INNKALLING TIL ÅRSMØTE SANDERØD BÅTFORENINGEN Årsmøte avholdes på Sanderød bedehus lørdag 2.mai 2015 ca. kl 11:30. (rett etter vellet)

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE SANDERØD BÅTFORENINGEN 2015 Årsmøte avholdes på Sanderød bedehus lørdag 2.mai 2015 ca. kl 11:30. (rett etter vellet) Dagsorden: 1 Registrering og opptelling av antall stemmeberettigede 2 Valg av ordstyrer 3 Valg av to medlemmer til å skrive under protokollen 4 Styrets årsmelding 5 Regnskap 2014/ budsjett Havnereglement 7 Trekning av båtplassene med resultat 8 Tinglysning 9 Medlemsliste 10 Mottatte saker/forslag 11 Vedtakssaker 12 Valg 4. Styrets årsmelding Styrets årsmelding gjelder i all hovedsak for den perioden styret har vært engasjert. Fra Styret har i 2014 bestått av: Leder: Nestleder: Kasserer: Medlem: Medlem Revisorer: Bent Erik Haakenstuen Lars Bergstad Sara Nærstad Per Stareng Jan Ole Hyving Jan Ivar Andreassen og Halvard Gjørtz Valgkomité: Lars Bergstad og Frank Jensen 30. august 2014 ble nye Sanderød Velforenings Båtforening (les Båtforeningen) etablert. Dette er en underenhet av Sanderød Velforening, og medlemskap i båtforeningen fordrer medlemskap i vellet. Styret som ble valgt på dette møtet har jobbet videre med det arbeidet som prosjektgruppen startet på. Styret fikk overlevert informasjon og tilbud som var innhentet av gruppen. Informasjon om arbeidet ble fremlagt av Frank Jensen på stiftelsesmøte, og en representant fra Skjærgårdsbrygger forklarte fordeler og ulemper ved forskjellige løsninger.

2 Vi viser til informasjon sendt ut tidligere i forbindelse med informasjonsmøte 5. april 2014, generalforsamling 2014 og møtet 30. august På møtet 30. august 2014 ble det vedtatt å: 1. Jobbe for ferdigstillelse i løpet av Gå for alternativ 1 i presentasjonen (to flytebrygger med bølgedemper) 3. Bryggen skulle utføres i betong 4. Det skal legges til rette for vann og strøm til bryggene På bakgrunn av den jobben som prosjektgruppen hadde gjort, og som styret i vellet hadde gjennomgått, satt man igjen med tre gode kandidater på levering av brygger. Dette var - Skjærgårdsbrygger - Telebryggen - Vik Ørsta Ut i fra vedtakene på stiftelsesmøte valgte styret i båtforeningen og innhente oppdaterte tilbud på den valgte løsningen. Vi hentet også inn tilbud fra Rixo som vi ikke tidligere hadde mottatt noe fra. Tilbudene var som følger: - Skjærgårdsbrygger: mva - Telebryggen: mva - Vik Ørsta: mva - Rixo (SEK) + mva Valget falt på Skjærgårdsbrygger AS. Denne leverandøren har vært ledende gjennom hele prosessen, og vi fikk redusert prisen med kr i forhold til opprinnelig tilbud. (Kr mva) Ved avtaleinngåelse fikk vi også inkludert 3 badetrapper, 1 stupetårn, badebøyer for markering av badeplassen og innfesting til landgang med trillbar rampe. Ett resultat som styret er fornøyd med. Bryggesøknaden ble sendt til Halden kommune 9. desember 2014 og ble godkjent 28. januar Det er totalt 10 betongelementer som skal lages, og det leveres 2-3 stk pr uke. Det siste elementet er garantert levert innen 18. mai Etter dette trenger leverandøren ca 4 arbeidsdager for å fullføre siste rest. Anlegget forventes ferdigstilt i løpet av mai måned, men Halden kommune krever at ferdigattest og tinglysningen er på plass før anlegget tas i bruk.

3 5. Regnskap 2014/ budsjett 2015 Regnskapet for 2014 ble ferdigstilt i februar 2014 og revisorene ga sin uttalelse 12. april Det er ingen kostnader i Inntektene er renter. Innskudd bank og gjeld er medlemmenes innbetalte beløp pr til dekning av kostnadene som kommer. Vedlegg 1: Årsregnskapet Budsjett 2015 Grunnet stor kostnadsbelastning i forbindelse med anlegget foreslår styret at det ikke betales noen kontingent for inneværende år. Fra 2016 foreslår styret en kontingent på kr 500 pr år. 6. Havnereglement Styrets har satt opp et havnereglement for sommeren Havnereglementet vil bli løpende vurdert og det vil kunne komme endringer når man ser hva som trengs av regler for Sanderød Båthavn. Dersom medlemmene gjennom båtsesongen ser behov for ytterligere regler/ endring av eksisterende regler ber vi om at dette meddeles styret. Vedlegg 2: Havnereglementet 7. Trekning av båtplasser med resultat Båtplassene ble trukket torsdag på Sanderød. Tilstede var tre av styrets medlemmer, Per Stareng, Jan Ole Hyving og Sara Nærstad, samt Jan Ivar Andreassen som er en av revisorene. Trekningen ble gjennomført ved at man hadde klippet opp medlemslisten slik at alle medlemmer i vellet hadde en lapp hver. Fordi plassene skal tinglyses ble også trukket plasser til de 6 hyttene som ikke er med i båtforeningen i dag. Båtplassene hadde blitt nummerert fra 1 60 i stigende rekkefølge fra innerst på innerste brygge og utover. Vi startet på plass nummer en og trakk fortløpende opp til 57. De siste tre plassene er forbehold gjester. Alle lapper ble kontrollert og godkjent av revisor. Vedlegg 3: Resultatet av trekningen

4 8. Tinglysning Alle medlemmer i vellet vil få en tinglyst rettighet på båtplass i Sanderød Båthavn. For å utøve denne rettigheten må man både være betalende medlem i vellet og båtforeningen. Rettigheten er tinglyst på hoved bøle (Vellets eiendom). Dette er gjort for å kun få ett tinglysningsgebyr, og ikke 57 gebyrer. Styret i båtforeningen vil utarbeide en form for andelsbevis når tinglysningen er på plass og bryggeanlegget er ferdig, slik at hver enkelt hytteeier (gård- og bruksnummer) som er godkjent medlem i båtforeningen i dag vil få utlevert dette. 9. Medlemsliste Styret vil utarbeide en medlemsliste som alle medlemmer vi få tilsendt slik at man har informasjon om hvem som ligger hvor og kontaktinformasjon til båteier. Dette for å kunne ta kontakt med rett båteier ved eventuelle skader, vann i båten og lignende. Vi ber derfor medlemmene om å gi beskjed dersom de bytter telefonnummer, e-postadresse eller får ny postadresse. 10. Mottatte saker/ forslag Styret her ikke mottatt noen saker til behandling. 11. Vedtakssaker Vedtakssak 1: «De 6 plassene» Iht godkjennelsen fra Halden kommune, kunne Sanderød båthavn bygges ut med maksimalt 60 plasser, hvorav 3 plasser var reservert til gjesteplasser. Etter stiftelsesmøte og bindende innmelding i båtforeningen ble det klart at det var 51 hytter som var interessert i båtplass nå. Det ble tatt opp på styremøte i båtforeningen og på styremøte i velforeningen om man skulle bygge ut en mindre båthavn eller om man skulle gå for en full utbygging med en gang. Begge styrene valgt en full utbygging. Noen hadde allerede da foreslått å betale for to plasser, dersom man fikk muligheten til å leie en ekstra plass. Styret vurderte muligheten for dette, og mente dette kunne være en god løsning slik at prisen pr hytte ble lavere. Det ble sendt ut en e-post til alle medlemmene i vellet hvor man ga muligheten til å melde sin interesse for en slik løsning. Det var 6 som meldte sin interesse. I løpet av vinteren har det i oppstått en diskusjon rundt dette og saken ble satt på vent. Det ble derfor bestem at problemstillingen skal vedtas på generalforsamlingen.

5 Slik styret ser det har vi to valg: 1. Kostnaden for de 6 plassene deles likt på de 51 som er med i dag 2. De 6 plassene dekkes av medlemmer som er villige til å betale dobbelt nå for å leie en ekstra plass på ukjent tid. Informasjon rundt alternativ 2. Slik styret ser det er ikke dette i strid med vedtektene fordi man aldri vil eie denne plassen. Alle plassene tinglyses på de hytteeiendommene som er medlemmer i vellet i dag, men på en slik måte at man må være medlem i både velforeningen og båtforeningen for å kunne benytte seg av denne plassen. De som betaler for en ekstra plass får derfor kun tinglyst en plass, som alle andre. De 6 som ikke er medlemmer i dag kan når som helst velge å melde seg inn i båtforeningen. De vil da ha krav på en av disse plassene, når de har betalt iht reglene i vedtektene. Beløpet tilfaller da den som har lagt ut. Prisen skal indeksreguleres årlig. Dersom ingen av disse 6 vil si fra seg sin ekstraplass frivillig, trekkes det. Det vil bli foretatt en ny runde på interessenter til de 6 plassene etter generalforsamlingen. Dersom det kommer ny interessenter og det er flere enn 6, vil det trekkes. Vi oppfordrer de som er interessert til å gi beskjed rett etter generalforsamlingen. Prisen på anlegget er kr , inkl mva. I tillegg kommer kostnader til kommunen, tinglysning, belysning, vann, strøm og eventuelle småarbeider som må gjøres på land. Mottatt tilbud fra OPØ på vann til brygga er på kr mva, forutsatt at arbeidet utføres nå som de er der. De andre kostnadene er ikke endelig avklart. Styret vurderer å utsette noen av arbeidene for at kostnadsbelastningen ikke skal bli for stor nå. Prisen pr hytte blir derfor ved Alternativ 1 kr Alternativ 2 kr Dersom generalforsamlingen velger alternativ 1, må kr innbetales senest

6 Til avstemming: Alternativ 1 alle deler kostnaden ved de 6 plassene. Pris pr båtplass blir kr og man betaler kr innen Alternativ 2 man gir 6 medlemmer muligheten til å leie en ekstra plass mot å dekke kostnaden for en plass av kr Disse 6 skal betale kr innen Vedtakssak 2: Utleie av båtplasser. Styret har diskutert hvorvidt båtforeningen skal administrere all utleie av plasser, eller kun utleie av plasser båtforeningen eier selv, heretter «egne plasser» (dersom resultatet av valgsak 1 blir at båtforeningen skal betale disse plassene) Det er antakelig flere som er med i båtforeningen i dag som ikke har båt enda og som kunne tenke seg å leie ut denne til andre i båtforeningen. Der er ikke tillat å leie ut til andre utenfor båtforeningen iht vedtektene. Dersom styret skal håndtere all utleie vil en andel av leien tilfalle båtforeningen. For båtforeningens egne plasser tilfaller hele leien båtforeningen. I gammel båtforening gikk all utleie gjennom båtforeningen. Dette innebærer mye arbeid for båtforeningen, men man har til gjengjeld god kontroll på hvem som har plass hvor, og man får inn mer penger til båtforeningen. På den annen side kan man kanskje synes det er unødvendig at naboen skal betale for en plass man ville lånt bort gratis, og spesielt hvis båtforeningen skal ha en del av beløpet. Vi ser for oss to mulige løsninger som vi vil det skal stemmes over. Til avstemming: Alternativ 1 - Båtforeningen administrerer kun «egne plasser». Disse leies ut for kr pr sesong og pengene tilfaller båtforeningen. Alternativ 2 - Båtforeningen administrerer all utleie, og har krav på 1/2 av utleiebeløpet for andres plasser, og hele utleiebeløpet av «egen plasser». Dersom all utleie skal gå gjennom båtforeningen innebærer det at man ikke kan leie ut til naboen på egenhånd.

7 Vedtakssak 3: Kontingent Styret foreslår å «vente et år» med kreve inn kontingent siden det er mye kostnader for hytteeierne om dagen. Alternativ 1 - Båtforeningen kan kreve inn kr 500 i kontingent i Alternativ 2 - Kontingenten skal vedtas på GF i Valg Viser til vedtektene 3, avsnitt 1. Valgkomiteens innstilling til valg av nye styremedlemmer. Leder: Nestleder: Kasserer: Medlem: Medlem Bent Erik Haakenstuen ikke på valg Lars Bergstad ikke på valg Sara Nærstad på valg (representant fra Styret i Sanderød Velforening) Per Stareng ikke på valg Jan Ole Hyving ikke på valg Det er besluttet å bruke samme revisor og valgkomite som i vellet, pr dd: Revisor 1: Jan Ivar Andreassen ikke på valg Revisor 2: Hallvard Gjørtz på valg Valgkomité: Lars Bergstad på valg Frank Jensen ikke på valg Vel møtt til generalforsamlingen 2015 Sanderød, 15 april 2015 Styret Sanderød Båtforening Vedlegg 1: Regnskap 2014 Vedlegg 2: Havnereglement Vedlegg 3: Resultat av trekning av båtplass