Prosedyrebeskrivelse

Transkript

1 Saksnr 2009/4507 Tilbudsfrist 1. oktober 2012 Prosedyrebeskrivelse Busstjenester i Nedre Glomma og deler av Indre Østfold Tilbudsfrist kl 1200 Saksnr 2011/13786

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Om Østfold kollektivtrafikk Oppdragets omfang Andre operatører i ruteområdet Kontraktens varighet Frister for konkurransen Konkurransegrunnlagets oppbygning Lovanvendelse Kvalifikasjonskrav Hvem kan gi tilbud? Dokumentasjon av minstekrav Oppsummering av dokumentasjon Gjennomføring av konkurransen Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål, svar og endring av konkurransegrunnlaget Tilbudets oppbygning Tilbudsbrev Kontrakten Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Vedlegg 3 Rutebeskrivelse Vedlegg 4 Tilbudsskjema Vedlegg 5 Incitamentsavtale Vedlegg 6 Påkravsgaranti Vedlegg 7 Forsikring Innlevering av tilbud Generelt Antall eksemplarer av tilbudet Språk Innleveringssted Tilbakekalling av tilbud Behandling av tilbudet Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Gjennomføring Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Deltilbud Avvisning Avlysning Kontraktstildeling og kontraktsinngåelse Tildelingskriterier Kontraktsinngåelse Bilag HMS- Egenerklæringsskjema Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 2 av 12

3 1 Innledning Østfold fylkeskommune inviterer til konkurranse om busstjenester i Nedre Glomma og deler av Indre Østfold i henhold til vedtak i Samferdsel, miljø og klimakomiteen 8. februar 2012: Komiteen ber fylkesrådmannen å kunngjøre en langsiktig avtale for perioden 1. juli juni 2020 med opsjon på prolongering i ytterligere tre år. Det er ikke planlagt befaring av områdene som inngår i oppdraget. Tilbydere oppfordres til selv å gjøre seg kjent med aktuelle rutetraseer og infrastruktur. Tilbyder oppfordres også til å gjøre seg kjent med aktuelle samferdselspolitiske saker og vedtak i Østfold fylkeskommune på (økonomiplan, årsbudsjett, Regional Transportplan mv). Informasjon om Østfold og kommunene som omfattes av denne konkurransen finnes på Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget I dette dokumentet menes med: Bussanlegg: Endring: Godtgjørelse: Kontrakten Bussgarasje, vaskehall, anlegg for drivstoffpåfylling, garderobefasiliteter, oppholdsrom, verksted, kontorer mv samt tilhørende utearealer for oppstilling av busser og privatbiler. Oppdragsgivers ensidige rett til Endring av Kontrakt iht Kontraktens pkt 5.2. Avtalt Godtgjørelse i form av pris pr Rutekilometer Kontrakten konkurransen gjelder, med vedlegg som angitt i pkt. 1.7 nr. 2 nedenfor og kontraktens pkt 2 Nullpunkt: Antall Rutekm pr år iht tabell i Tilbudsskjema, Vedlegg 5 Oppdrag: Oppdragsgiver: Oppstartdato: Rute: Rutekilometer: Ruteproduksjon: Tidtabell: Bilag: KGL: Operativt pers.: Ruteområde: Den ytelse som leveres av en Operatør i henhold til Kontrakten «Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold» Østfold kollektivtrafikk vil være Kontraktspart for den/de Operatører som tildeles Kontrakt om Oppdrag i konkurranse om Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold Kjørte turer i Rute uten tomkjøring i henhold til Tidtabell og eventuelle ekstraavganger som er angitt Rutekilometer er sum kilometerdistanse av alle kjørte avganger i Rute i henhold til Tidtabell, samt eventuelle ekstraavganger som er angitt. Tomkjøring inngår ikke i Rutekilometertallet. Det samlede antall Rutekilometer som kjøres årlig i Rute i henhold til Kontrakten. Er den ruteplan som tilbys og opplyses til kundene i Ruteplaner og ved ekstraordinære ruteavganger Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene (Vedleggene) i KGL Konkurransegrunnlaget dvs, Prosedyrebeskrivelsen, Kontrakten og tilhørende Vedlegg Bussførere Ruteområdet fremgår av Rutebeskrivelsen. Ved inndelingen av ruteområder er det tatt utgangspunkt i busslinjer som naturlig hører til samme område/region. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 3 av 12

4 Tilbyder: Operatør: Underoperatør: Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør Det selskap som inngår Kontrakt om utførelse av Oppdraget Et selskap som Operatør benytter for å utføre deler av Oppdraget 1.2 Om Østfold kollektivtrafikk Østfold kollektivtrafikk ble etablert 1. juni 2002 for å ivareta planlegging, kjøp, videreutvikling og kvalitetssikring av kollektivtilbudet i Østfold. Virksomheten har i dag ca 20 ansatte. En sentral oppgave, utover kjøp av og informasjon om det lokale busstilbudet i Østfold, er å organisere skyss for skoleelevene. Totalt utgjør skoleskyssen om lag 3,5 mill reiser hvert år, eller nærmere 50 % av alle reiser med buss i Østfold. Kjøp av persontransporttjenester med buss utgjorde om lag 11 mill km i Mer informasjon finnes på Oppdragets omfang Oppdraget omfatter drift av bussruter i Nedre Glommaregionen og deler av Indre Østfold slik dette er beskrevet i Rutebeskrivelsen. Oppdraget omfatter ordinære ruter og skolebusser. I tillegg omfattes enkelte serviceruter i ruteområde 1 Nedre Glomma. Oppsummering ruteområde 1 Prod/km Reiser 2011 Innt/kr 2011 Sarpsborg Fredrikstad Skoleruter samlet SUM Oppsummering ruteområde 2 Prod/km Reiser 2011 Innt/kr 2011 Ordinære ruter Skoleruter samlet SUM Justeringer av linjer, bussbehov mv kan skje før oppstart. 1.4 Andre operatører i ruteområdet En tildeling av kontrakt i Nedre Glomma og Indre Østfold gir ikke Operatøren enerett til kontraktskjøring for Oppdragsgiver i Ruteområdet. Oppdragsgiver har blant annet inngått langsiktige avtaler med Nettbuss Østfold/TIMEkspressen om tilbud mellom byene Halden- Fredrikstad-Moss, Halden-Sarpsborg-Moss og Hvaler-Fredrikstad-Moss. Se også for informasjon om bestillingstilbud i ruteområdene. 1.5 Kontraktens varighet Kontrakten gjelder for perioden 1. juli 2013 til 30. juni 2020, med mulighet for Oppdragsgiver til forlengelse med inntil 3 år. 1.6 Frister for konkurransen Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Informasjons- og dialogkonferanse Konkurransegrunnlaget offentliggjøres Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) kl:12:00 Lukket tilbudsåpning Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 4 av 12

5 Vedståelsesfrist Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) Oppdragsgiver vil besvare spørsmål første gang i månedsskiftet juli/august. Valg av Operatør som det skal inngås kontrakt med, antas å finne sted i månedsskifte september/oktober 2012, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. Vedståelsesfristen. Oppdragsgiver vil offentliggjøre hvilken Tilbyder man har til hensikt å inngå kontrakt med evt. har inngått kontrakt med samt hvilke tilbydere som deltok i konkurransen og hvilken årlig godtgjørelse den enkelte tilbyder har tilbudt. 1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til oppstart av rutekjøringen. 2. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Vedlegg 3 Rutebeskrivelse Vedlegg 4 Tilbudsskjema og endringsskjema Vedlegg 5 Incitamentsbeskrivelse Vedlegg 6 Skjema for påkravsgaranti Vedlegg 7 Tilbudet Vedlegg 8 Endringslogg 2 Lovanvendelse Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter bestemmelsene i forskrift om off. anskaffelser av 7. april 2006 nr 402, del III Anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forskriften er fastsatt med hjemmel i lov om offentlige anskaffelser mv. av 16. juli 1999 nr Kvalifikasjonskrav 3.1 Hvem kan gi tilbud? Næringsdrivende og selskaper som selvstendig, eller i samarbeid med andre, oppfyller minstekrav til finansiell og økonomisk, juridisk og organisatorisk, teknisk og faglige kapasitet fastsatt i dette konkurransegrunnlaget, kan gi tilbud. Tilbud skal utarbeides og leveres på fritt og uavhengig grunnlag og skal ikke kommuniseres med andre tilbydere og konkurrenter på noen måte som kan påvirke konkurranseforholdet. Tilbyder kan likevel gi tilbud sammen med andre forutsatt at det likevel er konkurranse om leveransen. Tilbydere skal gjøre det kjent hvem de har samarbeidet med forut for og i konkurransen og hva samarbeidet innebærer. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som er gitt i samarbeid mellom tilbydere dersom samarbeidet fører til at det ikke blir konkurranse om den aktuelle leveransen. 3.2 Dokumentasjon av minstekrav Tilbyders kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra dokumentasjon av minstekrav som fremgår nedenfor (vedlegges tilbudet). Det påhviler potensielle tilbydere å dokumentere sin søknad tilstrekkelig. Manglende dokumentasjon av minstekrav og til innholdet i tilbudet kan medføre at tilbudet blir avvist. Dokumentasjonskravene er oppsummert i pkt 3.3. nedenfor. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 5 av 12

6 3.2.1 Lovpålagte krav NB! Ved bruk av underoperatører skal tilsvarende også fremlegges for disse. Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244 i Norge (eller tilsvarende i andre land )) i samsvar med lovbestemmelsene. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skatteetaten for skjema RF i Norge (eller tilsvarende i andre land)) i samsvar med lovbestemmelsene. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser (bilag 0.1) Finansiell og økonomisk stilling Kvalifikasjonskrav Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Fremleggelse av selskapets årsberetning og regnskap for 2010 og Oppdragsgiver vil om nødvendig be om kredittvurdering av tilbydere, underoperatører eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap Juridisk stilling og organisering Kvalifikasjonskrav Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Framleggelse av firmaattest. Tilsvarende gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Tilbydere skal oppgi selskapets eierforhold. Dersom det rettssubjekt som leverer inn tilbudet er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger om finansiell og økonomisk stilling samt juridisk stilling og organisering gis om disse eller morselskapet Teknisk og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Bare den som fyller vilkårene for utøvelse av persontransport i rute gitt i forskrift av 26. mars 2003 nr 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy kan delta i konkurransen. Det samme gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Erfaring/leveranser med relevans for dette oppdraget. Må benytte et kvalitetssikringssystem. Må benytte et internkontrollsystem. Tilbyder utfører mer enn 80 % av oppdraget (målt i antall rutekm) i egen regi. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 6 av 12

7 Dokumentasjonskrav: Kopi av løyve (dersom det foreligger) gjelder også evt. underoperatører. Referanseliste over tidligere leveranser siste 3 år. Det må klart fremkomme hva som er levert, om verdi, tidspunkt, samt navnet på mottakeren. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente flere referanser enn oppgitt i tilbudet. Dersom oppdragsgiver innhenter slike referanser, vil dette fremlegges for tilbyder for kommentarer før dette vektlegges i den videre prosessen. Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Legg ved kopi av eventuelle sertifikater utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon. CV for nøkkelpersonell, administrative og tekniske for de personer som er ansvarlig for utførelsen av kontrakten Beskrivelse av internkontrollsystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av oppdraget. Hvis aktuelt, hvilke(n) underoperatør(er) vil bli benyttet i gjennomføringen av oppdraget. 3.3 Oppsummering av dokumentasjon Tilbydere som deltar i anbudskonkurransen busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold skal innlevere følgende dokumentasjon. Dokumentasjon skal fremlegges i ringperm med følgende inndeling og skilleark mellom hvert hovedpunkt. Tilbudsbrev Administrative krav til tilbyder Skatteattest for merverdiavgift ikke eldre en 6 mnd Skatteattest for skatt ikke eldre enn 6 mnd HMS egenerklæring - utfylt skjema bilag 0.1 Firmaattest - ikke eldre enn 6 mnd Beskrivelse av tilbyders juridiske stilling Økonomiske krav Årsberetning og regnskap for 2010 m/revisor og styrebekreftelse Årsberetning og regnskap for 2011 m/revisor og styrebekreftelse Dokumentasjon av tilbyders økonomi Dokumentasjon av tilbyders soliditet Tekniske krav Kopi av løyve, eventuelt dokumentasjon som kreves ved søknad om løyve. Referanser på tilsvarende oppdrag Dokumentasjon av kvalitetssikringssystem Dokumentasjon av intern kontrollsystemet CV for nøkkelpersonell, administrative og tekniske for de personer som er ansvarlig for utførelsen av kontrakten. Krav til dokumentasjon av eventuelt morselskap Skatteattest for merverdiavgift ikke eldre en 6 mnd Skatteattest for skatt ikke eldre enn 6 mnd HMS egenerklæring - utfylt skjema bilag 0.1 Firmaattest - ikke eldre enn 6 mnd Regnskap for 2010 m/revisor og styrebekreftelse Regnskap for 2011 m/revisor og styrebekreftelse Dokumentasjon av tilbyders økonomi Dokumentasjon av tilbyders soliditet Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 7 av 12

8 4 Gjennomføring av konkurransen 4.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på og i tillegg kunngjort på (Tenders Electronic Daily). 4.2 Spørsmål, svar og endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransen skal være fremsatt skriftlig (gjerne på e-post til kollektivtrafikk@ostfoldfk.no) i god tid før tilbudsfristens utløp. Slike henvendelser må være registrert senest 22. august Første gang det blir lagt ut svar på spørsmål er i månedsskiftet juli/august. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål og foretatt eventuelle rettelser, suppleringer, og endringer av konkurransegrunnlaget er etter planen Informasjon om dette vil bli lagt ut på Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson ved henvendelse til Oppdragsgiver. Spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for tilbudet, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har tatt ut konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle tilbydere dersom spørsmålene vurderes som ikke relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. 4.3 Tilbudets oppbygning Tilbydere som leverer tilbud til anbudskonkurransen busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor. Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og skilleark mellom hvert hovedpunkt: Tilbudsbrev med vedlegg: Vedlegg 1: Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2: Tilbyders svar på Materiellbeskrivelse Vedlegg 3: Tilbyders svar på Rutebeskrivelse Vedlegg 4: Tilbudsskjema og endringsskjema Vedlegg 5: Tilbyders bekreftelse på aksept av Incitamentsavtalen Vedlegg 6: Bekreftelse på påkravsgaranti fra finansinstitusjon Vedlegg 7: Bekreftelse fra forsikringsselskap, ref punkt 8, 3. ledd i kontrakten 4.4 Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Hvilket ruteområde det gis tilbud på En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Kontrakten Spesifikasjon av eventuelle forbehold Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyder og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf nr og e-post som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr e-post. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 8 av 12

9 4.5 Kontrakten Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Kontrakten. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Kontrakten skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4 og spesifiseres i tilbudsbrevet. 4.6 Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Tilbyder skal besvare krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen etter samme inndeling/overskrifter som angitt, dette innebærer en beskrivelse av: En fremdrifts-/milepælsplan frem til 1. oktober 2013 Operatørens rutiner vedrørende renhold og vedlikehold av busser Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå. Bekrefte aksept av gebyrene for brudd på nedfelt minimumsnivå i kjøreoppdraget i henhold til Kontrakten. 4.7 Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle krav imøtekommes, dette innebærer å beskrive/vedlegge: Utfylte busskjema jf Bilag 2.1 Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen skal tydelig fremgå. 4.8 Vedlegg 3 Rutebeskrivelse Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Rutebeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Dersom Oppdragsgiver på et senere tidspunkt ønsker oversikt over vognløp, skal tilbyder oversende dette i excel-format. 4.9 Vedlegg 4 Tilbudsskjema Tilbyder skal fylle inn priser for det ruteområdet/de ruteområdene som det gis pris på Vedlegg 5 Incitamentsavtale Bekreftelse på aksept av incitamentsavtalen skal vedlegges Vedlegg 6 Påkravsgaranti Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille påkravsgaranti. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dette ikke er en vanlig bankgaranti, men en påkravsgaranti Vedlegg 7 Forsikring Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap på at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontraktens punkt 8, 3. ledd. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 7.4. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 9 av 12

10 5 Innlevering av tilbud 5.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt senest 29. august. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av Oppdragsgiver på nettsiden Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en CD/minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av punkt 4. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På CD/minnebrikke skal hvert av punktene være et eget dokument. Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av operatør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven 11. Tilbyder skal i tillegg levere ett stk tilbud (kun elektronisk) hvor opplysninger tilbyder mener er underlagt taushetsplikt, etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt for innsyn, er fjernet. Sladdet versjon av tilbudet skal være fullstendig og legges på egen mappe. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav i forhold til offentlighetsloven. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. 5.3 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. 5.4 Innleveringssted Ett skriftlig tilbud, fullstendig utfylt, sendes eller leveres i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold til Østfold fylkeskommune v/østfold kollektivtrafikk; Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Tilbud pr e-post eller telefaks aksepteres ikke. 6 Tilbakekalling av tilbud Kjetil Gaulen Postboks 220, N-1702 Sarpsborg Fylkeshuset, Oscar Pedersensvei 39, Sarpsborg Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 7 Behandling av tilbudet 7.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver ved levering skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 7.2 Tilbudsåpning Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning hos Oppdragsgiver. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Oppdragsgiver. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Oppdragsgiver. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 10 av 12

11 Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter tilbudsfristen eller som er mangelfulle eller inneholder avvik/forbehold som gir anledning til/plikt til avvisning etter lov og forskrift. Se også pkt. 7.4 nedenfor. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud uten begrunnelse. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 7.3 Gjennomføring Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e- post. 7.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Tilbudet skal omfatte operatørs løsningsforslag med et helhetlig tilbud for å løse transportoppdragene. Dersom tilbyder mener at det er åpenbare feil, mangler eller uklarheter i oppdragsgivers kravspesifikasjon, skal tilbyder påpeke dette spesielt og så snart dette er kjent. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere -og fastsette priskonsekvenser av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil uansett ikke tillate at det tas forbehold om oppstartstidspunkt og/eller valutasvingninger. 7.5 Deltilbud Tilbyder kan velge å gi tilbud på begge ruteområdene eller kun ett av dem. Det er ikke anledning til å gi tilbud kun på deler av ruteområdet, for eksempel kun på noen busslinjer (deltilbud). 8 Avvisning Et tilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 9 Avlysning Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 11 av 12

12 10 Kontraktstildeling og kontraktsinngåelse 10.1 Tildelingskriterier Ut fra kriteriene som er listet opp nedenfor, vil det økonomisk mest fordelaktige tilbudet bli valgt: Kriterie Vekt Pris og totalkostnad 80 % Oppfyllelse utover minimumskrav, herunder; 20 % miljøbelastning fra bussene, gjennomsnittsalder, setekapasitet mv. Vedleggene beskriver oppdragsgivers minimumskrav. Tilbud med bedre løsninger enn minimumskravene vil få tilleggspoeng i evalueringen innenfor ovennevnte kriterier 10.2 Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt for Nedre Glomma og Indre Østfold. Det vil bli gitt en klagefrist på minst 10 dager. Kontrakten vil bli inngått umiddelbart etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. 11 Bilag 11.1 HMS- Egenerklæringsskjema Busstjenester i Nedre Glomma og Indre Østfold - Prosedyrebeskrivelse Side 12 av 12