Prosedyrebeskrivelse

Transkript

1 Prosedyrebeskrivelse Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold Tilbudsfrist 3. juni 2013 kl 1200 Saksnr 2013/3003

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Definisjoner Om oppdragsgiver og transportavtaler Kort beskrivelse av oppdraget Fremdriftsplan Konkurransegrunnlagets oppbygning Lovanvendelse Gjennomføring av konkurransen Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål, svar og endring av konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Lovpålagte krav Finansiell og økonomisk stilling Teknisk og faglige kvalifikasjoner Underleverandører og gruppetilbud Innlevering av tilbud Generelt Antall eksemplarer av tilbudet Innleveringssted Tilbakekalling av tilbud Behandling av tilbudet Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Gjennomføring Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Deltilbud og alternative tilbud Avvisning og avlysning Kontraktstildeling og kontraktsinngåelse Tildelingskriterier Kontraktsinngåelse Tilbudets innhold og organisering... 8 Bilag 1.1 Østfoldkart 1.2 HMS egenerklæring 1.3 Transportvedtekter for Østfold Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 2 av 8

3 1 Innledning Østfold kollektivtrafikk inviterer til konkurranse om billett- og kvalitetskontroller for transportilbud som drives på oppdrag fra Østfold fylkeskommune. Behovet for bistand er i første rekke knyttet til buss, men kan også omfatte drosjer, minibusser og fergetilbud. Informasjon om Østfold finnes på Kart finnes i bilag Definisjoner I konkurransegrunnlaget menes med: Bil: Samlebetegnelse for transportmiddel uavhengig av kjøretøytype. Bilag: Et dokument som legges ved et av vedleggene i konkurransegrunnlaget. Godtgjørelse: Avtalt pris slik den fremgår av leverandørens tilbud. Kontrakten: Kontrakten med vedlegg som angitt i kontraktens pkt 3. Kontraktsinngåelsen: Dato for signering av kontrakten. Kontrollør: Personale som gjennomfører billett- og kvalitetskontroller. Leverandør: Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdraget. Oppdraget: Den ytelse som skal leveres i henhold til kontrakten. Oppdragsgiver: Østfold fylkeskommune ved Østfold kollektivtrafikk. Oppstartdato: Tilbyder: Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som leverandør. Underleverandør: Et selskap som leverandør benytter for å utføre deler av oppdraget. 1.2 Om oppdragsgiver og transportavtaler Østfold kollektivtrafikk er en virksomhet i Østfold fylkeskommune som skal ivareta kjøp, videreutvikling og kvalitetssikring av kollektivtilbudet i Østfold. Virksomheten har 20 ansatte og en årlig omsetning på ca kr 400 mill. Østfold kollektivtrafikk er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av buss-, taxi,- og båtselskaper som utfører den daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Østfold kollektivtrafikk ansvar for skolekjøring i Østfold. Det er inngått langsiktige avtaler med Nettbuss Østfold AS om busstjenester i Østfold, herunder oppstart av nye avtaler i Nedre Glomma og deler av Indre Østfold fra 1. juli For skoleskyss og bestillingstilbud med drosje og minibusser er det inngått avtaler i Nedre Glomma frem til 2016 mens det pågår en konkurranse om avtaler i øvrige deler av fylket. Oppdragsgiver er ansvarlig for at det gjennomføres billett- og kvalitetskontroller på biler som kjører på oppdrag for oppdragsgiver. Priser og betingelser fastsettes av Østfold fylkeskommune, vanligvis i forbindelse med den årlige budsjettbehandlingen. Oppdragsgivers hovedfinansieringskilder er ordinære billettinntekter, kommunenes betaling for grunnskoleskyssen og tilskudd fra Østfold fylkeskommune. Mer informasjon på Kort beskrivelse av oppdraget Kontraktsperioden er , med ensidig mulighet for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten med 1 år av gangen i ytterligere 2 år. Tilbyderne skal oppgi faste timepriser og ikke gi rabatterte priser avhengig av antall kontroller som gjennomføres. Eventuelle rabatter som tilbys ved flere kontroller eller oppdrag vil ikke bli hensyntatt i evalueringen. Kontraktsverdien i 2012 var om lag kr ,-. Nye avtaler i Nedre Glomma og deler av Indre Østfold omfatter en incitamensavtale som blant annet er basert på resultat fra kontroller, samt mer konkrete krav til kvalitet og service hvor det er fastsatt sanksjoner ved avvik. Behovet for kontroller vil derfor mest sannsynligvis øke i årene fremover. 1.4 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget offentliggjøres Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) kl 1200 Lukket tilbudsåpning Vedståelsesfrist Oppstart av oppdraget (begrenset kontrollbehov) Ordinær skolestart Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 3 av 8

4 Oppdragsgiver vil offentliggjøre hvilken tilbyder man har til hensikt å inngå kontrakt med evt har inngått kontrakt med samt hvilke tilbydere som deltok i konkurransen og hvilket totalpris som ble tilbudt av den enkelte tilbyder. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til kontraktsignering. 2. Kontrakten som angir vilkår for oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom oppdragsgiver og leverandør med vedleggene Oppdragsbeskrivelse og Databehandleravtale. 2 Lovanvendelse Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter bestemmelsene i forskrift om off. anskaffelser av 7. april 2006 nr 402, del III Anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forskriften er fastsatt med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser mv. av 16. juli 1999 nr Gjennomføring av konkurransen 3.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på og er i tillegg kunngjort på Spørsmål, svar og endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransen skal være fremsatt skriftlig i god tid før tilbudsfristens utløp (gjerne på e- post til kollektivtrafikk@ostfoldfk.no). Slike henvendelser må være registrert senest 21. mai. Oppdragsgiver har imidlertid anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Informasjon om dette vil bli lagt ut på Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson ved henvendelse til oppdragsgiver. Spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har tatt ut konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom spørsmålene vurderes som ikke relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. 4 Kvalifikasjonskrav Tilbyders kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra dokumentasjon av minstekrav som fremgår nedenfor (vedlegges tilbudet). Det påhviler potensielle tilbydere å dokumentere sin søknad tilstrekkelig. Manglende dokumentasjon av minstekrav og til innholdet i tilbudet kan medføre at tilbudet blir avvist. 4.1 Lovpålagte krav Krav Dokumentasjon HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (bilag 1.2). Skatteattest for skatt Skatteattest for mva. Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244 i Norge (eller tilsvarende i andre land)) i samsvar med lovbestemmelsene. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skatteetaten for skjema RF i Norge (eller tilsvarende i andre land)) i samsvar med lovbestemmelsene. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 4 av 8

5 4.2 Finansiell og økonomisk stilling Krav Vurderingstema Dokumentasjon Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Det vil bli lagt vekt på egenkapital, omsetning og resultatregnskap, i tillegg til betalingsanmerkninger og rating fra kredittratingselskap. Som dokumentasjon skal det legges frem en kredittvurdering fra kredittvurderingsselskap. Denne skal ikke være eldre enn 4 måneder. Vi gjør oppmerksom på at det ikke forventes at tilbyderne skal levere en komplett kredittvurderingsrapport. Det er tilstrekkelig med en helt enkel kredittratingrapport der det fremgår nøkkeltall og en kredittscore. Nødvendige forsikringer Selskapet skal ha nødvendige forsikringer som dekker skader, tap og ansvar som kan oppstå ved gjennomføring av den type vaktvirksomhet som oppdragsgiver etterspør. Tilbyder skal fremlegge gyldig rettkopi bekreftet av et offentlig kontor eller advokat av ansvarspolise og andre relevante forsikringspoliser for virksomheten. 4.3 Teknisk og faglige kvalifikasjoner Krav Vurderingstema Dokumentasjon Selskapet, nøkkelpersoner eller ledelse skal ha relevant erfaring fra kontrollvirksomhet. Ledelsen, nøkkelpersoner eller selskapet som gir tilbud må ha hatt ansvar for kontrollvirksomhet i løpet av de siste tre år. CV på bedrift, ledelse eller nøkkelpersoner. Nødvendige tillatelser. Selskapet skal ved oppstart ha nødvendige tillatelser til å drive den form for vaktvirksomhet som er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget, i henhold til lov og forskrift om vaktvirksomhet. Tilbyder skal fremlegge gyldig rettkopi bekreftet av et offentlig kontor eller advokat av tillatelse til å drive vaktvirksomhet gitt av politiet eller annen myndighet i henhold til lov og forskrift om vaktvirksomhet. Vaktvirksomheten skal være tilbyders hovednæring. God vandel Ansattes vandel og kontroll av denne iht lov om vaktvirksomhet 7. 1) Tilbyder skal dokumentere kontrollrutiner som beskriver hvordan virksomheten oppfyller kravene om tilstrekkelig vandel hos ansatte. a) Slik dokumentasjon kan være en nasjonal eller europeisk godkjent standard, herunder en ISOstandard, for denne type virksomhet, eller b) En styregodkjent egenerklæring undertegnet av styret og daglig leder. Egenerklæringen skal verifiseres av notarius i den rettskrets der tilbyder har sitt registrerte hovedkontor (tingretten). Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 5 av 8

6 Krav Vurderingstema Dokumentasjon Tilstrekkelig kapasitet Det vil bli vurdert antall tilgjengelige kontrollører. Dette skal være tilstrekkelig i forhold til behovene i kontrakten. Oversikt over ansatte som disponeres på tilbudstidspunktet. I tillegg kan det legges ved avtaler med personer som viser at kapasiteten kan økes dersom tilbyder blir tildelt kontrakt. Det skal beskrives hvordan tilbyder vil sikre reservekapasitet dersom personer blir indisponert i kontraktsperioden. Det skal beskrives hvordan eventuell rekruttering av personell vil foregå. Det skal beskrives hvordan opplæring av personell vil foregå. 4.4 Underleverandører og gruppetilbud Dersom en leverandør støtter seg på underleverandørers økonomiske eller tekniske kvalifikasjoner under kvalifikasjonskravene, skal det i tilbudet legges ved dokumentasjon som viser at tilbyder har rådighet over de aktuelle ressursene i kontraktsperioden. Dette kan skje ved at det legges ved en forpliktelseserklæring fra underleverandøren. En slik dokumentasjon (eventuelt forpliktelseserklæring) må også legges ved dersom underleverandørers ressurser skal gi poengmessig uttelling under tildelingskriteriene (bortsett fra kriteriet pris). Flere tilbydere kan levere felles tilbud. Det er da nødvendig at samtlige av tilbyderne underskriver på tilbudet. Det er ikke nødvendig med dokumentasjon på at tilbyderne disponerer hverandres ressurser, utover at alle tilbyderne forplikter seg gjennom underskriften på tilbudet. Dersom underskrift mangler fra en eller flere av tilbyderne, vil tilbudet bli vurdert uten at det ses hen til ressurser og kvalifikasjoner hos det aktuelle selskapet. Vi gjør oppmerksom på at konkurranseloven begrenser i hvilken grad tilbydere kan levere felles tilbud, og det er tilbyders ansvar å sørge for å overholde konkurranselovens bestemmelser. Brudd på konkurranseloven kan medføre at tilbyderen avvises. Dersom det benyttes underleverandør skal disse levere tilsvarende dokumentasjon på kvalifikasjonene som hovedtilbyder. Dersom det leveres gruppetilbud, skal alle i gruppen levere dokumentasjon på kvalifikasjonskravene. 5 Innlevering av tilbud 5.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt på nettsiden Det er tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av oppdragsgiver. Tilbudet skal være utformet på norsk. 5.2 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en CD/minnebrikke. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punkt 4. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På CD/minnebrikke skal hvert av punktene være et eget dokument. Allmennheten har rett til innsyn i blant annet tilbud og protokoller etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Tilbyder skal i tillegg levere ett tilbud (kun elektronisk) hvor opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn, er fjernet. Sladdet versjon av tilbudet skal være fullstendig og legges på egen mappe. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav i forhold til offentlighetsloven. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder. Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 6 av 8

7 5.3 Innleveringssted Ett skriftlig tilbud, fullstendig utfylt, sendes eller leveres i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud kontrolltjenester til Østfold kollektivtrafikk; Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Tilbud pr e-post eller telefaks aksepteres ikke. 5.4 Tilbakekalling av tilbud Kjetil Gaulen Postboks 220, N-1702 Sarpsborg Fylkeshuset, Oscar Pedersensvei 39, Sarpsborg Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 6 Behandling av tilbudet 6.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning og tilbudene vil evalueres og tildeling av kontrakt vil avgjøres av oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter tilbudsfristen eller som er mangelfulle eller inneholder avvik/forbehold som gir anledning til/plikt til avvisning etter lov og forskrift. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 6.3 Gjennomføring Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette er nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr e-post. 6.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Tilbudet skal omfatte leverandørs løsningsforslag med et helhetlig tilbud for å løse kontrolloppgavene. Dersom tilbyder mener at det er åpenbare feil, mangler eller uklarheter i oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal tilbyder påpeke dette spesielt og så snart dette er kjent. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av oversendelsesbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere -og fastsette priskonsekvenser av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. 6.5 Deltilbud og alternative tilbud Hver tilbyder kan kun levere ett tilbud. Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av leveransen eller alternative tilbud i forhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Alternative tilbud vil bli avvist. Prisene skal oppgis som faste uavhengig av volum. 6.6 Avvisning og avlysning Et tilbud skal avvises når: a) det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen, b) det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming c) det er et alternativt tilbud d) det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, e) det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, eller f) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 7 av 8

8 Et tilbud kan avvises når: a) tilbudet, etter forsøk på avklaring etter FOA 12-1 (forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser), inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige, b) det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. c) tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, eller d) tilbudet ikke er signert, eller på grunn av andre forbehold ikke kan anses bindende. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller totalforkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 7 Kontraktstildeling og kontraktsinngåelse 7.1 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Vurderingen vil bli basert på følgende tildelingskriterier: 1. Timepris - Vekt 70 % Med timepris menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet. Prisene skal være faste uavhengig av antall kontroller og oppdrag, inkludert oppgaver med billett- og kvalitetskontroller, ileggelse av tilleggsgebyrer ved manglende eller ugyldig billett, kontroll av ID og andre oppdrag. Bonusordninger aksepteres ikke. Timepris betales også for deltakelse på opplæring i regi av oppdragsgiver, men ikke for øvrig opplæring og kursing eller for rapportering og andre service-/administrasjonsoppgaver hos leverandør. 2. Løsningsforslag - Vekt 30 % Leverandør skal gi en overordnet beskrivelse av hvordan kontrollen er tenkt utført i henhold til krav i oppdragsbeskrivelsen, herunder organisering av oppdrag (planlegging, utføring og rapportering), samt rutiner knyttet til hvordan oppdrag skal løses. Tilbyder skal beskrive hvordan kravene fra oppdragsgiver blir implementert for å sikre at kvaliteten på kontrolltjenestene er tilfredsstillende, samt sørge for at eventuelle feil/avvik raskt blir oppdaget og nødvendig tiltak iverksatt. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av kvalitetssystemet. Det er det komplette løsningsforslaget som vil bli vurdert og skisserte punkter er derfor ikke uttømmende. I forbindelse med poengberegning i evalueringen vil prisen for totalt ordinære timer pr år og 200 timer på kveldstid (mellom kl ) legges til grunn. 7.2 Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en klagefrist på minst 10 dager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. 8 Tilbudets innhold og organisering Tilbudet skal bygges opp på samme måte som konkurransegrunnlaget med vedleggsnummer: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Tilbyders beskrivelse av tildelingskriteriet «Løsningsforslag» Databehandlingsavtale Hvert tilbud skal følges av et oversendelsesbrev undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Brevet skal som minimum angi: - Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet. - Kompetanse og personell som tilbys. - Ordinære timepriser og tillegg for kontroller på kveldstid og helg. - En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten med vedlegg. - En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold og konsekvenser av disse. - Tilbyders kontaktperson, med telefonnummer og e-postadresse. Rammeavtale om billett- og kvalitetskontroller for transporttjenester i Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 8 av 8