Nærmere beskrivelse av prosessen

Transkript

1

2 Nærmere beskrivelse av prosessen Kommunalbanken har god erfaring med bistand til konkurranseutsetting av nye hovedbankavtaler. Vi vektlegger en ryddig prosess med utgangspunkt i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Hele prosessen tar normalt 3-6 måneder og kan deles i 6 faser som vi her vil skissere nærmere. 1. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag I denne forberedende fasen vil vi utarbeide et konkurransegrunnlag. Dette er et dokument som gir informasjon om hvordan konkurransen vil foregå, tidsfrister, kriterier for vurdering av tilbud og vekting av disse kriteriene. Til utarbeidelse av konkurransegrunnlag trenger vi en rekke nøkkeltall fra kommunen, og vil oversende kommunen et eget skjema for utfylling, som vi deretter vil benytte i konkurransegrunnlaget. Dette vil gi informasjon om kommunens bruk av banktjenester, men også andre faktorer som ønsket trekkramme på konsernkontosystemet og behov for kontanthåndtering. Spesielt viktig er det å få med kommunens innestående på alle konti, da denne likviditeten blir sett som gunstig innlån for banken, noe som igjen vil bidra til gode priser for kommunen. Det er videre 4 hovedkriterier som til slutt avgjør valg av ny bankavtale. Hvert av disse kriteriene har underpunkter som listes opp i konkurransegrunnlaget. I samråd med kommunen blir vi enige om vektingen på hvert av kriteriene. I konkurransegrunnlaget gis også tidsfrister for innsending av tilbud som leverandørene skal overholde. Disse skal iht lov om offentlige anskaffelser være tilstrekkelige. Vi benytter normalt rundt 45 dager på tilbud dersom det skal være en konkurranse med ett forhandlingsmøte. For rene anbudskonkurranser uten forhandling benyttes en lengre frist på 52 dager. Dersom det er ferier i denne perioden, (jul, påske, og sommer ferie) så justeres tidsfristen tilsvarende. Vedståelsesfristen til leverandør, dvs bindingstiden på tilbudet er normalt 5 måneder. 2. Utsendelse av konkurransegrunnlag Kontraktsverdier under NOK skal offentliggjøres som frivillig kunngjøring på doffin.no den nasjonale portalen for offentlige anskaffelser i Norge. For oppdrag med kontraktsverdi på NOK NOK 1,6 mill. (EUR ) vil det være aktuelt å offentliggjøre på doffin med Nasjonal Kunngjøring. For større oppdrag over NOK 1,6 mill. (avhenger av Euro kurs) vil det være aktuelt å offentliggjøre i TED. I tillegg til Doffin sendes konkurransegrunnlaget direkte via mail til aktuelle banker. 3. Vurdering av mottatte tilbud Straks tilbud er kommet inn, åpnes de i h.h.t. åpningstidspunkt angitt i konkurransegrunnlaget. Tilbudsåpningen foregår lukket. To av tre eksemplarer videresendes til kommunen. Brevet angir hvilke banker som har levert tilbud, som også følger i vedlegget. Vi vil deretter avklare med kommunen når det passer å holde forhandlingsmøter i kommunens rådhus. Bankene som har levert tilbud inviteres så til avtalt dato. Vi starter deretter prosessen med sammenstilling av innkomne tilbud, og setter prisene opp mot kommunens innmeldte data for de ulike tjenestene. Her brukes de historiske data i konkurransegrunnlaget, og legger så på en vekstfaktor som gjenspeiler forventet volum for den kommende 4 års perioden. Her må vi foreta isolerte antagelser. For efaktura er det naturlig å legge inn store økninger i den kommende perioden, til forskjell fra

3 lønnstransaksjoner som normalt har en svakere vekst. Ut fra historikken på ledig likviditet i konkurransegrunnlaget, vurderes aktuelle scenarier. Når alle priser og grunnlagsdata er registrert, vil vi få en sammenstilling av bankenes summerte kostnader og inntekter. Dette gir rangering av bankene ut fra priskriteriet. Beste pris får score 10, og så bruker vi den prosentvise differansen fra beste bank til de øvrige for å rangere de andre tilbyderne. Den prosentvise forskjellen fra beste bank bestemmer rangering av pris. De øvrige kriteriene som cash management, service og teknisk bistand, og tilgang på rådgivningskompetanse, blir vurdert ut fra hva bankene skriver i tilbudet. På basis av hva bankene skriver, gjør vi en vurdering i en score matrise. Vurderingen gjøres ved å gi en score fra 1-10 på hvert punkt under de enkelte kriteriene angitt i konkurransegrunnlaget. Scoringmatrisen rangerer tilbyderne i konkurransen og viser hvilken bank som kommer best ut. Denne matrisen viser resultatet av konkurransen og presenteres i word dokument som sendes kunden. Dette dokumentet heter Sluttrapport 1 og er en første vurdering fra Kommunalbanken som oversendes kunden for gjennomgang. Her gjengis mye av informasjonen i konkurransegrunnlaget, i tillegg til hovedtrekk i tilbudene og evaluering opp mot tildelingskriteriene. 4. Forhandlingsrunde (konkurranse med forhandling) Her avtales et møte med alle bankene, hvor ca 1 time avsettes til hver bank, der de får mulighet til å presentere seg selv, deres tilbud og produktene de tilbyr. Det er en god anledning til å få utdypet elementer som er uklare i tilbudet. Vi informerer om de ulike scenariene på likviditeten, og gir tilbudsfrist for innlevering av oppdaterte tilbud (normalt 1 uke). På slutten av møtet gis tilbakemelding på tilbudet, hvor bankene får vite hvor de har forbedringspotensial mot de andre. Vi opplyser ikke om konkurrenters konkrete priser av hensyn til å bevare en best mulig konkurransesituasjon, men antyder heller hvor forbedringene kan gjøres. Kommunen vurderer etter avsluttet møte presentasjonen av hver tilbyder. Kommunens inntrykk fra forhandlingsmøtene blir vurdert på en skala fra 1-10 og legges inn i scorematrisen. Vi vektlegger god forhandlingsskikk og en strukturert møteplan. 5. Sluttvurdering / tilrådning Etter at oppdaterte tilbud er mottatt, vil disse sammenstilles inn i den endelige vurderingen, som heter Sluttrapport 2. I tillegg til oppdaterte priser legger vi også inn en tilrådning på valg av bank, basert på prinsippet om at det økonomisk sett mest fordelaktige tilbud skal benyttes (basert på tildelingskriteriene og vektingen i konkurransegrunnlaget). Sluttrapport 2 oversendes kunden for endelig gjennomgang. Dersom kommunen ønsker å inngå avtale med en annen tilbyder enn den vi anbefaler, endrer ikke det vår tilrådning, da vår vurdering bak score matrisen er objektiv. 6. Etter tilrådning Valg av hovedbankavtaleleverandør besluttes og kontraktutkast gjennomgås. Brevet varsel om tildeling sendes først kunden til gjennomlesning. Dette inneholder informasjon om bankens tilbud sammenlignet med beste bank under de fire hovedkriteriene. Etter at kunden har lest og godkjent brevet, sendes det til alle deltagerne i konkurransen, med klagefrist på normalt 10 dager. Meddelelsen om kontraktstildeling sendes de involverte banker i rimelig tid før kontrakt inngås.

4

5