Skihyttevegen Hytteeierforening Styrets beretning for 2015 Skihyttevegen Hytteeierforening, stiftet 2. november 2007, er registrert i Foretaksregisteret og Frivillighetsregisteret med organisasjonsnummer 992 021 411. Hovedformålet med foreningen er å ivareta medlemmenes felles interesser i å ha et godt fungerende hytteområde, herunder tilby felles infrastruktur som helårsvei, vann og avløp. Foreningen skal videre bidra til felles infrastruktur på Nordseter i samarbeid med de til enhver tid aktuelle samarbeidspartnere samt ivareta medlemmenes interesser overfor myndigheter, grunneiere og øvrige interessenter. Foreningens nedslagsfelt er de eiendommene som har Skihyttevegen som adresse. 1. Organisering Styret valgt på årsmøte 2. april 2015 har hatt denne sammensetningen: Hans Thomas Holbye Jon Flatebø Trond Fidje Arild Bakken Åge Langsethagen Stein Erik Haavi Varamedlemmer: (2015-17); økonomi (2015-17); veg, bom og snøbrøyting (2013-16); vann- og avløpsanlegget (2014-16); annen infrastruktur (2013- ); grunneierforhold (2013-17); styreleder Revisor:
Bjørn R. Bakkum (2013-17) Jørgen Galtestad (2015-17) Bård Scheie (2015-17) Valgkomité: Tove Røysted Aker Per J. Eitzen Stein Erik Haavi Øvrige tilknyttede oppgaver som ikke velges av årsmøtet: Kontaktperson vegbom Skihyttevegen: Kåre Vang Kontaktperson vegbom Høgfjellia: Jens Arne Morken Styrets representanter i Høgfjellia Veilag: Per J. Eitzen Jon Flatebø Trond Fidje og Arild Bakken ønsker å tre ut av styret etter hhv. 3 og 2 år der begge har skjøttet sine verv på en meget god måte til beste for foreningens medlemmer. Stein Erik Haavi, Hans Thomas Holby og Jon Flatebø er ikke på valg. Revisor ble valgt for 2 år i 2015. Valgkomiteen velges av styret.
2. Styrets arbeid Det sittende styret har gjennomført 4 styremøter. Rutinene for de ulike ansvarsområdene er nå godt innarbeidet og det har kun vært behov for mindre justeringer siste året. Hvert styremedlem har tatt ansvar for sine oppgaver og rapportert tilbake til styret i styremøtene. Mellom styremøtene har det vært god dialog via e-post og mobil. De viktigste oppgavene for hvert ansvarsområde i inneværende styreperiode har vært: Økonomi: 2015 er første hele året med ekstern forretningsfører. Det er fortsatt behov for tett oppfølging, men rutiner og prosedyrer kommer etter hvert på plass. Fordelaktig å ha ett sentralt digitalt system for håndtering av bilag, tilhørende bokføring og medlems- og leverandørdata. Det forenkler arbeidet med fakturering og tilhørende registering og oppfølging. Regnskapet er kommentert nedenfor. Vei, bom og snøbrøyting: Det har vært et år med en del uforutsette oppgaver for veiansvarlig. Bl.a. har Eidsiva utført den del arbeider på sitt nett som har medført graving flere steder på veien, samt skadet bom. Eidsiva har i hovedsak rettet opp og tilbakeført veien i opprinnelig eller bedre stand på de steder hvor det har vært gjort inngrep eller påført belastningsskader. Endelig ferdigbefaring på veien skal gjøres til våren Kostnader for skade på bom er fordelt mellom Eidsiva, maskinentreprenør og vår forening.
Brøyting og strøing har etter forholdene fungert rimelig tilfredstillende etter nødvendig oppfølging og korreksjoner. Det er etablert en prosjektgruppe for å vurdere vedlikeholdsbehovet for Skihyttevegen i årene fremover. Gruppen har avholdt befaring med egen veiekspert fra Rambøll med etterfølgende notat og forslag til tiltak og tilhørende kostnadsestimater. På bakgrunn av anbefalinger og drøftinger i styret er det bestilt arbeider for utbedring av Skikstadsvingen. Disse vil bli utført sommeren 2016. Videre tiltak i veien vil i hovedsak være utbedring av Harildstadkrysset og generelt utbedring av grøfter. Det har også i 2015 vært arbeid med å ordne opp i forbindelse med skader på bommen. Utviklingsmålet gitt av årsmøtet i 2013 om felles GSM-løsning med Høgfjellia er utestående da oppgavene nevnt ovenfor har blitt prioritert. Styret har gjennomført avstengning av nedre del av Skihytteveien i forbindelse med vårløsningen. I praksis har dette fungert bra og vil videreføres for inneværende år. Dugnaden første lørdag i juni ble gjennomført med godt fremmøte og økonomisk støtte fra mange av de som var forhindret fra å stille opp. Årets dugnad vil bli avholdt lørdag 4. juni 2016. Vann- og avløp: VA-anlegget har fungert godt, og med unntak av ca. ett døgn med manglende vanntrykk som følge av kommunale vedlikeholdsarbeider i januar 2016 har det ikke vært forstyrrelser i vannforsyningen.
Årlig vedlikeholdsservice ble gjennomført og noen utbedringsbehov avdekket og utbedret. Driften er under god kontroll og vedlikeholdsrutiner følges opp. Som følge av lave vedlikeholdskostnader de siste to år er driftsfondet pr 31.12.15 bygget opp til målsatt nivå, og VA-avgiften for 2016 som følge av dette redusert til kr 400,-/hytte. Annen infrastruktur: Lillehammer Kommune gjorde det klart at de ikke vil vurdere å overta drift og vedlikehold for Skihyttevegen eller VA-anlegget i et møte i 2014. Styret anser det som urealistisk å snu kommunens holdning i denne saken og saken vil bero inntil nye momenter kommer opp. Styret formidlet i 2015 dialogen mellom Høgfjellia og foreningens medlemmer med vegrett gjennom Høgfjellia angående betaling for renovasjonsplassen i Høgfjella. Beslutning om betaling er et anliggende mellom den enkelte hytteeier og Høgfjellia. Ordningen med kjøring av tilførselsløype for Skihyttevegen og Høgfjellia videreføres. Forslaget om å endre og forbedre tilførselsløypa samt endring av permanent trase for kjøring med tråkkemaskin lot seg ikke praktisk gjennomføre pga. grunnforholdene. Det snør fortsatt ikke ferdige skispor og hvert medlems bidrag til dugnadsarbeidet gjennom Nordseter Utvikling er nødvendig for å opprettholde god standard på skiløypene og verdiene på hyttene i området. Faktureringsordningen for innbetaling til Nordseter Utvikling og Nordseter Vel er forbedret. Erfaringene med disse forbedringene vil bli evaluert før styret vil vurdere å foreslå for årsmøtet å
stemme over kollektiv innbetaling til Nordseter Utvikling og/eller Nordseter Vel, slik det ble fremmet ønske om i årsmøtet 2013. Styret ønsker en høy medlemsandel som bidrar til Nordseter Utvikling og Nordseter Vel. 3. Årsregnskap (16. februar 2016): Omsetning for 2015 ble kr. 286.169 versus kr. 422.324 i 2014. Den store forskjellen mellom 2014 og 2015 skyldes i hovedsak at vi i 2014 både hadde ekstra innkalling knyttet til ny bom og til ekstraordinær brøyteavgift. Resultat for 2015 ble kr. 82.862 versus kr. 48.726 i 2014. Resultatet for 2015 tilskrives kr. 24.713 fra vanlig drift av Skihyttevegen, kr. 5.250 fra Brøyting og VA / VARR på kr. 52.898. VA/VARR er fordelt til VA-Driftsfond med kr. 27.716 og til VARR-Fondet med kr. 25.182. VA driftsfondet er pr. 31.12.2015 totalt på kr. 73.479, som er tilfredsstillende. Dette har medført at VA-avgiften for 2016 ble redusert fra kr. 550.- i 2015 til kr. 400. Balansen er totalt på kr 489.429. Total egenkapital er på kr. 439.010 som fordeler seg med kr. 133.584 på VARR-fondet, kr. 73.479 på VA-driftsfond, kr. 39.174 på brøytefond og kr. 192.773 på annen egenkapital. 4. Grunnlag for videre drift: Styret vurderer økonomien som solid og foreningen har et godt grunnlag for videre drift. Dog kan imidlertid fremtidige oppgraderinger og forbedringer av veien medføre økte utgifter.
5. Arbeidsmiljø: Samarbeidet i styret har vært godt. Hver enkelt styremedlem har utført sine oppgaver og ansvar med kvalitet og i samarbeidsånd til beste for foreningens medlemmer. 6. Ytre miljø: Foreningens arbeid påvirker ikke det ytre miljø ut over normal påvirkningsgrad. 7. Likestilling: Styret har siste året bestått av menn. Styret støtter prinsippet om likestilling. Nordseter 20. februar, 2016 ------------------------ ----------------------- ---------------------- Hans Thomas Holbye Jon Flatebø Trond Fidje Styremedlem (sign) Styremedlem (sign) Styremedlem (sign) ------------------------ ----------------------- ---------------------- Arild M. Bakken Åge Langsethagen Stein Erik Haavi Styremedlem (sign) Styremedlem (sign) Styreleder (sign)