MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 31. mai 2013 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:15 Møteleder: Hans Henrik Thune referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: 32 86 63 27 mob: 48 16 63 27 1
Før møte i rådmannsutvalget ble det gjennomført styringsgruppemøte i prosjekt knyttet til «Helseløft i Kongsbergområdet» Sakliste Sak 045/13: Referatsaker...3 Sak 046/13: Utredning mht valg av hovedkontorkommune for felles IKT driftssamarbeid og strategi for lokalisering...3 Sak 047/13: Arbeidsform - knyttet til representativ deltagelse og oppfølging av slik...4 Sak 048/13: Representant i Osloregionens Europakontor - koordineringsgruppen...5 Sak 049/13: Handlingsplan 2014...6 Sak 050/13: Utsiktsrydding Numedal søknad om støtte...6 Sak 051/13: Eventuelt...7 Sak 052/13: Årsrapport 2012 Den Blå Timen...8 Sak 053/13: E134 Kongsberg - Gvammen...8 Felles bord!...9 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Notat - beskrivelse til sak 046/13 2. Vedl 2 Utkast retningslinjer til sak 047/13 3. Vedl 3 Notat handlplan og budsjett 2014 til sak 049/13 4. Vedl 4 Søknad Utsiktsrydding utdrag til sak 050/13 5. Vedl 5 Årsrapport 2012 Den Blå Timen til sak 052/13 6. Vedl 6 Mandat prosjekt E134 til sak 053/13 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Petter Naper Hansson / Kongsberg Magnus Mathisen / Notodden Jon G Pedersen / Flesberg Hans Henrik Thune / Rollag Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Lødøen / Tinn I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen Per-Trygve Hoff / Agenda Kaupang under sak 046/13 2
Sak 045/13: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget 26.04.13 Referat fra rådmannsutvalgets møte den 26.04.13 er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på www.kongsbergregionen.no Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 045/13: Referatsaken tas til orientering Sak 046/13: Utredning mht valg av hovedkontorkommune for felles IKT driftssamarbeid og strategi for lokalisering Rådmannsutvalget 22 mars 2013 sak 027/13 Rådmannsutvalget 26 april 2013 sak 036/13 Notat beskrivelse (Vedlegg 1) Under behandling av sak 027/13 den 22 mars 2013, i det regionale rådmannsutvalget, framkom følgende som konklusjon: 1. Det arbeides videre med forutsetning om at det skal fremmes en sak for kommunene som inneholder beslutning både om etablering og selskapsdannelse samtidig høsten 2013 2. Det igangsettes en prosess for å tilnærme seg en avklaring av lokaliseringsprinsipp i perioden fram til sak (jfr pkt 1) fremmes 3. Valg av hovedkontorkommune for IKT-driftssamarbeidet avklares i prosess knyttet til pkt 2 Videre vises det til behandlig i samme utvalg av sak 036/13 den 26. april 2013. Saken ble tatt til orientering - men følgende ble anført under behandling i møte: Regional koordinator orienterte om oppfølging av tidligere vedtak. Og om den utarbeidede oppgavebeskrivelse som er gjort til grunnlag for innhenting av tre tilbud i saken. Agenda Kaupang er valgt som konsulent oppstartsmøte er planlagt gjennomført 3 mai. Saken ble drøftet I forhold til medvirkning så tar regional koordinator med seg de signaler som rådmennene gav i møtet i forhold til diskusjon knyttet til videre design/gjennomføring av prosesser. 3
I rådmannsutvalget denne gangen er det lagt til rette for drøfting som ledd i prosessen. Agenda Kaupang, som er engasjert til å lede/gjennomføre prosess/utredningsarbeidet, vil delta i møtet. Det settes av nødvendig tid antagelig 2 til 3 timer til arbeid med denne saken i møtet. Saken fremmes også for regionrådet 4. juni, for på samme måte legge til rette for drøfting av disse spørsmål, som ledd i gjennomføringen av prosess/utredningsarbeid. For ytterligere beskrivelse av oppgaven som er under arbeid vises det til notat som her er vedlegg 1 til innkalling/sakliste. Rådmannsutvalget drøfter saken Per-Trygve Hoff fra Agenda Kaupang deltok i møtet. Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 046/13: Rådmannsutvalget drøftet saken Sak 047/13: Arbeidsform - knyttet til representativ deltagelse og oppfølging av slik Regionrådet 11.02.13 sakene 003 og 004/13 Utkast til retningsliner (Vedlegg 2) Kommunene i Kongsbergregionen deltar i flere regionale samarbeidskonstellasjoner - der regional representasjon er forutsatt. Bla ved at regionrådet velger styrerepresentanter - og at sekretariatet ved regional koordinator har en funksjon som administrativ kontakt/koordinator i fht disse De mest aktuelle er Fjellregionsamarbeidet og Osloregionen - men det er også relevant i fht for eksempel Osloregionens Europakontor mfl. Hensikten med denne saken er å etablere fokus på hvordan vi arbeider med en målsetting om nytte for kommunene, og posisjon for disse gjennom regional representasjon I regionrådets møte i februar, var spørsmål knyttet til hvordan vi arbeider på slike arenaer oppe til drøfting. Konklusjonen i sakene 003 og 004/13 var slik: «Sekretariatet fremmer senere sak for nærmere avklaring mht arbeidsform mv» Av drøftingen i møtet fremgikk det at regional koordinator skulle sammen med de aktuelle styrerepresentantene se nærmere på et forslag til oppfølging i tråd med ovenfornevnte møte. På bakgrunn av dette ble det gjennomført et møte den 8. mai mellom sekretariatsleder og Dag Lislien - mht hans rolle i Fjellregionsamarbeidet. Thomas Fosen deltok også på møtet. Her ble det drøftet et aktuelt oppsett som regional koordinator skulle følge opp i notatsform. Dette notatet ble sendt til styrerepresentantene i Osloregionen, Osloregionens Europakontor og 4
styrerepresentant i Fjellregionsamarbeid samt rådsleder for evt innspill. Saken legges med dette fram for de regionale organ for drøfting og avklaring med utgangspunkt i regional koordinators forslag slik det fremkommer av vedlegg 2 til innkalling/sakliste som anses i denne omgang som regional koordinators forslag til konklusjon. Rådmannsutvalgets innstillingen forelegges Regionrådet i behandling av sak 030/13 den 04.06.13 Utkast til retningslinjer vedtas Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 047/13 innstilling til regionråd: Utkast til retningslinjer vedtas Sak 048/13: Representant i Osloregionens Europakontor - koordineringsgruppen Ingen Kommunene i Kongsbergregionen, med unntak av Hjartdal og Notodden, er medlem i foreningen Osloregionens Europakontor. Styret i foreningen har det opprettet en administrativ koordineringsgruppe for Europakontoret med en representant fra hver av eierne. Oslo kommune ivaretar sekretariatsfunksjon for gruppen. I all hovedsak har gruppen møtt i forkant av styremøtene og ellers ved behov. Den siste perioden har rådmann Astrid Sommerstad representert Kongsbergregionen i denne koordineringsgruppen. Som kjent avslutter hun sitt åremål i Kongsberg kommune pr september i år. Det er da grunnlag for å utpeke ni representant til gruppen. Ettersom dette er en administrativ gruppe forutsettes det at valg av representant skjer gjennom at rådmannsutvalget utpeker slik. Rådmannsutvalget utpeker representant til Osloregionens Europakontors administrative koordineringsgruppe Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 048/13: Som representant til Osloregionens Europakontors administrative koordineringsgruppe utpekes regional koordinator 5
Sak 049/13: Handlingsplan 2014 130516 Notat handlplan og budsjett 2014 (Vedlegg 3) Sekretariatet har startet arbeidet med handlingsplan og budsjett for 2014 som skal fremmes for behandling i de regionale organ høsten 2013. Blant annet har sekretariatet sendt ut invitasjon til innspill til medlemmer i regionale organ, nettverk, prosjekt og noen samarbeidspartnere. Rådmennene fikk dette i notatsform den 16 mai 2013. (Se vedlegg). Etter avtale med utvalgsleder settes saken på agendaen for å muliggjøre inspill fra rådmannsutvalget i denne fasen av arbeidet. Rådmannsutvalget drøfter saken Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 049/13: Sak 050/13: Utsiktsrydding Numedal søknad om støtte Utdrag av søknad (Vedlegg 4) Numedalsutvikling IKS har fremmet søknad om tilskudd på kr 240 000 i forbindelse med endelig avslutning av prosjektet. Fra kort beskrivelse av tiltaket i søknaden kan vi lese: Prosjektet "Kvalitetsheving av Numedal - Utsiktsrydding langs FV. 40" pådrog seg i prosjektperioden merkostnader i forbindelse med sluttføring av prosjektet. Grunnen til dette er at kvist og grot som i oppstarten av prosjektet skulle bli en ressurs, heller ble et problem. Det ble gjort en stor innsats fra entreprenør og prosjektleder i Numedalsprosjektet, samt prosjektleder i det fylkeskommunale prosjektet for å finne løsninger på dette, uten at det har lykkes. For ytterligere beskrivelse av prosjektet som sådan vises det til vedlagte utdrag fra søknad. Og til opprinnelig prosjektplan og sluttrapport fra prosjektet. Følgende (offentlig) støtte er tidligere gitt som del av finansieringen (i flg søknad): Buskerud fylkeskommune (pilotmidler) 2009-300.000 Buskerud fylkeskommune samferdsel 2009-200.000 Buskerud fylkeskommune - juridisk bistand - 60.000 Kommunene via Kongsbergregionen 2008-520.000 Kommunene via Kongsbergregionen 2009-260.000 6
Statens Vegvesen 2009-250.000 Fylkesmannen i Buskerud 2009-200.000 Jernbaneverket 2009 100.000 Viltfondet Flesberg kommune 2009-10.000 Viltfondet Rollag kommune 2009-15.000 Viltfondet Nore og Uvdal 2009 10.000 Skogfondet Flesberg kommune 2009-50.000 Skogfondet Rollag kommune 2009-20.000 Skogfondet Nore og Uvdal 2009-50.000 Søknaden er rettet mot de næringsfondsmidler som regionrådet i Kongsbergregionen disponerer. Midlene er forutsatt anvendt til tiltak som kan knyttes opp mot næringsutvikling i en eller annen form i Numedal. Midlene er å anse som «kommunenes» midler. Søknaden er drøftet med representant for administrasjonen i Buskerud fylkeskommune som del av saksforberedelsene. Til søknaden mener regional koordinator at det må anføres: Hvorvidt og på hvilken måte prosjektet har relevans knyttet til næringsutvikling må argumenteres ytterligere dersom de regionale organ ønsker å imøtekomme søknaden Prosjektet har allerede fått mye offentlige midler Prinsipielt er tilskudd i etterkant av prosjektavslutning uheldig, da det ikke gir mulighet for reell innvirkning og/eller vurdering av prosjekt og næringsfondsmidler bør ikke fremstå som et sted å dekke ekstrautgifter/underskudd i prosjekter i etterkant På den andre siden er dette et prosjekt som Regionrådet har vært opptatt av, og som har gitt gode resultat. Og de ekstra kostnadene syns ha «gode grunner». Regional koordinator legger fram saken til behandling i rådmannsutvalget den 31 mai og ber utvalget fatte vedtak om innstilling i saken som kan fremmes for endelig behandling i regionråd 4 juni. Rådmannsutvalget fastsetter innstilling til behandling i regionråd Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 050/13 innstilling til regionråd: Søknaden imøtekommes Sak 051/13: Eventuelt Rune Lødøen/ Tinn kommune - Bekymringsmelding mht ERP Tinn kommune formidlet bekymring i fht arbeidspress blant ansatte knyttet til innføringen av lønns/personalsystemet. Regional koordinator gav noen tilbakemeldinger saken ble kort drøftet Konklusjon: 7
Rune Engehult/ Hjartdal kommune - Søknad fra Norsk Bane Saken ble luftet og drøftet Konklusjon: Ettersendt sak: Sak 052/13: Årsrapport 2012 Den Blå Timen Årsrapport 2012 Den blå timen (Vedlegg 5) Den Blå Timen inneholder kulturopplevelser av høy kvalitet tilpasset bo- og omsorgsinstitusjoner. Og er et samarbeidsprosjekt mellom kommunene i Kongsbergregionen fasilitert av Kongsberg kommune v/kulturtjenesten. Prosjektet er det første av sitt slag i Norge, og er et tilbud for eldre på linje med Den Kulturelle Skole- og Barnehagesekken - et tilbud for barn. Den Blå Timen bidrar med konserter til alders- og sykehjem, bo- og servicesenter i Kongsbergregionen. I 2012 var det totalt 19 institusjoner fra de 7 samarbeidende kommunene som i var med i Den Blå Timen. Årsrapport som viser virksomheten i 2012 legges med dette fram for regionale organ til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 052/13 innstilling til regionråd: Ettersendt sak: Sak 053/13: E134 Kongsberg - Gvammen Regionråd 11. februar 2013 sak 005 Møte med vegvesenet 21. mars 2013 Epost korrespondanse mellok sekretariat og vegvesen Mandat prosjekt (Vedlegg 6) 8
Det er utarbeidet KVU/KS1 for E134 Kongsberg - Gvammen. Regjeringen har behandlet KVU/KS og fastlagt konsept for videre planlegging og utbygging. Dette omfatter ny veg fra Kongsberg til Elgsjø, stort sett i dagens trase. Videre ny trase nord for Notodden, åsen nord for Heddal og utbedring av eksisterende veg fra Ørvella til Gvammen. Utbyggingen kan inndeles i faser, med Kongsberg til Elgsjø og opprusting av vegen fra Ørvella til Gvammen i første fase, og Elgsjø-Ørvella i neste fase. På bakgrunn av dette tok Kongsbergregionen initiativ til et møte 21.mars 2013 hvor det ble avtalt at Statens vegvesen skulle etablere et forprosjekt for videre planlegging og tiltak på strekningen. Siktemålet var at arbeidet skulle resultere i et bidrag inn i neste rullering av NTP. 12. april 2013 ble NTP 2014-2023 lagt fram. Strekningen E134 Kongsberg-Gvammen er ikke omtalt i meldingen. Det foreligger nå utkast til mandat for slikt forprosjekt fra vegvesenets side. Dette ligger vedlagt. Kort fortalt ønsker vegvesenet å iverksette et prosjekt for å foreta planavklaringer - og som skal ha til hensikt å gi anbefalinger for videre planlegging og tiltak på strekningen Kongsberg (Saggrenda) Gvammen. Vegvesenet avsetter kr 500 000 til prosjektet, som forventes ferdigstilt pr 1. juni 2014. Kongsbergregionen gir tilbakemelding til vegvesenet om at regionen og kommune er klar til prosjektstart umiddelbart og i tråd med det foreslåtte mandat Rådmannsutvalgets konklusjon 31.05.13 sak 052/13: Kongsbergregionen gir tilbakemelding til vegvesenet om at regionen og kommunene er klar til prosjektstart umiddelbart i tråd med det foreslåtte mandat Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 9