Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Fredag 18.10.2013 Tid: Kl. 12:00 Stad: Kystmuseet i Sogn og Fjordane, Florø MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Laura Kvamme, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden, Kristian Systad og Olve Grotle Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 28/2013: Godkjenning av innkalling og sakliste 29/2013: Godkjenning av møtereferat frå styremøte 27.08.2013 30/2013: Orienteringar 31/2013: Felles retningsliner besøksregistrering 32/2013: Prioriteringar budsjett 2014 og langtidsplan 33/2013: Husleigekontrakt nytt kunstmuseum i Førde 34/2013: Ymse SAK 28/2013: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste med utvida liste over orienteringssaker vert godkjent SAK 29/2013: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET 27.08.2013. Protokoll frå styremøtet 27.08.2013 vert godkjent Protokoll frå styremøtet 27.08.2013 vert godkjent 1
SAK 30/2013: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett /. Vedlegg: Rekneskapsrapportar pr. 31.08.2013. HMS/internkontroll/sjukefråvær Fråværet er utrekna etter mottekne eigenmeldingar- og sjukmeldingar. /. Vedlegg: Registrert sjukefråvær pr. 30.09.2013. Besøkstal /. Vedlegg: Oversikt pr. 30.09.2013 vert ettersendt. Søknad frå Måløyraidsenteret museumsfaglege prioriteringar som grunnlag for avklaring av fylkeskommunal deltaking. Sogn og Fjordane fylkeskommune/sak nr.: 13/3174-11 Fylkesrådmannen rår hovudutval for kultur til å gje slik tilråding: Hovudutval for kultur rår fylkesutvalet til å gje slik tilråding: Fylkesutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek til vitande at det er mange uløyste oppgåver innan museumssektoren i fylket. Fylkestinget ber difor om at styret for Musea i Sogn og Fjordane kjem attende med ei prioritering av desse, også sett opp mot ønskje/behov nye satsingar. 2. Søknaden om tilskot til etabl./drift av Måløyraidsenteret vert avslått no, jf pkt 1 Status vedlikehaldsprosjekt bru over Keilevågen Flora kommune har teke på seg ansvaret med å få brua over Keilevågen rehabilitert. Status og planane for det vidare arbeidet vart lagt fram av Flora kommune i prosjektmøte den 09.10.2013 med MiSF og eigarstyre i KSF. MiSF avd. KSF bidreg med inntil 700.000,- i midlar til prosjektet. /. Vedlegg: Vurderingar reparasjon av gangbru 09.09.2013. Orientering frå Kystmuseet Avdelingsdirektør Berit Høivik orienterte styret om kva arbeidsoppgåver som Kystmuseet p.t. arbeider med og som i hovudsak er forvaltning. Forvaltning av bygningar i Kystmuseet sitt eige, som t.d. Vågsberget, buene i Kalvåg og Jo-tunet i Florø, er ei stor utfordring for museet, både når det gjeld personalressurs og økonomi. Dei har også utfordringar med samlinga (som no er lagra utanfor museumsområdet p.g.a. betongskaden) og båtane i Ausa. Alle båtane er registrert, men ein har ikkje kome langt når det gjeld prosessar rundt «avhending». Arbeidet på «Jensenbua» går som planlagt, og det ser ut som ein no har landa på ei god løysing for brua over Keilevågen. Orienteringar frå avdelingane Styreleiar ønskjer at styret på kvart styremøte vert orientert om pågåande saker ute i avdelingane. Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande 2
SAK 31/2013: FELLES RETNINGSLINER BESØKSREGISTRERING Saksansvarleg: Anne-Marie Førde Saksutgreiing: Bakgrunn for saka I 2012 tok Musea i Sogn og Fjordane i bruk felles rapporteringsskjema for besøkande med utgangspunkt i retningslinene frå museumsseksjonen i Norsk kulturråd. Avdelingane rapporterer kvar månad og statistikken vert lagt fram for styret på kvart styremøte. Tidlegare og før konsolideringa har musea i fylket hatt til dels ulik registrering og ulike rutinar på rapportering. Under førebuing av denne saka har leiargruppa evaluert og diskutert dei felles retningslinene for registrering av besøkande som i dag vert praktisert i MiSF. Det vart framsett ønskje om å kunne registrere t.d. brukarar av bibliotek, arkiv og rådgjeving. Gruppa drøfta også ulike synspunkt på registrering av besøkande i friluftsområda utan aktiv formidling, og ein avdelingsdirektør uttrykte det slik: Friluftsmuseet er ein museumsattraksjon tilsvarande kunst på kunstmuseet. Før 2012 hadde eit par av musea registrert besøkande ved hjelp av elektronisk teljeapparat, installert på museumsområdet. Dette gjekk ein vekk frå etter at ein tok i bruk det nye skjemaet for besøksregistrering, og konsekvensen for eitt av musea var markert nedgang i besøkstala i høve til tidlegare kriterium museet hadde nytta for besøksregistrering. Dette er m.a. ei av forklaringane på den store nedgangen i besøkstala ved musea i Sogn og Fjordane sidan 2005. (SSB) Praksis i museum utanfor Sogn og Fjordane Direktøren har gjennomført ei rundspørjing om registreringsrutinar ved fleire museum utanfor Sogn og Fjordane. Konklusjonen ein kan trekke ut av svara viser at stort sett dei fleste musea legg kulturrådets føringar, også nedfelt i kulturrådets rapporteringsskjema for besøk, til grunn. Avvik i registreringar, samanlikna med registreringane i MiSF, er at nokre museum også tel personar/publikum som deltar i arrangement på musea sine friluftsområde og i utleigde museumslokale på aktivitetar som ikkje kjem inn under kategorien museumsverksemd. Denne typen publikumsregistreringar er ikkje i samsvar med kulturrådets føringar: «Besøk av personer som oppholder seg i museets lokaler og friluftsområde i forbindelse med arrangement som ikke aktivt knyttes til museets formidling og virksomhet, regnes ikke med». I kulturrådet si vurdering av kvalifisert besøkande i friluftsmuseum, --- regnes besøk av personer som oppsøker område i åpningstiden for å benytte seg av museets formidling på området. For friluftsmusea i MiSF vil det kunne vere vanskeleg å registrere brukarar av museets formidling på området. Elektronisk teljing gir stor feilregistrering der uteareal på friluftsmusea også vert nytta til turog treningsområde. Fleire museum utanfor Sogn og Fjordane opplyser at dei også registrerer ikkje dokumenterte besøkstal på friluftsområdet ut frå skjønn, medan andre friluftsmuseum ikkje gjer det. Vurdering På bakgrunn av synspunkt som er drøfta i leiargruppa, vil direktør i samråd med leiargruppa, utarbeide justerte felles retningsliner for besøksregistrering for 2014. /. Vedlegg: Registrering av besøkende i museene / Norsk kulturråd 3
Handsaming i styremøtet: Direktør sa seg lei for at det i saksutgreiinga ved ein feil var lagt ved to vedlegg som ikkje høyrde heime i sak 31/2013. Korrigert sakliste vart difor delt om i møtet. Styret legg til grunn Norsk kulturråd sine retningsliner for registrering av besøkstal i MiSF og vidarefører dagens rapporteringsrutinar. Retningsliner for besøksregistreringar i 2014 vert utarbeidd av direktør i samråd med leiargruppa. Styret legg til grunn Norsk kulturråd sine retningsliner for registrering av besøkstal i MiSF og vidarefører dagens rapporteringsrutinar. Retningsliner for besøksregistreringar i 2014 vert utarbeidd av direktør i samråd med leiargruppa. SAK 32/2013 PRIORITERINGAR BUDSJETT 2014 OG LANGTIDSPLAN Saksansvarleg: Anne-Marie Førde / Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: På styremøte i MiSF den 26.02.2013 la administrasjonen fram oversikt over økonomiske utfordringar i samband med orienteringssak 03/2013. Oversikta vart utarbeidd i samband med handsaming av søknadsbudsjett 2014 til Norsk kulturråd, sjå styresak 07/2013. I samråd med styreleiar i MiSF vart denne oversikta (med mindre endringar) sendt fylkesdirektør for kultur og leiar i kulturutvalet den 08.03.2013. I møte 29.05.2013 med fylkesadministrasjonen og politisk leiing for kultur, orienterte MiSF om framtidige investerings-, vedlikehalds- og driftsbehov i organisasjonen. Oversikta over dei økonomiske utfordringar inneheld følgjande saker; Fellesprosjekt Nytt fellesmagasin, eksisterande magasin Nytt felles båtmagasin Nye prosjekt/driftseiningar Auka husleige og driftskostnader Sogn Kunstsenter, Sogn og Fjordane Kunstmuseum Auka husleige og driftskostnader nybygg i Førde, Sogn og Fjordane Kunstmuseum Etablering av utstillingar og auka driftskostnader Norsk Reiselivsmuseum Vedlikehaldsprosjekt Oppgradering av administrasjonsbygg, Sunnfjord Museum Rehabilitering av betongskade administrasjonsbygningane, Kystmuseet i SF Rehabilitering av bru over Keilevågen Kystmuseet i Sogn og Fjordane Vedlikehald og drift av Anders Svor Museum, Sogn og Fjordane Kunstmuseum STATUS: Det har vore arbeidd vidare med dei ovannemnde sakene, sjå eige vedlegg. Tilbakemeldingar og vedtak i Sogn og Fjordane fylkeskommune Fylkesdirektør for kultur har i brev dagsett 17.09.2013 bedt styret l MiSF om å kome attende 4
med ei prioritering av dei mange uløyste oppgåvene organisasjonen står overfor. Styreleiar i MiSF har gjeve si tilbakemelding til fylkesdirektør den 18.09.2013: 1 Betale løpande kostnader, som t.d. husleige og løn. 2 Reparere hus som lir av lir under vedvarande forfall, som t.d. Kystmuseet. 3 Tiltak som hevar standard på eksisterande drift samt reduserer løpande kostnader, t.d. nytt båtmagasin i Florø. I same kategori kjem stoda ved Sunnfjord Museum der vi i tillegg til ei svært kummerleg drift står overfor seriøse arbeidsmiljøproblem. 4 Nye tiltak. Den 24.09.2013 gjorde hovudutval for kultur følgjande vedtak: Hovudutval for kultur rår fylkesutvalet til å gje slik tilråding: Fylkesutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1 Fylkestinget tek til vitande at det er mange uløyste oppgåver innan museumssektoren i fylket. Fylkestinget ber difor om at styret for Musea i Sogn og Fjordane kjem attende med ei prioritering av desse, også sett opp mot ønskje/behov nye satsingar. 2 Søknaden om tilskot til etablering og drift av Måløyraidsenteret vert avslått no, jf. pkt. 1. Fylkesrådmann har i framlegg til budsjett 2014 økonomiplan 2014-2017 gjort følgjande tilråding (utdrag): Fylkesdirektøren rår hovudutval for kultur til å gjere slikt vedtak: 1. Sektorbudsjettet for kultur for 2014/økonomiplan 2014-2017 vert fordelt slik på tenestenivå: Programområde B 2013 B 2014 B 2015 B 2016 B 2017 760 Museum 14,627 14,627 14,627 14,627 14,627 2. Det er i budsjettframlegget for 2014 ikkje funne rom for å støtte opp om søknadane frå - Musea i Sogn og Fjordane om auka tilskot til vedlikehald ved Kystmuseet og tilskot for å dekke auka husleige for kunstmuseet. - Måløyraidsenteret Leiargruppa i MiSF har i fellesskap drøfta spørsmål frå fylkeskommunen om kva som er prioriterte utfordringar: Behov for varige driftsmidlar til å betale auka husleige/driftskostnader. Dersom MiSF skal bruke eksisterande avgrensa driftsmidlar for å dekke auka kostnader, vil dette føre til redusert museumsaktivitet fordelt på alle områder. MiSF sine avdelingar har store utfordringar grunna manglande eller dårlege magasintilhøve. Behov for eit funksjonelt fellesmagasin er avgjerande for å stette krav om forsvarleg forvaltning av våre kunst og kulturhistoriske samlingar, og båtar. Tilskot til store vedlikehaldsprosjekt på eksisterande bygningsmasse/anlegg Tilskot til permanent utstilling i nybygg Norsk Reiselivsmuseum MiSF ynskjer å vere opne og i dialog med nye potensielle avdelingar dersom friske midlar og intern administrativ kapasitet er på plass. Museet må likevel prioritere å løyse eigne eksisterande utfordingar før nye einingar blir tekne opp i organisasjonen. Direktør sine prioriteringar blir etter ei samla vurdering følgjande: Driftstilskot: Auka varige driftstilskot for å dekkje auka husleigekostnader Investeringstilskot (kortsiktig): Utforme ei akseptabel fast utstilling på Norsk Reiselivsmuseum 5
Utbetre betongskade administrasjons- og utstillingsbygg Kystmuseet i Sogn og Fjordane Investeringstilskot (langsiktig): Fellesmagasin med nye kontor/utstillingsfasilitetar i Movika Ovannemnde prioritering blir meldt tilbake til Sogn og Fjordane fylkeskommune. /. Vedlegg: Oppsummering med gjeldande status. Brev dagsett 17 09 2013 frå Sogn og Fjordane fylkeskommune Utdrag av fylkesrådmannsitt framlegg til: Budsjett 2014, økonomiplan 2015-2014 Styret for MiSF vedtar følgjande prioritering av eksisterande og framtidige økonomiske utfordringar: Auka driftstilskot frå og med 2013 til å dekkje auka husleigekostnader for Sogn og Fjordane Kunstmuseum i Førde Investeringstilskot 2014 til fast utstilling på Norsk Reiselivsmuseum Investeringstilskot 2014 til utbetring av betongskade Kystmuseet i Sogn og Fjordane Prioritere bygging av nytt fellesmagasin med nye kontor/utstillingsfasilitetar i Movika Handsaming av saka i styremøte: Det vart ikkje røysta over direktøren sitt framlegg til vedtak. Eit endringsforslag til vedtak vart utarbeidd i styremøtet: Styret fremmar følgjande endringsforslag til vedtak: Styret for MiSF vedtar følgjande prioritering av eksisterande og framtidige økonomiske utfordringar: 1. Auka permanent driftstilskot frå og med 2013 til å dekkje auka husleigekostnader for Sogn og Fjordane Kunstmuseum i Førde med kr 1,5 mill. 2. Investeringstilskot 2014 til dekking av betongskade og nytt båtmagasin ved KSF med ei samla berekna kostnad på kr. 17 mill. 3. Investeringstilskot 2014 til fast utstilling på Norsk Reiselivsmuseum kr 3,5 mill. 4. Fellesmagasin i Movika. Styret vil sterkt understreke at dette er heilt nødvendig for å ivareta og forvalte samlingane våre på ein forsvarleg måte. I tillegg vil styret påpeike at dette prosjektet er heilt nødvendig for å sikre arbeidstakarane på SUM eit forsvarleg arbeidsmiljø. 5. I tråd med oppmoding frå fylkesdirektør for kultur, forhandla MiSF fram ei intensjonsavtale om Måløyraidsenteret med Stiftinga Måløyraidsenteret. Styret konstaterer at fleirtalet i fylkestinget i møte 15/10 avslo å yte midlar til dette prosjektet no. Styret må difor legge denne saka til side inntil løyvande instansar finn midlar til prosjektet. 6. Styret har elles konstatert at det i fleire kommunar i fylket gjennom åra har vore arbeidd med ulike prosjekt som museumsavdelingane har i sine prioriteringar: Verne- og formidlingsbygg for Holvikejekta - NFM Vasskraftprosjektet - NFM Buene i Kalvåg - KSF Jotun/Hegranessamlinga - KSF Sersjantløa/nytt fundament under løa - SuM Opparbeiding av kulturlandskapet rundt husmannsplassen - SuM Utvikling av Sogn Fjordmuseum - DHS-SF 6
Innreiing og opparbeiding av hageanlegget kring av prestegardshuset frå Vik DHS-SF Formidlings- og administrasjonsbygg for kvernsteinparken - NKS Fysisk tilrettelegging for formidling av kvernsteinlandskapet - NKS Auke i stillingsressurs: Norsk Reiselivsmuseum Anders Svor Museum Sogn Kunstsenter Vedtak. Styret for MiSF vedtar følgjande prioritering av eksisterande og framtidige økonomiske utfordringar: 1. Auka permanent driftstilskot frå og med 2013 til å dekkje auka husleigekostnader for Sogn og Fjordane Kunstmuseum i Førde med kr 1,5 mill. 2. Investeringstilskot 2014 til dekking av betongskade og nytt båtmagasin ved KSF med ei samla berekna kostnad på kr. 17 mill. 3. Investeringstilskot 2014 til fast utstilling på Norsk Reiselivsmuseum kr 3,5 mill. 4. Fellesmagasin i Movika. Styret vil sterkt understreke at dette er heilt nødvendig for å ivareta og forvalte samlingane våre på ein forsvarleg måte. I tillegg vil styret påpeike at dette prosjektet er heilt nødvendig for å sikre arbeidstakarane på SUM eit forsvarleg arbeidsmiljø. 5. I tråd med oppmoding frå fylkesdirektør for kultur, forhandla MiSF fram ei intensjonsavtale om Måløyraidsenteret med Stiftinga Måløyraidsenteret. Styret konstaterer at fleirtalet i fylkestinget i møte 15/10 avslo å yte midlar til dette prosjektet no. Styret må difor legge denne saka til side inntil løyvande instansar finn midlar til prosjektet. 6. Styret har elles konstatert at det i fleire kommunar i fylket gjennom åra har vore arbeidd med ulike prosjekt som museumsavdelingane har i sine prioriteringar: Verne- og formidlingsbygg for Holvikejekta - NFM Vasskraftprosjektet - NFM Buene i Kalvåg - KSF Jotun/Hegranessamlinga - KSF Sersjantløa/nytt fundament under løa - SuM Opparbeiding av kulturlandskapet rundt husmannsplassen - SuM Utvikling av Sogn Fjordmuseum - DHS-SF Innreiing og opparbeiding av hageanlegget kring av prestegardshuset frå Vik DHS-SF Formidlings- og administrasjonsbygg for kvernsteinparken - NKS Fysisk tilrettelegging for formidling av kvernsteinlandskapet - NKS Auke i stillingsressurs: Norsk Reiselivsmuseum Anders Svor Museum Sogn Kunstsenter SAK 33/2013: LEIGEKONTRAKT NYTT KUNSTMUSEUM I FØRDE. Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Sogn og Fjordane fylkeskommune bygg og eigedomsavdelinga (SFJ) som representant for utleigar, har utarbeidd forslag til husleige for nytt kunstmuseum i Førde, som i etterkant er drøfta med MiSF som leigetakar. Utleigar har set fram forslag om ei samla årleg leige på kr. 2.200.000,- eks mva. Leiga skal dekke utleigar sine løpande driftskostnader, eksklusive straum og reinhald. MiSF har sett fram forslag om fylgjande tillegg: 7
3. Leigeperiode: «Leigetakar har likevel rett til å seie opp leigeavtala med 12 månaders varsel dersom driftsgrunnlaget fell vekk.» Sogn og Fjordane fylkeskommune vurderer ei tilsvarande formulering/rett til oppseiing om ein evt spesiell situasjon skulle oppstå og dei hadde bruk for bygget til andre ting. 4. Leige «Leiga for år 2013 skal betalast etterskotsvis». Sogn og Fjordane fylkeskommune ber om at MiSF overfører eit a-kontobeløp for påløpt leige 2013. Dei har løpande utgifter som må dekkast, og ber om at halvparten blir betalt. /. Vedlegg: Utkast leigeavtale Sogn og Fjordane Kunstmuseum Styret for MiSF godkjenner framlagt leigeavtale for nybygg til Sogn og Fjordane Kunstmuseum mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune og Førde kommune som utleigar, og Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane som leigetakar med framlagt ordlyd. Husleige tilsvarande eit halvt år leige blir overført til utleigar innan 31.10.2013. Styret slutta seg til direktøren sitt framlegg til vedtak med følgjande tillegg: Administrasjonen får fullmakt til å sluttføre forhandlingane vedkomande husleige for 2013 og vidare. Styret for MiSF godkjenner framlagt leigeavtale for nybygg til Sogn og Fjordane Kunstmuseum mellom Sogn og Fjordane fylkeskommune og Førde kommune som utleigar, og Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane som leigetakar med framlagt ordlyd. Administrasjonen får fullmakt til å sluttføre forhandlingane vedkomande husleige for 2013 og vidare. SAK 34/2013: YMSE Det var ikkje meldt saker under ymse. Harry Mowatt styreleiar Laura Kvamme Olve Grotle Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen Anne-Marie Førde Direktør 8