lønnsområdet i helse- og omsorgsetaten...6 4.3 Budsjettering av lønnsmidler...7 4.3.1 Budsjettprosessen 7 4.3.2 Justering for lønns- og prisvekst - deflator 8 4.3.3 Helse- og omsorgsetaten 9 4.3.4 Nome sjukeheim 9 4.3.5 Budsjettendringer gjennom året 10 4.4 Økonomistyring...11 4.4.1 Rapporteringsrutiner 11 4.4.2 Rapporteringen 2008 12 4.5 Bemanning...13 4.5.1 Grunnbemanning faste stillinger 13 4.5.2 Bruk av vikarer 14 4.5.3 Sjukefravær 14 4.6 Sammenligning av Kostra data...15 5 Revisors vurderinger og konklusjon...16 5.1 Budsjettering av lønnsmidler...16 5.2 Økonomistyring...16 5.3 Bemanning...17 5.4 Konklusjon...18 6 Revisors anbefalinger...19 Litteratur og kildereferanser...20 Tabeller...20 Vedlegg...20 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Bakgrunnen for denne undersøkelsen er at kommunen i flere år har hatt betydelige merforbruk i forhold til budsjett i helse- og omsorgsetaten. Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget. De ber oss om å finne mulige årsaker til at etaten ikke klarer å tilpasse driften til sine budsjettrammer. Vår undersøkelse omfatter budsjettering, økonomistyring og bemanning. Vi har fokusert på lønnsområdet, som omfatter den største delen av etatens utgifter. Vi har også vurdert budsjettering og økonomistyring opp mot krav i lov og forskrift. Mulige årsaker som vi ikke har undersøkt er tjenestenivået og endringer i brukernes behov. Resultatet av undersøkelsen Ifølge kommuneloven, 46,3 skal årsbudsjettet være realistisk. Vår undersøkelse viser at lønnsbudsjettet i helse- og omsorgsetaten i de siste åra ikke har vært realistisk. Kommunestyret vurderer imidlertid nødvendige endringer av budsjettet i løpet av året, på grunnlag av forslag fra rådmannen. Vi har inntrykk av at kommunens lønnssystem ikke tilfredsstiller dagens krav. Budsjettarbeidet må i stor grad utføres manuelt, og det er ressurskrevende. Det kan også medføre at arbeidsmetoder og dokumentasjon av arbeidet blir ulik fra etat til etat. Det kan igjen begrense muligheten for kontroll og øke risikoen for feil. Per i dag synes også lønnssystemet å begrense muligheten til å utnytte det nye bemanningsverktøyet Notus i budsjettarbeidet. Rådmannen og etaten har jevnlig rapportert og informert politikerne om etatens økonomiske situasjon, om årsakene til problemene og det er fremmet forslag til tiltak. Det er også informert om at helse- og omsorgsetaten ønsker et mer realistisk budsjett. Rådmannens rapportering om kommunens økonomi til politikerne er dermed i samsvar med krav i lov og forskrift. Budsjettdokumentet inneholder en del konkrete mål. Vi kan ikke se at det er rapportert på måloppnåelse. Alle som har økonomiansvar er klar over at vedtatt budsjett er bindende. Når det likevel oppstår merforbruk på lønnsområdet, er det bl.a. en følge av at tjenestene som ytes er lovpålagt og brukernes behov må dekkes. Mange av etatens tjenester må ytes døgnet rundt. Merforbruket på etaten på lønnsområdet (netto lønn) var bare 1,8 % i 2008. Med deres utgangspunkt indikerer det en god økonomistyring. I 2007 var merforbruket større. Helse- og omsorgsetaten har det største budsjettet i kommunen, og da vil et lite avvik i prosent gi merforbruk som er vesentlig for kommunens økonomi. Sammenligningen med andre kommuner viser at Nome bruker mindre ressurser på pleie- og omsorgstjenestene (pr. tjenestemottaker) enn kommunene vi sammenligner med. Den viser også at Nome har lavere bemanning pr. tjenestemottaker innenfor pleie og omsorg enn de kommunene vi har sammenlignet med. Helse- og omsorgsetaten i Nome har et bemanningsproblem i deler av sin virksomhet. Det gjelder særlig sjukeheimen. De har lav grunnbemanning og en veldig stor andel av ansatte i små stillinger. Sjukeheimen hadde i 2006 noen arbeidsprosjekter for å øke stillingsstørrelser, men prosjektene strandet pga. manglende budsjettmidler. Telemark kommunerevisjon IKS iii

Denne bemanningssituasjonen medfører mye bruk av vikarer, ekstrahjelp og overtid. Det koster, og disse utgiftene er det vanskelig å styre. Budsjettene er for lave og merforbruk er blitt vanlig. Vikarbruken medfører også en del andre utgifter enn lønn, for eksempel til opplæring og arbeidstøy. Lav grunnbemanning og mange små stillinger har ringvirkninger på arbeidsmiljø og sjukefravær, og det medfører rekrutteringsproblemer. Situasjonen er ressurskrevende for ledelsen/ administrasjonen i etaten og kan skape uforutsigbare/utrygge forhold for de ansatte. Den er også til ulempe for brukerne, som får mange personer å forholde seg til og mindre stabilitet i tjenestene. Revisor mener at det på lang sikt trolig vil være økonomisk gunstig å øke grunnbemanningen og å redusere antall små stillinger. Det vil sannsynligvis også bli nødvendig for å kunne skaffe ønsket arbeidskraft i framtida. Vi mener at dette temaet burde vært omtalt i kommunens plan for institusjons- og hjemmetjenestene 2009-2025. Vi har funnet følgende årsaker til at helse- og omsorgsetaten ikke klarer å tilpasse driften til sine budsjettrammer: Det største problemet ved budsjetteringen av lønnsmidler for helse- og omsorgsetaten synes å være at budsjettet årlig blir justert for lønnsvekst med prosent for deflator, 1 som er lavere enn prosent for anslått lønnsvekst. I 2008 var dessuten reell lønnsvekst høyere enn anslått lønnsvekst. I etaten utgjør lønnsutgiftene en betydelig høyere andel av totalbudsjettet (76-77 %) enn det som er lagt til grunn ved fastsetting av deflator (65 %). Lønn utgjør også en større andel av budsjettet enn i andre etater. Misforhold mellom budsjettert og reell lønnsvekst vil derfor slå sterkere ut på denne etaten enn på andre. Dersom det ikke blir gitt tilleggsbevilgninger i løpet av året for å justere slike avvik, vil denne underbudsjetteringen bli akkumulert fra år til år. Opprinnelig budsjett i inneværende år er utgangspunktet ved utarbeidelsen av nytt budsjett. Det blir justert for konsekvenser av endringer som har skjedd i året. Ved budsjetteringen tas det imidlertid i liten grad hensyn til regnskapet, som viser de reelle utgiftene og inntektene. Dette har ført til underbudsjettering av bl.a. variabel lønn (vikarer, ekstrahjelp, overtid). Lav grunnbemanning og stor andel av små stillinger, sammen med høyt sjukefravær, fører til utstrakt bruk av vikarer, ekstrahjelp og overtid. Dette gjelder spesielt de tjenesteområdene som har døgnkontinuerlig drift. Dette er en ressurskrevende bemanningssituasjon. Det kan være andre årsaker som vi ikke har funnet, jf. vår avgrensing av prosjektet. 1 Statens anslag for pris- og lønnsvekst i det kommende året; en prosent for forventet prisvekst og en prosent for forventet lønnsvekst blir vektet, og resultatet er en deflator prosent Telemark kommunerevisjon IKS iv

Vi ber rådmannen vurdere hvordan budsjettet til helse- og omsorgsetaten kan lages mer realistisk for å unngå regelmessige negative avvik. Vi stiller noen spørsmål og har enkelte forslag som bør vurderes: 1. Er det hensiktmessig å bruke anslag for lønnsvekst ved budsjettering av lønn? Ved budsjetteringen bør det tas hensyn til at andel lønn av totale utgifter i HO har en annen fordeling enn i andre etater, og en annen fordeling enn i deflatoren. Et alternativ er å budsjettere forventet lønnsvekst samlet for hele kommunen og foreta fordeling på etatene når den reelle lønnsøkningen er kjent. 2. Det bør tas noe mer hensyn til reelle tall i regnskapet ved budsjetteringen av noen lønnsarter, det gjelder særlig variabel lønn. 3. Er det mulig å få til en økning av grunnbemanningen på de tjenesteområdene som har store bemanningsproblemer? Det vil trolig være lønnsomt i et lengre tidsperspektiv. 4. Er det mulig å få til en varig reduksjon av små stillinger? Det vil trolig også være lønnsomt i et lengre tidsperspektiv. 5. Kan det være hensiktmessig å fornye eller oppgradere sentrale datasystemer? Det kan også være ressurssparende på litt lenger sikt. Skien, 2. februar 2010 Telemark kommunerevisjon IKS Aud Bjervamoen forvaltningsrevisor Birgitte Lindner Bøen oppdragsrevisor sign. Telemark kommunerevisjon IKS v

1 Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 2. Prosjektet er gjennomført på oppdrag fra kontrollutvalget, jf. deres plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011. Rapporten blir oversendt kontrollutvalget som videre skal avgi rapport til kommunestyret om gjennomførte forvaltningsrevisjoner, og om resultatene av disse. 3 1.1 Bakgrunn og bestilling Helse- og omsorgsetaten har i flere år hatt betydelig merforbruk i forhold til budsjett. I kontrollutvalgets plan er temaet for denne forvaltningsrevisjonen beskrevet slik: Finne mulige årsaker til at etaten ikke klarer å tilpasse driften til sine budsjettrammer. Mulige årsaker kan være: for høyt tjenestenivå for lav budsjettramme dårlig økonomistyring uforutsigbar drift (pga små stillinger, høyt sjukefravær, mye bruk av vikarer o.a.) endringer i behov som ikke er forventet. Administrasjonen ønsker at vi undersøker og synliggjør problemene rundt budsjettering av lønn i helse- og omsorgsetaten. Lønn inkl. sosiale utgifter utgjør nær 80 % av etatens samlede driftsutgifter. Administrasjonen mener at underbudsjettering av lønn er den viktigste årsaken til at etaten stadig sliter med å holde budsjettramma. Små stillinger, høyt sjukefravær og mye bruk av vikarer er også mulige årsaker. Bestillingen fra kontrollutvalget går ut på å foreta en årsaksanalyse. Det vil si at utgangspunktet ikke er å måle fakta mot kriterier. Vi velger imidlertid i tillegg å vurdere budsjettering og økonomistyring opp mot gjeldende regelverk. 2 RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 3 Forskrift om kontrollutvalg 11 og forskrift om revisjon 8 Telemark kommunerevisjon IKS 1

1.2 Problemstillinger På denne bakgrunn har vi satt opp følgende problemstillinger: 1. Hvilke mulige årsaker er det til at helse- og omsorgsetaten ikke klarer å tilpasse driften til sine budsjettrammer? Vi vil da undersøke budsjetteringen av lønnsmidler økonomistyringen bemanning, stillingsprosenter, sjukefravær m.v. 2. Er budsjettering og økonomistyring i samsvar med gjeldende regelverk? 1.3 Avgrensing Vi har ikke undersøkt tjenestenivået innenfor helse- og omsorg. Helse- og omsorgssjefen mener at etaten leverer tjenester av god kvalitet, og de ønsker ikke å redusere kvaliteten. Når en søker har fått vedtak om tjenester, er det et mål at tjenestene blir oppfattet å være av god kvalitet. Det er også viktig at de ansatte opplever at det arbeidet de utfører er av god kvalitet. Vi har heller ikke undersøkt eventuelle endringer i behov hos brukerne. Kommunen har nylig utarbeidet en plan for institusjons- og hjemmetjenester i Nome kommune for perioden 2009 2025, der framtidige behov er vurdert. Planen beskriver hvilke vektøy/strategier/tiltak som skal benyttes for å imøtekomme framtidige utfordringer. Vi presenterer en del budsjett- og regnskapstall for 2007 og 2008 for hele etaten. Undersøkelsen av budsjettering og rapportering er avgrenset til i hovedsak å omfatte 2008. Vi har fått opplyst at det ikke er gjort vesentlige endringer i prosedyrene for budsjettarbeidet i de siste åra. Når det gjelder grunnlaget for budsjettet og bemanningen har vi avgrenset undersøkelsen til Nome sjukeheim. 2 Metode og kvalitetssikring 2.1 Metode Vi har benyttet følgende metoder for innhenting av fakta: Intervju/møter Dokumentanalyse Vi har hatt intervju med budsjett- og regnskapssjefen, seksjonslederen for lønn og institusjonslederen som har ansvar for bl.a. Nome sjukeheim. Vi har hatt intervju og flere møter med helse- og omsorgssjefen og økonomikonsulenten ved helse- og omsorgsetaten. Vi har gjennomgått ulike budsjettdokumenter, herunder rundskriv (informasjon), grunnlagsdokumentasjon og politiske saker/vedtak. Vi har også sett på regnskapsrapporter for etaten, årsmelding og tertialrapporter. Vi valgte å begrense undersøkelsen av budsjettgrunnlaget til Nome sjukeheim fordi sjukeheimen er den virksomheten som har hatt størst problemer med å holde sine budsjettrammer. Telemark kommunerevisjon IKS 2

Vi har foretatt en sammenligning av Kostra-data for å vise hvordan Nome kommunes ressursbruk i helse- og omsorgssektoren er sammenlignet med andre kommuner. Vi sammenligner med kommunegruppe 12, som Nome tilhører, og med Tinn som er den eneste kommunen i Telemark som tilhører samme gruppe. Vi viser også tall for gjennomsnittet i Telemark og gjennomsnittet for landet. 2.2 Kvalitetssikring og høring For å sikre at dataene som er samlet inn er troverdige og gyldige, ble dataene kvalitetssikret. Ved intervjuene var to revisorer til stede for å sikre at intervjuobjektene ble sitert og forstått mest mulig objektivt. Referat fra intervjuene er verifisert av intervjuobjektene. Uttalelser og informasjon er også verifisert mot dokumenter som er lagt fram. Første utkastet til rapport, inkl. alle talloppstillinger, er gjennomgått med helse- og omsorgssjefen og etatens økonomikonsulent. Rapporten er sendt rådmannen i Nome til uttalelse. Rådmannens kommentarer til rapporten i brev av 01.02.2010 følger som vedlegg 1. Hans kommentarer har ikke medført endringer i rapporten. 3 Revisjonskriterier Kommuneloven og forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner 4 stiller visse krav til årsbudsjettet og økonomistyringen i kommunene: Kommuneloven 46. Årsbudsjettets innhold Punkt 3. Årsbudsjettet skal være realistisk. Det skal fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen eller fylkeskommunen kan forvente i budsjettåret. Kommuneloven 47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlige svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet. Forskrift om årsbudsjett 10. Administrasjonssjefen, eventuelt kommune- eller fylkesrådet, skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til vedtatte årsbudsjett. Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller 4 Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. desember 2000 nr. 1423 om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner). Telemark kommunerevisjon IKS 3

regulert årsbudsjett, skal det i rapporten til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak. 11. Det skal foretas endringer i årsbudsjettet når dette anses påkrevd. Kommunestyret eller fylkestinget skal selv foreta de nødvendige endringer i årsbudsjettet. Revisjonskriteriene kan utledes slik: Budsjettering av lønnsmidler Årsbudsjettet skal være realistisk Kommunestyret skal foreta endringer i årsbudsjettet når det anses påkrevd Økonomistyring Årsbudsjettet er bindende for underordnede organer Rådmannen skal gjennom budsjettåret rapportere til kommunestyret om kommunens økonomi og foreslå nødvendige tiltak dersom det ser ut til å oppstå nevneverdige avvik mellom budsjett og regnskap. 4 Fakta og funn 4.1 Organisering m.m. Helse- og omsorgsetaten (HO) omfatter i 2009 hjemmetjenester, institusjonstjenester, legetjenester, fysio-/ergoterapitjenester, helsesøstertjenester og barnevern. Barnevernet er organisert som et interkommunalt samarbeid med Sauherad som vertskommune. Etatens navn var tidligere Helse-, sosial- og omsorgsetaten. Sosialtjenesten ble i 2009, etter opprettelsen av NAV, flyttet fra helse- og omsorgsetaten til ansvarsområdet sentral virksomhet/fellesfunksjoner. Faglig ansvar, personalansvar og budsjettansvar er delegert fra rådmannen til etatssjefen og videre ut til avdelingslederne i etaten. 4.1.1 Delegering av budsjettmyndighet 5 Kommunestyret i Nome vedtar netto driftsramme (brutto utgifter fratrukket inntekter) for sju definerte ansvarsområder. HO er ett av ansvarsområdene. Det forutsettes at rådmannen ved budsjettansvarlig etatssjef klargjør i budsjettets tekstdel premissene for hva som skal oppnås med den foreslåtte bevilgningen. Det er rådmannens ansvar å disponere kommunestyrets bevilgning i samsvar med de mål og premisser som er lagt til grunn i økonomiplan- og budsjettdokumentet, inkl. de føringer som framgår av kommunestyrets budsjettvedtak. Rådmannen har, som tidligere nevnt, delegert budsjettansvar videre til etatssjefene. Rådmannen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i henhold til det vedtatte årsbudsjettet. I rapportene skal det om nødvendig foreslås tiltak for å opprettholde balansen. 5 Kilde: Handlingsprogram/økonomiplan 2008 2011og budsjett 2008, tekstdel Telemark kommunerevisjon IKS 4

4.1.2 Datasystemene EDB Business Partner Norge AS (tidligere IBM) er leverandør av kommunens regnskapssystem og lønnssystem. Regnskapssystemet heter Masterpiece. Lønnssystemet heter EDB Lønn og Personal. Lønnssystemet har direkte, løpende overveltning til regnskapet. Kommunen har ikke kjøpt inn personalmodulen i lønnssystemet. De bruker Websak, der det er egne personalmapper hvor all informasjon om de ansatte blir lagt inn. Dette systemet kommuniserer ikke med lønns- og regnskapssystemet, derfor må en del informasjon registreres to ganger. Administrasjonen i HO har lesetilgang til regnskapssystemet. De kan også ta ut rapporter, men får månedlig rapporter tilsendt fra budsjett- og regnskapsavdelingen. De har lesetilgang til stillingshjemler i lønnssystemet. Lønnsseksjonen skaffer dem ellers det de trenger. I systemet finnes det en del standardrapporter, og seksjonsleder lønn har laget noen rapporter som er tilpasset etatens ønsker. Kommunen har ikke elektronisk budsjettsystem. Helse- og omsorgssjefen opplyser at kommunens lønnssystem er gammelt, og det medfører at budsjettarbeidet på lønnsområdet er tungvint, da det meste må gjøres manuelt. Notus, som er et IT-basert bemanningsverktøy, er anskaffet og innført gradvis i 2009. I løpet av året har alle avdelinger i HO som har ansatte i turnus tatt i bruk dette systemet. Alt arbeid med turnuser, timelister, innleie av personell m.m. skjer nå elektronisk. Notus henter data fra lønnssystemet og leverer elektroniske timelister til lønnssystemet. Det har vært ressurskrevende for avdelingslederne å legge inn alle data i det nye systemet. Det har også vært visse problemer ved overvelting av data fra/til lønnssystemet. Helse- og omsorgssjefen forventer imidlertid gevinst av systemet ved at de får bedre oversikt over ressursbruken enn tidligere, og dermed bedre styring. Systemet kan også bli et nyttig verktøy i budsjettarbeidet. Forutsetningen er imidlertid at lønnssystemet ikke vil begrense utnyttelsen av Notus, slik det ser ut til at det gjør i dag. 4.1.3 Ansvar/arbeidsdeling på lønnsområdet Fast lønn registreres ved lønnsseksjonen på grunnlag av meldinger fra HO. Timelister og andre meldinger fra etaten er grunnlaget for registrering av variabel lønn. For ansatte som går i turnus blir som nevnt timelister nå overført automatisk fra Notus. Timelister blir som oftest utgiftsført i regnskapet to måneder etter at arbeidet er utført. Endringer etter sentrale lønnsoppgjør legges inn i lønnssystemet av dataleverandøren. Lønnsseksjonen kontrollerer deretter om det er riktig lagt inn. Endringer etter lokale forhandlinger blir registrert ved lønnsseksjonen. Dataleverandøren legger også inn endringer som vedrører pensjonsutgifter og arbeidsgiveravgift, men lønnsseksjonen har mulighet til å gå inn å korrigere. Sykemeldinger og søknader om foreldrepermisjon blir sendt direkte til lønnsseksjonen (kan ikke sendes elektronisk). Fraværsskjema med oversikt over egenmeldinger, permisjoner og lignende blir registrert. Lønnsseksjonen sender refusjonskrav til NAV, og det blir inntektsført i regnskapet umiddelbart. 4.1.4 Intern kontroll Etaten har selv ansvar for at lønnsmeldinger/timelister er riktig utfylt, for eksempel med riktig art og funksjon. Lønnsseksjonen retter åpenbare feil som de ser, men bruker ikke tid på generelle kontroller. De avstemmer månedlig lønn mot regnskapet. Telemark kommunerevisjon IKS 5

Budsjett- og regnskapsavdelingen har ingen kontrollfunksjon når det gjelder regnskapsbilag. Bilaga skal være fullstendige når de kommer til registrering. Ved mangelfull utfylling blir bilag returnert. Åpenbare feil som de ser, blir rettet. De har dialog med etatene. Etatene har ansvar for å holde seg oppdatert på arter og funksjoner (Kostra). I forbindelse med årsoppgjøret gjennomfører avdelingen en stikkprøvekontroll av etatenes regnskap. Institusjonslederen opplyser at han, sammen med økonomikonsulenten på HO, kontrollerer at utgiftene er postert på riktig konto. Økonomikonsulenten kontrollerer at riktig Kostra funksjon er registrert. Ifølge budsjett- og regnskapssjefen har ressursmangel og krav til reduksjoner medført omorganiseringer som gjør at etatene og den sentrale økonomistaben er redusert. Det har etter hans mening gått ut over kvaliteten på det løpende budsjett- og regnskapsarbeidet i kommunen. Budsjettprosessen er også veldig sårbar når det gjelder sykdom/fravær. Helse- og omsorgssjefen opplyser at det vanskelig å få til arbeidsdeling, siden de bare er to ansatte i etatens administrasjon. For å kvalitetssikre talla i budsjettet, må de kontrollregne selv. 4.2 Lønnsområdet i helse- og omsorgsetaten Vi presenterer noen tall fra regnskapet som viser helse- sosial- og omsorgsetatens økonomiske resultat i de siste to åra hvor det foreligger et avsluttet regnskap, med fokus på lønnsområdet: Tabell 1: Resultat netto driftsutgift og brutto lønnsutgift Helse- sosial og omsorgsetaten 2007 2008 Driftsutgifter driftsinntekter = netto driftsutgift budsjett justert 130 554 000 140 179 000 regnskap - 135 932 452-142 592 062 avvik, merforbruk - 5 378 452-2 413 062 avvik i prosent 4,1 % 1,7 % Lønn og sosiale utgifter, brutto budsjett justert 122 158 000 138 126 000 regnskap - 129 190 990-142 001 253 avvik, merforbruk - 7 032 990-3 875 253 avvik i prosent 5,8 % 2,8 % Tabellen viser at merforbruket på brutto lønn er større enn på endelig driftsresultat, både i kroner og i prosent. Under inntekter finner vi imidlertid en del poster som kan kobles direkte til lønnsområdet. Tar vi hensyn til disse inntektene, blir resultatet i prosent på lønnsområdet tilnærmet det samme som for netto driftsutgift: Tabell 2: Resultat netto lønnsutgift Helse- sosial og omsorgsetaten 2007 2008 Budsjett just. Regnskap Budsjett just. Regnskap Lønn og sosiale utgifter, brutto 122 158 000 129 190 990 138 126 000 142 001 253 refusjon sykelønn og fødselspermisjon - 5 144 000-7 312 525-5 488 000-7 010 145 andre lønnsrefusjoner 1-432 000-373 837-586 000-613 815 Lønn og sosiale utgifter, netto 116 582 000 121 504 628 132 052 000 134 377 293 avvik, merforbruk - 4 922 628-2 325 293 avvik i prosent 4,2 % 1,8 % Telemark kommunerevisjon IKS 6

1 Andre lønnsrefusjoner er fastlønnstilskudd (fysioterapeut), refusjon jordmortjenester, tilskudd lærlinger og tilretteleggingstilskudd fra NAV. Sistnevnte tilskudd gjelder i hovedsak lønn, men kan også omfatte tilskudd til hjelpemidler. På grunn av at HO har et stort budsjett, spesielt på lønnsområdet, så vil lave/moderate prosentvise avvik likevel utgjøre beløp som er vesentlige for kommunens økonomi. Vi har utarbeidet en oversikt som viser opprinnelig budsjett, justert budsjett, regnskap og avvik på lønnsområdet i 2007 og 2008, spesifisert på programområder innefor HO, 6 se vedlegg 2 og 3. I 2007 hadde institusjonstjenester inkl. felles kjøkken det største avviket på netto lønnsutgift med 3,3 mill. kroner som utgjør 9 %. Hjemmetjenester fulgte deretter med et avvik på nær 1,4 mill. kroner, og det utgjør 2 %. Legetjenester og sosiale tjenester hadde også store avvik i prosent, henholdsvis 9 % og 10 %, men det utgjør mindre beløpsmessige avvik. I 2008 var det helse- og sosialtjenester som hadde det største avviket med nær 1,4 mill. kroner som utgjør 7 %. Institusjonstjenester hadde et avvik på 1 %, ca. 0,5 mill., mens hjemmetjenester hadde ubetydelig avvik på netto lønn. For 2008 har vi foretatt en spesifikasjon som viser den prosentvise andelen av fast lønn, variabel lønn, annen lønn og sosiale utgifter på helse, sosial- og omsorgsetaten, se vedlegg 4. Den viser at sosiale utgifter utgjør 23 % av brutto lønnsutgifter, og det er i samsvar med det opprinnelige budsjettet. Lønnsutgifter ekskl. sosiale utgifter fordeler seg slik: Fast lønn 81 %, variabel lønn 14 %, annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 5 %. Andel variabel lønn i budsjettet er 11 %, mens det ble 14 % i regnskapet. Vikarutgifter utgjør den største andelen av variabel lønn med 11 % av 14 %. 4.3 Budsjettering av lønnsmidler 4.3.1 Budsjettprosessen Rådmannen i samarbeid med ledergruppa 7 utarbeider hvert år på forsommeren en framdriftsplan for budsjettarbeidet med arbeidsfordeling og tidsfrister, se vedlegg 5. 8 Framdriftsplanen blir godkjent av formannskapet. Informasjon til de som er involvert i budsjettarbeidet blir gitt i form av et rundskriv. Det inneholder framdriftsplanen og en del generell informasjon om prisjustering og andre budsjettekniske avklaringer. Ved behov blir det sendt ut flere rundskriv i løpet av budsjettprosessen. Det er rådmannen/ledergruppa som utarbeider utkast til budsjett. Utgangspunkt er netto ramme for inneværende år, det opprinnelige budsjettet. Det utarbeides et konsekvensjustert budsjett, dvs. at budsjettet justeres for konsekvenser av endringer som er gjennomført i løpet av inneværende år. Slike endringer er i hovedsak vedtatt i forbindelse med kommunestyrets 6 Programområder i 2008: 31 Administrative og andre fellesfunksjoner, 32 Helse- og sosialtjenester, 33 Institusjonstjenester inkl. kjøkkentjenester, 34 Hjemmetjenester m.v. 7 Ledergruppa består pr. 2009 av rådmannen, stabssjefen, personal- og organisasjonssjefen, budsjett- og regnskapssjefen, fire etatssjefer og lederen for Nav 8 Framdriftsplanen for arbeidet med budsjettet for 2008 og handlingsprogram/økonomiplan for 2008-2011 Telemark kommunerevisjon IKS 7

behandling av plan- og økonomimelding 1 og 2. Helse- og omsorgssjefen opplyser at de har mange runder og en god og grundig prosess før rammene i rådmannens utkast er lagt. Administrasjonen har et møte med formannskapet tidlig på høsten. Der legger rådmannen fram sitt utkast til budsjett og redegjør for dette. Formannskapets behandling er i denne omgang ikke bindende, men gir føringer for det videre arbeidet med budsjettet. Etatene starter tidlig på høsten med å utarbeide detaljert budsjett for sine ansvarsområder. Detaljbudsjettet blir utarbeidet på egne regneark ute i etatene. De utarbeider anslag over hva de trenger for å opprettholde driften. Deres første utkast er utarbeidet før rammene blir lagt. Når etatenes anslag gir en netto utgift som er større enn tildelt ramme, må de kutte. Når alt er klart, blir budsjettet registrert i økonomisystemet og avstemt ved budsjett- og regnskapsavdelingen. Detaljbudsjettet blir endelig klart i januar, etter at ramma er vedtatt av kommunestyret, og alle endringer er registrert. 4.3.2 Justering for lønns- og prisvekst - deflator Budsjettet justeres hvert år med statens anslag for lønns- og prisvekst (deflator). I de siste åra har deflatoren vært sammensatt slik: Tabell 3: Deflator Lønnsvekst Prisvekst varer og tjenester Deflator vekt 0,65 vekt 0,35 2007 4,5 % 1,6 % 3,5 % 2008 5,0 % 2,8 % 4,2 % 2009 5,0 % 3,6 % 4,5 % Da statsbudsjettet ble lagt fram på høsten i 2008, ble anslaget endret fra 4,2 % til 5,6 %. Årsaken var det kostbare lønnsoppgjøret. Det ble ikke gitt noen særskilt kompensasjon for dette fra staten. Følgelig ble kommunens budsjett for 2008 heller ikke justert, men den nye deflatoren ble tatt hensyn til ved utarbeidelse av rammer for budsjettet for 2009. Ifølge budsjett- og regnskapssjefen ble budsjettramma til HO for 2009 økt med om lag 1,7 mill. kroner som en følge av deflator justeringen i 2008. I 2009 ble anslaget justert ned fra 4,5 % til 4,1 % i forbindelse med at regjeringen la fram sin tiltakspakke for kommunene. Budsjettrammene for 2009 ble da justert ned med 0,4 % for alle driftsområdene i kommunen. 9 Ifølge budsjett- og regnskapssjefen mener noen etatssjefer at deflatoren gir for lav justering av lønn, noen mener at den gir for lav justering av varer og tjenester. Han mener selv at deflatoren generelt underestimerer lønns- og prisstigningen. Helse- og omsorgssjefen mener at deflatoren har en vekting av lønnsutgifter og andre utgifter som ikke stemmer med virkeligheten innenfor helse og omsorg, da lønnsutgiftene utgjør en større andel på denne sektoren. Hun opplyser at kommunen ikke har programvare som kan kontrollere om deflatoren faktisk er stor nok til å dekke lønnsøkningen. De har heller ikke egne beregninger på hva lønnsoppgjør reelt koster kommunen. 9 Kommunestyret, sak 15/09 Telemark kommunerevisjon IKS 8

Vi har foretatt en beregning som viser hvordan brutto utgifter i regnskapet til HO er fordelt på henholdsvis lønnsutgifter og andre utgifter: Tabell 4: Prosentvis fordeling av lønnsutgifter og andre utgifter 1.3 Helse, sosial og omsorg Regnskap 2007 Regnskap 2008 Sum lønnsutgifter 129 190 990 76 % 142 001 253 77 % Sum andre utgifter, fratrukket mva 39 816 781 24 % 42 950 269 23 % Sum driftsutgifter, fratrukket mva 169 007 771 100 % 184 951 522 100 % Beregningen viser at lønnsutgiftene utgjør en betydelig større andel av etatens brutto utgifter enn vektingen i deflatoren, der andelen lønn er satt til 65 %. 4.3.3 Helse- og omsorgsetaten Det er helse- og omsorgssjefen sammen med økonomikonsulenten som utfører størstedelen av arbeidet med etatens budsjett. I sitt budsjettforslag prøver de å ta hensyn til både tidligere budsjett og regnskap, behov og politiske vedtak om innsparing. Avdelingslederne deltar i forarbeidet, og kontaktes også i det videre arbeidet. Det viktigste grunnlagsmaterialet er stillingshjemlene, da lønn utgjør størstedelen av budsjettet. Detaljerte beregninger blir gjort i Excel med utgangspunkt i oversikter over lønn for hver enkelt ansatt. De passer på at vakante stillinger også blir tatt med. Da en stillingshjemmel fra eller til utgjør mye penger for etaten, er det viktig at antall stillinger er riktig. De ser bl.a. på turnusoversikter, vikarbruk, sjukefravær og hvor stor sykelønnsrefusjonen har vært. Helse- og omsorgssjefen og økonomikonsulenten gjennomgår til slutt beregningene for å tilpasse budsjettet til den tildelte ramma. Det innebærer vanligvis at utgifter må reduseres. De avdelingslederne som får kutt i sine rammer, blir involvert i dette arbeidet. Helse- og omsorgssjefen opplyser at budsjettprosessen er krevende, både fordi alt må gjøres manuelt, og fordi budsjettanslaget stadig må endres/justeres. I praksis utarbeider de mange versjoner av budsjettet i løpet av høsten. De håper at Notus i framtida vil bidra til å forenkle arbeidet noe. Helse- og omsorgssjefen mener at etaten burde ha en buffer i budsjettet for å kunne takle ikke planlagte utgifter som kan komme. 4.3.4 Nome sjukeheim Institusjonslederen opplyser at høsten 2007 var det enighet med budsjett- og regnskapavdelingen om at de nå skulle lage realistiske budsjett som utgangspunkt og heller kutte etterpå. Rutinen er at institusjonslederen i samarbeid med økonomikonsulenten utarbeider et realistisk budsjett, bl.a. med utgangspunkt i inneværende års framskrevne regnskapstall. Særlig for variabel lønn vektlegges framskrevne regnskapstall. Utgifter til forventet sykefravær budsjetteres ut fra fraværet inneværende år og forventet utvikling. Avdelingsledere/ kjøkkensjef melder om behov for utstyr. Utstyrsbehov prioriteres innenfor ramma. Institusjonslederen beskriver budsjettramma og gir egne kommentarer i et notat Kommentarer til budsjettforslag. Dette er dokumentasjonen på hva institusjonslederen mener er et realistisk budsjett for neste år. Telemark kommunerevisjon IKS 9

Han mener at dokumentet er viktig som utgangspunkt når budsjettforslaget må kuttes. I tilfelle det blir en budsjettsprekk neste høst, kan han da dokumentere hva som opprinnelig ble meldt som et realistisk budsjett. Institusjonslederen ønsker å få nødvendige lønnsmidler bevilget på forhånd, i form av faste årsverk, ikke på etterskudd, slik det ofte har vært p.g.a. overskridelser av poster for vikar, ekstrahjelp og overtid. Han opplyser at vikarbudsjettet ble redusert i kommunestyrevedtaket både i 2007 og 2008. Framlagt dokumentasjon (verbal og tallmessig) viser mange årsaker til at sjukeheimen ikke klarer å holde budsjettramma på lønnsområdet. Vi nevner følgende årsaker: Feil beregning av lønns- og prisøkning på lønnsbudsjettet pga. bruken av deflator. Forventet lønnsvekst beregnes med prosent for deflator på netto budsjett, isteden for med prosent for lønnsvekst på brutto lønnsbudsjett. Lav grunnbemanning og ingen reservemargin fører til at vikar/ekstrahjelp som regel må leies inn ved fravær. Økende korttidsfravær medfører økt behov for vikarer. Korttidsfravær gir ikke sykelønnsrefusjon fra NAV. Opplæring av ansatte medfører økt behov for vikarer/ekstrahjelp (opplæring i nye datasystem o.a. og kontinuerlig opplæring av nye vikarer). Sjukeheimen har ingen buffer for uforutsette utgifter. Vikarbudsjettet og budsjettet for ekstrahjelp og overtid er urealistisk lavt. I tilknytning til siste punktet over viser vi noen tall for utgifter til vikarer, ekstrahjelp og overtid: Tabell 5: Nome sjukeheim - budsjett/regnskap for vikar, ekstrahjelp og overtid 10 Art 2007 2008 2009 Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett 2000 Vikar (u/refusjon) 330 000 1 521 566 495 000 1 490 608 1 005 000 2001 Vikar m/refusjon 1 900 000 2 191 172 2 200 000 2 353 907 2 510 000 2003 Ferievikar 1 281 000 1 432 166 1 465 000 1 489 546 1 510 000 3000 Ekstrahjelp 385 000 1 220 995 565 000 642 094 353 000 4000 Overtid 0 284 290 30 000 486 846 121 000 4.3.5 Budsjettendringer gjennom året Endringer i budsjettet i løpet av året registreres ved budsjett- og regnskapsavdelingen. HO får beskjed om vedtatte endringer i egen ramme. Etaten bestemmer hvor i eget budsjett endringene skal registreres. Økonomikonsulenten skriver da en melding, og helse- og omsorgssjefen anviser. Det samme gjelder ved eventuelle behov for administrative interne endringer i budsjettet, men slike budsjettendringer registreres i liten grad. I opprinnelig, vedtatt budsjett er lønnsoppgjør som kommer tatt hensyn til ved justeringen for pris- og lønnsvekst (deflatoren). Budsjett- og regnskapssjefen opplyser at etaten selv må sørge for å justere sitt lønnsbudsjett etter lønnsoppgjøret, innenfor den rammen de har fått. Han mener at evnen til å holde budsjettet à jour med endringer var bedre før enn det er nå. 10 Tall hentet fra regnskap for 1.33 Institusjonstjenester inkl. felles kjøkkentjenester Telemark kommunerevisjon IKS 10

I 2007 er det i helse-, sosial- og omsorgsetatens budsjett på lønnsområdet registrert få budsjettendringer: Hjemmetjenester har fått redusert sitt lønnsbudsjett med kr 700 000, institusjonstjenester har fått økt sitt budsjett med kr 300 000 og sosiale tjenester har fått en liten reduksjon, jf. vedlegg 2. I 2008 er det i løpet av året registrert økning i lønnsbudsjettet på til sammen 5,8 mill. Det utgjør 4 %. Vel 3,4 mill. herav gjelder pensjonsutgifter, 11 og 2,3 mill. gjelder lønn. Økningen på institusjonstjenester inkl. felles kjøkkentjenester var 2,3 mill. kroner, på hjemmetjenester nær 2,9 mill. kroner. I plan- og økonomimelding 1 og 2 har rådmannen lagt fram forslag om endringer i budsjettet som etter hans mening er nødvendige. Kommunestyret har vedtatt rådmannens forslag med enkelte endringer. Ved behandlingen av plan- og økonomimelding 2/2008 ble det vedtatt en tilleggsbevilgning til dekning av økt belastning av pensjonspremie, og rådmannen fikk fullmakt til å fordele tilleggsbevilgningen på driftsområdene. Helse- og omsorgsetaten fikk også en tilleggsbevilgning på kr 3 765 000. Begrunnelsen var: Det er åpenbart at etaten sliter med å gjennomføre de forutsetninger om innsparing som ligger i opprinnelig budsjettvedtak, bl.a. gjelder det innsparingsmålet vedr. avvikling av Bjervatun alderspensjonat. Behovet for tilleggsbevilgninger forsterkes også av det relativt gode lønnsoppgjøret, som nok rammer denne etaten i sterkere grad enn øvrige driftsområder. Innmeldt behov på dette tidspunktet var kr 6 950 000. 4.4 Økonomistyring 4.4.1 Rapporteringsrutiner Rutinen for rapportering fra rådmannen til politiske organ har vært to ganger pr. år pluss årsberetning. Budsjett- og regnskapssjefen er koordinator for denne rapporteringen. Kommunen har utarbeidet en mal for rapporteringen som viser hva som skal være med. Budsjett- og regnskapssjefen opplyser at det fremmes få saker i året om budsjettendringer/ tilleggsbevilgninger. Slike behov samles opp og tas med i rapporteringene pr. 01.05. og 01.09. Med bakgrunn i kommunens vanskelige økonomiske situasjon vedtok kommunestyret hyppigere rapportering til politiske organ fra og med 2009. 12 I tillegg til tertialrapporter og årsrapport, skal kommunestyret ha en noe forenklet økonomirapportering med grunnlag i regnskapsdata pr. 01.07. Formannskapet skal ha økonomirapportering 6 ganger i året. I tillegg til den rapporteringen som går videre til kommunestyret, skal de ha en forenklet økonomirapportering pr. 01.03. og pr. 01.11. Internt skal etatslederne følge opp budsjett/regnskap hver måned. Rapportering til rådmannen skal skje når det oppdages vesentlige avvik. Hver måned får økonomikonsulenten ved HO budsjett- og regnskapsrapporter for hele etaten fra budsjett- og regnskapsavdelingen. Når rapportene kommer, er lønn for inneværende måned kjørt, og han mener at han dermed får mer oppdaterte og pålitelige tall. 11 Pensjonspremien til KLP ble opprinnelig budsjettert med 15 %, men ble belastet med 18,6 % 12 Sak 95/08 i kommunestyret 15.12.08 og sak 03/09 i formannskapet 29.01.09 Telemark kommunerevisjon IKS 11

Han bearbeider rapportene i Excel, vurderer talla og setter inn prognosetall for resten av året. Han sender kopi av regnskapsrapporter og bearbeidede rapporter til avdelingslederne. De vurderer sine tall, og årsaker til avvik som er av betydning diskuteres med økonomikonsulenten og helse- og omsorgssjefen. Helse- og omsorgssjefen rapporterer til rådmannen samlet for hele etaten. Utenom den skriftlige rapporteringen som kreves, rapporterer hun til rådmannen når det oppstår behov for å sette i gang nye tiltak som vil medføre økte utgifter. Institusjonslederen opplyser at han hver måned gjennomgår regnskapet med hver enkelt av sine ledere. De bruker et månedsskjema. De ser da også på sjukefravær og årsaker til bruk av vikarer/ekstrahjelp. 4.4.2 Rapporteringen 2008 Tertialrapporteringen fra HO til politikerne i 2008 omfattet følgende: Generelt for etaten Pr. programområde Budsjettstatus, samlet anslag (merforbruk, ev. Budsjettstatus innsparing) Innsparingstiltak Oppfølging av planer/prosjekter Oppfølging av planer/prosjekter Restanser Restanser Andre viktige forhold (sjukefravær) For programområdet 33 Institusjonstjenester inkl. kjøkkentjenester er det informert om at hovedutfordringen er knyttet til lønn; urealistisk budsjett for vikar, ikke budsjett for lønn overtid og et lønnsoppgjør som det ikke er dekning for i budsjettramma. Institusjonslederen opplyser at i alle fire åra han har hatt stillingen i Nome kommune, har sjukeheimen vært underbudsjettert. Dette problemet er rapportert både til administrasjonen og til politikerne. I et notat til oppvekst- og omsorgsutvalget våren 2008 sier han bl.a.: Det er lite holdbart for Nome sjukeheim/kommunen å oppleve underskudd hvert år. Sjukeheimen må ha et budsjett som er realistisk i forhold til drift/lovpålagte oppgaver. Alle prøver sitt beste for å holde budsjettet. I årsrapporten er det rapportert om: Generelt for etaten Mål og utfordringer for etaten Pr. programområde Informasjon om virksomheten (bl.a. diverse statistikker) Resultat og utfordringer Regnskapsresultat 2008 Det er nevnt at det er et mål å ha realistiske budsjett å styre etter. Av utfordringer for etaten er det i årsberetningen bl.a. nevnt: Etaten er preget av mange deltidsstillinger, døgnkontinuerlig arbeid, relativt stort sjukefravær og mange vikarer. Det er til dels uforutsigbar drift der behovene kan endre seg raskt. Etaten er vanskelig å styre i forhold til bemanning og budsjett. Rådmannens forslag til handlingsprogram, økonomiplan og budsjett inneholder også mye informasjon om ansvarsområdene, herunder helse- og omsorgsetaten. Budsjettet inneholder en del konkrete mål for ansvarsområdene. HO har ikke rapportert om måloppnåelse, verken i tertialrapporter eller i årsrapporten. Telemark kommunerevisjon IKS 12

4.5 Bemanning 4.5.1 Grunnbemanning faste stillinger Ifølge stillingsoversikt mottatt i oktober 2009 har HO følgende antall årsverk og ansatte: Tabell 6: Antall årsverk og antall ansatte i HO 2009 Helse- og omsorgsetaten Antall årsverk Antall ansatte Administrative og andre fellesfunksjoner 2,0 2 Helsesøster- og jordmortjenesten 6,6 10 Legetjenesten 9,2 15 Fysio- og ergoterapitjenesten 3,1 4 Psykiatritjenester, inkl. bofellesskap 11,9 19 Institusjonstjenester inkl. kjøkken, renhold, vaskeri 79,3 128 Servicesenter, Ringsevja og Lundetunet 2,6 4 Hjemmetjenester, Ringsevja og Lundetunet 46,2 77 Bofellesskap (ekskl. psykiatri) 64,6 120 Sum 225,4 379 Det er til sammen 75 ansatte som har heltidsstilling i etaten, herav 16 ledere. Det utgjør bare 20 % av totalt antall ansatte. Cirka 100 ansatte (vel 25 %) har en stillingsstørrelse som er mindre enn 50 %. Den nye sjukeheimen (ny i 2005) er annerledes organisert, med mindre enheter i stedet for lange korridorer med rom på hver side. Denne organiseringen krever mer personell. Ifølge helse- og omsorgssjefen har det tatt tid for kommunen å innse konsekvensene av dette. Helse- og omsorgssjefen opplyser at det er vanskelig å få til å øke stillingsprosentene, fordi etaten ikke har ressurser til det. Ifølge institusjonslederen har Nome sjukeheim et bemanningsproblem, og det har flere årsaker: for lav grunnbemanning alt for mange ansatte i små stillinger rekrutteringsproblemer høyt sjukefravær Bemanningen på dagtid for en gruppe pasienter på 8-10 er tre ansatte. Institusjonslederen mener at de da ikke har noe slingringsmonn. En bemanning på fire ville gi et slingringsmonn, som igjen ville redusere behovet for vikarer. Han opplyser videre at vakante stillinger blir lyst ut med en gang, men at det er vanskelig å få besatt små stillinger. Sjukeheimen har hatt to arbeidsprosjekt for å øke deltidsansattes stillingsstørrelse. Målet var bl.a. å sikre en bedre drift og mer forutsigbar inntekt for de ansatte. Deltidsprosjektet startet i september 2006. 11 ansatte fikk midlertidig økt stillingsbrøken sin opp mot 100 % for ett år. Prosjektet ble avsluttet pga. manglende budsjettmidler, og de ansatte måtte gå tilbake til sine små stillingsbrøker. Korttidsprosjektet startet i juni 2006: 22 arbeidstakere fikk forlenget kortvakter. Prosjektet ble avsluttet pga. manglende budsjettmidler. Telemark kommunerevisjon IKS 13

I 2009 ble budsjettet for fast lønn på sjukeheimen økt for å forlenge kortvakter (1.5 2 årsverk). Institusjonslederen mener at tiltaket er positivt og fører til en bedre arbeidssituasjon. Problemet er at økningen måtte dekkes innenfor budsjettramma, bl.a. ved overføring av midler fra vikarbudsjettet, som var for lavt i utgangspunktet. I kommunens plan for institusjons- og hjemmetjenester 2009 2025 er grunnbemanning og små stillinger ikke omtalt. Det står imidlertid i planen at den skal oppdateres hvert år i forkant av budsjettbehandlingen, for at den skal bli et godt verktøy. 4.5.2 Bruk av vikarer Helse- og omsorgssjefen opplyser at Nome sjukeheim bruker mye vikarer. De har noen faste vikarer, men tilgangen kan likevel til tider være vanskelig, særlig i helgene. Hjemmetjenesten bruker lite vikarer, de kan spare ved å justere behovet. Bofellesskapa har derimot samme problem som sjukeheimen med å skaffe vikarer. Mangel på vikarer, fører til at de fast ansatte må jobbe overtid, noe som er dyrere enn å bruke vikar. Det hender også at vikarene blir syke, og da må kommunen betale lønn med ubekvemstillegg til flere personer. Institusjonslederen opplyser at det blir brukt mye korttidsvikarer, og det fører til at avdelingene får stadig nye personer som mangler erfaring og som trenger opplæring. Sjukeheimen lærer årlig opp mellom 40 og 50 nyansatte og sommervikarer. Arbeidet med å skaffe vikarer tar mye av avdelingsledernes ressurser. Vikarbruken sliter også på de ansatte og er en ulempe for pasienter og pårørende. 4.5.3 Sjukefravær Samlet for etaten var sjukefraværet 10,0 % i 2008 og 10,1 % i perioden 01.01. 30.09. 2009. Det er stor variasjon mellom de ulike avdelingene i etaten. Nome sjukeheim er det programområdet som har det høyeste sjukefraværet. Helse- og omsorgssjefen opplyser at etaten har en del eldre arbeidstakere som har slitasjeskader. De har også en del yngre arbeidstakere som har fravær pga. små barn. Kommunen deltar i kvalitetskommuneprosjektet, et arbeid for å få langtidssykemeldte ut i arbeid. Arbeidet startet i 2008. Politikere og Fagforbundet deltar i prosjektet. Kommunen kan søke om tilretteleggingstilskudd fra NAV, d.v.s. at de da får refundert 5/6 av utgiftene. Helseog omsorgssjefen mener at dette er positive tiltak for den enkelte ansatte, men kommunen har liten økonomisk gevinst av ordningen. Institusjonslederen opplyser at de har gode erfaringer med dette tiltaket på sjukeheimen. De har benyttet ordningen fullt ut i 2008, 2009 og vil fortsette i 2010. Tabell 7: Sjukefravær Nome sjukeheim 13 2005 16,9 % 2006 18,4 % 2007 12,6 % 2008 15,2 % 2009, 01.01 30.09. 15,2 % Korttidsfraværet som ikke gir refusjon (fravær 1 16 dager) utgjør 1,6 % både i 2008 og i 2009. Det utgjør ca. 10 % av det totale fraværet. 13 Tall for 2008 og 2009 er hentet fra framlagt fraværsstatistikk, tall for 2005-2007 er hentet fra institusjonslederens økonomimelding 2/2008 Telemark kommunerevisjon IKS 14

Institusjonslederen mener at sjukefraværsstatistikken gir et uriktig bilde av fraværet ved sjukeheimen, da den kun tar utgangspunkt i årsverk med fast ansettelse. Han mener at korttidsfraværet utgjør mye mer enn 10 % av det totale fraværet. Sjukeheimen har mange små helgestillinger som de strever med å få besatt fast. De har utstrakt bruk av vikarer som også har et stort korttidsfravær. Han opplyser at forholdet mellom utgifter til vikarer ved korttidsfravær og refusjon sykelønn for langtidsfravær i 2008 og 2009 var ca. 30 % / 70 %. Fraværsregistreringen i Notus vil bli mer reell, da den tar utgangspunkt i riktig antall årsverk. Han mener at det er vanskelig å oppnå en reduksjon av sjukefraværet av betydning så lenge grunnbemanningen ikke blir økt. Det er korttidsfraværet som er det største problemet, fordi det ikke gir refusjon fra NAV. 4.6 Sammenligning av Kostra data Tabell 8: Ressursbruk sammenligning av Kostra-data 2008 Nome Gj. snitt gruppe 12 Kommune- Tinn gruppe 12 Gj. snitt Telemark Gj. snitt landet gruppe 12 Antall innbyggere 6 557 6 010 Pleie og omsorg: korr. brutto driftsutgift pr. mottaker 259 904 321 791 309 060 316 680 293 121 Pleie i institusjon: korr. brutto driftsutgift pr. plass 698 338 722 418 725 167 719 107 708 434 Hjemmetjenester: korr. brutto driftsutgift pr. mottaker 170 002 194 875 190 112 200 752 171 467 Kommunehelsetjenester: korr. brutto driftsutgift pr. innbygger 2 740 2 785 4 419 2 355 2 049 Barnevern: brutto driftsutgift pr. barn 20 375 27 102 20 026 30 265 32 047 Sosiale tjenester: brutto driftsutgift pr. sosialhjelpsmottaker 52 543 60 611 50 289 71 548 76 105 Samlet for pleie- og omsorgssektoren har Nome kommune betydelig lavere driftsutgift pr. bruker enn alle sammenligningskommunene. Kommunen har den laveste driftsutgiften både pr. mottaker av hjemmetjenester og pr. institusjonsplass. I følge årsrapporten hadde Nome sjukeheim i 2008 overbelegg (beleggsprosent 102,75). Det vil si av reell driftsutgift pr. bruker er litt lavere enn hva Kostra viser. Vi kjenner ikke til beleggsprosenten i sammenligningskommunene. For kommunehelsetjenesten er Nomes driftsutgift pr. innbygger på omtrent samme nivå som kommunegruppa. Landsgjennomsnittet og gjennomsnittet for Telemark ligger noe lavere, mens Tinn har betydelig høyere utgift. For barnevern og sosiale tjenester har Tinn litt lavere utgifter enn Nome, mens de øvrige sammenligningskommunene har betydelig høyere utgifter. Tabell 9: Bemanning og lønnsutgifter sammenligning av Kostra-data 2008 Nome gruppe 12 Gj. snitt Kommune gruppe 12 Tinn gruppe 12 Gj. snitt Telemark Gj. snitt landet Pleie og omsorg: Årsverk i brukerrettede tjenester ekskl. fravær - pr. tjenestemottaker 0,43 0,51 0,48 0,49 0,46 Andel legemeldt fravær av totalt antall årsverk i brukerrettet tjeneste 9,1 % 11,5 % 12,1 % 11,3 % 11,1 % Lønnsutgift pr. årsverk ekskl. fravær 532 082 530 621 522 744 542 979 540 471 Telemark kommunerevisjon IKS 15