Arkivsaksnr.: 07/1436-11 Arkivnr.: 026 Saksbehandler: Regionkoordinator Edvin Straume / Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold RAMMER FOR DET INTERKOMMUNALE SAMARBEIDET PÅ HADELAND Hjemmel: Kommuneloven Rådmannens innstilling: 1. Framlagt forslag til Viljeserklæring for samarbeidet mellom Gran, Jevnaker og Lunner kommune vedtas. 2. Lunner kommunestyre slutter seg til forslag til Budsjett- og samarbeidsrutiner og Uenighetsbestemmelse, slik disse er presentert i denne saken og i vedlagte forslag til Håndbok for det interkommunale samarbeidet på Hadeland.
Saksutredning: Regionrådet for Hadeland gjennomførte i 2008 en prosess hvor rådets virksomhet og organisering ble vurdert. Mot slutten av denne prosessen utviklet det seg interesse for å vurdere om regionrådet burde få en mer sentral rolle i forhold til det samlede interkommunale samarbeidet på Hadeland. Dette førte til at regionrådet tok et initiativ overfor kommunene og at vedtak med følgende innhold ble vedtatt i de tre kommunene i mars 2009: 1. Det igangsettes et arbeid for å utvikle et felles allmenngyldig dokument som beskriver rammene for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. 2. En felles viljeserklæring knyttet til dette samarbeidet skal legges fram til behandling i det enkelte kommunestyre.. At saken ble tatt opp må også sees i lys av diskusjonen om kommunestruktur som pågikk i hele forrige kommunevalgperiode. Denne prosessen stoppet imidlertid opp i mai 2007. Kommunestyrene i Gran og Lunner besluttet da at statlige midlene som var stilt til disposisjon skulle omdisponeres til kjøp av konsulenthjelp til en evaluering av interkommunalt samarbeide mellom Gran og Lunner. Jevnaker hadde allerede i 2005 fattet prinsippvedtak om at de ønsket å fortsette som egen kommune. Evalueringen av det interkommunale samarbeidet mellom Gran og Lunner ble utført av Asplan Analyse. Rapport forelå i februar 2008. Rapporten er lagt fram for de to kommunestyrene som tok denne til etterretning. Føringer for arbeidet: I saken som ble behandlet av kommunestyrene i mars 2009 ble det gitt følgende føringer for arbeidet: Rammene for det interkommunale samarbeidet må utformes slik at disse kan innarbeides i eksisterende og framtidige avtaler, som en felles standardisert del, som bl.a. beskriver grunnlag og rutiner for samarbeidet. Rammene må utarbeides slik at de kommunene som vil mest skal få anledning til å gjennomføre det de ønsker. Det må også tas hensyn til at ikke alle kommunene finner det hensiktsmessig å delta i alle samarbeidsoppleggene. Arbeidet som må igangsettes kan trolig bygge videre på det arbeidet som pågår for å utvikle felles plattform for NAV-samarbeidet mellom Gran og Lunner. (Avtale om sosialtjeneste for Lunner og Gran) En gjennomgang og vurdering av eksisterende samarbeidsavtaler må inngå i arbeidet. Rapporten Kartlegging av interkommunalt samarbeid Gran og Lunner kommuner vil være et viktig utgangspunkt for det videre arbeidet. (Rapport fra Asplan Analyse, feb. 2008) Vurdere om regionrådet skal ha en annen rolle i forhold til de interkommunale samarbeidene. Dokumentet som utarbeides bør kunne danne grunnlag for en felles viljeserklæring og visjon for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Etter drøftinger nedsatte rådmennene i mai 2009 en arbeidsgruppe for å utarbeide en plan for organisering og gjennomføring av arbeidet: Om andre elementer som måtte tas med i arbeidet uttalte denne gruppa følgende: Krav til demokratisk styring faren for demokratisk underskudd. Krav til rapportering og tilbakemeldingsrutiner. Harmoniseringsbehovet i forb. med budsjettarbeidet. Skille mellom politiske og administrative prosesser og ansvar. Flere forhold vil opplagt komme til syne etter hvert som arbeidet går framover. Organisering og gjennomføring av arbeidet:
Plan for arbeidet ble godkjent i møte mellom ordførere, rådmenn og regionadministrasjonen 28. august i fjor. Arbeidet er i det alt vesentligste gjennomført i tråd med denne planen. Planen følger som vedlegg til saken. Her nevnes kort at arbeidet er gjennomført som et prosjekt med: Rådmennene som styringsgruppe. Ordførerne som ressursgruppe. Følgende arbeidsgruppe: Gaute Øvrebotten og Morten Gausen fra Gran kommune. Anne Grønvold og Kirsti Nesbakken fra Lunner kommune. Gry Munkerud fra Jevnaker kommune og Edvin Straume fra Regionrådet for Hadeland Regionkoordinator har vært prosjektleder. Ekstern bistand fra NIVI Analyse v/jørund K. Nilsen. Arbeidet ble igangsatt gjennom oppstartsmøte i Lunner rådhus 1. des. 2009. Forslag til viljeserklæring og hovedpunkter i forslag til håndbok ble presentert på felles formannskapsmøte 21. mai i år. Etter planen skulle arbeidet vært ferdig 1. mai. Denne tidsfristen har dessverre ikke vært mulig å holde hverken for prosjektleder eller arbeidsgruppe. Gjennomgang og oppdatering av avtalene for hvert enkelte samarbeid er heller ikke gjennomført. Dette vil være et omfattende arbeid som også vil medføre involvering av ansvarlige ledere og fagpersoner knyttet til de enkelte samarbeidsområdene. Det er derfor besluttet å utsette dette arbeidet til etter at kommunestyrene har tatt stilling til forslag til viljeserklæring og håndbok. Rapport fra prosjektleder. Rapport fra prosjektleder følger som vedlegg til saken. Fra denne rapporten presenteres følgende: Fra evalueringen Asplans Analyse la fram i feb. 2008: Konklusjon: Inntrykket er at administrasjonen og politikerne i Gran og Lunner har en reell vilje til samarbeid. Erfaringen fra de fleste samarbeidene er at det gir kommunene bedre tjenester enn de kunne tilbudt alene. Følgende utfordringer ble presentert for noen av samarbeidende: Uklar rolleforståelse. (Hva er vertskommunens ansvar hva er samarbeidskommunens behov og plikter?) Mangel på felles oppfatning av hvordan samarbeidet skal gjennomføres Behov for tydeligere krav til rapportering og møtepunkter. Er politikerne i tilstrekkelig grad involvert og orientert om de interkommunale samarbeidene? (Rapporten presenterer inntrykk av at kunnskapen om samarbeidene generelt er lavt blant politikerne.) Flere avtaledokumenter er mangelfulle og ikke oppdaterte. Oversikt over dagens samarbeidsordninger: Oversikten omfatter 12. ordninger. 7 av disse er samarbeidsordninger mellom Gran og Lunner. 3 av ordningene omfatter alle tre kommunene, mens 2 ordninger er mellom Jevnaker og Lunner. Samarbeidsordningene er organisert på forskjellige måter og relatert til ulike paragrafer i kommuneloven. Mange avtaler er gamle og av varierende kvalitet. Gjennomgående er at de ikke er oppdatert i forhold til ny kommunelov. Hvordan kan interkommunalt samarbeid organiseres.
Interkommunalt samarbeid kan organiseres i henhold til følgende lovgivning: Kommuneloven Aksjeloven Lov om interkommunale selskaper. I kommuneloven er det 27 og 28 som regulerer det interkommunalt samarbeidet. 27 Interkommunalt samarbeid. Samarbeid med eget styre. 28 b. Administrativt vertskommunesamarbeid. 28 c. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. I den grad avtaler som er inngått henviser til lovgrunnlag er det uten unntak kommunelovens bestemmelser som er benyttet. Der lovgrunnlag ikke er presisert er det likevel grunn til å anta at kommunelovens 27 vil regulere forholdet. Kommunelovens 28 c. vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd, er tenkt benyttet på områder hvor myndighet av prinsipiell karakter er overdratt vertskommunen. Til tross for at det interkommunale samarbeidet på Hadeland må betraktes som omfattende, oppfatter en ikke at kommunene gjennom de etablerte samarbeidsordningene har gitt fra seg myndighet av prinsipiell karakter. Årsverk og utgifter knyttet til det interkommunale samarbeidet: 6.7 % av alle kommunalt sysselsatte på Hadeland arbeider i et interkommunalt samarbeid. Fordelt på kommunene er andelene slik: 9,3 % av de ansatte i Gran, 7,4 % av de ansatte i Lunner og ingen ansatt i Jevnaker. Andel av brutto utgifter til interkommunalt samarbeid fordeler seg slik mellom kommunene: Gran 11 %, Lunner 5,9 % og Jevnaker 1 %. Oversiktene illustrerer at de fleste interkommunale samarbeidene er inngått mellom Gran og Lunner og at ingen av de etablerte samarbeidsordningene er lokalisert til Jevnaker. Det kan virke beskjedent at antall sysselsatte som arbeider i et interkommunalt samarbeid bare utgjør 6,7 % av de kommunalt sysselsatte på Hadeland. I denne sammenheng må vi huske på at de store kommunale arbeidsgruppene innen helse og ordinær grunnskole holdes utenfor dette samarbeidet. Sett i et slikt perspektiv framstår det interkommunale samarbeidet på Hadeland som omfattende. Forslag til viljeserklæring - med kommentarer til noen av punktene. Hensikten med å utarbeide og vedta en viljeserklæring for det interkommunale samarbeidet er å bevisstgjøre og utvikle felles forståelse og forankre forventninger og rammer for samarbeidsordningene. Første punktet i forslag til viljeserklæringen slår fast at det interkommunale samarbeidet på Hadeland er et praktisk virkemiddel for å utvikle et godt og effektivt tjenestetilbud, gjøre kommunene til gode forvaltere og dyktige samfunnsutviklere. Kommentar: Denne formuleringen tydeliggjør at dette her ikke er snakk om et strategisk samarbeid som vurderes som forpliktende og foretrukket i alle sammenhenger.. Tidligere presisering av at rammene må utarbeides slik at de kommunene som vil mest skal få anledning til å gjennomføre det de ønsker, og at en må ta hensyn til at ikke alle kommunene finner det hensiktsmessig å delta i alle samarbeidsoppleggene gjør strategisk samarbeid uaktuelt. Ellers understreker dette punktet at de interkommunale samarbeidsordningene kan omfatte alle deler av den kommunale virksomheten, både tjenestetilbudet, forvalteroppgavene og rollen som samfunnsutvikler. Av andre viktige punkter i viljeserklæringen nevnes: Pkt. 3:
Hvor det understrekes at samarbeidet skal bygge på prinsippet om god kompetanseutnytting, og over tid være til nytte for den enkelte kommune. Pkt. 6: Hvor kommunene forplikter seg til å vurdere interkommunale samarbeidsordninger ved omorganisering og innføring av nasjonale reformer. Pkt. 8: Som slår fast at kvaliteten på tjenesten som ytes gjennom interkommunalt samarbeid så langt råd er skal være lik for kommunene som deltar i samarbeidet. Der det likevel er behov for tilleggstjenester kan dett reguleres gjennom avtale om tjenestekjøp. Kommentar: Interkommunalt samarbeid har som perspektiv at oppgaver skal løses uavhengig av kommunegrenser. At kommunegrenser skal representere et skille i kvalitet på tjenesten harmoniserer dårlig med et slikt perspektiv. Punktet innebærer behov for å justere nåværende avtale om felles kulturkontor for Gran og Lunner. Dersom kommunene har behov for forskjellige nivå på tjenesten som skal ytes, må samarbeidet reguleres gjennom avtale om tjenestekjøp. Pkt. 14: Dette punktet stiller krav om at viljeserklæring skal behandles av kommunestyrene i egen sak første året i hver valgperiode. Sammen med saken skal det også legges fram en oversikt over alle samarbeidsordninger som er inngått mellom kommunene på Hadeland. Kommentar: En slik gjennomgang vil være svært viktig for den politiske bevisstheten og forankringen av de interkommunale samarbeidsordningene. Håndbok for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Hensikten med håndboka er i førte rekke å legge til rette for gode rutiner for det samarbeidet som er nødvendig for å utvikle et godt og effektivt interkommunalt samarbeid. Håndboka er å betrakte som et dynamisk dokument som må justeres i tråd med de erfaringer som høstes. Mesteparten av håndbokas innhold er å betrakte som administrative rutiner. Det er imidlertid viktig at kommunestyrene kjenner til og aksepterer følgende: Hovedstruktur for budsjett og samarbeidsrutiner Gode budsjett- og samarbeidsrutiner er helt avgjørende for at interkommunalt samarbeid, slik det er utviklet mellom kommunene på Hadeland, skal fungere godt. Hovedpunktene i håndbokas beskrivelse av disse rutinene er: Minimum to samarbeidsmøter (IS-møter pr. år) Regionadministrasjonen har ansvart for gjennomføring av disse. Møtene forberedes i samarbeid mellom rådmennene og regionkoordinator. Dato for møtene skal vedtas om en del av kommunenes møteplan/årshjul. Møtene ledes av rådmannen i vertskommunen. Møtedeltakere: Rådmennene selv, andre medarbeidere rådmennene finner nødvendig og ansvarlige enhetsledere i vertskommunen. IS-møte 1: Avholdes først halvdel av april. Innspill til mål og økonomi for neste år utveksles i forkant av møtet. Innspill utarbeides både av vertskommune og samarbeidskommune og sendes til hverandre og til regionkoordinator. Det er utarbeidet oppsett over minimumskrav til dagsorden for møte.
IS-møte 2: Ultimo oktober. Det er utarbeidet oppsett over minimumskrav til dagsorden for møtet. Blant punktene er: o Oppfølging av styringssignaler fra IS-møte 1: Mål, årsbudsjett og økonomiplan: Vertskommunen legger fram oversikt over konsekvenser av foreslåtte tiltak. Innarbeides i budsjettoppstilling for samarbeidet, basert på årets budsjett justert for lønns- og prisvekst, inkludert konsekvenser av utredninger. Det føres gode protokoller fra IS-møtet. Disse inngår som en del av mål- og budsjettprosessen i den enkelte kommune. Disse protokollene vil være viktige arbeidsdokument for administrasjonen og kommunepolitikerne ved utarbeidelse av budsjett i egen kommune. Kommunene må tilpasse sine mål- og økonomiprosesser slik at innspillene fra IS-møtene innarbeides. Dersom ikke tilstrekkelige budsjettopplysninger foreligger på det tidspunkt innspill til egen budsjettprosess foregår må ev. justering av kostnadsnivået beregnes av den enkelte kommunen. En har erfart at rollene som vertskommune og samarbeidskommune må utøves på en bevisst måte og at det er behov for å etablere gode rutiner for å sikre dette. Det er spesielt viktig at vertskommunen har gode rapporteringsrutiner og at samarbeidskommunen innehar nok kompetanse og ressurser til å ivareta bestillerrollen på en tilfredsstillende måte. Håndboka slår også fast at interkommunale samarbeidsordninger inngår som fast punkt på regionens felles formannskapsmøte i mai. Uenighetsbestemmelse. Følgende er innarbeidet i håndboka. Dersom kommunestyrene ikke blir enige om nytt budsjett gjelder fjorårets budsjett justert for lønnsog prisvekst i samsvar med statsbudsjettets forutsetninger. Vurdering: Rammene det legges opp til gjennom vedtak av viljeserklæring og innføring av håndbok vil representere en ny og adskillig mer oversiktlig struktur for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. Viljeserklæringen forankrer rammer og forventninger knyttet til samarbeidet. Håndbok for samarbeidet, med fastlagt hovedstruktur for budsjett- og samarbeidsrutiner, vil bidra til bedre rolleforståelse og gi forutsigbare og avklarte samarbeidsforhold. At regionadministrasjonen får ansvaret for å gjennomføre to fastlagte samarbeidsmøter i året bør gi bedre koordinering og styring av samarbeidene. Samlet sett vil dette i vesentlig grad øke muligheten for oversikt og styring, både politisk og administrativ. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Viljeserklæring for samarbeidet mellom Gran, Jevnaker og Lunner Rammer for det interkommunale samarbeidet på Hadeland. - Håndbok Rapport fra prosjektleder Plan for organisering og gjennomføring av arbeidet
Øvrige dokument: Kommunestyrets sak 16/09 Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Gran kommune Jevnaker kommune Regionkoordinator Edvin Straume Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær