Saksfremlegg Saksnr.: 09/4250-1 Arkiv: 420 &32 Sakbeh.: Per Hindenes Sakstittel: MEDARBEIDERUNDERSØKELSE - BARN OG UNGE SEKTOREN Planlagt behandling: Hovedutvalg for barn og unge Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& 1. Hovedutvalg for barn og unge er tilfreds med at det gjennomføres medarbeiderundersøkelser i sektoren. Slike undersøkelser er viktige for å få en samlet vurdering av ansattes tilfredshet med Alta kommune som arbeidsgiver og med jobbene de er satt til å utføre. 2. Hovedutvalg for barn og unge er enige i den valgte hovedstrategi om at slike undersøkelser gjennomføres hvert 2. år. 3. Hovedutvalg for barn og unge er tilfreds med de prosesser det legges opp til med sikte på å bruke medarbeiderundersøkelsen i forbedringsarbeidet med sikte på at vi skal utvikle enda bedre og mer givende arbeidsutfordringer til våre ansatte. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&& Saksopplysninger: Brukerundersøkelser er et viktig redskap i arbeidet med å måle innbyggernes tilfredshet med tjenester. Brukerundersøkelser er også et verktøy inn i arbeidet med å styrke målstyringen i Alta kommune. Barn og unge sektoren gjennomfører i 2009 følgende brukerundersøkelser: Barnehagetilfredshet foreldreundersøkelse. Gjennomføres i regi av Alta kommune, Barn og unge sektoren ved hjelp av dataverktøyet Quest back. Elevundersøkelsen elever i Alta skolene som går 5. og 6.klasse svarer på kommunal elevundersøkelse der spørsmålene bygger på nasjonal undersøkelse. Undersøkelsen gjennomføres av Alta kommune, Barn og unge sektoren ved hjelp av dataverktøyet Quest back. Elevundersøkelsen 7. og 10.trinn er en nasjonal undersøkelse som gjennomføres for alle elever i Norge. Undersøkelsen gjennomføres av Utdanningsdirektoratet. Elevundersøkelsen 8. og 9. trinn som gjennomføres for alle elever i Alta skolen. Undersøkelsen er den samme som elever på 7. og 10.trinn gjennomfører. Undersøkelsen gjennomføres av Alta kommune, Barn og unge sektoren. Medarbeiderundersøkelsen. Gjennomføres i regi av Barn og unge sektoren ved hjelp av Bedre kommune.no... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Vedlegg:
1. Resultater av medarbeiderundersøkelse i barn og unge sektoren samlet. 2. Resultat av medarbeiderundersøkelsen barnehager samlet. 3. Resultat av medarbeiderundersøkelsen skoler samlet. 4. Resultat av medarbeiderundersøkelse lederne i sektoren samlet. Andre saksdok.: Bakgrunn: Barn og unge sektoren gjennomførte medarbeiderundersøkelsen våren 2009. Resultatene av undersøkelsen er forelagt lederne i virksomhetene høst 2009 med sikte på at resultatene skal brukes som grunnlag for forbedringsarbeid. Undersøkelsen som er brukt er fra Bedre kommune.no, og resultatene fra våre medarbeidere sammenholdes med resultatene for de andre kommuner som har brukt undersøkelsen. Antall kommuner som har brukt undersøkelsen og som derved inngår i snittallene er angitt for hver undersøkelse. Det er bare 69 kommuner som har gjennomført undersøkelsen slik at det vanskelig kan sies at det er et nasjonalt snitt. Høring/merknader: Økonomiske konsekvenser: Undersøkelsen er gjennomført, og det medfører ikke ekstra kostnader for kommunen/sektoren å gjennomføre undersøkelsen. Vurdering: Datagrunnlaget som framskaffes gjennom verktøyet gir både muligheter til å sammenligne egne resultater over tid og å sammenligne egne resultater med andre. Det gir et grunnlag for intern organisasjonslæring og et utgangspunkt for sammenligning/læring i forhold til andre kommuner. Formålet med medarbeiderkartlegging er å gi et balansert bilde av faktorer som påvirker medarbeidernes arbeidssituasjon og trivsel med den hensikt å frambringe kunnskap om forhold vedrørende de ansatte som har betydning for deres rolle i å utvikle og effektivisere tjenestene. Denne kunnskapen skal: Gi den enkelte virksomhetsleder et grunnlag for en videre prosess på arbeidsplassen omkring konkrete forbedringstiltak Være et bidrag til å vurdere den enkelte virksomhetsleders resultatoppnåelse Gi den enkelte kommune et samlet bilde av medarbeidernes syn på sin arbeidssituasjon som grunnlag for å videreutvikle en lokal arbeidsgiverstrategi Gi grunnlag for å søke etter sammenhenger mellom medarbeidertilfredshet og kvalitet på kommunale tjenester Vurdering av nærmeste leder og ledelse på overordnet nivå inngår som elementer i denne kartleggingen. Samarbeidsforhold og faktorer i det daglige arbeidet er også sentrale områder. Forholdet til nærmeste leder og overordnet ledelse er viktig. Til sammen har disse områdene betydning for hvordan medarbeiderne opplever sin arbeidssituasjon. Det er et klart lederansvar å bidra til medarbeidernes trivsel og motivasjon. Verktøyet blir derfor et bidrag til å vurdere
ledelse på alle nivåer. Samtidig er det viktig å få frem medarbeidernes ansvar for en positiv utvikling av egen arbeidsplass. Medarbeiderundersøkelsen er utformet som et spørreskjema(dette er vedlagt som vedlegg 5) med følgende dimensjoner: Organisering av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid med kollegene Nærmeste leder Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger Stolthet over egen arbeidsplass Dimensjon er det samme som et tema/område. Under hvert av disse områdene er det utviklet et sett av indikatorer som i sum belyser hver dimensjon. Indikatorene er utformet som spørsmål. Svarene skal oppgis på en gradert skala fra 1 til 6. Det er i tillegg mulig å svare Vet ikke. For hver dimensjon er det et generelt spørsmål om tilfredshet på området. Til slutt er det et generelt spørsmål om den ansattes trives med arbeidet og arbeidssituasjonen. Undersøkelsen viser derfor score både for hver indikator (spørsmål), hver dimensjon og som en totalvurdering. Det er derfor mulig til å sammenligne seg både på overordnet nivå og på mer detaljert nivå med andre enheter eller kommuner. I tillegg til dette er det under dimensjonen Nærmeste leder - lagt inn spørsmål om det er gjennomført medarbeidersamtale og om hvordan denne vurderes av den ansatte. Hvordan undersøkelsen følges opp. Undersøkelsen følges opp o på den enkelte arbeidsplass o i sektoren o i kommunen God oppfølging = bedre svarprosent = bedre verktøy Undersøkelsen er et verktøy for faglig, prosessuell og arbeidsmiljømessig forbedring. Hvem skal ha tilgang til data? Her er det viktig med å være føre var. Undersøkelsens formål er å legge et grunnlag for forbedring i den enkelte virksomhet. Resultatene brukes derfor av sektorleder i oppfølging av den enkelte virksomhet og den enkelte leder. Bruk av resultatene må skje innenfor rammen av kommunens verdigrunnlag om åpenhet, trygghet og respekt. Sentralt i dette er at vi undersøker for å bli bedre, og det legges derfor ikke fram resultater for den enkelte virksomhet. Resultater for enkeltvirksomheter kan flytte fokus fra at undersøkelsen er et verktøy til forbedringsarbeid til at det blir et rangeringsverktøy. Dersom undersøkelsen gjøres til et rangeringsverktøy vil en trolig også flytte de ansattes fokus fra forbedring til et fokus der det gjelder om å bli best mulig, og da vil vi ha tapt verdien av denne type undersøkelser for kommunen som eier og arbeidsgiver. Sektorresultater rapporteres til politisk nivå som grunnlag for å vurdere status i sektoren. Videre presenteres tall for skoler, for barnehager og for ledere til hovedutvalg for barn og unge.
Oppfølging av ledere Undersøkelsen er ikke et verktøy for direkte lederevaluering, men resultatene vil i stor grad bli knyttet til den enkelte leders evne til å skape et godt arbeidsmiljø og evne til å legge til rette for at oppgavene løses best mulig. Det er derfor nødvendig at sektorledelsen følger opp resultatene i forhold til den enkelte virksomhetsleder. Kartlegging som grunnlag for forbedringsarbeid Hensikten er forbedring og effektivisering. Kartlegging og måling er virkemidler for å oppnå dette. Resultatet av kartleggingen vil gi kunnskap om sterke og svake sider når det gjelder de ansattes trivsel og arbeidsforhold. Det gjelder både for den enkelte enhet og for kommunen samlet. En utviklingsplan på hver arbeidsplass En mulig oppfølging er å lage en plan for forbedringstiltak som angir konkrete tiltak, tidsfrister og hvem som skal ha gjennomføringsansvar. Det å vektlegge områder som får en god score kan også være verdifullt. Å videreutvikle det positive kan være like effektivt som å fokusere på de vanskelige områdene. Svarprosenten på denne undersøkelsen er samlet 65 %, og det må sies å være et tilfredsstillende resultat første gang dette gjennomføres. Det innebærer at vi har meninger fra 477 medarbeidere i de resultatene som angis under:
Resultater for sektoren samlet framstilt med hoveddimensjonene: Resultater for barnehager samlet framstilt med hoveddimensjonene:
Resultater for skoler samlet framstilt med hoveddimensjonene: Resultater for ledere samlet framstilt med hoveddimensjonene:... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&& Alta 02.10.2009 Per Hindenes Leder Barn og unge sektor