SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jarle Skartun Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 13/197 Sogn og Fjordane revisjon IKS - endring av selskapsavtalen. Rådmannen si tilråding: Kommunestyre vedtek endring av 4 i selskapsavtalen for Sogn og Fjordane revisjon IKS som omhandlar dei økonomiske rammene og kostnadsfordelinga mellom eigarane: Ny 4 Økonomiske rammer: Utgifter til dekning av finansiell revisjon, attestasjonsoppdrag samt administrasjonsoppgåver til kommunane vert dekka av eigarane etter fast fordelingnøkkel der eigardel utgjer 10% og medgått tid 90%. Det vert fakturert a-konto 2 gonger årleg, jfr vedteke budsjett med ei endeleg avrekning ved årets slutt. Oppdrag til eigarane som gjeld andre tenester og selskapskontroll vert fakturert i samsvar med særskilte avtaler og rammeavtalar. Andre oppdrag og selskapskontroll vert fakturert etter medgått tid. Representantskapet fastset timeprisen selskapet skal nytta i påfølgjande år i samband med vedtak av selskapets budsjett. Verknaden av endringane skal gjelde frå 1.1.2014
Saksutgreiing: Prenta vedlegg: Selskapsavtale for Sogn og Fjordane revisjon IKS gjeldande frå 25.09.2008 Representantskapet i Sogn og Fjordane revisjon IKS, sak 16/12 til møte 21.11.2102 samt utskrift av møtebok. Uprenta vedlegg: Samandrag: Sogn og Fjordane fylkeskommune, som største eigar i selskapet, sette fram krav om drøftingar omkring gjeldande modell for kostnadsfordeling. Etter utgreiingar og handsaming i representantskapet i selskapet er det semje om ein ny kostnadsfordelingsmodell som i hovudsak, og i større grad enn tidlegare, fordelar kostnader etter medgått tid. Utval som har vedtaksmynde: Kommunestyre. Fakta: På bakgrunn av innspel frå Sogn og Fjordane fylkeskommune, som største eigar i selskapet, har eigarane hatt drøftingar omkring gjeldande modell for kostnadsfordeling slik den er fastsett i selskapsavtalen med verknad frå 1.1.2009. Sitat: «Utgifter til dekning av finansiell revisjon og attestasjonsoppdrag samt administrasjonsoppgåver til kommunane vert dekkja av eigarane etter fast fordelingsnøkkel der eigardel utgjer 50% og medgått tid 50%. Dette vert fakturert a-konto 2 gonger årleg jfr vedteke budsjett med ei endeleg avrekning ved årets slutt. Oppdrag til eigarane som gjeld andre tenester og selskapskontroll vert fakturert i samsvar med særskilte avtaler eller rammeavtalar. Representantskapet fastset timeprisen selskapet skal nytta i påfølgjande år i samband med vedtak av selskapets budsjett» Når selskapet vart etablert i 2008 vart det lagt vekt på å ha forutsigbare kostnader til revisjon der kostnadene vart fordelt etter ein fordelingsnøkkel som avspegla kommunestorleiken. Kostnadene til revisjon er ikkje proporsjonale med storleiken på kommunane. Dette medførte at dei største kommunane har subsidiert dei minste. Fylkeskommunen har komi særskilt skeivt ut av denne modellen og stilt krav om at kostnadsdelinga blir endra med verknad frå 1.1.2014. Historisk sett har fylkeskommunen dekka om lag 33% av kostnadene, medan timeforbruket ligg på om lag 22%. Parallelt med drøftinga om fordeling av kostnadene har eigarane signalisert at tenesta bør gjerast meir konkurransedyktig m.a ved redusert bemanning. Desse drøftingane ligg til styret og evt representantskapet, men er tett kopla til endringa i fordelingsnøkkelen, jfr siste punkt i vedtaket til representantskapet. Det er ei utfordring for fleire av kommunane at internkontroll og økonomistyring har ein kvalitet som i dag løyser ut meirarbeid for revisjon. Ei redusert bemanning vil skjerpe kravet til kommunane på desse områda. Dersom kvaliteten ikkje vert betre, kan det gje ekstrakostnader og gjere samarbeidet meir utfordrande. Alternative modellar: SF revisjon har på bakgrunn av drøftingar med eigarane utarbeidt 2 alternative modellar.
Model 1: Timepris Kommunane betaler etter tidsbruk ut i frå ein kalkyle over forventa timebruk gjennom året med endeleg avrekning ved årets slutt. Fordeler: Modellen har ein fast timepris Kommunane kan sjølv i større grad indirekte vere med på å påverke dei samla revisjonskostnadar for eitt år, og kan sjå resultata med ein gong Ved at ein leggjar kr 600 000,- som ei årleg fast kostnad til dekning av dei administrative kostnadane i selskapet vil ein få ein lågare timepris også for tilleggstimar Den skjønnsmessige vurderinga av timane ved årets slutt gjer at kostnadane vert rettferdig fordelt mellom kommunane uavhengig av kva for revisor som gjennomfører kontrollane. Kommunane betaler ut frå mottekne tenester Timeprisen vert vedteken av kommunane kvart år i samband med budsjettvedtaket Ulemper: Kostnadane vil kunne variere meir frå år til år og ved det vere mindre forutsigbare både for kommunane og for SF revisjon Dersom alle kostnadane vert lagt i timeprisen vil det medføre ein høg timepris også for tilleggstimane Model 2: Erfaringstal og faktisk forbruk Erfaringstall viser at tidsforbruket på revisjon av ein kommune varierer ein del frå år til år og frå kommune til kommune. Variasjonane skuldast ikkje berre forhold i den einskilde kommune, men også kor erfarne og effektive den einskilde revisor er. Bruk av faktiske registrerte timar i kvar kommune som grunnlag for betalinga vil derfor heller ikkje gje ein rettferdig fordeling mellom kommunane. Denne modellen byggjer på at normal tid revisjon av årsrekneskapet og normal tid attestasjon av momskompensasjon blir fastsett skjønnsmessig ut frå erfaringstall og storleik på kommune (eksterne utgifter). Reisetida er fordelt tilsvarande. Denne delen utgjer ca 75% av tidsforbruket i kommunane, og blir fastlagd i budsjettet. Det blir ikkje gjort endringar av denne i den endelege avrekning ved årets slutt. Ved vesentlige manglar ved det framlagde rekneskapsmaterialet vil ekstra revisjonstid bli registrert under Andre arbeidsoppgåver. Andre arbeidsoppgåver som ut frå erfaring utgjer ca 25% blir fordelt mellom kommunane etter faktisk registrert tid ved avrekninga på slutten av året. Andre arbeidsoppgåver som i tillegg til ekstra revisjonstid, skal fordelast mellom kommunane etter registrert tid er t.d. attestasjonsoppgåver, møte og arbeid for kontrollutval og kommunestyret, revisjon av andre rekneskap som overformynderi og pasientrekneskap, rådgiving og kurs. Fordeler: Modellen avspeglar tidsforbruket i den einskilde kommune. Ein vesentleg del av kostnadene er fordelt i budsjettet og gir forutsigbare kostnader i kommunane og forutsigbare rammevilkår for selskapet Den skjønnsmessige fordelinga av timane gjer at kostnadane vert rettferdig fordelt mellom kommunane uavhengig av kva for revisor som gjennomfører kontrollane Eigarane fastsett den skjønnsmessige fordelinga i samband med budsjettvedtaket kvart år Ulemper:
Tala er i større grad fastsett (75%), og kommunane kan i mindre grad påverke prisen på kort sikt (i året) Representantskapet sin tilråding: Representantskapen handsama saka i møte 21.11.2012 og gjorde slikt vedtak: Utgifter til dekning av finansiell revisjon, attestasjonsoppdrag samt administrasjonsoppgåver til kommunane vert dekka av eigarane etter fast fordelingnøkkel der eigardel utgjer 10% og medgått tid 90%. Det vert fakturert a-konto 2 gonger årleg, jfr vedteke budsjett med ei endeleg avrekning ved årets slutt. Oppdrag til eigarane som gjeld andre tenester og selskapskontroll vert fakturert i samsvar med særskilte avtaler og rammeavtalar. Andre oppdrag og selskapskontroll vert fakturert etter medgått tid. Representantskapet fastset timeprisen selskapet skal nytta i påfølgjande år i samband med vedtak av selskapets budsjett. Verknaden av endringane skal gjelde frå 1.1.2014 Representantskapet ber styret vurdere omfanget av revisjonstenester fram til budsjettet for 2014 med sikte på å tilby revisjonstenester med reduserte kostnader for eigarane. Som det framgår av vedtaket har ikkje representantskapet gått nærare inn på dei to nemnde modellane. Representantskapet sitt vedtak går på å vidareføre gjeldande model der fordelingsnøkkelen blir endra frå 50/50 til 10/90 (10% fordelt etter eigardel og 90% etter medgått tid.) Vurdering: Fylkeskommunen og dei fleste eigarkommunane, ikkje Luster, varsla oppseiing av selskapsavtalen med sikte på å gå ut av selskapet frå 1.1.2014. Rådmannen går ut ifrå at eit samrøystes vedtak i representantskapet gjer at ingen av desse varsla vert følgd opp med oppseiing og uttreden no. I forholdet mellom eigarane vil dei minste kommunane få høgare kostnader medan dei største får ein viss reduksjon. Luster vil here vere i ein mellomstilling utan dei store utslaga av denne endringa. Sett i forhold til året 2012 bør ingen oppleve ein vesentleg auke i kostnadene da bemanninga er redusert frå om lag 6 til 5 årsverk. Det største usikkerheitsmomentet ligg i at største kostnadsdelen nå skal dekkast etter medgått tid. Det står framleis att drøfting av timepris og andre element i modellen. Derfor er det vanskeleg å vera meir presis på kostnaden til den enkelte kommune no. Dersom kommunane ikkje støttar opp om fylkeskommunen sitt krav om endra kostnadsfordeling vil det vera reell fare for at selskapet etter kvart blir avvikla. Rådmannen meiner dette vil vere ei uheldig utvikling. Luster kommune er godt nøgd med selskapet si utføring av revisjonstenestene. Rådmannen vil tilrå at selskapsavtalen blir endra i samsvar med representantskapet sitt vedtak. Endringane vert gjort gjeldande frå 1.1.2014. Endring av selskapsavtalen er ei eigarsak der kommunestyret må gjere endeleg vedtak. Dato:16.01.13. Jarle Skartun rådmann
Særutskrift skal sendast: m/kopi til: