Årsberetning for 2018 Høgfjellia Veilag

Transkript

1 Side 1 av 3 SAK 2 Årsberetning for 2018 Høgfjellia Veilag Høgfjellia Veilag, stiftet 28. mars 2013, skal forestå drift og vedlikehold av felles veinett og adkomstveier i Høgfjellia på vegne av Veilagets medlemmer. 1. Styret og andre tillitsverv - Organisering Styret har etter årsmøtet 29. mars 2018 har hatt denne sammensetning: Even Chiodera Bjørn Sandelien Anne Sofie Knoph Stig W. Asplin Ottar Madslien Jon Flatebø Høgfjellia Høgfjellia Høgfjellia Høgfjellia Skihyttevegen Skihyttevegen Styreleder Styremedlem Varamedlem (fungert som ordinært styremedlem) Varamedlem Styremedlem Styremedlem Styret har manglet et varamedlem fra Skihyttevegen for å tilfredsstille lagets vedtekter. Alle medlemmer fra Høgfjellia har samtidig utgjort styret i Høgfjellia Vel. Valgkomité: Revisor: Ketil Lodding og Per Kumle Bjørn Davidsen Øyvind Holmeide kontakt GSM-bom 2. Styrets arbeid Styret har hatt ett formelt styremøte. På grunn av den nye organiseringen av styrene i vel og veilag har veilagssaker også vært viktige diskusjonspunkter på styremøtene i Høgfjellia Vel. Kommunikasjon særlig med Skihyttevegens medlemmer i styret har derfor i stor grad skjedd ved e-post og telefon. Særlig viktig var samordningen med Skihyttevegen Hytteeierforening ved inngåelsen av avtale med Endre Brennum Drift AS, som ny entreprenør for snøbrøyting og veivedlikehold, da Skihyttevegen inngikk tilsvarende avtale med samme entreprenør. På to områder har styret nedlagt et betydelig arbeid. Det gjelder innhenting av erfaringer fra inneværende brøytesesong som grunnlag for oppfølgning av den nye entreprenøren. Videre har det vært svært arbeidskrevende å følge opp manglende innbetalinger av fakturerte avgifter. I den forbindelse er det brukt mye tid til kvalitetssikring av kontaktinformasjon (jf. sak 4). 3. Resultat- og balanseregnskap for 2018 Styret viser til vedlagte resultat- og balanseregnskap samt erklæring fra vellets revisor. For Høgfjellia Vel vises til særskilt regnskap, beretning og revisjonserklæring. Regnskapet pr viser et regnskapsmessig overskudd på kr ,- som medfører at egenkapitalen øker fra kr ,- (2017) til kr ,- inklusiv det udisponerte overskuddet i Dette skyldes fordeling av inntekter mellom Vel og Vei. Styret bestemte en annen fordeling for 2018 enn det var i Derfor blir det vanskelig å sammenligne et år mot et annet, når fordelingen av inntektene varierer. En annen årsak til underskudd er jo selvfølgelig at noen kostnadsposter har økt. Styret i veilaget anser økonomien som tilfredsstillende.

2 Side 2 av 3 Inntekst- og kostnadsfordeling Inntekter og kostnader blir hvert år fordelt mellom Vel og Vei etter instruks fra styret. I 2018 er regnskapskostnadene fordelt 35 % Vel og 65 % på Vei. Styremøtekostnader er fordelt 50/50. Inntekter og kostnader for 2018 er fordelt slik styret har bestemt. Dette er hensyntatt og reflekteres i årsregnskapet for På grunn av at dette ble avklart i 2019 er det ført mellomværende mellom Vel og Vei (Vei har penger til gode fra Vel iht. til regnskapet for 2018). Kommentar til noen poster i regnskapet Fordringer dette er fordring til «Vel» på grunn av fordeling av inntekt og kostnader kr Kostnader: Annen driftskostnad har økt med kr i forhold til Snørydding økt med kr 178 Bomkostnader økt med kr 413 Kjøp bombrikke økt med kr 689 Årsmøtekostnader minket med kr 117 Regnskapshonorar økt med kr En faktura fra 2017 på kr er bokført i 2017, så regnskapskostnaden for veilaget skulle vært kr høyere i 2017 og tilsvarende lavere i : regnskap = : regnskap = Regnskapsfører Kostnader til ekstern regnskapsfører økte totalt med kr ,- (samlet for Vel og Veilag). Hovedårsaken til denne økningen er ekstraarbeid tilknyttet innkrevingsprosessen av årsavgifter og kontingenter i 2018 som tok 80 dager. Kundefordringer Det er ingen åpne poster pr Leverandørgjeld Det er 3 åpne poster pr Disse er betalt i januar Erfaringer veivedlikehold og snøbrøyting Firma Lars Jeistad Graving og Transport AS transporterte i januar 2018 vår tidligere kontrakt om snøbrøyting og vegvedlikehold til Jeistad Entreprenør AS, som ensidig kort tid etter sa opp avtalen med virkning fra 31. april I stedet for et mulig juridisk etterspill valgte styret å gå inn i en prosess for å engasjere en ny oppdragstaker. En avtale med entreprenør Endre Brennum Drift AS (org. nr ) kom på plass i løpet av sommeren og ble videre detaljert i løpet av august/september. Brennum har tidligere brøytet i Skihyttevegen. Kontrakten som er inngått om snøbrøyting og veivedlikehold for perioden september 2018 til 31. august 2021 tilsvarer i hovedtrekkene vår tidligere kontrakt. Den nye kontrakten har imidlertid fått egne bestemmelser om veiskraping, grusing og grøfteutbedring etter hver vinter. Dessuten er det inntatt en bestemmelse om sikringstiltak ved vårflom.

3 Side 3 av 3 På sensommeren oppsto et akutt behov for utbedring av en del hull i vegbanen. Dette ble reparert gjennom et eget oppdrag, som også omfattet utbedring av vannskader. Styret er innstilt på å gjennomføre en del mer omfattende vedlikeholdstiltak i løpet av Alle hytteeiere i Høgfjellia og Nedre Høgfjellia har gjennom flere e-post meldinger informert om den nye kontrakten og presisert at den enkelte må sette opp brøytestikker som avgrenser parkeringen på egen tomt. Styret har også oppfordret medlemmene i Høgfjellia til å gi innspill om hvordan snøbrøytingen er blitt gjennomført og har mottatt et tjue talls klager særlig tidlig i brøytesesongen. Disse kan oppsummeres slik: Kvaliteten har vært ganske dårlig, men er blitt mye bedre gjennom sesongen Noen adkomster/p-plasser med brøytestikker er blitt «glemt» på brøyterunder Generelt er det blitt brøytet litt for smalt. Det gjelder både fellesveier og adkomster/p-plasser P-plasser er mange steder ikke brøytet ut til der brøytestikker står Flere ønsker informasjon både om planlagt og gjennomført brøyting Erfaringene er meddelt Brennum. Det førte til at mer erfarent brøytepersonell ble satt inn, som resulterte i en bedre brøytestandard. Den nye avtalen åpner for at endringer i brøyteplanen kan gjøres gjennom et tilleggsdokument. Styret vurderer at følgende punkter kan være aktuelle: Krav om at brøyting av p-plasser før helg skjer innen torsdag kl. 17:00 (og ikke fredag kl. 15:00) Innføring av GPS tracking for brøytingen og at informasjon fra denne blir koplet mot en lukket side på vår web-adresse 5. Andre tema Tinglysning av veiretter Styret i Skihyttevegen har i inneværende år arbeidet for at veiretten over Høgfjellia blir tinglyst for alle eiendommer i Skihyttevegen Hytteeierforening, som har slik veirett. GSM-bom GSM enheten for bomstyring som benyttes av brukere fra Skihyttevegen med vegrett var ute av funksjon en kort periode i mars. For øvrig har bommen fungert tilfredsstillende. En liten oppdatering av anlegget med utskiftning av antenner er planlagt. Strøkasse En strøkasse er satt ut på området for det gamle miljøtorget. Oslo, 3. april 2019 Bjørn Sandelien Ottar Madslien Jon Flatebø Styremedlem (sign) Styremedlem (sign) Styremedlem (sign) Anne Sofie Knoph Stig W. Asplin Even Chiodera Varamedlem (sign) Varamedlem (sign) Styreleder (sign)

4

5

6

7

8

9 Årsmøte 2019 Post 3: Årskontingent og felleskostnader Veilag endelig fastsetting for 2019 Til beslutning : kolonne NOK 2019 Forslag til vedtak : ingen endringer Endelig fastsettelse iht. vedtak årsmøte 2018 Hovedbok Beskrivelse NOK 2019 Årlig avgift Veilag Veiavgift felles veier 1750 Hvem gjelder avgiften for Alle hytter i Høgfjellia + alle som har bruksrett SHV

10 Årsmøte 2019 Post 4 : Forslag til bedre faktureringsprosess Innledning : Erfaringer faktureringsprosessen 2018 Status innbetalinger Åpne poster Fordeling sene betalere Kommentarer oppfølgingsprosessen Fakturagrunnlag 149 stk. 8 stk. betalt faktura 2 g Betalingsfrist 31. august 78 % innbetalt innen forfall 33 stk. 22 % sene betalere Oppfølgingsrunde #1 10. sept. /10 dager etter forfall 28 stk. 19 % sene betalere 32 % Høgfjellia 68 % Skihyttevegen Oppfølgingsrunde #2 1. oktober/30 dager etter forfall 7 stk. 28 % Høgfjellia 72 % Skihyttevegen Oppfølgingsrunde #3 31. oktober/60 dager etter forfall 3 stk. 1 stk. Høgfjellia 2 stk. Skihyttevegen 10. september - 1. oktober Utsendelse av gjentatte purringer på mail Svare på mail henvendelser 4. oktober Utsendelse av 7 inkassovarsel Flere ringe- og SMS runder Tidkrevende prosess å komme i kontakt med 2 stk. Oppfølgingsrunde #4 2 siste innbetalinger Betalt den 13. nov o g 19. nov 1 stk. Høgfjellia 1 stk. Skihyttevegen 19. november - ingen åpne poster Fakta: Har manglende kontaktopplysninger for Skihyttevegen, særlig svært få tlf.nr. Salg av hytter fanges ikke opp av styret Høgfjellia spesielt utfordrende Skihyttevegen Hytteeiere med ukjent tlf.nr. vanskelig å få tak i Generelt endringer i kontaktopplysninger: tlf./ mailadresser. Erfaringer 2018 : Regnskapsfører og frivillig styrerepresentanter Tidskrevende å kvalitetssjekke kontaktopplysninger (finne tlf.nr./ukjent tlf.nr./nye adresser) salg av hytter o Styrerepresentant bruker kveld /helg på arbeidet o Dagens oppfølgingspraksis øker kostnader for Vellet, regnskapsfører bruker tid Regnskapsfører registrere at det er noen gjengangere sene betalere Sen betaler innbetaler uten renter og gebyr Ikke alle er like hyggelige når de blir kontaktet på tlf. og eller mail Alle har en eller annen unnskyldning på hvorfor de er sene betalere D Dagens prosess må endres, vennlig hilsen oss som i 2018 har brukt 80 dager på å inndrive fakturaer!

11 Post 4 : Forslag til bedre faktureringsprosess Til beslutning: Retningslinjer faktureringsprosess f.o.m Årsmøte 2019 Begrunnelse : Dagens oppfølging av senere betalere er tidskrevende og kostnadsdrivende Tiltak - Gjeldende for hytteeiere i Høgfjellia og Skihyttevegen med adkomstvei Høgfjellia 1. Hytteeiere er ansvarlig for å: Oppgi endringer til det sittende styret i Høgfjellia Vel v/styrets leder evt. regnskapsansvarlig hogfjellia.vel@gmail.com Gi beskjed om ny adresse, mailadresser, ny eier/salg av hytte osv. Hvis noen selger sin hytte og mottar faktura/brev bør de oppfordres til å ta kontakt med styret, evt. regnskapskontoret med en gang. (ikke prøv å sende faktura videre til ny eier). 2. Styret innfører: Endret praksis når man søker bomtilgang (tlf. / brikke) kontaktskjema må fylles ut av hytteeiere Kartlegging sene betalere med fokus på å fange opp gjengangere sene betalere (dvs. de som mottar purring), slik at Styret kan vurderer ytterligere innstramninger mot denne gruppen 3. Innstramning av fakturainnkrevingsprosessen - forslag til vedtak Raskere prosess med følgende steg: 1. Utsendelse faktura midt august med betalingsfrist 14 dager 2. Purring (1. inkassovarsel) med renter og gebyrer sendes skriftlig ut 14 dager etter opprinnelig forfall med 14 dagers betalingsfrist 3. Brev om betalingsoppfordring varsel før utleggsbegjæring med 14 dager betalings frist Hvis ikke kravet er betalt da, blir saken sendt til Namsmannen ( trekk i lønn) Dette gjelder også ubetalte rente og gebyrer ( det er ikke opp til hytteeier å bestemme om han/hun vil innbetale betale renter og gebyrer) Konsekvenser ved manglende betaling: Bomtilgang fjernes (jf. vedtektene 8-2): Innebærer fjerning av telefonnummer og innlevering av mottatte brikker. Dette gjelder også ved manglende innbetalinger av renter og gebyrer. Dagens utstrakte ekstraservice fra regnskapsfører og frivillig styrerepresentanter for å komme i kontakt med hytteeiere som ikke betaler sin faktura, kan ikke videreføres på lik linje som i dag.

12 Årsmøte 2019 Post 5: Brøyteavgift for Nedre Høgfjellia Til beslutning : Fastsette brøyteavgift for areal til privat disposisjon og tilførselsvei for hytter i Skihyttevegen Saken gjelder: Skal hytteeiere som disponerer private parkeringsplasser på fellesområder i nedre del av Høgfjellia betale lik avgift for brøyting av areal til privat disposisjon, som øvrige hytteeiere i Høgfjellia? Bakgrunn - Endret praksis gjeldende for 2019 Styret i Høgfjellia Vel har besluttet at Nedre Høgfjellia, som inkluderer Skihyttevegen 53 og 55 skal betale faktiske kostnader for brøyting av parkeringsplass ved hytte på lik linje med øvrige hytteeiere i Høgfjellia. Denne beslutningen er fattet på grunnlag av at alle hytteeiere med Høgfjellia som adkomstvei, må likebehandles med å betale for goder. Styret mener at disse hytteeierne har vært heldig som hatt denne brøytegoden gratis i alle år. Fra og med 2019 er denne praksis imidlertid endret. Dette er gjort uten at styret har iverksatt noen prosess for krav om etterbetaling av faktiske tidligere års goder, som i en årrekke er betalt av øvrige hytteeiere i Høgfjellia. For 2019 ble beløpet satt til kr 1000,- på lik linje med Høgfjellia ellers. Begrunnelse 1. Styret mener at den store felles parkeringsplassen lengst vest i Høgfjellia ikke kan betraktes som en del av hovedveiene i Høgfjellia. Det gjelder også tilkomsten til parkeringsplassen. Dette arealet er bare nødvendig å brøyte på grunn av disse hytteeierens parkering. Denne disposisjonsretten gir grunnlag for innkreving av avgift. Så langt har brukerne av dette arealet hatt gratis brøyting av disse parkeringsplassene og tilførselsveien i anslagsvis 10 år. 2. I Høgfjellia Vel har man hatt fokus på likebehandlingsprinsippet og at alle støtter opp under fellesskapet for å sikre kvalitet i leveranser på goder og service. Dette betyr bl.a.; o alle betaler kr 1000,- for brøyting av areal til privat disposisjon (uansett størrelse) o alle betaler kr 1750,- for brøyting av allmenn vei/hovedvei (uansett benyttelse grad/bruk) Innstilling til beslutning ny praksis gjeldende f.o.m Styret erkjenner at brukerne av parkeringsplassen i nedre del av Høgfjellia har en noe annen situasjon enn hytteeierne i Høgfjellia og at teksten på fakturaen «brøyting egen eiendom» er misvisende. Fakturapunktet gjelder «brøyting av areal til privat disposisjon og tilførselsvei». Styret foreslår For hytteeiere som er brukere av parkeringsplassen i nedre del av Høgfjellia, settes avgiften for «brøyting av areal til privat disposisjon og tilførselsvei» til 70 % av det som er vanlig for øvrige hytteeiere i Høgfjellia og de i Skihyttevegen, som får brøytet frem til hytte, gjeldende i faktureringen f.o.m

13 Post 6: Årskontingent og felleskostnader Veilag budsjett for 2020 Årsmøte 2019 Til beslutning- kolonne NOK 2020 Innstilling Estimat for årskontingent og felleskostnader for 2020 likt nivå som 2019 Brøyting areal til privat disposisjon på fellesområder og tilførselsvei «Nedre Høgfjellia» iht. vedtak i årsmøte Hovedbok Beskrivelse NOK 2020 Årlig avgift Hvem gjelder avgiften for Veilag Veiavgift felles veier 1750 Alle hytter i Høgfjellia + alle som har bruksrett SHV