PROSJEKTERINGSFASEN 18.04.2013
Hva kjennetegner dagens prosjekter Komplekse og lange prosesser Fra anskaffelse til ferdigstilling Mange involverte i alle faser Myndigheter, byggherre, prosjekterende, utførende, brukere og driftstekniske ressurser osv Større internasjonal konkurranse om prosjektene i alle faser Eksempelvis bybanen, nytt biogass anlegg osv. Språkbariærer og kulturforskjeller hos rådgivere, utførende og brukere Behov for stor faglig bredde og kompetanse Økende krav til planlegging, rapportering, gjennomføring, igangsetting drift og vedlikehold Nødvendig med oppdatering, kursing og godkjenninger Mer fokus på spesialfagområder som for eksempel bygningsfysikk, Geoteknikk, brannsikkerhet, Breeam, miljø teknisk kompetanse. Krav til uavhengig kontroll
Hva kjennetegner dagens prosjekter Høyere endringstakt i bruksområder, fleksibilitet Fortsatt tradisjonell gjennomføring Manglende kultur for helhetstenkning og åpenhet, ref. kontrakter om åpen bok og samspill. God kommunikasjon blir ofte tatt for gitt Mange E-Post med tilhørende stress, absorbering og behandling av upersonlig informasjon Videokonferanser som er uformelt og lite tillitsskapende men bedre enn vanlig tlf samtale
Mål prosjektering = skape verdier Dette får vi til ved : å starte så tidlig som mulig når oppgaven er definert at oppdragsdeltakere har god målforståelse med tilhørende suksesskriterier grundig bestilling fra oppdragsgiver god kommunikasjonsstrategi og klare forretningsrutiner helhetstenkning med gode overganger fra fase til fase god tilnærming mellom ideell og virkelig prosjektering i lys av utførelse på byggeplass å få til en ansikt til ansikt kommunikasjon ved viktige milepæler og erfaringsutvekslinger
Styring av de prosjekterende Suksesskriterier God og tydelig kommunikasjon Stor grad av faglig forankring i alle faser God blanding av erfaring og ungdommelig pågangsmot Målrettet fokus i alle faser Hva skal vi levere i fasene Viktige grensesnitt Gode forretningsrutiner Samarbeidsvillig Evne til konsensus Kreativitet
Organisering av prosjekteringsgruppen Hva skal prosjekteringsgruppen gjennom? Oppdragsrelatert Rutiner, myndigheter, spilleregler, planlegging, samordning mellom fag og firmaer, møter, byggherrens tydelige og klart definerte oppdragsbeskrivelse, dialog med brukere, prosjektledere, formenn, baser og fagarbeidere. Private utfordringer Permisjoner, sykdom, familiære utfordringer, tidsklemmer, gode dager og dårlige dager.
Nøkkelord - Kommunikasjon For å få til "det gode prosjekt" er god kommunikasjon en forutsetning for å lykkes Hvem setter premissene for god kommunikasjon? Byggherren i stor grad God kommunikasjon handler om en klar kommunikasjonsstrategi med fokus på prosess og produkt å være tydelig og ha klar ansvarsfordeling i prosjektet Alle har sin egen måte å kommunisere på For å kunne smelte kommunikasjonsstrategiene sammen må vi ha: En prosjektorganisasjon som tar dette på alvor En prosjekteringsleder med de rette egenskapene.
Organisering av prosjekteringsgruppen Prosjekteringsledelse Ledelse og planlegging av prosjektering betyr mye for et vellykket prosjekt. En viktig oppgave, men har gjerne lav status i prosjekter. Rollens innhold, ansvar og plassering varierer, avhengig av oppdragsgivers modell for organisering av prosjektet og egenkompetanse Det finnes knapt egen utdanning i prosjekteringsledelse ut over noen få kurstilbud Prosjekteringsledelse er i vanskelighetsgrad rangert etter mine øyne minst like viktig som en prosjektleder
Organisering av prosjekteringsgruppen Prosjekteringsleder sin dyktighet har mye å si mhp påvirkning av kostnader i prosjektene. Påvirkning av kostnader er størst i tidligfase dvs skisse og forprosjekt Erfaring fra senfase gir gevinst i tidligfase
Organisering av prosjekteringsgruppen Prosjekteringsleders jobb er å sikre at prosjekteringsprosessen er rett organisert og strukturert i forhold til oppgaven som skal løses. sikre tilstrekkelig integrerende og koordinerende tiltak slik at arbeidet kan gå fremover på en meningsfylt måte. Det er spesielt to temaer som prosjekteringsleder må sikre i ett prosjekt fremskaffing av nøyaktig, fullt ut koordinert og fullstendig informasjon fremskaffing av denne informasjonen til rett tid Hvordan får vi dette til?
Organisering av prosjekteringsgruppe - Prosjekteringsleder må sette sammen en prosjekteringsgruppe som har følgende ikke rangerte kvaliteter på plass: Gode evner til kommunikasjon, muntlig og skriftlig God og trygg sosial adferd med respekt for andre fag og involverte mennesker Språkdyktig med multikulturell forståelse God og oppdatert faglig kompetanse Konsensus ved brukerinvolvering og utførelse på byggeplass God tverrfaglig forståelse og helthetstankegang Ansvarsfølelse og høy grad av yrkesstolthet Oppdaterte på verktøy og programvare Tydelig og direkte..osv Hvordan er virkeligheten, er dette på plass?
Organisering av prosjekteringsgruppe - Organisering for det "gode prosjekt" Organisering = ordne, innrette hensiktsmessig, få forskjellige deler eller individer til å virke som en helhet. En god organisasjon får vi til ved å få på plass følgende: Etablere felles mål og holdninger på tvers av fag-grupper Etablere god prosjektkultur som er positiv,kreativ, analytisk og ansvarlig God prosjekteringsleder med styringsautoritet og rette egenskaper God geografisk og fysisk plassering av prosjekteringsgruppens deltakere Gode rammer og at det er aksept for møtevirksomhet ut over pro. møter Tilgjengelig utstyr for god kommunikasjon Forståelse for at andre prosjekter og oppdrag krever sitt av prosjekteringsgruppens deltakere Kapasitet og de rette ressurser, ref nevnte egenskaper at E-mail ikke er samlende og problemløsende verktøy Unødvendig mange kontrakter i rådgivergruppen
Organisering av prosjekteringsgruppe - Formfagene Arkitekt - Bergen Landskap - Bergen PGL - Bergen Ansvarlig SØK - Bergen BIM - Bergen
Organisering av prosjekteringsgruppe - Tekniske fag RIB - Bergen RIV - Bergen RIE - Bergen RIG - Odda Brann - Bergen Akustikk - Sandvika Miljø/ Energi - Bergen/Sandvika
Organisering av prosjekteringsteam En god organisasjonsplan med tilhørende kvalifiserte ressurser danner alltid ett godt grunnlag for prosjektets måloppnåelse. I dette tilfellet "det gode prosjekt" Finnes mange egenutviklede organisasjonsplaner Ofte tilpasset eiermodeller, organisasjonsnivåer osv Henger ofte sammen med enkle tankeganger som fakturering, ansvars og rapporteringsnivåer Noen ønsker å trekke ut enkelte fagområder og ytelser
Organisering av prosjekteringsgruppe - I en ideel verden er det viktig å velge prosjekteringsleder tilpasset oppdragsgivers organisasjon og plan Forsøk å få til en organisasjonsplan som gjør det lett å ivareta pålagte myndighetskrav ifm gjennomføring både for prosjektering og utførelse. Foreslå i verste fall dine konkurrenter inn i prosjektet for å ivareta viktige funksjoner og krav Så noen eksempler på tilpassede organisasjonsplaner
Organisasjon nøkkelpersoner PGL RIB ARK RIV LARK RIE SØK RIBrann RIAkustikk Miljø Bygningsfysikk RIG
Organisasjonsplan PROSJEKTLEDER Prosjekteringsledelse Ekstern Oppdragsansvarlig Norconsult AS Brukerkoordinator (Opsjon) Norconsult AS ARK Norconsult Ansvarlig SØK (opsjon) Norconsult AS RIAKU Norconsult Kulturminne Norconsult RIB Norconsult RIV Norconsult RIE Norconsult RIBrann Norconsult
Totalentreprisemodell, entreprenør er valgt Byggherre Byggherreombud Byggherreside Faglig støtte Alle rådgiverfag Entreprenørside Entreprenør Uavhengig kontroll Totalentreprenørens Prosjektleder Arkitektgruppe,, Teknisk prosjektering Underentreprenører Underleverandører
Totalentreprisemodell, entreprenør er valgt Byggherre Prosjektledelse Byggherreside Støtte kvalitet, prosess, fag Entreprenørside Totalentreprenør Uavhengig kontroll Totalentreprenørens prosjektleder Arkitektgruppe Teknisk prosjektering Underentreprenører Underleverandører
Totalentreprisemodell, byggherrestyrt prosjektledelse, konkurranse/forhandling Konkurranseutkast bearbeides videre til et forprosjekt, som sammen med tekniske spesifikasjoner danner grunnlag for forhandling eller begrenset tilbudskonkurranse om totalentreprise. Prosjekteringsgruppe tiltransporteres totalentreprenør. Byggherre Prosjektledelse -prosjektleder - byggherreombud Konkurransegrunnlag Kontrollfunksjon Alle rådgiverfag Byggherreside Entreprenørside Arkitektgruppe Totalentreprenør Uavhengig kontroll Tiltransporteres etter konkurranse Totalentreprenørs Prosjektleder Arkitektgruppe Teknisk prosjektering Underleverandører Utførelse
Gartnermarken omsorgsboliger
Hundvåg svømmehall
Styring av de prosjekterende Tilbud og kontrakt Oppdragsstart Styrende dokumenter Oppdragsgjennomføring Dokumentproduksjon Oppdragsavslutning Tilbud Kontrakt Oppstart Gjennomføring Avslutning Skjema for oppdragsplan DAK-instruks Oppdragsbekreftelse Huskeliste kravgjennomgåelse Sjekklister Huskeliste for oppstartsmøte
Styring av de prosjekterende Oppdraget starter med tilbud og kontrakt Forutsetter universell kontrakt dvs uavhengig entreprisemodell Ingen oppstart prosjektering før kontrakt er på plass Innkalling til oppstartsmøte i prosjekteringsgruppen gjøres snarest mulig Avhengig av størrelse på prosjekt ønsker jeg at alle deltakere blir med på dette Gjelder uansett Viktige fokusområder i oppstartsmøte Oppdragsgiver og hvilke verdier som forventes levert Prosjekteringsoppdraget, rammer, rutiner, målsetting osv Få på plass oppdragsplan (oppdragshåndbok) fordele viktige roller og gjør avklaringer vedr IKT Fremdriftsplan for prosjektet Få til en god lagånd
Styring av de prosjekterende Møtestruktur Må svare til prosjektets størrelse Ethvert møte skal ha en møteansvarlig, hvem leder møtene? Etablere møteplan tidligst mulig med tilhørende forpliktelse for den enkelte Åpenhet om andre møter, få avklart dette. Trenger ikke være negat Prosjekteringsgruppens møtedeltakere bør være færrest mulig Det skal skrives møtereferat i fra ethvert møte Nødvendige møter i ett prosjekteringsoppdrag Oppstartsmøter Kontraktsmøter jevnlig og gjerne i etterkant av Prosjekteringsmøte dersom prosjekt er lite Prosjekteringsmøte - Fokus fremdrift og status Tverrfaglige koordineringsmøter/særmøter - Fokus på faglig arbeid og KS av løsninger og grensesnitt. Gjennomføres uten prosjekteringsleder Overleveringsmøte prosjektert materiale Evalueringsmøte etter hver fase og etter endt oppdrag
Styring av de prosjekterende Viktige fokusområder i fasene fra skissefase og forprosjekt Skissefase/forprosjekt Sørge for at det blir etablert beslutningsplaner Få beslutningstakere så nærme som mulig prosjekteringen Få frem at beslutninger er viktig for løsning og fremdrift med tilhørende økonomisk konsekvens Få på plass en realistisk fremdriftsplan eksternt og internt Sikre at alle har forpliktet seg Push på leveranser og tilbakemeldinger mhp "Hold hva du har lovet" Sørg for at de nødvendige fagområdene får nok involvering Typisk utenom ARK: RIB, RIBR, RIAKU, RIG og RIM Sørg for at det er nok tid til grenseoppgang og tverrfaglig kontroll Vær streng, ikke tillatt mye unødvendige innspill på slutten av fasene Vurder konsekvens opp mot økonomi, fremdrift, og uro som kan skapes i gruppen Fokuser tidlig på fareidentifikasjon og restrisikorapport Hvorfor trenger vi dette
Styring av de prosjekterende Viktige fokusområder i fasene fra detaljprosjektering og produksjon Viktig å ha en oppdatert organisasjonsplan og tlf/adresseliste Ha som mål å svare uten ugrunnet opphold Vurder opp mot konsekvens fremdrift, krav osv Gir som oftest en positiv effekt på prosesser, rådgiver og utførende Sørg for eierskap til kontrakt og prosjektert materiale Unngår misforståelser Gir raskere saksbehandling og kvalitet på kommunikasjon Endringer og tillegg Vær positiv Som alltid svar uten ugrunnet opphold Send varsel så snart oppgaven er definert Sørg for at du har oppført deg godt, gir mer fleksibilitet
Styring av de prosjekterende Viktige fokusområder i fasene fra detaljprosjektering og produksjon Prosjekteringsledelsen og prosjekteringsgruppen bør opprettholdes også gjennom utførelsesfasen Kontinuitet brytes og bakgrunnskunnskap forsvinner fort Raskere aksjon ved nødvendige avklaringer Ønsker sterkere fokus på å overlevere prosjektert materiale gjennom fysisk møte Fordi dette gir en bedre forståelse for de som skal lese og forstå tegning og modell. Utnytte kompetansen til base/fagarbeider mhp lettere og mer effektiv produksjon Du oppnår ansikt til ansikt kommunikasjon som forplikter mer
Styring av de prosjekterende DAK og programvare Prosjekteringsleder må tidlig avklare med oppdragsgiver ambisjonsnivå ifm programvare og utstyr Viktig å få avklart hvilke forventninger/føringer oppdragsgiver har til leveransene ifm 3D/BIM. Avklare hva modellen skal brukes til dvs ta ut mengder, beskrivelser, energiregnskap, FDV osv Vi utnevner BIM/DAK ansvarlig i hvert oppdrag Fokus på oppdatering av modell, filutveksling på en trygg måte og generere nødvendig rapporter Hvert fagområde skal ta ansvar og levere ihht til retningslinjer gitt av BIM/DAK ansvarlig
Høybuktmoen kjøkken- og messebygg - BIM Excelrapport generert fra innsynsprogrammet etter en tverrfaglig gjennomgang. 31
Høybuktmoen kjøkken- og messebygg - BIM 32
Oppsummert viktige prosesser i prosjekteringfasen Oppdragsplanlegging Oppdragsorganisering Oppdragsgjennomføring Løsningsgjennomgåelse Bybanen Sentrum - Nesttun Dokumentproduksjon DAK/BIM-Instrukser Avvikshåndtering Ulriken dobbeltspor - Arna Stasjon
Takk for oppmerksomheten