Prosedyreregler for konkurranse Minibusstjenester Romerike 2016

Transkript

1 Versjon Prosedyreregler for konkurranse Minibusstjenester Romerike 2016

2 INNHOLD INNHOLD INNLEDNING DEFINISJONER AV BEGREPENE I KONKURRANSEGRUNNLAGET OM RUTER OPPDRAGETS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHET FRISTER FOR KONKURRANSEN KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN TILGANG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET SPØRSMÅL, SVAR, RETTELSER, SUPPLERING ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILBUDSKONFERANSE TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING GENERELT DELTILBUD ALTERNATIVT TILBUD PARALLELLE TILBUD SPRÅK ANTALL EKSEMPLARER AV TILBUDET TILBUDETS OMFANG SIDETALLSBEGRENSNING TILBUDETS OPPBYGNING TILBUDSBREV MED TILBUDSOVERSIKT OPPDRAGSBESKRIVELSE (VEDLEGG 1) MATRIELLBESKRIVELSE (VEDLEGG 2) KRAV TIL DESIGN (VEDLEGG 3) RUTEBESKRIVELSEN (VEDLEGG 4) TILBUDSSKJEMA FOR GODTGJØRELSE (VEDLEGG 5) INCITAMENTSAVTALEN (VEDLEGG 6) PÅKRAVSGARANTI (VEDLEGG 7) DATABEHANDLERAVTALEN (VEDLEGG 8) REGLEMENT FOR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER (VEDLEGG 9) HANDLINGSREGLER FOR LEVERANDØRER (VEDLEGG 10) ETISKE RETNINGSLINJER (VEDLEGG 11) FORSIKRING (VEDLEGG 12) LØNN OG ARBEIDSVILKÅR (VEDLEGG 13) INNLEVERING AV TILBUD TILBUDSFRIST INNLEVERINGSSTED BEHANDLING AV TILBUDET TILBUDSREGISTRERING TILBUDSÅPNING GJENNOMFØRING AVVIK FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET/FORBEHOLD INNSYN Side 1 av 18

3 6 AVVISNING AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE TILDELINGSKRITERIER TILDELINGSKRITERIET PRIS/GODTGJØRELSE 40% TILDELINGSKRITERIET KVALITET PÅ BUSSMATERIELL 15% TILDELINGSKRITERIET KVALITET PÅ GJENNOMFØRING AV OPPDRAGET 15% TILDELINGSKRITERIET MILJØ 30% KONTRAKTSINNGÅELSE Side 2 av 18

4 1 INNLEDNING Ruter inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til å gi tilbud i konkurransen om Minibuss Konkurransen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69, med forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransegrunnlaget oppleves som uklart, oppfordres tilbyderne til å stille spørsmål til Ruter. Sidebegrensning på tilbudet For å unngå omfattende tilbud har Ruter tatt inn en begrensning på antall sider i tilbudet med vedlegg og bilag. Denne sidebegrensningen er beskrevet i punkt 4.5. Ruter har konkretisert hva som etterspørres i de ulike vedleggene for å gjøre det enklere for tilbyderne å forholde seg til sidebegrensningen. 1.1 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget I dette dokumentet menes med Bilag Endring Endringsskjema Godtgjørelse KGL Kontrakten Operatør Oppdrag Oppdragsgiver Et dokument/skjema som legges ved et Vedlegg. Oppdragsgivers rett til Endring av Kontrakt ihht kontraktens punkt 4. Et dokument/skjema signert av begge parter, som skal benyttes ved endringer i henhold til Kontraktens punkt 5. Skjema for endringsordre er tatt inn som vedlegg 14 til Kontrakten. Avtalt godtgjørelse i form av pris pr innleietime, i samsvar med vedlegg 4. Konkurransegrunnlaget dvs., prosedyrebeskrivelsen, kontrakten og tilhørende vedlegg. Kontrakten for oppdraget konkurransen gjelder, med vedlegg som angitt i Kontraktens punkt 2. Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdraget. Den ytelse som leveres av en operatør i henhold til Kontrakten Ruter As forkortet til Ruter. Ruter vil være kontraktspart for den operatør som tildeles kontrakt om oppdrag i Ruters konkurranse om Minibuss Romerike 2016 Oppstartdato 1. august Rute Turer som kjøres i rute, uten tomkjøring i henhold til angitte tider - og eventuelle ekstraavganger Side 3 av 18

5 Tilbyder Underoperatør Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør. Et selskap som Operatør benytter for å utføre deler av oppdraget. 1.2 Om Ruter Ruter er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper som Oppdragsgiver transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt inn i Østfold og Buskerud fylke. Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med NSB, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus fylkeskommune og staten. Ruter har også ansvaret for spesialskyss i Akershus. Spesialtransport er transport til skole, arbeid eller dagsenter for passasjerer med spesielle behov ut fra helsetilstand, bosted/avstand eller trafikkfare. En del av skoleskyssen foregår med ordinære busser, resten foregår med resttransport eller minibuss, som denne konkurransen omhandler. Spesialtransporten organiseres i det daglige av Ruters datterselskap Konsentra AS. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Oppdragets omfang Kontrakt/Område Antall minibusser (heltid/deltid) Nedre Romerike 15/50 Øvre Romerike 18/37 SUM 33/87 Sum 120 Nedre Romerike omfatter kommunene Lørenskog, Skedsmo, Nittedal, Rælingen, Enebakk, Fet, Sørum og Aurskog Høland Side 4 av 18

6 Øvre Romerike omfatter kommunene Gjerdrum, Ullensaker, Nes, Nannestad, Hurdal og Eidsvoll. 1.4 Kontraktens varighet Oppdraget for ruteområdene på Romerike gjelder for perioden til Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen i inntil ett år. Enhver forlengelse av Kontrakten skal varsles skriftlig senest 6 måneder i forkant. 1.5 Frister for konkurransen Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Aktivitet Tidsfrister Klokken Konkurransegrunnlaget offentliggjøres Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål, og eventuelt foretar oppdatering av konkurransegrunnlaget Innlevering av tilbud Tildeling September/ Oktober Kontraktsignering Vedståelsesfrist Oppstart kjøring Forhandlingene med tilbyderne er planlagt i perioden august/september Mest sannsynlig vil forhandlingsmøtene bli avholdt i uke 345, 378 og eventuelt uke 3940 (ved en tredje forhandlingsrunde) Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende (vedståelsesfristen). 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som gir regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres og inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til oppstart av rutekjøringen. 2. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Oppdragsbeskrivelse Matriellbeskrivelse Krav til design Rutebeskrivelse Skjema for godtgjørelse Incitamentsbeskrivelse Side 5 av 18

7 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Skjema for påkravsgaranti Bekreftelse fra en norsk finansinstitusjon Databehandleravtalen Reglement for behandling av person- og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Handlingsregler for Ruters leverandører og Forpliktelseserklæring. 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se «Pågående anbud». 2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbyderne plikter å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis. Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nettadresse se «Pågående anbud». Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert og omarbeidet form på nevnte nettadresse. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra Tilbydere gjennom denne nettsiden. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål. I perioden frem til fristen for siste reviderte tilbud, har Oppdragsgiver anledning til å foreta ikke-vesentlige rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse og meddelt Tilbyderne under forhandlingene. 2.3 Tilbudskonferanse Oppdragsgiver vil invitere kvalifiserte Tilbydere til en tilbudskonferanse, Torsdag 23. juni 2016 kl :00 i Ruters servicesenter (gml. Trafikanten), Jernbanetorget 1 i Oslo sentrum. Kvalifiserte tilbydere har anledning til å stille med inntil 3 personer fra hvert selskap. Påmelding sendes til e-post adresse: anbud@ruter.no innen kl. 10:00 den 20. juni Side 6 av 18

8 3 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 3.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som Oppdragsgiver foretar i tilbudsfasen vil bli meddelt innen 5 dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av Oppdragsgiver på nettsiden Deltilbud Det er anledning til å inngi tilbud på deler av hvert trafikkområde. Siden det er fritt opp til tilbydere hvor mange busser de ønsker å tilby i hvert delområde, vil Oppdragsgiver tildele kontrakt til den tilbyder som får høyest poengscore, uavhengig av hvor mange busser som tilbys. Det medfører at kontrakter tildeles i prioritert rekkefølge til antall etterspurte busser er oppnådd. En Tilbyder kan derfor ikke være sikker på å få kontrakt for alle minibusser man har gitt tilbud på, men vil fortsatt være bundet av sitt tilbud. 3.3 Alternativt tilbud. Det er ønskelig at det innleveres alternativt tilbud på den forespurte tjenesten. Det alternative tilbudet skal oppfylle de samme krav som det ordinære tilbudet med følgende unntak: I kontraktsområdet Nedre Romerike ønskes det tilbud på kjøring av to mini elbusser på Lillestrøm og i kontraktsområdet Øvre Romerike ønskes det tilbud på kjøring med to mini elbusser på Jessheim. Minibussene skal inngå i inngå i det total antallet busser og kjøre i trafikk på samme måte som de øvrige busser. Dersom Oppdragsgiver velger det alternative tilbudet vil kjøring med andre minibusser i området bli redusert tilsvarende. Tilbydere står uavhengig av dette fritt til å tilby mini elbusser som en del av det ordinære tilbudet, jf. punkt 8.1 Tildelingskriterier. Det vises for øvrig til vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen punkt og vedlegg 2 materiellbeskrivelsen. 3.4 Parallelle tilbud Tilbydere kan levere inntil 2 parallelle tilbud i samme delområde dersom tilbyder ønsker å levere forskjellige materiell løsninger og/ eller miljøløsninger som alle oppfyller konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver aksepterer imidlertid at det leveres ett felles tilbudsbrev og ett felles eksemplar av vedlegg og bilag som er identiske for de parallelle tilbudene, såfremt det fremgår klart av tilbudsbrevet hva som skiller de parallelle tilbudene Side 7 av 18

9 3.5 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 3.6 Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir. I tillegg skal en versjon være lagret på en minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punktene nedenfor. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På minnepinne skal hvert av punktene være et eget dokument eller i en egen mappe. 3.7 Tilbudets omfang sidetallsbegrensning Tilbudet skal holde seg innenfor følgende sidetallsbegrensning: Tilbudsbrev med vedlegg skal ikke overstige 50 sider. Eventuelle bilag skal ikke samlet overstige 50 sider. I tilbudet skal tilbyder benytte skriftstørrelse minimum 10 pkt. Det skal videre være 1,5 linjeavstand og 2,5 cm marg på høyre og venstre side og min 1,5 cm marg på topp og bunn. 3.8 Tilbudets oppbygning Tilbydere som leverer tilbud til konkurransen Minibuss Romerike 2016 skal dokumentere sitt tilbud som angitt nedenfor. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og nummerert skilleark mellom hvert vedlegg: Tilbudsbrev med utfylt tilbudsoversikt og følgende vedlegg: Vedlegg 1: Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Tilbyders svar på Materiellbeskrivelse Vedlegg 3 Tilbyders svar på krav til design Vedlegg 4: Tilbyders svar på Rutebeskrivelse Vedlegg 5: Tilbyder svar/ tilbud på Godtgjørelse for Oppdraget. Vedlegg 6: Tilbyders bekreftelse på aksept av Incitamentsavtalen Vedlegg 7: Tilbyders bekreftelse på påkravsgaranti fra finansinstitusjon Vedlegg 8: Tilbyders bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen Vedlegg 9: Tilbyders bekreftelse på aksept av Reglement for behandling av Personopplysninger i Ruter Vedlegg 10: Tilbyders bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører Forpliktelseserklæring. Vedlegg 11: Tilbyders Etiske retningslinjer Side 8 av 18

10 Vedlegg 12 Tilbyders bekreftelse fra forsikringsselskap, jf Kontrakten. Vedlegg 13 Tilbyders bekreftelse på lønns og arbeidsvilkår Tilbydere som leverer dokumentasjon på en annen måte enn den som er beskrevet i dette punktet, kan ikke forvente at denne dokumentasjonen vil bli vurdert ved evaluering av tilbudet. 3.9 Tilbudsbrev med tilbudsoversikt Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Med bemyndiget person menes en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til opplysninger i enhetsregisteret eller etter egen fullmakt. Det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Kontrakten Spesifikasjon av eventuelle forbehold og avvik i samsvar med kravene i punkt 5.4. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 1.5. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet som gis er basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå i samsvar med kravene i punkt 5.4. Tilbyder skal beskrive alle forhold i Oppdragsbeskrivelsen som gir merverdi for Ruter og/eller kundene utover minstekravene. Tilbyder skal også bekrefte at andre krav vil bli oppfylt. Rutiner og opplæringsprogrammer skal beskrives. Tilbyders beskrivelse vil gi grunnlag for evaluering av tilbudet i samsvar med tildelingskriteriene i punkt 8.1 Beskrivelsen skal gis etter samme inndeling/overskrifter som angitt i Oppdragsbeskrivelsen Matriellbeskrivelse (Vedlegg 2) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet som gis er basert på krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter i Materiell beskrivelsen skal tydelig fremgå i samsvar med kravene i punkt 5.4. Opplysninger om bussene i form av utfylte skjemaer, se bilag 2 Vognskjema. Tilbyder skal beskrive hvordan tilbudt materiell oppfyller kravene i Matriellbeskrivelse og eventuelt gir merverdi utover minstekravene. Tilbyders beskrivelse vil gi grunnlag for Side 9 av 18

11 evaluering av tilbudet i samsvar med tildelingskriteriene i punkt 8.1 Tilbyder skal også bekrefte at andre krav vil bli oppfylt For alternativt tilbud om fire elbusser skal Tilbyder også beskrive oppvarming og drift av ventilasjonsanlegg Krav til design (Vedlegg 3) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet som gis er basert på krav og betingelser angitt i krav til design. Eventuelle avvik fra ett eller flere punkter i Materiell beskrivelsen skal tydelig fremgå i samsvar med kravene i punkt 5.4. Opplysninger om bussene i form av utfylte skjemaer, se bilag 2 Vognskjema 3.13 Rutebeskrivelsen (Vedlegg 4) Det vises til vedlegget Tilbudsskjema for godtgjørelse (Vedlegg 5) Tilbyder skal fylle inn priser i alle «prisfeltene» i tabellen, Opplysninger om busser skal fylles ut i bilag 2 til Vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen Incitamentsavtalen (Vedlegg 6) Bekreftelse av aksept av Incitamentsavtalen i Vedlegg 6 skal vedlegges Tilbudet Påkravsgaranti (Vedlegg 7) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra en bank eller finansinstitusjon med kontor i Norge og med godkjenning for bank- og finansieringsvirksomhet av Finanstilsynet i Norge på at de vil stille påkravsgaranti slik det fremgår av vedlegg 7. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dette ikke er en vanlig bankgaranti, men en påkravsgaranti. Behovet for en slik garanti henger bl.a. sammen med myndighetenes forslag om å innføre solidarisk ansvar oppover i kontraktskjeden. Påkravgarantien skal gjelde 6 mnd. utover kontraktens varighet Databehandleravtalen (Vedlegg 8) Bekreftelse på aksept av Databehandleravtalen skal vedlegges. Databehandleravtalen skal signeres ved kontraktsignering Reglement for behandling av personopplysninger (Vedlegg 9) Tilbyder skal vedlegg aksept av Reglement for Behandling av person og virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Handlingsregler for leverandører og, forpliktelseserklæring (Vedlegg 10) Bekreftelse på aksept av Handlingsregler for Ruters leverandører skal vedlegges Side 10 av 18

12 Leverandører som benytter underleverandører og/eller selvstendige næringsdrivende med egne løyver som underleverandører skal dessuten fylle ut forpliktelseserklæring, som vedlegges tilbudet og er en del av denne kontrakt Etiske retningslinjer (Vedlegg 11) Tilbyder skal bekrefte at de senest innen start av oppdraget skal ha utarbeidet og anvende etiske retningslinjer. Dette skal være på linje med anbefalinger fra Næringslivets hovedorganisasjon (NHO) og/eller representere en standard som er vanlig for leverandører av offentlige anskaffelser og forsyning i Norge. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om nærmere informasjon om tilbyders etiske retningslinjer Forsikring (Vedlegg 12) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap på at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontraktens punkt 7, 4. ledd. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i prosedyrebeskrivelsen punkt Lønn og arbeidsvilkår (Vedlegg 13) Tilbyder skal bekrefte at tilbyder oppfyller krav til lønn og arbeidsvilkår slik det er beskrevet i Kontrakten. Det skal oppgis minimumslønn og hvilken tariff avtale lønn er fastsatt etter, se for øvrig Kontraktens punkt 7. 4 INNLEVERING AV TILBUD 4.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt på Innleveringsstedet senest 129. august 2016 kl Tilbudet merkes: «Minibuss 2016». Tilbud som mottas etter tilbudsfristen 129. august 2016 kl 12.00, vil bli avvist. 4.2 Innleveringssted Kvalifiserte tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Tilbudet kan sendes som vanlig post til Ruter, men postkvittering eller annet som skal vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt som bevis for rettidig levert tilbud. Postadresse Ruter As Leveringsadresse Ruter As Side 11 av 18

13 Postboks 1030 Sentrum Dronningensgate 40, 4. Etasje v/resepsjonen 0104 OSLO 0154 OSLO 5 BEHANDLING AV TILBUDET 5.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Oppdragsgiver. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter tilbudsfristen eller som er mangelfulle eller inneholder avvik/forbehold som gir anledning til/plikt til avvisning etter lov og forskrift, se også punkt 6.4 nedenfor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten begrunnelse. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 5.3 Gjennomføring Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i faser. Før hver forhandlingsfase vil Oppdragsgiver evaluere gjeldende tilbud. Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende kravene, herunder kravene til likebehandling, forutsigbarhet, transparens og god forretningsskikk. Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket om offentlige anskaffelser, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig for avklaring av innholdet i tilbudet. Oppdragsgivers eventuelle behov dette vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. Oppdragsgiver kan forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene, forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra Tilbyder. Gjennomføringen av forhandlinger i faser innebærer at Tilbyderne må være forberedt på at Oppdragsgiver reduserer antall tilbud det forhandles med underveis i forhandlingene. Hvis tilbyderne benytter anledningen til å levere parallelle tilbud, vil Oppdragsgiver forholde seg til tilbudene gjennom forhandlingsfasene, men ikke nødvendigvis tilbyderne. Tilbyderne må dermed være forberedt på at samtlige tilbud fra Tilbyderen kan fases ut Side 12 av 18

14 En reduksjon av antall tilbud vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene jf. punkt 8.1. Ved behov forbeholder Oppdragsgiver seg retten til å redusere antall tilbud før første forhandlingsrunde. Hvis det ikke blir foretatt noen innledende utvelgelse av tilbud, vil det bli forhandlet om alle tilbud, og alle Tilbydere vil få anledning til å revidere sine tilbud. Oppdragsgiver vil også gi tilbakemelding på om det er aktuelt å gå videre med de alternative tilbudene. Om prisforhandlinger vil Oppdragsgiver presisere følgende: Tilbydere vil få tilbakemelding på tilbudt pris i form av en angivelse av om den tilbudte prisen er «i øvre/midtre/nedre sjikt». Tilbydere vil deretter få mulighet til å forbedre sin pris og levere sin «beste pris». Det vil skje ved levering av et revidert tilbud. 5.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold 5.5 Innsyn Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlagets beskrivelse av oppdraget eller tilbyder tar forbehold mot bestemmelser i kontrakten, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket/forbeholdet gjelder Det skal vedlegges en uttømmende oversikt som angir alle avvik/forbehold med en tydelig henvisning til hvilket punkt i konkurransegrunnlaget. Forbehold og avvik som ikke tydelig fremkommer av Tilbudet vil ikke ha noen virkning. Avvikets/forbeholdets betydning for den tilbudte prisen skal beregnes av Tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik og forbehold. Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført. Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved innlevering den 12.august Tilbydere skal først levere en sladdet versjon av endelig tilbud etter reviderte versjoner av tilbudet. Det medfører at tilbydere ikke skal levere en sladdet versjon av tilbudet før det blir gitt beskjed om at den aktuelle tilbyder er faset ut eller blir tilbudt kontrakt. Sladdet tilbud skal leveres på en minnepinne (papirversjon av sladdet versjon er ikke tilstrekkelig eller nødvendig).ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. 6 AVVISNING Oppdragsgiver vil avvise tilbud som er innkommet for sent eller tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige avvik eller forbehold, vil bli avvist Side 13 av 18

15 Oppdragsgiver vurderer blant annet følgende forbehold til å være vesentlige: forbehold om oppstartstidspunkt, forbehold om ruteområde, forbehold om valutasvingninger. Andre forbehold vil også etter omstendighetene kunne utgjøre et vesentlig forehold. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som virker unormalt lavt i forhold til ytelsen. Det vises til forsyningsforskriften 10-5 om fremgangsmåten ved en slik avvisning Et tilbud kan dessuten avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 7 AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver har rett til å forkaste alle tilbud om resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 8 KONTRAKTSTILDELING OG KONTRAKTSINNGÅELSE 8.1 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som etter Oppdragsgivers vurdering har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på kriteriene i kolonne A nedenfor. Ettersom det er anledning til å inngi tilbud på deler av Oppdraget, kan flere Tilbydere bli tilbudt kontrakt, jf. punkt 3.2. Kriterienes vekt er angitt i kolonne B. Hvilke sider ved tilbudet som vurderes fremgår av kolonne C, med utdypninger i teksten nedenfor. Hvor dokumentasjonen skal leveres fremgår av kolonne D. Dette er også nærmere beskrevet i bilag 1 til prosedyrebeskrivelsen ( Excelark) A - Tildelingskriterier B- Vekt C Oppdragsgivers vurdering Pris/godtgjørelse 40 % Utfylt tilbudsskjema på godtgjørelse Eventuelle forbehold og avvik som har betydning for pris D- Tilbudsvedlegg Vedlegg 56 Tilbudsskjema på godtgjørelse Fortrinnsvis tilbudsbrevet Kvalitet på bussmateriell (kvalitet (60 %) og funksjonalitet (40 %)) 15 % Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Tilbudsoversikt Vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen Side 14 av 18

16 A - Tildelingskriterier B- Vekt C Oppdragsgivers vurdering Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet D- Tilbudsvedlegg Fortrinnsvis tilbudsbrevet Kvalitet på gjennomføring av oppdraget 15 % Vurdering av tilbyderens løsningsforslag Eventuelle avvik som har betydning for kvalitet Tilbudsoversikt med Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen og dens bilag 1, Referanseskjema. Fortrinnsvis tilbudsbrevet Miljø dvs. alle egenskaper ved tilbudet som kan gi en positiv miljøeffekt. Reduksjon av utslipp, som for eksempel lokale utslipp (NOx og PMutslipp) og klimagassreduksjon (drivstoff) 30% Delvekt (70 %) Vurdering av tilbyderens samlede tilbud Tilbudsoversikt med vedlegg Vedlegg 2: Materiellbeskrivelsen Andre miljøtiltak, som for eksempel miljøvennlig kjørestil og redusert bruk av miljøskadelig stoffer i driften. (30 %) I evalueringen av tildelingskriteriene vil Oppdragsgiver benytte en poengskala fra 0 10 poeng i evalueringen av hvert kriterium. Tilbyderne må påregne at hele poengskalaen vil bli benyttet i bedømmelsen av tilbudene. I evalueringen av tildelingskriteriet Pris/godtgjørelse vil tilbudet med den laveste prisen få 10 poeng. Tilbudenes innhold avgjør poengtildelingen etter innkjøpsfaglig skjønn Oppdragsgiver avgjør poengtildelingen etter innkjøpsfaglig skjønn. I evalueringen av de øvrige tildelingskriteriene vil 10 poeng reserveres til tilbud som etter Oppdragsgivers skjønn ikke kan bli bedre Side 15 av 18

17 8.2 Tildelingskriteriet Pris/godtgjørelse 40% Oppdragsgiver evaluerer den totale godtgjørelsen over hele kontraktsperioden inkludert opsjonsår. Det gjøres imidlertid ikke indeksering av kapitalkostnaden. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det ved evaluering av pris/godtgjørelse vil bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn. Anslagsvis vil 50 % høyere pris enn beste pris gi null (0) poeng på tildelingskriteriet pris. Det vises til vedlegg 5 Godtgjørelse som skal fylles ut av Tilbyder. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at man vil legge vesentlig mer vekt på pris innleietime ordinær tid enn pris innleietime øvrige tid. 8.3 Tildelingskriteriet Kvalitet på bussmateriell 15% Tildelingskriteriet Kvalitet på bussmateriell bedømmes ut fra det tilbudte materiellet og den merverdi utover minstekravene som er beskrevet i tilbudet. I evalueringen vil hver busskategori få forskjellige poeng, og totalsummen vil bli vektet etter antall busser pr busstype. Oppdragsgiver vil legge vekt på løsninger som gir merverdi for kundene innen kvalitet (60%) og funksjonalitet (40%). Følgende områder vil inngå i vurderingen: Kvalitet Alder/ første gang registert Rekkevidde Fylletid/ ladetid Sikkerhet i forbindelse med rygging. Kundekomfort (oppdragsgivers vurdering av merverdi utover kravene i vedlegg 2) Funksjonalitet Hvordan bussen er tilpasset personer med nedsatt funksjonsevne (for eksempel i forhold til lav gulv entre, ombordstigning) Funksjonell/fleksibel innredning (herunder innretning av sitteplasser og hvordan rullestolplassen kan kombineres med antall sitteplasser. Funksjonell ventilasjon Løsning for destinasjonsansviser 8.4 Tildelingskriteriet Kvalitet på gjennomføring av oppdraget 15% Tildelingskriteriet Kvalitet på gjennomføring av oppdraget bedømmes ut fra de tilbudte løsningsforslagene og den merverdi utover minstekravene som er beskrevet i tilbudet. Oppdragsgiver vil premiere løsninger som gir relevant merverdi utover de kravene som er oppstilt i Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse. Blant de forholdene som vil bli vektlagt er: Side 16 av 18

18 Kvalitet på trafikkledelse, herunder bemanning og rutiner for trafikkledelsen og dens funksjoner. Rutiner for å sikre god opplæring av betjeningen Krav til betjeningen, rutiner for å sikre god kundeinformasjon Varsling ved avvik (til berørte kunder og Oppdragsgiver) Rutiner for renhold og vedlikehold Fremdriftsplan Gode referanser på kvalitet ved gjennomføring av tilsvarende oppdrag, referanseskjema i Oppdragsbeskrivelsen bilag 2. Andre forhold som spiller inn på kvaliteten på gjennomføringen av oppdraget. 8.5 Tildelingskriteriet Miljø 30% Tildelingskriteriet Miljø bedømmes ut fra tilbudte miljøegenskaper, og Oppdragsgiver vil premiere løsninger som kan gi positiv miljøeffekt. Forholdene som vil bli vektlagt er: o Reduksjon av utslipp, som for eksempel lokale utslipp (NOx og PM-utslipp) og klimagassreduksjon (drivstoff/ el.drift) 70% o Andre miljøtiltak 30% Andre miljøtiltak er for eksempel miljøvennlig kjørestil og redusert bruk av miljøskadelig stoffer i driften og støy. Med miljøvennlig kjørestil menes for eksempel minst mulig tomgangskjøring - utover lovkrav. Operatør skal dokumentere drivstoffets klimagassreduksjon i tråd med kravene gitt i Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften). Slik dokumentasjon fås fra leverandøren av drivstoff (bensinstasjon eller distributør). Tilbyder skal levere egenerklæring på den miljøeffekt drivstoffet som vil bli benyttet i Oppdraget har. Innholdet i egenerklæringen tillegges vekt i den grad det anses som sannsynlig av Oppdragsgiver, vurdert opp mot tilgjengelig informasjon. Det skal rapporteres halvårlig på drivstoffets miljøeffekt etter ovennevnte krav. Hvis Oppdragsgiver anser det for å foreligge et slikt behov, tar Oppdragsgiver forbehold om å gjennomføre kontroller av det tilbudte nivået på utslipp av klimagass, NOx og PM mv. for bussene, som en del av kvalitetssikringen av tildeling av kontrakt. 8.6 Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt for Indre by. Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter Side 17 av 18

19 Bilag 1 Oversikt over krav som evalueres (Excel ark) Side 18 av 18