Innhold Kom i gang... 2 Skjermbilder... 2 Menyer... 2 Mapper... 6 Kommandoer... 7 Lønnspanel... 8 Oppslag / søk på nøkkelfelt... 9 Oppslag på eksakt verdi... 9 Dersom du ikke får eksakt treff...10 Hurtigsøk blant de 6 sist brukte oppslag...10 Neste / forrige forekomst i kartoteket...10 Oppslag via søkebilde...10 Utskrift fra søkebildet...16 Nyregistrering i ajourholdsbilde...17 Innregistrering av data...18 Ajourhold av data i skjermbilder...18 Felttyper i skjermbildene...18 Utplukk...21 Tekstkoder...22 Typer...23 Koder...23 Opprett første firma...24 Opprett nytt firma...24 Datatilgang...24 Opprett nødvendige grunndata...24 Tekstkoder...24 Organisasjon...25 Stillinger...25 Firma...25 Ansett personer...25 Første lønnskjøring...26 Annet nødvendig ajourhold...26 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 26
Kom i gang Skjermbilder Det finnes 3 forskjellige typer skjermbilder i Aditro Lønn. Ajourhold (for eksempel: Ajourhold av personopplysninger) Rapporter (for eksempel: Bankliste) Beregninger (for eksempel: Lønnsberegning) Utskrift av skjermbildet er mulig i enkelte bilder via Fil Utskrift av skjermbildet eller klikke Menyer Øverst i skjermbildet finnes en del menyer. Disse er tilpasset akkurat det bildet som er åpnet. Noen menyer er faste, og går igjen i alle bilder File Her finner du bl.a. Lagre som i enkelte bilder, som gjør at du f.eks. kan lage en kopi av en lønnsart og endre navn samt korrigere kopien. Hjelp Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 26
Hjelp om aktivt bilde Dette åpner online hjelp. Regler Ved å klikke på regler får du tilgang til Lex Aditro, Juridisk Atlas. PL web Logger på Aditros hjemmeside for produkt Om Aditro Lønn Her ser du hvilken versjon av Aditro Lønn du kjører. Knapper i skjermbilder Hvert skjermbilde inneholder trykknapper. Antall trykknapper varierer etter behov. Her er knapper og symbol forklart. Symbol Beskrivelse Hurtigtast Start utskrift av skjermbildet Ctrl + P Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 26
Opprett ny Ctrl + N Lagre Ctrl + S / F9 Slett Angre Ctrl + Z Blank ut skjermbildet Ctrl + B Hjelp F1 Start Direkte utskrift Vis rapport Velg skriver Start søk Lukk søkebilde Dato Les neste Les forrige Vis valg Ansettelse ajh. personal Historisk felt uendret verdi Vis historikk på ansettelse Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 26
Historisk felt endret verdi Historisk felt endret Verdi og overstyrt gyldighetsdato på felt Historisk felt lagt inn ny Verdi ved å åpne feltet Legg til ny rad for historisk felt Tekst på lønnsslipp Send lønnsslipp på mail Lag fil i Excel format Lag fil i Word format Lag Pdf fil Lag grafikk i Fri lønnsrapport Lag sql-setning Fri lønnsrapport Velg alle. Ved flytting i dobbeltliste Velg en. Ved flytting i dobbeltliste Angre en. Ved flytting i dobbeltliste Angre alle. Ved flytting i dobbeltliste Bla opp Bla ned Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 26
Mapper I Aditro Lønn kan det være flere mapper i hvert bilde. Mappene brukes for å gruppere informasjon logisk, og gjør at hvert enkelt bilde blir mer oversiktlig. Mappene kan også forekomme i flere etasjer, som her i import bildet. I Refusjon under Fraværstranser er det mapper horisontalt og vertikalt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 26
Kommandoer Disse er forskjellige fra bilde til bilde, og er forklart for hvert bilde. Hva kommandoene betyr i hvert tilfelle finner du på menyen Kommando. Kommando er tilgjengelig i ajourholdsbildet og registreringsbildet. Kommandoknapper Kommando F5 F6 F7 F8 F9 F3 F11 Utføres Gå til øverste nivå (f.eks. periode i reg. av transaksjoner) Gå til nivå 2 (f.eks. ansatt i reg. av transaksjoner) Gå til nivå 3 (f.eks. ansattforhold/stilling i reg. av transaksjoner) Gå til nivå 4 (f.eks. lønn-/trekkart i reg. av transaksjoner) Oppdater - lagre Beregn lønnsslipp under reg. av transaksjoner Forhåndsvis lønnsslipp Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 26
Lønnspanel Aditro Lønn har fått et nytt og bedre startbilde, med automatisk søk og gode muligheter for individuell tilpasning. Lønnspanelet kan tilpasses til ditt behov, du kan legge opp egne favoritter og funksjoner, og du har automatisk søk i menyen. Til høyre i lønnspanelet er det et eget område hvor du kan legge til egne RSSmatere. RSS er en forkortelse for Really Simple Syndication. Dette er et format for å distribuere/publisere informasjon fra internett. Dette området har et eget oppsett, og har direkte kobling til Juridisk Atlas og OfteStilteSpørsmål: Vær oppmerksom på at Ofte Stilte Spørsmål krever innlogging. Dersom du ikke har brukernavn/passord til lukket område, kan du bestille det her. Du kan legge til RSS-Feed ved å klikke på Verktøyet øverst i høyre hjørne, velge Nyheter, og lime inn lenken til RSS-Feed en der. For ytterligere informasjon, se dokumentasjon på web her. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 26
Oppslag / søk på nøkkelfelt Hvordan finne frem til det du søker etter, både oppslag på nøkkelfelt i aktuelt bilde og ved utfylling av data om nøkkelfeltet. For å gjøre beskrivelsen mer lettforståelig brukes oppslag i bilde for ajourhold av personopplysninger. Dersom du står i bildet for ajourhold av person er ansatt nøkkelfeltet. Det er mulig å slå opp både på navn og nummer i felt for ansatt. Person ajourhold Personopplysninger Før vi har gjort noe oppslag ser bildet slik ut. Blank evt. ut alle felter ved hjelp av Blank- ut knappen. Det er flere måter å slå opp/søke på. Oppslag på eksakt verdi Tast inn ansattnr eller navn (eller deler av dette) i oppslagsfeltet (f.eks. ansatt-feltet) og trykk [ENTER] eller [Tab]-tast. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 26
Dersom du får eksakt treff (på en persons arbeidstakernummer eller navn, evt. del av fornavn / etternavn) vil denne personens opplysninger hentes frem. Dersom du ikke får eksakt treff ved inntasting av deler av navn / arbeidstakernummer vil du få opp søkebildet for arbeidstaker. (Se Oppslag via søkebilde på side 10) Hurtigsøk blant de 6 sist brukte oppslag 6 sist brukte arbeidstakere vises i comboboksen. Bruk comboboks. Dersom den/det du søker etter er blant de 6 sist brukte oppslag vil du finne den du søker etter. Dette gjelder kun feltene Ansattnr og Poststed. Neste / forrige forekomst i kartoteket For å bla til neste forekomst, f.eks. arbeidstaker (i stigende nummerrekkefølge) klikk på Les neste knappen.. For å bla til forrige forekomst, f.eks. arbeidstaker (i stigende nummerrekkefølge) klikk på Les forrige knappen.. Denne funksjonaliteten finnes foreløpig i få bilder. Oppslag via søkebilde Bruk søkeknappen Du vil da få opp søkebildet for det aktuelle feltet. Alle felt som har gyldighetskontroll mot tabell har søkemulighet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 26
Du vil da få opp søkebildet for den aktuelle tabellen. Søk foregår uavhengig av om du bruker store eller små bokstaver. Søkebegrep tastes inn, og du kan velge fra resultat-tabellen. Søk foregår uavhengig av om du bruker store eller små bokstaver. Søk på første tegn i oppslagsbegrep. Søk uten bruk av Flytende søk. Kan kombineres med Automatisk søk Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 26
Her får vi treff på 3 personer. Eksempel: Søk etter en person med etternavn som begynner med N. Listen får du frem ved å klikke på. Resultat-tabellen viser alle eventuelle treff. Dobbeltklikk på den som er aktuell (eller velg ønsket person og klikk OK). Du returnerer da til bildet du kom fra (her Ajourhold av person). Merk: Det er også mulig å søke på personer med ansattnummer som f.eks. begynner med 1 (100, 101 102,1201 ) o.l., evt. personer i en org. enhet (avdeling). Flytende søk Kan brukes på alle søkekriterier. Flytende søk kan kombineres med automatisk søk. Sett kryss i Flytende søk. Flytende søk brukes typisk ved søk på navn. Så lenge det du taster inn finnes en eller annen plass i navnet vil du få treff. Du kan f.eks. søke på et navn som du ikke vet om det er etternavn eller mellomnavn.eksempel: Vi søker etter en person med ol i navnet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 26
Dette kan gi treff som Knudssen Olaug Smethaninnat Ola Dobbeltklikk på den som er aktuell (eller velg ønsket person og klikk OK). Automatisk søk Et kryss i denne ruten gjør at søk gjøres fortløpende, for hvert nye tegn du setter inn. Innholdet i resultat-tabellen endres for hvert tegn. Dette kan være nyttig ettersom listen i Resultat-tabellen reduseres for hvert tegn du taster inn, og du vil finne arbeidstakeren du søker etter før hele navnet er inntastet. Automatisk søk kan kombineres med Flytende søk Når Automatisk søk og Flytende søk er slått på samtidig vil i utgangspunktet alle ansatte vises i Resultat-tabellen. Eksempel ved søk på Ole og bruk av automatisk søk og flytende søk. Du taster inn bokstaven O. Dette gir alle ansatte med navn som inneholder bokstaven O. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 26
NB! Når Automatisk søk og Flytende søk er slått på samtidig vil i utgangspunktet alle ansatte vises i Resultat-tabellen. Du taster så inn bokstaven L. Ansatte med navn som inneholder OL. Dette gir alle ansatte med navn som inneholder OL, og listen krymper. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 26
Vi taster så inn bokstaven E. Ansatte med navn som inneholder OLE. Dette gir alle ansatte med navn som inneholder OLE, og listen krymper ytterligere. Fortsett til listen er krympet tilstrekkelig til at du kan velge riktig person. Tilpassing av søkebilde / Tilleggsfunksjoner i søkebilde Søkebildet kan tilpasses når det gjelder sortering, antall kolonner og kolonnebredde. Menyen nedenfor får du opp når du høyreklikker i resultat-tabellen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 26
Utskrift fra søkebildet Dersom du har brukt et utplukk (ved hjelp av ett eller flere søkebegrep) og ønsker resultatet (lista) skrevet ut kan du kan du få dette ved å klikke på og skrive ut fra excel. Sortering inne i søkebildet Ved å klikke på en kolonneoverskrift i Resultat-tabellen vil listen sorteres på dette begrepet, ved første klikk i stigende rekkefølge. Klikker du en gang til på samme kolonneoverskrift sorteres listen i synkende rekkefølge. I eksemplet nedenfor er det sortert på fødselsnr. Tilleggsfunksjoner Du kan justere kolonnebredden ved å bevege markøren til høyrekanten på overskriften for den kolonnen du ønsker å endre bredde for, og så klikke og dra kolonnen til ønsket bredde. Ved å høyreklikke når markøren er i Resultat-tabellen, får du følgende valg : Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 26
Valg ved høyreklikk i Resultat-tabellen. Juster kolonnebredde : Justerer automatisk til minimum bredde. Vis alt / alle : Tar frem igjen eventuelle skjulte kolonner. Skjul : Skjuler den kolonnen som du høyreklikket på. Eksporter til Excel Sorter Sorterer på den kolonnen du høyreklikket på. Pop-out Info Viser antall rader, kolonner og eventuelle skjulte kolonner. Lagre tabelloppsett Velges dersom du har skjult en del kolonner og ønsker at dette oppsettet skal brukes også neste gang du skal bruke dette søkebildet. Dette lagres for den enkelt bruker og for det enkelte bildet. Nyregistrering i ajourholdsbilde Start alltid med å klikke på Opprett ny. Dette vil blanke bildet så ingen verdier henger igjen fra et evt. tidligere oppslag, og gi systemet beskjed om at du nå registrerer en ny forekomst, (m.a.o. at du ikke forsøker å gjøre oppslag på en eksisterende forekomst). I eksemplet benyttes nyregistrering av person. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 26
Registrer inn verdi i nøkkelfeltet (her ansattnummer i ansatt-feltet) og tast [ENTER] eller [TAB]-tasten. Innregistrering av data Registrer inn data i alle felt som er aktuelle. Dersom systemet krever at et felt må være utfylt før oppdatering vil du bli bedt om å gjøre dette før du får lov til å lagre. Det er likevel ditt ansvar som bruker av systemet at tilstrekkelig informasjon registreres. Ajourhold av data i skjermbilder Registrering av data gjøres på forskjellig vis avhengig av typen bilde (se Skjermbilder). Gråtonede felt er kun opplysningsfelt, og kan ikke endres. Hvite felt kan endres. Etter at innhold er registrert / valgt kan du trykke [ENTER] eller [TAB]-tasten eller klikke på et annet felt for å bekrefte innholdet. Dette gjelder alle typer felt som er beskrevet i det følgende. Felttyper i skjermbildene Forskjellige typer kontroll på datafelt: Felt uten validitetskontroll Enkelte felter har ingen logisk sjekk på innhold, og du kan med andre ord skrive inn hva som helst, eks. adresse-felt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 26
Felt med logisk kontroll Noen felt har en logisk sjekk på innholdet, f.eks. fødselsnr. / bankkontonummer. Du får feilmelding dersom du taster en ugyldig verdi, men kan velge å se bort fra denne og tvinge innholdet inn i feltet. Felt med gyldighetskontroll Noen felt krever at du velger en av flere lovlige verdier. Disse verdiene finnes enten i et kartotek (som brukeren selv ajourholder) eller er faste (låst) i systemet. Felt som tillater kun systemdefinerte verdier I disse feltene kan du velge verdi fra comboboks. Eksempel Utbetalingsmåte (i ajourhold av person) : Oppslag i andre kartotek Felt av denne typen har alltid en søkeknapp Ved å klikke på denne åpner du søkebildet for kartoteket. ved siden av seg. Noen av disse feltene kan i tillegg ha en comboboks for oppslag. Oppslaget viser enten de 5 sist brukte (store kartotek) eller hele kartoteket (små kartotek). Eksempel: Utdannelse i bildet ajourhold av person. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 26
Du kan enten taste inn en verdi direkte, velge fra combobox (dersom feltet har en slik) eller gjøre oppslag ved hjelp av oppslagsknappen. Informasjon om felt Ved å høyreklikke i et felt (Markøren må stå i feltet først ) får du følgende meny: Her kan du se informasjon om feltet som kan være nyttig informasjon Start ajourhold av annet kartotek fra felt I enkelte felt er fet mulig å gå direkte inn i ajourhold av kartoteket som verdien skal hentes fra. Du kan da legge inn en evt. ny verdi i kartoteket, og etterpå velge denne. Når du står i et felt av denne typen kan du høyreklikke i feltet, og du får opp en menyboks. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 26
Ønsker du å ajourholde kartoteket (korrigere / legge inn nytt), velg dette fra menyen. Datofelt Eks. ansattdato. Her kan du enten taste inn datoen direkte eller gjøre oppslag via Du får da opp en kalender. Velg riktig år og måned, klikk dato og, eller dobbeltklikk på aktuell dato. Utplukk Utplukksdialogen brukes i forbindelse med en rekke rapporter og importer, og gir deg muligheten til å definere et utplukk for å begrense omfanget av rapporten eller importen din. Den gir deg også mulighet til å definere sortering der dette er relevant. Hvilke valg og muligheter som finnes i utplukksdialogen er beskrevet i detalj i dokumentet Tema_Utplukk. Du kan filtrere, sortere og sette og/eller-valg. Det er også mulig å lagre utplukket for senere bruk. Bildet for utplukk ser sånn ut: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 21 av 26
Tekstkoder Tekstkode-kartoteket er et samlekartotek for Aditro Lønn. Kartoteket kan, til tross for navnet, også inneholde numeriske typer / verdier.andre bilder gjør oppslag i dette tekstkoderegisteret gjennom søk-knappen System vedlikehold Dictionary bestemmer om det brukes tekstkodeoppslag. Ved definering av tekstkoder må oppslag kontrolleres. For ikke å blande sammen de forskjellige kodene, skiller vi dem ved hjelp av såkalte Tekstkode-typer. Typen som brukes er forskjellig for Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 22 av 26
hvert enkelt søkebilde (K for kontonummer, LAN for landkode o.s.v.) slik at resultatet ved oppslag inneholder kun aktuelle verdier. Eksempel: Klikk på personopplysninger. i felt for Landkode i bildet for ajourhold av Under fanen Tekstkode typer spesifiseres kode, beskrivelse, datatype og lengde for en tekstkode. Når dette er definert kan du under fanen Tekstkode koder legge inn tekstene som skal brukes. Et eksempel på en tekstkode type er K - Kontonummer. Et eksempel på en tekstkode kode er 5030 - Bonus / Provisjon. Noen tekstkode typer forutsettes å eksistere (av applikasjonen), heretter omtalt som systemdefinerte koder. Systemdefinerte koder blir opprettet ved installasjon. Andre tekstkode typer vil kunne opprettes av virksomheten etter behov. Noen tekstkode typer er ferdigdefinert, men må tilpasses virksomhetens egne standarder, f.eks. kontoplan (antall tegn, numerisk / alfanumerisk). Noen tekstkode koder må registreres slik at de passer for eget formål, f.eks. virksomhetens egen kontoplan. Typer Tekstkode typer tilpasses eget formål. Eksempelvis kan kontonummer være enten numerisk eller alfanumerisk, og lengden kan variere. Kjører du med en konsernløsning bør typen defineres likt for alle firma. For å se hvilke tekstkoder som er definert, klikke for Tekstkode type. eller comboboks NB! Pass på at tekstkoden stemmer overens med masterdefinisjonen i meny Systemadministrasjon System vedlikehold Dictionary. (Se Klargjøring før du tar i bruk systemet) Koder Her ajourholdes verdier for alle tekstkoder. Eksempelvis legger du her inn alle kontonummer som er aktuelle for bruk i Aditro Lønn. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 23 av 26
Opprett første firma Opprett nytt firma Opprett første firma ved å gå inn på Ajourhold firma. Etter lagring genereres første firma ved å lese inn grunndata fra filen PersonecLonn.xml, velg ALLE tabeller. Tabellstyring skal hentes fra fil, og start generering. Før du logger ut, må du gi deg tilgang til firma. Datatilgang Tilgang til firma og koderverk gir du deg ved å opprette en Rolle og tildelle denne rollen til valgte Rollegrupper. Etter å ha tildelt roller til brukergrupper logger du ut av firma, for så logge deg inn igjen i det nye firma. Opprett nødvendige grunndata For å kunne opprette personer er det enkelte felt som må fylles ut med innhold. Videre punkt bygger på at grunndatasett benyttes for lønns- og fraværsarter, kodeverk for kontering og kontoplan. Tekstkoder AUN Opprett de nødvendige arbeidsgivers undernummer som tekstkodetype AUN. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 24 av 26
Yrkeskoder Du må opprette de nødvendige yrkeskoder som tekstkodetype YRK. Du kan importere yrkeskoder fra nettet ved hjelp av importrutine som du finner under Systemadministrasjon Systemrutiner Oppdateringer. Her henter du alle gyldige yrkeskoder og velger de som er nødvendige, og så oppdatere tekstkoder. Organisasjon Du må opprette organisasjonsenheter. Disse må kobles mot arbeidsgivers undernummer, og en kan registrere arbeidskommune på orgenheten. Dersom du benytter samme numrering på organisasjon og avdeling blir tekstkode type A, avdeling for kostnadsdimensjon A opprettet automatisk ved opprettelse av nye organisasjonsenheter. Beskrivelse settes lik beskrivelse av orgenhet. Dersom du ikke ønsker denne synkronisering, må du endre dette under Systemvedlikehold - Systemparametre - Generelt Stillinger Grunndatasettet har opprettet tre stillinger som eksempel, men her må en opprette de som er nødvendige for firma. Firma Firmainformasjon Kontorkommune og bankinformasjon legges inn under firmaopplysninger, samt annen nødvendig informasjon. Systemparamtre Bedriftskontering med kontoopplysning for skattetrekkskonto. Ansett personer Ajourhold person Nå kan du legge inn ansatte og knytte de mot den grunninformasjon du allerede har opprettet, samt lønnsinformasjon. Lønnstransaksjoner Opprett faste transer enten på stilling eller for ansatt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 25 av 26
Første lønnskjøring Lønnsperiode Opprett første lønnsperiode og aktiviser perioden. Nå kan du beregne lønn og kjøre de nødvendige rapporter. Annet nødvendig ajourhold Velg pensjonsselskap Velg regnskapssystem Bygge opp lønnsregulativ dersom du skal benytte det Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 26 av 26