BILAG B - YTELSER. Byutvikling. PA- og rådgivertjenester rammeavtale

Transkript

1 Byutvikling PA- og rådgivertjenester rammeavtale BILAG B - YTELSER U:\673000\Administrasjon\Rammeavtale PA prosj\rådgivertjenester \Doffin foreløpig\bilag B Ytelser..docx

2 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 2 av 8 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 OPPDRAGSGIVER ORGANISASJON RAMMEAVTALENS OMFANG OVERORDNET OM RAMMEAVTALENS BRUKSOMRÅDE OPPDELING AV YTELSENE TILDELING AV OPPDRAG INNENFOR RAMMEAVTALEN RETTIGHETER TIL PROSJEKTMATERIALET YTELSESKATEGORI PROSJEKTADMINISTRATIVE TJENESTER (A) GENERELT A1 PROSJEKTLEDELSE/PROSJEKTERINGSGRUPPELEDER A2 BYGGELEDELSE YTELSESKATEGORI PROSJEKTERING (B): YTELSESKATEGORI SHA-KOORDINATOR (C): YTELSESKATEGORI REGULERINGSARKITEKT (D):... 7

3 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 3 av 8 1 OPPDRAGSGIVER 1.1 Organisasjon Oppdragsgiver for rammeavtalen er Trondheim kommune (TK). Deloppdrag innenfor denne rammeavtalen vil bli administrert av de enkelte enhetene innenfor byutviklingsområdet. Nedenfor er en kort oversikt over de mest aktuelle brukerne av rammeavtalene samt en kort beskrivelse av hvilke oppgaver enhetene har med betydning for denne avtalen. Utbyggingsenheten: Gjennomføring av investeringsprosjekter innen ulike byggtyper slik som skoler, barnehager, sykehjem/helsebygg, boliger, idrettsbygg, kultur/administrasjonsbygg samt enkelte typer anleggsprosjekter. Gjennomfører årlig investeringer på i underkant av 1 milliard kroner. Trondheim eiendom: Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Gjennomfører årlig vedlikeholds- og tilknyttede investeringsprosjekter for ca 100 millioner kroner. Eierskapsenheten: Eierskapsenheten ivaretar: - Strategisk eierskap til kommunens eiendommer og utvikling av disse - Anskaffelse, utvikling og salg av eiendom ofte utviklingssamarbeid med private aktører - Eiendomsutvikling uten nødvendigvis eierskap i et område gjennom rollen som katalysator i samarbeid med private aktører - Sikring av overtakelse av areal, rettigheter og gjennomføring av offentlig infrastruktur. Opprettelse og gjennomføring av utbyggingsavtaler - Koordinering av kommunens boligpolitiske arbeid. Kommunalteknikk: Kommunalteknikk har ansvar for å forvalte og videreutvikle de kommunale vegene, vann- og avløpsanleggene, spark og grøntområder, samt være kommunens kompetansemiljø innenfor geoteknikk. Gjennomfører årlig investerings- og vedlikeholdsprosjekter for ca 350 millioner kroner Byplankontoret: Byplankontoret har ansvar for planlegging og utvikling av byens fysiske miljø gjennom overordnede strategier for byutvikling, areal- og transportplanlegging og reguleringsplaner. Miljøpakken for transport: Miljøpakken et prosjekt som eies av Statens Vegvesen, Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune og skal totalt gjennomføre investeringer for 7 milliarder kroner i perioden frem til år Kommunens oppgaver i miljøpakken er organisert som et prosjekt direkte underlagt kommunaldirektør for byutvikling. Rammeavtalen vil i tillegg bli benyttet på oppdrag for stiftelser Trondheim kommune har byggherreansvaret for, for eksempel boligstiftelsen for trygdeboliger. Den overordnede administrasjonen og koordineringen av rammeavtalen vil bli utført av utbyggingsenheten.

4 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 4 av Rammeavtalens omfang Aktuelle oppdrag innenfor rammeavtalen fremgår av den etterfølgende beskrivelsen av ytelsesområdene. 2 OVERORDNET OM RAMMEAVTALENS BRUKSOMRÅDE 2.1 Oppdeling av ytelsene Rammeavtalene er delt inn i 4 overordnede ytelseskategorier: A. Prosjektadministrative tjenester B. Prosjektering C. SHA-koordinator D. Reguleringsarbeid Enkelte av hovedkategoriene er igjen delt inn i flere underkategorier/delytelser, nærmere beskrevet nedenfor. Bruksområde for rammeavtalene fremgår av beskrivelsen for de enkelte hovedkategorier nedenfor. 2.2 Tildeling av oppdrag innenfor rammeavtalen Blant de leverandører som har rammeavtale vil det enkelte oppdrag bli tildelt etter minikonkurranse. Tildeling av oppdrag i minikonkurransen avgjøres på bakgrunn av kompetanse hos tilbudt tilgjengelige saksbehandler. I tillegg kan gjennomføringsplan, eventuelt inkl forpliktende timeforbruk, være et relevant kriterium for enkelte oppdrag. Ut over dette, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å benytte de tildelingskriterier som er mest egnet, også pris. I de minikonkurransene hvor pris benyttes som tildelingskriterium, konkurrerer tilbyderne på de prisene som er tilbudt i rammeavtalen, men prisene kan ikke være høyere enn de priser som er tilbudt i rammeavtalen. I den grad flere rammeavtalepartnere i minikonkurransen vurderes tilnærmet likeverdige på kriteriene over vil oppdragsgiver tilstrebe en fordeling av oppdragene. I de tilfeller oppdragsgiver finner det hensiktsmessig, kan deloppdrag tildeles direkte uten gjennomføring av minikonkurranse. I de tilfeller oppdragsgiver finner det formålstjenelig, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å utlyse anskaffelser via DOFFIN, i stedet for å gjennomføre minikonkurranse. 2.3 Rettigheter til prosjektmaterialet Oppdragsgiver forbeholder seg retten til det prosjektmaterialet som utarbeides, ut over NS 8401 og NS På forespørsel plikter tilbyder å oversende oppdragsgiver det materiale som er utarbeidet av tilbyder på vegne av oppdragsgiver. Dette omfatter både papirbasert og/eller elektronisk utarbeidet materiale. Elektronisk materiale er ikke begrenset til en viss type elektronisk format, men til enhver tid de formater som benyttes av tilbyder. Dersom materialet er utarbeidet i flere ulike formater, forbeholder oppdragsgiver seg retten å få oversendt materialet i aktuelle formater. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere tilbyders gjennomføringsevne, økonomisk og finansiell stilling samt relevante forsikrings- og godkjenningsområder i hele avtalens levetid. Tilbyder plikter på forespørsel å fremlegge forespurt dokumentasjon.

5 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 5 av 8 3 YTELSESKATEGORI PROSJEKTADMINISTRATIVE TJENESTER (A) 3.1 Generelt Ytelseskategori A omfatter følgende: Prosjektledelse (herunder prosjekteringsledelse, prosjektstyring, anskaffelser, HMS/KS og tilgrensende oppgaver) Byggeledelse (inkl byggherreombud) Bruksområde for rammeavtalene for prosjektadministrative tjenester vil være prosjektadministrativ bistand for generelle bygge- og anleggsprosjekter som gjennomføres av Trondheim kommune. Trondheim kommune vil for denne ytelseskategorien inngå parallelle rammeavtaler med 3-4 leverandører for prosjektledelse og byggeledelse. 3.2 A1 Prosjektledelse/prosjekteringsgruppeleder Prosjektledelse Trondheim kommune vil normalt benytte egne ansatte prosjektutviklere/prosjektledere, men har i en del situasjonen behov for å leie inn ekstra kapasitet. Følgende oppgaver kan være aktuelle: - assisterende prosjektledelse som støtte for enhetens ansatte prosjektledere - selvstendig prosjektledelse, planlagt eller som vikar ved sykdom eller permisjoner - bistand i enkeltprosjekt innenfor delytelser som prosjektstyring, anskaffelser, HMS/KS og tilgrensende oppgaver. - bistand til faglig utvikling, for eksempel gjennom kursvirksomhet Ved engasjement av selvstendig prosjektledelse vil det normalt kreves at prosjektlederen benytter kontorplass hos Trondheim kommune. Hovedtyngden av denne typen oppdrag innenfor denne ytelseskategorien vil omfatte byggeprosjekter av typen skoler, barnehager, sykehjem, boliger, idrettsbygg, administrasjons- og kulturbygg. I tillegg kan avtalen bli benyttet innenfor enkelte typer anleggsprosjekter (vei, vann/avløp og avfallsanlegg). I utgangspunktet gjelder rammeavtalen for denne ytelseskategorien oppdrag av alle størrelser, men det kan likevel være aktuelt å gjennomføre egne separate kunngjorte konkurranser for oppdrag hvor det kreves spesiell kompetanse. Prosjekteringsgruppeledelse Trondheim kommune vil ofte engasjere eksterne prosjekteringsgruppeledere, både når rådgivere engasjeres separat og ved kontrahering av prosjekteringsgrupper. Omfanget kan variere fra prosjekt til prosjekt, og avtales i hvert enkelt tilfelle. Prosjekteringsgruppeleder vil ofte få overordnet ansvar for å lede prosjekteringsarbeidet, og forutsetter selvstendig arbeid med høy grad av initiativ. Prosjekteringsgruppeleder skal samarbeide nært med kommunenes Prosjektleder. Prosjekteringsgruppeleder er en nøkkelrolle i prosjekteringsarbeid, og omfatter normalt: - innkalle og arrangere alle interne arbeids- og koordineringsmøter, samt sørge for referat - etablere møtestruktur og møtetyper - etablere i samarbeid med de prosjekterende, dokumentstruktur og arkiveringssystem - utarbeide fremdriftsplaner, leveranseplaner og beslutningsplaner - koordinere og følge opp alle rådgiverne mhp fremdrift, kvalitet og økonomi - oppfølging av kontraktuelle forhold og endringshåndtering - være pådriver til forslag og løsninger - sørge for tverrfaglig kontroll og grensesnittsavklaringer

6 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 6 av 8 - bidra i avklaringer i forhold til offentlige myndigheter - løpende rapportering til oppdragsgiver - koordinere og sørge for sammenstilling av prosjektmaterialet - I utgangspunktet gjelder rammeavtalen for denne ytelseskategorien oppdrag av alle størrelser, men det kan likevel være aktuelt å gjennomføre egne separate kunngjorte konkurranser for oppdrag hvor det kreves spesiell kompetanse. Trondheim Kommune vil for hver av underkategoriene A1 og A2 i ytelseskategorien inngå parallelle rammeavtaler med 3-4 leverandører. 3.3 A2 Byggeledelse Trondheim kommune har i liten grad ansatt egne byggeledere for byggeprosjekter og vil derfor ofte engasjere ekstern byggeledelse og byggherreombud. For anleggsprosjekter har Trondheim Bydrift flere ansatte byggeledere, men vil likevel ha behov for å engasjere eksterne byggeledere som et supplement til egen kapasitet. Det anslås at omtrent 70 % av byggelederoppdragene vil være omfattet av denne rammeavtalen. For den øvrige andelen, som omfatter spesielt store oppdrag eller oppdrag som krever spesialkompetanse, vil det bli gjennomført egne kunngjorte konkurranser. Oppdrag innenfor denne ytelseskategorien vil i hovedsak omfatte byggeprosjekter av typen skoler, barnehager, sykehjem, boliger, idrettsbygg, administrasjons- og kulturbygg, samt anleggsprosjekter (vei, vann og avløpsprosjekter). Trondheim kommune bruker ulike gjennomføringsstrategier i prosjektene og byggelederoppdragene vil derfor omfatte både delte entrepriser, generalentrepriser og totalentrepriser. Det forutsettes at byggelederen gjennom eget firma eller gjennom samarbeidspartnere også kan tilby fagkompetanse innen VVS og elektroteknikk. 4 YTELSESKATEGORI PROSJEKTERING (B): Denne ytelseskategorien gjelder byggprosjektering, det vil typisk innebære byggeprosjekter som gjennomføres av utbyggingsenheten og Trondheim eiendom. Prosjektering av anlegg (vei, vann/avløp og avfallsanlegg) vil være gjenstand for egne kunngjorte prosjekteringskonkurranser og vil derfor ikke være dekket av denne rammeavtalen. Det etterspørres tilbud fra komplette prosjekteringsgrupper som inkluderer ytelsene: Arkitekt (ARK) Landskapsarkitekt (LARK) Byggeteknikk (RIB) VVS-teknikk (RIV) Elektroteknikk inkl svakstrømsanlegg og IKT (RIE) Brannrådgiver (RIBr) Geo (RIG) Akustikk (RIAKU) Miljø (RIM) Geotekniker NB! Prosjekteringsgruppeleder inngår i ytelseskategori A1 Når det gjelder prosjektering vil Trondheim kommune normalt avholde separate konkurranser for mellomstore og store prosjekt. Rammeavtalene vil derfor komme til anvendelse for oppdrag av mindre omfang (typisk størrelse under kr). Selv for mindre oppdrag kan oppdragsgiver i enkelte

7 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 7 av 8 tilfeller velge å avholde separate konkurranser utenom rammeavtalen dersom oppdragets faglige innhold krever spesialkompetanse. For faglige begrensede oppdrag kan oppdragsgiver gjøre anrop mot enkeltfirma i gruppen, for eksempel mot VVS-rådgiverne i gruppene. Typiske oppdrag vil være tidligfasevurderinger, mulighetsstudier og prosjektering av mindre byggeprosjekt (rehabilitering, ombygging, påbygg og mindre nybygg). I hovedsak vil dette gjelde skoler, barnehager, sykehjem/helsebygg og boliger. En annen type oppdrag kan være rådgivning til byggherren i forbindelse med totalentrepriser. Her inngår tidligfasevurderinger, kravspesifisering samt kontroll av prosjektering og/eller utførelse. Trondheim kommune tar for denne ytelseskategorien sikte på å inngå parallelle rammeavtaler med 3-4 komplette prosjekteringsgrupper. Tilbudene skal omfatte alle delytelsene ovenfor. Øvrig fagkompetanse som inngår i ytelseskategori spesialrådgivning nedenfor skal ikke inngå i gruppen. For denne ytelseskategorien åpnes for at leverandøren kan være organisert som et arbeidsfellesskap hvor partene ikke nødvendigvis er solidarisk ansvarlig. Det åpnes videre for at firmaene i arbeidsfellesskapet kan fakturere oppdragene hver for seg forutsatt at gruppas representant på forhånd har foretatt en samlet rapportering til oppdragsgiver. 5 YTELSESKATEGORI SHA-KOORDINATOR (C): Trondheim kommune har som utbygger i enkelte byggesaker behov for ekstern bistand når det gjelder SHA-koordinator. Kategorien skal dekke SHA-koordinator rollen både for prosjekteringsfasen og utførelsesfasen Utførelsesfasen SHA-utførende skal koordinere og følge opp på byggeplassen, slik at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt. Prosjekteringsfasen SHA-prosjekterende skal under forberedelse og utarbeidelse av prosjektet, sørge for at SHA blir ivaretatt ihht BHF 17. Sørge for at risikofylte arbeidsoperasjoner og samordningstiltak blir beskrevet i anbudsdokumentasjonen på en måte som gir like konkurransevilkår mellom anbyderne mht oppfyllelse av lovpålagte SHA-krav, jfr. BHF 6. Det tas for denne ytelsen sikte på å inngå rammeavtale med 3-4 leverandører. 6 YTELSESKATEGORI REGULERINGSARKITEKT (D): Trondheim Kommune har behov for ekstern bistand til utarbeidelse av reguleringsplaner. De primære bestillere av disse tjenestene i Trondheim Kommune vil være Eierskapsenheten, Miljøpakken, Byplankontoret, Kommunalteknikk, og Utbyggingsenheten. Oppdragene vil bestå av gjennomføring av komplette reguleringsprosesser, inkl nødvendige vurderinger av støy og trafikk. Bistand i forbindelse med mulighetsstudier kan også være aktuelt. For oppdragsgjennomføringen legges kommunens veileder for utarbeidelse av private planforslag til grunn, se Oppdrag for Eierskapsenheten initieres normalt av enhetens utvikling av kommunal eiendom. Oppdrag for Utbyggingsenheten initieres normalt ved at enheten mottar en bestilling fra rådmannen på et konkret byggeprosjekt som krever regulering.

8 Trondheim kommune - Byutviklingsområdet Side 8 av 8 Oppdrag for Miljøpakken og kommunalteknisk enhet initieres normalt av behov for større kommunal infrastruktur. Oppdrag for Byplankontoret initieres normalt ved behov for konsulentbistand ved regulering av kommunale bygge- og infrastrukturtiltak, områdeplaner, delutredninger ved planprosesser samt saksbehandling av reguleringsplaner. Kommunen vil avholde egne konkurranser for større og komplekse reguleringsoppdrag. Rammeavtalens bruksområde er derfor begrenset til mindre og mellomstore reguleringsoppdrag. Trondheim Kommune vil for denne ytelseskategorien inngå parallelle rammeavtaler med 3-4 leverandører.