Prosedyreregler for konkurranse versjon 1.0
1 INNLEDNING... 3 1.1 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget... 3 1.2 Om Ruter... 5 1.3 Oppdragets omfang... 5 1.4 Andre operatører i ruteområdet... 6 1.5 Kontraktens varighet... 6 1.6 Frister for konkurransen... 6 1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 6 2 LOVANVENDELSE... 7 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 7 3.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget... 7 3.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 7 3.3 Tilbudskonferanse og befaring for prekvalifiserte tilbydere... 7 4 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING... 8 4.1 Tilbudets oppbygning... 8 4.2 Tilbudsbrev... 8 4.3 Kontrakten... 8 4.4 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1)... 9 4.5 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2)... 9 4.6 Rutebeskrivelsen (vedlegg 3)... 9 4.7 Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4)... 9 4.8 Tilbudsskjema (vedlegg 5)... 9 4.9 Incitamentsavtale (Vedlegg 6)... 9 4.10 Påkravsgaranti (Vedlegg 7)... 9 4.11 Databehandleravtalen (Vedlegg 8)... 10 4.12 Reglement for behandling av personopplysninger (Vedlegg 9)... 10 4.13 Forsikring (Vedlegg 10)... 10 5 INNLEVERING AV TILBUD... 10 5.1 Generelt... 10 5.2 Antall eksemplarer av tilbudet... 10 5.3 Språk... 10 5.4 Innleveringssted... 11 6 TILBAKEKALLING AV TILBUD... 11 7 BEHANDLING AV TILBUDET... 11 7.1 Tilbudsregistrering... 11 7.2 Tilbudsåpning... 11 7.3 Gjennomføring... 11 7.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold... 12 7.5 Deltilbud... 12 8 AVVISNING... 12 9 AVLYSNING... 12 10 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE... 13 Side 2 av 13
10.1 Tildelingskriterier... 13 10.2 Kontraktsinngåelse... 13 1 INNLEDNING Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye. Det er gjort endringer flere steder sammenlignet med tidligere konkurranser i regi av Ruter. Herunder gjøres særskilt oppmerksom på følgende: : I incitamentsavtalen det er det lagt inn måleelementer for Inntektsincitament I materiellbeskrivelsen er det i større grad gjort bruk av funksjons- og ytelseskrav Det vil bli avholdt en tilbudskonferanse i sammenheng med anleggsbefaringen Det er gjort endringer i databehandleravtalen m/bilag Det er gjort endringer i oppdragsbeskrivelsen 1.1 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Det gjøres oppmerksom på at definisjonen av ruteproduksjon er endret/presisert sammenlignet med prekvalifiseringsdokumentet, hvor definisjonen var Den transport som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. I dette dokumentet menes med Bussanlegg Bussgarasje, vaskehall, anlegg for drivstoffpåfylling, garderobefasiliteter, oppholdsrom, verksted, kontorer mv. samt tilhørende utearealer for oppstilling av busser og privatbiler. Bussanlegget skal utgjøre en base for bussførere, driftsledelse, trafikkledelse og verkstedansatte. Endring Oppdragsgivers ensidige rett til Endring av Kontrakt ihht Kontraktens pkt 5.2. Godtgjørelse Avtalt Godtgjørelse i form av pris pr Rutekilometer, Rutetime og kapitalkostnad pr buss i Rute Kontrakten Kontrakten konkurransen gjelder, med vedlegg som angitt i pkt. 1.7 nr. 2 nedenfor og kontraktens pkt 2 Nullpunkt Antall Rutetimer pr år ihht tabell 5.1.2 i Tilbudsskjema, Vedlegg 5 Oppdrag Den ytelse som leveres av en Operatør i henhold til Kontrakten Side 3 av 13
Oppdragsgiver: Ruter AS forkortet til Ruter. Ruter vil være Kontraktspart for den/de Operatører som tildeles Kontrakter om Oppdrag i Ruters konkurranse om Busstjenester Vestre Aker 2012 Oppstartdato 06.10.2013 Rute Kjørte turer i Rute uten tomkjøring i henhold til Tidtabell og eventuelle ekstraavganger som er angitt, Rutekilometer: Rutekilometer er sum kilometerdistanse av alle kjørte avganger i Rute i henhold til Tidtabell, samt eventuelle ekstraavganger som er angitt. Tomkjøring inngår ikke i Rutekilometertallet. Rutetimer Rutetimer defineres som sum tid som medgår til å kjøre alle avganger i henhold til Tidtabell. Reguleringstid inngår ikke i Rutetimetallet. Oppgitt Rutetimetall tilsvarer kjøreopplegget for den enkelte linje i forslag til Tidtabeller samt eventuelle ekstraavganger som står angitt. Tomkjøring og reguleringstid inngår ikke i Rutetimetallet. Vogntime: Tid bussen er tilgjengelig for oppdragsgiver uten fast oppsatt kjøring. Regnes fra bussen kjører fra garasjeanlegget til den er tilbake igjen etter endt oppdrag. Ruteproduksjon Det samlede antall Rutetimer som kjøres årlig i Rute i henhold til Kontrakten. Tidtabell Er den ruteplan som tilbys og opplyses til kundene av Ruter i ferdig trykte Ruterplaner og ved ekstraordinære ruteavganger på annen måte Bilag Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene (Vedleggene) i KGL KGL Konkurransegrunnlaget dvs, n, Kontrakten og tilhørende Vedlegg Operativt personale: Bussførere Ruteområde Ruteområdet fremgår av Rutebeskrivelsen. Ved inndelingen av ruteområder er det tatt utgangspunkt i busslinjer som naturlig hører til ett og samme bussanlegg. Side 4 av 13
Tilbyder Operatør: Underoperatør: Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør Det selskap som inngår Kontrakt om utførelse av Oppdraget ihht Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen. Et selskap som Operatør benytter for å utføre deler av Oppdraget 1.2 Om Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med NSB, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og andre. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: http://www.ruter.no 1.3 Oppdragets omfang Oppdraget omfatter drift av Ruters busslinjer i Vestre Aker, linjene 41, 45, 46 og 47 i Oslo. Det markedsmessige og geografiske utgangspunktet for ruteområdet fremgår av nedenstående oversikt. Tabellen nedenfor inneholder tall/anslag fra 2011 og kan ikke legges til grunn som eksakt beregning av Oppdragets omfang. Justeringer av linjer, bussbehov mv. kan skje før oppstart. Ruteområde Rutetimer/år i 2011 Busser i rute 2011 Antall reiser mill. i 2011 Kontraktsverdi 2011 Kontraktens andel av Ruters busskostnader Vestre Aker 29000 15 2 mill 31 mill 0,6 % For mer informasjon se Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelsen og Rutebeskrivelsen. Linjene har også tidligere vært konkurranseutsatt. Oppdraget omfatter ordinære linjer. Side 5 av 13
1.4 Andre operatører i ruteområdet En tildeling av kontrakt i Vestre Aker gir ikke Operatøren enerett til kontraktskjøring for Oppdragsgiver i Ruteområdet. 1.5 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder for perioden 06.10.2013 til 30. juni.2019, med mulighet for Oppdragsgiver til forlengelse med inntil 2 år. 1.6 Frister for konkurransen Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget offentliggjøres 24.05.2012 Tilbudskonferanse og Anleggsbefaring 05.06.2012 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 10.08.2012 Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. 17.08.2012 også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 03.09.2012 - kl:12:00 Lukket tilbudsåpning 03.09.2012 Vedståelsesfrist 01.02.2013 Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) 06.10.2013 Valg av Operatør som det skal inngås kontrakt med, antas å finne sted månedsskifte desember 2012/januar 2013, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. Vedståelsesfristen i punkt 1.6. Oppdragsgiver vil offentliggjøre hvilken Tilbyder man har til hensikt å inngå kontrakt med evt. har inngått kontrakt med samt hvilke tilbydere som deltok i konkurransen og hvilken årlig godtgjørelse den enkelte tilbyder har tilbudt. 1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. n (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til oppstart av rutekjøringen. 2. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Oppdragsbeskrivelse Materiellbeskrivelse Rutebeskrivelse Anleggsbeskrivelse Tilbudsskjema og endringsskjema Incitamentsbeskrivelse Skjema for påkravsgaranti Bekreftelse fra en norsk finansinstitusjon Databehandleravtale Reglement for behandling av person- og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Side 6 av 13
2 LOVANVENDELSE Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med kjøpsformen "konkurranse med forhandling". 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 3.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse http://www.kollektivanbud.no, se Pågående konkurranser. 3.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadresse http://www.kollektivanbud.no se Pågående konkurranser. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert senest 10.08.2012 og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL, er 17.08.2012. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra prekvalifiserte Tilbydere gjennom denne nettsiden. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål. I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. 3.3 Tilbudskonferanse og befaring for prekvalifiserte tilbydere Oppdragsgiver inviterer prekvalifiserte tilbydere til tilbudskonferanse 5. juni i Ruters lokaler i Dronningens gate 40 i Oslo sentrum. Det blir enkel bevertning og påfølgende felles transport til Furubakken bussanlegg i Bærum for anleggsbefaring. Følgende tidsplan for dagen er planlagt: 09.00 Tilbudskonferanse i Dronningensgate 40 Ca. 11.30 enkel bevertning Ca. 12.00 buss til Furubakken bussanlegg Ca. 12.30 Befaring av bussanlegg og hybelbygg Ca. 15.00 buss tilbake til Dronningensgate 40 Prekvalifiserte tilbydere har anledning til å stille med inntil 4 personer fra hvert selskap. Påmelding sendes til e-post adresse: bussanbud@ruter.no innen kl 12:00 den 4.6.2012. Side 7 av 13
4 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 4.1 Tilbudets oppbygning Tilbydere som leverer tilbud til anbudskonkurransen busstjenester Vestre Aker skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og skilleark mellom hvert hovedpunkt: Tilbudsbrev med vedlegg: Vedlegg 1: Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Tilbyders svar på Materiellbeskrivelse Vedlegg 3: Tilbyders svar på Rutebeskrivelse Vedlegg 4: Tilbyders svar på Anleggsbeskrivelse Vedlegg 5 Tilbudsskjema og endringsskjema Vedlegg 6: Tilbyders bekreftelse på aksept av Incitamentsavtalen Vedlegg 7: Bekreftelse på påkravsgaranti fra finansinstitusjon Vedlegg 8: Tilbyders bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen Vedlegg 9: Tilbyders bekreftelse på aksept av Reglement for behandling av personopplysninger i Ruter Vedlegg 10: Tilbyders bekreftelse fra forsikringsselskap, ref punkt 8, 3. ledd i kontrakten 4.2 Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Hvilket ruteområde det gis tilbud på En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Kontrakten Spesifikasjon av eventuelle forbehold Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 1.6. Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postdresse Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Prekvalifiserte tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. 4.3 Kontrakten Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Kontrakten. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Kontrakten skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4 og spesifiseres i tilbudsbrevet. Side 8 av 13
4.4 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Tilbyder skal besvare krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen etter samme inndelig/overskrifter som angitt, dette innebærer en beskrivelse av: En fremdrifts-/milepælsplan frem til 01.01.2014 Operatørens rutiner vedrørende renhold og vedlikehold av busser Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå. Dette gjelder særlig ift. miljøkravene. Bekrefte aksept av gebyrene for brudd på nedfelte minimumsnivå i kjøreoppdraget i henhold til Kontrakten. 4.5 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle krav imøtekommes, dette innebærer å beskrive/vedlegge: Utfylte busskjemaer jfr. Bilag 1 Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen skal tydelig fremgå. 4.6 Rutebeskrivelsen (vedlegg 3) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Rutebeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Tilbudet skal inneholde oppsatte vognløp i excel-format. 4.7 Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på bruk av bussanlegg iht betingelser gitt i Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. 4.8 Tilbudsskjema (vedlegg 5) Tilbyder skal fylle inn priser i alle prisfeltene i tabellene, (tabell 5.1.1 5.1.4). 4.9 Incitamentsavtale (Vedlegg 6) Bekreftelse på aksept av incitamentsavtalen skal vedlegges. 4.10 Påkravsgaranti (Vedlegg 7) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille påkravsgaranti slik det fremgår av vedlegg 7. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Side 9 av 13
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dette ikke er en vanlig bankgaranti, men en påkravsgaranti. Behovet for en slik garanti henger bl.a. sammen med myndighetenes forslag om å innføre solidarisk ansvar oppover i kontraktskjeden. 4.11 Databehandleravtalen (Vedlegg 8) Bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen skal vedlegges. 4.12 Reglement for behandling av personopplysninger (Vedlegg 9) Bekreftelse på aksept av Reglement for Behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter skal vedlegges. 4.13 Forsikring (Vedlegg 10) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap på at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontraktens punkt 8, 3. ledd. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. 5 INNLEVERING AV TILBUD 5.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt innen 14 dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av Oppdragsgiver på nettsiden www.kollektivanbud.no. 5.2 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en CD/minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punkt 4. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På CD/minnebrikke skal hvert av de 9 punktene være et eget dokument. Ruter er underlagt offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført (desember 2012/januar 2013). Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved innlevering den 3.9.2012. Tilbydere skal levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter reviderte versjoner. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt kontrakt. Sladdet tilbud skal leveres på en minnepinne (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig) som inneholder all dokumentasjon slik det fremgår av punkt 4. Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. 5.3 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. Side 10 av 13
5.4 Innleveringssted Prekvalifiserte tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Tilbudet kan sendes som vanlig post til Ruter, men postkvittering eller annet som skal vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt som bevis for rettidig levert tilbud. Postadresse Leveringsadresse Postboks 1030 Sentrum Dronningensgate 40, 4. Etasje v/resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO Tilbudet skal merkes: "Busstjenester Vestre Aker" 6 TILBAKEKALLING AV TILBUD Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 7 BEHANDLING AV TILBUDET 7.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 7.2 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Ruter. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruter. Ruter forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter tilbudsfristen eller som er mangelfulle eller inneholder avvik/forbehold som gir anledning til/plikt til avvisning etter lov og forskrift. Se også pkt. 7.4 nedenfor. Ruter forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten begrunnelse. Ruter vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 7.3 Gjennomføring Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det vil være nødvendig med avklaringsmøter i Oslo, og skal i så fall stille med personer som kjenner og kan avklare innholdet i tilbudet. Side 11 av 13
Oppdragsgiver vil deretter velge ut minimum 3 tre Tilbydere som det skal forhandles med. Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene jfr. punkt 10.1. Forhandlingene vil normalt forløpe i flere forhandlingsrunder. Oppdragsgiver vil redusere antall Tilbydere som det forhandles med fra runde til runde. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene, jf. punkt 10.1. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de alminnelige regler i forskriftens del I, herunder kravene til likebehandling, forutsigbarhet, transparens og god forretningsskikk. Om prisforhandlinger vil Oppdragsgiver presisere følgende: Tilbyderne vil kun få én tilbakemelding på tilbudt pris. Tilbakemeldingen vil bli gitt i første forhandlingsrunde, i form av en angivelse av om den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Tilbyderne vil få kun én mulighet til å forbedre sin pris og levere sin «beste pris». Det vil skje ved levering av reviderte tilbud etter første forhandlingsrunde. I påfølgende forhandlingsrunder vil det ikke bli forhandlet om pris. 7.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har forut for konkurransen tatt stilling til følgende forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om bruk av bussanlegg nevnt i Vedlegg 4, oppstartstidspunkt, og/eller valutasvingninger. 7.5 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud kun på deler av ruteområdet, for eksempel kun på noen busslinjer (deltilbud). 8 AVVISNING Et tilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 9 AVLYSNING Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Side 12 av 13
10 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE 10.1 Tildelingskriterier Evalueringen av tilbudene i anbudet Vestre Aker vil bli basert på følgende tildelingskriterier: 1. Pris/godtgjørelse. 2. Miljøbelastning fra bussene, drivstoff og driften for øvrig 3. Rutebeskrivelsen med vognløpsplaner mv 4. Kvalitet og funksjonalitet på bussene. 5. Gjennomføring av Oppdraget, herunder; i. tilbudt opplegg for forberedelse til drift ii. kvalitet, samarbeidsevne iii. intern kommunikasjon og tilgjengelighet (trafikkledelse mv.) Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteriene slik: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris/godtgjørelse 50 % Miljøbelastning fra bussene og driften 15 % Rutebeskrivelsen med vognløpsplaner 15 % Kvalitet og funksjonalitet på bussene 10 % Gjennomføring av Oppdraget 10 % Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det ved evaluering av pris/godtgjørelse vil bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn. Anslagsvis vil 30 % høyere pris enn beste pris gi null (0) poeng på tildelingskriteriet pris. Ruter evaluerer den totale godtgjørelsen over hele kontraktsperioden inkludert opsjonsår. Ruter beregner godtgjørelsen ved at det legges til 5 % indeksering årlig både på rutetimekostnaden og rutekmkostnaden. Dette gjelder også ekstraordinære kjøringer i forbindelse med arrangementer. Det er imidlertid ikke indeksering av vogninnsatsen. 10.2 Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt for Vestre Aker. Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. Side 13 av 13