TYNSET KOMMUNE MØTEINNKALLING KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: 25.01.2011 Tid: Kl. 18.00 Informasjon om notat: Bystatus for Tynset prosess for etablering av en omdømmestrategi. Diskusjonsgrunnlag TILLEGGSSAKLISTE Saksnr. Tittel 11/11 MANDAT OMSTILLINGSPROSJEKT TYNSET, den 21.01.2011 Bersvend Salbu (s) ordfører Eventuelt forfall meldes snarest til Servicetorget, på tlf.62 48 50 00 eller e-post: postmottak@tynset kommune.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Møtet er åpent for publikum. Dokumentene er lagt ut til gjennomsyn på Servicetorget og Tynset bibliotek. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 1 av 5
MANDAT OMSTILLINGSPROSJEKT Arkiv: 031 &40 Arkivsaksnr.: 11/49 Saksbehandler: Morten B. Often Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 11/11 Kommunestyret 25.01.2011 Vedlegg Andre dokumenter i saken 1. MANDAT OMSTILLINGSPROSJEKT, datert 21.01.2011 Melding om vedtak sendes til SAKSOPPLYSNINGER I forbindelse med budsjettarbeidet for året 2011 samt økonomiplanperioden 2011-2014 ble det vedtatt at kommunen må iverksette et omstillingsprosjekt for å redusere kostnadene på driftssida. Det er drøftet at formannskapet sammen med rådmannen og arbeidstakerorganisasjonene skal utgjøre styringsgruppa for prosjektet. Styringsgruppa må videre organisere arbeidsgrupper som ser på hvilke tiltak som skal settes inn for å være i stand til å nå de krevende målene i økonomiplanen. Saken er ikke lagt fram som egen sak i formannskapet, men rådmannen har drøftet innhold i mandat med formannskapet. Styringsgruppas mandat og arbeid skal vedtas av kommunestyret, mens det utover dette er opp til styringsgruppa å organisere prosessen videre. I vedtatt økonomiplan ligger det inne følgende innsparinger: 2012 2013 2014 Sum 6 mill 9 mill 11 mill 26 mill Tallene som ligger til grunn for innsparing i økonomiplanperioden tar utgangspunkt i at man ikke bruker engangspenger for budsjettering i drift. Tilsvarende mål lå til grunn for omstillingsarbeidet i 2001/2002 og KS gir samme anbefaling for hvordan en sunn kommuneøkonomi skal være. Situasjonen for 2011 medfører også reduksjoner, og for at det skal bli helhet i arbeidet må inneværende budsjettår bli sett i sammenheng med de kommende slik at prosjektet tar inn over seg alle utfordringer som ligger i vedtatt økonomiplan. Sist Tynset kommune gjennomførte et omstillingsprosjekt var i perioden 2001-2002. I budsjettvedtaket for 2001 vedtok kommunestyret på bakgrunn av komiteutredningen Nye tider, nye utfordringer og nye muligheter, at det skulle igangsettes en OU-prosess. Senere ble prosessen omdefinert fra et OU-prosjekt til et omstillingsprosjekt. Arbeidet medførte blant TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 2 av 5
annet at kommunen vedtok ny organisasjonsmodell. Det ble satt ulike mål for omstillingsarbeidet innenfor områdene tjenesteproduksjon, organisasjon, økonomi og et generelt område. De økonomiske målene var: Tynset kommunes ambisjoner og aktivitetsnivå skal tilpasses kommuneøkonomiens langsiktige bæreevne. Tynset kommunes drift skal gi et såpass overskudd at kommunen har tilstrekkelig buffer, og kan delfinansiere investeringene. Mål om 2 % netto driftsresultat. SAKSVURDERING Som vist til under saksopplysninger er kommunen i en slik økonomisk situasjon at det må sees på tiltak utover det som tilhører en ordinær budsjettprosess. Organisasjonsmodellen som ble vedtatt i 2001 ble evaluert i 2010 og konklusjonen var at man i stor grad er fornøyd med denne modellen. Av denne grunn er det ikke omfattende strukturendringer ift organisering som er hovedspørsmålet, men at den økonomiske fordelingen til tjenesteproduksjon og tjenestekvalitet må vurderes og endres. Tallene som er lagt til grunn for innsparingen er av en slik størrelse at det er helt nødvendig å vurdere hvilke tjenester som skal leveres og hvilket nivå dette skal være på. Likevel må man være åpen for at man underveis i prosessen kommer fram til konklusjoner og vurderinger som gjør det nødvendig å se på organisatoriske tiltak som er mer overgripende enn det prosessen innledningsvis skulle tilsi. Kommunestyret må legge de nødvendige føringer for arbeidet som skal gjøres, og disse bør inneholde: Mål Målet med prosessen er å sette kommunen i en posisjon som gir økonomisk handlefrihet gjennom et driftsnivå som tilpasses de rammene som kommunestyret vedtok for økonomiplanperioden 2011-2014. En sunn økonomi gir mulighet for et tilfredsstillende netto driftsresultat og avsetning av reserver for både fremtidige investeringer og svingninger i drift. Dette er en nødvendig buffer for at kommunen skal ha forutsigbarhet i sin tjenesteproduksjon. Mandat Styringsgruppa har ansvar for å organisere arbeidet med omstillingsprosjektet. Det er opp til styringsgruppa hvordan arbeidsgruppene organiseres. Sentrale momenter som styringsgruppa må ta med i sitt arbeid: Vurdering av det tjenestenivået som leveres i dag. Tiltak for å redusere drift i 2011. Tiltak for å redusere drift i perioden 2012-2014. Konsekvenser av redusert driftsnivå. Nye krav og ny lovgivning må være med i vurderingen når man ser på driftsnivå. Fokus på ressursutnytting. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 3 av 5
Forutsetninger Ingen fast ansatte skal bli sagt opp. Ved naturlig avgang skal ny stillingsutlysning vurderes i hvert enkelt tilfelle. Endring i arbeidssted og arbeidsinnhold kan påregnes. Det må opprettes en stillingsbank slik at man raskt kan vurdere behov og mulighet for omplassering ved ledighet i stilling. Første delmål presenteres for styringsgruppa i juni. Da legges det fram en plan som beskriver virkningen av redusert driftsnivå, samt detaljert oppsett for driftsnivå i 2012. Styringsgruppa vurderer videre arbeid selvstendig i prosessen. Det er opp til styringsgruppa å vurdere hvorvidt saker underveis i prosessen må opp til politisk behandling i kommunestyret. Medvirkning: Arbeidstakerorganisasjonene skal være representert i styringsgruppa og arbeidsgrupper. Det anbefales at styringsgruppa oppretter et tilstrekkelig antall arbeidsgrupper som representerer de ulike fagområdene. Arbeidsgruppene bør bestå av 3-4 personer. Rådmannens innstilling: Kommunestyret gir følgende føringer til styringsgruppa for omstillingsprosjektet: Mål Målet med prosessen er å sette kommunen i en posisjon som gir økonomisk handlefrihet gjennom et driftsnivå som tilpasses de rammene som kommunestyret vedtok for økonomiplanperioden 2011-2014. En sunn økonomi gir mulighet for et tilfredsstillende netto driftsresultat og avsetning av reserver for både fremtidige investeringer og svingninger i drift. Dette er en nødvendig buffer for at kommunen skal ha forutsigbarhet i sin tjenesteproduksjon. Mandat Styringsgruppa har ansvar for å organisere arbeidet med omstillingsprosjektet. Det er opp til styringsgruppa hvordan arbeidsgruppene organiseres. Sentrale momenter som styringsgruppa må ta med i sitt arbeid: Vurdering av det tjenestenivået som leveres i dag. Tiltak for å redusere drift i 2011. Tiltak for å redusere drift i perioden 2012-2014. Konsekvenser av redusert driftsnivå. Nye krav og ny lovgivning må være med i vurderingen når man ser på driftsnivå. Fokus på ressursutnytting. Forutsetninger Ingen fast ansatte skal bli sagt opp. Ved naturlig avgang skal ny stillingsutlysning vurderes i hvert enkelt tilfelle. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 4 av 5
Endring i arbeidssted og arbeidsinnhold kan påregnes. Det må opprettes en stillingsbank slik at man raskt kan vurdere behov og mulighet for omplassering ved ledighet i stilling. Første delmål presenteres for styringsgruppa i juni. Da legges det fram en plan som beskriver virkningen av redusert driftsnivå, samt detaljert oppsett for driftsnivå i 2012. Styringsgruppa vurderer videre arbeid selvstendig i prosessen. Det er opp til styringsgruppa å vurdere hvorvidt saker underveis i prosessen må opp til politisk behandling i kommunestyret. Medvirkning: Arbeidstakerorganisasjonene skal være representert i styringsgruppa og arbeidsgrupper. TYNSET KOMMUNE Møteinnkalling: Kommunestyret Side 5 av 5