ESA Brukerveiledning for saksbehandlere Versjon 8.1 Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning 4 2 Pålogging 5 3 Hovedvinduet til ESA 6 4 Gjenfinning og søk 8 4.1 Regler for utfylling av felt i søkebildene... 8 4.2 Feltet søk... 8 4.2.1 Søk 9 4.2.2 Finn sak 9 4.2.3 Finn journalpost 9 4.2.4 Søk etter kjent saks- eller journalnummer 9 4.1 Søk etter saker eller journalposter... 10 4.2 Søk etter saker... 11 4.3 Søk etter journalposter... 13 5 Lese mottatt dokument 17 6 Endre frist på en oppgave 19 7 Fordele en journalpost 20 8 Besvare mottatt dokument 21 8.1 Avskrive med kode... 21 8.2 Lag svar/foreløpig svar på mottatt dokument... 22 9 Redigere/endre et dokument 25 10 Lage nytt dokument i sak 26 10.1 Utgående brev... 26 10.2 Internt notat... 33 11 Arkivere ikke arkiverte dokumenter 37 12 Utvalgsbehandling av saker 38 12.1 Registrere utvalgsbehandling... 38 12.2 Lage saksframlegg... 40 Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 2
12.2.1 Sende saksframlegg/dokument til godkjenning 45 12.2.2 Godkjenne saksframlegg/dokument 46 12.3 Lage melding om vedtak i delegert sak... 49 12.4 Lage melding om vedtak i politisk sak... 52 13 Lage nytt eller tilknytte vedlegg 55 14 Arkivsak 59 14.1 Lag ny arkivsak 59 14.2 Lage ny arkivsak samtidig med ny journalpost 60 14.3 Registrere part i sak 63 14.4 Avslutte arkivsaker 66 14.4.1 Avskrive journalposter 66 14.4.2 Ferdigstille/ ekspedere journalposter 67 14.4.3 Ferdigstille arkivsak 68 15 Gradere sak eller journalpost 70 16 Sende dokumenter som e-post 72 16.1 Ferdigstille en journalpost 72 16.2 Send kopi av et dokument 74 17 Legge til ny oppgave 76 17.1 Ny oppgave 76 17.2 Kommentere oppgave 78 17.3 Lese kommentar som er gitt 79 17.4 Se på oppgaver på journalpost eller en sak 80 18 Dokumentversjoner 81 Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 3
1 Innledning I denne kursdokumentasjonen oppskrifter på hvordan ulike saksbehandler oppgaver kan løses. Systemet inneholder en egen hjelpfunksjon som gjør det mulig for deg å få hjelp på skjermen underveis. I hjelpfunksjonen finner du en beskrivelse av alle felt og menyer som kan benyttes i de ulike skjermbildene. Mer om beskrivelse av alle funksjoner som bl.a. skjermbildet i ESA, navigering, arbeidsteknikker, tilpasning av kolonner, utskriftsmuligheter, oppgaveliste, tilgang til saker og dokumenter, søk og gjenfinning, knapper og symboler samt hurtigtaster finner du i Brukerhåndbok eller du kan søke i Hjelpefunksjonen som ligger under menyvalg Hjelp. Tilpasninger av ditt oppsett gjøres i menyvalg Oppsett bruker som ligger under Brukeradministrasjon. Skjermbilder og aktivitetsvalg som er brukt i dette heftet er kun eksempler Kurset gjennomgår følgende tema: Oppgaveliste og oppgaver Gjenfinning og søk etter journalposter og saker Besvare/avskriv mottatt dokument Fordele saker Lage dokumenter og interne notat Utvalgsbehandling Lage politisk og delegert sak Lage arkivsak og registrere parter i sak Gradering Sende dokumenter som e-post Ferdigstille journalpost og arkivsak Før du tar i bruk systemet anbefaler vi at du gjør deg kjent med hvilke rutiner som gjelder for registrering og oppdatering av informasjon i ESA i din organisasjon. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 4
2 Pålogging Hvis du er usikker på hvor oppstartsikonet for ESA ligger på din PC må du ta kontakt med systemansvarlig for ESA i din organisasjon. Når du starter ESA vises innloggingsbildet til ESA 8.1: Aktivitet Fyll inn Brukenavn og trykk TAB-tasten Resultat Brukerid fylles ut og markøren hopper til neste felt Fyll inn Passord Av sikkerhetsmessige grunner vises passordet som punkter. Hvis du skriver brukernavn eller passord feil får du en feilmelding og kan prøve på nytt. Passord må skrives inn med små bokstaver. Du kommer til skjermbildet for ESA NB: Dersom du endrer passordet ditt når du har kommet inn i ESA (Hovedvinduet og linken Endre passord) MÅ du logge deg ut/inn av ESA. (Hvis ikke vil du få feilmelding ved tekstproduksjon). Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 5
3 Hovedvinduet til ESA ESA er vanligvis satt opp slik at hovedvinduet ved oppstart viser en liste over oppgaver du har ansvaret for (Mine oppgaver), men ikke har fullført. Listen er delt inn i Mottatt post, Under Arbeid, Milepæler, Til godkjenning, Til arkivering, Saker og Andre oppgaver. Alle listene inneholder de samme kolonnene. Der det ikke finnes noen oppgaver av en type vises ingen liste. Hvis du holder på med å produsere eller endre et dokument vil dokumentet vises i listen under Ikke arkiverte dokumenter. Velg type søk fra nedtrekksliste Søkefelt Utskrift /skriv til fil - det som vises på skjermbildet Bytte rolle Vis/skjul kalender Oppfrisker skjermbildet Oppgave egne og felles Nedtrekkslisten bak symbolet på hver rad viser aktivitets-alternativer du kan utføre. Hvilke valg som vises avhenger av type oppgave. Herfra kan du velge hvilke aktivitet du vil utføre, for eksempel Lag svar Les kommentar - Vis sak - Ny journalpost Kalender med tidsfrister Dobbeltklikk på dato, viser oppgaver for aktuell dato Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 6
Velg type søk Søk etter kjent saksnummer på dokumentsymbolet for å lese/endre dokument Velge oppgavevisning Åpner søkebildet sak Åpner søkebildet journalpost Mine oppgaver har disse overskriftene/listene: Ikke arkiverte dokumenter her ligger dokumenter som du ikke har arkivert i fra Word Mine feilede forsendelser: Åpner en liste med elektronisk post du har sendt, men som ikke er kommet fram til mottakeren kommet fram til mottakeren Hjelp og brukeradministrasjon: Mottatt post her ligger inngående journalposter der du er mottaker/kopimottaker og som ikke er besvart/lest. Her kan også dokumenter som er ikke godkjent eller godkjent skal ekspederes ligge. Velg da aktivitet fra nedtrekkslista for å utføre oppgaven. Under arbeid her ligger journalposter/dokumenter du arbeider med og som ikke er ferdigstilt/ekspedert. Hjelp til den oppgaven du jobber med Åpner brukerhåndbok Opplysninger om deg som bruker Tilpasse eget oppsett Milepæler her ligger påbegynte milepæler i aktuell sak (f.eks BYG) Til godkjenning her ligger saksframlegg som er sendt til deg som leder for godkjenning. på for å redigere dokumentet. Andre oppgaver oppgaver der du er medavsender eller skal sende melding om politisk vedtak Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 7
4 Gjenfinning og søk 4.1 Regler for utfylling av felt i søkebildene Følgende regler gjelder for hvordan du kan fylle ut feltene i søkebildet: Søk skiller ikke mellom store og små bokstaver slik at disse kan brukes om hverandre. Du kan benytte jokertegnet * sammen med tekst hvor som helst i søkebildene. Hvis du for eksempel skriver Vold*, vil søkeresultatet inneholde for eksempel både Voldsveien og Voldgata. Både * og % kan benyttes som jokertegn. Blank mellom ord benyttes for å angi enten eller. Eksempel: avfall søppel. Søket finner alle saker evt. journalposter hvor enten ordet avfall eller ordet søppel forekommer. & mellom ord benyttes for å angi både og. Eksempel: avfall & miljø. Søket finner alle saker evt. journalposter hvor både ordet avfall og ordet miljø forekommer. Det er pr. dato ikke mulighet for å søke på blankt (tomt) felt. 4.2 Feltet søk Ved hjelp av søkefeltet som ligger helt øverst i ESA skjermbildet, kan du hurtigsøke etter saker og journalposter. Det gjøres oppmerksom på at valget for Fritekstsøk som ligger i nedtrekksmenyen ikke er standard, men krever egen modul for fritekstsøk. Søkene er heller ikke med i de eksempler som vises. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 8
4.2.1 Søk Dette valget vil foreta søket i alle valgene i listen og vise de som ga resultat. 4.2.2 Finn sak Du kan hente en sak ved å søke på saksnummer eller søke etter ord fra feltene sakstittel, merknad og navn på parter. Ved søk på saksnummer uten treff, vil det automatisk gjøres et tekstsøk på saksnummeret. For å eksplisitt gjøre tekstsøk på noe som likner på saksnummer må du sette anførselstegn før og etter, slik: 10/39. 4.2.3 Finn journalpost Du kan hente en journalpost ved å søke på saks- og dokumentnummer, løpenummer, journalpost ID eller dokument ID, eller søke etter ord fra feltene innhold, merknad og navn på eksterne avsendere og mottakere. 4.2.4 Søk etter kjent saks- eller journalnummer Dersom du kjenner nummeret på saken eller journalposten du trenger kan du velge søkstype fra listen, f.eks. Finn sak, skrive nummeret (10/9) i søkefeltet, og deretter klikke lupeknappen. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 9
Med dette søket vil fanen til sak 10/9 vises. Velger du å utføre søket fra type Søk vises også fanen til sak 10/9, men i tillegg vises fanene for resultat ordsøk etter sak og journalpost samt IntelliSearch (fritekstsøk). Du kan også hente en journalpost ved å skrive for eksempel 10/12-1 (dokumentnummer), 123/10 (løpenummer) eller 10000033 (intern ID lik filnavn på et av dokumentene i journalposten). Den relevante kolonnen i dokumentlisten heter Dok.ref. 4.1 Søk etter saker eller journalposter Velger du Søk under Sak eller Journalpost i navigeringsområdet åpnes et eget vindu med de avanserte søkekriteriene. Under Velg søk vises en liste med forhåndsdefinerte søk. Hvert av disse henter et utvalg av saker i arkivet, etter ulike kriterier. Begge Sak og Journalpost - har underliggende valg som normalt er bestemt og tilpasset for din organisasjon/organisasjonsenhet av ESA administrator. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 10
4.2 Søk etter saker Aktivitet Søk etter saker Velg Sak i venstremeny Velg Søk Resultat Følgende skjermbilde vises: Fyll in søkebegrep og klikk Feltene i vinduet: Saksbehandler og Org.enhet er forhåndsutfylt med dine initialer/din enhet, tidsintervallet er satt til én måned. Nullstill hvis du ønsker å starte med blanke felt. Søkeord Her kan du spesifisere ord som må finnes i enten Sakstittel, Merknad eller Part i saken. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. Saksart og Sakstype: Her velger du fra en nedtrekksliste. Status og Gradering: Her velger du fra en nedtrekksliste. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 11
Fra dato og Til dato Disse er automatisk fylt inn og dekker foregående måned. Du kan skrive inn andre datoer, eller klikke kalender knappen og velge derfra. Saksbehandler Feltet er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller søke i saksbehandler-registeret ved hjelp av autofullførfunksjonen. Du kan hake av for om du vil ha med historiske navn i søket. Org. enhet Feltet er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullfør funksjonen. Under Sakspart i Etternavn/firma skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere Fornavn. Nullstill hvis du ønsker å starte med alle felt blanke. Resultat av et søk vises slik: Når du velger en sak fra et søk, vises et søkefelt nederst i bildet hvor du kan bruke pilene til å bla i listen Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 12
Med knappen Oppfrisk gjør du søket på nytt. knappen Søk på nytt for å hente opp søkebildet igjen med de verdiene du brukte dersom du ønsker å begrense søket Skrive ut søkeresultatet til en fil: Bruk knappen Skriv til fil / Lagre Åpnes for eksempel åpnes i Excel for bearbeiding / For å lagres på et bestemt område 4.3 Søk etter journalposter Aktivitet Søk etter kjent journalpost Velg Journalpost i venstremeny Velg Søk Resultat Følgende skjermbilde vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 13
Fyll in søkebegrep og klikk Feltene i vinduet: I feltet Søkeord kan du spesifisere ord som må finnes i enten Innhold, Merknad, eller ekstern avsender eller mottaker. Hvis du angir flere ord, er det tilstrekkelig at ett av disse blir funnet. Nullstill hvis du ønsker å starte med alle felt blanke. Saksbehandler Feltet er automatisk fylt inn med dine initialer, men du kan skrive inn en annen saksbehandlers initialer eller søke i saksbehandler-registeret ved hjelp av autofullførfunksjonen. Du kan hake av for om du vil ha med historiske navn og/eller behandlingsansvarlig i søket. Org. enhet Feltet er automatisk fylt inn med din enhet, og endres dersom du i Saksbehandler-feltet søker opp en annen saksbehandler i hjelperegisteret. Du kan skrive inn en annen enhet eller søke i hjelperegisteret for organisasjonsenheter ved hjelp av autofullførfunksjonen. Hvis du ikke har slettet verdien i Saksbehandler Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 14
er det sjelden meningsfylt å velge en annen organisasjonsenhet enn den hvor saksbehandleren hører til, og som blir fylt inn automatisk ved søk i hjelperegisteret. Du kan hake av for om du vil ha med underliggende og/eller historiske org.enheter i søket. Status Her kan du velge journalposter med en spesifisert behandlingsstatus. Gradering Her velger du fra en nedtrekksliste. Journalart Her velger du fra en nedtrekksliste. Journaltype Her velger du fra en nedtrekksliste. Fra dato og Til dato Disse avgrenser søket til journalposter registrert innenfor en gitt tidsperiode. Feltene blir automatisk satt til å omfatte alle poster én måned bakover i tid fra dagens dato. Dette vil ofte være en passende standardverdi, men du kan endre begge datoene fritt. Standardverdien er å søke på datoen da journalposten ble registrert, men hvis du søker etter poster der det kan ha gått lang tid fra datering til registrering, kan du forandre søkingen fra Registrert til Datert ved å klikke valgknappen. Merk at datert dato normalt bare er satt for mottatt post. Under Ekstern avsender/mottaker i Etternavn/Firma skriver du etternavnet eller navnet på firmaet du søker. Du kan også spesifisere Fornavn. Under Detaljert skriver du inn Saksnr (År/nr) som begge må være fylt ut om det skal tas i betraktning. Du kan velge journalposter der dokumentet er av en gitt type, f.eks. FAKTURA eller VEDTAK i Dok. kategori og/eller Dok.mal. Alternativene i nedtrekkslistene er alle kategorier definert for din organisasjon. ESA leveres med et sett standardkategorier, men din ESA administrator kan legge til eller fjerne alternativer etter organisasjonens behov. Hvis du haker av Med vedlegg vil du finne også journalposter der vedlegget har angitt dokumentkategori og dokumentmal. Nullstill hvis du ønsker å starte med alle felt blanke. Resultat av et søk vises slik: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 15
Med knappen Oppfrisk gjør du søket på nytt knappen Søk på nytt for å hente opp søkebildet igjen med de verdiene du brukte dersom du ønsker å begrense søket Skrive ut søkeresultatet til en fil: Bruk knappen Skriv til fil / Lagre Åpnes for eksempel åpnes i Excel for bearbeiding / For å lagres på et bestemt område Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 16
5 Lese mottatt dokument Aktivitet Utgangspunkt: Mine oppgaver - Mottatt post Resultat Slik leser du hoveddokument: på dokumentsymbol Dokumentet vises i aktuelt visningsverktøy, feks PDF Creator på for å lukke dokumentet Oppgaveliste vises Slik leser du vedlegg til journalpost: på foran oppgaven Velg Vis journalpost fra lista Liste over aktivitets-alternativer vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 17
Kikk på dokumentsymbol for aktuelt vedlegg på for å lukke dokumentet Journalpost vises Dersom du er kopimottaker lese dokument og sette oppgaven til utført: på dokumentsymbol Dokumentet vises i aktuelt visningsverktøy, feks PDF Creator på for å lukke dokumentet Oppgaveliste vises Fjerne oppgaven fra oppgavelista: på foran oppgaven Velg Lest, jeg skal ikke. fra lista Bekreft Ja Oppgaven settes til utført NB: Oppgaver der du er saksbehandler på et Inngående (I) eller mottaker på et Notat (I) må avskrives. Valget Lest, jeg skal ikke håndtere denne oppgaven vil ikke være aktivt på denne type oppgaver. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 18
6 Endre frist på en oppgave Slik kan du endre frist eller utsette en oppgave: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Mine oppgaver - Mottatt post Velg aktuell journalpost på foran oppgaven Liste over aktivitets-alternativer vises deretter på valget Fordel / Endre oppgave fra lista Detaljbilde for Oppgave vises Fyll inn dato i feltet Frist Eller skal du utsette Fyll i fato i feltet Utsatt til Ny dato registrert i feltet Frist eller dato satt inn i feltet Utsatt til. Frist er oppdatere på oppgaven/i kalender. Valgte du å utsette, er oppgaven automatisk flyttet til oversikten Mine utsatte oppgaver Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 19
7 Fordele en journalpost Slik fordeler du en journalpost (oppgave) til en annen saksbehandler: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Mine oppgaver - Mottatt post Velg aktuell journalpost på foran oppgaven Liste over aktivitets-alternativer vises deretter på valget Fordel / Endre oppgave fra lista Detaljbilde for Oppgave vises Skriv navn på saksbehandler og velg fra nedtrekkslista Oppgaven er fordelt til ny saksbehandler Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 20
8 Besvare mottatt dokument 8.1 Avskrive med kode Funksjonen benyttes i de tilfellene hvor man ikke skal lage et svarbrev til mottatt journalpost (dokument), men ferdigbehandle journalposten ved for eksempel å ta det til etterretning eller lignende. Journalpost avskrives ved å påføre kode for avskriving, eksempelvis TE tatt til etterretning. Når journalposten er avskrevet, blir den borte fra mottakernes oppgaveliste. Det gjøres oppmerksom på at dokument hvor du er kopimottaker, eller interne dokument type X ikke skal avskrives/besvares. Når du har lest disse, må de manuelt fjernes som oppgave (egen funksjon fra nedtrekkslista) Slik avskriver du fra oppgavelista: Aktivitet Utgangspunkt: Mine oppgaver - Mottatt post Velg aktuell journalpost Resultat på foran oppgaven deretter på valget Avskriv med kode fra lista Liste over aktivitets-alternativer vises Skjermbilde med overskriften Avskriv med kode vises. Velg aktuell avskrivningskode i feltet Avskrivningsmåte Avskrivningsmåte fylt ut Journalposten er avskrevet. Oppgaven blir da umiddelbart borte fra din oppgaveliste Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 21
8.2 Lag svar/foreløpig svar på mottatt dokument Funksjonen Lag svar benyttes i de tilfellene hvor svaret (produksjon av utgående journalpost) gjør at mottatt journalpost er ferdig behandlet. Funksjonen gir automatisk avskriving av mottatt journalpost, og mottatt journalpost blir fjernet fra din oppgaveliste. Funksjonen Lag foreløpig svar benyttes i de tilfellene hvor svaret (produksjon av utgående journalpost) IKKE bidrar til at mottatt journalpost er ferdigbehandlet, men hvor utgående journalpost kun er et foreløpig svar. Funksjonen gir automatisk foreløpig avskriving av mottatt journalpost, men journalposten blir ikke fjernet fra din oppgaveliste. Slik lager du svar evt. foreløpig svar fra oppgavelista: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Mine oppgaver - Mottatt post Velg aktuell journalpost på foran oppgaven Du får frem en liste med aktivitets-alternativer. deretter på valget Lag svar eller Lag foreløpig svar fra lista Bilde 1 vises : Journalpost som besvares er automatisk markert med en hake til venstre. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 22
Velg dokumentmal fra nedtrekkslista Sjekk at feltet Type er korrekt utfylt Sjekk at journalposten du skal besvare har hake i avkryssingsboksen til venstre. Feltet dokumentmal utfylt Type U - utgående Bilde 2 vises: Ekstern mottaker: Her står mottaker av dokumentet Ansvarlig: Her står automatisk saksbehandler Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Øvrige felt er automatisk fylt ut, og skal ikke endres Dersom du skal tilknytte vedlegg: Bilde 3 vises: nederst i skjermbildet Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 23
Fyll inn dokumenttittel på vedlegget Felt Last opp fil - Vis Velg Fil fra filkatalogen, velg Åpne Dersom flere vedlegg: Når aktuelle vedlegg er tilknyttet: Produsere dokumentet: nederst i skjermbildet Når du er ferdig med brevet fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Oversikt over journalpostaktiviteter vises: Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til ESA Journalpostbildet. Avskrivningsmåte vises på Mottaker (fanekort Avsender/Mottaker) på den inngående journalposten. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 24
9 Redigere/endre et dokument Slik henter du opp et dokument for redigering: Aktivitet Utgangspunkt: Mine oppgaver Under arbeid Resultat Journalposter som ikke er ferdigstilt, og som du har anledning til å endre vises med et word-symbol På aktuell journalpost du skal redigere på Følgende skjermbilde vises: Velg Når du er ferdig med dokumentet fanekort Du komme over i tekstbehandleren Oversikt over journalpostaktiviteter vises: Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Endringene du har gjort blir lagret og du returnerer til ESA Journalpostbildet. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 25
10 Lage nytt dokument i sak Du kan lage brev eller notat med utgangspunkt i en sak. Det forutsetter at du vet hvilken sak du skal registrere dokumentet i og har hentet frem fram aktuell sak ved hjelp av de oversikter og funksjoner som systemet har for søk etter saker. 10.1 Utgående brev Slik lager du et dokument med utgangspunkt i en sak: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Oversiktsbildet Sak Sak hvor journalpost skal lagres Bilde 1 vises: øverst i Saksbildet Velg dokumentmal fra nedtrekkslista Sjekk at feltet Type er korrekt utfylt Feltet dokumentmal utfylt U (eksternt) er utfylt Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 26
nederst i skjermbildet Bilde 2 vises: Ekstern mottaker: Skriv inn navn/adresse på mottaker Saksbehandler er preutfylt med din ident Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Hente adressat fra adresseregister: Skriv inn deler av navn i feltet Søk Alle adresser med aktuelt søkebegrep vises i lista Minimun 2 tegn, * for oppslag i hele adresseregister Velg aktull adressat Alle felt som har data knyttet til den valgte adressat fylles da automatisk ut i skjermbildet Ekstern mottaker Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 27
Legge inn Kopimottaker: Legg inn informasjon om ny mottaker Hake i feltet Kopimottaker. Hente part i saken: Fra Ny journalpost: fanekort sak xx Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 28
Velg Fane Parter Marker og velg Kopier valgte parter fra nedtrekkslista Flere valg Ny journalpost Velg Lim inn som avsender fra nedtrekkslista Flere valg Mottaker er lagt inn: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 29
Produsere dokumentet: Når du er ferdig med dokumentet fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 30
Brev til flere mottakere: Dersom flere mottakere er registrert og du skal lage flettebrev: Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Når du er ferdig med dokumentet fanekort Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 31
Fletting av brev til flere mottakere i aktuell journalpost: Fane Dokumenter Aktivitetsvalg vises på foran dokumentikon Velg Flett adresser inn i flettebrev Skriv ut dokumentet på for å lukke dokumentet Du kommer over i tekstbehandleren og adressene er flettet. ESA journalpost vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 32
10.2 Internt notat Slik lager du et notat med utgangspunkt i en sak: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Oversiktsbildet Sak Sak hvor journalpost skal lagres Bilde 1 vises: øverst i Saksbildet Velg dokumentmal fra nedtrekkslista Sjekk at feltet Type er korrekt utfylt Slik registrerer du intern mottaker: Feltet dokumentmal utfylt N eller X (internt) er utfylt Skriv inn deler av ident/navn i feltet Søk Velg fra nedtrekkslista Mottaker er oppdatert: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 33
Saksbehandler er preutfylt med din ident Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Øvrige felt er automatisk fylt ut, og skal ikke endres Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 34
Dersom flere interne mottakere: Skjermbildet søk avs/mott vises med ditt søkeresultat: Velg Saksbehandler, skriv inn deler av navnet og klikk Søk (tomt felt og Søk dersom oppslag i hele saksbehandlerregister) Hvis det er en Kopimottaker som du vil legge inn, så må du sette hake i feltet og velg Kopimott Valgt adressat oppdateres i oversikten Mottaker. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 35
Produsere dokumentet: Når du er ferdig med dokumentet fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velg aktuell aktivitet Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 36
11 Arkivere ikke arkiverte dokumenter Riktig lagring skal som tidligere beskrevet skje via fanen ESA (som ligger på toppen i tekstbehandlerens fanelinje). Hvis du har produsert eller endret et dokument fra ESA og dette IKKE har blitt arkivert i systemet fordi noe har gått galt, eller fordi du kanskje har gått ut av tekstbehandleren uten å benytte riktig lagring i word så vil det genereres en oppgave som legger seg øverst i din oppgaveliste, i listen Ikke arkivert dokumenter. Derfra skal du arkivere slike dokumenter inn i ESA. Aktivitet Utgangspunkt: Mine oppgaver Ikke arkiverte dokumenter. Resultat Om du har noen ikke arkiverte dokumenter i systemet, så vil oppgaver i forbindelse med dette være generert i denne oversikten: på nedtrekkssymbolet foran oppgavens sak/dok-nummer. 4 aktivitetsalternativer fremkommer. på Arkiver dokumentet for å få arkivert inn de siste redigeringer som var gjort med det aktuelle dokumentet. Eksempel på aktivitetsvalg vises: Alternativt, dersom dokumentet ikke eksisterer (eller er tilgjengelig) skal du velge Frigi dokument. Da blir også oppgaven borte fra listen Ikke arkiverte Velges Bare arkivering av dokument, arkiveres dokumentet og fjernes fra listen Ikke arkiverte Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 37
12 Utvalgsbehandling av saker 12.1 Registrere utvalgsbehandling Slik registrerer du utvalgsbehandling: Aktivitet Utgangspunkt: Sak på fanen Utvalgsbehandling Resultat Oversiktsbildet Sak Fanen legger seg forrest i skjermbildet og dens felter blir synlige og tilgjengelige. Velg Behandlingstype fra nedtrekkslista Politisk: Velg PS - Politisk behandling eller Delegert: Velg DS Delegert behandling på knappen Skjermbildet Ny behandling vises Sakens tittel er automatisk blitt kopiert, skal ikke endres Velg aktuelt Utvalg fra nedtrekkslista Kode for utvalg utfylt. Feltet Møtedato skal vanligvis ikke fylles ut Dersom PS er valgt i forrige bilde: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 38
Behandlingstype PS er preutfylt Status skal være RE - registrert Politisk behandling: Hvis flere utvalg skal behandle saken Fyll ut aktuelle felt Fanen Utvalgsbehandling får igjen fokus. Utvalg(ene) som du har registrert vises: Endringene blir lagret. Skal du endre rekkefølge, hake i aktuell sjekkboks og bruk pilknappene for å flytte Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 39
12.2 Lage saksframlegg Når du har registrert hvilke utvalg som skal behandle saken, kan du lage saksframlegget. Slik lager du saksframlegg: Aktivitet Utgangspunkt: Sak fane Utvalgsbehandling Behandlingstype PS og Utvalg er registrert på knappen Resultat Oversiktsbildet Sak fane Utvalgsbehandling vises Du har en linje med utvalgsbehandling PS og aktuelt utvalg Bilde 1 vises: Feltene Dok.mal: S og Type: S er preutfylt. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 40
på nederst i skjermbildet Bilde 2 vises: Saksbehandler er preutfylt Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på saksframlegget Tilknytte vedlegg: nederst i skjermbildet Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 41
Dersom dokumentet ligger på filserver: Fyll inn dokumenttittel på vedlegget Felt Last opp fil - Vis Velg Fil fra filkatalogen, velg Åpne Dersom flere vedlegg: Når aktuelle vedlegg er tilknyttet: Dersom dokumentet tilhører en annen journalpost: Flere valg Velg Nedtrekksliste vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 42
Sakens saksnr vises (alt skriv snr til aktuell sak) knappen + knappen Sett hake i dokument(er) som skal være vedlegg Fane Dokument vises med oppdaterte dokumenter i oversikten: Tilknyttet dokument vises med vedleggssymbol anmerket med pil, vedlegget beholder journalpostens dokumenttittel. Produsere dokumentet: Når du er ferdig med saksframlegget fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Liste over aktiviteter vises: Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Skal dokumentet videresendes for godkjenning, klikk symbol og velg saksbehandler i neste bilde: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 43
Velg og klikk for å lagre Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises. Dersom du valgte aktivitet for å sende til leder for godkjenning oppdateres journalpost med ny oppgave Til godkjenning (vises i listen til høyre): Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 44
12.2.1 Sende saksframlegg/dokument til godkjenning Slik sender du et dokument til godkjenning: Utgangspunkt Aktuelt dokument til redigering i Word Liste over aktiviteter vises: Når du er ferdig med saksframlegget fanekort Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Skal dokumentet videresendes for godkjenning, klikk symbol og velg saksbehandler i neste bilde: Velg og klikk for å lagre Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 45
lnår du valgte aktivitet for å sende til leder for godkjenning oppdateres journalpost med ny oppgave Til godkjenning (vises i listen til høyre): 12.2.2 Godkjenne saksframlegg/dokument Slik godkjenner du et dokument: Utgangspunkt Mine oppgaver listen Til godkjenning Lese/Endre dokument: på dokumentsymbol Velg Når du er ferdig med saksframlegget fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Liste over aktiviteter vises, eksempel: Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat) Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 46
Velges aktivitet for retur til saksbehandler, får du opp en boks hvor du kan skrive inn kommentar til saksbehandler: Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 47
Oppgave er gitt til saksbehandler: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 48
12.3 Lage melding om vedtak i delegert sak Når du har registrert hvilke utvalg saken er delegert fra, kan du lage melding om vedtak. Slik lager du melding om delegert vedtak: Aktivitet Utgangspunkt: Sak fane Utvalgsbehandling Behandlingstype DS og Utvalg er registrert på foran Behandlingslinjen på type DS Velg Melding om vedtak Resultat Oversiktsbildet Sak fane Utvalgsbehandling vises Du har en linje med utvalgsbehandling DS og aktuelt utvalg Bilde 1 vises Velg deretter Lag dokument Melding om vedtak Feltene Dok.mal: RDV (du kan velge andre dokumentmaler) Type: U er preutfylt. Ekstern mottaker: Skriv inn navn/adresse på mottaker Bilde 2 vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 49
Saksbehandler er preutfylt med din ident Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Dersom du skal legge til vedlegg, se kap. 12.2 Produsere dokumentet: Når du er ferdig med saksframlegget fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Liste over aktiviteter vises: Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Skal dokumentet videresendes for godkjenning, klikk symbol og velg saksbehandler i neste bilde: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 50
Velg og klikk for å lagre Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises. Dersom du valgte aktivitet for å sende til leder for godkjenning oppdateres journalpost med ny oppgave Til godkjenning (vises i listen til høyre). Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 51
12.4 Lage melding om vedtak i politisk sak Slik lager du melding om politisk vedtak etter et politisk møte: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Oversiktsbildet Sak fane Utvalgsbehandling vises Sak fane Utvalgsbehandling Behandlingstype PS og Utvalg er registrert på foran Behandlingslinjen på type PS Velg Melding om vedtak Lag dokument Melding om vedtak Du har en linje med utvalgsbehandling PS og aktuelt utvalg som er oppdatert med saksnr og møtedato Bilde 1 vises: Velg deretter Lag dokument Melding om vedtak Feltene Dok.mal RSR og Type U er preutfylt Bilde 2 vises: Ekstern mottaker: Skriv inn navn/adresse på mottaker Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 52
Saksbehandler er preutfylt med din ident Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Dersom du skal legge til vedlegg, se kap. 12.2 Produsere dokumentet: Når du er ferdig med saksframlegget fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Liste over aktiviteter vises: Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Skal dokumentet videresendes for godkjenning, klikk symbol og velg saksbehandler i neste bilde: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 53
Velg og klikk for å lagre Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises. Dersom du valgte aktivitet for å sende til leder for godkjenning oppdateres journalpost med ny oppgave Til godkjenning (vises i listen til høyre). Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 54
13 Lage nytt eller tilknytte vedlegg Aktivitet Utgangspunkt: Journalpost fane Dokumenter Resultat Følgende skjermbilde vises: Dersom dokumentet tilhører en annen journalpost: Nedtrekksliste vises: (til høyre) Velg Hent vedlegg I feltet Finn sak vises oversikt over denne sakens journalposter: Dersom du skal hente vedlegg fra en annen sak, skriv inn sakens saksnr. og klikk + knappen for å åpne en journalpost Sett hake i dokument(er) som skal være vedleg Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 55
og klikk Fane Dokument vises med oppdaterte dokumenter i oversikten: Dersom dokumentet ligger lagret lokalt eller på et felles filområde: Følgende skjermbilde vises: Legg inn Dokumenttittel Malnavn: tomt felt Dokumentkategori: f.eks. Vedlegg NB: Dokumentbeskrivelse på tilknyttet vedlegg kan redigeres Tilknyttet dokument vises med vedleggssymbol anmerket med pil. Skal du legge til flere, klikk Fane Dokument vises med oppdaterte dokumenter: på på aktuell linje på valget Tilknytt fil fra lista Følgende skjermbilde vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 56
knappen Bla gjennom.. Velg aktivitet for å arkivere vedlegg, for eksempel Vedlegg ferdig Du kommer nå inn i filstrukturen og kan tilknytte vedlegg derfra. Velg aktuelt dokument. Følgende skjermbilde vises: Tilknyttet dokument vises med dokumentsymbol. Dersom du skal lage vedlegg basert på en dokumentmal: Følgende skjermbilde vises: Rediger Dokumenttittel Malnavn: Velg aktuell Dokumentkategori: F.eks: Vedlegg Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 57
Fane Dokument vises med oppdaterte dokumenter: på foran Dokumenttittel på valget Produser dokument fra lista Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Når du er ferdig med dokumentet fanekort Oversikt over journalpostaktiviteter vises: Bortsett fra valget Arkiver og lukk og valget Arkiver og fortsett med redigeringen er de resterende kundespesifikke oppsett tilpasset egen organisasjon. Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Velg aktuell aktivitet Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises Og klikk Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 58
14 Arkivsak Alle journalposter må i henhold til NOARK standarden knyttes til en sak. Hvis du skal registrer en journalpost (dokument) og saken ikke er opprettet, må du registrere saken før du kan registrere journalposten (dokumentet). Du kan også lage ny sak samtidig som du lager ny journalpost. Se kapittel 13.1 Om du kan opprette ny arkivsak i din organisasjon er avhengig av kundespesifikt oppsett. 14.1 Lag ny arkivsak Slik registrerer du en ny sak (ikke er krav om utfylling av arkivkode): Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Bilde 1 vises: valget Ny sak i venstremenyen Fyll inn Sakstittel Det er to felt for å registrere tittel på saken. Linje 2 kan skjermes hvis du graderer saken. Kontroller at saksansvarlig og tilgangsgruppe er korrekt evt. endre Status: R Saksnummer reservert vil si at saksbehandler har opprettet en ny sak Statuskode vil være avhengig av oppsett av ESA. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 59
Skal saken graderes, klikk knappen For å lage ny journalpost i saken klikk Fane 2 Gradering vises Velg gradering og hake på felt som skal skjermes Saken opprettes og tildeles et unikt saksnummer Ref. kap. Lage saksframlegg Lage utgående brev 14.2 Lage ny arkivsak samtidig med ny journalpost Slik registrerer du en ny sak samtidig med ny journalpost (ikke krav om utfylling av arkivkode): Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Bilde 1 vises: valget Ny journalpost i venstremenyen Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 60
knappen arkivsak for å opprette ny Fyll inn Sakstittel Det er to felt for å registrere tittel på saken. Linje 2 kan skjermes hvis du graderer saken Kontroller at saksansvarlig og tilgangsgruppe er korrekt evt. endre Skal saken graderes, klikk knappen Status: R Saksnummer reservert vil si at saksbehandler har opprettet en ny sak Statuskode vil være avhengig av oppsett av ESA. Fane 2 Gradering vises Velg gradering og hake på felt som skal skjermes Bilde 2 vises: Ekstern mottaker: Skriv inn navn/adresse på mottaker Saksbehandler er preutfylt med din ident Det du skriver i feltet Innhold blir overskrift på dokumentet Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 61
Produsere dokumentet: Når du er ferdig med saksframlegget fanekort Du kommer over i tekstbehandleren. Informasjon fra journalen er lagt inn iht. malen du valgte. Liste over aktiviteter vises: Velg aktivitet og klikk Velges en aktivitet som ferdigstiller dokument, konverteres dokumentet til PDF format (arkivformat). Skal dokumentet videresendes for godkjenning, klikk symbol og velg saksbehandler i neste bilde: Velg og klikk for å lagre Dokumentet arkiveres og du returnerer til Journalpostbildet fanekort Dokument vises. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 62
Dersom du valgte aktivitet for å sende til leder for godkjenning oppdateres journalpost med ny oppgave Til godkjenning (vises i listen til høyre). 14.3 Registrere part i sak Til en sak kan det registreres en eller flere parter. Slik kan du hente parte/adresse fra adresseregistret: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Oversiktsbildet Sak. Sak på fane Flere saksdetaljer Liste over sakens faner fremkommer. på Parter i nedtrekkslisten under Flere saksdetaljer på valget Fane Parter vises. Skjermbildet Søk i adresseregister vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 63
Fyll inn søkebegrep i feltet Søk Søkeresultatet fremkommer i listeform under søkefeltene. Du kan også søke etter adressegrupper i avkryssingsboksen til venstre utenfor de adressatene som du ønsker å ha som parter i saken. Slik registrerer du en ny part: Aktivitet Utgangspunkt: Sak på fane Flere saksdetaljer Detaljbildet for sak. Valgte adresser er lagt inn som parter. Registrerte parter på saken er lagret. Er parten registrert i adresseregisteret med en rolle, vises rollen i en egen kolonne foran navnet. Resultat Oversiktsbildet Sak. Liste over sakens faner fremkommer. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 64
på Parter i listen under på valget Fanen Parter vises Skjermbilde Ny part vises Fyll inn feltene adresse informasjon Hvis saken er gradert og du ønsker å skjerme opplysninger om parten, sett hake i feltet Skjermet Hvis du skal registrere flere parter, og gjenta overnevnte prosedyre Når du har lagt inn aktuelle parter Parten blir skjermet for innsyn. Oppdatert liste over adressater i fanen Parter vises Registrerte parter på saken lagres Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 65
14.4 Avslutte arkivsaker Saksbehandler avslutter saker med aktivitetsvalg fra nedtrekksliste på sak (eksempel): Før saken kan avsluttes Mottatte journalposter MÅ være avskrevet Journalposter under arbeid må være ferdigstilt 14.4.1 Avskrive journalposter Slik avskriver du dine (ikke avskrevne) mottatte journalposter i aktuell sak: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Fane Journalposter: Sak Fane Journalposter knappen til høyre i oversikten Nedtrekksliste vises: Velg Velg mine ikke-avskrevne fra listen Journalposter som ikke er avskrevet, merkes Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 66
Velg deretter Avskriv alle valgte der jeg er mottaker fra listen Følgende skjermbilde vises: Velg for eksempel. avskrivningsmåte TE Journalpostene er oppdatert med avskrivningskode TE 14.4.2 Ferdigstille/ ekspedere journalposter Slik ferdigstiller du en journalpost fra oppgavelisten (alternativt kan du ferdigstille fra journalpost-bildet): Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Mine oppgaver Under arbeid For å ferdigstille aktuell journalpost: Aktuelle valg for å ferdigstille vises (avhengig av oppsett i din organisasjon): nedtrekkspil på aktuell journalpost Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 67
Velg Ferdig og ekspedert Bekreft Ja Journalpost og dokument settes til status ferdig (f.eks E/F) 14.4.3 Ferdigstille arkivsak Slik ferdigstiller du en arkivsak fra oppgavelisten (alternativt kan du ferdigstille fra saks-bildet): Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Mine oppgaver Saker nedtrekkspil på aktuell sak Aktuelle valg for å ferdigstille vises (avhengig av oppsett i din organisasjon): Velg Saken er ferdig fra saksbehandler og kan avsluttes Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 68
Kvittering gis. Ja Saken oppdateres med ny status og oppgave fjernes. Feilmelding gis dersom ikke alle journalposter er ferdigstilt. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 69
15 Gradere sak eller journalpost For å skjerme innsyn i saker eller journalposter, kan du gradere sak eller journalpost. Hvis en sak eller journalpost skal graderes, må hjemmel for gradering registreres. Saker og journalposter som er gradert, er merket med et lite hengelåssymbol på hhv sak og journalpost En sak som er gradert kan inneholde journalposter som ikke er gradert. Slik graderer du en sak eller en journalpost: Aktivitet Utgangspunkt: Sak eller Journalpost Velg fane Gradering Resultat Oversiktsbildet for en sak eller oversiktsbildet for en journalpost. Fane Gradering vises med aktuelle felt: Felt Velg gradering, velg graderingskode fra nedtrekksmeny Disse feltene er like for sak og journalpost (med et lite unntak for objektkode i saksbildet) Liste over organisasjonens graderingskoder vises på nedtrekksmeny Velg gradering: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 70
Velg aktuell graderingskode Velg felt som skal skjermes: Hake på Skjerm alle hvis journalpost skal unntas offentlighet Hjemmel, Graderingskode, Avgraderingskode og Avgraderingsdato fylles ut automatisk. NB: De 2 feltene i forhold til avgradering kan i enkelte tilfeller være tomme Følgende felt skjermes dersom du har valgt Skjerm alle: Skjermede felt merkes med rosa bakgrunn. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 71
16 Sende dokumenter som e-post Er modulen E-post installert i din organisasjon, kan du kan ekspedere en ferdig journalpost med alle dokumenter til alle mottakere av journalposten der det er registrert en e-postadresse. Det er som regel begrensinger på forsendelse av graderte dokumenter via e-post. Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost; det stilles da ikke krav om at dokumenter, eller journalpost må være ferdigstilt. 16.1 Ferdigstille en journalpost Ekspedering regnes som en formell forsendelse og kan derfor ikke gjøres med journalposter som har status som reservert/konsept. I tillegg må alle dokumentene i journalposten, være på elektronisk format. Ved ekspedering lagres opplysningene, om hvem, som har mottatt journalposten. Alle mottakere må være registrert på journalposten. Legger du til nye for forsendelsen, vil de automatisk bli overført til journalposten også. Slik ekspederer du en ferdig journalpost med alle dokumenter: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Journalpost Oversiktsbildet for aktuell Journalpost vises. Følgende knapper vises: på knappen Send Følgende menyen vises: på valget Ekspeder journalpost e-post Følgende skjermbilde vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 72
I bildets øvre del vil det være listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Skal du sende til flere mottakere:, og skriv inn Fornavn, Etternavn og E-postadresse. Velg også om mottakeren skal være vanlig mottaker, kopimottaker eller blindkopi-mottaker. Trykk så på OK-knappen. Tittel feltet er hentet fra journalpostens Innhold felt og kan endres. Melding er basert på en forenklet tekst, og kan endres før dokumentet sendes. Standard-teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 73
Under vises oversikt over de elektroniske dokumenter som tilhører denne journalposten. Haker du av Arkivformat vil arkivformatet benyttes der det finnes. Knappene brukes for å sende e-posten eller for å avbryte. Fyll ut/endre aktuelle felt og trykk deretter på knappen nederst i bildet. Følgende melding gis: Dersom e-post sending feilet, vil det gis en oppgave på aktuelle journalpost (i oversikten Alle oppgaver) Du får en oversikt i listen Mine Feilende forsendelser (venstremeny Elektronisk forsendelse) 16.2 Send kopi av et dokument Du kan også sende kopi av et eller flere dokumenter fra en journalpost, det stilles da ingen krav om at dokumenter eller journalpost må være ferdigstilt. Slik sender du kopi av et dokument: Aktivitet Utgangspunkt: Journalpost Resultat Oversiktsbildet for aktuell Journalpost er hentet frem. Du kan dermed se bl.a. disse knappevalgene i toppen av denne. på knappen Send Følgende meny vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 74
på valget Send kopi som e-post Følgende skjermbilde vises: I bildets øvre del vil det være listet opp alle eksterne mottakere i journalposten som det er registrert e-postadresse til. Legge til flere mottakere:, og skriv inn Fornavn, Etternavn og E-postadresse. Velg også om mottakeren skal være vanlig mottaker, kopimottaker eller blindkopi-mottaker. Trykk så på OK knappen. Tittel feltet er hentet fra journalpostens Innhold felt men kan endres fritt. Melding er basert på en forenklet tekst, og kan endres fritt før dokumentet sendes. Standard-teksten som kommer fram i meldingen kan endres av din administrator. Under vises de elektroniske dokumenter som finnes i dokumentlageret for denne journalposten. Haker du av Arkivformat, vil arkivformatet benyttes der det finnes. Fyll ut/endre aktuelle felt og trykk deretter på knappen nederst i bildet. Knappene brukes for å sende e-posten eller for å avbryte. Følgende melding gis: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 75
17 Legge til ny oppgave Du kan be om en kommentar til sak/journalpost ved å registrere dette som en oppgave. Mottaker av oppgaven får denne i sin oppgaveliste under Mottatt post og får skrivetilgang til dokumentet. Alternativt kan du registrere vedkommende som Medavsender på aktuell journalpost. Vedkommende vil da få oppgave i sin oppgaveliste under Andre oppgaver og får skrivetilgang til dokumentet. 17.1 Ny oppgave Slik lager du en oppgave for kommentar på sak/journalpost (for eksempel sender et saksframlegg du har under arbeid til en annen saksbehandler): Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Journalpost eller Sak Oversiktsbildet Journalpost eller Sak Alle oppgaver til høyre i skjermbilde Velg nedtrekkspil Dersom Journalpost vises disse alternativene: på valget Ny oppgave Skjermbildet Ny oppgave vises med utfylt oppgavetypetekst For kommentar Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 76
Fyll inn tekst i feltet Beskrivelse. Fyll inn evt. fristdato Fyll inn saksbehandler i felt Fordelt til: Teksten du fyller inn her kommer opp i mottakers oppgaveliste Kalenderen til mottaker vises med et symbol på fristdatoen. Liste over alternativer vises Velg aktuell mottaker fra oversiktsliste Feltet fylles nå ut med den valgte mottaker Oppgaven kommer nå på mottakers oppgaveliste, og mottaker kan hente opp dokumentet for redigering. Oversikten Alle oppgaver viser hvem oppgaven er sendt til på aktuell journalpost: Skal du gi samme oppgave til flere brukere kan du benytte knappen Kopier til flere nederst til venstre i det samme bildet for Ny oppgave. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 77
17.2 Kommentere oppgave Hvis noen har bedt deg om å kommentere en journalpost/sak, får du dette som en oppgave i din oppgaveliste under listen Mottatt post. Slik registrerer du din kommentar på mottatt oppgave: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Mine oppgaver Mottatt post Hent opp dokumentet, og Lagre på vanlig måte Det vil automatisk bli laget en ny versjon av dokumentet. For å kommentere: Oversikten mottatt post på nedtrekkspil på aktuell oppgave Trykk på valget Kommenter Skriv inn dine kommentar i felt Ny kommentar Følgende skjermbilde vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 78
Du får da frem en oversikt over kommentarer på denne journalposten / saken. Om du vil endre din kommentar, kan du bare klikke på den aktuelle kommentarlinja. Kommentar lagret. Oppgaven vises nå i mottakers (den som sendte deg oppgaven) oppgaveliste Mottatt post med info Kommentar er gitt 17.3 Lese kommentar som er gitt Hvis du har bedt om en kommentar på en sak eller journalpost vil denne vises i listen Mottatt post. Slik leser du kommentarer som er gitt: Aktivitet Utgangspunkt: Mine oppgaver listen Mottatt post Resultat på nedtrekkspil foran oppgaven Er det en journalpost, vises følgende valg: Velg Vis kommentar Du får opp følgende skjermbilde, dobbeltklikk på aktuell linje for å lese kommentaren som er gitt: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 79
For å fjerne oppgaven når kommentaren er lest, Er det en journalpost, vises følgende skjermbilde: klikk Velg Lest, jeg skal ikke håndtere denne oppgaven NB: Alle kommentarer som er gitt, vises under fanekort Kommentarer på Sak eller Journalpost 17.4 Se på oppgaver på journalpost eller en sak Du kan se alle ikke utførte oppgaver knyttet til en journalpost eller sak fra oversiktsbildet for journalpost/sak: Aktivitet Resultat Se oppgaver på Journalpost: Bildets høyre kolonne viser oversikten. Se oppgaver på Sak: Bildets høyre kolonne viser oversikten Her kan du bl.a. få frem hvem en oppgave er sendt til og hvem som har gitt oppgaven. Mye av denne infoen fremkommer ved bare å la markøren hvile over oppgaveteksten. Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 80
18 Dokumentversjoner Sendes et dokument til godkjenning og vedkommende har redigeringstilgang til ditt dokument, lages det automatisk en ny versjon ved arkivering av dokumentet. Samme skjer dersom du gir en oppgave til en medavsender som redigerer i dokumentet. Hentes aktuelt dokument opp i ESA eller man i ettertid skal lese dokumentet er ferdigstilt dokument og velger Produksjonsformat, så hentes alltid siste versjon: Ønsker du å se tidligere versjoner av det dokument, gjør du slik: Aktivitet Resultat Utgangspunkt: Aktuell journalpost: Journalpost og fane Dokumenter nedtrekkspil foran aktuelt dokument Aktuelle valg vises: Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 81
Velg Vis dokumentinfo For å velge versjon 1: Versjon 2 - klikk i felt Aktiv versjon for å fjerne haken Velg deretter versjon 1 klikk i felt Aktiv versjon for å sette haken Lagre Oversikt over versjoner vises. Nyeste versjon er alltid satt som aktiv. Når du deretter velger vis eller eller endre produksjonsformat vil aktiv versjon vises Brukerveiledning saksbehandlere - ESA versjon 8.1 Side 82