Musea i Sogn og Fjordane Styremøte

Transkript

1 Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Onsdag Tid: Kl. 11:00 Stad: De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum, Kaupanger MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Laura Kvamme, Anna Jorunn Avdem, Asbjørn Tyssen, Arild H. Eriksen og Hallvard Oppedal. Olin Johanne Henden hadde meldt forfall, vara kunne ikkje møte. Direktør Anne-Marie Førde og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. Anne-Marie Førde SAKLISTE: 37/2012: Godkjenning av innkalling og sakliste 38/2012: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet /2012: Orienteringar 40/2011: Personal- og lønshandbok 41/2012: Endring av 5 i vedtekter for Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane 42/2012 Budsjett /2012: Felles marknads- og salsressurs 44/2012: Ymse Styreleiar fremma følgjande saker under ymse: - prosess i lønnsforhandling med direktør og administrasjonssjef - evaluering av administrasjonen SAK 37/2012: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Innkalling og sakliste vert godkjent PROTOKOLLTILFØRSLE til referat frå styremøtet i MiSF I sak 37 Godkjenning av innkalling og sakliste bad eg om at saklista av logiske grunnar skulle bli endra, slik at sak 41 Endring av 5 i vedtekter for Stiftinga Musea i Sogn og Fjordane skulle koma opp før sak 40 Personal- og lønshandbok. Dette fekk eg dessverre ikkje medhald i. Eg måtte derfor alt under sak 40 (personal- og lønshandbok) fremja mitt alternative framlegg der eg gjekk mot å endra vedtektene, eit framlegg som fyrst og fremst gjaldt sak 41, endring av vedtektene. Då dette fall i sak 40, vart det uråd å fremja det i sak 41. Mitt grunnsyn imot endring av vedtektene, kjem dermed ikkje fram under sak 41 i referatet. Kaupanger / Anna Jorunn Avdem 1

2 SAK 38/2012: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET Protokoll frå styremøtet vert godkjent Protokoll frå styremøtet vert godkjent SAK 39/2012: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett HMS/internkontroll/sjukefråvær Besøkstal /. Vedlegg: Besøkstala pr vert lagt fram i styremøtet Stiftinga Kystmuseet i Sogn og Fjordane Kystmuset i Sogn og Fjordane/vedlikehald drifts- og utstillingsbygg Kystmuset i Sogn og Fjordane/vedlikehald bru over Keilevågen Båtsamling i MiSF Felles profilhandbok for MiSF Informasjon om vikingnominasjonen fortset utan Sverige som har trekt seg frå samarbeide Skriv frå Sogn og Fjordane fylkeskommune om Gulating og fellesmagasin ettersendt. Orienteringane vert tatt til vitande Vedtak. Orienteringane vert tatt til vitande SAK 40/2012: PERSONAL- OG LØNSHANDBOK Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Syner til styresak 33/2012 Plangruppe hadde i forkant av styrehandsaming drøfta innspel til ny felles Personal- og lønshandbok frå tilsette og avdelingar. Den hadde plangruppe møte der ein stadfesta gruppa sitt syn på mottekne innspel. Plangruppa drøfta styrevedtak i sak 33/2012. (referat vedlagt) Gruppa har etter ei samla vurdering gjort føljande endringar/presiseringar; Punkt 4.6 Innstillingsutval Ved tilsetjing av direktør, er innstillingsutvalet samansett slik: Styreleiar Administrasjonssjef 2

3 Ein tillitsvald frå kvar fagforeining Plangruppa meiner at det er viktig at administrasjonen v/ administrasjonssjef blir representert i innstillingsutvalet. Styreleiar representerer styret, tillitsvalde representerer alle tilsette. Ved tilsetjing av administrasjonssjef, er innstillingsutvalet samansett slik: Styreleiar Direktør Ein tillitsvald frå kvar fagforeining Plangruppa meiner at styreleiar representerer styret, direktør representerer leiinga og tillitsvalde representerer alle tilsette i innstillingsutvalet. Ved tilsetjing av tilsette i fellesadministrasjonen unnateke direktør og administrasjonssjef, er innstillingsutvalet samansett slik: Direktør Administrasjonssjef Ein tillitsvald frå kvar fagforeining Plangruppa meiner at i tillegg til direktør, er det viktig at administrasjonen v/administrasjonssjef blir representert i begge innstillingsutvalet saman med tillitsvalde som representerer alle tilsette. Ved tilsetjing av avdelingsdirektør er innstillingsutvalet samansett slik: Direktør Administrasjonssjef Ein tillitsvald frå kvar fagforeining Plangruppa meiner at i tillegg til direktør, er det viktig at administrasjonen v/administrasjonssjef blir representert i begge innstillingsutvalet. Plangruppa presiserer at tillitsvalde representerer alle tilsette i alle saker, ut frå den tillit og fullmakt dei tilsette har gjeve representantane i samband med val. Punkt 4.7 Tilsetjingsmynde Plangruppa meiner at det er heilt avgjerande for organisasjonen at direktøren både har gode relasjonar til, og kan samarbeid med sine næraste underordna på ein god måte. Direktør må til ein kvar tid vere trygg på at dei er lojale og utøver fatta slutningar på ein korrekt måte. Med bakgrunn i ovannemnde meiner ei samla plangruppe at direktør bør ha tilsetjingsmynde for avdelingsdirektør. Medlemmane i plangruppa har i etterkant kome med innspel til spørsmålet om direktør også bør ha mynde til å tilsette administrasjonssjef. Etter ei samla vurdering legg direktør fram forslag om følgjande endring i punkt 4.7; Styret for MiSF tilset direktør. Direktør for MiSF tilset i alle faste stillingar etter at tilsetjingsutvalet har gitt si tilråding. Direktøren har mynde til å tilsetja i prosjektstillingar og andre mellombelse stillingar. Avdelingsdirektørar tilset ferie- og sesongarbeidarar, ekstrahjelp og omvisarar. Styret skal ha melding om alle tilsetjingar i faste stillingsheimlar som vert gjort. Ved tilsetjing gjeld vanlege reglar om habilitet, jf. FVL kap. II 6. Godkjenner styret framlagt Personal- og lønshandbok med dei endringar som er komne fram i 3

4 saksutgreiinga med tilhøyrande vedlegg, må endring i gjeldane vedtekter godkjennast før punkt 4.7 kan gjerast gjeldande, sjå sak 41/2012. Personal- og lønshandboka som på nytt vert lagt fram for styret, skal korrekturlesast. /. Vedlegg: MiSF Personal- og lønshandbok utgåve 2 / Møtereferat plangruppe Personal- og lønshandbok Styret for MiSF godkjenner med dette ny felles Personal- og lønshandbok. Handboka gjeld frå vedtaksdato, med unntak av punkt 4.7 første line som ikkje er gjeldande før vedtektsendring 5, er godkjent av Lotteri og Stiftingstilsynet. Anna Avdem fremma følgjande forslag til vedtak: «I ein «ung» organisasjon som MiSF bør ein ikkje endra prinsipielle forhold som tilsetjingsmynde før stiftarane har drøfta saka. Endring av vedtektene blir derfor utsett til saka har vore drøfta på rådsmøte til MiSF. Dette får også konsekvensar for pkt. 4.6 og 4.7 i personal- og lønshandboka» Endringsforslaget fall med 2 stemmer - 4 røysta i mot. Harry Mowatt fremma følgjande forslag som tillegg til direktørens utkast til vedtak: «Styret legg til grunn ein smidig overgang når det gjeld viktige personalpolitiske omsyn når det gjeld t.d. opparbeiding av fleksitid» Harry Mowatt fremma følgjande forslag til endring i pkt. 4.6, tredje avsnitt, i framlagt personalog lønsplanhandbok: «Ved tilsetjing av administrasjonssjef, er innstillingsutvalet samansett slik: Direktør Ein tillitsvald frå kvar fagforeining» Endringsforslaget framsett av Harry Mowatt, vart samrøystes vedteke. Anna Avdem fremma følgjande forslag til vedtak: Endring i punkt 4.6, femte avsnitt; «Ved tilsetjing av avdelingsdirektør er innstillingsutvalet samansett slik: Direktør Representant frå vedkommande avdeling Ein tillitsvald frå kvar fagforeining» Endringsforslaget framsett av Anna Avdem, fall med 1 stemme - 5 røysta i mot. Endeleg avrøysting: Direktøren sitt framlegg til vedtak med endring og tillegg frå Harry Mowatt, vart samrøystes vedteke. Styret for MiSF godkjenner med dette ny felles Personal- og lønshandbok med følgjande endring i punkt 4.6, tredje avsnitt; 4

5 Ved tilsetjing av administrasjonssjef, er innstillingsutvalet samansett slik: Direktør Ein tillitsvald frå kvar fagforeining Handboka gjeld frå vedtaksdato, med unntak av punkt 4.7 første line som ikkje er gjeldande før vedtektsendring 5, er godkjent av Lotteri og Stiftingstilsynet. Styret legg til grunn ein smidig overgang når det gjeld viktige personalpolitiske omsyn når det gjeld t.d. opparbeiding av fleksitid. SAK 41/2012: ENDRING AV 5 I VEDTEKTER FOR STIFTINGA MUSEA I SOGN OG FJORDANE Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Vedtak i sak 40/2012 Personal- og lønshandbok krev følgjande endring i 5 i gjeldane vedtekter. /. Vedlegg: MiSF Gjeldande vedtekter dato Styret vedtar følgjande endring i 5 i Stiftinga musea i Sogn og Fjordane sine vedtekter; 5 Styret sine oppgåver Styret leiar stiftinga si verksemd i samsvar med vedtekter, lover, regelverk og avtalar elles. Styret ser óg til at verksemda vert driven i samsvar med dei retningsliner som er gjevne i tilsegnsbreva frå offentlege styresmakter. Styret vel revisor. Styret tilset direktør. Tilsetjing av anna personell høyrer til under stiftinga sin direktør. Styret kan tildele prokura. Styret vedtar følgjande endring i 5 i Stiftinga musea i Sogn og Fjordane sine vedtekter; 5 Styret sine oppgåver Styret leiar stiftinga si verksemd i samsvar med vedtekter, lover, regelverk og avtalar elles. Styret ser óg til at verksemda vert driven i samsvar med dei retningsliner som er gjevne i tilsegnsbreva frå offentlege styresmakter. Styret vel revisor. Styret tilset direktør. Tilsetjing av anna personell høyrer til under stiftinga sin direktør. Styret kan tildele prokura. 5

6 SAK 42/2012: BUDSJETT 2013 Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Budsjettprosess: Viser til sak 34/2012 Plan for budsjettprosess Administrasjonen og avdelingane har arbeidd med avdelingsbudsjetta sidan slutten av oktober. Budsjettutkastet tek utgangspunkt i tidlegare rekneskap og budsjett, samt bokførte rekneskapstal pr Budsjettutkast frå kvar enkelt avdeling er gjennomgått med den enkelte avdelingsdirektør. Administrasjonen har med utgangspunkt i budsjettutkasta frå avdelingane utarbeidd eit totalbudsjett for MiSF. Budsjettutkastet er deretter drøfta med fagforeiningane og leiargruppa før saka er lagt fram til styrehandsaming. Budsjett frå Norsk Kvernsteinsenter er med i MiSF sitt samla budsjett. Offentlege statlege- fylkeskommunale og kommunale tilskot for driftsåret 2013 er auka med 11,3 % frå kr. 39,9 mill. til kr. 44,4 mill. Budsjetterte tilskot er henta frå Regjeringa Prop.1S kap. 328 Museums- og kulturverneformål med tilhøyrande pressemeldingar frå kulturdepartementet og Budsjett 2013/ Økonomiplan Kultur frå Sogn og Fjordane fylkeskommune sak 6.4, teneste 5007 Museum og kulturminnevern. Kommunetilskota til dei enkelte avdelingane er auka med 3 %. Økonomiske råmer: Dei samla økonomiske rammene for MiSF, basert på følgjande offentlege tilskot: Stat: kr ,- SF fylkeskommune: kr ,- Kommunane: kr ,- Nøkkeltal: Tilskota er inklusive ekstra statstilskot frå 2011 og 2012 til styrking av bygnings-vern, inkl. kystnære strøk med klimatiske utfordringar, desse løyvinga er med i budsjettoppsett. Nøkkeltal; / Avd 1 ADM 2 NFM 3 KSF 4 SUM 5 DHS-SF 6 SFKM 7 NKS Samla ordinære tilskot (mill.kr.) 5,74 5,24 6,82 4,40 10,82 9,21 2,21 Del av totaltilskot 13 % 12 % 15 % 10 % 24 % 21 % 5 % Lønskostnad % 67 % 73 % 65 % 78 % 77 % 54 % 75 % Avd. 2 er Nordfjord Folkemuseum, avd. 3 er Kystmuseet i Sogn og Fjordane, avd. 4 er Sunnfjord Museum, avd. 5 er De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum, avd. 6 er Sogn og Fjordane Kunstmuseum og avd. 7 er Norsk Kvernsteinsenter. Normal lønskostnader for museum i Norge er 51,9 % av samla inntekter. Budsjettet syner at lønskostnadane i MiSF ligg over 17 % høgare enn snitten. Årets sentrale og lokale lønsforhandlingar gav samla i ei auke på rundt 4 %. 6

7 Sett opp mot samla løyvingar, vil utvikling av ordinær driftsmidlar bli dårleg en lønsutviklinga. Vurderingar og konsekvensar MiSF arbeider målretta med prioriterte oppgåver som er definert i strategiplanen. Dei føregåande åra har arbeidet med organisasjonsutvikling og kommunikasjon vore prioritert. Målet er å utvikle ein organisasjon som stimulerer til samarbeid og samhandling, og som frigjer økonomiske og faglege ressursar til betre og nyskapande museumsarbeid. Det skal etablerast tydelege informasjonsrutinar som sikrar korrekt og klår informasjon både internt og ekstern. Driftsåret 2013 blir det fjerde året med felles drift etter konsolideringa. Dette året vil museale oppgåver knytt til andre mål og tiltak i strategiplanen bli prioritert. Prop.1S kap. 328 Museums- og kulturverneformål har øyremerka midlar til bygningsvern. Desse føringar er følgde opp og prioritert i årets budsjettframlegg. MiSF har drifts- og vedlikehaldsansvar for over 180 antikvariske bygg, i tillegg kjem alle administrative bygg og magasin. Samla grunnflate for dei rundt 200 bygningane er nærare m2. For å styrke fokus på forvaltning, drift og vedlikehald (FDV) av denne bygningsmassen, blir museet i 2013 styrka med ei nyoppretta stilling som Fagsjef bygg- og eigedomsforvaltning. Fagsjef skal i tillegg ha det utøvande ansvaret for at alle lovpålagde HMS/Internkontroll-rutinar blir utvikla, innarbeidd og følgde opp i alle avdelingane. Administrasjonen har hatt sterk fokus på MiSF sine aukande og høge lønskostnader. Denne utviklinga har vore drøfta både med fagforeiningane og avdelingsleiarane. Administrasjonen vil i 2013 utgjer 4 tilsette som er direktør, administrasjonssjef, administrasjonsmedarbeidar og fagsjef bygg og eigedomsforvaltning. Prioriterte kommentarar og vedlikehaldsprosjekt ved avdelingane, sjå eige vedlegg Hovudbudsjett og alle avdelingsbudsjetta er utarbeidd i balanse. /. Vedlegg: Budsjett 2013 Samla spesifisert Budsjett 2013 Oppsummering med avdeling Budsjett 2013 Fordeling av off. tilskot Budsjett 2013 Utdjuping merknader Budsjett2013 Kommentarar og tiltak frå avdelingane Utdrag frå Kulturdepartementet Prop.1S kap. 328 Museums- og kulturverneformål med tilhøyrande pressemeldingar frå kulturdepartementet Utdrag frå Budsjett 2013/ Økonomiplan Kultur frå Sogn og Fjordane fylkeskommune sak 6.4, teneste 5007 Museum og kulturminnevern. Uttale frå MAF og Forskerforbundet ettersendt Notat frå avdelingsdirektør Aud Ross Solberg ettersendt Notat frå Inger Marie von der Lippe og Aage Engesæter ettersendt Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2013 med slik fordeling på avdelingane som det går fram av saksutgreiinga. Anna Avdem fremma følgjande forslag til vedtak: «Styret aukar budsjettramma til DHS-Sogn Folkemuseum med kr til utvikling av Norsk Reiselivsmuseum i Balestrand. Tilskotet blir finansiert ved at ein inntil vidare legg på is tilsetjing av fagsjef/felles sals- og marknadsføringsstilling» Endringsforslaget sett fram av Anna Avdem, fall med 3 mot 3 røyster, med styreleiar si dobbeltstemme. 7

8 Harry Mowatt fremma følgjande tillegg til direktørens framlegg til vedtak: «Styret ser utfordringane med oppstart av reiselivsmuseet i første halvår Styret ber administrasjonen avklare følgjande i løpet av 1. kvartal 2013: Er det mogeleg å realisere den påtenkte opningsutstillinga eller må den justerast? I kva grad kan MiSF sine personalressursar ved andre avdelingar nyttast i ein overgangsfase? Styret vil elles vurdere eventuelle friske midlar ved årsavslutninga.» Framsett tillegg frå Harry Mowatt, vart samrøystes vedtatt. Endeleg avrøysting: Direktøren sitt framlegg til vedtak med tillegg frå Harry Mowatt, vart samrøystes vedteke. Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2013 med slik fordeling på avdelingane som det går fram av saksutgreiinga. Styret ser utfordringane med oppstart av reiselivsmuseet i første halvår Styret ber administrasjonen avklare følgjande i løpet av 1. kvartal 2013: Er det mogeleg å realisere den påtenkte opningsutstillinga eller må den justerast? I kva grad kan MiSF sine personalressursar ved andre avdelingar nyttast i ein overgangsfase? Styret vil elles vurdere eventuelle friske midlar ved årsavslutninga. Sak 43/2012 FELLES SAL- OG MARKNADSFØRINGSRESSURS I MUSEA I SOGN OG FJORDANE Saksansvarleg: Anne-Marie Førde Saksgrunnlag: Jf. styremøtet : Det vart stilt spørsmål til administrasjonen om å vurdere ei stilling som marknadsansvarleg i MiSF. Jf. styremøtet : Styret ber administrasjonen å starte prosessen med å styrke organisasjonen med ei ekstra prosjektstilling innan sal- og marknadsføring for å auke besøkstala. Saksutgreiing: Det har i tidlegare styremøtet vore drøfta behovet for å tilføre organisasjonen ressursar innan sals- og marknadsstrategi, m.a. for å auke besøkstala. Saka har vore drøfta i leiargruppa og med dei tillitsvalde i MAF og Forskarforbundet. Det er samanfallande synspunkt mellom leiargruppa og dei tillitsvalde at avdelingane ikkje har ressursar som kan frigjerast til å utføre sal og marknadstiltak for museet, i konkurranse med andre målretta opplevingstilbod til publikum. Det har også vore stilt spørsmål om eigen kapasitet ved auka besøkstal ved dei ulike avdelingane. Tillitsvalde og leiargruppa er også einige om at ein ikkje ønskjer å opprette ei fast stilling i organisasjonen, men lyse ut ei tidsavgrensa prosjektstilling eller kjøpe tenesta eksternt. I høve denne saka har vi også vore i kontakt med museum det kan vere naturleg å samanlikne oss med, og erfaringane syner at det over tid ikkje nødvendigvis er trong for ei full marknadsføringsstilling. I budsjettet 2013 er det sett av pluss sosiale kostnader til ei prosjektstilling eller til kjøp av tenester innan sal og marknadsføring i MiSF. 8

9 Felles prosjektstilling/engasjement innan sal- og marknadsføring i MiSF, blir oppretta i 2013, avgrensa til avsette budsjettmidlar. Felles prosjektstilling/engasjement innan sal- og marknadsføring i MiSF, blir oppretta i 2013, avgrensa til avsette budsjettmidlar. SAK 44/2012: YMSE PRAKSIS OG FULLMAKTER VED LØNSFORHANDLINGAR Styreleiar ba om styret sitt syn på praksis og fullmakter i samband med lønsforhandlingar for direktør og administrasjonssjef. Det vart sett fram forslag på at styreleiar og nestleiar skal forhandle løn. Styret gir styreleiar og nestleiar fullmakt til å forhandle løn med direktør og administrasjonssjef i EVALUERING AV ADMINISTRASJONEN I SAMBAND MED ÅRSAVSLUTNING Harry Mowatt styreleiar Laura Kvamme Hallvard Oppedal Asbjørn Tyssen Arild Hartmann Eriksen Anna Jorunn Avdem Anne-Marie Førde Direktør 9