Evaluering av tilbud fra rådgivere & innstilling til valg av rådgiver for prosjektet: Kvalitetsheving av kartverk i regi av Godt Vann Drammensregionen M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\kvalitetsheving av kartverk - Evaluering av tilbud.doc
1 Innhold 1 Innhold...2 2 Innledning...3 3 Innkommende tilbud...3 4 Evaluering av kvalifikasjonskrav...4 5 Evaluering av tilbud i forhold til kriterier for valg av tilbyder...4 6 Innstilling til styregruppen for GVD...6 M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\kvalitetsheving av kartverk - Evaluering av tilbud.doc Side 2
2 Innledning Dette notat inneholder en kort oppsummering og evaluering av innkommende tilbud i GIS gruppens prosjekt Kvalitetsheving av kartverk Anbudets tittel: Kvalitetsheving av kartverk - Prosjekt i regi av Godt Vann Drammensregionen. Anbudet var utlyst som Tilbud med forhandlinger Tilbudene er et resultat av anbudet som var lagt du på DOFFIN. (Anbuds id.: FEB141401, Dato for publisering: 11. februar 2010, Anbudsfrist: 12. mars 2010) og etterfølgende forhandlingsmøter som blev gjennomført tirsdag 13. april 2010. Tidsfrist for reviderte tilbud blev satt til tirsdag 20. april 2010. Totalt har vi mottatt 3 tilbud. 3 Innkommende tilbud Ved anbudsfristens utløp av var det innkommet tilbud fra 3 rådgivere. Tilbudene blev protokollført ved åpning og er gjengitt her: Nr Tilbyder Totalsum uten mva. Timepris (hovedperson) Uker for gjennomføring 1 Cowi 217.000 900 18 2 Asplan Viak 770.660 1150 19 3 Geodata 356.200 900 16 Da det var store forskjelle i prisen på tilbudene, og da tilbudene ikke ummidelbart skilte mye på prosjektbeskrivelsene, blev det av evalueringsutvalget besluttet at invitere alle tilbydere til forhandling. Alle tilbydere valgte å stille opp, og etterfølgende å sende inn reviderte tilbud. Fokus for forhandlingene var dels at rydde opp i enkelte opplagte misforståelser i tilbudene, dels å få et mer detaljert beskrivelse av innholdet i leveransene. Forhandlingene blev gjennomført: Tirsdag 13. april 2010 på Glitrevannverket. I forhandlingsutvalget deltok: René Astad Dupont Prosjektleder: GVG prosjektet - lekkasjereduksjon. Christian Svebakk-Johansen Prosjektmedarbeider GVD prosjektet. Jarle Drevdal Røyken kommune Tore Stockinger Lier kommune Etterfølgende fik rådgiverne anledning til å komme med reviderte tilbud. Hovedresultatet av dette er gjengitt i tabellen herunder. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\kvalitetsheving av kartverk - Evaluering av tilbud.doc Side 3
Nr Tilbyder Totalsum uten mva. Uker for gjennomføring 1 Cowi 277.000 18 2 Asplan Viak 594.000 19 3 Geodata 316.200 16 4 Evaluering av kvalifikasjonskrav For å komme i betraktning til oppdraget skal visse kvalifikasjonskrav være oppfylt på tilfredsstillende måte. Kvalifikasjonskrav og deltakernes oppfyllelse av disse er summert i følgende vurderingsskjema. Vurderingsskjema for kvalifikasjonskrav: Post Cowi Asplan Viak Geodata Alle poster er utfylt Ja Ja Ja Tilbudet er på norsk Ja Ja Ja CV vedlagt Ja Ja Ja Referanselister Ja Ja Ja Skatteattester/ faglig registrering Ja Ja Ja HMS egenerklæring Ja Ja Ja Kvalitetssikringsystem Ja Ja Ja Ut fra ovenstående skjema for vurdering, kan det konkluderes at alle tilbydere på tilfredstillede måte oppfyller kvalifikasjonskraven for deltakelse i prosjektet. 5 Evaluering av tilbud i forhold til kriterier for valg av tilbyder Kriteriene som skal vektlegges ved valg av tilbyder er følgende: Kriterier Vektlegging Pris (tilbudssum, timepris, forbehold ol) 60 % Presentert forslag til arbeidsopplegg (framdriftsplan, oppdeling i delaktiviteter, leveringstid og lignende) 40 % Sum 100 % Hvert av disse kriteriene inneholder i praksis flere faktorer som tilbudene kan vurderes i forhold til. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\kvalitetsheving av kartverk - Evaluering av tilbud.doc Side 4
For priskriteriet er i dette prosjekt, alene pris, timepris ansett for vesentlige for priskriteriet. Score er foretatt på følgende måte: a) Beste tilbud har fått 1 poeng. b) De øvrige tilbud har får poeng relativt til dette. For priskriteriet i øvrig er selve prisen vektet med 80 %, men timeprisen er vektet med 20% Vurderingsskjema for Pris-kriteriet: Nr Tilbyder Pris (80%) pris score Timepris (20%) pris score Samlet pris score 0,8*Pris + 0,2*Timepris 1 Cowi 277.000 1,00 900 1.00 1,00 2 Asplan Viak 594.000 2,14 900 1.00 1,91 3 Geodata 316.200 1,14 1150 1,28 1,17 Vurdering av Arbeidsopplegg: Dette var en vanskelig oppgave, og i sakens natur til dels en subjektiv vurdering. Vurderingsutvalget er kommet frem til følgende vurdering: Cowi:. Det vurderes at firmaet har god VA-faglig kompetanse og god innsikt i bruken av GIS i VA faget. Det vurderes derfor at de vet mye om hva kartet kan/bør brukes til - og dermed hva som bør registreres. De var i møtet fokusert på enkelhet i løsningene (keep it simple) - noe som kan være viktig i vår kommunale hverdag. Geografisk er de godt plassert. Selv om det er lite beskrevet om arbeidsmetoder og teknisk løsning vurderes Cowi til å være et godt teknisk valg. Score 1.0 Asplan Viak: Det vurderes at også Asplan Viak har solid VA-faglig kompetanse så vel som GIS kompetanse, selv om de fremstod lidt usikre på forhandlingsmøtet. Demonstrerte ved bruk av flytskjema for innmålingsprosessen at de hadde tanker om hvordan deler av oppgaven bør løses. Teknisk løsning og valg av verktøy var noe uklar. Geografisk er medarbeiderne noe spredt. De har en satt opp en grei og ryddig oversikt i aktiviteter. Drammensavdelings arbeid med vår innmålingsinstruks ga ikke det beste inntrykk. Aspal Viak vurderes likevel til å være et godt teknisk valg. Score 1.25 Geodata: Det vurderes at Geodata har mindre VA-fagelig kompetanse end de øvrige tilbydere. GIS kompetansen er formentlig veldig god. De har gitt en veldig god teknisk løsningsbeskrivelse, men er veldig fokusert på hvilke verktøyet. Verktøyet kan gjenbrukes å er vårt etter utvikling til prosjektet. Positivt med presentasjon av rapport i Shape og etterbruk i FME. (Dette bør kanskje ses på uansett valg.) Geografisk er de godt plassert. Grunnet den noe svake VA-faglige kompetanse vurderes Geodata til å være det svakeste tekniske valg. Score 1.5 M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\kvalitetsheving av kartverk - Evaluering av tilbud.doc Side 5
I øvrig er leveringstid inkludert i vurdering av arbeidsopplegg, men kun vektet med 20 %. For all tilbydere følger oppdeling i delaktiviteter i hovedsak anbudsmaterialet, og er derfor utelatt fra vurderingen. vurdering av Arbeidsopplegg og leveringstid: Nr Tilbyder Opplegg Leveringstid (20%) Samlet opplegg score (80%) Uker (poeng) 0,8*Opplegg + 0,2*Tid 1 Cowi 1.00 18 1,13 1,03 2 Asplan Viak 1.25 19 1.19 1,24 3 Geodata 1.50 16 1.00 1,40 Samlet vurdering av Pris og Arbeidsopplegg: Nr Tilbyder Pris Arbeidsopplegg Score 60% 40% 1 Cowi 1,00 1,03 1,01 2 Asplan Viak 1,91 1,24 1,64 3 Geodata 1,17 1,40 1,26 På bakgrunn av ovenstående samlede vurdering av pris og arbeidsopplegg, er det arbeidsgruppen for GIS og modellering sin vurdering at prosjektet bør gjennomføres og at COWI velges som rådgiver. 6 Innstilling til styregruppen for GVD På bakgrunn av ovenstående evaluering av rådgivere som har gitt tilbud på prosjektet: Kvalitetsheving av kartverk i regi av Godt Vann Drammensregionen innstilles det til at prosjektstyret for Samarbeidsprosjektet GODT VANN tar beslutning om at prosjektet gjennomføres og at oppgaven tildeles COWI Begrunnelse: Etter evaluering av gitte tilbud og etterfølgende forhandling er det GIS gruppens vurdering at COWI har den nødvendige kompetanse inne VA-faget og innen GIS. At de har presentert et prosjekt som har et godt og troverdig arbeidsopplegg til en fornuftig pris. M:\GVD\Lekkasjekontroll\GIS & Modellering\Kvalitetsheving av kartverk\kvalitetsheving av kartverk - Evaluering av tilbud.doc Side 6