Kristiansand kommune Kontrollutvalget Møteprotokoll fra Kristiansand kommune - kontrollutvalget Møtedato: 11.12.2014 Møtested: Møteleder: Rådhuskvartalet, møterom Antoanett Braavig (kjeller etg.) Vidar Kleppe Til stede: Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Sekretær Revisjonssjef Forvaltningsrevisor Økonomidirektør Teknisk direktør Arealplanlegger Planleder plan, bygg og oppmålingsetaten By- og samfunns enheten Parkvesenet Grunneier Naturvernforbundet Vidar Kleppe (DEM) Birte Simonsen (MDG) Tommy Tolfsen (FRP) Ronny Sæbø (H) Stian Hamre (AP) Alexander Etsy Jensen Tor Ole Holbek Anne-Marie Varen Terje Fjellvang (sak 55/14) Ragnar Evensen (sak 56/14) Jøran Syversen (sak 56/14) Eirik M. Svensen (sak 56/14) Marianne Bliksås (sak 56/14) Trond Johanson (sak 56/14) Arne Dønnestad (sak 56/14) Peder Johan Pedersen (sak 56/14) Innkallingen ble godkjent. Saklisten ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: Sak nr. 54/14-60/14 Kristiansand, 11.12.14 Vidar Kleppe Leder Alexander Etsy Jensen Sekretær Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 91 82 75 45 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 54/14 14/903 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30.11.2014 55/14 14/321 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "KONSULENTBRUK I KRISTIANSAND KOMMUNE" 56/14 14/647 AVRENNING I STUDEDALEN FRA DAGENS DEPOT OG PLANLAGT PUKKVERK 57/14 14/326 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD 58/14 14/904 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 59/14 14/907 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 11.12.2014 60/14 14/908 EVENTUELT I MØTE 11.12.2014 Side 2 av 8
Sak nr. 54/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30.11.2014 Protokollen fra møte 30.10.2014 godkjennes. Møteprotokollen fra møte 30.10.2014 ble godkjent. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 30.10.2014 godkjennes. Sak nr. 55/14 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "KONSULENTBRUK I KRISTIANSAND KOMMUNE" Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra rådmann og redegjørelsen fra økonomidirektøren til orientering. Tilbakemeldingen fra rådmannen ble lagt frem for kontrollutvalget i møte. Revisjonssjef Tor Ole Holbek og forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen gikk gjennom tilbakemeldingen fra rådmannen. Økonomidirektør Terje Fjellvang redegjorde for hvordan rapporten følges opp og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalgets leder Vidar Kleppe satte frem slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra rådmann og redegjørelsen fra økonomidirektøren til orientering. fremsatt av Vidar Kleppe ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Sak nr. 56/14 AVRENNING I STUDEDALENFRA DAGENS DEPOT OG PLANLAGT PUKKVERK Side 3 av 8
Vedtak i Kristiansand kommune kontrollutvalget Kontrollutvalget tar partenes redegjørelse til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å utarbeide et notat som beskriver følgende: Hvorvidt kommunen har internkontrollsystem som sikrer at de avbøtende tiltakene som administrasjonens redegjørelse 11.12.14 viser til følges opp Hvorvidt kommunen kvalitetssikrer rapporter og analyser (f. eks. analyser av vannprøver) som legges frem av tiltakshaver i slike reguleringssaker Hvordan sikrer kommunen at metoden som benyttes i slike konsekvensutredninger er gode nok Notatet fra administrasjonen legges frem for kontrollutvalget i neste møte 10.02.15 slik at kontrollutvalget kan oversende saken så snart som mulig for endelig behandling i bystyret. Partene var invitert til kontrollutvalget for å redegjøre for deres syn på saken og svare på spørsmål fra utvalget. Denne runden anser kontrollutvalget som viktig for å sikre at saken er godt nok belyst før utvalget fatter endelig vedtak i saken. Fra administrasjonen i Kristiansand kommune møtte: Ragnar Evensen (teknisk direktør), Jøran Syversen (arealplanlegger), Erik M. Svensen (planleder plan, bygg og oppmålingsetaten), Marianne Bliksås (by- og samfunns enheten) og Trond Johanson (parkvesenet). Fra grunneierne møtte: Arne Dønnestad (grunneier). Fra naturvernforbundet møtte: Peder Johan Pedersen (styremedlem i Naturvernforbundet i Vest- Agder). Kontrollutvalgets leder Vidar Kleppe satte frem slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget tar partenes redegjørelse til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber administrasjonen om å utarbeide et notat som beskriver følgende: Hvorvidt kommunen har internkontrollsystem som sikrer at de avbøtende tiltakene som administrasjonens redegjørelse 11.12.14 viser til følges opp Hvorvidt kommunen kvalitetssikrer rapporter og analyser (f. eks. analyser av vannprøver) som legges frem av tiltakshaver i slike reguleringssaker Hvordan sikrer kommunen at metoden som benyttes i slike konsekvensutredninger er gode nok Notatet fra administrasjonen legges frem for kontrollutvalget i neste møte 10.02.15 slik at kontrollutvalget kan oversende saken så snart som mulig for endelig behandling i bystyret. fremsatt av Vidar Kleppe ble enstemmig vedtatt. Saken legges frem uten innstilling. Side 4 av 8
Sak nr. 57/14 INTERN VARSLING OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Kontrollutvalget tar revisors vurdering av intern varsling om kritikkverdige forhold i Kristiansand kommune til etterretning. Revisors vurdering oversendes rådmann som orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om å redegjøre for gjeldende kommunal praksis for arealer til lek og opphold i forbindelse med arealplanlegging i neste kontrollutvalgsmøte 10.02.15. Revisjonssjef Tor Ole Holbek og forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen redegjorde for revisors vurdering av intern varsling om kritikkverdige forhold i Kristiansand kommune. Med bakgrunn i revisors vurderinger og redegjørelse i møte kom det frem et ønske fra kontrollutvalgets medlemmer at rådmannen (eller den rådmann ønsker å sende) inviteres til kontrollutvalgets møte 10.02.15 for å redegjøre for gjeldende kommunal praksis for etablering av arealer til lek og opphold i forbindelse med arealplanlegging. Kontrollutvalgets leder Vidar Kleppe satte frem slikt forslag til vedtak i møte: Kontrollutvalget tar revisors vurdering av intern varsling om kritikkverdige forhold i Kristiansand kommune til etterretning. Revisors vurdering oversendes rådmann som orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om å redegjøre for gjeldende kommunal praksis for arealer til lek og opphold i forbindelse med arealplanlegging i neste kontrollutvalgsmøte 10.02.15. fremsatt av Vidar Kleppe ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisors vurdering av intern varsling om kritikkverdige forhold i Kristiansand kommune til etterretning. Revisors vurdering oversendes rådmann som orientering. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi en tilbakemelding til kontrollutvalget i løpet av våren 2015 om hvordan revisors vurderinger følges opp. Sak nr. 58/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Side 5 av 8
Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sekretariatet gjennomgikk møte- og arbeidsplanen. Under møtebehandlingen gjorde utvalget følgende endring i møte- og arbeidsplanen: Møtet som er satt opp 12.02.15 flyttes til 10.02.15 (kl. 16:00) Kontrollutvalget avholder ikke møte 29.11.15, men 29.10.15 (feil mnd. i saksfremlegget) Innstillingen med endringene over enstemmig vedtatt. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalget 2015 godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Sak nr. 59/14 ORIENTERING FRA REVISJONEN I MØTE 11.12.2014 Saken tas til orientering. Kristiansand Revisjonsdistrikt orienterte om følgende i møte: Løpende revisjon Revisjonen er godt i gang med forvaltningsrevisjonsprosjektet «Demens og kognitiv svikt: Kommunens tilbud, oppfyllelse av rettigheter og brukernes opplevelse». Revisjonen er godt i gang med planlegging og forberedelser til årsoppgjøret. Revisjonen orienterte om pågående arbeid med rapporten «Rådhuskvartalet». Revisjonen orienterte om at de har foretatt regnskapsrevisjon innenfor lønnsområdet i kommunen. Returkraft Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om siste nytt fra Returkraft AS. Undersøkelser har avdekt at lånedokumentene ikke er underskrevet i tråd med kommunestyrevedtakene i Vennesla, Søgne og Songdalen fra 2010. Revisjonssjefen orienterer om lånesituasjonen for selskapet. Side 6 av 8
Revisjonssjefen var også innom kontrollaspektet etter årsskifte. Jf. 15-6 er både kontrollutvalget og kommunerevisjonen ilagt en kontrolloppgave for å sikre at gjeldende regelverk om kontroll av kommunens virksomhet etterleves. For kommunerevisjonen innebærer det at de må inn i regnskapet å se at det er etablert et regnskapsmessig skille mellom husholdningsavfall og næringsavfall, og at kostnadene mellom husholdning/næring er fordelt forholdsmessig etter bruken. Kontrollutvalget ber revisjonen om å fortsatt følge opp Returkraft AS. Pilotprosjekt Revisjonssjefen orienterte om utvidet samarbeidsprosjekt mellom fylkesmannen i Vest- Agder, KS Agder og Kristiansand Revisjonsdistrikt. Med utgangspunkt i Meld St. 12 (2011-2012) «Stat og kommune styring og samspill» ble prosjektgruppen satt ned og formål er å se på muligheten for å gjennomføre et «pilotprosjekt» som skal utrede og gjennomføre koordinert tilsyn og kontroll på utdanningsområdet (primært). Prosjektgruppen er godt i gang med sitt arbeid. Vesentlighetsgrense Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om revisjonens vesentlighetsgrense og hva som er bakgrunnen for at den er satt slik den er. Norsk økonomisk forum NØF Forvaltningsrevisor Anne-Marie Varen orienterte om revisjonens deltakelse i Norsk økonomisk forum som er en tverrfaglig interesseorganisasjon som ble stiftet i 1991. Foreningens formål er å bekjempe økonomisk kriminalitet, med særlig fokus på samarbeid. NØF lokalt består av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS, Politi, Tollvesenet, Skatt Sør Arbeidstilsynet og Kemneren i Kristiansand kommune. Arbeidet i NØF er underlagt taushetsplikt, men revisjonen kunne opplyse på generelt grunnlag om arbeidet som gjøres. Fokusområdet i tiden som kommer vil være arbeidskriminalitet. Saken tas til orientering. Sak nr. 60/14 EVENTUELT I MØTE 11.12.2014 Sakene tas til orientering. Returkraft AS Styreleder inviteres til kontrollutvalgets møte 10.02.15 Side 7 av 8
Kontrollutvalget ønsker i sitt møte 10.02.2015 å få en oppdatering om situasjonen rundt Returkraft AS. Bakgrunnen for forespørselen er hovedsakelig Klima- og miljødepartementets vedtak om endring i Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften). Der ønsker utvalget en orientering om hva Returkraft AS har bestemt seg for å gjøre som følge av denne, og hvilke konsekvenser dette vil få for abonnentene og Kristiansand kommune. Returkraft AS Revisjonstjenesten til selskapet Kontrollutvalget ber sekretariatet om å rette en formell henvendelse til selskapet for å undersøke når revisjonstjenesten i selskapet sist var ute på anbud. Referat fra høstkonferansen på Broklandsheia 10.11.14 Sekretær for kontrollutvalget og kontrollutvalgets leder gav en kort oppsummering fra høstkonferansen. Påmelding til kontrollutvalgskonferansen 4-5 februar 2015 (frist 18.12.14) Vidar Kleppe og Birte Simonsen deltar. Kleppe meldes på via Vest-Agder fylkeskommune. Aktuelle saker til neste møte: Orientering ved styreleder i Returkraft AS Uheldig saksbehandling E-18/E-39 Ytre ringvei (Vige Volleberg) Skjærgårdsparken Oppfølging Avrenning i Studedalen (sak nr. 56/14) Oppfølging Intern varsling om kritikkverdige forhold (sak nr. 57/14) Neste møte 10. februar kl. 16:00 Neste møte avholdes i henhold til møteplanen 10. februar 2015 kl. 16:00 (NB: MERK KLOKKESLETT!). Saken tas til orientering. Side 8 av 8