Bruk av dataverktøyet IK-bygg i eiendomsforvaltningen Eiendomssjef Beate Németh, Tromsø kommune Brannvernkonferansen 2013, Tromsø
Tromsø kommune -Eiendom Forvaltning, drift og vedlikehold av ca400.000 m 2 bygningsmasse Økende krav og endrede behov samtidig som vedlikeholdsetterslepet øker Bare for institusjonsbygg er det registrert ca75 branntekniske avvik som ikke er lukket Gjelder både bygningsmessige avvik og avvik knyttet til bruker. Sterkt behov for systematisk kontroll
IK-bygg Internkontrollsystem som kartlegger byggets tilstand og skaderisiko i forhold til gjeldende forskriftskrav om helse, miljø og sikkerhet (HMS).
Hva gjør IK-bygg? Samler alt regelverk på ett sted Viser vei gjennom jungelen av lover og regler om helse, miljø og sikkerhet (HMS). Revideres og oppdateres jevnlig i samarbeid med tilsynene. Kartlegger tilstand med farger Enkel og praktisk sjekkliste med spørsmål som besvares ved hjelp av trafikklys (grønt, gult og rødt). Visuell sterk og enkel å forstå meget godt rapporteringsverktøy Stimulerer til samarbeid Sjekklisten tydeliggjøre plassering av ansvar og stimulere til samarbeid også med brukerne av byggene.
Hvilke områder dekkes? Ansvar Bygning Inneklima Universell utforming Brann og beredskap Ytre miljø Byggearbeid Eier Utvending Renhold Beliggenhet Organisatorisk Flom Ombygging/ rehabilitering Forvalter Innvendig Luft Planløsning Teknisk Skred Bruker Elanlegg Temperatur Adkomst Særskilte forhold for boliger Nedgravde tanker VVS Lys Tilgjengelighet Energimerke Heis Lyd Beredskap
Bred støtte Støttes og fremmes som et nyttig og nødvendig verktøy til systematisk internkontroll av: Direktoratet for Byggkvalitet(tidligere BE) Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) KLP Skadeforsikring Norsk Brannvernforening Arbeidstilsynet Helsedirektoratet NKF bygg og eiendom
Fordelene Lettere å nå fram med informasjon til byråd og andre folkevalgte(beslutningstakere), innbyggere, brukere og presse Lettere å få formidlet behov for vedlikehold og andre tiltak i budsjettprosesser Godt grunnlag for å kunne foreta riktige prioriteringer Redusert skaderisiko kan gi redusert forsikringspremie Forenklet kommunikasjon med tilsynsmyndighetene Sikrer systematisk oppfølging og kontroll Sammenligne tilstand med seg selv over tid og med andre kommuner
Rapporter
Varsling og oppfølging Varsling Kan velge: når skal kontrollen utføres hvor ofte skal kontrollen følges opp hvordan skal varsling gjøres Oppfølging Får oversikt over: hvem som har fått varsling når varsling ble sendt ut Hvem som har utført kontrollene En lang rekke sjekkpunkter/ oppfølgingsoppgaver som skal utføres av ulike personer: vaktmester, renholder, forvalter, bruker osv.
Statistikk (per april 2013) Web-versjon lansert våren 2011 156 kommuner registrert Fra nord til sør Flest fra Østlandet 72 kommuner abonnerer 3.250 bygg registrert 1.250 brukere registrert Nye moduler under utvikling
Integrasjon I IK-bygg er det laget et åpent grensesnitt som gjør det mulig for andre leverandører å koble seg til. NKF bygg og eiendom ønsker å gjøre systemet tilgjengelig for flest mulig og inviterer derfor til samarbeid med ulike leverandører. Per april 2013 er følgende FDV-systemer integrert: Facilit, Famac, V-pro I dialog med verktøy for kvalitetssikring om integrasjon: Kvalitetslosen, KF-kvalitetsstyring
FDV-verktøy i Tromsø kommune Alle opplysninger og oppgaver knyttet til den enkelte eiendom ett sted Verktøy og dokumentasjon for vedlikeholdsplanlegging Servicerapporter legges inn av eksterne firma Kontrollplaner og rapporter egenkontroll og fagkontroll Avviksbehandling tilstandsgrad, foto, dokumentasjon Brannbok oppdateres løpende med aktiviteter i FDVU Utleieadministrasjon av ca1400 boliger
Integrasjon FacilitFDVU/IK-Bygg Valgt å bruke Facilit FDVU som verktøy på forvaltning drift og vedlikehold Behov for reviderte kontrollplaner/sjekklister for internkontroll Behov for kontinuerlig oppdatert digital brannbok Større fokus på dokumentasjon av lovpålagte kontroller Vil registrere tilstander og bygningsmessige avvik én plass Automatisk overføring av data til IK-Bygg Ønsker å rapportere i IK-Bygg samt ha nasjonalt sammenligningsgrunnlag Informativ og lettforståelig dokumentasjon av vedlikeholds-og utbedringsbehov Bedre beslutningsgrunnlag
Kontroll gjennomføres i Facilit FDVU Standardspørsmål hentes fra IK-Bygg Kontroll dokumenteres med tilstandsgrad 0 3 Arbeidsordre genereres om nødvendig Tilstandsgrad sendes tilbake til IK-Bygg
Kontroll fra mobil applikasjon Mulighet for mobile klienter på flere plattformer fra både Facilitog IK-bygg (Andriod, ios og Windows) Flere muligheter hos begge leverandører, men blant annet: Registrering og dokumentasjon m/tekst, bilder, tilstandsgrad Bli varslet om når kontroll skal utføres
Brannbok i Facilit Beskrivelse av bygget Tekniske brannverntiltak Organisering og rutiner Kontrollplan brann hentet fra IK-Bygg
Oppsummering IK-bygg: Et verktøy som forebygger og reduserer skaderisikoen gjennom systematisk kontroll Støttes og fremmes av en rekke tilsynsmyndigheter o.a Sammen med FDV-system (eks Facilit) og verktøy for kvalitetssikring (eks Kvalitetslosen) vil det gi et helhetlig styringssystem for en stor og kompleks organisasjon som Tromsø kommune Vil lette Tromsø kommune Eiendom i å følge opp sine forpliktelser som forvalter av kommunens eiendomsmasse og derigjennom trygge brukerne Gjenstår fortsatt mye arbeid med implementering og opplæring