Busstjenester Bærum Øst

Transkript

1 Busstjenester Bærum Øst Prosedyreregler for konkurranse versjon 1.2

2 INNHOLD 1 INNLEDNING Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget Om Ruter Oppdragets omfang Andre operatører i ruteområdet Kontraktenes varighet Frister for anbudsgjennomføring KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske dokumentasjonskrav Potensielle tilbyderes finansielle og økonomiske stilling Potensielle tilbyderes juridiske stilling samt organisering Potensielle tilbyderes tekniske og faglige kvalifikasjoner Konkurransegrunnlagets oppbygning LOVANVENDELSE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Tilgang til konkurransegrunnlaget Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Befaring TILBUDETS OPPBYGNING Generelt Tilbudsbrev INNLEVERING AV TILBUD Generelt Tilbudsfrist Tilbudets vedståelsesfrist Antall eksemplarer av tilbudet Språk Innleveringssted BEHANDLING AV TILBUDET Tilbudsregistrering Tilbudsåpning Gjennomføring Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Deltilbud AVVISNING AVLYSNING KONTRAKTSTILDELING OG INNGÅELSE Tildelingskriterier Kontraktsinngåelse TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudsbrev Side 2 av 24

3 11.2 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2) Rutebeskrivelsen (vedlegg 3) Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4) Godtgjørelse (Vedlegg 5) Påkravsgaranti (Vedlegg 7) Forsikring BILAG HMS-erklæring Firmaopplysninger Side 3 av 24

4 1 INNLEDNING 1.1 Definisjoner av begrepene i konkurransegrunnlaget I dette dokumentet menes med: Bilag Godtgjørelse Bussanlegg KGL Kontrakten Et dokument/skjema som legges ved et av dokumentene (Vedleggene) i KGL Avtalt godtgjørelse i henhold til Vedlegg 5 og eventuelle endringer som en følge av justering, endring og/eller regulering. Verksted, vaskehall, garderobefasiliteter, oppholdsrom, kontorer mv. samt tilhørende utearealer for oppstilling av busser og privatbiler. Konkurransegrunnlaget dvs, Prosedyrereglene, Kontrakten og tilhørende Vedlegg Kontrakten med vedlegg som angitt i pkt. 2 i Kontrakten Kontraktsinngåelsen: Dato for signering av Kontrakten og vedlegg ihht pkt 2 i Kontrakten Oppdrag Oppdragsgiver: Operatører: Den ytelse som leveres av en Operatør i henhold til KGL Ruter As forkortet til Ruter. Ruter vil være kontraktspart for den Operatør som tildeles kontrakt om oppdrag i Ruters konkurranse om Busstjenester Bærum Øst 2010 Det selskap som inngår Kontrakt om utførelse av Oppdraget ihht Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelsen. Operativt personale: Bussførere Oppstartsdato Pakke Ruteområde Rutekm: Ruteproduksjon Hvert Ruteområde kan være oppdelt i flere pakker (for eksempel splittet på rute- og skolekjøring) Ruteområdet fremgår av Rutebeskrivelsen. Summen av den avstand som bussene kjører etter rutetabell. Ved kjøring av assistanse-/dubleringsbuss, regnes produksjon i rute fra den holdeplass kjøringen starter til den holdeplass kjøringen avsluttes. Ved skolebusser regnes fra første elev kommer på bussen til siste elev går av ved skolen og omvendt ved retur. Det samlede antall km som kjøres årlig i rute i henhold til Kontrakten. Side 4 av 24

5 Tilbyder Underoperatør: Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør Et selskap som Operatør benytter for å utføre deler av Oppdraget 1.2 Om Ruter Ruter As er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den daglige transporten. I tillegg til ordinær rutetransport har Oppdragsgiver ansvaret for skolekjøring i Akershus. Som administrasjonsselskap har Oppdragsgiver ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift i Oslo og Akershus fylke, samt strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Billettpriser/takster fastsettes av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens budsjettbehandling. Oppdragsgiver har avtaler med NSB, Gjøvikbanen m.fl. om bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre hovedfinansieringskilder er billettinntekter (ca 58 %), tilskudd fra Oslo kommune (ca 27 %), tilskudd fra Akershus fylkeskommune (ca 11 %) og andre (ca 11 %). Oppdragsgiver har ansvaret for skolebarntransporten etter Undervisningslovens bestemmelser til grunnskoler og videregående skoler i hele Akershus. For ytterligere informasjon om Ruter vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: Side 5 av 24

6 1.3 Oppdragets omfang Oppdraget omfatter drift av Ruters busslinjer i Bærum øst. Det markedsmessige og geografiske utgangspunktet for ruteområdet fremgår av nedenstående oversikt. Det er knyttet et bussanlegg til Ruteområdet (Furubakken). Tabellen nedenfor inneholder tall/anslag pr. mai 2009, justeringer av linjer, bussbehov mv. kan skje før oppstart. Ruteområde/kommuner* Anslag rutekm/år Anslag antall busser i rute Anslått kapasitet på bussanlegg Antall reiser i mill. i 2008 Ruteområde 1: Bærum øst * Alle ruteområder har forbindelser til/fra Oslo og i varierende grad også forbindelser til/fra andre tettsteder/regionsentre utenom oppgitte kommuner. Enkelte linjer går også utenfor fylkene Oslo og Akershus. For mer informasjon se Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelsen og vedlegg 3: Rutebeskrivelsen. Linjene har også tidligere vært konkurranseutsatt. Oppdraget omfatter ordinære linjer og natt linjer. Dette utelukker ikke at skoleelever blir transportert med ordinære linjer og at ordinære reisende skal kunne reise med skolelinjer. 1.4 Andre operatører i ruteområdet En tildeling av et ruteområde gir ingen enerett til kontraktskjøring for Oppdragsgiver i Ruteområdet. Oppdragsgiver har samarbeid med forskjellige Operatører, for eksempel har Oppdragsgiver allerede kontrakter med to operatører som til sammen disponerer ca. 44 minibusser i Asker og Bærum. Oppdragsgiver benytter i dag disse minibussene til servicelinjer, skolekjøring, spesialtransport, og ulike typer oppdragskjøring. Transporten blir administrert gjennom Oppdragsgivers datterselskap Konsentra. Minibussene vil i fremtiden også kunne bli benyttet, til anrops styrte linjer og andre oppdrag hvor Oppdragsgiver finner det hensiktsmessig. Kollektivtrafikken i området ivaretas i hovedsak av Oppdragsgivers linjer, samt tog (NSB). Til Gardermoen er det gitt egne konsesjoner både til buss og tog. Oppdragsgiver har et takstsamarbeid med bl.a. NSB-tog og Timekspressen (linje 171). Dette innebærer at linjer driftet av disse selskapene, etter nærmere avtale, tar med reisende i Akershus og mellom Oslo og Akershus. Oppdragsgivers billettsystem benyttes. 1.5 Kontraktenes varighet Kontraktene gjelder for perioden til og med første lørdag i juli.2017, med mulighet for Oppdragsgiver til forlengelse med 1 år av gangen i ytterligere 3 år. Side 6 av 24

7 1.6 Frister for anbudsgjennomføring Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan: Konkurransegrunnlaget offentliggjøres Befaring av bussanlegg: Furubakken kl 13:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt også oppdatering av konkurransegrunnlaget Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) kl Åpen tilbudsåpning kl Vedståelsesfrist (3 måneder fra tilbudsfristen) Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) Valg av Operatør, som det skal inngås kontrakt med, antas å finne sted primo juli 2010, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen. Informasjon om hvem som er valgt som Operatører vil bli bekjentgjort til alle som har levert tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå kontrakter med evt. har inngått kontrakter med, hvilke tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall tilbudene ligger (uten kobling av pris og tilbyder). 2 KVALIFIKASJONSKRAV 2.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav Skatteattest for merverdiavgift Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det samme gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Skatteattest for skatt Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det samme gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. HMS - egenerklæring Potensielle tilbydere skal framlegge en egenerklæring, i samsvar med vedlagte mal (se pkt. 10.1) om at potensielle tilbydere oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Det samme gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. 2.2 Potensielle tilbyderes finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen Side 7 av 24

8 Dokumentasjonskrav: I søknaden skal det fremlegges styrebehandlet årsregnskap - med revisorberetning, styrets beretning og årsrapport (hvis utarbeidet) for de tre siste år (2007, 2008 og 2009 Basert på disse regnskapene skal potensielle tilbydere fylle ut nøkkeltall slik som angitt i pkt. 10.2d og e. Oppdragsgiver vil om nødvendig be om kredittvurdering av potensielle tilbydere, underoperatør eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap. 2.3 Potensielle tilbyderes juridiske stilling samt organisering Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest. Det samme gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Potensielle tilbydere skal oppgi selskapets eierforhold. Dersom det rettssubjekt som leverer inn søknaden er eid 50 % eller mer av et annet selskap eller flere selskaper som inngår i konsern, skal tilsvarende opplysninger som nevnt i pkt 7.2 og 7.3 gis om disse eller morselskapet. 2.4 Potensielle tilbyderes tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Bare den som fyller vilkårene for utøvelse av persontransport i rute gitt i forskrift av 26. mars 2003 nr 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy kan delta i konkurransen. Det samme gjelder underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen Erfaring/leveranser med relevans for dette oppdraget Må benytte et kvalitetssikringssystem Må benytte et internkontrollssystem Hvis søkeren vil baserer sin søknad på ressurser (økonomiske evner, faglige kunnskaper etc) stilt til disposisjon av en underleverandør, jf Forsyningsforskrifens 7-8, (3), skal det fremlegges forpliktelseserklæringer fra underleverandørene som sier at hovedleverandør rår over disse ressursene i de relevante etablerings- og driftsfaser. Dokumentasjonskrav: Kopi av løyve (dersom det foreligger) gjelder også evt. underoperatører. For potensielle tilbydere som allerede har nødvendig løyve for å utføre Oppdraget, godtas kopi av løyvet som dokumentasjon. Referanseliste over leveranser jfr. pkt 10.2.a Det må klart fremkomme hva som er levert. Side 8 av 24

9 Kvalitetssikringssystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av Oppdraget jfr. pkt. 10.2b. Legg eventuelt ved kopi av sertifikater utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Internkontrollsystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av Oppdraget jfr. pkt. 10.2c Dokumentasjon av faglige kvalifikasjoner i form av Opplysninger om teknisk personell og Curriculum vitae for de personer som er ansvarlig for utførelsen av kontrakten. 2.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. n (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til kontraktssignering. 2. Kontrakten som angir vilkår for Oppdraget og regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse Vedlegg 2 Materiellbeskrivelse Vedlegg 3 Rutebeskrivelse Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse Vedlegg 5 Godtgjørelse Vedlegg 6 Incitamentsbeskrivelse Vedlegg 7 Skjema for påkravsgaranti Vedlegg 8 Databehandleravtale Vedlegg 9 Reglement for Behandling av person og Virksomhetskritiske opplysninger i Ruter Vedlegg 10 Operatørens tilbud. 3 LOVANVENDELSE Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med kjøpsformen "Åpent anbud 4 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse se Pågående konkurranser. Side 9 av 24

10 4.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nett adresse se Pågående konkurranser. Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse. Slike forespørsler må være registrert senest og besvares skriftlig på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL er I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen. 4.3 Befaring Oppdragsgiver inviterer til befaring av bussanleggene den kl for påmeldte tilbydere. Vi ber om at tilbydere setter av hele dagen. Skriftlig påmelding innen sendes til Oppdragsgiver pr v/ anbud@ruter.no. Hver tilbyder kan delta med inntil 3 representanter. Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget og sende inn skriftlige spørsmål til Anleggsbeskrivelsen (vedlegg 4) før befaring avholdes slik at spørsmål i størst mulig grad kan besvares på befaringen. Det vil imidlertid også være anledning til å stille spørsmål på selve befaringen. Oppdragsgiver vil skrive referat fra befaringene og legge dem ut på nettstedet 5 TILBUDETS OPPBYGNING 5.1 Generelt Alle tilbud skal bygges opp på samme måte som KGL med vedleggsnummer. Tilbudsbrev med vedlegg fra 1 til 7 Vedlegg 1: Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelsen Vedlegg 2: Tilbyders svar på Materiellbeskrivelsen Vedlegg 3: Tilbyders svar på Rutebeskrivelsen Vedlegg 4: Tilbyders svar på Anleggsbeskrivelsen Vedlegg 5: Tilbyders svar på Godtgjørelsen utfylt skjema Bilag 2 Vedlegg 7: Bekreftelse på påkravgaranti fra finansinstitusjon 5.2 Tilbudsbrev. Tilbudsbrevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 6.3 Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon Oversikt over eventuelle forbehold Bekreftelse på aksept av Incitamentsbeskrivelsen Side 10 av 24

11 Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Potensielle tilbyder skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i søknaden. Ruters eventuelle behov for avklaringer i forbindelse tilbudet vil bli meddelt pr. e-post. Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 6 INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Generelt Eventuelle rettelser, supplering eller endring av KGL som oppstår i tilbudsfasen vil bli meddelt innen seks dager før tilbudsfristens utløp. Det er Tilbyders ansvar å holde seg à jour med de rettelser og endringer som registreres av oppdragsgiver på websiden Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest 25. juni 2010 kl. 12:00. Tilbud mottatt etter fristen blir forkastet. 6.3 Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 25. august 2010 kl 12: Antall eksemplarer av tilbudet Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i ett eksemplar på papir, i tillegg skal en versjon være lagret på en cd eller minnepinne. Dokumentasjonen skal organiseres og inndeles slik det fremgår av pkt. 10. Dette gjelder både papirversjon og elektronisk versjon. På CD/minnebrikke skal hvert av de 7 punktene være et eget dokument. Ruter er f.o.m underlag den nye offentleglova med derav følgende innsynsrett i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført (primo juni 2010). Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av Tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen mappe på ovennevnte CD/minnebrikke og inneholde all dokumentasjon slik det fremgår av pkt. 11. Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Tilbyder. 6.5 Språk Tilbudet skal være utformet på norsk. Side 11 av 24

12 6.6 Innleveringssted Potensielle tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Eventuelt kan Tilbudet sendes som vanlig post til Ruter, men postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen vil ikke bli godtatt. Postadresse Ruter As Postboks 1030 Sentrum Leveringsadresse Ruter As 0104 OSLO 0154 OSLO Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje Tilbudet skal merkes: "Busstjenester Bærum Øst 2010" 7 BEHANDLING AV TILBUDET 7.1 Tilbudsregistrering Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. 7.2 Tilbudsåpning Det blir offentlig åpning av tilbudene i Dronningensgate 40 kl 14:00 den 25. juni Tilbudene vil bli undergitt skriftlig administrativ behandling hos Ruter As. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters administrasjon. Ruter As forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist eller som er mangelfulle. Ruter As vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 7.3 Gjennomføring Den enkelte tilbyder kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e- post. Hvis det er behov for å avklare forhold ved et tilbud vil alle tilbydere få muligheten til det samme. 7.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Side 12 av 24

13 Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å selv vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har imidlertid forut for konkurransen tatt stilling til følgende forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om bruk av bussanlegg nevnt i Vedlegg 4, oppstartstidspunkt og/eller valutasvingninger. 7.5 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi et tilbud på kun deler av et ruteområde, for eksempel noen busslinjer (et deltilbud). 8 AVVISNING Et tilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre tilbudene. 9 AVLYSNING Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Side 13 av 24

14 10 KONTRAKTSTILDELING OG INNGÅELSE 10.1 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Vurderingen vil bli basert på følgende tildelingskriterier: 1. Pris/godtgjørelse Med pris/godtgjørelse menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet, 2. Miljøbelastning fra bussene og driften for øvrig se bl.a. Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelsen vedr bl.a. opplæring i miljøvennlig drift/kjørestil, renhold og vedlikehold av bussene Vedlegg 2: Materiellbeskrivelsen vedr. bl.a. utslipp, drivstoffalternativer og støy Vedlegg 4: Anleggsbeskrivelsen vedr. bl.a. utslipp, drivstoffalternativer, støy og rengjøringsmidler fra vakehaller, Håndtering av mijøavfall 3. Kvalitet og funksjonalitet på bussene se Vedlegg 2 Materiellbeskrivelsen Oppdragsgiver vil vekte de ulike kriteria slik: Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris/godtgjørelse % Miljøbelastning fra bussene, drivstoff 5-15 % og driften for øvrig Kvalitet og funksjonalitet på bussene 5-10 % Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at ved evaluering av pris/godgjørelse vil det bli lagt en sterkt utslagsgivende modell til grunn. Anslagsvis vil 30% høyere pris enn beste tilbud mht pris gi 0 poeng Kontraktsinngåelse Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Det vil bli gitt en klagefrist på minimum 10 kalender dager. Kontrakt vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. Bindende avtale er inngått først når kontrakt er underskrevet av begge parter. Side 14 av 24

15 11 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudet skal organiseres etter følgende modell og slik det er beskrevet i punk 5.1: 1. Tilbudsbrev 2. Vedlegg 1: Tilbyders svar på Oppdragsbeskrivelsen 3. Vedlegg 2: Tilbyders svar på Materiellbeskrivelsen 4. Vedlegg 3: Tilbyders svar på Rutebeskrivelsen 5. Vedlegg 4: Tilbyders svar på Anleggsbeskrivelsen 6. Vedlegg 5: Tilbyders svar på Godtgjørelsen utfylt skjema Bilag 2 7. Vedlegg 7: Bekreftelse på påkravsgaranti fra finansinstitusjon Minimumsinformasjon som skal følge de enkelte delene er beskrevet nedenfor Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten. Eventuelle forbehold skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. En bekreftelse at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i vedlegg 5. Godtgjørelse. Eventuelle forbehold skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Vedlegg 6 Incitamentsbeskrivelse. Eventuelle forbehold skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, jfr. punkt 6.4. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist i tråd med punkt 6.3. Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postdresse 11.2 Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 1) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Oppdragsbeskrivelsen skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Tilbyder skal besvare krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen etter samme inndelig/overskrifter som der angitt, dette innebærer en beskrivelse av: En fremdrifts-/milepælsplan frem til Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå. Operatørens rutiner vedrørende renhold og vedlikehold av busser Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Oppdragsbeskrivelsen skal tydelig fremgå. Dette gjelder særlig ift. miljøkravene. Side 15 av 24

16 11.3 Materiellbeskrivelse (Vedlegg 2) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle krav imøtekommes, dette innebærer beskrive/vedlegge: Utfylle busskjema jfr. Bilag 1 Utskiftingsplan for bussmateriellet Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Materiellbeskrivelsen skal tydelig fremgå Rutebeskrivelsen (vedlegg 3) Det skal leveres en nøyaktig beskrivelse av det enkelte vognløp Det skal beskrives hvordan tomkjøringstider som benyttes i vognløpsplanene er beregnet/utarbeidet. Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i Rutebeskrivelsen. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Tilbudet skal inneholde oppsatte vognløp i excel-format Anleggsbeskrivelse (Vedlegg 4) Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på bruk av bussanlegg iht betingelser gitt i Vedlegg 4 Anleggsbeskrivelse. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Hvis det legges opp til andre bussanlegg i tillegg til de som er nevnt i konkurransegrunnlaget skal dette angis og beskrives (gjelder også eventuelle underoperatørers anlegg) Godtgjørelse (Vedlegg 5) Tilbyder fyller inn priser i alle prisfeltene i tabellen for godtgjørelse for det ruteområdet tilbudet gjelder jfr. Vedlegg 5, Godtgjørelse, pkt Påkravsgaranti (Vedlegg 7) Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra norsk bank eller finansinstitusjon på at de vil stille påkravsgaranti slik det fremgår av vedlegg 7. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at dette ikke er en vanlig bankgaranti, men en påkravsgaranti. Behovet for en slik garanti henger bl.a. sammen med myndighetenes forslag om å innføre solidarisk ansvar oppover i kontraktskjeden. Side 16 av 24

17 11.8 Forsikring Tilbyder skal fremlegge en bekreftelse fra forsikringsselskap om at de vil stille forsikring slik det fremgår av Kontraktens 9, 3dje ledd. Eventuelle forbehold til et eller flere punkter skal angis og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.4. Side 17 av 24

18 12 BILAG 10.1 HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr/-sted Land 1 Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Ruter as etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 18 av 24

19 10.2 Firmaopplysninger a) Potensielle tilbyderes erfaring fra tilsvarende arbeider Oversikt over de 3-5 mest relevante oppdrag utført eller under utførelse i løpet av de siste 5 år. Opplysningene kan gis på eget skjema. Oppdragets navn Sted for utførelse Oppdragsgiver Adresse Referanseperson hos oppdragsgiver Utført i perioden (fra - til) ÅÅMM Oppdrag 1 Oppdrag 2 Oppdrag 3 Oppdrag 4 Oppdrag 5 Oppdragets årlige verdi Mill.kr Mill.kr Mill.kr Mill.kr Mill.kr Totalt antall årsverk årsverk årsverk årsverk årsverk årsverk Egne arbeidstakere årsverk årsverk årsverk årsverk årsverk Underoperatør årsverk årsverk årsverk årsverk årsverk Underoperatør (firma/navn) Side 19 av 24

20 Kort beskrivelse av oppdraget: (Stikkord: spesielle forhold, tekniske utfordringer mm.) b) Kvalitetssikringssystem Oppgi navnet på KS-ansvarlig og antall personer i potensielle tilbyderes KSadministrasjon. (Eksklusiv prosjektpersonell). Prinsippskisse for kvalitetssikringssystemet (innholdsfortegnelse med mer) Side 20 av 24