Innkjøpsanalyse Hvordan realisere gevinstene? Tormod Lysne Voje Oslo, 17. September 2013

Innkjøpsanalyse Hvordan realisere gevinstene? Tormod Lysne Voje Oslo, 17. September 2013

Content I Verdien av innsikt II Hvordan realisere de store gevinstene? III SAS Intstiture og KPMGs 1

Verdien av innsikt God oversikt over eget innkjøpsvolum er den viktigste forutsetningen i kostnadsreduksjonsprosjekter da den legger grunnlaget for hele prosjektet Rask, kvalitativ og kvantitativ innsikt over selskapets innkjøpsvolum Rask og god oversikt over aktivitetene i de ulike avdelingene Gir økt gjennomslagskraft for innkjøpsfunksjonene vanskelig å argumentere mot harde fakta Muliggjør identifisering av initiativ for kostnadsreduksjon, samt estimering av gevinstpotensial 2

Verdien av innsikt Innkjøpsanalysen gir selskapet innsikt om all 3. parts forbruk. Den forteller HVEM som kjøper, HVA som blir kjøpt, HVEM det kjøpet fra og til HVILKEN pris Innkjøpsanalyse Hva er det som kjøpes? Material and Services Fra hvem? Leverandører Artikler Kategorier Leverandører Priser Avtaler Hvem er det som kjøper? Organisasjonen Org. enheter Bestillingskanaler 3

Verdien av innsikt KPMGs metodeverk tar steget fra kontroll over selskapets innkjøp til kostnadsbesparelser gjennom smartere og bedre utnyttelse av markedet Innkjøpsanalyse Kostnadsreduksjonspotensial Forbruk per kategori Forbruk per artikkel Forbruk per leverandør Forbruk per org. enhet Hypoteser for kostnadsreduserende tiltak 4

Benefits/sustainability Business Impact Hvordan realisere de store gevinstene? 4 stegs prosess for identifisering av potensialet et strukturert metodeverk og tverrfaglig samarbeid er nøkkelen til å identifisere de beste tiltakene Steg 1: Kategorievaluering Market penetration Marketexpansion Win : Win Steg 2: Verditiltak workshop Bundling Automatisation Contract Optimization Spezification Steg 3: Kategoriplan high Initiative 12 Initiative 11 Initiative 9 Wave 2 Wave 1 Initiative 13 Initiative 10 Initiative 4 Initiative 7 Steg 4: Handlingsplan og implementering Initiative 8 Initiative 5 Wave 3 Initiative 6 Initiative 3 Initiative 1 Initiative 2 low low Ease of implementation high Global driven Country driven Regional driven 5

Effekt på selskapet Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 1 Kategorievaluering gir viktig innsikt ift valg av strategisk retning og de mest effektive tiltakene, som grunnlag for diskusjon i verditiltak workshop Kategorievaluering Beskrivelse av generisk strategi Markedspenetrasjon Bruk konkurransen på markedet for å redusere prisene. Markedspenetrasjon Markedsekspanderng Vinn:Vinn Automatisering Markedsekspandering Reduser prosess- og internkostnader. Aktivering av nye markeder for å redusere kompleksiteten. Bundling Bundling Bundling av artikler og kategorier på en måte som forsterker selskapets konkurransesituasjon. Auto-matisering Kontraktoptimalisering Sepesifisering Kontraktsoptimalisering Kjernevirksomhet er å beholde nåværende forhold så lenge som mulig og minimere risikoen. Kompleksitet i markedet Vinn:Vinn Spesifikasjon Strategisk partnerskap. Endringer i spesifikasjonen er nødvendig for å redusere risiko og kompleksitet. 6

Business Impact Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 2 Potensial og tiltak blir spesifisert og klargjort for gjennomføring fokus på tverrfaglighet for å sikre det beste resultatet Kontorrekvisita IKT Eksempel Fokus på automatisering av P2P og prosesser Utnyttelse av markeder Langsiktige kontrakter med priser nær marginale kostnader Diskusjon rundt make vs. buy og produktspesifikasjon blir ineffektivt Market penetration Office suppliers Marketexpansion Automatisation Bundling Contract Optimization Win : Win <Category> Spezification Complexity of market Identifisering av strategiske leverandører for langsiktig samarbeid MOB-analyse til å bli mer uavhengig av markedet Prosessanalyse for å redusere kostnadene i hele verdikjeden (vinn: vinn-effekter) 7

Potensial Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 3 For å sikre raskest mulig tilbakebetaling på investering prioriteres tiltakene i forhold til vanskeighetsgrad og potensial Kategoriplan - prioritering av tiltak høy Initiativ 12 Bølge 1 Initiativ 13 Initiativ 11 Initiativ 9 Initiativ 10 Initiativ 4 Bølge 2 Initiativ 7 Initiativ 8 Initiativ 5 Bølge 3 Initiativ 6 Initiativ 3 Initiativ 1 Initiativ 2 lav lav Hvor enkelt tiltaket kan implementeres høy 8

Hvordan realisere de store gevinstene? Steg 4 Gjennom velprøvd metode og verktøy, vil en rask, effektiv og konsekvent gjennomføring av tiltak sikre realisering av besparelsene Internanalyse Markedsanalyse Kategoristrategi Anbudsprosess Forhandling og kontrakt Oppfølging av initiativer (SAS Institute ) 9

Hvordan realisere de store gevinstene? Vår erfaring dette virker! Underkategorier Besparelser Eksempel på hovedtiltak Fly 0% 5% 10% 15% 20% 25% Product & Service Policy revisjon Policy compliance Reisesubstitutter Tog 0% 5% 10% 15% 20% 25% Supplier Agreements In- vs. Outsourcing Samling av volum Global sourcing Hotell 0% 5% 10% 15% 20% 25% Supply Markets End-to-End Process Verktøy for automatisering Leiebil Reiseservice Web konferanse 0% 5% 10% 15% 20% 25% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 0% 5% 10% 15% 20% 25% Bilindustrien Industrikjemi Forbruksvarer Bank og Finans Restaurant og uteliv Offentlig sektor Helse Infrastruktur Helsekost Sektor referanser Media Gruvedrift Olje og gass Profesjonelle tjenester Retail Teknologi Telekommunikasjon Transport Utilities 10

SAS Intstiture og KPMG En arbeidsdeling der ekspertisen og et godt utprøvd metodeverk utfyller hverandre Set-up Analyse Implementering 6-8 uker 6-9 måneder SAT Mulighetsanalyse kategorier Strategic Sourcing Intern analyse Forbruksanalyse Kategori evaluering Handlingsplan Markedsanalyse Kategoristrategi Verditiltak workshops Kategoriplanlegging Tilbud Forhandling og kontrakt Kickoff MAI Modenhetsanalyse av innkjøpsfunksjonen Ulike løsninger Implementering av strategiske tiltak Avslutning 11