KONTROLLUTVALET I LUSTER KOMMUNE ÅRSMELDING 2016

Transkript

1 KONTROLLUTVALET I LUSTER KOMMUNE ÅRSMELDING 2016

2 Innleiing Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Kommunestyret har det øvste tilsynsansvaret med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 76. Kommunestyret vel eit kontrollutval til å stå føre det løpande tilsynet med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 77. Etter kommunevalet i 2015 valde kommunestyret følgjande kontrollutval for perioden : - Anders Bolstad (leiar) Ap - Kjell Sindre Schmidt (nestleiar) Sp - Jeanette Aaland V - Birgit Stegegjerde Fossen Ap - Johannes Olav Hauge Frp Varamedlemmar i rekkjefølgje: 1. Kristoffer Melheim V, Sp 2. Per Birger Lomheim V, Sp 3. Anne Lise Haukadal V, Sp 4. Tom Idar Kvam V, Sp 5. Andreas Wiese V, Sp 6. Kine Svori V, Sp 1. Bergljot Buskaker Ap 2. Finn Roald Skare Ap 1. Erling Kåsine H, Krf og Frp 2. Wenche Samnøy H, Krf og Frp I 2016 har Kristoffer Melheim vore fast vara for Jeanette Aaland Brun. I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt kommunestyret og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre politiske og administrative organ. Det er følgjeleg berre kommunestyret som kan instruere kontrollutvalet. Kontrollutvalet sitt formål Kontrollutvalet sitt hovudmål er å medverke til at kommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. Både lov og forskrift har vore gjennom ei endring, og gjeldande regelverk trådde kraft Denne lovendringa førte til at oppgåvene vart presisert. Kontrollutvalet fekk nye oppgåver, til dømes selskapskontroll. Lovendringa medførte og ein endring i organiseringa av kontrollutvalet sitt arbeid. Oppgåvene til kontrollutvalet er i forskrifta delt inn i 5 kapittel: Kapittel 3: Alminnelege reglar om kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver 2

3 Kapittel 4: Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon Kapittel 5: Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon Kapittel 6: Selskapskontroll Kapittel 7: Særlege oppgåver for kontrollutvalet Tilsyn og kontroll er såleis todelt, der den eine oppgåva rettar seg mot tilsyn med forvaltninga i kommunen, og den andre oppgåva rettar seg mot utføringa av revisjonsoppgåvene. Endringane i organiseringa har og medført eit klårare skilje mellom bestilling og utføring av revisjonstenester. Kjøp av revisjonstenester Luster kommune har ved etablering av Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) forplikta seg til å kjøpe sitt behov for revisjonstenester av dette selskapet. SF Revisjon er eit interkommunalt selskap der Luster kommune har ein eigardel på 11,11 %. Resten av kommunane i Sogn regionråd (med unntak av Aurland og Lærdal kommune), og Sogn og Fjordane fylkeskommune er og medeigar i selskapet. Selskapet har vore i drift sidan Kommunen forpliktar seg i følgje selskapsavtalen til å kjøpe tenester vedkomande finansiell revisjon og selskapskontroll av SF Revisjon IKS. Forvaltningsrevisjon skal kjøpast i marknaden. Sogn og Fjordane Fylkeskommune varsla utmelding av SF Revisjon IKS i august På bakgrunn av dette varsla og dei fleste andre eigarkommunane utmelding. I november 2012 vart representantskapet samde om utkast til ny selskapsavtale. Dette medførte at ingen av kommunane meldte seg ut per Frå melde Lærdal seg ut av SF Revisjon IKS, og Luster kommune godkjente ny selskapsavtale i sak , sak 38/15. Med bakgrunnen i utfordringane fylkeskommunen, kommunane og den kommunale revisjon står overfor i samband med kommunereform og regionreform, samt nye oppgåver og utfordringar som utkast til ny kommunelov fordrar, er det i 2016 sett i verk prosess for å vurdere omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane. Det er sett i gang eit utgreiingsarbeid for å vurdere ei samanslåing av dei tre revisjonseiningane (Sogn og Fjordane Revisjon ISK, Kommunerevisjonen i Ytre Sogn og Sunnfjord og Kommunerevisjonen i Nordfjord) til ei felles fylkesdekkande interkommunal revisjonsordning. Sekretariat for kontrollutvala Kommunestyret skal sørgje for at kontrollutvalet har tilfredstillande sekretærbistand. I 2013 gjorde kommunestyret vedtak om å inngå avtale om sekretariatsfunksjon med PwC med verknad frå Avtalen går fram til Resten av kommunane i Sogn regionråd er og med i dette samarbeidet. Sekretariatet er sett saman som ein prosjektorganisasjon med ein overordna leiar og tre medarbeidarar frå PwC som er ansvarleg for oppfølging av sekretariatsfunksjonen for kvar sine tre kommunar. Det går fram av avtalen om felles sekretariatsfunksjon at det skal vera årlege kontaktmøte mellom leiarane i kontrollutvalet og sekretariatsleiar. I 2016 vart det halde eit kontaktmøte 3

4 med formål å dele erfaring samt drøfte moglege felles forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar. Sekretariatet deltok på NKRF sin kontrollutvalskonferanse i februar Dei viktigaste sakene i 2016 I 2016 blei det halde 5 ordinære møter i kontrollutvalet i samsvar med oppdragsavtalen med PwC, samt ekstra møter i samband med arbeid med overordna analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon og ny plan for selskapskontroll. I samband med kvart møte er faste saker som Godkjenning av møtebok og Orienteringsog drøftingssaker oppe til handsaming. Det blei i 2016 gjort vedtak i til saman 18 saker. Dei viktigaste sakene har vore: Årsrekneskapen 2015 for Luster kommune og Lustrabadet KF. Kontrollutvalet handsama i sak 7/16 og sak 8/16 kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen for Fråsegna vart lagt ved saka til kommunestyret, og sendt som kopi til formannskapet. Før handsaminga av årsrekneskapen gav revisor Ingvar Linde ei innføring i korleis kommunerekneskapet er bygt opp. Årsmelding for kontrollutvalet for 2015 Kontrollutvalet har som sak 3/16 handsama årsmeldinga for 2015 for kontrollutvalet i Luster kommune. Årsmeldinga vart sendt over til kommunestyret til orientering. Overordna analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (eigne møter). Kontrollutvalet har i 2016 utarbeidd ei overordna analyse som grunnlag for ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet ved PwC bistod med utarbeiding av den overordna analysen. Medlemmane i kontrollutvalet var aktivt med i arbeidsmøter med tilsette i administrasjonen og dei politiske gruppeleiarane. Kontrollutvalet prioriterte risikoområda som avslutning på møta. Ny plan for forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll vart vedteken i sak 11/16. Planane vart sendt over til kommunestyret som behandla dei i sak 55/16. Kommunestyret vedtok planane slik dei låg føre. Kontrollutvalet har i 2016 gått gjennom tertialrapportane som er framlagt av kommunen. Sogn Barnevern Kontrollutvalet er svært uroa for situasjonen i Sogn Barnevern. Gjennom 2016 har det i fleire av møta blitt orientert om status og utvikling i tenesta. Orienteringane har stort sett basert seg på dei orienteringane som rådmann i Sogndal og leiar i Sogn Barnevern har gjeve til kontrollutvalet i Sogndal, referert av sekretariatet. Kontrollutvalet har sett opp Sogn Barnevern som eit prioritert prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon, og vil i 2017 følgje dette opp med dei andre deltakarkommunane for å vurdere eit evn samarbeidsprosjekt. Med bakgrunn i overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalet i 2016 bestilt forvaltningsrevisjon på området «økonomi og prosjektstyring». 4

5 Resultatet vert lagt fram for kontrollutvalet i fyste møte i Kontrollutvalet har bede administrasjonen om ei rekke orienteringar gjennom året. Kontrollutvalet har mellom anna fått orientering om status for: o Byggesak rundt omsorgsbygget i Gaupne o Saksgang med Håkon Walaker vedrørande opppføring av garasje i Solvorn Revisjonsplan 2016 Revisor Marianne Vara orienterte kontrollutvalet i møtet i november om plan for revisjon av årsrekneskapen Budsjett for 2017 Kontrollutvalet handsama i sak 14/16 budsjettframlegg for 2017 på kontroll- og tilsynsområdet i kommunen. Budsjettframlegget var delt i tre delar; kontrollutvalet, sekretariatet og kjøp av revisjonstenester knytt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet sitt vedtak vart sendt over til kommunestyret til vidare politisk handsaming. Endeleg budsjett på kontroll- og tilsynsområdet vart tilnærma innstillinga frå kontrollutvalet. Andre område kontrollutvalet har hatt oppfølging av i året: o Kontrollrapport 2015 skatteoppkrevjarfunksjonen i Luster kommune melding frå skatteetaten o Årsrekneskap og årsmelding Luster Arbeidssenter AS o Årsrekneskap SF revisjon IKS protokoll til orientering o Gjennomgang av revisjonsbrev for 2016 vedkommande årsrekneskapen for 2015 for Luster kommune og Lustrabadet KF o Innspel til politisk nivå om avklaring om aldersgrense rådmann o Utlysing av sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalet For øvrige saker viser kontrollutvalet til møtebøkene. Andre forhold Leiar Anders Bolstad deltok på Forum for kontroll og tilsyn sin konferanse 7. og 8. juni Fleire av medlemmane deltok på dagskurs om kontrollutvalets ansvar og arbeid på Skei 25. januar Dette var eit innføringskurs om tilsyn og kontroll i kommunal sektor. 5