Bruksanvisning til utfylling av reiseregninger i ESS Intranett-adresse: https://qoa.sfso.no/scripts/wgate/pzm3/!?~language=no, eller gå inn via Hustavla, Reiser, og velg ESS der. Du får opp følgende bilde: Fyll ut følgende: Klient: 608 Brukernavn: 1700xxxx (xxxx = to første initialer ihv ditt fornavn og ditt etternavn, totalt fire bokstaver) Passord: init000. (husk punktum!). Dette passordet kan kun brukes første gang man logger på. Etter første gangs pålogging vil man få beskjed om å endre passord. Passordet må bestå av 8 tegn i en kombinasjon av bokstaver, tall og spesialtegn.
Etter pålogging kommer du inn i ESS åpningsbilde: I menyen til venstre er følgende menypunkter aktive for SIFO-ansatte Forretningsreiser (for utfylling av reiseregninger) Betaling (for å se på din egen lønnsslipp) Utfylling av reiseregning Klikk på gul pil utenfor forretningsreiser, velg reiseadministrasjon og du får opp dette bildet:
Velg Oppretting av reiseregning ved å klikke på det alternativet. Du får valget mellom å bruke reiseskjema for Innenlandsreise dagsreise Innenlandsreise Utenlandsreise Marker det reiseskjemaet du skal benytte og klikk på den grønne haken. Ut fra hvilket reiseskjema du har valgt, vil systemet selv ta høyde for satser og begrensninger.
Bildet du nå kommer inn i er delt opp i flere hovedfelt. Innenfor hvert hovedfelt finnes felt du kan åpne. For å åpne et felt som er skjult, klikker du på den blå knappen til venstre for teksten. De tre hovedfeltene som finnes er: 1. Rammedata 2. Refusjon etter faste satser 3. Utgiftskvitteringer 1. Rammedata Fyll ut reisestart, dato format dd.mm.åååå, og klokkeslett format hh:mm Fyll ut reiseslutt, dato format dd.mm.åååå, og klokkeslett format hh:mm Fyll ut reisemål, for eksempel London Fyll ut reiseland i eksempelet nedenfor har jeg trykket på knappen som kommer opp når du står i feltet reiseland, alle verdens land kommer opp og jeg har lett meg frem til Storbritannia London. Velg land ved å markere og klikke på den grønne haken. Da fyller systemet ut automatisk både reiseland og region. Region trenger kun fylles ut når det står som et eget valg utenfor landet dette fordi noen storbyer har ekstra høye satser. Fyll ut reiseårsak. Dette må være forklarende, for eksempel hva reisen gjelder og i eventuell tilknytning til hvilket prosjekt. Under regulativ skal alltid Tjenestereise benyttes. I dette bildet har du også mulighet for å legge inn egne kommentarer (trykk på blå knapp til venstre for Kommentarer), det være seg prosjektnr reisen skal belastes på, eller at andre skal refundere utgiftene for reisen.
2. Refusjon etter faste satser Dette er delt opp i skyssgodtgjørelse som dreier seg om bruk av bil, og kostgodtgjørelse og nattillegg som går på bruk av faste satser basert på dataen man har lagt inn i starten av skjemaet. Skyssgodtgjørelse Dersom du skal ha refusjon for bruk av egen bil, klikk på den blå knappen til venstre for Inndeling i strekninger. Fyll ut kilometer, startsted (for eksempel hjem) og stoppsted (for eksempel feltarbeidsstedet). Har du med deg passasjerer, legges inn antall under Passasjerer og navnet på disse. Dette er det hele. Klipp på den blå knappen igjen for å lukke bildet. Kostgodtgjørelse og nattillegg Klikk i de små rutene for å aktivere henholdsvis kostgodtgjørelse og nattillegg. Kostgodtgjørelse utbetales i de tilfeller hvor ikke all mat er påspandert, og nattillegg utbetales i de tilfellene hvor man ikke har hotellutgifter etter regning. I de tilfellene frokost er inkludert i hotellprisen, eller man blir påspandert lunsj/middag, skal man legge inn Fradrag. Dette gjøres ved å klikke på den blå knappen til venstre, og deretter krysse av for de måltidene man er blitt påspandert gjennom reisen.
3. Utgiftskvitteringer Utg.kvitt: Ved å klikke på det lille ikonet til høyre for hvitt felt får man opp alternativer ift hva utgiften er knyttet til. Velg fra listen hva utgiften gjelder, for eksempel Buss. Dersom du har hotellutgifter og velger Hotell, vær oppmerksom på at tilleggsinformasjon som Beskrivelse (dvs hotellnavn) og Sted må fylles ut for at reiseregningen skal kunne fullføres. Antall: Her kommer det automatisk opp antall 1. Kostnad: Sett inn beløpet som står på gjeldende kvittering. Velg valuta fra rullefeltet i henhold til hvilken valuta kvitteringen din er utstedt i. Sett inn den datoen kvitteringen din gjelder for. Når dette er gjort trykker du på knappen Overfør før du legger inn neste kvittering. (Når du har trykket på knappen Overfør vil du se at utgiften legger seg i tabellen under.) Når dette er gjort er du nesten ferdig med reiseregningen. Du kan se den totale reiseregningen ved å klikke på knappen Simuler resultat. Du får da opp en oversikt over alle utgifter knyttet til kilometergodtgjørelse, kostgodtgjørelse, utgiftskvitteringer m.m, samt at du får se det totale beløpet du skal ha refundert. For å komme tilbake til reiseregningutfyllingen fra dette bildet trykker du på knappen Tilbake.
Lagre reiseregningen gjør du ved å trykke på knappen merket lagre. Du får da spørsmålet om enten å Lagre og sende til godkjenning eller Lagre og gjøre ferdig senere. Som regel velger du førstnevnte. Du får deretter beskjed om lagret reisenummer og klikker bare på knappen Fortsett for å komme tilbake til åpningsbilde i ESS. Utfylling av reiseregning er nå ferdig! For å avslutte ESS Trykk på det røde krysset i menyen til venstre, deretter kan du lukke hele vinduet. Det er veldig viktig ikke å prøve å manøvrere seg rundt i ESS ved hjelp av internett-menyen hold deg alltid til de knappene som finnes i ESS-bildet. OBS! Det er veldig viktig ikke å manøvrere seg rundt i ESS ved hjelp av internett-menyen hold deg alltid til de knappene som finnes i ESS-bildet. Ved bruk av verktøyknappene på tilhørende internett, vil du bli kastet ut av ESS og ikke kunne logge det på igjen før det er gått cca 30 minutter. Ta for øvrig kontakt med personalkonsulenten hvis spørsmål eller behov for hjelp!