Musea i Sogn og Fjordane Styremøte

Transkript

1 Musea i Sogn og Fjordane Styremøte Dato: Tid: Kl. 11:00 Stad: Sogn og Fjordane Kunstmuseum, Førde MØTEBOK Frå styret møtte: Frå adm. møtte: Referent: Harry Mowatt, Asbjørn Tyssen, Arild Hartman Eriksen, Olin Johanne Henden, Kristian Systad, Laura Kvamme og Olve Grotle. Direktør og administrasjonssjef Inge Bent Arnestad. SAKLISTE: 33/2014: Godkjenning av innkalling og sakliste 34/2014: Godkjenning av møtereferat frå styremøtet /2014: Orienteringar 36/2014: Budsjett med årsplanar /2014: Fellesmagasin og nye lokale til Sunnfjord Museum - skisse 38/2014: Tilsetting av avdelingsdirektør i MiSF avd. SFKM 39/2014: Møteplan 2015 for styret i MiSF 40/2014: Ymse SAK 33/2014: GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Innkalling og sakliste vert godkjent Styreleiar informerte om avvik i saklista i forhold til saksutgreiing og endra saksnummer. Ny justert sakliste vart delt ut i møte. Olin Johanne Henden ynskte informasjon om pensjonsordning. Administrasjonen orienterer under sak 35/2014 Orienteringar. Innkalling og sakliste vert godkjent 1

2 SAK 34/2014: GODKJENNING AV MØTEREFERAT FRÅ STYREMØTET Protokoll frå styremøtet vert godkjent Protokoll frå styremøtet vert godkjent SAK 35/2014: ORIENTERINGAR FRÅ ADMINISTRASJONEN Rekneskap mot budsjett /. Vedlegg: Rekneskapsrapportar pr HMS/internkontroll/sjukefråvær /. Vedlegg: Sjukefråvær pr Besøkstal /. Vedlegg: Besøkstala pr Nordisk Kunstnarsenter Dale og Måløyraidsenteret Kulturkomiteen som er positiv til eit nærare samarbeid mellom dei to kunst- og kulturinstitusjonane, men føreslår ei utgreiing av saka før ein eventuelt set i verk formell overføring av statens tilskot. /. Vedlegg: Utdrag av innstilling frå kulturkomiteen Informasjon om pensjonsordning Administrasjonen orienterte om at alle tilsette no har lik pensjonsordning i KLP. MiSF har ei avtale om pensjonsutjamning ved uttak av alderspensjon som gjer at innbetalingane til ordninga er stabile sjølv ved varierande uttak. Framtidige pensjonskostnader er berekna, administrasjonen drøftar med revisor eventuell krav om avsetning og informasjon i rekneskap og årsmelding for Norsk Reiselivsmuseum Direktør orienterte frå møte med Statsbygg om overtaking og innflytting i museumsbygget f.o.m På bakgrunn av nye opplysningar frå Statsbygg om at golvet i foajeen skal brytast opp og støypast på nytt, ville direktør ikkje godta innflytting før arbeidet er utført. Orienteringane vert tatt til vitande Orienteringane vert tatt til vitande 2

3 SAK 36/2014: BUDSJETT MED ÅRSPLANAR 2015 Saksansvarleg: Inge Bent Arnestad Saksutgreiing: Budsjettprosess: Budsjettarbeidet starta i slutten av september. Plan for arbeidet vart drøfta i leiarsamling 29. september. I oktober vart alle avdelingsdirektørane invitert til møte for avklaring og planlegging av det vidare arbeidet med budsjett og årsplanar på avdelingane. Forslag til fordeling av offentlege driftstilskot vart lagt fram for styret Endeleg budsjettgrunnlag vart deretter utarbeidd av administrasjonen og sendt ut til avdelingane den Budsjettutkast frå kvar enkelt avdeling vart gjennomgått med den enkelte avdelingsdirektør. Administrasjonen har med utgangspunkt i budsjettutkasta frå avdelingane utarbeidd eit totalbudsjett for MiSF. Budsjettutkastet vart drøfta med fagforeiningane i møte den Budsjetterte inntekter og tilskot: Økonomiske råmer Drifta av MiSF er i stor grad basert på offentlege driftstilskot. Samla driftstilskot for 2015 er ikkje avklart, men føljande beløp er lagt inn i framlagt budsjett: Stat: kr ,- Fylkeskommune: kr ,- Kommunale tilskot: kr ,- Eigen/prosjekt inntekt: kr ,- I budsjettet utgjer offentlege driftstilskot 92,2% av samla driftsmidlar, eigeninntekt og andre tilskot utgjer 7,8%. Statlege driftstilskot Beløp er henta frå Regjeringa Prop.1S kap. 328 Museums- og kulturverneformål med tilhøyrande pressemeldingar frå kulturdepartementet. Auka tilskot på kr. 2,5 mill. er lagt inn med føljande fordeling: 0,9 mill. i ordinær løns- og prisstigning 1,0 mill. til DHS-SF/NRM i samband med opning 0,3 mill. i styrking av bygningsvern 0,3 mill. ekstraordinære kostnader (udisp/adm). Fylkeskommunalt driftstilskot Tilskot frå fylket er basert på fylkeskommunen sitt vedtekne Budsjett 2014/ Økonomiplan og saksutgreiingar til Budsjett 2015/ Økonomiplan ( ) som vert lagt fram til politisk handsaming i desember. Tilskotet er redusert med 1,1 mill. kroner frå 2014 og det er budsjettert med ein 3

4 kompensasjon for pris- og lønsvekst på 0,4 mill. kroner (+2,7%). Kommunetilskot Kommunetilskota til dei enkelte avdelingane er auka med 0,1 mill. kroner i pris- og lønsvekst (+2,8 %). Det er ikkje forhandla fram nye kommunale driftsavtaler, og det er derfor ikkje lagt inn auke frå kommunane som kompensasjon for redusert fylkestilskot. Nøkkeltal: Offentlege tilskota er inklusive ekstraordinære statstilskot. Nøkkeltal; / Avd 1 ADM 2 NFM 3 KSF 4 SUM 5 DHS-SF 6 SFKM 7 NKS Samla ordinære tilskot (mill.kr.) 8,55 5,35 7,06 4,61 15,58 10,04 2,19 Del av totaltilskot 16 % 10 % 13 % 9 % 29 % 19 % 4 % Lønskostnad % 44 % 67 % 58 % 67 % 63 % 40 % 64 % Avd. 1 Fellesadministrasjon, avd. 2 er Nordfjord Folkemuseum, avd. 3 er Kystmuseet i Sogn og Fjordane, avd. 4 er Sunnfjord Museum, avd. 5 er De Heibergske Samlinger Sogn Folkemuseum, avd. 6 er Sogn og Fjordane Kunstmuseum og avd. 7 er Norsk Kvernsteinsenter. Normal lønskostnader for museum i Norge er rundt 52% av samla driftsinntekter. For MiSF er tilsvarande tal i framlagt budsjett på 58 % eksklusive ekstraordinære statstilskot. Årets sentrale og lokale lønsforhandlingar gav samla i ei auke på 3,7 %. Vurderingar og konsekvensar MiSF prioriterer oppgåver og føringar i tilskotsbrev frå stat og fylkeskommune. På sikt er målet er å stimulere til samarbeid og samhandling for å kunne frigjere økonomiske og faglege ressursar til betre og nyskapande museumsarbeid. Gode informasjonsrutinar skal sikre rett informasjon både internt og ekstern. I budsjett for 2015 er føljande satsingsområde prioritert: bygningsvern antikvarisk bygg (+17,8% ) vedlikehald driftsbygg (+ 21,4%) styrking av bedriftshelseteneste (+23,0%) kurs / opplæring tilsette (+31,3 %) Administrasjonen utgjer i 2015 fire tilsette som er direktør, administrasjonssjef, administrasjonsmedarbeidar og fagsjef bygg og eigedomsforvaltning. Prioriterte vedlikehaldsprosjekt med kommentarar ved avdelingane, sjå eige vedlegg Hovudbudsjett og alle avdelingsbudsjetta er utarbeidd i balanse. /. Vedlegg: - Budsjett 2015 Spesifisert - Budsjett 2015 Avdelingsnivå - Budsjett 2015 Tilskot - Budsjett 2015 Kommentarar - Utdrag frå Kulturdepartementet Prop.1S kap Pressemeldingar frå kulturdepartementet -Utdrag frå SFJ Budsjett 2015/ Øk.plan

5 Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2015 med slik fordeling til avdelingane som det går fram av saksutgreiinga. I samband med drøftingane fremma Olin Johanne følgjande framlegg til vedtak: Styret i MiSF vedtek å opprette ei treårig prosjektstilling for å jobbe med felles marknadsføring og omdømme for alle musea i Sogn og Fjordane. Framlegg vart vedteke mot to stemmer Deretter stemte styret over direktøren sitt framlegg til vedtak. Styret for MiSF vedtar framlagt forslag til budsjett for 2015 med slik fordeling til avdelingane som det går fram av saksutgreiinga. SAK 37/2014: FELLESMAGASIN OG NYE LOKALE TIL SUNNFJORD MUSEUM - SKISSE Saksansvarleg: Saksgrunnlag: 1. Administrasjonen får i oppdrag å utarbeide eit framlegg til fellesmagasin/lokale for fellesadministrasjonen/nye lokale for Sunnfjord Museum. 2. Løysinga må ha ei maksimal kostnadsramme på 100 mill. kroner. 3. Ei førebels skisse på vere klar til desembermøtet. Saksutgreiing: Viser til SFJ Budsjett 2015/økonomiplan Arbeidsdokument 4/14. Endra tilråding i høve fellesmagasin for musea Finansutvalet ser at musea i Sogn og Fjordane har utfordringar i høve magasin-kapasitet, og at dette hemmar dei i arbeidet med samlingsforvaltninga. Musea i Sogn og Fjordane vert difor beden om å kartlegge alternative måtar å løyse magasin-fordringa på som kan gje ei rimelegare løysing for fylkeskommunen. Herunder skal eventuell desentralisert magasinering vurderast. Det vert formidla til Musea i Sogn og Fjordane at prosjektet «Kløften» er for ambisiøst i høve den økonomiske situasjonen fylkeskommunen no er komen i. I påvente av denne utgreiinga vert løyvingane til fellesmagasin førebels tekne inn att i økonomiplanen med eitt års forskyving. Fylkeskommunen tek den endeleg avgjerdsla om «Kløften» skal realiserast eller ikkje. «Kløften» inneheld i utgangspunktet både fellesmagasin med fellesadministrasjon og museumsanlegg til Sunnfjord Museum. «Kløften» kan truleg realiserast som nytt museumsanlegg til Sunnfjord Museum, sjølv om nytt fellesmagasin vert etablert på ein anna lokasjon. Denne løysinga vil samla kunne verte ei rimelegare løysing, dersom ein lukkast i å erverve gode eksisterande lokale i fylket. På andre sida vil dei samla driftskostnadane for MiSF kunne bli høgare med to separate einingar. I den vidare saksutgreiinga er fellesmagasin og nye lokale for Sunnfjord Museum handsama som to uavhengige prosjekt. 5

6 Modell 1: NYTT FELLESMAGASIN MiSF har sidan stiftinga vart etablert, arbeidd for realisering av nytt fellesmagasin. Det var utarbeidd eit rom-program før utlysing av arkitektkonkurransen i år Mottak og magasindelen er berekna til rundt 2500 m2, i tillegg kjem kontor- og personalfasilitetar, tekniske rom og trafikkareal. Samla arealbehov er stipulert til minimum 3000 m2. Legg ein til grunn ein byggekostnad på ,- til ,- pr. m2 vil samla kostnadskalkyle nytt frittståande fellesmagasin vere mellom 75,0-90, 0 mill. eks. mva. Modell 2: ALTERNATIVT FELLESMAGASIN MiSF er i gang med å vurdere alternativ magasinløysingar. Det eksistarar i dag bygg i fylket som kan byggast om for å tilpassast dagens krav. Kostnad med ei slik løysing vil verte lågare enn med nybygg. Legg ein til grunn ein kjøp- og ombyggingskostnad på ,- til ,- pr. m2 vil samla kostnadskalkyle på minimum 3000 m2 vere mellom 30,0-45,0 mill. eks. mva. NYE LOKALE TIL SUNNFJORD MUSEUM Lokaltilhøva ved Sunnfjord Museum er ikkje tilfredstillande. I forslaget til nytt fellesmagasin i Movika er det sett av areal til Sunnfjord Museum. Dersom nytt fellesanlegg ikkje vert realisert i Movika, må arbeidet med å skaffe nye kontor, møte - og personalrom, areal til formidling, kafé, butikk, lager og nærmagasin til Sunnfjord Museum prioriterast. «Kløften» har på ein god måte løyst utfordingar med god tilkomst frå veg, eit tilstrekkeleg parkeringsareal og ei utforming som er tilpassa museumsfaglege oppgåver og utnyttar eksisterande personalressursar på ein god måte. Samstundes har ein ikkje gjort vesentlege inngrep i museumsområdet eller «Den trondhjemske postvei» som går gjennom området. Ovannemnte forhold må vurderast i samband med utarbeiding av nye alternative løysingar. Storleik på nybygg og/eller tilbygg vil variere avhengig av bruk av eksisterande bygg. Bygningskostnad på 1000 m2 kan vere i storleik 25,0 35,0 mill. eks. mva. SAMLA KOSTNADSKALKYLE Modell 1 Stat SFJ Kommune Samla Nytt fellesmagasin Modell 2 Stat SFJ Kommune Samla Kjøp- og ombygging Realisering av gjeldande prosjekt «Kløften» med internt eller eksternt magasin vil kunne variere frå 120 til 170 mill. eks. mva. Samla kalkyle for ulike alternativ fellesmagasin og nye alternative lokale til Sunnfjord Museum er ikkje utarbeidd grunna manglande grunnlagsmaterial. 6

7 a. Administrasjonen arbeider vidare for å kartlegge alternative løysingar for nytt fellesmagasin b. MiSF avventar fylkeskommunalt vedtak om «Kløften», før vurdering av lokale for Sunnfjord Museum vert utgreidd Styreleiar informerte innleiingsvis om at føresetningane for saka vart endra etter at saka var sendt ut. Fylkestinget har vedteke at Sogn og Fjordane fylkeskommune sitt finansieringstilskotet er auka til over 90 mill. mot opphavleg tilskot på i overkant av 60 mill. Samstundes er prosjektet i sin heilheit utsett eit år. Etter drøftingar har styret samla seg om følgjande forslag til vedtak: 1. Styret konstaterer at prosjekt «Kløften» - sjølv etter investeringsreduksjon ikkje let seg finansiere. Styret meiner likevel at ein må prøve å bevare mest mogeleg av kvalitetane som dette prosjektet inneheld, spesielt med tanke på framtidig drift av Sunnfjord Museum. 2. Styret vedtek difor at fellesmagasindelen blir trekt ut av det opphavlege prosjektet i Movika. Styret ber direktøren innleie forhandlingar om kjøp av Ramstad Eskefabrikk i Angedalen i Førde. Direktør utfordrar samstundes Førde kommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune på finansiering av dette bygget. Fellesadministrasjonen vil framleis vere samlokalisert med Sunnfjord Museum i Movika. 3. Administrasjonen blir bedd om å arbeide vidare med saka etter desse retningslinene. SAK 38/2014: TILSETTING AV AVDELINGSDIREKTØR I MiSF AVDELINGA SOGN OG FJORDANE KUNSTMUSEUM Saksansvarleg: Saksgrunnlag: Jf. Styrevedtak 08/2011 og 15/2011, og styresak 10/2014 Orienteringar; Tilsetjing avdelingsdirektørar. /. Vedlegg: Pressemelding Uttale frå årsmøte 2014 i BKSF Notat av frå SFKM v/morten Johan Svendsen Saksutgreiing: I styresak 15/2011, vart åremålsstillinga for avdelingsdirektør ved Sogn og Fjordane Kunstmuseum gjort om til fast stilling gjeldande f.o.m , og med same vilkår som for dei andre avdelingsdirektørane i MiSF. Bakgrunnen for vedtaket i 2011 var gjort ut frå ei samla vurdering av arbeidsavtalar for avdelingsdirektørane, og ein fann ikkje at det var sakleg grunn for at det skulle vere ulike tilsettingsvilkår for desse stillingane på det tidspunktet. På bakgrunn av at åremålsperioden var gått ut, fekk avdelingsdirektør Morten Johan Svendsen tilbod om fast 7

8 stilling i MiSF utan utlysing. BKSF (Biletkunstnarane i Sogn og Fjordane) har ved fleire høve gitt uttrykk for, på generelt grunnlag, at leiarar ved kunstmusea bør vere tilsett på åremål. Eit samla årsmøte i BKSF 2014 forfatta ein uttale til pressemelding med oppmoding til styret i MiSF om å arbeide for at stillinga som avdelingsdirektør ved Sogn og Fjordane Kunstmuseum blir ei åremålsstilling. Styret i MiSF drøfta uttalen og vart einige om følgjande: «Styret vil ta stilling til om avdelingsdirektørstillinga i MiSF v/avdelinga Sogn og Fjordane Kunstmuseum, skal gjerast om frå fast stilling til åremål når MiSF neste gong lyser ut avdelingsdirektørstillinga.» Morten Johan Svendsen har no sagt opp stillinga som avdelingsdirektør i MiSF, avd. Sogn og Fjordane Kunstmuseum og styret må ta stilling til om avdelings-direktørstillinga skal halde fram som fast stilling eller gjerast om til åremål ved tilsetting av ny avdelingsdirektør. Då styresak 08/2011 Avdelingsdirektørstillingane ved Kystmuseet og Kunstmuseet Tilbod om fast stilling, skulle handsamast i MiSF, sende Morten Johan Svendsen eit notat, datert , til styret der han klårt ga uttrykk for sitt syn i saka: «I samband med styret si handsaming vil eg gjerne fremje mitt syn på saka: Avd.dir stillinga ved SFKM er og må vere ei kunstfagleg stilling like mykje som ei museumsfagleg og administrativ stilling. Ved fleire av kunstmusea er leiarstillinga framleis ei åremålsstilling, trass i ulike konsolideringskonstellasjonar. Stillinga skal ha ein ambisjon om å vere kunstnarleg fornyande og over tid må ulike kunstnarlege skjønn få sette preg på innsamlingsarbeid og utstillingsprofil.» Avdelingsdirektør ved avdelinga SFKM har ikkje endra syn sidan På bakgrunn av ei total vurdering, også med referanse til andre kunstmuseum som direktør har vore i kontakt med på bakgrunn av denne saka, er følgjande Stillinga som avdelingsdirektør i MiSF, avdeling Sogn og Fjordane Kunstmuseum, vert endra frå fast stilling til åremålsstilling ved tilsetting av ny avdelingsdirektør. Stillinga som avdelingsdirektør i MiSF, avdeling Sogn og Fjordane Kunstmuseum, vert endra frå fast stilling til åremålsstilling ved tilsetting av ny avdelingsdirektør. SAK 39/2014: MØTEPLAN 2015 FOR STYRET I MiSF Saksansvarleg: Saksutgreiing: Forslag til møteplan 2015 for styret med datoar og saker for styremøte er utarbeidd og tilpassa ulike rapporteringsfristar gjennom året. 8

9 Evt. endringar i framdrift av planarbeid, vil kunne føre til endringar i årsplanen. /. Vedlegg: Møteplan 2015 for styret Styret vedtek framlagt møteplan 2015 for styret. Etter styret sin gjennomgang av framlagt møteplan, vart føljande tidspunkt endra: styremøte den endra til styremøte den endra til Styret vedtek framlagt møteplan 2015 for styret med dei endringar som er gjort. SAK 40/2014: YMSE Harry Mowatt Styreleiar Direktør Laura Kvamme Olve Grotle Asbjørn Tyssen Kristian Systad Arild Hartman Eriksen Olin Johanne Henden 9