36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL

Transkript

1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. sep Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 36/12 36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn for saka: På møte gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Sitjande kontrollutval oppmoder det nye kontrollutvalet om å vurdere gjennomføring av selskapskontroll av SIM - Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS, saman med dei andre eigarkommunane, i løpet av Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll i form av utvida eigarskapskontroll av Bømlo kommunale eigedomsselskap AS 3. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve til sekretariatet innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet På møte gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet i Bømlo ønskjer på bakgrunn av m.a. det som er kome fram i media, å gjennomføre selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS i Det vert teke kontakt med dei andre eigarkommunane med førespurnad om å vera med på ein slik selskapskontroll 3. Kontrollutvalet i Bømlo kommune har ikkje innvendingar mot at den største eigarkommunen får hovudansvaret for gjennomføringa av selskapskontrollen. På møte i sak 46/12 gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiaren i Bømlo kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 3. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Tysnes kommune var den kommunen som først gjorde vedtak om at ein skulle gå inn for at selskapskontroll av SIM skulle setjast i gong, ved å koma med forslag til føremål og problemstillingar, og be om skisse til prosjektplan. Prosjektplanen vart så handsama i dei andre kommunane sine kontrollutval, og utvikla vidare med drøftingar undervegs. Til slutt vart endeleg prosjektplan vedteke av kontrollutvala i dei respektive eigarkommunane. Alle eigarkommunane, med unnatak av Austevoll kommune, gjorde vedtak om gjennomføring av selskapskontroll av SIM, med bakgrunn i prosjektplan. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 I prosjektplan finn ein kva som skal vera føremål og problemstillingar i prosjektet. Føremålet er todelt: Undersøka om eigarkommunane har etablert styringsdokument, system og rutinar for å sikre at SIM IKS driv i samsvar med vedtekter, kommunale vedtak og regelverk. Vidare skulle det gjerast undersøking om SIM IKS har etablert styringsdokument, system og rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med interne retningslinjer, lover, reglar, politiske vedtak og føringar. Følgjande problemstillingar har vore undersøkt: 1. Korleis sikrar eigarkommunane at selskapet (SIM IKS) driv i samsvar med selskapsavtalen, kommunale vedtak og andre føringar frå eigar? Er selskapsavtalen i samsvar med politiske vedtak? I kva grad omhandlar selskapsavtalen kommunane si moglegheit for styring og kontroll av selskapet? I kva grad påverkar den noverande organiseringa av SIM-konsernet den politiske styringa av selskapet? Blir representantskapet tilstrekkelig informert og involvert i viktige avgjerder for selskapet? Kva moglegheiter har eigarkommunane til å disponere delar av kapitalen i selskapet? Har eigarkommunane etablert system og rutinar for å sikre at SIM IKS driv i samsvar med sentrale lover og reglar? 2. I kva grad har SIM IKS etablert styringsdokument, system og rutinar som sikrar at drifta skjer i samsvar med interne retningslinjer og regelverk? I kva grad er rollar og ansvar avklart/definert? Har SIM IKS etablert etiske retningslinjer, og blir desse eventuelt etterlevd? Har selskapet (SIM IKS) etablert ei tenleg styring av dotterselskap? Kva rutinar, fullmaktar og praksis har SIM IKS knytt til: o inngåing av kontraktar o låneopptak 3. Er SIM Næring sin praksis med konsernbidrag til dotterselskap i konsernet i samsvar med regelverk og interne rutinar? 4. Er konsernet sin praksis for uttak av utbytte i dotterselskap i samsvar med gjeldande regelverk? 5. Sikrar dagens organisering av SIM IKS at regelverket om sjølvkost blir etterlevd? Drøfting: Med dette som utgangspunkt, har Deloitte gjennomført selskapskontroll / forvaltningsrevison av SIM IKS. Det er nytta dokumentanalyse, intervju og verifiseringsprosess som metode i arbeidet. Oppsummering av intervju er verifisert, og høyringsutkast av rapporten er sendt til Bømlo kommune ved rådmann, til SIM IKS ved styreleiar og representantskapsleiar til uttale. Uttalane er lagt ved rapporten, og nokre av kommentarane som er kome i høyringsrunden er teke inn i dei respektive kapittel i rapporten. Rapporten som no ligg føre frå Deloitte, viser at det er gjort eit grundig arbeid ut frå føremål og problemstillingar som var sett opp av kontrollutvala i bestillinga av prosjektet. Rapporten har ei god utforming, og er eit godt grunnlag for dei som nå skal handsame den politisk. Den gjev oversyn over dei vurderingar som bør drøftast, og kjem med tilrådingar som kommunane bør følgja opp for å oppnå målsettinga med å få til ei betre eigarstyring av dette viktig selskapet for eigarkommunane. 2

3 I sin uttale til rapporten uttaler rådmann at: Bømlo kommunestyre har i fleire omgangar handsama spørsmålet om ein uavhengig gjennomgang av verksemda i SIM konsernet, inkludert spørsmålet om korleis ein kan disponere eigenkapitalen i selskapet. Rådmannen vurderer analysen i rapporten som gjennomgåande gode. Når det gjeld rapporten sine tilrådingar i forhold til Bømlo kommune sin eigarstyring av SIM IKS (side 22 i rapporten) har rådmannen følgjande kommentarar; Punkt 1 i rapporten rår Bømlo kommune til å innføre årlege eigarmøter med SIM IKS i samband med eigarskapsdagane i kommunen. På eigarskapsdagane går eigarutvalet gjennom alle sine eigarskap og gjennom dei vurderingar som vert gjort bestemmer eigarutvalet seg for kva selskap eigarutvalet ynskjer eigarsamtalar med. Det må soleis vera opp til kommunen å ta stilling til om det skal vera årlege eigarmøter med selskapet eller ikkje. Punkt 2 til 4 i tilrådingane er rådmannen samd i, men ser det som sjølvsagt at styrande organ i SIM IKS har hovudansvaret for å ha rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med gjeldande regelverk. Det må vidare vera opp til kommunen å avgjera om saker som skal opp i SIM IKS sitt representantskap skal handsamast i kommunestyret. Kapittel 10 med tilrådingar til SIM IKS. Rådmannen er stort sett samd i dei 8 tilrådingane til SIM IKS, men kan ikkje heilt sjå trongen for at det vert pålagt årlege eigarsamtalar mellom selskapet og eigarkommunane. Det må vera ei vurdering frå kvar einskild eigarkommune og selskapet som avgjer grunnlaget for kva tid ein ynskjer eigarsamtale. Rådmannen saknar og ein grundigare handsaming av spørsmålet om mogleg uttak av eigenkapital frå eigarkommunane. Greitt nok at rapporten støttar opp under tanken om eit miljøfond, men spørsmålet om konsekvensar ved kapitaluttak og alternative løysingar er ikkje grundig nok vurdert. I punkt 8 tilrår Deloitte at SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at dei vert i samsvar med retningslinjer for sjølvkost. Det bør også gjelda for kalkulering av kapitalkostnader og finansiering av investeringar. Det er positivt at SIM konsernet er i gong med å etablere sentrale styringsverktøy, slik som overordna kvalitetsdokument, rutinar og etiske retningsliner. Legitimitet er avgjerande for eit selskap som forvaltar så store verdiar på vegne av fellesskapet. Sekretariatet meiner rapport etter selskapskontroll av SIM IKS gjev eit godt grunnlag for å gjera innstilling om kva Bømlo kommune må setja fokus på for å få til god kommunal eigarstyring av både SIM IKS, og andre selskap som kommunen har eigarinteresser i. Det er utarbeida ein eigen rapport for kvar kommune, og rapporten til Bømlo kommune set fokus på særleg dei utfordringane som Bømlo må ta stilling til. Samandraget innleiingsvis i rapporten gjev eit godt oversyn over dei vurderingar og tilrådingar som vert gjeve, men sekretariatet oppmodar og om at ein studerer særleg nøye kapittel 6 Vurdering (side 23) når det gjeld eigarskapsmelding og eigarstrategi, val av eigarrepresentantar, kompetanse og opplæring, samt rutinar og retningslinjer. Vidare er det gjeve tilrådingar basert på det som kjem fram i første del av rapporten (side 24). 3

4 Del to av rapporten (frå side 25 og utover), som omhandlar forvaltningsrevisjon av SIM IKS, inneheld og ein vurderingsdel som er viktig å studera nøye (side 42-47). Her er det også gjeve tilråding om kva som bør arbeidast vidare med (side 48). Styreleiar i SIM IKS gjev i sin uttale til rapporten kommentarar som viser at mange av dei ting som er sett fokus på, og dei tilrådingar som er gjeve, vil bli gjennomførte. Det ser såleis ut til at selskapskontrollen, med påfølgande rapport har starta ein god prosess, og at det er positiv haldning i SIM IKS til å følgja opp dei signal og råd som er gjeve. Konklusjon: Med utgangspunkt i rapporten og dei vurderingar og tilrådingar som ligg føre, bør kontrollutvalet innstilla til kommunestyret og be rådmann følgja opp dei tilrådingar som er gjeve i rapporten. Vidare bør det og gjerast innstilling om kva eigarrepresentantane til Bømlo kommune i SIM IKS må sjå til vert følgde opp. Kontrollutvalet bør dela innstillinga si inn i kva Bømlo kommune sjølv må syta for, og kva ein bør sjå til at SIM IKS skal følgja opp. Når det gjeld kommunen sine oppgåver å arbeida vidare med, bør utvalet tilrå at kommunestyret ber om at det vert laga ein handlingsplan for vidare oppfølging. FORSLAG TIL INNSTILLING PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til PKT 2 Kommunestyret ber Bømlo kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 4

5 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Rapport etter selskapskontroll SIM. 5