Rapporteringsgener ator - Visma ansatt ID STB.HR.1.6.24 Versjon 1.00 Gyldig fra 10.07.2014 Forfatter Åse Eriksen Åkerøy Verifisert Vigleik Aas Godkjent Vigleik Aas Side 1 av Visma Unique Unique Ansatt Rapportgenerator
Ver.1.00 Side: 2 av INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning... 3 2.1 Innhold i skjermbildet... 5 2.2 Rapporttyper... 5 2.3 Rapport... 5 2.4 Vis... 5 2.5 Avledede felt.... 6 2.6 Kategorier... 6 2.7 Eier.... 6 2.8 Excel-mal (virker ikke i Citrix)... 6 2.9 Font/skrift størrelse... 6 2.10 Ny... 6 2.11 Lagre... 6 2.12 Kopier... 6 2.13 Slett... 7 2.14 Tilgjengelige felt... 7 2.15 Gruppering... 7 2.16 Sortering/felt... 7 2.17 Slett... 9 2.18 Flytt opp /Flytt ned... 9 2.19 Start server og Start lokalt... 9 2.20 Lukk... 9 2.21 Hjelp... 9 3 Lage en ny rapport... 10 3.1 Gruppe rapport med detaljer og sum... 10 Legge inn utvalg i en rapport.... 16 3.2 Grupperapport uten detaljer, men med sum... 20 Alternativ måte å lage gruppe rapporter.... 25 Alternativ måte å lage gruppe rapporter.... 26 4.1 Oppbygning av avledet felt... 28 4.2 Operatorer til bruk i avledet felt... 29 Informasjon om beskrivelsen.... 30 5 Kjøring av rapporter... 31 6.1 Kopiere... 37 6.2 Slette... 37 7 Overføring av data til regneark... 38 8 Spesielle felt... 38 Dato sluttet i stilling.... 38 Stilling pr. dato.... 38 Etternavn Fornavn.... 38 Årslønn justert for stillingsprosent.... 39 Felt for personlig Tillegg.... 39 Født år.... 40
1 Innledning Ver.1.00 Side: 3 av Dette dokumentet gir en innføring i ANSATT Rapportgenerator. Rapportgeneratoren er en integrert del av ANSATT og gir alle som har tilgang mulighet til fritt å bygge opp egne rapporter (se kap. 1.1 nedenfor). Rapportgeneratoren grupperer rapporter i standard rapporter som leveres fra leverandør og felles rapporter som lages av kunden. Rapportene kan skrives ut på papir, fil, eller til regneark. Med ANSATT rapportgenerator gir vi kundene mulighet til å skreddersy egne rapporter etter sine egne behov. Kunden kan selv ta over det som tidligere var dataleverandørens rolle i å produsere rapporter. Resultatet kan bli mer målrettede rapporter. Overføring til regneark gir en stor mulighet for å benytte alle de egenskaper som et regneark gir.
2 Oppbygning av rapportgeneratoren Rapportgeneratoren startes fra hovedmenyen i ANSATT. Ver.1.00 Side: 4 av Det er kun ett bilde i rapportgeneratoren. Fra dette bildet både lages nye, kjøres, kopieres og slettes rapporter.
2.1 Innhold i skjermbildet Ver.1.00 Side: 5 av Rapporttypen er ment som en hjelp til inndeling av rapporter. Rapporttypen styrer også hvilke felter som er tilgjengelig når en skal lage rapporter. Rapportene knyttes mot de enkelte rapporttypene. 2.2 Rapporttyper Det er tolv rapporttyper. Akkumulatorverdier gir deg mulighet til å liste akkumulatorer og akkumulator verdier. Ansattinformasjon som gir tilgang til felter fra personopplysninger, stillingsopplysninger, fastlønnsopplysninger, andre opplysninger og statistikk på person og stilling. Ferie med data fra feriebildet. Fravær som gir tilgang til fraværsdata og refusjonsdata. Jobb ledig Kompetanse med data fra den gamle kompetanse modulen. Kompetanseregister data fra registrerte Cver Lokale forhandlinger Lønnstransaksjoner som gir tilgang til alle lønnstransaksjoner som er lagret i systemet. Pårørende Variable Transaksjoner Ytelser med opplysninger fra ytelser som den ansatte innehar. Når en velger rapporttype vil en få tilgang til de rapporter som finnes på denne rapporttypen. Dette kombineres med eieren som ligger i feltet Vis. Når rapporter dannes legges de på en eier. Eier er da enten den som lager rapporten, som fellesrapport eller som standardrapport. 2.3 Rapport I dette feltet finner du alle rapporter som er knyttet til rapporttypen. Når en velger en rapport får en fram informasjon om hvordan rapporten er bygd opp. Informasjonen kommer i to faner. Gruppering vil inneholde de feltene en har valgt å gruppere på. Det er automatisk sortering på dette feltet i rapporten. En kan også velge sideskift ved endring av gruppefelt. Et typisk grupperingsfelt vil være Ansvar. Ansvar vil da komme en gang. Da grupperingsfelt alltid er sortert, kommer det ansvar som har lavest nummer først. Under denne ene linja med ansvar vil alle stillingene som har dette ansvaret da komme. Sortering/Felt inneholder alle de felt en får ut på rapporten som ikke er grupperingsfelt. Feltene kan sorteres i stigende rekkefølge, for eksempel på navn. En kan velge om feltene skal vises på rapporten, eller om de bare skal være med for å legge på en begrensning i utvalget og da ikke vises. Til slutt kan en velge om en vil sortere verdiene i en kolonne. 2.4 Vis Her kan en velge hvilke rapporter en skal se under den gitte rapporttypen. En kan velge mellom: Mine - da ser en bare sine egne rapporter, og det er kun egne rapporter en kan endre på. Standard - er rapporter som er lagd av VismaUnique.
Ver.1.00 Side: 6 av Felles - der en ser alle rapporter som er felles. Dere styrer selv hvilke rapporter dere ønsker å legge på felles, det er systemadministrator som kopierer rapporter til felles. 2.5 Avledede felt. Avledede felt er felt som dere selv lager og som kan brukes i rapporten. Dere får frem de avledede felt som er lagd under denne rapporttypen. En kan lage nye felt og redigere/slette eksisterende felt. Feltene er knyttet opp til rapporttypen, og må lages under hver rapporttype. Alle har tilgang til å lage avledede felt. Det er en del eksempler på avledede felt i kap.8 i brukerdokumentasjonen, og kapittel 4 viser hvordan du lager avledede felt. 2.6 Kategorier Kategorier er betegnelsen på de mappene dere ser under tilgjengelige felt. Dere kan selv lage kategorier og legge felt inn i dem. 2.7 Eier. Hvem som er eier av rapporten. Enten en registrert bruker eller felles/standard. 2.8 Excel-mal (virker ikke i Citrix) Dersom en har opprettet en mal (.xlt) fil på mal området i ANSATT, vil dere få opp en.xlt fil når dere trykker på når dere da kjører rapporten vil data automatisk legge seg ut i regneark. NB. Det må ikke være felt i Gruppering, bare i Sortering/felt. Excel-mal kan bare brukes dersom det er lagt en mal på området.\local\ansatt\mler\rtf\ 2.9 Font/skrift størrelse Her kan dere endre fonten og skrifts størrelse på utskriften av rapporten. Det er en font og en skrifts størrelse for hele rapporten. Dersom dere ikke får plass på et stående / liggende ark, kan det være en ide å redusere skrifts størrelsen. 2.10 Ny Brukes når en skal lage en ny rapport. 2.11 Lagre Lagrer endringer i rapporten. Rapporten lagres også når en kjører den. D.v.s dersom en har gjort endringer og trykker Start lokalt lagres også rapporten. 2.12 Kopier Det er mulig å kopiere rapporter. Enten til meg selv eller til en bestemt bruker.
2.13 Slett Sletter rapporten. Ver.1.00 Side: 7 av 2.14 Tilgjengelige felt Oversikt over de felt som det kan rapporteres på. Feltene ligger i kategorier(mapper) og det er forsøkt å lage et system der de felt som ligger i personopplysninger finnes på Per bildet i ANSATT o.s.v. Avledede felt kommer også frem og skiller seg ut med en rød A. Dersom en ikke finner feltet under den kategorien en forventer, gå til Alle felt og søk der. Det er viktig å velge felt som er fra rett bilde. Fradato kan ligge flere ganger for eksempel på stilling og på fastlønnstransaksjoner. Dersom du skal lage en rapport over alle ansatte som har begynt i en periode, vil det være naturlig å velge fradato fra stillingsbildet og ikke fra fastlønnstransaksjonene. For å sikre at du velger rett har vi lagt inn (Stilling) etter felt som forekommer i flere sammenhenger. Legg merke til at i rapporttype Ansattinformasjon har Fradato både (Stilling) og (Fastlønn) etter seg. 2.15 Gruppering I fanen Gruppering ligger alle felt som det skal grupperes på. Det kan være mange gruppe felt. De flyttes over fra tilgjengelige felt ved å trykke Ny Gruppe nederst under tilgjengelige felt. Dersom en ønsker en undergruppe til en gruppe, er det viktig at en står på den gruppen underfeltet skal tilhøre før en trykker Nytt felt. I kolonnene: Felt ligger navnet på de feltene dere plukker fra tilgjengelige felt. Kan ikke overstyres Bredde kan dere endre bredden som feltet tar. Bredden vurderer dere ut fra overskriften og innholdet i feltet. Hvor langt feltet er finner dere ut ved å høyre klikke på feltet og velge egenskaper. Overstyret felttekst. Skriv noe her dersom dere vil ha en annen overskrift enn det som står i Felt. Utvalg. Legg inn utvalg på feltene. Høyre klikk og velg utvalg for å få hjelp til å bygge opp et utvalg. Utvalg kan også skrives direkte inn i feltet. På avledede felt er det ikke mulig å legge inn utvalg. Da må en velge et av de feltene det avledede feltet er bygd opp av og legge utvalget her. Sideskift gir sideskrift på gruppen. 2.16 Sortering/felt Dette er hvor de ordinære feltene som en ikke skal gruppere på legges. Feltene flyttes over fra tilgjengelige felt ved å trykke Nye felt. Når feltet er kommet over, kan dere sortere på feltet ved å høyre klikke på feltet og velge legg inn sortering. I kolonnene: Felt ligger navnet på de feltene dere plukker fra tilgjengelige felt. Kan ikke overstyres.
Ver.1.00 Side: 8 av Bredde kan dere endre bredden på feltet. Bredden vurderer dere ut fra overskriften og innholdet i feltet. Hvor langt feltet er finner dere ut ved å høyre klikke på feltet og velge Egenskaper. Overstyret felttekst. Skriv noe her dersom dere vil ha en annen overskrift enn det som står i Felt. Utvalg. Legg inn utvalg på feltene. Høyre klikk og velg utvalg for å få hjelp til å bygge opp et utvalg. Utvalg kan også skrives direkte inn i feltet. På avledede felt er det ikke mulig å legge inn utvalg. Da må en velge et av de feltene det avledede feltet er bygd opp av og legge utvalget her. Vis avgjør om feltet skal vises i rapporten eller ikke Sum gir sum for hver gruppe og på slutten av rapporten. Dersom en bare velger sum og ikke vis i noen felt kommer det bare summer på gruppenivå, ingen detaljer.
2.17 Slett Sletter felt enten i Gruppering eller Sortering/felt. Ver.1.00 Side: 9 av 2.18 Flytt opp /Flytt ned Felt som er valg i Gruppering eller Sortering/Felt kan flyttes opp eller ned. I Gruppering flytter en gruppen med undergruppe. I Sortering/Felt kommer alle felter en sorterer på først blant feltene. Dere kan flytte innbyrdes innen for sorteringsfeltene. Et sorteringsfelt kan ikke flyttes ned til de feltene en ikke sorterer på, og felter en ikke sorterer på kan ikke flyttes inn blant sorteringsfeltene. 2.19 Start server og Start lokalt Her kjører dere rapportene. 2.20 Lukk Gå ut av rapportgeneratoren 2.21 Hjelp Hjelp Slå opp her dersom dere trenger hjelp
Ver.1.00 Side: 10 av 3 Lage en ny rapport Her viser vi hvordan vi lager en ny rapport. 3.1 Gruppe rapport med detaljer og sum I dette tilfellet skal vi ha en rapport som lister alle ansatte gruppert på fagforening og sortert på navn, med sum på stillingsprosent med brudd på fagforening. Rapporten må da inneholde Fagforening, Navn, Ansattnr, Stillingskode, Stillingstekst, stillings %. OBS! Vær oppmerksom på at vi nå tar med opplysninger som ligger på Stillingsdata. Det fører igjen til at det vil komme en linje for hver stilling vedkommende har. En rapport som bare henter fra Personopplysninger, eks. Navn, Adresse, Telefon, lister ut hver person en gang og tar ikke hensyn til om vedkommende har flere stillinger. I Rapporttype velger vi Ansattinformasjon og deretter trykker vi knappen NY. Bildet Ny Rapport kommer frem: Skriv inn ønsket navn på rapporten (for eksempel Fagforeningsliste) og velg OK.
Ver.1.00 Side: 11 av Vi skal først velge feltene vi skal gruppere på. Velg fanen Gruppering, da vil knappene som er under Tilgjengelige felt vise Ny gruppe. Det første vi skal ha er feltet Fagforeningsnr. Dette ligger i Persondatabildet, så vi velger mappen personopplysninger. Er vi usikre på hvor feltet er velger vi Alle felt. Her vises en samlet oversikt over hvilke felt som er tilgjengelige innenfor Hovedrapporten/rapporttypen Ansattinformasjon. I oversikten kan en enten bla ned på treet eller taste Fa for Fagforening. Sett markøren i feltet fagforeningsnr og trykk Ny Gruppe.
Ver.1.00 Side: 12 av Fagforeningsnr har nå flyttet seg over til kolonnen Felt i fanen Gruppering.
Ver.1.00 Side: 13 av Vi ønsker å få med fagforeningstekst, men den skal ligge på samme linje som fagforeningsnummer. Vi velger da fagforeningsnavn, og i stedet for å trykke Ny gruppe velger vi nå Nytt felt. Fagforeningsnavn flytter seg da inn under fagforeningsnr, men litt til høyre. Dette for å markere at det skal på samme linje som fagforeningsnr på utskriften. I rapporten vil det nå komme et brudd for hver ny fagforening. Linjen inneholder både fagforeningsnummer og fagforeningsnavn. Hake i feltet Sideskift gir sideskift når det er et nytt fagforeningsnummer.
Ver.1.00 Side: 14 av I fanen Sortering/Felt skal vi bygge opp resten av feltene i rapporten. Finn frem til feltet Navn i Tilgjengelige felt. Det kan velges enten fra fanen Personopplysninger eller fra Alle felt. Legg merke til at det står en rød A foran feltet. Det betyr at feltet er et Avledet felt. Se avsnitt om avledet felt. Legg også merke til at helt oppe til venstre på bildet i ANSATT(ikke med på bildet her) kommer det frem en tekst. Det viser hvordan feltet er bygd opp. En kan se at det er sammensatt av Etternavn og Fornavn som er egne felt i ANSATT. Trykk Nytt felt knappen og feltet er valgt. Vi skal sortere på Navn. Det gjøres ved å sette markøren i Navn i fanen Sortering/Felt. Høyre klikk, og velg Legg inn sortering. En kan sortere på flere felt med å høyre klikke på det feltet en skal sortere på. Sorteringsfeltene kan flytte plass innbyrdes ved å bruke Flytt opp og Flytt ned knappene, men kan ikke flyttes ned i ikke sorterte felt.
Ver.1.00 Side: 15 av Videre skal vi velge Ansattnr, Stillingskode,Stillingsnavn og Stillingsprosent og Selskap. Det gjøres på samme måte som med navn. Ansattnr og Selskap velges fra mappen Personopplysninger, mens Stillingskode, Stillingsnavn og Stillingsprosent er på mappen Stillingsopplysninger. Husk at dersom du ikke finner feltene under mappene, må du søke i mappen Alle felt. Merk at selskap også er valgt. Vi har lagt inn utvalg på feltet men har fjernet haken fra Vis. Dermed vil rapporten kjøres kun på det eller de selskap vi har i utvalg, uten at selskapsnummer vises på utskriften. Dersom en ikke velger selskap vil en kjøre på det eller de selskap en står i og som en har tilgang til i Security. Ved å sette hake i feltet Sum vil stillingsprosent summeres ved brudd i fagforening og totalt i slutten av rapporten.. Det er avsatt en standard utskrifts-bredde. Dersom en ønsker annen bredde kan feltet endres. Bredden må ha like mange tegn som antall posisjoner i overskriften eller lengden på feltet. Lengden på feltet finner dere enten ved å sette markøren på feltet i Tilgjengelige felt, da kommer informasjonen oppe til venstre på bildet, eller inne i Sortering/Felt ved å høyre klikke på feltet og velge egenskaper. Det er mulig å overstyre felttekst som kommer som overskrift på rapporten. Anbefales spesielt dersom overskriften er mye bredere enn innholdet i kolonnen. Eks. Stillingskode på 4 siffer med overskrift Stillingskode.
Ver.1.00 Side: 16 av Legge inn utvalg i en rapport. Når en skal legge inn utvalg kan en skrive inn utvalg direkte i utvalgsfeltet, eller høyre klikke og velge utvalg fra menyen. Ved hjelp av operatoren bygger en opp uttrykket nederst i bildet. Følgende operatorer er mulige for numeriske felt. Forsøk deg frem og se på de forskjellige tegnene som vises. Dersom en ønsker at selskapsnr skal være ulik 1 velger en Ulik i operator og setter 1 i Verdi. Velg legg til. I Uttrykk kommer nå <> 1 velg OK og se at Uttrykket flytter seg til rapporten
Ver.1.00 Side: 17 av Her er <> 1 på plass i Utvalget. For tekstfelt er utvalget litt annerledes, men prinsippet med å bygge opp Utvalget er det samme. Stillingsnavn er et tekstfelt. Setter en markøren i Utvalg på stillingsnavn og høyre klikker kommer utvalgsbildet opp. Her er det mange Operatorer å velge mellom: Er lik, Mellom, Ulik, Mindre enn, Mindre enn eller lik, Større enn, Større enn eller lik, Inneholder, Begynner med, Slutter med
Ver.1.00 Side: 18 av Du kan også legge inn utvalget manuelt rett i utvalgsfeltet i fanen Sortering/Felt Verdiene er. Ingen verdi i utvalg gir alle forekomster. Tegn Navn Beskrivelse Eksempel Type, Komma Skilletegn for 100,200 gir alle med 100 og alle Numerisk enkelt verdier med 200 : Kolon Skilletegn for fra 100:200 gir alle fra 100 til og med Numerisk og til 200 > Større enn Alle som er større >100 gir alle som er større en 100 Numerisk en < Mindre enn Alle som er <100 gir alle som er mindre en Numerisk mindre en 100 >= Større enn Alle som er Større >=100 gir alle som er lik og større Numerisk eller lik enn eller lik en 100. <= Mindre enn Alle som er <=100 gir alle som er lik og Numerisk eller lik mindre enn eller lik mindre en 100 <> Ulik Alle som er ulik en <>100 alle som er ulik 100 Numerisk %X% Inneholder verdi Alle som inneholder en verdi X% Begynner med Alle som begynner med en verdi %X Slutter med Alle som slutter med en verdi %Konsulent% er alle som inneholder teksten konsulent Konsulent% er alle som begynner med konsulent %Konsulent er alle som slutter med konsulent Tekst Tekst Tekst Skal det legges dato i utvalget skrives disse på formatet ÅÅÅÅMMDD, altså ÅR MÅNED DAG. Dersom en skal ha alle som er sluttet i 2004 vil en da skrive 20040101:200231, eller dersom en skal ha alle som er aktive inklusiv de med sluttdato frem i tid blir det 0,20040910:20991231. I enkelte tilfeller ønsker du at spørsmål om utvalg først skal komme frem når du kjører rapporten. Det gjør du med å legge inn ett? (spørsmålstegn) i utvalgsfeltet. Når rapporten kjøres vil da dialogboksen Utvalg komme frem og du legger inn utvalget som viset over. Dette er nytting på fellesrapporter der det er andre en deg som skal kjøre rapporten, og det eneste de har lov til å endre er utvalg. Dersom en ikke legger inn utvalg på felt velges alle verdiene i feltet, med enkelte unntak. Et slikt unntak er selskapsnr. Dersom en står i selskap 1 og ikke legger noen verdi i utvalg på selskap eller ikke har med selskap i rapporten, kjøres rapporten på selskap 1. På første siden av rapporten kommer det en tekst : Rapporten har brukt dette interne utvalget Selskap : 1. Det kan variere fra rapporttype til rapporttype hvilke Interne utvalg som brukes. Disse kan selvfølgelig overstyres ved at du legger inn utvalg i utvalgsfeltet.
Ver.1.00 Side: 19 av Kjør nå rapporten, som vist i kapitlet Kjøre rapport. Rapporten er nå ferdig og kan skrives ut.
Ver.1.00 Side: 20 av 3.2 Grupperapport uten detaljer, men med sum Av og til skal vi ha en rapport som bare viser sum pr gruppe. En slik rapport kan være antall personer, stillinger og årsverk fordelt på kjønn. velg Ny og skriv inn: Antall ansatte og årsverk fordelt på kjønn Velg Gruppering s fanen. Øverste nivå på gruppe i denne rapporten vil være Kjønn. Vi velger Kjønn fra lista over felt. Og trykk Ny gruppe for feltet Kjønn.
Ver.1.00 Side: 21 av Vi skal nå legge inn feltene Teller ansatte, Teller stilling og Årsverk. Dette skal vi gjøre i fanen Sortering/Felt. Fra Tilgjengelige felt velger dere Teller ansatt. Dersom dere ikke finner Teller stilling og Årsverk vil det si at feltene ikke er laget da dette er felt som må bygges opp i avledede felt. Vi lager først Teller stilling. Velg Avledede felt, og trykk Ny. Skriv inn Teller stilling. og OK. Velg Tallfelt og Visning som i bildet under. I Informasjon kan dere skrive Teller antall stillinger.
Ver.1.00 Side: 22 av Det spesielle med dette avledede feltet er at det ikke skal velges noen felt. Det skal bare legges et ett tall i formel. Det gjøres ved å skrive 1 i faste verdier og velge legg til. Dere ser da at 1 kommer i formel. Vi er nå ferdig og trykk OK. Teller stilling kommer nå frem i oversikten over avledede felt. Så må vi lage feltet Årsverk som avledet felt forutsatt at det ikke finnes fra før. Vi åpner Avledede felt. Velger Ny. Skriver Årsverk i navn på avledet felt. Dette er et Tallfelt og vi vil ha Visning zzz,zz9.99 som gir oss desimaler og tusen skilletegn. I Informasjon skriver vi Regner ut årsverk som stillingsprosent delt på 100. I Velg felt velger vi Stillingsprosent og Legg til. I Operator velger vi dele og Legg til. I Legg inn faste verdier skriver vi 100 og trykker Legg til. Bildet er nå fylt ut med følgende informasjon.
Ver.1.00 Side: 23 av Velg Ok. Det er nå kommet enda et felt inn i Avledede felt. Vi er nå klare for å legge til feltene Teller stilling og Årsverk i rapporten vår. Søk deg frem til feltene i Tilgjengelige felt og trykk Nytt felt for hvert av feltene. Legg merke til at de avledede feltene er merket med en rød A. Rapporten ser nå slik ut.
Ver.1.00 Side: 24 av Vi har nå fått med de felt som vi vil ha ut på rapporten. Men vi ønsker også å begrense rapporten til å telle alle som ikke har sluttdato på stilling eller sluttdato frem i tid. Det gjør vi med å velge feltet Dato sluttet i stilling fra Tilgjengelige felt og trykke Nytt felt. I Utvalg på dette feltet legger vi inn 0,20040927:20991231. D.v.s. at 0 betyr alle uten sluttdato på stilling og 20040927:20991231 alle som har en sluttdato mellom 27.september 2004 og 31. desember 2099, altså frem i tid. Videre skal vi ha alle med en stillingsprosent større en 0. Da må vi hente frem stillingsprosent fra Tilgjengelige felt og trykke Nytt felt. Legg inn 1:999 i utvalg. Da får vi alle som har stillingsprosent fra 1 til 999. Det som nå gjenstår er å få rapporten til å summere på gruppenivå. Det gjøres ved å fjerne alle merker i Vis, og legge inn merke i Sum, men bare på de feltene vi skal ha med i rapporten. Dato sluttet i stilling og stillingsprosent skal verken ha merke i Vis eller i Sum. De er bare utvalgsfelt og skal ikke ut på rapporten. Rapporten ser nå slik ut.
Ver.1.00 Side: 25 av Når vi kjører rapporten får vi følgende:
Ver.1.00 Side: 26 av Alternativ måte å lage gruppe rapporter. Gruppe rapporter kan lages alternativt med å benytte funksjonen Aggreger. Vi skal her lage samme rapport som over men benytte aggreger i rapporten. Dersom dere setter huk i feltet Aggreger på rapporten fører det til at Alle felt som det er sortert på blir slått sammen og kommer en gang. Kombinerer du dette med merke i sum på de linjene du ønsker å summere vil du få en sum på for hver linje du har sortering på. Det er enklere å forklare dersom vi viser et eksempel. Rapporten Antall ansatte og årsverk fordelt på kjønn benyttet Gruppering på kjønn. Derom du nå fjerner Kjønn fra Grupperings bildet og legger det som sortering på Sortering/Felt bildet vil bildet se slik ut. Sett huk i feltet Aggreger. Det som skiller denne rapporten nå er at Kjønn er slettet fra fanen Gruppering og lagt inn i Sortering/Felt. Det er valgt sortering på feltet. Så er det satt huk i feltet Aggreger. Vi kjører nå rapporten og resultatet blir som følger: (Se bort fra at tallene er forskjellig fra rapporten over)
Ver.1.00 Side: 27 av I dette tilfellet ble rapporten mer presentabel ved at du benyttet Aggreger funksjonen. Prøv deg frem for å se hva som passer.
Ver.1.00 Side: 28 av 4 Av l e d e d e f e l t I rapportgeneratoren er det mulig å lage egendefinerte felt. Disse feltene kan bestå av felter som finnes i tabellene kombinert med aritmetiske uttrykk og tekst. En får tilgang til egendefinerte felt ved å trykke på knappen Avledede felt. 4.1 Oppbygning av avledet felt I eksemplet med fagforening ønsker vi å få et felt som inneholder Årslønn på stillingen justert opp med 2 %. Det gjør en på følgende måte: Trykk på Ny Knappen Nå kommer dialogbildet der en kan legge inn informasjon om det nye feltet. Navn på felt kan være Årslønn + 2 %. Dette er et tallfelt så en merker av i Tallfelt. I Visning velger vi to desimaler. Dersom en ikke finner det som passer i Visning kan en lage et egendefinert visningsformat i Egendefinert visning. Informasjonsfeltet er en beskrivelse på hva feltet inneholder og eventuelt hva der skal brukes til. I velg felt kan en velge felt som allerede finnes i ANSATT og benytte dette som et utgangspunkt for videre regneuttrykk. I dette tilfellet velger en årslønn fra listen over felt, og trykker Legg til. Årslønn flytter seg ned til feltet Formel. Videre ønsker vi å multiplisere Årslønn med stillings %. En velger da Operator (se mer info om Operator nedenfor) og fra listen velger en Gange. Velg Legg til for å flytte ned til Formel. Så skal vi velge stillingsprosent fra Velg felt listen og trykker Legg til.
Ver.1.00 Side: 29 av Det som nå gjenstår er å dividere uttrykket på 100. Velg da først dele fra feltet Operatorer og trykk legg til. Så skriver en 100 i feltet Legg inn faste verdier og trykker Legg til. I Formelfeltet står det nå Årslønn * Stillingsprosent / 100. Det vi har nå er årslønn justert for stillingsprosent på stillingen. Det skal vi nå multiplisere med 1,02 for å få addert til 2 % til årslønn. Velg gange fra Operator og Legg til. Skriv så 1.02 i legg inn faste verdier og legg til. I bildet står det nå. Legg merke til redigerknappen nederst til venstre i bildet. det gir mulighet til manuelt å redigere i formelen. Trykk OK og en er tilbake til oversikten over avledede felt. Her ser vi at Årslønn + 2% er på plass og vi kan nå legge det inn i rapporter vi har eller skal lage i fremtiden. 4.2 Operatorer til bruk i avledet felt I avledet felt kan en bruke følgende operatorer: Operatorer i tallfelt: * Gange / Dele + Pluss - Minus. Operatorer i tekstfelt: & Kjede sammen to felt. && Kjede sammen to felt,men fjerne alle blanke i feltet foran. Mellomrom. (5:7) Ta ut fra og med posisjon 5 til og med posisjon 7 i feltet. (10:-1) Ta ut fra og med posisjon 10 og resten av feltet. (10:-2) Ta ut fra og med posisjon 10 og resten av feltet unntatt siste posisjon.
Ver.1.00 Side: 30 av o.s.v Informasjon om beskrivelsen. Histhjem histfast transreg
Ver.1.00 Side: 31 av 5 Kjøring av rapporter Siden rapportene ligger sortert under Rapporttyper, må man først velge aktuell rapporttype. Som nevnt over er det syv alternativ. Når en har valgt den rette rapporttypen må en i feltet Vis velge hvilken gruppe rapporten tilhører.
Ver.1.00 Side: 32 av En kan nå velge rapporten fra Rapporter. For å kjøre rapporten velger en i de fleste tilfeller Start lokalt. Dersom det er store rapporter eller driftsmiljøet tilsier det trykker en Start server. En får da opp bildet for utskrift. her kan en velge å skrive rapporten til skriver, fil, eller eksterne tjenester som regneark, utklippstavle, epost, o.s.v. Dersom en ønsker å forandre liggende/stående gjør en det her. det gjøres ved å velge Alternativer, og så velge liggende / stående i dialogbildene. Disse bildene kan variere avhengig av den skriveren dere har. Det er standard windows. Men dersom dere har lagd en rapport som går ut over stående A4 vil rapportgeneratoren merke dette og automatisk foreslå liggende utskrift. Velg OK og rapporten kjøres.
Ver.1.00 Side: 33 av Feltet Vis på skjerm helt nederst til venstre i bildet på rapportgeneratoren, gir deg mulighet til å se data på skermen i kolonner før du skriver ut rapporten. Bruk av denne funksjonen gir også mulighet til å presentere data i stolpe og kake diagram. Resultatet blir som følger når du kjører rapporten. Nå åpner det seg en rekke muligheter. Det er mulig å sortere på kolonnene ved å trykke på kolonneoverskriften. Du kan sette inn utvalg i første feltet i kolonnen. Dersom du vil ha alle med stillingsprosent større en 100 setter du inn >100 i første linje i kolonnen St.pros.
Ver.1.00 Side: 34 av Knappen Skriv rapport skriver ut en rapport med det datagrunnlaget du til en hver tid har i kolonnene. Knappen Grafikk gir deg mulighet til å presentere data grafisk. Dersom du velger Grafikk på denne rapporten er vil det se ut som følger.
Ver.1.00 Side: 35 av Du ser at data er presentert i Stolpediagram, og at fagforening er på horisontal akse mens stillingsprosent er på vertikal akse. Dette kan du endre på ved å endre verdier i feltene Horisontal akse og Vertikal akse øverst i bildet.
Ver.1.00 Side: 36 av Du kan også velge å prensetere data i kakediagram ved å velge knappen Kakediagram. Knappen Hent nye data bør i utgangspunktet altid stå på, og den blir alltid satt av systemet når du åpner rapporten første gang eller gjør endringer som tilsier at du må hente nye data. Men dersom du baaere skal gjøre endringer på utsenett til rapporten der du skal endre navn eller lengde på overskrift, sortering, gruppering, kan du ta bort huken i Hent nye data. Resultatet er at rapporten går mye raskere, da den ikke leser fra Ansatt på ny men bruker de data som ble lest forrige gang. Knappen Fjern duplikater fjerner alle like linjer som du har sortert på og presenterer da bare en linje. Eventuelle summer blir ikke tatt hensyn til da det bare er denne ene linjen som vises. Funksjonen kan være grei dersom du vil se på for eksempel hvilke lønnarter som er brukt i en lønnsperiode o.s.v.
Ver.1.00 Side: 37 av 6 Kopiere og slette rapporter 6.1 Kopiere Når en kopierer kan en kopiere eksisterende rapport til seg selv for deretter å foreta endringer i den kopierte rapporten. En kan kopiere til en ny eier, eller kopiere til fellesrapporter. dialogboks for å forsikre om at rapporten virkelig skal slettes. 6.2 Slette Velger en å slette rapport kommer det frem en
Ver.1.00 Side: 38 av 7 Overføring av data til regneark En veldig nyttig funksjon er å overføre data til regneark. For å overføre data til regneark velg start lokalt, i neste bilde velges Ekstern tjener. Velg tjener Excel. 8 Spesielle felt Det finnes den del felt som er viktige i forståelsen av hvordan dere kan få ut riktig data. Her forsøker vi å forklare hvordan disse feltene virker. Spesielle utvalg Dato sluttet i stilling. Når dere skal ha ut rapporter over aktive stillinger er det viktig at dere tar med dere dette feltet og setter utvalget til 0. Dere behøver ikke ta det med i selve rapporten og kan da fjerne huket i Vis. Dersom dere har den praksis å sette sluttdato frem i tid på stillingene, må dere passe på å få med dem i utvalget. Det gjøres ved å legge inn test på dato frem i tid i utvalget. Eks I utvalgsfeltet skriver dere 0,20050203:20991231 da vil alle stillinger som ikke er sluttet komme med (0) og alle som har sluttdato mellom 03.02.2005 og 31.12.2099 komme med. Ulempen er at dere må endre utgangspunktet, altså dagens dato hver gang dere kjører rapporten. Stilling pr. dato. Dette er historikk datoen. Tar dere med denne blant feltene og setter en dato frem eller tilbake i tid får dere med de data som var aktuelle som siste endring før denne dato. Setter dere for eksempel 20040430 i utvalg på Stillings pr. dato får dere de data som gjaldt på det tidspunkt, altså som å bla frem/tilbake på pr.dato med page up/page down på sti bildet. Avledet felt Etternavn Fornavn. Det finnes ikke ett felt for Navn i rapportgeneratoren. Dere må derfor lage et avledet felt i hver rapporttype som kjeder sammen etternavn og fornavn og som dere kaller Navn. Formelen her blir : "Etternavn" &&' ' & "Etternavn"
Ver.1.00 Side: 39 av Årslønn justert for stillingsprosent. Dette feltet finnes på Stillingsbildet til høyre for Årslønn, og viser årslønna justert med stillingsprosenten. Men det er ikke et felt som ligger i databasen. Det beregnes hver gang dere åpner stillingsbildet. Felt som ikke ligger i databasen kan det ikke rapporteres mot. Det må lages et avledet felt som beregner dette ut fra Årslønn og Stillingsprosent. Under ser dere syntaksen for hvordan feltet bygges opp. Felt for personlig Tillegg. Dette er også et felt som ikke ligger i databasen. Det blir beregnet som forskjellen mellom Årslønn og Grunnlønn idet stillingsbildet åpnes. Som ovenfor må vi altså ha et avledet felt for å kunne få med Tilleggsfeltet i rapporten vår.
Ver.1.00 Side: 40 av Født år. Født år er heller ikke noe felt i databasen. Vi må hente det ut fra født dato eller personnr. Her har vi valgt å hente det fra født dato med å dele født dato på 10000 og legge svaret i et avledet felt uten desimaler. Det går an fordi Født dato ligger på formen ÅÅÅÅMMDD og tar vi for eksempel 19600914 og deler på 10000 får vi 1960,0914 som overført til heltall blir 1960.